LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Vista previa del material en texto

«LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL»
1
ÍNDICE.
DEFINICIÓN. 
¿COMO INICIA LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS AISLADOS? 
¿QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA LLEVAR A CABO LA PRIMERA CLASIFICACIÓN? 
CARACTERISTICAS. 
¿EN BASE A QUE SE CLASIFICA? 
LOS SISTEMAS DECLASIFICACIÓN.
2
1. DEFINICIÓN. 
La clasificación es un proceso intelectual que tiene como objetivo estructurar los documentos de una entidad o de una persona en particular, siguiendo criterios propios o necesidades propias de una institución que faciliten la localización de los documentos, agrupándolos o separándolos por características, asuntos similares o relacionados, formando diferentes clases o divisiones.     
 
La clasificación como proceso archivístico, permite la identificación y el agrupamiento sistemático de aquellos documentos que sean semejantes, ya sea con características comunes como teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que realizan los organismos en el ejercicio de sus funciones.  
3
Debemos tener en cuenta que la clasificación debe reflejar la estructura de cada institución de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman a la misma.  
4
2. ¿COMO INICIA LA CLASIFICACIÓN 
DE LOS DOCUMENTOS AISLADOS? 
La clasificación inicia al momento de realizar los procesos pertinentes en los documentos, realizando la identificación, valoración, y expurgo donde se retiran todos aquellos documentos de apoyo informativo, o comprobación administrativa, quedando solo los documentos de archivo, producidos por las funciones diarias y que son de utilidad para sus actividades administrativas siguiendo los criterios de la entidad o la institución productora. 
 
Después de realizar el retiro de los documentos se comienza a identificar los elementos, asuntos, características, que tengan relación con los documentos para poderlos agrupar y ordenar.    
5
3. ¿QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA 
LLEVARA CABO LA PRIMERA CLASIFICACIÓN? 
Para llevar a cabo una clasificación se debe tener en cuenta los asuntos y los métodos que rigen en la institución productora, identificar los elementos internos que producen en sus documentos y establecer una forma de clasificar estos documentos. 
 
Establecer la categoría a la que corresponde el documento: 
Identificar las características institucionales para la definición de las distintas categorías jerárquicas. 
Jerarquización, estableciendo las relaciones entre cada una de las categorías definidas. 
Codificación de cada uno de los niveles jerárquicos. 
6
4. CARACTERISTICAS.
La clasificación debe guardar un orden lógico teniendo en cuenta la extensión y el contenido de los documentos. 
Especificar los procesos que intervienen en la organización tanto de los archivos administrativos como de los archivos históricos. 
Facilita la organización y localización de los documentos. 
Permite identificar, las funciones, el asunto, y quien creó el documento. 
Está regido por principios para su aplicación (orden natural, procedencia). 
Mantiene un orden y organización en los documentos. 
Delimita los documentos tomando en cuenta los asuntos u entidad productora que los ha creado. 
Especificar los procesos que intervienen en la organización tanto de los archivos administrativos como de los archivos históricos. 
7
Utilizar los flujos de procesos como herramienta para la descripción y diagramación de los procesos archivísticos. 
Identificar las fuentes tecnológicas para la modernización y control de los procesos archivísticos. 
Determinar la categoría más adecuada para un documento de entre todas las que integran el cuadro de clasificación documental. 
Ubicar el documento, como acto administrativo, dentro de la tramitación administrativa correspondiente reunida en forma de expediente, de acuerdo con un orden determinado. 
8
5. ¿EN BASE A QUE SE CLASIFICA? 
La clasificación se basa en el análisis de los documentos, identificando su función por el que fue creado y el asunto relacionado que está tratando, estableciendo así la forma de ordenarlos o separarlos, por características y asuntos relacionados. Respetando principios que los rigen, como el principio de orden natural y principio de procedencia, el primero es respetar los documentos producidos en el tiempo natural sin mezclarlo o modificarlo, el respeto de principio de procedencia es no mezclar los documentos generados por una institución o unidad administrativa con otros.   
La identificación de las funciones asignadas a las dependencias. 
Los asuntos que tramita cada dependencia administrativa. 
9
Los cuadros de clasificación son una herramienta muy importante para los archivos en la que se puede ver, de una manera organizada, todas y cada una de las funciones y actividades de una empresa (las series documentales creadas y gestionadas, independientemente de su soporte y cronología).  
10
6. LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN.
La clasificación se realiza en base a SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN de los que tenemos:
 
Orgánica: Es cuando los documentos son separados por grupos que estén relacionados con la jerarquía  o grados de autoridad de la institución o entidad productora. 
Ejemplo;  todos los documentos creados o recibidos por el  Consejo de la judicatura Federal serán agrupados, o divididos, por cada una de las unidades administrativas que componen la organización y grado de autoridad. 
Los documentos relacionados con el Pleno serán agrupados y ordenados. 
Los documentos relacionados con la Secretaria Ejecutiva de Disciplina, serán agrupados y ordenados. 
11
Por funciones: aquí se clasifican los documentos por las funciones que la entidad productora realiza y que cada una de las unidades administrativas que la componen llevan a cabo. 
Ejemplo: los documentos del área de finanzas serán divididos por las funciones que realiza. 
Análisis de presupuestos. 
Procesos contables 
Control interno. 
Nominas del personal 
Pagos de nomina. 
12
Por materia: Este tipo de clasificación es a criterio propio, separando los documentos, por asuntos relacionados dependiendo del análisis que se le lleve a cabo al documento. 
Ejemplo:  
Acuerdos. 
Contratos.  
Comprobantes de bienes y servicios. 
 
Orgánico funcionales: estos documentos se agrupan por grupos estructura funcional en niveles de autoridad. 
Ejemplo: documentos generados por el departamento de mecánica en una institución automotriz, aparte de ser una unidad administrativa de una organización automotriz cumple con la función de realizar los mecanismos de los autos. 
13
EJERCICIO DE APLICACIÓN.
Se les proporcionaran ejemplos de Cuadros de Clasificación para que realicen un análisis y puedan establecer similitudes y diferencias entre ellos. Elaborarán un Control de Lectura sobre su análisis.
14
COMENTARIOS FINALES:
15