ACTIVIDAD 4 DESPACHO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS - Juan Mendoza

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TALLER # 4 DESPACHO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
APRENDIZ: JUAN DAVID MENDOZA RODRÍGUEZ 
INSTRUCTORA : LISETH BARRIOS PAZO
COMPETENCIA: TRÁMITE DE DOCUMENTOS
RESULTADO DE APRENDIZAJE A TRABAJAR: 3.DESPACHAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS GENERADOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
04 CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O DIGITAL) PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN
1.INVESTIGA CUÁLES SON LAS NORMAS TÉCNICAS, NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES SOBRE DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Política Nacional de Archivos
Es un conjunto de directrices establecidas por el Archivo General de la Nación para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica y su estado de conservación. La Política Nacional de Archivos (PNA) regula la creación, organización, administración, uso y disposiciones de los archivos públicos. Establece los principios que se deben seguir para garantizar que la información gubernamental se gestione de manera eficiente y conservado. Puedes consultar más sobre ella en este documento creado por el AGN
2. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos
Es la norma nacional para la gestión de archivos electrónicos. Establece requisitos y recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de conservación de registros electrónicos
3. Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información.
Con respecto a la gestión de la información digital, también contamos con esta norma. La cual establece un conjunto de requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI), que es el marco organizativo que permite a una organización gestionar su información sensible y confidencial
Una vez expuestas las normas con mayor alcance como lo pueden ser el PNA o las NTC ISO, podemos proseguir con algunos de los decretos, acuerdos y circulares mas importantes. Entre las que se encuentran la Circular 0001 del 31 de marzo de 2020, Decreto ley 1080 del 26 de mayo de 2015 y muchas otras mas. ¡Veamos con más detalle cada una de estas normas!
4. Circular 0001 del 31 de marzo de 2020
Esta circular establece la nueva política de gestión documental para las entidades públicas en Colombia. Reemplaza la norma anterior, la Circular 010 del 15 de noviembre de 2013. Los principales cambios son:
El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los documentos en papel sólo deben utilizarse como último recurso.
Todas las entidades públicas deben tener un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS).
Los documentos deben clasificarse según su nivel de importancia y sensibilidad.
5. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Este decreto aprueba la Política Nacional de Archivos y establece que la Dirección General de Archivos Nacionales es la entidad responsable de la aplicación de la política. Adicionalmente, establece las especificaciones técnicas para la creación, almacenamiento y uso de documentos de archivo en Colombia. Sustituye al Decreto 010 del 14 de febrero de 2005. Los principales cambios son:
Ahora se permite la firma electrónica. Para aprender más sobre firma electrónica puedes leer nuestro post siguiendo este link.
Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro.
Si deseas profundizar en esta ley, recomendamos consultar el artículo 2.8.2.1.1 siguiendo este link
6. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015
Este decreto establece los procedimientos de registro y archivo para los documentos electrónicos en Colombia. Sustituye al Decreto 010 del 14 de febrero de 2005. Los principales cambios son:
Los documentos deben ser registrados y archivados según su nivel de importancia y sensibilidad.
Ya no se requieren archivadores.
Si deseas profundizar en esta ley, recomendamos consultar el artículo 2.1.1.1.1 siguiendo este link
7. Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos
Esta ley regula los documentos de archivo y establece el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Los principales cambios son:
El SNA es ahora responsable de la administración de los archivos públicos.
Las entidades públicas deben conservar sus archivos durante un mínimo de 25 años se establece un registro nacional de archivos.
8. Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019
Este acuerdo modifica el Decreto 1080 de 2015, estableciendo que la Política Nacional de Archivos aplica a todas las instituciones gubernamentales y no solo a las entidades públicas. Este acuerdo también establece que la Dirección General de Archivos Nacionales es la encargada de promover y difundir la Política Nacional de Archivos.
Finalmente, establece los requisitos mínimos para las entidades públicas Colombianas a disponer de un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). Sustituye al Acuerdo 0020 del 30 de abril de 2018. Los principales cambios son:
Las entidades públicas ahora deben utilizar un SGDE que esté certificado por el Instituto Nacional de Archivos.
El Archivo General de la Nación brindará asistencia técnica a las entidades públicas para que cumplan con el acuerdo.
El Instituto Nacional de Archivos certificará los SGD que cumplan con los requisitos mínimos del acuerdo.
Hay otras normas como la Circular externa 003 de febrero 27 de 2015 que establecen el uso de la firma digital en el sector público y el Acuerdo 0038 del 19 de diciembre de 2017 que establece el formato de los documentos electrónicos. Como puedes ver, ¡hay muchas normas cuando se trata de la gestión de documentos en Colombia! Y aunque se categoriza como interés general, puede ser un poco abrumador, pero con un buen conocimiento de cada norma, tu empresa podrá gestionar sus documentos de manera eficiente y segura.
2.INVESTIGA SOBRE EL CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA: CONCEPTO, USO, APLICACIÓN, NORMAS.
Corresponde a la copia de las comunicaciones oficiales de entrada remitidas por el usuario, comunicaciones oficiales internas y enviadas que
Produce la SDP, las cuales se conservan por un (1) año en el Archivo de Gestión y cuatro (4) años en el Archivo Central, según las Tablas de
Retención Documental.
3. CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL REGISTRO Y RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A ENVIAR SEGÚN POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
Recuerda la gestión documental le permite a tu empresa: Ahorrar gastos. Ahorrar tiempo en los procesos de archivo. Mejorar la productividad.
Un sistema de gestión documental soluciona las necesidades y los baches en cuanto al manejo de la información de una empresa, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control automatizado de la misma.
La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cómo era nuestra sociedad.
4. ADJUNTA EJEMPLOS SOBRE LOS FORMATOS PARA RECIBO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA
EJEMPLOS SOBRE LOS FORMATOS PARA RECIBO Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA
5. CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR UN DOCUMENTO ADJUNTA IMÁGENES
1. Siga uno de estos procedimientos:
· Seleccione Insertar > imágenes > Este dispositivo para obtener una imagen en el PC.
· Seleccione Insertar > Imágenes > Imágenes de archivo para obtener imágenes o fondos de alta calidad.
· Seleccione Insertar > Imágenes > Imágenes en línea para obtener imágenes en la web.
Sugerencia: Para insertar una imagen de su OneDrive, vaya a la lista desplegable de la parte superior izquierda y cambie de Bing a OneDrive.
2. Seleccione la imagen que quiera y, después, Insertar.
Cambiar de tamaño o mover las imágenes
· Para cambiar el tamaño de una imagen, selecciónela y arrastre uno de los controladores de la esquina.
· Para ajustar texto alrededor de una imagen, selecciónela y, luego, seleccione una opciónde ajuste.
Sugerencia: Seleccione una opción que no sea En línea con el texto y podrá mover la imagen alrededor de la página: seleccione la imagen y arrástrela.
6. INVESTIGA SOBRE: CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS:CONCEPTOS, COMO SE PRESERVA UN DOCUENTO DIGITAL Y FÍSICO,Y LOS DISTINTOS ELEMENTOS DE CONSERVACIÓN.
El patrimonio cultural conformado por todas aquellas 
manifestaciones realizadas por el hombre en su transcurrir por 
el mundo, son elemento fundamental para la reconstrucción 
de hechos históricos, sin esas evidencias documentales 
representadas en diversos soportes tanto físicos como 
digitales no es posible tener una sólida base para la 
reconstrucción de hechos históricos y contemporáneos.
En este contexto, es válido destacar que en el mundo ha 
habido en el pasar de los años una constante preocupación 
por los diversos daños que el patrimonio documental presenta 
por diversos factores, hecho que incrementa el costo de 
los tratamientos para poder devolverles sus condiciones 
físicas y garantizar su permanencia en el tiempo. De allí 
parte la importancia de implementar planes de conservación 
preventiva en principio, como la manera idónea de lograr los 
fines en este particular.
Para lograr tal objetivo, es necesario asumir una 
cultura organizacional orientada hacia la conservación 
preventiva, con ello comprender su importancia, impacto 
y responsabilidad de quienes son los garantes de la 
documentación. Sin embargo, es importante destacar que 
son acciones con impacto sistemático por eso se habla de 
cultura organizacional al involucrar cada aspecto, proceso, 
recursos y momentos o actuaciones.