Introduccion a la admón de un Proyecto

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INTRODUCCIÓN A LA 
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
ÍNDICE
1. Introducción
2. Gestión de la Calidad del Proyecto
3. Gestión de la Integración del Proyecto
4. Acta de constitución del proyecto
5. Dirigir y gestionar la ejecución del proyectoa
6. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
7. Gestión de las adquisiciones del proyecto
8. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
9. Gestión de Participación de los Interesados
10. Las Fases en Gestión de Proyectos
INTRODUCCIÓN
Los proyectos tienen como objetivo utilizar los recursos o capacidad con la que cuen-
ta la organización para crecer o generar mejores condiciones de trabajo ya sea en 
términos de corto, mediano o largo plazo. Un proyecto tiene un proceso que va desde 
el diagnostico de oportunidades de mejora hasta la implementación de la mejora en 
sí, por esto es muy importante que esté constituido bajo información fiable, procesos 
claros y sólidos, y objetivos claros.
Al finalizar la unidad lograrás:
• Estructurar y desarrollar un proyecto teniendo en cuenta las diferentes fases de 
ejecución, los recursos disponibles y los actores que participan en él.
¡Muy bien! Iniciemos este recorrido analizando cómo influye la calidad en la gestión y 
administración de un proyecto. ¡Vamos!
Gestión de la Calidad del Proyecto
La gestión de la calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la or-
ganización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de 
calidad a fin de que el proyecto de inversión satisfaga las necesidades por la cuales 
el proyecto fue formulado. 
Igualmente, implementa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y 
procedimientos, con actividades de mejora continua en los mismos procesos lleva-
dos a cabo durante todo el proyecto, según corresponda. 
 
Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de conoci-
miento.
Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas o grupos de per-
sonas, dependiendo de las necesidades del proyecto. 
Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más 
fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.
Las medidas, formas y técnicas relativas a la calidad del producto, son específicas 
al tipo de producto (bien y/o servicio) generado por el proyecto.
La Gestión de la Calidad del Proyecto trata sobre la gestión tanto de la calidad del 
proyecto como del producto del proyecto, y se aplica a todos los proyectos indepen-
dientemente de la naturaleza de su producto. 
En cualquier caso, al darse el incumplimiento de los requisitos, puede darse conse-
cuencias negativas para algunos o todos los grupos interesados en el proyecto. 
Veamos dos escenarios:
1. Hacer que el equipo del proyecto trabaje en exceso para cumplir con los requisi-
tos del cliente puede ocasionar un importante desgaste de los empleados, erro-
res o reprocesos.
2. Realizar apresuradamente las inspecciones de calidad planificadas para cumplir 
con los objetivos del cronograma del proyecto puede generar errores no detecta-
dos.
Hasta aquí se ha dado la visión general de la gestión del proyecto de inversión, 
desde la óptica de la calidad de los procesos y procedimientos, más no desde la 
calidad del bien y/o servicio producido. (Project Management Institute en la Guía del 
PMBOK)
¡Bien! Integrar diferentes actores o elementos que impacta un proyecto no es nada 
fácil, sin embargo, es una tarea que se debe hacer. ¡Continua navegando en la 
unidad!
Gestión de la Integración del Proyecto
La gestión de la integración del proyecto incluyen los procesos y actividades que 
se requieren para identificar, definir, combinar, unificar, coordinar todos y cada uno 
de los procesos y actividades de la dirección del proyecto, dentro de los grupos de 
procesos de dirección de proyectos.
Podemos citar algunos ejemplos de las actividades llevadas a cabo por el equipo de 
dirección del proyecto:
1. Analizar y comprender el alcance del proyecto, lo cual abarca 
los requisitos del proyecto de acuerdo a criterios, los supuestos, 
las restricciones y otras influencias relativas al propio proyecto, 
y el modo en que ellas se gestionarán o abordarán dentro del 
proyecto.
2. Comprender de qué manera utilizar la información que se 
identifica y que debe de ser transformada en un plan para la 
dirección del proyecto, con un enfoque estructurado.
3. Realizar y ejecutar las actividades para producir los entrega-
bles del proyecto.
4. Medir y monitorear todos los aspectos del avance del pro-
yecto y realizar las acciones correspondientes para cumplir con 
los objetivos del mismo.
¡Perfecto! En gestión de proyecto se recomienda que todo esté documento y cla-
ro para evitar malentendidos o posibles dificultades que surjan durante el mismo. 
¡Adelante!
Acta de constitución del proyecto
El acta de constitución del proyecto consiste en desarrollar un documento que au-
toriza formalmente el diseño y ejecución de un proyecto o una etapa y documen-
tar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los 
interesados. Aquí se establece una relación de cooperación entre la organización 
ejecutante y la organización solicitante.
El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del proyec-
to debidamente aprobada, y se selecciona y asigna un director del proyecto tan 
pronto como sea posible, de preferencia durante la elaboración del acta de consti-
tución del proyecto, pero siempre antes de comenzar la fase de planificación. 
Se recomienda que el director del proyecto participe en la elaboración del acta 
de constitución del proyecto, ya que ésta le otorga la autoridad para asignar los 
recursos a las actividades del proyecto.
La oficina de dirección de proyectos, es la encargada de autorizar el proyecto 
debido a que funciona como el patrocinador, ya que si no es así existe un comité 
ejecutivo del portafolio.
Este mismo debe contar con el nivel apropiado para efectos de financiar el pro-
yecto, ya que cualquiera de ellos elaborará el acta de constitución del proyecto. 
(Project Management Institute en la Guía del PMBOK)
¡Excelente! Dirigir un proyecto no es nada fácil, por ello se requiere tener claro 
qué actividades se deben realizar para que se alcance el objetivo propuesto se-
gún lo planeado. ¡Vamos!
Dirigir y gestionar la ejecución del pro-
yecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto es el proceso que consiste en eje-
cutar el trabajo definido en el proyecto, con el fin de cumplir con los objetivos del 
mismo. Estas actividades abarcan, entre otras:
• Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyec-
to.
• Crear los entregables del proyecto.
• Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al proyecto.
• Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales, herramientas, 
equipos e instalaciones.
• Implementar los métodos y normas planificados.
• Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto exter-
nos como internos al equipo del proyecto.
• Generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance técnico 
y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones.
• Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance, a 
los planes y al entorno del proyecto.
• Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los mis-
mos.
• Gestionar a los vendedores y proveedores.
• Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las activida-
des aprobadas de mejora del proceso.
El proceso dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, se ve directamente afecta-
do por el área de aplicación del mismo. Dirigir y gestionar la ejecución del proyec-
to también requiere la implementación de los cambios aprobados, y que llegasen 
a ser aprobados. (Project Management Institute en la Guía del PMBOK)
¡Genial! En la administración y gestión hay un componente muy importante. 
¿Quieres saber cuál es? ¡Descúbreloa continuación!
Monitorear y controlar el trabajo 
del proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso que consiste en mo-
nitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desem-
peño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
Seguimiento: El seguimiento es un aspecto de la dirección del proyecto que se 
realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la informa-
ción relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van 
a permitir efectuar mejoras al proceso. 
Seguimiento continuo: El seguimiento continuo proporciona al equipo de direc-
ción del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar 
las áreas susceptibles de requerir una atención especial. 
Control: El control consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o 
en modificar los planes de acción y hacer un seguimiento de los mismos a fin de 
determinar si las acciones emprendidas, permitieron resolver el problema de des-
empeño. (Project Management Institute en la Guía del PMBOK)
El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
• Comparar el desempeño real del proyecto respecto al plan para la dirección 
del proyecto.
• Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva 
o correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran pertinentes.
• Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existen-
tes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se infor-
me sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a 
los riesgos.
• Mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa 
y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documenta-
ción relacionada.
• Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la 
medición del avance y las proyecciones.
• Proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al 
costo y al cronograma actual.
• Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se 
produzcan.
¡Muy bien! La organización no siempre cuenta con los recursos para sacar el pro-
yecto adelante, razón por la cual debe pedir ayuda si quiere alcanzar el objetivo 
planteado. ¡Vamos!
Gestión de las adquisiciones 
del proyecto
La gestión de las adquisiciones del proyecto incluye todos los procesos de di-
rección de proyectos relacionados con la compra o adquisición de los productos, 
servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto, 
debido a que no es posible o no se cuenta con la capacidad de generarlos dentro 
del propio proyecto.
Ahora bien, la importancia del departamento de compras se da cuando tratamos 
la gestión de las adquisiciones de un proyecto, ya que el departamento de com-
pras adquiere una importancia mayor que cualquier otro departamento. Si algún 
proceso sale mal, los que manejan la gestión son los responsables.
La decisión de hacer o contratar es la primera decisión que debe tomar el direc-
tor del proyecto dentro del plan de gestión de las adquisiciones. El director debe 
saber si cuenta con la capacidad de realizar todas las actividades que el proyecto 
requiere con los recursos que tiene la empresa, o si debe de hacer las adquisi-
ciones y subcontrataciones fuera de ella. Si se decide contratar se debe de llevar 
el costo correspondiente a la línea base del mismo costo del proyecto. (Project 
Management Institute en la Guía del PMBOK)
Algunos factores que influyen en las adquisiciones del proyecto son:
• Los stakeholders o grupos de interés del proyecto.
• La cultura de la compañía.
• El manual normativo de la empresa en materia de compras.
¡Perfecto! Los equipos de trabajo son espacios muy enriquecedores pero también 
pueden ser complicados, es por esto que se debe dejar claro los roles, alcance y 
responsabilidades de cada uno. ¡Adelante!
Gestión de los Recursos Humanos del 
Proyecto
La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que 
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto 
está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y 
responsabilidades para completar el proyecto.
Si bien es común hablar de la asignación de roles y responsabilidades, los miem-
bros del equipo deberían participar en gran parte de la planificación y la misma 
toma de decisiones del proyecto. La participación oportuna de los miembros del 
equipo aporta experiencia durante el proceso del diseño y planificación, y fortale-
ce además el compromiso con el proyecto.
El tipo y el número de miembros del equipo del proyecto pueden cambiar a medi-
da que avanza el proyecto. Los miembros del equipo del proyecto pueden de-
nominarse personal del proyecto, o lo que es igual integrantes responsables del 
proyecto.
Dentro de la planificación de los recursos humanos, las personas o empresas 
que participan en el proyecto pueden pertenecer directamente a la organización o 
también ser externos a ella.
En el caso de los proyectos para grandes superestructuras suele ser habitual la 
participación de empresas de fuera de la organización para resolver aquellas par-
tes del proyecto que el equipo de dirección no alcanza a cubrir, y que quizás, por 
ser especializadas, es necesario su contratación externa. (Project Management 
Institute en la Guía del PMBOK)
¡Excelente! Siempre vamos a encontrar personas o entidades a las que el proyec-
to les impacta directa o indirectamente, razón por la cual debemos identificarlos e 
involucrarlos en el proyecto si se requiere. ¡Continúa!
Gestión de Participación de 
los Interesados
¡Hola!
Gestionar la participación de los interesados, es el proceso de comunicarse y tra-
bajar con ellos para satisfacer sus necesidades y sus expectativas, con el fin de 
abordar los incidentes o situaciones administrativas en el momento en que ocu-
rren los hechos, y así fomentar la participación de estos grupos de interesados.
Dentro de las actividades que deben desarrollar y realizar dichos grupos tene-
mos:
 
1. Involucrar a los interesados para que manifiesten y confirmen su compromiso.
2. Gestionar las expectativas mediante negociación y comunicación.
3. Abordar posibles inquietudes que aún no representan situaciones críticas y 
anticipar futuros problemas que puedan plantear.
4. Aclarar y resolver los incidentes o situaciones que se han identificado.
 
Pero, vale la pena el plantear la siguiente pregunta: ¿Cómo conseguir la partici-
pación de los interesados?
La participación de los interesados, se puede conseguir u obtener, mediante la 
aplicación de los siguientes lineamientos:
1. A través de las habilidades interpersonales.
2. Culturizar y fomentar la confianza mutua.
3. Gestionando la solución de conflictos y buscando la causa raíz del problema.
4. Proponer y ejercer una escucha activa.
5. Definir y superar la resistencia al cambio.
 
Según Hito Master Dap la gestión de los actores interesados requiere de mucha 
habilidad y dedicación. El Director del Proyecto debe ser consciente de que una 
efectiva gestión del compromiso y participación de todos los actores interesados 
es una de las claves fundamentales del éxito del Proyecto.
Con la gestión de los interesados se pretende establecer una sistemática eficaz 
para manejar la comunicación con todos los interesados del Proyecto. Esto se 
consigue cuando:
1. Comprender sus necesidades y expectativas.
2. Respetar sus legítimos intereses sobre el proyecto.
3. Abordar cualquier incidente o conflicto en el momento en que se presente.
Los Gerentes de Proyecto tienen la obligación de:
1. Identificar a las personas, grupos y organizaciones que podrían afectar al pro-
yecto o ser afectados por el Proyecto de cualquier manera.
2. Analizar y documentar cualquier información relevante relativa a los intereses 
de los Stakeholders.
3. Analizar y documentar cualquier información relevanterelativa a sus intere-
ses en el Proyecto, su participación, dependencia, influencia y capacidad de 
impacto en el éxito del Proyecto.
¡Genial! Conoce a continuación cuales son las fases y actividades que debes de-
sarrollar en la consolidación e implementación de un proyecto en tu organización. 
¡No te lo pierdas!
Las Fases en Gestión de Proyectos
1. Viabilidad del proyecto. Debe estar conformada al menos por las siguientes 
actividades:
 
• Registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la organización.
• Determinación del alcance del proyecto.
• Señalamiento de los riesgos de ejecución del proyecto.
• Viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
2. Planificación del trabajo. Debe estar conformada al menos por las siguientes 
actividades:
• Estimaciones de esfuerzos, costes y recursos.
• Plan del proyecto.
• Convenio del contrato.
3. Ejecución del proyecto. Debe estar conformada al menos por las siguientes 
actividades:
• Formalizar el entorno de trabajo.
• Asignación y ejecución de las tareas.
• Gestión de las solicitudes de cambio.
4. Seguimiento y control. Debe estar conformada al menos por las siguientes 
actividades:
• Seguimiento de las tareas.
• Validación y recibimiento de entregables.
• Emisión de informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto. Debe estar conformada al menos por las siguientes acti-
vidades:
• Cierre formal del proyecto.
• Back up del proyecto.
• Comparación de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.