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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LA EMPRESA JÚMEX ÁREA DE PRODUCCIÓN ESCOBILLA PÉREZ TATIANA 103549 100% HERNÁNDEZ CRUZ ISABEL 113151 100% HILARIO MORALES AURELIA 113222 100% MARTINEZ CORTÉS LUZ MARIANA 1330475 100% MORENO MACOTELA MIREYA MONSERRAT 1430337 100% ISABELLE [Dirección de correo electrónico] FACILITADORA: LIC. MIRIAM HERNÁNDEZ VELÁZQUEZ 7MO B ING. PROCESOS BIOALIMENTARIOS ÍNDICE I.INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3 II.MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................................ 4 Concepto de administración ................................................................................................................. 4 Características de la administración del tiempo ................................................................................ 4 Eficacia ................................................................................................................................................. 4 Eficiencia .............................................................................................................................................. 4 Efectividad ........................................................................................................................................... 4 Control .................................................................................................................................................. 4 Herramientas para la administración del tiempo ............................................................................... 4 Agenda ................................................................................................................................................. 4 Matriz .................................................................................................................................................... 4 Objetivos .............................................................................................................................................. 4 III.DESARROLLO ............................................................................................................................................. 5 ANTECEDENTES ......................................................................................................................................... 5 MISIÓN ..................................................................................................................................................... 5 VISIÓN ..................................................................................................................................................... 5 VALORES ................................................................................................................................................ 5 REGLAMENTO ....................................................................................................................................... 6 OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 7 IV. CONCLUSIÓN .................................................................................................................................... 17 V. REFERENCIA LITERARIA .......................................................................................................................... 19 3 I.INTRODUCCIÓN El tiempo es un recurso único. Día a día, se goza de la misma cantidad de tiempo. No puede acumularse, ni encenderse o apagarse, ni reemplazarse. La administración del tiempo es un proceso personal y debe ir de acuerdo con su estilo y circunstancias. Requiere de mucha dedicación para cambiar viejos hábitos. Es necesario organizar, planear y establecer tiempos, fechas y horarios para el desarrollo de actividades aplicadas a la vida diaria en los distintos ámbitos. Pareciera que no es de importancia administrar el tiempo, sin embargo cuando se realiza una planeación de cierta actividad el impacto (sobre todo a nivel profesional) es muy amplio puesto que trae consigo beneficios no solamente personales sino comunes. En el presente escrito se trabaja sobre el planificador del uso del tiempo como una herramienta de organización que convierte en realidad las intenciones y los deseos formulados en un objetivo; éste planificador a su vez comprende tres niveles que forman la “cascada de lista”; en el primer nivel se plantean los objetivos, en el segundo nivel las metas y en el tercer y último nivel la lista de pendientes. Una vez redactado lo anterior se realiza un listado de actividades priorizadas mediante la aplicación de la matriz de la administración del tiempo, así como también la elaboración de horarios y el establecimiento de holguras para poder lograr la efectividad, eficiencia y eficacia en la empresa Jumex. A continuación se presenta la aplicación de las herramientas para la administración del tiempo en el área de producción de la empresa Jumex. 4 II.MARCO DE REFERENCIA Concepto de administración Proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz de los recursos de una organización formal para lograr sus objetivos a través de otros (Münch Lourdes, 2015). Características de la administración del tiempo Eficacia Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo (Münch Lourdes, 2015). Eficiencia La administración no sólo busca obtener resultados, sino optimizarlos mediante el aprovechamiento de todos los recursos. Efectividad Pretende medir lo mismo que la eficacia pero bajo condiciones reales de actuación que difieren de las condiciones óptimas o experimentales. No tiene por tanto aplicación universal. Control La medición de los resultados obtenidos se hace con el fin de detectar desviaciones y establecer medidas o acciones correctivas necesarias, de manera que los resultados se relacionen con lo planeado (Münch Lourdes, 2015). Herramientas para la administración del tiempo Agenda Recurso para optimizar la administración del tiempo (Guillermo, 2016). Matriz Proporciona un foro para fijar con claridad las prioridades con los clientes y con la alta dirección a fin de crear expectativas comunes y evitar malos entendidos (F. Gray Clifford, 2009). Objetivos Son representaciones mentales concretas y específicas acerca de los resultados deseados, con los cuales se siente uno comprometido (Gestión del tiempo. El Time Management y su aplicacíon en la empresa actual , 2007). Espacio vacío que queda entre dos piezas que han de encajar una en otra (Bueno, 2000). 5 III.DESARROLLO ANTECEDENTES Figura 1. Historia de la empresa Júmex (1961-2000) MISIÓN Proporcionar al consumidor alimentos y bebidas de calidad mundial, hechos principalmente a base de fruta, innovando con tecnologías de punta en sus procesos, productos y envases, generando valor a los accionistas. VISIÓN Posicionarnos como un competidor global en la industria de los alimentos y bebidas de calidad mundial, atendiendo a distintos segmentos de mercado y manteniéndonos siempre a la vanguardia en tecnología de procesos, productos y envases. VALORES Gobernabilidad e independencia en gestión y decisiones. Responsabilidad empresarial ante los consumidores y cliente. Un sentido de pertenencia, tratando a las personas con sencillez, tolerancia y reconocimiento. Pasión por la innovación. Organización, actuar con honradez, responsabilidad y constancia en el manejo de los recursos. Justicia, basada en la ética profesional. Una actitud de servicio. Mantener solidaridadcon la comunidad, integrándose en filantropías que brindan un bienestar a la sociedad. Excelencia en calidad mundial en nuestros productos. 1961 Se inicia el proceso de durazno envasado en una latita de 150 ml 70's Nace la campaña del árbol y la ardilla de jumex 80's Se crea el envase de cristal para jugos 90's Sale al mercado jumex tetra brik 2000 Se lanza al mercado la lata botella 6 REGLAMENTO 1. Ningún colaborador podrá ingerir alimentos dentro de su área de trabajo ni en horas de trabajo, solo en las áreas asignadas para colaboradores y en hora de comida. 2. Queda estrictamente prohibido la entrada al área de producción a toda persona ajena a esta. 3. Queda prohibido recibir llamadas a excepción de alguna emergencia. 4. Si algún colaborador falta por tres días consecutivos sin previo aviso al gerente, causara despido. 5. El gerente de esta área deberá hacer un inventario a diario para cubrir el stock mínimo necesario. 6. El área de compras tiene la obligación de revisar que el día que se estipulo la llegada de los productos sea la correcta y que no haya faltantes. 7. El encargado de compras tiene prohibido pedir más de lo estipulado, para que no haya sobrantes en nuestro almacén. 8. El encargado de almacén deberá estar pendiente de dar salida con prioridad a los insumos con caducidad próxima. 9. El personal que labore en área de producción debe llevar ropa protectora, calzado adecuado, cofia y cubrebocas. Todos estos elementos deben ser lavables o desechables. No se debe permitir el uso de objetos de adorno, como anillos, relojes y pulseras, durante la manipulación de materias primas o alimentos. 10. Si en el establecimiento se reciben visitas es necesario contar con un pasillo para que circulen los visitantes, además del uso de ropa protectora para los mismos y brindarles información de pautas a seguir. De no cumplir con alguna o varias de estas reglas, causará despido sin excepción de persona. 7 OBJETIVOS 1. Producir la mayor cantidad de jugo de mango en el menor tiempo posible (semestral). Metas Supervisar el desempeño del personal, evitando el ocio Realizar mantenimiento preventivo en las maquinas utilizadas durante la corrida Lista de pendientes Monitoreo constante del personal Solicitar los materiales y controlar su uso Controlar el horario de entrada para evitar retraso en el arranque de producción Uso restringido de teléfonos celulares u otro dispositivo de entretenimiento (mp3, tablet, iPod, etc.) en el área de producción. Lista de actividades priorizadas Matriz de la Administración del Tiempo URGENTE E IMPORTANTE Controlar el horario de entrada para evitar retrasos en el arranque de producción Uso restringido de teléfonos celulares y dispositivos de entretenimiento IMPORTANTE NO URGENTE Monitoreo constante del personal URGENTE NO IMPORTANTE Solicitar materiales y controlar su uso NO URGENTE, NO IMPORTANTE 8 Horarios Descripción Fecha Hora Encargado Periodicid ad Recursos Controlar el horario de entrada para evitar retrasos en el arranque de producción 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de producción Diario Bitácora (nombre del trabajador, hora de entrada, hora de salida y firma), lapicero y reloj Uso restringido de teléfonos celulares y dispositivos de entretenimiento 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de calidad Diario Inspección visual al ingresar a la planta Solicitar materiales y controlar su uso 30-Sep- 16 5:00 pm Supervisor de producción Diario Formato de requisición, lapicero, lista de materiales Monitoreo constante del personal 1-Oct- 16 8:00 am Supervisor de producción y calidad Diario Bitácora de personal, lapicero, cámaras de seguridad Holguras identificadas Ocio: en el uso restringido de celulares, ya que si se toman espacios libres que no están planeados, el personal no terminaría su actividad y retrasaría la producción. Total: en la solicitud de materiales porque el personal puede que termine su actividad antes de lo previsto y en ese espacio disponible puede hacer la requisición de materiales y ahorrar tiempo. 9 2. Controlar la cantidad de mermas imprevistas en la elaboración del jugo de mango (quincenal) Metas Evitar el mal manejo de la materia prima (mango) Estandarización del proceso de elaboración de jugo de mango Lista de pendientes Vigilar constantemente el flujo de materiales Aplicar el sistema de inventarios PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) Hacer una planeación de producción diaria Identificar aquellos productos que pueden ser reprocesados Lista de actividades priorizadas Matriz de la Administración del Tiempo URGENTE E IMPORTANTE Hacer una planeación de producción diaria IMPORTANTE NO URGENTE Aplicar el sistema de inventarios PEPS URGENTE NO IMPORTANTE Vigilar constantemente el flujo de materiales NO URGENTE, NO IMPORTANTE Identificar aquellos productos que puedan se reprocesados 10 Horarios Descripción Fecha Hora Encargado Periodicid ad Recursos Hacer una planeación de producción diaria 30-Sep- 16 4:00 pm Gerente de producción Semanal Inventario de almacén, bitácora de actividades, calculadora, bitácora de registros y lapicero Vigilar constantemente el flujo de materiales 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de producción Cada tercer día Inventario de materiales, lista de requisiciones y lapicero Aplicar el sistema de inventarios PEPS 01-Oct- 16 8:00 am Encargado de almacén Diario Inventario de materia prima y bitácora de producción Identificar aquellos productos que puedan se reprocesados 1-Oct- 16 8:00 am Supervisor de producción y de calidad Semanal Inventario de producto terminado no conforme Holguras identificadas Total: en aquellos productos a reprocesar, ya que el horario de producción está establecido pero las mermas no estaban contempladas y por lo tanto son imprevistos. 11 3. Elaborar jugo de mango que cumpla con los estándares de calidad (semestral). Metas Capacitar y concientizar al personal acerca de la importancia de las BPM (Buenas Prácticas de Manufactura Contar con materia prima (mango) de calidad Lista de pendientes Inspección de limpieza realizada Realizar una auditoría interna Ofrecer cursos de inducción Colocar ayudas visuales en el área de producción Lista de actividades priorizadas Matriz de la Administración del Tiempo URGENTE E IMPORTANTE Ofrecer cursos de inducción IMPORTANTE NO URGENTE Inspección de limpieza realizada Realizar una auditoria interna Colocar ayudas visuales en el área de producción URGENTE NO IMPORTANTE NO URGENTE, NO IMPORTANTE 12 Horarios Descripción Fecha Hora Encargado Periodicid ad Recursos Ofrecer cursos de inducción 07-Oct- 16 8:00 am Departamen to de calidad Al ingreso de nuevo personal Computadora, cañón, trípticos, exámenes, lapiceros, pizarrón Inspección de limpieza realizada 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de calidad Diario Indicadores microbiológicos, Check List, lámpara, luminómetro, hisopos Realizar una auditoria interna 15-Oct- 16 8:00 am Auditor asignado trimestral Auditor, manual de sistema de calidad, criterio basado en experiencia y formatos de bitácora Colocar ayudas visuales en el área de producción 1-Oct- 16 8:00 am Supervisor de calidad mensual Carteles de acrílico, pegamento, simbología adecuada, espacios para colocar las ayudas visuales Holguras identificadas Total: se encuentra una durante los cursos de inducción a personal nuevo, ya que por lo general loscursos se llevan a cabo en todo el día, y la holgura se aplica en un pequeño descanso que tenga el personal. Total: para el caso de la auditoria, se puede presentar un espacio programado al término de ésta, debido a posibles desviaciones en proceso o prácticas de manufactura y por lo tanto deben ser atendidas a la brevedad. 13 4. Minimizar la cantidad de productos no conformes por parte del cliente (bimestral). Metas Mejorar el canal de comunicación entre el cliente y la empresa misma. Producir solo lo necesario Lista de pendientes Solicitar por escrito las requisiciones específicas del producto Entregar en tiempo y forma el producto solicitado Corroborar el cumplimiento correcto del proceso de producción Lista de actividades priorizadas Matriz de la Administración del Tiempo URGENTE E IMPORTANTE Solicitar por escrito las requisiciones específicas del producto Entregar en tiempo y forma el producto solicitado IMPORTANTE NO URGENTE URGENTE NO IMPORTANTE Corroborar el cumplimiento correcto del proceso de producción NO URGENTE, NO IMPORTANTE 14 Horarios Descripción Fecha Hora Encargado Periodicid ad Recursos Solicitar por escrito las requisiciones específicas del producto 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de producción Diaria Formato de requisiciones, lista de inventario, bitácora de actividades y lapicero Entregar en tiempo y forma el producto solicitado 01-Oct- 16 5:00 pm Encargado de almacén Diario Hoja de requisiciones, factura, orden de compra, formato de liberación de producto Corroborar el cumplimiento correcto del proceso de producción 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de producción Diario Bitácora de actividades, actas administrativas, Check List, lapicero Holguras identificadas Libre: cuando el encargado de almacén finaliza sus actividades y le queda tiempo disponible, puede comunicarse con los clientes para corroborar que el pedido sea correcto. 15 5. Asegurar las medidas de higiene durante el proceso (semanal) Metas Elaborar un manual de higiene y seguridad para el proceso. Verificar la aplicación y funcionamiento del manual POES (Procedimientos Operativos Estandarizados de Sanidad). Lista de pendientes Establecer periodicidad de limpieza de maquinaria y planta Rotular correctamente los contenedores de sanitizantes Delegar responsables de limpieza de materiales y equipo Establecer técnicas de limpieza Lista de actividades priorizadas Matriz de la Administración del Tiempo URGENTE E IMPORTANTE Rotular correctamente los contenedores de sanitizantes IMPORTANTE NO URGENTE Establecer técnicas de limpieza URGENTE NO IMPORTANTE Establecer periodicidad de limpieza de maquinaria y planta NO URGENTE, NO IMPORTANTE Delegar responsables de limpieza de materiales y equipos 16 Horarios Descripción Fecha Hora Encargado Periodicid ad Recursos Rotular correctamente los contenedores de sanitizantes 01-Oct- 16 12:00 pm Supervisor de calidad Tres veces por semana Etiquetas adheribles, mica, lapicero, envase de plástico con tapa Establecer periodicidad de limpieza de maquinaria y planta 01-Oct- 16 5:00 pm Supervisor de calidad Diario Formato de limpieza por área, lapicero, tabla de soporte Establecer técnicas de limpieza 01-Oct- 16 8:00 am Supervisor de calidad Tres veces por semana Detergentes, desinfectantes y sanitizantes Delegar responsables de limpieza de materiales y equipos 01-Oct- 16 9:00 am Supervisor de calidad Diario Formato de limpieza por área, lapicero, tabla de soporte Holguras identificadas Libre: cuando el operador efectué de manera incorrecta las técnicas de limpieza, tendrá un espacio no programado al terminar su jornada laboral, puesto que el supervisor de calidad le hará saber el proceso adecuado de limpieza a través de una llamada de atención, por lo tanto su horario de salida se retasa (imprevisto). 17 IV. CONCLUSIÓN La administración del tiempo es de suma importancia en la actualidad, aunque el tiempo no sea tangible, nos permite organizar, planear, establecer tiempos, fechas y horarios para el desarrollo de actividades. La planeación es un proceso continuo, una vez cumplido los objetivos, se deben proponer nuevas metas, desde el momento en que se organiza, el tiempo es un aliado este nos permitirá establecer cada etapa de nuestro proceso de organización para lograr los objetivos. Como bien se puede observar en este proyecto la administración del tiempo en una empresa es fundamentalmente un esfuerzo de grupo y un trabajo en equipo que implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización de tiempos. La administración del tiempo es práctica y efectiva cuando se implementa en toda la organización, sin embargo si no existe compromiso esta se ve afectada por los ladrones de tiempo que son por ejemplo (falta de planificación, urgencias, indecisión, perder de vista los objetivos y desconcentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente). Para minimizar los efectos de los ladrones del tiempo y cualquier otro factor que afecte la administración del tiempo existen las herramientas para la administración, en el presente trabajo se utilizó “la cascada de lista” el cual permite trabajar de manera más sencilla el proceso de administración, el cual consiste en una lista de objetivos, metas para alcanzar los objetivos y lista de pendientes, que posteriormente son jerarquizadas con ayuda de una matriz y se establecen tiempos para la realización de los mismos así mismo brinda la posibilidad de detectar espacios libres entre actividades mejor conocidas como “holguras” y así poder clasificarlas de acuerdo a la situación en la que se encuentren existen holguras (libre, total, ocio, y tiempo muerto). Las características de una correcta implementación de la administración del tiempo son la efectividad, la eficiencia, eficacia y el control para regular las actividades y los tiempos establecidos para su realización (Escobilla Pérez Tatiana) Luego de poner en práctica los conocimientos a través del caso, pude aterrizar de manera más real todos los conceptos concertantes, obligando a mi cerebro a funcionar desde sus entrañas pues, por ejemplo, al momento de elegir el tipo de holgura resultaba complicado establecerla ya que se asemejan tanto que solo las palabras clave daban la respuesta. Por otra parte, me pareció interesante lo ligados que están los temas, porque no se podía sacar la matriz sin antes la lista de pendientes y haber aprendido que existen cosas o situaciones más urgentes que importantes o viceversa. La administración del tiempo como tal, a mi parecer es un área escondida o al menos nunca antes objeto de estudio por mi parte, y conlleva gran cantidad de elementos interesantes para el éxito que no está de más tenerlos presentes, pues, como ya se estudió existen aquellos llamados mitos y enemigos del tiempo, y como no pretendo hacer uso de la verborrea finalizo este recapitulativo diciendo que se me ha provisto de herramientas para desarrollar y dirigir algo/alguien y así lograr un objetivo (HERNÁNDEZ CRUZ Isabel) 18 Administración del tiempo, un recurso esencial para la vida diaria, este es importante aunque no se puede ver, ni tocar y mucho menos retroceder. Como seres humanos no estamos acostumbrados a trabajar bajo objetivos y metas, y de no hacer buen uso de la administración del tiempo, el trabajo realizado nos permitió darnos cuenta sobre el verdadero significado que este conlleva y su aplicación. La materia de administración del tiempo es de suma importancia porque en ella aprendimos nuevos temas, lo mas padre fue la aplicación de los temas vistos en una empresa,en donde se elaboro “una cascada de lista”, y se plantearon objetivos, metas, lista de pendientes, priorizar actividades mediante una matriz, los horarios y las holguras. Nos permitió darnos cuenta que es necesario hacer buen uso del tiempo, optimizar este recurso lo mas que se pueda, por que el tiempo no espera, se debe actuar en el momento oportuno, en la situación adecuada, con un propósito y en un modo correcto, eso es tomar decisiones correctas y saber administrar el tiempo (Hilario Morales Aurelia) En la actualidad las grandes Industrias trabajan contrarreloj, contratan mucho personal y trabajan horas no establecidas, para tener productividad sin considerar la repercusión final, todo esto se debe a la falta de administración del tiempo, a la no planificación a corto, mediano o largo plazo, lo que crea gran dificultad en las empresas cumplir con las metas y objetivos, sin embargo se han creado técnicas que puedan aplicarse para administrar el tiempo correctamente. Para la industria Bimbo se generó un planificador que mejorara el sistema organizacional dentro del área de producción, cabe mencionar que para el correcto funcionamiento fue necesario seleccionar las estrategias más idóneas, conocer lo que hace falta, priorizar y definir cuando se tiene que cumplir, los objetivos y las prioridades. (Martinez Cortés Luz Mariana) El saber administrar el tiempo en todos los ámbitos posibles, permite que los objetivos, metas o planes que tengamos en mente sean efectivos. Esto implica en primer lugar que se trabaje de una manera eficaz, es decir que se pongan en práctica nuestras habilidades y competencias para que los resultados sean más favorables, también es importante llevar un control en el tiempo que dura cada actividad, puesto que si dura más de lo establecido o surgen los llamados enemigos del tiempo, los objetivos se retrasan y por lo tanto su cumplimiento se verá afectado. Por lo regular no sabemos decir “no” a las distracciones externas o por el contrario no sabemos controlar las distracciones internas. Una de las herramientas que permite administrar el tiempo, es el planificador del uso del tiempo, éste es desarrollado mediante una lista de objetivos, metas y pendientes que en conjunto forman la llamada cascada de la lista, cuando la lista se tiene desarrollada es importante priorizar las actividades mencionadas, así sabemos cuáles son aquellas que deben ser resueltas inmediatamente. El saber administrar el tiempo de manera correcta, permitirá lograr objetivos y alcanzar el éxito en el ámbito laboral, social y personal. (Moreno Macotela Mireya Monserrat, 2016) 19 V. REFERENCIA LITERARIA Bueno, M. (2000). El pequeño Larousse Ilustrado. Colombia: Larousse. F. Gray Clifford, W. L. (2009). Administracón de proyectos. México: Mc Graw Hill. Gestión del tiempo. El Time Management y su aplicacíon en la empresa actual . (2007). Vigo. Guillermo, B. P. (26 de Septiembre de 2016). Google libros. Obtenido de https://books.google.com.mx/books?id=znqUBQAAQBAJ&printsec=frontcover&hl =es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false Münch Lourdes, J. G. (2015). Fundamentos de administración. México: Trillas.
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