Introducción a los presupuestos

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RESUMEN SOBRE PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.
Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces. 
El presupuesto es una información de las operaciones futuras de una empresa, tanto en sus recursos como en sus gastos durante un periodo determinado, el cual coincide normalmente con su ejercicio.
Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizará una empresa, sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronósticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio, por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc.
Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y controlar nuestras operaciones:
Planeación: objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudándonos a reducir la incertidumbre y los cambios.
Coordinación: sirven como guía para coordinar actividades, permitiéndonos armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa.
Control: evaluación, nos permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados para que, de ese modo, por ejemplo, saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).
El presupuesto maestro está constituido por dos presupuestos, el presupuesto de operación y el presupuesto financiero. El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar la organización, que son las actividades típicas a través de las cuáles una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad
Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requerimientos de materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos y los gastos de operación, costos de ventas.
El plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, los cuales expresan el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado. 
El estado de resultados, el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado indican la situación proyectada.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario. 
RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. 
FLEXIBLES O VARIABLES. Se elaboran para diferentes actividades y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo del presupuestario de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
DE OPERACIÓN O ECONÓMICOS
Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podrían incluirse:
· Ventas.
· Producción.
· Compras.
· Uso de Materiales.
· Mano de Obra.
· Gastos Operacionales.
FINANCIEROS 
Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. 
Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.
Presupuesto De Ventas
Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar límite de tiempo.
Componentes:
· Productos que comercializa la empresa.
· Servicios que prestará.
· Los ingresos que percibirá.
· Los precios unitarios de cada producto o servicio.
· El nivel de venta de cada producto.
· El nivel de venta de cada servicio.
El pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:
· Producción
· Compras
· Gastos de ventas
· Gastos administrativos
Presupuesto De Producción
Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.
En realidad, el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada. Elaboración de un programa de producción consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad…
Presupuesto De Mano De Obra (PMO)
Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.
Componentes:
· Personal diverso · Cantidad horas requeridas · Valor por hora unitaria
Presupuesto De Gasto De Fabricación
Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.
· Operatividad de máquinas y equipos.
· Stock de accesorios y lubricantes.
Observaciones.- este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir. 
Presupuesto De Costo De Producción
Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto. 
Presupuesto De Requerimiento De Materiales (PRM) 
Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.
Presupuesto De Gasto De Ventas (PGV) 
Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero.
Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo
Características:
· Es base para calcular el Margen de Utilidad.
· Es permanente y costoso.
· Asegura la colocación deun producto.
· Amplia mercado de consumidores.
· Se realiza a todo costo.
Comprende todo el Marketing.
Presupuesto De Gastos Administrativos (PGA)
Considerando como la parte medular porque comprende los gastos realizados por el ente en razón de sus actividades; pero que no son atribuibles a las funciones de compra, producción, comercialización y financiación de bienes o servicios. 
Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
Presupuesto Financiero
Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:
· Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)
· Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)
· Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)
OTRAS CLASIFICACIONES 
· POR SU CONTENIDO
PRINCIPALES
Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
AUXILIARES
Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.
· POR LA TÉCNICA DE VALUACIÓN
ESTIMADOS
Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
ESTANDAR
Son aquellos que, por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
· POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
DE POSICIÓN FINANCIERA
Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.
DE RESULTADOS
Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro
DE COSTOS
Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes.
· POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE
DE PROMOCIÓN
Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.
DE APLICACIÓN
Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa.
DE FUSIÓN
Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.
· POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía.
POR PROGRAMAS
Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.
BASE CERO
Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.
Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.
DE TRABAJO
Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas 
PREVISIÓN PLANEACIÓN FORMULACIÓN
a) Presupuestos Parciales
Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:
b) Presupuestos Previos
Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:
APROBACION
La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:
PRESUPUESTO DEFINITIVO
Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el período al cual se refiera.
LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL PRESUPUESTO 
El presupuesto trae una serie de ventajas para la organización, por ser una herramienta de planificación.
· Determina las políticas fundamentales de la empresa y sus efectos.
· Incluye a todas las áreas de la empresa en el análisis y toma de decisiones.
· Indica con anticipación las metas y entrega expectativas definidas, las que servirán de escenario de referencia para la acción siguiente
· Forza a planear las actividades a realizar en relación con los planes y objetivos generales.
· Indica “que debe hacerse, quien debe hacerlo, donde se debe hacer, que recursos se deben utilizar, y por qué se debe hacer”
· Controla el uso de los recursos, para tener el menor desperdicio posible.
· Asigna y formaliza las responsabilidades.
· Ayuda a la coordinación y cooperación de las personas, de manera que los objetivos de la empresa armonicen con los de sus partes.
· Detecta con anticipación las necesidades financieras, para conseguirlos oportunamente y a tiempo.
· Permite el control, con el fin de anticipar los cambios y adaptaciones futuras que pudieran necesitarse y no provoque traumas. 
Desventajas o más bien limitaciones que se pueden detectar.
· Están basados en estimados y su efectividad dependerá del buen criterio utilizado en su elaboración.
· Requiere de constante monitoreo para el control de evaluaciones y evoluciones y ajustes. 
· Por tratarse de una actividad dinámica, requiere continuas adaptaciones según las situaciones que se vayan presentando
· Es una herramienta que, para garantizar su éxito, se debe saber de cómo opera el sistema y cuáles son sus objetivos.
Estados financieros Pro-forma
Los estados pro-forma son estados financieros proyectados. Normalmente, los datos se pronostican con un año de anticipación. 
Los estados de ingresos pro-forma de la empresa muestran los ingresos y costos esperados para el año siguiente, en tanto que el Balance pro-forma muestra la posición financiera esperada, es decir, activos, pasivos y capital contable al finalizar el periodo pronosticado.
Para preparar en debida forma el estado de ingresos y el balance pro-forma, deben desarrollarse determinados presupuestos de forma preliminar. La serie de presupuestos comienza con los pronósticos de ventas y termina con el presupuesto de caja. A continuación, se presentan los principales:
· Pronóstico de ventas.
· Programa de producción.
· Estimativo de utilización de materias primas.
· Estimativos de compras.
· Requerimientos de mano de obra directa. 
· Estimativos de gastos de fábrica.
· Estimativos de gastos de operación.
· Presupuesto de caja.
· Balance periodo anterior.
Utilizando el pronóstico de ventas como insumo básico, se desarrolla un plan de producción que tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesario para producir un artículo de la materia prima hasta el producto terminado. Los tipos y cantidades de materias primas que se requieran durante el periodo pronosticado pueden calcularse con base en el plan de producción. Basándose en estos estimados de utilización de materiales, puede prepararse un programa con fechas y cantidades de materias primas que deben comprarse. Así mismo, basándose en el plan de producción, pueden hacerse estimados de la cantidad de la mano de obra directa requerida, en unidades de trabajo por hora o en moneda corriente. Los gastos generales de fábrica, los gastos operacionales y específicamente sus gastos de venta y administración, pueden calcularse basándose en el nivel de operaciones necesarias para sostener las ventas pronosticadas.BIBLIOGRAFIAS
PRESUPUESTOS. Jorge E. Burbano Ruiz & Alberto Ortiz Gómez, Editorial McGraw Hill, segunda edición, Elaborado en Colombia, esta edición contiene 376 Págs.
MANUAL DE PRESUPUESTOS. H.W Allen Sweeny & Robert Rachlin. Editorial McGraw Hill, primera edición, Elaborado en México, esta edición contiene 884 Págs.