EQUIPO 1 DOROTEO (1) - Claudia Barron

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Gestión Documental y Archivo de Tramite
 
 
TEMA: 
“ARCHIVO DE TRAMITE”
Equipo No.2
Profesor: Doroteo Salomón Hernández Guzmán 
Integrantes: 
· Miguel Ángel García López
· María Magdalena García Ramírez
· Yamile Itzel Hernández García 
· Ximena Yamile Hernández Rodríguez
· Edwin Daniel Sánchez Martínez
· María Fernanda Torres Castañeda
 
Tarea No. 01
Turno Vespertino 
 
 
Grupo: 2CV1 Fecha: 21/04/2023
ARCHIVO DE TRAMITE
Definición:
· Es la unidad de archivo integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto.
· Es una unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de sujetos obligados, su uso es cotidiano y necesario para el ejercicio de atribuciones y funciones.
· En el Archivo General de la Nación es una unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
· Unidad archivística responsable de procesos y técnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de uso constante. Conservan archivo en forma temporal, posteriormente se transfiere a un archivo de concentración.
· También conocida como Archivo de oficina y archivo de gestión, es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que así las soliciten.
Concepto: Unidad documental compuesta por documentos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de las instituciones.
También es el inicio de la vida del documento, por lo que es importante tener un proceso de su documentación y debe de estar bien organizada para su fácil localización y dar un servicio ágil y oportuno para el usuario 
El manual de archivo de trámite es un instrumento administrativo que orienta y estandariza el trabajo que lleva a efecto en cada uno de los documentos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
Características
· Están en tramite de respuesta del asunto de que trate
· Facilitan el control y seguimiento de los asuntos localizados en los documentos
· Son fuente de consulta para la toma de decisiones
· Es el iniciador del proceso del ciclo vital del documento
· Su conservación es responsabilidad de quien lo genera o recibe
· Se integran en expedientes y su uso es frecuente
· Su información posee valor primario (administrativo, legal-jurídico o fiscal-contable)
· Concluido el asunto que les dio origen, su conservación en el archivo de tramite es temporal (mínimo dos años)
· Después de este periodo, se transfieren al archivo de concentración
Funciones:
· Administrar, controlar, clasificar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa y que es producida por cada Unidad Administrativa, así como, establecer los mecanismos formales y prácticos que le permitan cumplir cabalmente con su misión.
· Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.
· Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.
· Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.
· Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.
· Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.
· Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
CONCLUSION
En conclusión podemos decir que los archivos de tramite nos indican el inicio de un documento de un sujeto obligado; además de administrar, controlar, clasificar, conservar y transferir esta documentación en algunos casos al archivo de trámite.
Estos documentos poseen un valor administrativo, legal y contable que ayudan para que su consulta y localización sea más factible para quien lo requiera y pueda tomar sus decisiones.
Una cosa que podemos añadir sobre el archivo de tramite es que en la fase en la que se encuentra es activa, su resguardo y conservación debe de ser por lómenos de dos años ya que se encuentra en una constante consulta, en el momento que el tiempo determinado llega a su fin pasara a su siguiente fase, el archivo de concentración. 
BIBLIOGRAFÍA
(s.f.). Obtenido de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/445416/Capacitaci_n_de_Archivo_de_Tr_mite.pdf
(s.f.). Obtenido de https://salud3.guanajuato.gob.mx/cgayf/admin/CGAF/Dir%20General%20de%20Administracion/2017/Control%20Interno/manual%20archivo%20de%20tr%C3%A1mite.doc
(s.f.). Obtenido de https://www.coneval.org.mx/rw/resource/coneval/normateca/2326.pdf
(s.f.). Obtenido de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/445416/Capacitaci_n_de_Archivo_de_Tr_mite.pdf