La clasificacion documental

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Gestión Documental y Archivo de Tramite
 
 
TEMA: 
“LA CLASIFICACION DOCUMENTAL”
Equipo No.2
Profesor: Doroteo Salomón Hernández Guzmán 
Integrantes: 
· Miguel Ángel García López
· María Magdalena García Ramírez
· Yamile Itzel Hernández García 
· Ximena Yamile Hernández Rodríguez
· Edwin Daniel Sánchez Martínez
· María Fernanda Torres Castañeda
 
Tarea No. 06
Turno Vespertino 
 
 
Grupo: 2CV1 Fecha: 22/05/2023
LA CLASIFICACION DOCUMENTAL
1.-DEFINICION
· La clasificación documental es el proceso mediante el cual se organiza y se categoriza la información contenida en documentos, de tal manera que sea fácilmente accesible y recuperable cuando sea necesario. La clasificación documental se aplica tanto en entornos físicos, como en entornos digitales y consiste en la asignación de un código o etiqueta a cada documento, según su contenido o tema.
· La clasificación documental es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Es decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, destino, soporte, etc.
· La clasificación documental consiste en llevar a cabo una serie de acciones en las cuales se fusiona el perfeccionismo de la técnica y la formalidad de la administración, para lograr un orden lógico, intuitivo y de fácil acceso, para tus documentos.
· La clasificación documental es esencial para el funcionamiento de las organizaciones, ya que permite una gestión eficiente de la información y una rápida localización de los documentos requeridos. Además, la clasificación documental puede ser utilizada para la eliminación de documentos obsoletos o duplicados, lo que ayuda a reducir el volumen de información almacenada y a mejorar la eficiencia en la gestión de los documentos.
· la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
2.- ¿COMO INICIA LA CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS AISLADOS?
La clasificación de documentos aislados se inicia con la identificación del contenido del documento y la asignación de una categoría o etiqueta que refleje el tema principal del mismo. Para ello, es necesario examinar el contenido del documento y determinar a qué categoría pertenece.
Las categorías pueden ser definidas previamente por la organización, utilizando un sistema de clasificación documental ya establecido, o pueden ser creadas específicamente para el documento en cuestión. En cualquier caso, es importante que la categoría asignada sea clara y precisa, de manera que sea fácilmente reconocible y recuperable.
Una vez que se ha determinado la categoría, se procede a asignar una etiqueta o código al documento, que permita su identificación y localización posterior. Esta etiqueta puede ser numérica, alfabética o alfanumérica y puede ser asignada manualmente o mediante un sistema de gestión documental digital.
Y una vez que se ha completado la clasificación del documento, éste puede ser almacenado en un archivo físico o digital, según corresponda, y se puede proceder a su gestión, conservación y acceso posterior de acuerdo con los procedimientos y políticas de la organización.
3.- ¿QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA LLEVAR A CABO LA PRIMERA CLASIFICACION?
· Objetivos: Definir los objetivos de la clasificación documental, es decir, qué se espera lograr con ella. Esto puede incluir la identificación de información crítica, la eliminación de información innecesaria, la mejora de la recuperación de información, entre otros.
· Tipos de documento: Identificar los diferentes tipos de documentos y establecer categorías y subcategorías. Esta clasificación puede basarse en la naturaleza del documento, su origen, su formato, su contenido, entre otros.
· Metodología: Establecer una metodología de clasificación documental, que puede ser manual o automatizada. La metodología debe definir los pasos que se seguirán para clasificar los documentos, incluyendo la identificación, la categorización y la asignación de etiquetas.
· Equipo: Definir el equipo de trabajo encargado de la clasificación documental, que puede estar compuesto por personas de diferentes áreas de la organización, como archivistas, bibliotecarios, especialistas en tecnología de la información, entre otros.
· Herramientas: Identificar y seleccionar las herramientas tecnológicas adecuadas para la clasificación documental, como sistemas de gestión documental, software de reconocimiento de texto, entre otros.
· Políticas y procedimientos: Establecer políticas y procedimientos para la gestión de los documentos clasificados, que incluyan la definición de responsabilidades, el acceso a la información, la seguridad de la información, la retención de los documentos, entre otros.
· Revisión y evaluación: Establecer un proceso de revisión y evaluación periódico para asegurarse de que la clasificación documental se está llevando a cabo de manera efectiva y hacer los ajustes necesarios.
En resumen, para llevar a cabo una clasificación documental efectiva es importante definir los objetivos, identificar los tipos de documentos, establecer una metodología, definir el equipo de trabajo, seleccionar las herramientas adecuadas, establecer políticas y procedimientos, y establecer un proceso de revisión y evaluación.
4.- CARACTERISTICAS
· Ordenamiento lógico: La clasificación documental se basa en una estructura lógica y coherente que permite organizar los documentos de manera sistemática y fácilmente accesible.
· Categorización: Los documentos se agrupan en categorías y subcategorías, de acuerdo con su contenido, formato, origen u otra característica relevante.
· Etiquetado: Cada documento se etiqueta con información relevante, como su categoría, subcategoría, fecha de creación, autor y otros datos que permiten identificar y recuperar los documentos de manera eficiente.
· Jerarquización: Los documentos se organizan de manera jerárquica, lo que significa que las categorías y subcategorías se ordenan de acuerdo con un nivel de importancia o relevancia.
· Accesibilidad: La clasificación documental permite acceder rápidamente a los documentos y a la información que contienen, lo que facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia de la organización.
· Actualización y mantenimiento: La clasificación documental requiere una actualización y mantenimiento periódico para asegurar que la información esté organizada de manera adecuada y que se pueda acceder a ella de manera oportuna.
· Políticas y procedimientos: La clasificación documental se basa en políticas y procedimientos claros y definidos que establecen responsabilidades, accesibilidad, seguridad y retención de documentos.
En resumen, las características de la clasificación documental incluyen un ordenamiento lógico, categorización, etiquetado, jerarquización, accesibilidad, actualización y mantenimiento, y políticas y procedimientos claros y definidos. Estas características son esenciales para garantizar una gestión efectiva de los documentos de una organización y mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.
5.- ¿EN BASE A QUE SE CLASIFICA?
· Por contenido: Los documentos se clasifican según su contenido, por ejemplo, información financiera, recursos humanos, marketing, entre otros.
· Por origen: Los documentos se clasifican según su origen, por ejemplo, correspondencia interna, correspondencia externa, reportes, facturas, entre otros.
· Por formato: Los documentos se clasifican según su formato, por ejemplo, papel, electrónico, fotográfico, audiovisual, entre otros.
· Por fecha: Los documentos se clasifican según su fecha de creación, por ejemplo, documentos del año actual, documentos del año anterior, documentos dehace más de cinco años, entre otros.
· Por área o departamento: Los documentos se clasifican según la función o el área de la organización responsable de su creación, por ejemplo, documentos de recursos humanos, documentos de contabilidad, entre otros.
· Por importancia: Los documentos se clasifican según su importancia o relevancia para la organización, por ejemplo, documentos críticos, documentos importantes, documentos secundarios.
· Por tema: Los documentos se clasifican según su tema o contenido, por ejemplo, documentos relacionados con proyectos, documentos relacionados con clientes, entre otros.
En resumen, la clasificación documental se puede llevar a cabo utilizando diferentes criterios, como el contenido, el origen, el formato, la fecha, el área, la importancia o el tema de los documentos. La elección del criterio dependerá de las necesidades y objetivos de la organización, así como de la naturaleza de los documentos que se están clasificando.
6.- LOS SISTEMAS DESCLASIFICACION 
Los sistemas de desclasificación son aquellos que permiten la eliminación o reducción de la clasificación de un documento o información confidencial, de tal manera que se pueda compartir con personas o entidades que no tienen acceso a dicha información. Esto se hace generalmente para aumentar la transparencia y la accesibilidad de la información, y para promover la rendición de cuentas y la participación ciudadana en la toma de decisiones.
Existen diferentes sistemas de desclasificación dependiendo del país o la organización que los implemente, pero en general, estos sistemas establecen procedimientos y criterios para determinar qué información puede ser desclasificada y en qué condiciones. Por ejemplo, en Estados Unidos, el proceso de desclasificación está regulado por la Ley de Libertad de Información (FOIA, por sus siglas en inglés), mientras que en España, la Ley de Secretos Oficiales establece los criterios para la clasificación y desclasificación de información.
En algunos casos, la desclasificación puede ser automática después de un cierto período de tiempo, como por ejemplo en el caso de documentos históricos. En otros casos, la desclasificación puede ser solicitada por individuos o entidades que justifiquen un interés legítimo en acceder a la información.
Es importante tener en cuenta que la desclasificación no siempre significa que la información se haga pública, ya que puede haber restricciones o limitaciones en cuanto al uso y la difusión de la información desclasificada. Además, la desclasificación puede ser un proceso complejo y costoso, que requiere la revisión y la eliminación de información sensible o protegida por la ley.
CONCLUSION
Concluyendo, llegamos a la conclusión de que la clasificación es un proceso mediante el cual se clasifica y se organiza la información obtenida de los documentos y que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica. El primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos es controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, Para clasificar los documentos es necesario identificar su procedencia, estructura y funciones, además de tener en cuenta el formato y el uso del documento. 
Aquí también pudimos identificar algunas características y que se clasifica mediante: al contenido, origen, orden cronológico, importancia tema. Este tema es bastante importante para poder tener una mejor organización y un buen manejo de información, ya que, es una técnica muy completa para clasificar, también ayuda a organizar los datos importantes de una empresa. Esto con la finalidad de simplificar tareas y trámites, así como evitar la acumulación innecesaria de archivos, ayuda al cumplimiento de los principios, leyes y normas reguladoras decretadas por los organismos competentes, así como el enriquecimiento estructural de la administración de archivos para la seguridad del fondo documental.
BIBLIOGRAFÍA
Herrera, H. (20 de abril de 2020). Tecnicas en Gestion Universitaria. Obtenido de http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/la-organizacion-de-los-documentos-de-archivo/clasificacion/