REDACCIÓN DE DOCUMENTOS - Eliana Benavides

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INTRODUCCIÓN 
La siguiente cartilla didáctica pretende mostrar las características de la 
competencia de producir documentos, entregando definiciones y conceptos, 
los estilos de redacción de los documentos y organización comercial de los 
mismos. 
• Cartas 
• Memorandos 
• Circulares 
• Actas 
• Informes 
• Certificados 
 
TÉRMINOS Y DEFINICIONES 
Abreviatura 
Una abreviatura, según la RAE , es la representación gráfica reducida de una 
palabra o grupo de palabras, obtenida por la supresión de las letras o sílabas y 
que se cierra con un punto o, algunas veces, con una barra inclinada. 
 
Acrónimo 
Los acrónimos son palabras formadas por siglas o abreviaturas. Cada sigla o 
abreviación representa una palabra, es decir, agrega un significado. 
 
 
 
 
 
 
Anexo 
Anexo son documentos que se adjuntan a un informe, un escrito, carta u oficio, 
el cual tiene por objetivo, ampliar la información, atraer la atención del lector 
o entregar evidencias de determinado hecho. 
Asunto 
Es el tema o temática de una comunicación, el cual tiene como fin atraer el 
interés del lector o resumir en pocas palaras el contenido de la comunicación. 
Bibliografía 
Se toma como un conjunto o lista de referencias de libros, textos, artículos y 
demás que son utilizados como soporte para la elaboración de un informe, 
escrito u investigación. 
Capítulo 
Cada una de las partes, generalmente numeradas, en que se divide un escrito; 
suele tratar un aspecto concreto de la materia o asunto principal del escrito. 
Cita 
Son referencias a autores que ayudan a dar credibilidad a un escrito, informe 
u investigación, son utilizadas para reforzar ideas, dar puntos de vista sobre 
ciertos temas garantizando que los escritos queden mas completos. 
Cargo 
Nombra el empleo u oficio que tiene un determinado individuo en una entidad 
u organización y que define las responsabilidades que tiene en la misma. 
Carta 
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y 
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y 
sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. 
Certificado 
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la 
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. 
 
¿QUÉ ES UN OFICIO? 
Los oficios son una clase de documento que se elabora para hacer llegar 
comunicados oficiales a un destinatario en específico y que son expedidos 
tanto por instituciones de carácter público como privado. Eso sí, tiempo atrás 
sólo las instituciones públicas eran quienes daban validez oficial a este tipo de 
documento, pero en la actualidad las empresas particulares también lo hacen. 
En ese orden ideas, una carta de oficio es redactada con el objetivo de 
informar, pero a partir de una redacción o escritura de carácter estrictamente 
protocolario, es decir, una vez se conozca este último dato será más sencillo 
comprender que la respuesta al cómo redactar un oficio pasa más que nada 
por cumplir con las condiciones definidas en el protocolo de redacción del 
documento. 
Cómo redactar un oficio 
Generalmente está compuesto por una o dos páginas de acuerdo con la 
información que se piense presentar. Así mismo, lo usual es que el papel sea 
de tamaño carta (21.59cm x 27.94 cm), sin que esto signifique que no se pueda 
optar por el formato A4 (21cm x 29.7cm) o el formato oficio (21.59cm x 
35.56cm). 
 
Elementos o estructura de un oficio 
Lugar y fecha. Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar 
de expedición y la fecha (mes, día y año). 
Numeración. Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos 
modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese 
documento por medio de: número de expedición, siglas de la oficina que lo 
elabora y el año en curso. 
Destinatario. Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. 
Se sugiere incluir: nombre completo, cargo y lugar. 
Asunto y resumen. Se especifica el asunto que trata el documento y seguido 
por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio. 
Cuerpo. Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto 
clave, así que da a conocer tu mensaje. 
Despedida. Recuerda hacerlo de manera cortés para que la relación se 
mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con 
la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logo de la 
institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento. 
Clasificación de los oficios 
Conocer esta clase de sistema de clasificación es clave para aprender cómo 
redactar un oficio, porque así resultará mucho más sencillo establecer una 
relación entre el destinatario y el organismo desde el cual se expide el 
documento. 
Por destino y procedencia institucional 
Oficio interior. En el determinado caso que un oficio sea de uso interno y que 
por ende va a ser movilizado dentro de las propias oficinas de una institución, 
se le denomina como interior. 
Oficio exterior. Es la forma en la que se clasifica a este tipo de documentos 
cuando el oficio es redactado con el objetivo de hacerlo llegar a un público en 
general u otra institución ajena. 
Dirigidos a una o varias personas 
Oficio directo simple. Es aquel oficio que se redacta pensando en ser dirigido 
a una persona o institución en particular, a quien se le denominará como 
titular. El texto será válido si es presentado por una institución. 
Oficios múltiples. En realidad, la estructura es similar al caso anterior, pero en 
este caso el documento es dirigido a varias personas al tiempo, motivo por el 
cual la redacción debe ser más abierta, para que de este modo sea 
comprensible por todos y no alguien en específico. 
 Leer más en: https://www.colconectada.com/como-redactar-un-oficio/ 
CONCEPTOS 
Elementos para la organización del contenido en la hoja: 
Interlínea. Distancia vertical entre dos renglones. 
Interlínea libre. Renglón sin escritura. 
Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, 
el alcance y objetivos del informe extenso. 
Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. 
Líneas especiales. Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor. 
Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen 
corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la 
comunicación. 
Membrete. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una 
persona natural o jurídica. 
Razón social. Nombre que identifica a una organización. 
Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante. 
Márgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de 
una página impresa. 
Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la 
complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento 
que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de 
https://www.colconectada.com/como-redactar-un-oficio/
naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, 
videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros. 
Nota de pie de página. Aclaración del autor del informe para ampliar o 
completar una idea expresada en el texto. 
Nivel. Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que 
conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales 
que forman parte del documento. 
Objetivo. Describe la finalidad del informe corto 
Página. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel. 
Paginar. Acción de numerar páginas. 
Portada. Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la 
identificación del documento. 
Renglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. 
Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por 
escrito. Informe breve quese limita a precisar el desarrollo de acciones 
ejecutivas. 
Rúbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe 
como parte de la firma, después de su nombre o título. 
Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una 
razón social. 
Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío. 
 
 
 
 
 
 
CARTAS 
Las cartas deben de estar a cargo de funcionarios administrativos, para su 
elaboración se debe tener encuentra el logo, membrete pie de página deben 
de estar en todas las hojas que necesitemos. Cuando apliquemos anexos debe 
de tener su identificación, las cartas son importantes para dar a conocer una 
información de hechos necesidades, solicitudes. Hay dos clases de cartas: las 
organizacionales, oficiales y personales. 
MEMORANDO 
Son comunicaciones escritas internas que se utiliza para dar información 
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales nacionales e 
internacionales. Se debe redactar de forma clara sencilla y cordial los 
memorandos se utiliza para para expresar necesidades tramitar o agilizar un 
asunto etc. 
Características de redacción y presentación 
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: 
• Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada 
organización; 
• Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo 
impersonal en primera persona en plural. 
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión 
• Tratar preferiblemente un solo tema por memorando. 
Utilización 
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: 
• Informar sobre un hecho de forma breve; 
• expresar necesidades; 
• hacer requerimientos; 
• regular o aclarar una situación; 
• tramitar, desarrollar o diligenciar un asunto; 
• dar respuesta a una comunicación recibida; 
• retirar información, requerimiento o solicitud urgente; 
• Conocer detalles sobre un aspecto determinado; 
• Impugnar o corregir una situación; 
• Confirmar eventos ocurridos o pendientes; 
• Solicitar o remitir información, documentos u objetivos; 
• Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y 
• Hacer llamados de atención, entre otros; 
 Partes del memorando 
• Encabezado 
• Denominación del documento 
• Código 
• Fecha 
• Encabezamiento 
• Destinatario y remitente 
• Asunto 
• Texto 
• Despedida 
• Remitente y firmas responsables 
• Líneas especiales 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CIRCULARES 
Son comunicaciones escritas de interés común con el mismo contenido y texto 
la cual va dirigido a un grupo de personas tanto internas como externas de la 
organización. El objetivo principal de las circulares es dar información en 
general, internas como normas, política y externas como reglas del negocio, 
productos, servicios etc. la carta circular es personalizada, los circulares debe 
de ser cortes concretos y tratar un solo tema. 
Características de redacción y presentación de los circulares 
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de 
carácter general. 
 La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, 
normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas 
de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros. 
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 
• Tratar solo un tema 
• Iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía; 
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa; 
• Usar un tratamiento respetuoso y cortes; 
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; 
• Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de 
cada organización, y 
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. 
 Clases de circulares 
La circular general se dirige a un grupo específico de personas. 
La carta circular está dirigida en forma personalizada. 
Partes 
• Encabezado 
• Código 
• Lugar de origen y fecha de elaboración 
• Encabezamiento y destinatarios 
• Asunto 
• Saludo 
• Texto 
• Despedida 
• Remitente y firmas responsables 
• Líneas especiales 
• Identificación de páginas subsiguientes 
ACTAS 
Las actas son documentos tratados en reuniones o situación desde su creación 
adquieren valor administrativo cada que una organización está dando una 
reunión debe de elaborar el acta de lo dicho en la reunión debe de llevar los 
nombres del grupo que se reúnen, las actas pueden ser de comité consejo 
municipal concejos junta directiva asambleas etc. 
Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico 
desde el momento de su creación. 
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada 
organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en 
algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en 
este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete. 
Características de redacción y presentación de las actas 
• Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, se debe aclarar 
si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. 
• Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado en una reunión o 
situación específica, sin describir detalles intrascendentes. 
• Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que 
deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciar con 
gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; 
tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales 
ni de puntuación. 
• Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones 
tomadas. Sin embrago, por solicitud expresa de algún participante, se 
anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. 
 
• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones 
ni repisados. 
• Cuando haya lugar a vocaciones, se indica el número de votos emitidos 
a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran 
los resultados y los nombres completos. 
• Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es 
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea 
necesario mencionar la intervención de uno de los dos asistentes, se 
hace con su nombre completo. 
Utilización de las actas 
 Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una 
reunión o situación específica. 
Clases de actas 
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: 
• Actas de comités; 
• actas de concejo municipal; 
• actas de consejos; 
• actas de junta directiva; 
• actas de asambleas; 
• actas de reuniones administrativas; 
• actas de levantamientos de cadáveres; 
• actas de baja de inventarios; 
• actas de eliminación de documentos; 
• actas de sociedades y 
• actas de entrega. 
Partes de las actas 
• Titulo 
• Denominación del documento y número 
• Encabezamiento 
• Lugar de origen y fecha de la reunión 
• Hora 
• Lugar 
• Asistentes 
• Representaciones 
• Invitados 
• Ausentes 
• Orden del día 
• Desarrollo 
• Compromisos 
• Convocatoria 
• Firmas, nombres y cargos 
• Líneas especiales 
• Paginas subsiguientes 
INFORMES 
Para la expedición de los informes está a cargo de funcionarios o empleados 
autorizados mediante un acto administrativo o en el cumplimiento de sus 
funciones es impórtate para dar información, debe de ser claro tratar un tema. 
Clases de informes que pueden ser: Resumen ejecutivo., informé corto, 
informe extenso. 
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados 
autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones. 
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las 
normas internas de la organización. 
Características de redacción y presentación 
• Tratar solo un tema 
• redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa; 
• usar un tratamientorespetuoso y cortes; 
• redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió); 
• utilizar los formatos normalizados de acuerdo con los manuales de la 
organización; 
• disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades 
realizadas, y 
• elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los 
hechos. 
Utilización del informe 
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente 
tenga en cuenta los siguientes usos: 
• Regular o aclarar una situación. 
• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer 
requerimientos; 
• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; 
• Retirar información, requerimiento o solicitud urgente; 
• Impugnar o corregir una situación, y 
• Presentar detalles sobre un aspecto determinado. 
 Clases de informes 
Los informes pueden ser: 
• Resumen ejecutivo, quien tiene de una a tres paginas 
• Informe corto que consta de una a 10 páginas y 
• Informe extenso, de 11 páginas en adelante 
Resumen ejecutivo 
Este tipo de informe breve su usa para: 
• Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional; 
• Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de 
asuntos administrativos; 
• Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, 
• Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de 
verificación; 
• Presentar resume sobre el comportamiento inadecuado de un equipo 
(maquinaria) grupo de personas o de un individuo 
• -Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se reemplaza por un 
encabezamiento. 
Se recomienda que el resumen contenga: 
• Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o 
código, título, lugar de origen y fecha de elaboración; 
• Autoría del resumen ejecutivo; objetivos; 
• Numerales o temas; 
• Conclusiones y recomendaciones, y 
• Firma.