Propuesta-Tablas-Retencion-Documental

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PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA LA 
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BECERRIL – CESAR 
CARLOS ARMANDO ANGARITA PANTALEON 
RAMIRO AYALA BARRANCO 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN – ESCUELA DE POSGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA - SEMINARIO DE INVESTIGACIÓN 
TUNJA 
2021 
1
 
PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA LA 
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BECERRIL – CESAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
CARLOS ARMANDO ANGARITA PANTALEON 
RAMIRO AYALA BARRANCO 
 
 
 
ASESOR: 
Esp. PEDRO JULIO ACUÑA RODRIGUEZ 
Director del Proyecto 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
 FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN – ESCUELA DE POSGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA SEMINARIO DE INVESTIGACIÓN 
TUNJA 
2021 
2
 
 
Nota aceptación: 
 ___________________________ 
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Firma del presidente del jurado 
 
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Firma del Jurado 
 
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Firma del jurado 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ciudad y fecha:__________________ 
 
3
DEDICATORIA 
Quiero agradecer a mi esposa y a mis hijos que me brindaron su apoyo, me 
comprendieron, tuvieron tolerancia e infinita paciencia y cedieron su tiempo para 
que “Papá estudie”, para permitir así llevar adelante un proyecto que pasó de ser 
una meta personal a otro emprendimiento más de familia. A ellos, mi infinito cariño 
y gratitud. Los Amo…… 
Carlos A. Angarita P. 
4
 
DEDICATORIA 
 
 
Quiero de manera especial agradecer al profesor de archivística DANILO 
ULLOQUE GERMAN (Q.E.P.D), por haber sido esa persona especial que con sus 
conocimientos logro sembrarme el amor por los archivos. De verdad Sr. Ulloque, 
gracias por sus enseñanzas y feliz viaje a la eternidad. 
 
Ramiro Ayala 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5
AGRADECIMIENTOS 
Agradecemos a Dios, que nos permitió la luz para prepararnos y ser quienes somos 
hoy en día. 
A nuestras familias por su amor, compresión y paciencia, por enseñarnos a luchar 
en esta vida llena de adversidades, a conquistar las metas que nos propongamos 
hasta agotar los recursos que sean necesarios, a estar con nosotros cuando hemos 
caído y motivarnos a seguir adelante, por brindarnos su confianza y sus consejos 
que sirvieron de ayuda para comprender y entender mejor las cosas, por brindarnos 
la fortaleza y estimulo necesaria para prepararnos como profesionales. 
A nuestro director de proyecto Dr. Pedro Julio Acuña Rodríguez por su dedicación 
y tiempo empleado para con este trabajo. 
A los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Becerril, Departamento del Cesar, por 
compartir sus conocimientos y emplear tiempo para el desarrollo de este proyecto. 
Al Dr. Raúl Fernando Machado Luna, Alcalde Municipal, por la oportunidad y 
confianza puesta en nosotros para hacer parte de su equipo de trabajo 2020 – 2023. 
A todos muchas gracias. 
6
CONTENIDO 
 PÁG. 
1. PRESENTACION 10 
2. HISTORIA INSTITUCIONAL 12 
3. DIAGNOSTICO DE ARCHIVO 15 
3.1. UBICACIÓN DE LOS ARCHIVOS 15 
3.1.1. Archivo central 16 
3.1.2. Archivos de gestión 22 
3.2. VOLUMEN DOCUMENTAL 28 
3.3. ANALISIS DE LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 29 
3.4. ANALISIS DE LA MUESTRA DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS 38 
4. DESARROLLO PRÁCTICO INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 43 
4.1. MAPA DE PROCESOS 44 
4.2. ORGANIGRAMA DE LA ALCALDIA DE BECERRIL 45 
4.3. ENTREVISTAS CON LOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS 46 
4.4. SEGUNDA ETAPA. ANALISIS DE LA INFORMACION RECOLECTADA 46 
4.5. TERCERA ETAPA. CALORACION DOCUMENTAL 47 
4.6. CUARTA ETAPA. ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION 59 
DOCUMENTAL - TRD 
4.7. QUINTA ETAPA. SOCIALIZACIÓN, APROBACIÓN, CONVALIDACIÓN 251 
Y APLICACIÓN DE LA TRD 
5. IMPACTO DE LA INTERVENCION ARCHIVÌSTICA 252 
6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 253 
7. BIBLIOGRAFIA 255 
7
LISTA DE FOTOS 
 
 PAG. 
Foto 1. Ubicación del municipio de Becerril, Cesar. 13
 
Foto 2. Sede actual de la Alcaldía de Becerril construido en 2007. 14 
 
Foto 3. Imágenes Archivo Central. 17 
 
Foto 4. Ilustración Total ML Archivos de Gestión. 22 
 
Foto 5. Archivos de Gestión. 23 
 
Foto 6. Capacidad ML por Unidad Administrativa. 25 
 
Foto 7. Medición ML Total. 29 
 
Foto 8. Cumplimiento de Aspectos por Muestra en el Archivo Central. 38 
 
Foto 9. Cumplimiento de Aspectos en el Archivo Central. 40 
 
Foto 10. Mapa de Procesos. 44 
 
Foto 11. Organigrama Actual de la Alcaldía Municipal de Becerril. 45 
 
Foto 12. Formato TRD. 60 
 
Foto 13. Ejemplo Codificación de Series y Subseries. 63 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8
LISTA DE TABLAS 
 PAG 
Tabla 1. Fechas Extremas por Dependencias. 16 
Tabla 2. Normatividad Archivística tenida en cuenta para la Valoración, 
 Creación y Conformación de Series y Subseries. 48 
Tabla 3. Cuadro de Tiempos de Retención establecidos para esta TRD. 51 
Tabla 4. Ejemplo de Codificación de Series y subseries. 63 
Tabla 5. Codificación Unidades Administrativas TRD. 63 
Tabla 6. Cuadro de Clasificación Documental. 64 
9
 
1. PRESENTACION 
 
 
Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades públicas le han 
dado al recurso de la información dispuesta en las unidades de archivo, en la 
medida en que éstos, en términos de relevancia y oportunidad, posibilitan la 
modernización de sus procesos, la toma de decisiones, la ampliación de la calidad, 
y la cobertura de sus servicios, el uso racional de sus recursos, el acceso y la 
participación ciudadana y se constituyen en garantes de los derechos 
constitucionales, en testimonio fehaciente del quehacer de la administración y 
perpetuadores de la memoria institucional y estatal. Desde esta perspectiva es 
interesante resaltar la importancia de la organización de los archivos, entendidos 
estos no como simples depositarios de documentos inservibles y acumulados sin 
ningún criterio archivístico de clasificación y ordenación, sino como verdaderos 
centros de información que interactúan conjunta y dinámicamente con la gestión 
pública y gubernamental en beneficio de una colectividad participativa y 
democrática1. 
 
En virtud de la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de 
Archivos y se establece dentro de sus disposiciones la obligatoriedad de elaborar y 
adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental y de acuerdo con lo 
señalado en la Circular Externa AGN № 004 de 2011, la cual precisa que las entidades 
de nueva creación están obligadas a elaborar nuevas Tablas de Retención 
Documental una vez se determine su estructura orgánica, funciones y planta de 
personal. Debido a lo anterior, la alcaldía de Becerril presenta esta segunda versión 
de Tablas de Retención Documental - TRD, con el fin de optimizar la gestión 
documental de la Alcaldía, y servir como referente para el desarrollo de estos procesos 
en el departamento del Cesar. 
 
Para la elaboración e implementación de las TRD, se tuvo en cuenta la metodología 
establecida por el Archivo General de la Nación (en adelante AGN) a través de su 
herramienta denominada “Mini manual de Tablas de Retención y Transferencias 
documentales”, en el cual se compilan los principios, conceptos, normas, 
definiciones, procesos técnicos y metodologías que se deben considerar al 
momento de la elaboración de las TRD del municipio de Becerril, Departamento del 
Cesar. Apoyándonos paralelamente con el Banco Terminológico2del AGN, en el 
cual se establecen la universalización de las series y subseries más comunes en 
las entidades públicas del país, y se ha considerado una herramienta vital para la 
estandarización de las TRD con base en la similitud de los procesos de las 
 
1 PARRA A., Julio. Sistema Distrital de Archivos. Bogotá, 2013. Memorias 
2 PARRA A., Julio. Sistema Distrital de Archivos. Bogotá, 2013. Memorias 
10
 
entidades públicas que se encuentran reguladas por distintas normas y que son 
comunes en todo el territorio nacional. 
Teniendo en cuenta lo antes mencionado, el Equipo de Gestión Documental del 
presente proyecto presentó ante la Administración Municipal de Becerril, la propuesta 
de elaboración de las Tablas de Retención Documental - TRD para su aprobación; las 
cuales deben ser aprobadas por el Comité Interno de Gestión y Desempeño y 
convalidas por el Consejo Departamental de Archivos del Cesar para su posterior 
implementación. 
 
Como resultado de este proceso, la Alcaldía ha logrado definir y adoptar políticas 
tendientes al desarrollo de la Función Archivística Institucional a través de 
herramientas como los diagnósticos integrales de archivos y la actualización de las 
tablas de retención documental TRD; detallar lo concerniente a la planificación en 
gestión documental y administración de archivos, integrando la gestión de calidad y el 
desarrollo de la función archivística institucional; normalizar la gestión documental de 
la Alcaldía a la luz del concepto moderno de Archivo Total con el propósito de planear 
la organización y conformación de los archivos en sus fases Activas, semi activas e 
inactivas (Gestión, Central e Histórico), y racionalizar los recursos económicos, físicos 
y humanos orientados por la Alcaldía para la conservación, utilización y difusión del 
patrimonio documental local. 
 
En la ejecución total del proyecto se implantaron estrategias e instrumentos diseñados 
a la medida de la Alcaldía, con el propósito de recolectar, consolidar, analizar e inferir 
sobre la información institucional que refiere al acervo documental municipal, de tal 
forma que se aseguraran los objetivos y propósitos del proyecto, desarrollando 
actividades entorno a las obligaciones contractuales y de acuerdo al cronograma 
establecido. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11
 
2. HISTORIA INSTITUCIONAL 
 
2.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL MUNICIPIO Y LA ALCALDÍA DE BECERRIL 
 
Becerril del Campo, junto con Valledupar y Tenerife, es una de las ciudades 
fundadas a principios de la segunda mitad del siglo XVI por orden Real y con el fin 
de establecer en sus alrededores un inmenso hato ganadero para la colonia. 
Bartolomé de Aníbal Paleólogo Becerra, llegó desde Santa Marta hasta el río 
Maracas y fundó la ciudad a la que le puso el nombre de Becerril de Campus. El 
ejército allí acantonado, en constantes encuentros fue vencido por los aborígenes 
del sector llamados Acanayutos, los cuales destruyeron la ciudad de Becerril de 
Campus; la Corona ordenó fundarla nuevamente al capitán Cristóbal de Almonacid 
en 1609. Su fecha oficial de fundación es el 4 de marzo de 1594, fecha en que fue 
protocolizada en la Audiencia Real de su majestad de Santa Fe, acto por el cual 
fueron cancelados diez tomines de oro. Su fundación se debió al Capitán Bartolomé 
de Aníbal Paleólogo Becerra. 
 
Según el investigador Tomás Darío Gutiérrez Hinojosa, la capitulación para fundar 
dicho municipio se firmó por el gobernador licenciado Francisco Manco De 
Contreras, el capitán Bartolomé de Aníbal Paleólogo Becerra y el capitán Cristóbal 
de Almonacid, el 4 de enero de 1593. 
 
Además de hacer frente a las guerras civiles como todas las demás poblaciones de 
Colombia, Becerril del Campo afrontó desde su fundación, y durante todo el siglo 
XIX y parte del siglo XX, la guerra contra los aborígenes. Fue tanta la hostilidad de 
los guerreros indígenas, que la alta clase social constituida por familias de origen 
español se vio obligada a emigrar a Chiriguaná y Valledupar. A partir de 1930, luego 
de un pacto de paz con los indios, la población recibió una masiva inmigración de 
familias del sur y de la actual Guajira, atraídos por las grandes perspectivas que la 
ganadería poseía. Posteriormente, a partir de los años cincuenta, como 
consecuencia del auge alcanzado por el cultivo del algodón, Becerril del Campo vio 
multiplicar su población debido a que llegaron gentes de todo el país, influyendo 
enormemente en las antiguas tradiciones culturales3. 
 
El municipio se constituyó oficialmente el 9 de noviembre de 1977, mediante la 
Ordenanza Número 020 de 1977 de la Asamblea Departamental del Cesar “Por la 
cual se crea el municipio de Becerril y se dictan otras disposiciones”; la Asamblea 
Departamental del Cesar, en uso de las atribuciones que confiere el Ordinal 4° del 
artículo 187 de la Constitución Nacional y de conformidad con lo estatuido en la Ley 
14 de 1969; ordena que se cree el el municipio de Becerril, segregado del municipio 
 
3 ALCALDÍA MUNICIPAL DE BECERRIL. (2020). Nuestro Municipio. Recuperado de: http://www.becerril-
cesar.gov.co/municipio/nuestro-municipio 
12
http://www.becerril-cesar.gov.co/municipio/nuestro-municipio
http://www.becerril-cesar.gov.co/municipio/nuestro-municipio
 
de Agustín Codazzi, cuya cabecera será la población del mismo nombre, constituido 
por los corregimientos de Becerril y Estados Unidos, y las veredas y caseríos de 
Tamaquitos, La Florida, El Hatillo, La Guajira, Socomba, Casa Blanca, El Tucuy, La 
Aurora, Remolino, El Centro, Socorpa y Tocore4. 
 
Se tiene conocimiento basado en los soportes documentales encontrados que 
Administrativamente el Municipio de becerril inicio con una estructura organizacional 
muy pequeña, donde se reflejaba el Alcalde Municipal y algunos Secretarios de 
Despacho que cumplían múltiples funciones. 
 
En el año 2005 mediante Decreto 785 se empieza a organizar administrativamente 
la Administración Municipal y fue el punto de partida donde se inició un cambio 
administrativo que trajo consigo una evolución drástica de la estructura 
organizacional. 
 
Para el año 2008, es modificado el Decreto antes mencionado, a través de Decreto 
048 del 18 de abril, mejorando aún más la capacidad organizacional de la Entidad 
Territorial; y así sucesivamente vinieron una serie de actos administrativos 
modificatorios entre los que se destacan el Decreto 060 de 2013, el Decreto 049 de 
2015, el Decreto 101 de 2017 hasta llegar al Decreto 105 del 25 de noviembre de 
2020 que es donde se ajusta el manual de funciones, requisitos, competencias 
laborales acorde con la última estructura organizacional establecida en el 2017, en 
al artículo 28 del Decreto 101; y estos últimos actos administrativos son la base 
para la elaboración de las Tablas de Retención Documental de la Entidad. 
 
Foto 1. Ubicación del municipio de Becerril, Cesar 
 
 
4 ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL CESAR. (1977). Ordenanza Número 020 de 1977 de la Asamblea 
Departamental del Cesar “'Por la cual se crea el Municipio de Becerril y se dictan otras disposiciones”. 
Recuperado de 
https://becerrilcesar.micolombiadigital.gov.co/sites/becerrilcesar/content/files/000042/2059_ordenanza-020-
creacion-del-municipio-de-becerril.pdf 
13
https://becerrilcesar.micolombiadigital.gov.co/sites/becerrilcesar/content/files/000042/2059_ordenanza-020-creacion-del-municipio-de-becerril.pdf
https://becerrilcesar.micolombiadigital.gov.co/sites/becerrilcesar/content/files/000042/2059_ordenanza-020-creacion-del-municipio-de-becerril.pdf
 
INFORMACIÓN INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD 
 
Foto 2. Sede actual de la alcaldía de Becerril construido en 2007 
 
 
 
 
2.2.1. Misión 
 
Promover el desarrollo social, económico, institucional y ambiental del municipio de 
Becerril, Cesar; propendiendo por el bienestar general y el mejoramiento continuo 
de la calidad de vida de la población, a través de estrategias de buen gobierno y 
gestión eficiente de los recursos, garantizando más oportunidades socialesy 
económicas con enfoque étnico, territorial, poblacional y diferencial, que conduzcan 
al bienestar e igualdad de la comunidad Becerrilera5. 
 
2.1.2. Visión 
 
Para el año 2024 Becerril, Cesar, será un municipio reconocido por la equidad, 
transparencia, eficiencia y participación, garantizando la prestación eficiente de los 
servicios públicos, el desarrollo de la economía en los diferentes sectores, 
promoviendo la conservación, protección y aprovechamiento de los recursos 
naturales y medio ambiente, la gestión eficiente y transparente, la inclusión social 
y el reconocimiento y respeto de los derechos humanos6. 
 
 
 
5 ALCALDÍA MUNICIPAL DE BECERRIL. (2020). Misión y Visión. Recuperado de: http://www.becerril-
cesar.gov.co/alcaldia/mision-y-vision 
6 IBID 
14
 
3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO 
 
Con objeto de dar cumplimiento a la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, el 
decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamente el título V de la ley 594 de 2000”, 
Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información 
Pública Nacional” y Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto 
Único Reglamentario del Sector Cultura", la alcaldía municipal de Becerril ha 
elaborado el Diagnóstico Integral de Archivos como herramienta fundamental para 
la normalización y articulación de la gestión documental de la entidad en todo el 
ciclo del vital de los documentos, comprometida con la mejora continua y el cuidado 
de los archivos. 
 
Para la alcaldía municipal de Becerril, este diagnóstico se justifica debido que la 
entidad ha evidenciado que su gestión documental requiere ajustes para la 
normalización de los procesos y procedimientos propios del manejo documental, y 
para ello, se requiere una recolección y análisis de la situación actual de este 
proceso, con alcance a toda la entidad y con una óptica especializada que permita 
establecer los criterios más importantes, e imperantes para ejecutar los planes y 
programas que se requieran para lograr el objetivo de implementación, de los 
instrumentos archivísticos y su articulación con los demás procesos administrativos 
de la entidad. 
 
El Diagnóstico Integral de Archivos de la alcaldía municipal de Becerril, se elaboró 
usando la metodología propuesta por el Archivo General de la Nación dispuesta en 
la cartilla “Pautas del Diagnóstico Integral de Archivos,” y los parámetros 
establecidos desde la ley 594 de 2000 y demás normatividad posterior, en donde 
se establecen parámetros fundamentales para la recolección y análisis de la 
información, que permitan una proyección objetiva de los distintos elementos de la 
gestión documental y la custodia de los archivos para la asegurar el manejo y 
preservación de los documentos. 
 
Esta metodología propuesta se basa en tres aspectos básicos que contemplan: la 
identificación de los procesos de la gestión documental, infraestructura física y 
características de la documentación. Para la recolección de la información primaria 
se realizaron visitas presenciales, permitiendo determinar el estado de los procesos, 
los aspectos críticos y la medición de los archivos bajo lo establecido en las NTC 
5029 “Medición de Archivo”. 
 
3.1. UBICACIÓN DE LOS ARCHIVOS 
 
Becerril es un municipio de sexta categoría perteneciente al departamento de Cesar. 
Fue fundado en 1594 y elevado a la categoría de municipio por la Asamblea 
Departamental del Cesar mediante la Ordenanza 020 del 24 de noviembre de 1977. 
15
 
En las distintas administraciones municipales se han desarrollado procesos de 
fortalecimiento organizacional con el fin de mejorar la respuesta de la entidad en el 
cumplimiento de sus funciones misionales. En lo que respecta a los procesos de 
gestión documental, desde el año 2010 se han realizado algunas acciones como la 
elaboración de las Tablas de Retención Documental y los Cuadros de Clasificación 
Documental; en el periodo de 2014, se hicieron las labores para la organización de 
los fondos acumulados, la creación del archivo central con la aplicación de todos los 
procesos técnicos y la puesta en funcionamiento de la ventanilla única de 
correspondencia. 
 
3.1.1. Archivo Central 
 
El archivo central de la Alcaldía Municipal de Becerril cuenta con un acervo 
documental de 402 ML con fechas extremas entre 1977 – 2014, esta documentación 
se encuentra distribuida según la dependencia productora como se presenta a 
continuación: 
 
Tabla 1. Fechas Extremas por Dependencias 
 
IDENTIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS DOCUMENTOS 
Código 
Diagnostico 
Nombre 
Oficina 
Dependencia Productora 
Fechas 
Extremas 
01 Archivo Central 
DESPACHO DEL ALCALDE 1977- 2014 
SECRETARIA DE HACIENDA 1990- 2014 
SECRETARIA DE GOBIERNO, 
EDUCACIÓN Y ASUNTOS 
ADMINISTRATIVOS 
1977- 2014 
SECRETARIA DE SALUD 1995- 2014 
SECRETARIA DE PLANEACIÓN 2000-2014 
OFICINA JURÍDICA 1985-2014 
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 2000-2014 
COMISARIA DE FAMILIA 2000-2014 
INSPECCIÓN DE POLICIA 2000-2014 
 Total ML 402 
Foto 3. Imágenes del Archivo Central 
 
16
 
 
Imagen 1: Archivo Central. 
Modulo de atencion. 
Imagen 2: Archivo Central. 
Estantería rodante. 
Imagen 3: Archivo Central. 
Unidades de conservación. 
 
Fuente: Autoría propia Fuente: Autoría propia Fuente: Autoría propia 
 
3.1.1.1. Condiciones físicas y locativas del Archivo Central 
 
El análisis de estos aspectos se realizó con base en lo establecido en el acuerdo 
049 de 2000 del AGN. El depósito del archivo central de la alcaldía municipal de 
Becerril cuenta con las condiciones y elementos mínimos para la conservación de 
la documentación. En dicho espacio se encuentran instalados estantes rodantes 
con una capacidad de 450 ML los cuales están en óptimas condiciones de 
funcionamiento. El depósito tiene espacio suficiente para la implementación de 
nuevos estantes si llegan a ser necesarios, además hay buenas condiciones de 
humedad, luz natural, temperatura y seguridad que consolidan un espacio 
adecuado para la custodia de la información y su preservación a largo plazo. 
Durante el proceso de inspección se identificaron los siguientes aspectos: 
Aspectos positivos: 
 
➢ No se evidencia la presencia de agentes microbiológicos dentro del 
depósito del archivo. 
 
➢ No hay alteraciones en techos y paredes por manchas de humedad y 
goteras en el archivo. 
17
 
➢ Existen elementos de seguridad como extintores, alarmas, señalización, 
plan de emergencias y procedimientos de contingencia para el archivo 
central. 
 
➢ El depósito del archivo central cuenta con refrigeración por aire 
acondicionado lo que mantiene una temperatura constante y óptima para 
la documentación. 
 
➢ La seguridad del depósito es buena ya que solo se cuenta con una puerta 
de acceso segura y no hay ventanas u otros accesos al depósito. 
 
➢ Se encuentra decorado con pintura de protección biológica para evitar la 
propagación de hongos y bacterias. 
 
➢ El depósito aún cuenta con espacio para la recepción de transferencias 
documentales desde los archivos de gestión. 
 
➢ El espacio locativo se encuentra bajo mínimas variaciones climáticas. 
 
➢ Si hay un control efectivo sobre las plagas y condiciones microbiológicas 
del depósito. 
 
Aspectos negativos: 
 
➢ No se cuenta con el mobiliario pertinente para la conservación de 
unidades magnéticas, planos y fotografías. 
 
➢ La iluminación cumple con los requisitos técnicos de distancia a la 
documentación, pero aún cuenta con fluorescente tipo vela, sin filtro 
adecuado y sin el acceso de luz natural. 
 
➢ El depósito no cuenta con sala de consulta, pero si existen las condiciones 
para el funcionamiento de una unidad administrativa con los requisitos 
mínimos para el funcionamiento del archivo central. 
 
➢ No se cuenta con los equipos necesarios para mantener un control óptimo 
de la temperatura y la humedad relativa. 
 
Según la medición del área del depósito del archivo central y el cálculo realizado al 
mobiliario existente frente a la cantidadde documentación, se pudo establecer que 
el archivo central tiene una capacidad máxima de 450 ML previo a la realización de 
algunos ajustes a la organización locativa. 
 
18
 
3.1.1.2. Condiciones de la documentación en el Archivo Central 
 
El análisis de este aspecto se realizó con base en lo establecido en el acuerdo 049 
de 2000 del AGN y la demás normatividad vinculante. Para la inspección realizada 
se utilizó la metodología de verificación por muestra por lo que se revisaron 
aleatoriamente el 10% del total de los documentos con el fin de evaluar la aplicación 
de los procesos archivísticos propios de la organización, descripción y 
conservación. 
 
Se pudo evidenciar que los documentos se encuentran en su totalidad en un estado 
óptimo de conservación, todos los documentos se encuentran almacenados en 
carpetas 4 aletas y cajas X200 blancas plastificadas y cuentan con la aplicación de 
los procesos técnicos archivísticos como la ordenación, foliación, depuración, 
descripción y levantamiento de los FUID, además de la existencia de una copia 
digital de muchas series hasta la vigencia 2014. 
 
Durante la inspección se encontraron los siguientes aspectos en la documentación: 
 
➢ Toda la documentación se encuentra totalmente organizada según los 
principios de procedencia y orden natural. 
 
➢ Las unidades de conservación se encuentran correctamente descritas 
mediante el uso de los rótulos debido a la aplicación de las series y 
subseries además de la codificación según las TRD. 
 
➢ Se evidencia la falta de organización de los soportes magnéticos como 
CD, Diskette y Discos Duros debido a que aún se encuentran en las 
carpetas sin el proceso correcto de descripción y conservación. 
 
➢ La documentación se encuentra debidamente foliada. 
 
➢ No se evidencia desgaste, humedad, hongos y roturas en los 
documentos. 
 
➢ Se han aplicado procesos de digitalización o microfilmación en del archivo 
central según la disposición final de las TRD. 
 
➢ Algunos documentos no cuentan con hojas de control u otros elementos 
de la descripción documental según los criterios mínimos de la 
organización. 
 
19
 
➢ Se ha realizado correctamente la depuración documental de hojas en 
blanco, copias idénticas, documentos de apoyo y material abrasivo 
metálico. 
 
3.1.1.3. Condiciones operativas del Archivo Central 
 
Para la verificación de este aspecto del funcionamiento del archivo central se tuvo 
en consideración el estado de la aplicación de los instrumentos archivísticos 
aprobados, el seguimiento a la producción documental, la trazabilidad de la 
documentación, la articulación de la gestión documental con los demás procesos de 
la entidad y la aplicación de las transferencias documentales. Durante esta 
verificación se encontraron los siguientes aspectos críticos: 
 
➢ La documentación que se encuentra en el archivo central tiene la 
aplicación de los procesos archivístico y su consulta se realiza 
manualmente por medio de una base de datos. 
 
➢ Se evidencia que no existen procesos y procedimientos para la 
consulta y manejo de la documentación en el archivo central. 
 
➢ No existe una fuerte articulación del proceso de gestión documental 
con los demás procesos de calidad y control interno, por lo que no se 
aplican correctamente los planes y programas necesarios en el 
archivo central. 
 
➢ No existe Programa de Gestión Documental aprobado, por lo que no 
se aplican los programas correspondientes como el de custodia y 
reprografía propios del archivo central en concordancia con las TRD. 
 
➢ No funciona correctamente la ventanilla única por lo que no hay un 
seguimiento a la trazabilidad de la información. 
 
➢ No se han realizado transferencias primarias o secundarias entre los 
distintos archivos desde el 2014. 
 
➢ No se cuenta con un software general de gestión documental aplicado 
a todas las dependencias que facilite la consulta digital de la 
información en soporte digital. 
 
➢ No se ha elaborado y aplicado el Sistema Integrado de Conservación 
por lo que no se han establecido los planes, programas, actividades y 
seguimiento a la documentación que asegure su conservación a largo 
plazo. 
20
 
➢ El personal asignado para el área de Gestión Documental es 
insuficiente en proporción al volumen de trabajo y las necesidades 
propias de la entidad. 
 
➢ No existe ninguna gestión en el archivo central sobre el manejo de los 
documentos electrónicos y los documentos electrónicos de archivo. 
 
➢ No hay articulación con procesos correspondientes al uso de las TICS 
para el funcionamiento del archivo y la conservación documental a 
largo plazo. 
 
➢ El archivo central cuenta con los equipos de cómputo necesarios para 
su funcionamiento, pero no cuenta con sala de consulta. 
 
3.1.1.4. Condiciones ambientales del Archivo Central 
 
La evaluación de las condiciones ambientales del archivo central de realizó con el 
objeto de identificar como se encuentra el depósito frente a la humedad relativa, la 
temperatura promedio, la luminosidad y la presencia de carga microbiológica en los 
documentos pertenecientes al archivo central: 
 
➢ La humedad relativa del depósito del archivo central es en promedio 
de 45 % a 55 % con una variación diaria de hasta 10 %, estando dentro 
de los límites óptimos establecidos para la conservación de los 
documentos. 
 
➢ La temperatura promedio del depósito del archivo central es de 17° a 
23° grados centígrados con una fluctuación de seis (6) grados, el 
equipo de refrigeración por aire acondicionado está en buenas 
condiciones. 
 
➢ No hay presencia de carga microbiológica como hongos o moho 
dentro del depósito del archivo central o la documentación debido a 
uso correcto de las unidades de conservación. 
 
➢ Constantemente se realiza un control de vectores de insectos como 
mosquitos, moscas y comején por medio de los procesos de 
sanitización y fumigación del depósito del archivo central. 
 
➢ Hay control sobre roedores y el depósito del archivo central de 
encuentra aislado de los principales focos de estos por lo que no se 
encuentra presencia de estos. 
21
 
3.1.2. Archivos de gestión 
 
Para inspección de los Archivos de Gestión se realizó la verificación de cada una 
de las dependencias administrativas de la entidad, incluidas las que se encuentran 
fuera del palacio municipal. En este proceso se verificó la aplicación de los procesos 
archivísticos, las condiciones locativas, las condiciones ambientales y la condición 
física de la documentación. 
 
La alcaldía municipal de Becerril cuenta con nueve (9) unidades administrativas que 
incluyen 32 oficinas adscritas a estas en donde se encuentran 590 ML con fechas 
extremas entre 2014 y 2020 en distintas unidades de conservación. La distribución 
de ML por unidad administrativa se encuentra de la siguiente forma: 
 
Foto 4. Ilustración Total ML Archivos de Gestión 
 
 
 
Fuente: Autores del Proyecto 
 
Las condiciones locativas de los archivos gestión no son las óptimas ni suficientes 
para la documentación que se encuentra en custodia de las unidades 
administrativas y se evidencia poca aplicación de los procesos archivísticos 
mínimos. 
 
22
 
Foto 5. Imágenes Archivos de Gestión 
Imagen 4: Archivo de 
gestión Secretaría de 
hacienda. 
Imagen 5: Archivo de 
gestión Oficina Jurídica. 
Imagen 6: Archivo de 
gestión Secretaria Salud y 
Gobierno. 
 
Fuente: Autoría propia Fuente: Autoría propia Fuente: Autoría propia 
 
Imagen 7: Archivo de 
gestión Oficina de 
Planeación. 
Imagen 8: Archivo de 
gestión Oficina Sisben. 
Imagen 9: Archivo de 
gestión Oficina de Obras 
Públicas. 
 
Fuente: Autoría propia Fuente: Autoría propia Fuente: Autoría propia 
23
 
3.1.2.1. Condiciones físicas y locativas de los Archivos de Gestión 
 
Las condiciones locativas de las unidades administrativas son variadas. Las 
secretarías de Hacienda, Gobierno y la oficina Jurídica, cuentan con estantes 
rodantes dentro de sus oficinas con capacidadsuficiente para la custodia de la 
información. Las demás dependencias cuentan con archivadores fijos cerrados, 
archivadores de pared y en algunos casos no se cuenta con ningún elemento de 
mobiliario para la documentación por lo que los archivos de gestión no cuentan con 
las condiciones óptimas mínimas en la mayoría de los casos. 
 
En cuanto a las condiciones físicas de la documentación, se evidencia que esta se 
encuentra sin la aplicación de los procesos archivísticos completos en la mayoría 
de los casos y con el uso de distintas unidades de conservación como AZ, cajas de 
distintos tamaños y carpetas colgantes, además del uso de material abrasivo 
metálico. No se evidencia una gran afectación de la documentación producto de la 
carga microbiológica, hongos, moho, humedad, insectos, roedores o resequedad de 
los documentos. Los aspectos más importantes encontrados fueron los siguientes: 
 
➢ Las unidades administrativas no cuentan con el mobiliario adecuado y 
suficiente para el volumen de documentación de los archivos de 
gestión debido a que no se aplican las transferencias documentales. 
 
➢ Los documentos de los archivos de gestión no cuentan con una óptima 
seguridad ya que se encuentran por fuera de las unidades los estantes 
los cuales no cuentan en su mayoría con seguridad, en algunas 
unidades administrativas la documentación se encuentra en mesas o 
escritorios sin control o vigilancia. 
 
➢ No existe un correcto control de la temperatura y la humedad relativa 
en los archivos de gestión, aunque se cuenta con el uso de aires 
acondicionados en algunas unidades estos no son suficientes lo que 
puede presentar afectaciones en la documentación. 
 
➢ La iluminación en los archivos de gestión no es la correcta debido a 
que se evidencio en algunos casos que no se encuentra a la distancia 
necesaria o con las luminarias o la entrada de luz natural directa sobre 
los documentos. 
 
➢ La documentación no muestra señales profundas de resequedad o 
roturas. 
 
24
 
➢ Las unidades se conservación que se usan en los archivos de gestión 
no son las óptimas debido a que se están usando distintos tipos de 
carpetas, cajas y AZ. 
 
Debido a la evidencia encontrada en los archivos de gestión, se puede identificar 
que existe un sobre cupo en la capacidad locativa de algunas unidades 
administrativas como la Secretaría de Gobierno, la oficina de Planeación, la 
Comisaría de Familia y el enlace de Familias en Acción. Por este motivo se evaluó 
la capacidad de almacenamiento teniendo en cuenta el área de cada unidad y el 
mobiliario disponible encontrando los siguientes resultados: 
 
Foto 6. Capacidad ML por unidad administrativa. 
 
 
Fuente: Autores del Proyecto 
 
3.1.2.2. Condiciones archivísticas de los Archivos de Gestión 
 
Para la verificación de este proceso se utilizó la metodología de verificación por 
muestra por lo que se revisaron aleatoriamente el 10% del total de los documentos 
con el fin de evaluar la aplicación de los procesos archivísticos propios de la 
organización, descripción y conservación. Se pudo identificar que en su mayoría la 
25
 
documentación se encuentra en estado aceptable de conservación, aunque con 
carentes procesos archivísticos de organización debido a la no aplicación de las 
TRD y PGD. Se encontraron los siguientes aspectos críticos: 
 
➢ No se ha estandarizado el uso de las unidades de conservación 
correcta como las carpetas cuatro aletas y cajas X200, por lo que hay 
documentación en distintas cajas, carpetas, AZ y en algunos casos 
bolsas. 
 
➢ Las TRD se encuentran desactualizadas por lo que no se aplican en 
los procesos de organización de la documentación en los archivos de 
gestión según la disposición final y la descripción documental para la 
identificación de los documentos. 
 
➢ Desde el 2014 no se han realizado las transferencias primarias al 
archivo central por lo que las unidades administrativas se han saturado 
de documentación que ya cumplió su tiempo de retención en los 
archivos de gestión. 
 
➢ Los documentos de los archivos de gestión que ya cumplieron su 
tiempo de retención no se les ha realizado los procesos de depuración 
documental, organización, foliación y retiro del material abrasivo 
metálico. 
 
➢ Los archivos de gestión no se les ha elaborado el Formato Único de 
Inventario Documental- FUID para su identificación y fácil acceso, por 
lo que no hay control sobre la cantidad se series, subseries y tipologías 
elaboradas en las unidades documentales. 
 
➢ No se están aplicando los principios de orden original y procedencia a 
la documentación que ya debió ser transferida al archivo central por 
cumplimiento de las TRD. 
 
➢ No se aplican los formatos actualizados para la descripción 
documental, debido a la falta de articulación. 
 
➢ No se ha realizado la foliación de la documentación con el fin de 
establecer un mayor control para evitar pérdidas. 
 
➢ No se ha realizado una constante capacitación a los colaboradores de 
la entidad para el correcto manejo de los archivos de gestión. 
 
 
26
 
3.2.1.3. Condiciones operativas de los Archivos de Gestión 
 
Para la valoración de los aspectos operativos de los archivos de gestión se tuvo en 
cuenta los criterios de aplicación de los instrumentos archivísticos, la articulación de 
los procesos de gestión documental con todas las áreas administrativas, la 
aplicación de la normatividad vigente y el proceso de capacitación de los 
colaboradores de la entidad. Con esto se pretende establecer cómo opera la 
conformación, custodia y aplicación de los procesos archivísticos a la 
documentación. Durante esta verificación se encontraron los siguientes aspectos 
críticos: 
 
➢ No se ha realizado una constante capacitación a los funcionarios y 
contratistas de la entidad sobre el manejo y aplicación de los 
instrumentos archivísticos y los procesos de gestión documental. 
 
➢ No se ha estandarizado y articulado el uso de la documentación digital 
y los documentos electrónicos de archivos generados por las unidades 
administrativas. 
 
➢ La articulación de la gestión documental con los demás procesos 
administrativos de la entidad es muy débil debido a que no se ha 
estandarizado los procesos y procedimientos con el uso de sus 
respectivos registros. 
 
➢ Los procesos y procedimientos de gestión documental se encuentran 
desactualizados o no existen, tampoco hay manuales de 
implementación de TRD. 
 
➢ El uso de las TICS por medio de software de gestión documental no 
se ha implementado en la unidad por ello hay un débil proceso de la 
gestión de los documentos digitales y electrónicos de archivos. 
 
➢ No hay control sobre el préstamo de la documentación en las unidades 
administrativas. 
 
3.1.2.4 Condiciones ambientales de los Archivos de Gestión 
 
El análisis de estos aspectos se realizó con base en lo establecido en el acuerdo 
049 de 2000 del AGN y la demás normatividad vinculante. Para determinar las 
condiciones de este aspecto se tuvo en cuenta los factores climáticos, locativos y el 
estado de la documentación respecto a la presencia de carga microbiológica. Se 
pudo identificar los siguientes aspectos: 
 
27
 
➢ La temperatura de los archivos de gestión oscila en promedio entre los 
20° a 30° centígrados dependiendo de la unidad administrativa ya que 
en algunas hay más potencia de aire acondicionado que mantiene la 
documentación. Estos niveles se encuentran por encima de los 
mínimos óptimos. 
 
➢ La humedad relativa en los depósitos de los archivos de gestión está 
entre 50% y 65% con una fluctuación diaria de hasta un 10%, 
encontrándose por encima entre los promedios óptimos. 
 
➢ El control de insectos, moho y comején es aceptable dentro de los 
archivos de gestión ya que se realiza con frecuencia jornadas de 
limpieza y fumigación de las unidades administrativas. 
 
➢ En algunas dependencias se evidencia manchas de humedad en 
algunas paredes, lo que representa un riesgo de proliferación de carga 
microbiológicaen la documentación. 
 
➢ No se evidencia presencia de roedores ni afectación a la 
documentación por estas plagas. 
 
3.2. VOLUMEN DOCUMENTAL 
 
Para identificar el volumen documental en Metros Lineales (en adelante ML) se 
aplicó la Norma Técnica Colombiana- NTC 5029:2001, en donde se contemplan los 
procesos metodológicos para la medición de los archivos en cualquiera que sea su 
soporte o unidad de conservación. Para este proceso se realizaron visitas 
presenciales de los archivos de gestión y el archivo central para obtener el dato 
puntual de la documentación en cualquiera que fueran sus soportes. 
 
Para la medición del archivo central y los archivos de gestión se realizaron visitas 
presenciales con el fin de establecer la cantidad de documentación que existe en 
cada uno, independiente de si cuenta con los procesos archivísticos completos, se 
realizaron las fórmulas necesarias cuando la documentación no se encuentra en 
soportes accesibles. También se realizó la medición de la capacidad. 
 
28
 
Foto 7. Medición Total de ML. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Autores del Proyecto 
 
Durante el proceso de medición se encontró que el archivo central tiene 
documentación equivalente a 402 ML las cuales se encuentran completamente 
organizadas y con todos los procesos técnicos elaborados. Los archivos de gestión 
cuentan con 509 ML los cuales cuentan con precarios procesos archivísticos. En 
total la entidad cuenta con 992 ML de los cuales el 40.5% cuenta con procesos de 
organización. 
 
La documentación entre ambos archivos, tiene unas fechas extremas entre 1977 - 
2020, en el depósito del archivo central las fechas extremas son entre 1977 – 2014 
y en los archivos de gestión 2015 – 2020, sin evidencia de transferencia documental 
debido a la no aplicación de las TRD. 
 
Se debe aclarar que se incluyó en esta medición a dependencias que hacen parte 
de la estructura orgánica de la entidad y sus producciones documentales hacen 
parte del acervo documental de la alcaldía municipal incluyendo dependencias que 
pueden estar fuera del palacio municipal. 
 
3.3. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
Con base en lo estipulado en el Decreto No 2609 de 2013 y el Decreto 1080 de 
2015, a continuación, se presentan las generalidades encontradas en la aplicación 
de los procesos archivísticos que deben estar contemplados dentro de la gestión 
documental y el PGD. 
 
3.3.1. Planeación 
 
Se define como “el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, 
generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el 
29
 
contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño 
de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis legal y su 
registro en el sistema de gestión”7, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de 
Becerril, se identifica que: 
 
➢ No se ha establecido una Política Institucional de Archivos que se haya 
articulado con los instrumentos archivísticos y los procesos de la 
gestión documental de la entidad. 
➢ Los registros y formatos usados por las oficinas administrativas no 
están articulados en su totalidad con los procesos de gestión 
documental, por lo que se requiere un proceso de planeación para la 
elaboración de procedimientos y registros. 
 
➢ No se ha elaborado y aplicado un Programa de Gestión Documental- 
PGD por lo que no se realiza un seguimiento a la producción 
documental y sus procesos asociados. 
 
➢ Las TRD se encuentran desactualizadas y no se han aplicado a los 
archivos de gestión y el archivo central por lo que no hay un control 
efectivo de la disposición final y las transferencias. 
 
➢ Los instrumentos archivísticos están desactualizados o no se han 
implementado correctamente. 
 
➢ No se ha elaborado el plan de transferencias primarias y secundarias 
por lo que no hay un control efectivo sobre los procesos de reprografía 
y eliminación. 
 
➢ Se necesita desarrollar un plan para la articulación entre los procesos 
de gestión documental, planeación, control interno y calidad que 
permita el seguimiento y trazabilidad de la documentación. 
 
➢ Se han aplicado los planes presupuestales estableciendo rublos para 
los procesos de gestión documental. 
 
➢ Es necesario elaborar y aplicar un plan de capacitaciones para los 
funcionarios y contratistas en el manejo de los instrumentos 
archivísticos y los procesos de gestión documental. 
 
 
7 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN). Programa de Gestión Documental – PGD. Archivogeneral.gov.co. 
[en línea], s.f. [revisado 07 de junio de 2020]. Disponible en Internet: 
http://www.archivogeneral.gov.co/gestdocumental-pgd 
30
 
➢ Se debe aplicar el Plan Institucional de Archivos aprobado en la 
vigencia del 2020 con el fin de intervenir los aspectos críticos de la 
gestión documental. 
 
➢ No se cuentan con planes de gestión documental para los documentos 
electrónicos y la información digital. 
 
➢ Se debe diseñar un plan para el uso y articulación de las TICS con los 
procesos de gestión documental. 
 
➢ Se debe elaborar un plan de intervención de los archivos de gestión 
para la aplicación de las transferencias documentales. 
 
➢ Es necesario diseñar planes de digitalización, migración y 
preservación digital de la información. 
➢ La planificación de la recepción de documentos en la ventanilla única 
no se ha estandarizado, tampoco existen planes de la producción 
documental y las proyecciones de la capacidad de los archivos para la 
trazabilidad documental. 
 
3.3.2. Producción 
 
Este proceso “comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y 
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia, 
o de cada comité”8, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, se 
identifica que: 
 
➢ No existe Manual Listado Único: El manual listado único ofrece 
orientación al momento de producir algún documento del sistema de 
gestión de calidad de la entidad en relación a los datos que debe ser 
diligenciados en el membrete como son código de oficina productora, 
sigla para el tipo de documento, firmas. 
 
➢ Los procesos y procedimientos de la gestión documental se 
encuentran desactualizados y algunos no se han elaborado por lo que 
no se tiene un control sobre este aspecto. 
 
➢ Se debe articular y actualizar los registros y formatos correspondientes 
a la gestión documental. 
 
 
8 Ibdíd. 
31
 
➢ No se han realizado las mediciones sobre la producción documental 
de cada unidad administrativa para llevar el control sobre la creación 
de los distintos tipos documentales. 
 
➢ No existe un listado maestro de documentos basado en los procesos 
y procedimientos que se llevan a cabo en la entidad. 
 
➢ La trazabilidad documental es precaria debido a que no hay 
seguimiento de la documentación producida por la falta de 
normalización de la ventanilla única de correspondencia. 
 
➢ No se han establecidos lineamientos para la normalización, 
almacenamiento y disposición de documentos en soportes como CD, 
discos duros u otros formatos diferentes al papel. 
 
➢ No se cuenta con un consecutivo de la correspondencia enviada 
debido a que esta no pasa por la ventanilla única de la entidad. 
➢ No hay medidas de control sobre la reprografía por lo que no se cuenta 
con un seguimiento al volumen de producción documental y 
estrategias de optimización. 
 
➢ Se debe establecer los consecutivos de correspondencia enviada y 
recibida para mejorar el control de la trazabilidad documental. 
 
3.3.3. Gestión y trámite 
 
“El objetivo del proceso de Gestión Documental es administrar los documentos que 
se producen y reciben en la entidad garantizando su organización, conservación, 
custodia y disposición final, mediante, la centralización del sistema para la 
administración de archivos y los servicios ofrecidos por el área de Gestión 
Documental. Por su parte, el trámite, corresponde al curso del documento desde su 
producción o recepción hastael cumplimiento de su función administrativa. En 
desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos 
objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas 
series documentales.”9, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, 
se identifica que: 
 
➢ La entidad cuenta con Ventanilla Única de Correspondencia, pero 
no se lleva el manejo correcto de la documentación, no hay control 
sobre los consecutivos de entrada y salida. 
 
 
9 Ibíd. 
32
 
➢ No hay un software especializado de gestión documental para el 
manejo de la ventanilla única de correspondencia y el archivo 
central. 
 
➢ No hay procesos de reprografía y digitalización en la ventanilla 
única ni en el archivo central correspondiente a lo establecido en 
las TRD. 
 
➢ No se han definido los estándares generales de los metadatos y el 
manejo de los documentos digitales y los documentos electrónicos 
de archivo. 
 
➢ No existen las tablas de control de acceso a la documentación del 
al archivo central. 
 
➢ Se debe reorganizar el procedimiento de préstamo de los 
documentos del archivo central. 
➢ No se realiza un control efectivo sobre los prestamos documentales 
en los archivos de gestión y el acceso a la información. 
 
➢ La custodia del archivo central está en óptimas condiciones, pero 
existen grandes riesgos en los archivos de gestión. 
 
➢ No se ha elaborado y aplicado el Sistemas Integrado de 
Conservación- SIC en los documentos de archivo y los documentos 
electrónicos con base en la normatividad existente. 
 
3.3.4. Organización 
 
Se define como el “Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y 
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los 
procesos archivísticos10”, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, 
se identifica que: 
 
➢ Se debe implementar la Cartilla de Ordenación Documental: 
Documento guía del AGN que agrupa los principales aspectos a tener 
en cuenta en la organización de los archivos, la importancia de los 
manuales de procedimientos y la identificación de series y subseries 
por medio de las TRD. 
 
10 Ibíd. 
33
 
➢ Se deben aplicar los procesos de organización de la documentación 
en los archivos de gestión con el fin de realizar las transferencias 
primarias. 
 
➢ Actualmente la entidad cuenta con TRD creadas en 2010, que al 
momento del levantamiento de este diagnóstico se encontraban 
desactualizadas, por ende, incompletas y sin aplicación. 
 
➢ Se debe clasificar la información con base en el nivel de seguridad, 
confiabilidad y acceso que se debe definir mediante un instrumento 
archivístico. 
 
➢ Se debe realizar una aplicación uniforme de herramientas de 
descripción y control como el Formato Único de Inventario Documental 
(FUID), tanto en los archivos de gestión, como en el Archivo Central. 
 
➢ Se debe implementar el Instructivo Archivo de Gestión: Es una guía 
técnica que establece las pautas básicas para la organización de los 
archivos de gestión, enfocado a brindar información puntual del 
manejo de los archivos en las oficinas. 
 
➢ Los procesos de organización del archivo central están completos por 
lo que se evidencian procesos de foliación, descripción y ordenación 
de los expedientes. 
 
➢ No hay Tablas de Valoración Documental. 
 
➢ El mobiliario en los archivos de gestión y archivo central no se 
encuentra debidamente señalizado. 
 
➢ No hay archivo histórico. 
 
3.3.5. Transferencias documentales 
 
Se define como el “Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir 
los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación 
del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los 
metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos 
descriptivos”11, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, se 
identifica que: 
 
11 Ibíd. 
34
 
➢ Es importante implementar los Criterios para la Realización de las 
Transferencias Documentales: Este documento expone aspectos 
generales para tener en cuenta al momento de realizar transferencias 
primarias (archivo de gestión al archivo central), sin embargo, posee 
otras observaciones respecto a servicios del área de archivo como son 
los requisitos para la consulta de documentos de archivo histórico 
(archivo que no existen en la entidad) y el control para el préstamo de 
documentos internos y externos. 
 
➢ No se realizan transferencias primarias desde el 2014. 
 
➢ No hay procedimiento para las transferencias que esté aprobado, 
implementado y socializado en la entidad. 
 
➢ La entidad no cuenta con archivo histórico por lo que no se pueden 
realizar las transferencias secundarias establecidas en las TRD. 
 
➢ No existe el Manual De Transferencias Primarias: Procedimiento tipo 
documento donde se establecen pautas y aspectos generales para la 
realización de las transferencias documentales. 
 
➢ No se han aplicado las TRD en cuanto a los años de retención 
establecidos en los distintos archivos para todas las series 
documentales. 
 
3.3.6. Disposición final de los documentos 
 
Se define como “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con 
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con 
lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración 
documental”12, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, se identifica 
que: 
 
➢ Las TRD de la entidad se encuentran desactualizadas y no se han 
implementado. 
 
➢ No se ha diseñado y aplicado el Sistema Integrado de Conservación 
para los documentos físicos y electrónicos. 
 
➢ El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos- SGDEA no ha 
sido diseñado con base en las necesidades de la entidad. 
 
12 Ibíd. 
35
 
➢ No se han estandarizado los manuales para la disposición final de los 
documentos. 
 
➢ No hay procesos para la reprografía mediante digitalización o 
microfilmación de los documentos con conservación total. 
 
➢ No se ha realizado la valoración documental de la documentación en 
el archivo central ni se han levantado las TVD. 
 
➢ No hay procedimiento para la eliminación documental según las TRD. 
 
➢ No se ha realizado eliminación documental según lo establecido en las 
TRD. 
 
➢ Los tiempos de retención en los archivos debe ser ajustado con base 
en la normatividad vigente y las condiciones locativas de la entidad. 
 
3.3.7. Preservación a Largo Plazo 
 
Se define como “Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para 
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar 
su contenido. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas 
encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de 
equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en 
sus distintos soportes”13, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, 
se identifica que: 
 
➢ No hay garantías de preservación de la documentación a largo plazo 
debido a la ausencia de un Sistema Integrado de Conservación- SIC 
en funcionamiento. 
 
➢ Los planes de atención y primeros auxilios de la documentación en 
caso de desastres no se han elaborado. 
 
➢ No hay un plan de conservación de los documentos vitales de la 
entidad en caso de emergencia. 
 
➢ Se deben actualizar o elaborar todos los procesos de conservación de 
todos los tipos de información independiente de su soporte. 
 
 
13 Ibíd. 
36
 
➢ No existe un plan de riesgos que permita determinar los riesgos en 
Seguridad de Información física y digital. 
 
➢ No existe el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de 
Archivo -SGDEA, por lo que no hay garantías para la preservación de 
la información digital a largo plazo. 
 
➢ No hay procedimiento de migración y conservación de la información 
en soportes documentales como CD, DVD, Disquete o Discosduros. 
 
➢ No existe archivo histórico por lo que no se puede garantizar la 
conservación total de las series que lo requieren. 
 
➢ Se deben realizar adecuaciones a las condiciones locativas para 
asegurar la preservación a largo plazo. 
 
3.3.8 Valoración documental 
 
Se define como el “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación 
de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y 
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del 
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o 
definitiva)”14, y para este proceso, en el caso de la alcaldía de Becerril, se identifica 
que: 
 
➢ No se realiza el proceso de valoración a la documentación debido a 
que no se cuentan con TVD. 
 
➢ No se ha determinado los valores primarios y secundarios de la 
documentación electrónica. 
 
➢ Los cuadros de cambios orgánicos (CCO) no existen en la entidad ya 
que nunca se ha realizado una reconstrucción histórica. 
 
➢ Los cuadros de clasificación documental (CCD) se encuentran 
desactualizado y es necesario volver a hacerlos con base en la nueva 
estructura orgánica. 
 
 
 
 
14 Ibíd. 
37
 
3.4. ANÁLISIS DE LA MUESTRA DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS 
 
Conforme lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002 referente a los “Criterios de 
organización de los Archivos de Gestión” y la reglamentación del formato único de 
inventario documental FUID, se procede a evaluar los procesos de Clasificación, 
Ordenación y Descripción descritos en la Ley 594 de 2000 “Ley General de 
Archivos”. 
 
Mediante la aplicación del Formato de Diagnóstico Integral de Archivos diseñado 
para tal fin, el literal J recoge los criterios de evaluación más importantes para la 
descripción de este punto del documento. Para este proceso se realizó un análisis 
tipo muestreo en donde se seleccionaron al azar el 1% de la documentación del 
archivo central y de los archivos de gestión con el fin de evaluar su estado en los 
aspectos de; Foliación, Ordenación, Descripción, Rotulación de Cajas, Rotulación 
de Carpetas, Clasificación, Ubicación, Fechas extremas, Cantidad de folios de cada 
unidad, Deterioro físico y Deterioro biológico. 
 
3.4.1. Archivo central 
 
La muestra analizada en el archivo central corresponde a 4 ML de la documentación 
en el archivo central de distintas series documentales, una vez realizado dicho 
proceso de encontraron los siguientes datos: 
 
Foto 8. Cumplimiento de Aspectos Por Muestra en el Archivo Central 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Autores del Proyecto 
99%
100%
100%
100%
100%
99%
100%
100%
100%
99%
100%
Cumplimiento de Aspectos Archivísticos en Archivo 
Central
Foliación Ordenación Descripción
Rotulación de cajas Rotulación de carpetas Clasificación
Ubicación Fechas extremas Cantidad de folios x unidad
Deterioro físico Deterioro biológico
38
 
Foliación: El 99 % de la documentación del archivo central se le ha aplicado 
correctamente el proceso de foliación en todas las series documentales analizadas, 
en ellas se lleva un consecutivo por año y serie según lo indicado en la normatividad 
archivística. Se pudo identificar algunos errores menores de salgo de folios o que la 
felación no se ha realizado en el sentido de lectura del documento, pero estas 
falencias son aisladas según el análisis de la muestra. Es importante el desarrollo 
de este proceso para la construcción de FUID actualizados que permitan tener un 
control efectivo sobre la documentación. 
 
Ordenación: El 100 % de la muestra analizada tiene aplicado correctamente el 
proceso de ordenación documental siguiendo el principio de orden natural de la 
documentación con base en lo establecido para cada serie documental según las 
TRD existentes en la entidad. 
 
Descripción: El 100 % de los documentos se encuentran debidamente descritos con 
los procesos técnicos establecidos y los formatos aprobados para el momento en el 
que se realizó dicho proceso con base en las TRD. Se identifica que todas las 
unidades de conservación como cajas y carpetas cuentan con su respectivo rotulo. 
Las series documentales analizadas cuentan con su hoja de control y su inventario 
documental. 
Rotulación de Cajas: El 100 % de las cajas en custodia del archivo central se 
encuentran rotuladas con las respectivas series, códigos y fechas extremas según 
corresponde. 
 
Rotulación de Carpetas: El 100 % de las carpetas analizadas en la muestra se 
encuentran rotuladas de manera correcta con el uso de los códigos según las TRD 
y los nombres de las series y subseries. 
 
Clasificación: Según la muestra analizada el 99 % de la documentación cuenta con 
los procesos claros de clasificación según la aplicación de las TRD existentes para 
la época. 
 
Ubicación: El 100 % de la muestra analizada cuenta con un proceso claro y visible 
de ubicación según lo establecido en el inventario documental del archivo central, 
todas las cajas y carpetas se encuentran ubicadas según su posición dentro del 
inventario y no se evidencia desorden o pérdida de expedientes. 
 
Fechas Extremas: En el 100 % de la muestra se evidencia una correcta descripción 
de las fechas extremas tanto en las cajas, carpetas y FUID, por lo que el proceso 
de ordenación y clasificación según estos criterios esta aplicado totalmente. 
 
Cantidad de Folios por Unidad de Conservación: En el 100 % de los expedientes 
analizados en la muestra respetan las disposiciones de no más de 200 folios por 
39
 
carpeta, asegurando la conservación documental y que no haya una saturación en 
las cajas que pongan en riesgo la documentación. 
 
Deterioro Físico: Se pudo identificar que el 99 % de la muestra analizada no 
presenta algún tipo de deterioro físico debido al uso de material abrasivo metálico, 
resequedad, manchas o roturas en el papel, aunque estos aspectos no 
comprometen la integridad de la documentación debido a que se han aplicado los 
procesos de mitigación de riesgo. 
 
Deterioro Biológico: Durante el análisis de la muestra se determina que el 100 % de 
la misma no presenta deterioro biológico por presencia de microorganismos o moho 
que pueda comprometer la integridad de la documentación en el archivo central. 
 
3.4.2. Archivos de Gestión 
 
La muestra analizada en el archivo central corresponde a 5.9 ML de la 
documentación en los distintos archivos de gestión correspondientes a las unidades 
administrativas, vez realizado dicho proceso de encontraron los siguientes datos: 
 
Foto 9. Cumplimiento de Aspectos en el Archivo Central 
 
 
 
Fuente: Autores del Proyecto 
 
22%
33%
14%
5%
9%36%
11%
3%
87%
6% 1%
Cumplimiento de Aspectos Archivísticos en Archivo 
Central
Foliación Ordenación Descripción
Rotulación de cajas Rotulación de carpetas Clasificación
Ubicación Fechas extremas Cantidad de folios x unidad
Deterioro físico Deterioro biológico
40
 
Foliación: El 22 % de la muestra cuenta con procesos de foliación regularmente en 
la serie de contratación, el restante de los documentos de los archivos de gestión 
no se les ha aplicado el proceso de organización por lo que tampoco ha sido foliada 
la documentación. 
 
Ordenación: El 33 % de la documentación analizada cuenta con un correcto proceso 
de ordenación según los principios de orden original y de procedencia. Son distintas 
las series que cumplen con este proceso, pero se muestran debilidades frente a la 
organización cronológica de los documentos producidos en las distintas unidades 
documentales en consideración de las TRD, ya que la documentación se encuentra 
ordenada pero no cumpliendo los parámetros de las series. 
 
Descripción: El 14 % de la muestra analizada cuenta con un correcto proceso de 
descripción documental las unidades de conservación como cajas y carpetas, pero 
se evidencia un escaso uso de los rótulos, códigos, series y subseries según los 
instrumentos archivísticos, tampoco se cuenta con FUID realizados en los archivos 
de gestión por lo que no se tiene un control sobreeste proceso archivístico que 
eleva los riesgos de la documentación. 
 
Rotulación de cajas: El 5 % de las unidades de conservación de las cajas usadas 
en los archivos de gestión están correctamente rotuladas con los registros 
diseñados para tal fin. Debido al uso indiscriminado de distintas cajas, estas no 
cumplen con los requisitos de rotulación por lo que están marcadas con los nombres 
asociados a la información según el criterio del colaborador a cargo. 
 
Rotulación de carpetas: El 9 % de la muestra de carpetas analizada cuentan con un 
proceso de rotulación según el formato establecido por la entidad, aunque se 
evidencian fallos en el diligenciamiento de los formatos de rótulos en cuanto a las 
fechas extremas, numero de folios, codificación según TRD, nombre se la serie y la 
dependencia productora, por lo que no se cumple con los procesos según la 
normatividad vigente. En los archivos de gestión se evidencia el uso común de 
distintas unidades de conservación diferente a las carpetas que no se encuentran 
rotuladas. 
 
Clasificación: El 36 % de la muestra analizada cuenta con un proceso claro se 
clasificación, pero este no es correcto en el sentido del principio debido a que al no 
contar con las TRD actualizadas, socializadas y en aplicación la mayoría de las 
dependencias no tienen claro las tipologías, series y subseries de la documentación 
que producen por lo que clasifican la documentación sin ningún procedimiento. 
Además, existen dependencias que no existen en las TRD aprobadas por lo que no 
se tiene claridad sobre cómo se debe realizar la clasificación. 
 
41
 
Ubicación: El 11 % de la muestra organizada cumple con los criterios mínimos para 
su ubicación debido a que no se tiene normalizo el uso de las unidades de 
conservación como cajas y carpetas lo que no hay criterios de ubicación en el 
mobiliario de las dependencias administrativas, por lo que se encuentra una 
ubicación rustica de mucha de la documentación y gran cantidad de ella está en el 
suelo. 
 
Fechas Extremas: El 3 % de la muestra analizada cumple con la descripción de las 
fechas extremas tanto en los formatos de rótulos como en el FUID, al no contar con 
procesos previos de organización no se tiene control sobre las fechas extremas de 
cada uno de los expedientes. 
 
Cantidad de folios por unidad de conservación: El 87 % de la muestra analizada 
cumple con el aspecto de un máximo de 200 folios por unidad de conservación 
(carpeta) en los archivos de gestión se evidencia un uso frecuente de otras unidades 
de conservación como las AZ en donde no se cumple este aspecto. 
 
Deterioro Físico: Se evidencia que el 6 % de muestra analizada tiene señales de 
algún deterioro físico por diversos motivos como resequedad, roturas, uso de 
material metálico y manchas que comprometen la fiabilidad y conservación de la 
documentación debido a que esta no se encuentra digitalizada. 
 
Deterioro Biológico: El 1 % de la muestra analizada, se evidencia algún deterioro 
biológico por la presencia de microrganismos o proliferación de insectos que no 
generan una grave afectación para la documentación de los archivos de gestión. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
42
 
4. DESARROLLO PRÁCTICO INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 
 
Para la elaboración e implementación de las presente TRD, nos apoyamos en el 
Archivo General de la Nación (en adelante AGN), que a través de su “Mini manual 
de Tablas de Retención y Transferencias documentales” compilan los principios, 
conceptos, normas, definiciones, procesos técnicos y metodologías que se tuvieron 
en cuenta para la elaboración de las TRD. 
 
De acuerdo con lo anteriormente mencionado, se deben considerar cinco grandes 
procesos que se pueden definir de la siguiente manera, según Sierra (2009): 
 
➢ Investigación preliminar: En esta etapa de deben considerar todos los 
procesos llevados al implementar un Sistema de Gestión de Calidad, en 
donde se consideren todos los avances, manuales, instrucciones, guías, 
registros, procesos y procedimientos que permitan analizar todos los 
aspectos de la entidad desde una óptica organizacional. 
 
➢ Inventario de los archivos de gestión: En esta etapa se pretende 
recolectar la información verdadera de la producción documental de cada 
unidad administrativa que permita el reconocimiento de puntual de los 
documentos que se producen independiente de si estos están 
considerados en otras herramientas como el listado maestro de 
documentos. 
 
➢ Estudio e identificación y evaluación de series: Aunque los procesos de 
identificación y evaluación de series poseen una metodología 
independiente y un alcance conceptual distinto, estos se deben 
desarrollar paralelamente con base en la caracterización de los procesos 
institucionales que permitan reconocer los aspectos fundamentales del 
manejo de los documentos producidos para categorizarlos en una serie 
documental. 
 
➢ Elaboración de los Cuadros de Clasificación Documental (En adelante 
CCD): Con los resultados del proceso anterior es donde se construyen 
los insumos para los CCD los cuales se convierten en un instrumento 
lógico y ordenado de planificación archivística y las tareas relacionadas 
con la organización de los documentos. Además, se debe considerar la 
delimitación y denominación de las diversas agrupaciones que componen 
el fondo documental y, específicamente, para el caso concreto de series 
y subseries, según el caso. 
 
➢ Estructura de las Tablas de Retención Documental: En esta etapa es 
donde se consolidan todos los procesos previos y se elabora 
43
 
textualmente las TRD para cada una de las dependencias 
administrativas, considerando los valores de las series y subseries, 
definiendo su disposición final y estableciendo el procedimiento el cual se 
debe desarrollar para estas según la normatividad que la regula. 
 
Se puede considerar entonces, que, para la elaboración de las TRD de la Alcaldía 
Municipal de Becerril, Departamento del Cesar, se desarrollaron estos 5 procesos 
dentro de la entidad, en aras de lograr la normalización de la producción documental 
y su disposición final a través de este instrumento archivístico. 
 
 
4.1. MAPA DE PROCESOS 
 
Foto 10. Mapa de procesos actual de la Alcaldía de Becerril15 
 
 
Fuente: Alcaldía Municipal de Becerril 
 
15 ALCALDÍA MUNICIPAL DE BECERRIL. (2017). Manual específico de procesos y procedimientos de la Alcaldía de 
Becerril. Recuperado de http://www.becerril-cesar.gov.co/alcaldia/mapa-de-procesos 
44
http://www.becerril-cesar.gov.co/alcaldia/mapa-de-procesos
 
4.2. ORGANIGRAMA DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BECERRIL 
 
La siguiente es la estructura orgánica actual de la Alcaldía de Becerril; adoptada 
mediante el Decreto 101 del 29 de diciembre de 2017 “Por medio del cual se adopta 
el Manual específico de funciones y de competencias laborales para la planta de 
empleos del Municipio de Becerril – Cesar. 
 
 
Foto 11. Organigrama actual de la Alcaldía Municipal de Becerril 
 
 
Fuente: Alcaldía Municipal de Becerril 
45
 
Algunas unidades administrativas u oficinas productoras no cuentan con TRD, ya 
que estos servicios se encuentran tercerizados, por lo que no producen 
documentación propia. 
 
4.3. ENTREVISTAS CON LOS PRODUCTORES DE LA INFORMACIÓN DE 
LA ALCALDÍA DE BECERRIL 
 
En esta etapa se realizó un levantamiento de información preliminar sobre la 
institución, de tal forma que se dio inicio con el estudio detallado de la estructura 
orgánica y los actos administrativos de creación de cada una de las dependencias, 
se realizó la revisión de procesos y procedimientos, igualmente en los actos 
administrativos de creación de grupos internos de trabajo. 
 
Cada uno de los coordinadores de las unidades administrativas atendió la entrevista 
documental que se anexa a este instrumento, en este proceso de recolección de 
información, se realizó una primera entrevista en la que los productores de la 
información describieron aquellas agrupaciones documentales de su dependencia.Una vez se tuvo lista la primera versión del instrumento se presentó a cada 
coordinador con el fin de verificar la información allí contenida, antes de ser 
presentada al Comité de gestión y Desempeño de la Alcaldía de Becerril. 
 
Para esta actualización se llevaron a cabo mesas de trabajo con los líderes de cada 
área con el fin de analizar los procesos y procedimientos en aras de aclarar y 
estudiar la documentación generada en el desarrollo de sus funciones. De igual 
manera, establecer la denominación de series, subseries, valoración, retención y 
disposición final que se ajustan de acuerdo con la normatividad, conocimientos y 
experiencia por parte del dueño del proceso y el apoyo técnico del Grupo de Gestión 
Documental. 
 
4.4. SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA 
 
Consiste en analizar la información recopilada durante la primera etapa, con el fin 
de, en primer lugar, determinar a cuáles unidades administrativas de la entidad se 
les debe elaborar Tabla de Retención Documental — TRD, puesto que como 
resultado del cumplimiento de sus funciones producen documentos de archivo que 
deben ser objeto de valoración para asignarles un tiempo de retención en cada 
etapa del ciclo vital y una disposición final. 
 
En segundo lugar, esta etapa contempla el análisis de las funciones que cumple 
cada unidad administrativa con el objetivo de determinar los documentos que 
producen y, por lo tanto, las series y subseries documentales que se generan y 
deben ir registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD. De igual forma, 
46
 
se estudia la producción y trámite documental a fin de establecer los tipos 
documentales que conforman las series y subseries documentales. 
 
 
4.4.1. Análisis de la Producción y Trámite Documental 
 
Cumpliendo con el cronograma, se procedió a la aplicación de las encuestas a los 
directores, subdirectores, jefes de oficina y coordinadores de cada una de las 
unidades administrativas de la Alcaldía de Becerril. Con la información recolectada 
se elaboró una matriz general en donde se confrontaron las funciones de cada una 
de las dependencias frente al mapa de procesos, caracterización de los procesos, 
procedimientos y producción documental de cada una de las dependencias. 
 
4.4.2. Conformación de Series, Subseries y Tipologías Documentales 
 
Durante esta actividad se analizó: la estructura orgánico-funcional, los procesos y 
procedimientos de la Alcaldía de Becerril, con el fin de determinar las diferentes 
agrupaciones documentales, series, subseries y tipologías que deben componer 
cada una de las Tablas de Retención Documental, y por ende los Cuadros de 
Clasificación Documental – CCD. 
 
4.5. TERCERA ETAPA: VALORACIÓN DOCUMENTAL 
 
Consiste en analizar la totalidad de la producción documental de una entidad, 
agrupada en series y subseries, a la luz de su contexto de creación (unidades 
administrativas u oficinas productoras y funciones que cumplen, tramitación, 
normatividad asociada), con miras a determinar sus tiempos de retención 
documental y disposición final, en razón de los valores primarios y valores 
secundarios que pueden poseer. 
 
4.5.1. Valoración Documental 
 
En esta etapa la Alcaldía de Becerril inició la labor de identificación de valores 
primarios y secundarios de los documentos en aras de establecer su disposición 
final y su permanencia en las diferentes fases del archivo. Igualmente, se tuvo en 
cuenta las series documentales que reflejaran la gestión de la Alcaldía para cumplir 
su misión y objetivos. 
 
4.5.1.1. Identificación de Valores Primarios 
 
En la conformación de las series, subseries se tuvo en cuenta el trámite de cada 
documento desde que se genera o recibe hasta que se archiva, así como las 
denominaciones de series y subseries documentales para los documentos 
47
 
generados de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Para 
la denominación de las series generales se tuvo en cuenta la terminología actual 
utilizada en la denominación de series comunes, y para las de carácter específico 
de los procesos misionales se tuvo en cuenta las funciones propias de cada 
dependencia, registrando en cada Tabla de Retención Documental las series y 
subseries específicas de cada una. 
 
Adicionalmente, se tuvo en cuenta la terminología utilizada en cada procedimiento 
con el fin de normalizar el nombre de la serie, subserie y tipología documental, 
resultado de lo anterior se consolida el glosario de términos asociado. 
 
A continuación, se relaciona la normativa externa tenida en cuenta en los procesos 
de valoración documental y de creación y conformación de series y subserie: 
 
Tabla 2. Normatividad Archivística tenida en cuenta para la valoración, creación y 
conformación de series y subseries 
NORMA DESCRIPCIÓN 
Ley 80 de 1993 “Por la cual se 
expide el Estatuto General de 
Contratación de la Administración 
Pública” 
Artículo 55. DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES 
DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. 
“La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que 
se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley 
prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a 
partir de la ocurrencia de los mismos. La acción 
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal 
prescribirá en veinte (20) años.” 
Ley 863 de 2003 “Por la cual se 
establecen normas tributarias, 
aduaneras, fiscales y de control 
para estimular el crecimiento 
económico y el saneamiento de 
las finanzas públicas”. 
Artículo 42. DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA. 
Modificase el artículo 260-4 del Estatuto Tributario, el cual 
queda así: "… Dicha documentación deberá conservarse 
por un término mínimo de cinco (5) años, contados a partir 
del 1º de enero del año siguiente al año gravable de su 
elaboración, expedición o recibo y colocarse a disposición 
de la Administración Tributaria, cuando esta así lo 
requiera.” 
Ley 962 de 2005 “por la cual se 
dictan disposiciones sobre 
racionalización de trámites y 
procedimientos administrativos 
de los organismos y entidades del 
Estado y de los particulares que 
ejercen funciones públicas o 
prestan servicios públicos”. 
Artículo 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN 
DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. 
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser 
conservados por un período de diez (10) años contados a 
partir de la fecha del último asiento, documento o 
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección 
del comerciante, su conservación en papel o en cualquier 
medio técnico, magnético o electrónico que garantice su 
reproducción exacta”. 
Ley 1437 de 2011 Por la cual se 
expide el Código de 
Procedimiento Administrativo y 
de lo Contencioso Administrativo. 
Artículo 52. CADUCIDAD DE LA FACULTAD 
SANCIONATORIA. 
“La sanción decretada por acto administrativo prescribirá al 
cabo de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la 
ejecutoria.” 
48
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6533#260-4
 
Ley 1474 de 2011 “Por la cual se 
dictan normas orientadas a 
fortalecer los mecanismos de 
prevención, investigación y 
sanción de actos de corrupción y 
la efectividad del control de la 
gestión pública” 
Artículo 132. CADUCIDAD Y PRESCRIPCIÓN DE LA 
ACCIÓN DISCIPLINARIA. 
El artículo 30 de la Ley 734 de 2002 quedará así: 
“La acción disciplinaria caducará si transcurridos cinco (5) 
años desde la ocurrencia de la falta, no se ha proferido auto 
de apertura de investigación disciplinaria. Este término 
empezará a contarse para las faltas instantáneas desde el 
día de su consumación, para las de carácter permanente o 
continuado desde la realización del último hecho o acto y 
para las omisivas cuando haya cesado el deber de actuar. 
La acción disciplinaria prescribirá en cinco (5) años 
contados a partir del auto de apertura de la acción 
disciplinaria. Cuando fueren varias las conductas juzgadas 
en un mismo proceso la prescripción se cumple 
independientemente para cada una de ellas.” 
Decreto