TALLER 2 EL DOCUMENTO - Juan Mendoza

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TALLER # 2 EL DOCUMENTO
APRENDIZ: JUAN DAVID MENDOZA RODRÍGUEZ 
INSTRUCTORA : LISETH BARRIOS PAZO
COMPETENCIA: TRÁMITE DE DOCUMENTOS
RESULTADO DE APRENDIZAJE: 01 RECONOCER EL ENTORNO DE EMPRESA Y LA RELACIÓN DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, APLICADAS AL TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS DE OFICINA DE ACUERDO CON LA NORMATIVA Y POLÍTICA
ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN
Realiza individualmente cuadro de conceptos importantes sobre gestión documental, adjúntalo en la plataforma Territorio.
	
	CONCEPTO / EN QUE CONSISTE
	GESTIÓN DOCUMENTAL
	La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.
	DOCUMENTO DE ARCHIVO
	Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.
	SERIE
	Serie Documental. Conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido Homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
	UNICIDAD
	Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituye varios, formando un expediente.
	OBJETIVIDAD
	Consiste en mostrar una intencionalidad, la cual debe ser clara para quienes aceptan participar en el documental, y que puede o no ser revelada a la audiencia. De esta forma, la objetividad debe entenderse como el total respeto al participante.
	DOCUMENTO DE APOYO
	Son aquellos de carácter general, temporal y solamente informativos (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, duplicados, etc.) que por la información que contienen, inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
	DOCUMENTO ELECTRÓNICO
	Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
	MENSAJE DE DATO
	La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; b) Comercio electrónico.
	SOPORTES DOCUMENTALES
	Medios físico sobre el que se plasma la información del documento de acuerdo al material empleado, papel, audiovisual, fotográfico, fílmico, informático, orales y sonoro.
	ClASES DE SOPORTES DOCUMENTALES Y DEFINICIÓN
	Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios: Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel. Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria.
	GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE
	Una gestión documental en la nube (Cloud Document Management) es un sistema de gestión documental (DMS) en el que los documentos (y muy posiblemente también la aplicación) están en la nube y accedemos a ellos identificándonos a través de una conexión a Internet, desde cualquier parte y a través de diversos dispositivos.
Resuelve los siguientes interrogantes:
1. ¿Qué es un documento?

Documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.
2. ¿Cuáles son las características de los documentos de aarchivo
Autenticidad y originalidad
Es un principio básico de todo documento de archivo y, por tanto, nunca existen dos iguales. Para su conservación, se debe acreditar tanto la autoría como la fecha de creación.
Valor probatorio Avala una actividad y proporciona información suficiente sobre los hechos o trámites que representa. Tienen, por tanto, un interés testimonial que puede llegar a ser histórico en algunos casos.
Inalterable Los documentos no pueden ser cambiados ni alterados y se debe garantizar su integridad. La organización debe velar por su protección y seguridad para que no sean modificados.
Accesibilidad Se debe asegurar el acceso físico o electrónico al documento y debe reunir las condiciones óptimas de preservación, ya que en la mayoría de casos deben conservarse a largo plazo.uálesl es el rol como encargado del archivo en la custodia y la responsabilidad con la información? 
3. ¿Porque son importantes los archivos en las organizaciones?

Acceder rápidamente a los documentos y a la información que contienen. Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria de la empresa. Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca
4. ¿Cuáles son los objetivos principales de la archivística?
Crear fondos coherentes: Mediante la implementación proactiva de procesos de recolección y de evaluación documental que se encuentren debidamente sustentados profesionalmente.
Gestionar de manera efectiva fondos documentales: Esto asegurará la conservación física de los documentos de archivo, la generación de instrumentos archivísticos con información detallada y fiable que permita poner a disposición de los usuarios el contenido de los documentos y por último garantizar la conservación de los fondos en el largo plazo.
Crear un programa de acceso coherente: Garantizando que quien quiera acceder al contenido de los documentos de archivo pueda hacerlo de manera simple y según sus necesidades.
Colaboración con otros: Aprovechando la sinergia existente entre los distintos fondos documentales maximizando de esta manera las oportunidades para su utilización y la conservación de los mismos.