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1 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA /- DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Guía didáctica 3: Rol de las Oficinas de Control Interno en las entidades públicas y rendición de cuentas 2 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 3: Rol de las Oficinas de Control Interno en las entidades públicas y rendición de cuentas, el estudiante logre la siguiente competencia específica: Reconocer las Oficinas de Control Interno como las encargadas directas de identificar y gestionar, de manera eficaz, las funciones de la administración pública. Los contenidos temáticos, para desarrollar en la guía didáctica del módulo 3: Rol de las Oficinas de Control Interno en las entidades públicas y rendición de cuentas, son: Ilustración 1: caracterización de la guía didáctica. Fuente: autora. 1. Modelo Estándar de Control Interno para entidades del Estado (MECI) 1000: 2005 y su implementación 2. Armonización de los sistemas de calidad, control interno y desarrollo administrativo 3. Rol de las Oficinas de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces 3 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) tiene como finalidad servir de control para que las entidades del Estado cumplan con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas. Está organizado en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de mejoramiento continuo (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar): Subsistema de Control Estratégico. En este se crea el ambiente organizacional necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de tal manera que el control sea transversal a todas sus actividades; de igual manera, en este subsistema se determina la administración de riesgos como componente esencial del Sistema de Control Interno Institucional, por medio del cual se identifican, analizan y valoran estos, con la finalidad de mitigar su presencia y efecto e implementar el planear (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Subsistema de Control de Gestión. Pone en funcionamiento el control dentro de la entidad mediante aquellas actividades de inspección para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, y también señala cómo se debe desarrollar la captura y procesamiento de la información y la creación de canales efectivos de comunicación para que la toma de decisiones se fundamente en hechos reales. Por este medio se desarrolla el hacer. Subsistema de Control de Evaluación. Logra que los funcionarios evalúen los controles y la gestión de la entidad y les da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y a los órganos de control como evaluadores independientes del sistema; de esta manera se desarrolla el verificar. Por último, se realizan planes de Mejoramiento Institucional por Procesos e Individual, para fi nalizar con el actuar del ciclo de mejoramiento continuo (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Tema 1: Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado (MECI) 1000: 2005 y su Implementación 4 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Para saber si el MECI ha sido implementado, los elementos de control que lo componen deben estar desarrollados de manera correcta. El nivel de ejecución de estos se establece en el «Manual de implementación del MECI» y los productos mínimos que se requieren para cada uno de ellos han sido expuestos en un comunicado expedido por el Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Esta es «la instancia encargada de emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2016) Principios del Modelo Estándar de Control Interno Según lo explica el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación. (s.f.), se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Autocontrol. Capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución política. Autorregulación. Capacidad institucional para aplicar dentro de las entidades, de manera participativa, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión. Capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar, de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos (Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, s.f.). Implementación y actualización del MECI 5 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA El artículo 1 del Decreto 1599 de 2005 estableció que Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993. En el Decreto 943 de 21 de mayo de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), que cuenta con un manual técnico mediante el cual se definen los lineamientos y las metodologías necesarias para que las entidades establezcan, implementen y fortalezcan el Sistema de Control Interno. Esta actualización, aprobada por el Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de Control Interno, contribuye al mejoramiento de la gestión de las entidades de la administración pública. El decreto contempla unas fases para la adopción del nuevo modelo, la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública resuelve dudas al respecto (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2014). Entidades obligadas a implementar el MECI Esta ley se aplica en todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal (Art. 5, Ley 87 de 1993). Roles en la implementación del MECI De acuerdo con la Compilación de conceptos frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano, los roles de la Oficina de Control Interno en la implementación del MECI son los siguientes: https://www.funcionpublica.gov.co/noticias/pls/portal/formularios.retrive_publicacionesno=2159 https://www.funcionpublica.gov.co/form/formularios.retrive_publicacionesno=2162 https://www.funcionpublica.gov.co/form/formularios.retrive_publicacionesno=2162 6 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Evaluar periódicamente el nivel de desarrollo e implementación. Verificar suficiencia, calidady especificaciones de los recursos asignados para la implementación. Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas. Valorar permanentemente el desempeño de los grupos de trabajo. Evaluar la gestión de responsables. Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable. Concluir y recomendar acciones de ajuste. Recomendar ajustes al diseño e implementación. Por su parte, el representante de la alta dirección tiene como funciones: Evaluar, desde el autocontrol, el diseño e implementación del MECI. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Asegurar el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Informar a la alta dirección. Dirigir y coordinar las actividades del equipo MECI. Coordinar con los directivos o responsables de área o procesos. Hacer seguimiento a las actividades planeadas. Someter los resultados a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno. Finalmente, las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes: Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección. Capacitar a los servidores de la entidad. Asesorar en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, pp. 14-15). 7 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA El representante legal de la entidad, como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, nombrará a un directivo de primer nivel de la respectiva entidad, distinto al jefe de la Oficina de Control Interno, con el fin de garantizar la ejecución de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). La entidad deberá contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al control interno, conformado por tres grupos, así: Grupo directivo Grupo operativo Grupo evaluador Corresponde al ya conformado Comité de Coordinación y Control Interno. Se denomina equipo MECI, lo integran servidores públicos de la entidad. De carácter multidisciplinario, cuenta con representatividad de todas las áreas organizacionales de la entidad y debe ser coordinado y supervisado por el representante de la dirección. Compuesto por el jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces en la respectiva entidad, y los servidores públicos a su cargo, que tendrán como responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000: 2005. Tabla 1: tres grupos de control interno. Fuente: autora, basada en Departamento Administrativo de la Función Pública (2005). Las instituciones de educación básica y media departamentales o municipales son dependencias de la Gobernación o Alcaldía –Secretaría de 8 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Educación–, y no organismos ni entidades independientes de estas, y, por lo tanto, no están obligadas a implementar un sistema de control interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Corresponde al gobernador o alcalde implementar el control interno en toda la Gobernación o Alcaldía de manera integral, incluidas las secretarías y dependencias, como son los establecimientos educativos. Los rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de poner en marcha y aplicar métodos y procedimientos de control adecuados y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos en la dependencia a su cargo. La Gobernación o Alcaldía puede adelantar procesos de sensibilización y capacitación al personal docente y administrativo de las instituciones acerca de los conceptos técnicos y las normas que regulan el Modelo Estándar de Control Interno e invitarlos a que sean partícipes en su implementación. Los artículos 209 y 269 de la Constitución política establecen que el control interno debe implementarse en todas las entidades públicas. Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, que desarrolló dichas disposiciones constitucionales, estas se aplican a todos los 9 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. Conforme al artículo 312 de la Constitución política, los Concejos municipales son corporaciones administrativas elegidas popularmente, y según el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de la Administración Pública, esta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del poder público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano. El mismo artículo determina que las Asambleas departamentales y los Concejos distritales y municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución política y la ley. La Corte Constitucional, en Sentencia C-538 de 1995, precisa que los Concejos municipales y distritales, así como las Asambleas departamentales, son entes administrativos. De lo expuesto se entiende que el régimen de control interno se aplica a todo organismo del Estado con funciones administrativas y manejo recursos públicos, que no esté sujeto a régimen privado de administración. Esta deducción se fundamenta en los objetivos, características y elementos del control interno, pormenorizados en los artículos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, que hacen relación a aspectos administrativos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Cada entidad prestadora de servicios públicos debe llevar a caboun conjunto de actividades de planeación y ejecución para que sus objetivos se cumplan; definir y diseñar los procedimientos de control interno, la evaluación periódica de su cumplimiento, conforme con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulación, actividad que podrá ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditoría interna de la empresa, para determinar sus funciones. 10 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA El gerente de cada empresa debe responder por el diseño y aplicación del control interno de la respectiva empresa. A la auditoría interna u Oficina de Control Interno le corresponde evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad por delegación del gerente. Las Comisiones de Regulación tienen a su cargo promover y regular el balance de los mecanismos de control y fijar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno, y el balance de los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisión de Regulación; asimismo, vigilar la progresiva incorporación y aplicación del control interno en las empresas de servicios públicos. Para ello, vigilará que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que determinen las Comisiones de Regulación, y podrá apoyarse en otras entidades oficiales y particulares. En suma, las empresas de servicios públicos no deben implementar el Modelo Estándar de Control Interno, sino organizar el control interno de acuerdo con lo establecido en la Ley 142 de 1994. Por otro lado, cuando una entidad está en proceso de liquidación, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las tareas de asesoría, seguimiento y evaluación de todos los componentes del Sistema de Control Interno. Aunque la empresa se encuentre en liquidación, continúa la obligación del representante legal de implementar y desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto de su consulta son parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, por esta razón se considera necesario que se sigan desarrollando y que se adapten a la nueva situación de liquidación mientras la entidad termina su proceso (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). A continuación, se presenta una gráfica comparativa del MECI 2005 y la actualización del 2014, ya que con esta última se pasa de tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos a dos módulos de control (módulo de control de planeación y gestión y módulo de control de evaluación y seguimiento), seis componentes (talento humano, direccionamiento estratégico, administración del riesgo de los procesos, autoevaluación institucional, auditoría interna y planes de mejoramiento) y trece elementos (acuerdos, compromisos y protocolos éticos, 11 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA desarrollo del talento humano, planes y programas, modelo de operación por procesos, estructura organizacional, indicadores de gestión, políticas de operación, políticas de administración del riesgo, identificación del riesgo, análisis y valoración del riesgo, autoevaluación, auditoría interna y planes de mejoramiento). Ilustración 2: comparativo estructuras MECI 2005 y MECI 2014. Fuente: adaptado de Departamento Administrativo de la Función Pública (2017). De igual manera, existe un eje transversal al modelo, como es el de «Información y Comunicación», como se evidencia a continuación: 12 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Ilustración 3: Modelo Estándar de Control Interno, actualización 2014. Fuente: Unidad Nacional de Protección (UNP) (2014). Objetivo: Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales, permitiendo: Establecer las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos. Los mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública. A continuación, se muestra la estructura actualizada del MECI, en la que se pueden apreciar, de manera detallada, los módulos, componentes, elementos y ejes. 13 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Ilustración 4: detalle del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Fuente: Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, (s.f.). 14 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Implementación del MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad Ambos sistemas son complementarios y pueden implementarse de forma simultánea, y ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se recomienda que sea el mismo líder para los dos sistemas, así como el mismo equipo operativo. El Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son herramientas cuyo propósito central es contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas entidades que los implementen. Por lo general, estos se basan en aspectos comunes, que deberían ser identificados en las primeras etapas de la puesta en marcha, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009) (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). El Decreto 2913 de 2007 establece que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad se complementan, ya que «tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario». En este sentido, tres subsistemas permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado: Ilustración 5: tres subsistemas que fortalecen los procesos en los organismos del Estado. Fuente: autora, basada en Departamento Administrativo de la Función Pública (2010). Tema 2: Armonización de los Sistemas de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo Control estratégico Control de gestión Control de evaluación 15 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Por lo anterior, la planeación y la formulación articulada deben ser coherentes con el uso de herramientas para evitar duplicar acciones y propender a alcanzar los objetivos comunes. Al articular ambas herramientas, se fortalecen la capacidad administrativa, el desempeño institucional y la gestión de los principales recursos humanos, materiales y financieros de la organización. Es importante indicar que el acatamiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública no supone la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y, viceversa, pero sí aporta a su cumplimiento. La complementariedad de los sistemas de calidad y de control se encuentra bajo la dinámica del proceso de gestión, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) constituye los elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Fase Componentes Planear Direccionamiento estratégico, administración de riesgos y ambiente de control (componentes MECI), responsabilidad de la alta dirección y gestión de recursos (sistema de calidad) se constituyen como elementos indispensables en la planeación por parte de la gerencia pública. Hacer El subsistema de control de gestión y sus correspondientes elementos dentro del Sistema de Control Interno, al igual que la elaboración del producto y prestación del servicio en el Sistema de Gestión de la Calidad aportan al desarrollo de las actividades propias de la entidad. Verificar El MECI, por medio de sus mecanismos: autoevaluación, evaluación independiente, medición, análisis y mejora que presenta el Sistema de Gestión de la Calidad, garantiza que el quehacer institucionalesté orientado a las necesidades reales de los clientes. Actuar Los planes de mejoramiento formulados dentro de la entidad, sumados al análisis y mejora de los productos de cada entidad, permiten que se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo. Tabla 2: fases del ciclo PHVA relacionadas con la Norma de Calidad y el MECI. Fuente: autora, basada en Departamento Administrativo de la Función Pública (2010, p. 22). 16 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Tanto el Sistema de Gestión de la Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno se encuentran direccionados a un mejoramiento permanente de la gestión, y el Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. A través del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratégico del MECI y los procesos gerenciales, las entidades planean su gestión orientada a la satisfacción de sus usuarios. Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 de la NTCGP 1000: 2009 y en el Subsistema de Control de Gestión del MECI, a través de los procesos misionales y de apoyo, las entidades ejecutan y desarrollan los productos y servicios que suministran a sus clientes. Mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Técnica de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluación del MECI, sus procesos de control y evaluación, las entidades miden los resultados de su gestión y trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfacción de sus usuarios con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente alimentan el proceso de planeación. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 22). Administración del riesgo Las etapas para realizar una adecuada administración de riesgos en una entidad son las siguientes: Contexto estratégico. Identificación de riesgos. Análisis. Valoración. Establecimiento de políticas. Una vez se identifica el riesgo, el análisis buscará, a través de su tabla de valores, establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo, para luego identificar los controles necesarios con el fin de evitarlo, reducirlo, compartirlo y asumirlo. 17 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La metodología maneja una serie de información para consolidarla en formatos que permitirán evidenciar cada una de estas secuencias. Los procesos de la entidad son de cuatro clases: Estratégicos. Misionales. Apoyo. Evaluación. Ilustración 6: productos mínimos y acciones de la identificación del riesgo. Fuente: autora. Los riesgos que afecten directamente el cumplimiento de los objetivos organizacionales son a su vez riesgos institucionales, razón por la cual se trabajan desde los procesos, pero forman parte del mapa de riesgos institucional, y la Oficina 18 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA de Control Interno debe hacerle seguimiento, aunque los responsables son los dueños de los procesos. Por otro lado, el responsable de proponer los ajustes a los mapas de riesgos es el equipo MECI y quienes se encargan de realizarlos son los dueños de cada proceso. Esto, teniendo en cuenta que las funciones del equipo MECI son las siguientes: Ilustración 7: funciones del equipo MECI. Fuente: autora, basada en Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, 2014. Adelantar el proceso de diseño e implementación del componente de la administración del riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección. Capacitar a los servidores de la entidad en el modelo y el componente de la administración del riesgo. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar al representante de la dirección propuestas de diseño e implementación del componente de la administración del riesgo para su aplicación. En coordinación con los servidores designados por área, trabajar en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del componente de la administración del riesgo. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del componente de la administración del riesgo. 19 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La Oficina de Control Interno cumple dentro de la metodología de administración del riesgo una función de asesoría y evaluación, en ningún momento de ejecución, a no ser que sean los riesgos de su área. Ilustración 8: productos mínimos y acciones de las políticas de administración del riesgo. Fuente: autora. Planes de mejoramiento Estos se enmarcan en el componente planes de mejoramiento, pertenecientes al subsistema control de evaluación. Estos elementos consolidan las 20 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno. Los planes de mejoramiento institucionales «son elementos de control que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer el desempeño institucional». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 24) Ilustración 9: productos mínimos y acciones del análisis y valoración del riesgo. Fuente: autora. 21 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Elaboración de los planes de mejoramiento institucional. Es conveniente considerar las sugerencias provenientes de la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría interna y control fiscal. El representante legal y los servidores encargados de los procesos son los responsables de esto. Los pasos que se deben seguir, según el Departamento Administrativo de la Función Pública (2010), son: a) Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento institucional teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes elementos: Procesos Objetivos Área organizacional responsable Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Observaciones b) Presentar al Comité de Coordinación de Control Interno los avances de la ejecución del plan de mejoramiento institucional. Los responsables son el representante de la Dirección, los servidores encargados de los procesos y el equipo MECI. c) Hacer seguimiento y evaluación al plan de mejoramiento institucional. El encargado es la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Los planes de mejoramiento por procesos son elementos de control que contienen los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la entidad pública deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 24) Elaboración de los planes de mejoramiento por procesos. Es necesario tomar en cuenta, cuando sea aplicable, las sugerencias provenientes de la autoevaluación del control, autoevaluación de la gestión, la evaluación 22 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA independiente al Sistema de Control Interno y las recomendaciones presentadas en los informes de auditoría interna. De igual manera, para este diseño se deberán considerar las observaciones producto de las auditorías quedesarrolle el órgano de control fiscal que den lugar a la concertación de planes de mejoramiento con la entidad pública vigilada. Los encargados son el representante legal y los servidores responsables de los procesos. Los pasos que se deben seguir son: a) Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento por procesos, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes elementos. Los servidores responsables de los procesos y equipo MECI deben presentar los avances de la ejecución del plan de mejoramiento por procesos al representante legal. Procesos Objetivos Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Observaciones b) Hacer seguimiento y evaluación al plan de mejoramiento por procesos. Esto lo debe desarrollar la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 26). Los planes de mejoramiento individuales «contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 25) Elaboración de los planes de mejoramiento individuales Es relevante considerar, cuando sea aplicable, las sugerencias de la autoevaluación del control, autoevaluación de la gestión, la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría interna y los resultados de las evaluaciones del desempeño y de los acuerdos de gestión. Los pasos que se deben seguir son: 23 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA a) Elaborar y consolidar el plan de mejoramiento individual, consignando en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Así mismo, en este plan, elaborado por cada funcionario y su jefe inmediato, debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, mediante el plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su habilidad individual para el desempeño de su cargo. b) Cada servidor y su superior inmediato deben hacer seguimiento y evaluación al plan de mejoramiento individual (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 27). 24 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Ilustración 10: productos mínimos y acciones del plan de mejoramiento. Fuente: autora. Código de buen gobierno Solo es obligatorio para aquellas entidades a las que la ley o un organismo regulador se lo exijan y las que voluntariamente quieran adoptarlo e implementarlo como herramienta de gestión. No todas las entidades estarían obligadas a tenerlo. De acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), las entidades sí deben contar con un documento en el que se determine «la identificación e implementación de los acuerdos colectivos sobre actitudes, prácticas y formas concretas de actuación que asumen los servidores públicos de cada una de las áreas de las instituciones, garantizan una eficaz administración pública». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 27) Su aplicación se traduce en la operacionalización de los siguientes aspectos: El respeto y el reconocimiento de la dignidad de la persona humana. La búsqueda permanente del interés general. La identificación de los valores que regirán el buen gobierno, tales como objetividad, tolerancia, integridad, responsabilidad, credibilidad, imparcialidad, transparencia, entre otros. Es decir que sean claras las políticas internas en la entidad dirigidas a la transparencia institucional, a la atención al cliente, a la participación ciudadana y a facilitar el control social (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Eje transversal Información y Comunicación Este eje es atraviesa los módulos de control, pues en la práctica las entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera que complementa y es esencial en la implementación y consolidación de los módulos en su totalidad. Este eje tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y permite la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una directa participación en la consecución de los objetivos. Es un factor 25 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA determinante, solo si se involucre a todos los niveles y procesos de la organización (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Ilustración 11: productos mínimos y acciones de los ejes información y comunicación. Fuente: autora. 26 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA De acuerdo con lo expuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública (2010), en la compilación de conceptos sobre el MECI, la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, es la dependencia encargada de coordinar el proceso de auditorías internas de calidad, puesto que el artículo 9 de la Ley 87 de 1993 le asigna la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles y determina que como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas. La coordinación de las auditorías por parte de esta oficina tiene el propósito de respetar el papel que se le ha atribuido por ley, como evaluadora y verificadora de la gestión y del logro de los objetivos, y de planificar las auditorías de tal manera que no se presenten reprocesos, con el objeto de que los responsables de los procesos no se vean sometidos a auditorías repetitivas. Las auditorías tanto de MECI como de calidad deben desarrollarse por medio de un programa de auditorías aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, por esta razón las fechas de las auditorías de calidad deben concertarse con el representante de la alta dirección para el Sistema de Gestión de Calidad. Las auditorías de calidad podrán ser ejecutadas directamente por el delegado de la dirección para tal fin y los auditores de la entidad capacitados para esta misma, razón por la cual la Oficina de Control Interno las planea y coordina, pero prepara únicamente las de gestión y presenta un informe con dos capítulos, uno con los resultados de la auditoría de gestión y otro capítulo con los resultados de la auditoría de calidad; por ello, una vez concluida esta, la Oficina de Control Interno será la encargada de consolidar y presentar el informe final a la alta dirección de la entidad. Se debe tener en cuenta que el jefe de la Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, es el responsable de la planeación y desarrollo de Tema 3: Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna, o Quien Haga de sus Veces 27 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA los procesos de auditoría; por lo tanto, los registros, evidencias y demás documentos que se generen como resultado de estas deben reposar en esta dependencia y ser informados desde ella. En relación con los informes de auditoría aprobados, estos se entregarán a los receptores designados por el cliente de la auditoría, según haya quedado estipulado en el objetivo y alcance de esta, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar, y copia de este reposará en la Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, para las acciones de seguimiento correspondientes. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Responsables enla planeación y desarrollo de las auditorías internas Todos los años, las Oficinas de Control Interno deben someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno el programa anual de auditorías; en este sentido, se recomienda que dentro de este se incluyan las auditorías de calidad, cuyas fechas serán coordinadas con el encargado de calidad designado por la Dirección. El delegado de calidad y los auditores a su cargo llevarán a cabo las auditorías de calidad, y deben hacerle llegar los resultados de las auditorías al jefe de Control Interno, para que los incluya en el informe que se va a presentar al representante legal de la entidad. En los lineamientos relacionados con la planeación no se ha establecido que la Oficina de Control Interno haga auditorías de calidad, por este motivo no debería verse afectada la independencia de dicha oficina, ya que la ejecución y el desarrollo de estas auditorías están bajo responsabilidad del delegado de la dirección para calidad y de los auditores de la entidad (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Presentación de los informes de auditorías integradas MECI–calidad Los resultados que arrojan estas auditorías son diferentes; mientras que producto de la auditoría de gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno resultan recomendaciones, identificación de riesgos, acciones correctivas y 28 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA preventivas, que muy seguramente serán parte de un plan de mejoramiento, de la auditoría de calidad se obtiene información relacionada con elementos de mejora que no pueden ser interpretados de la misma manera que los resultados propios de la auditoría de Control Interno. Por este motivo, el informe será presentado en dos capítulos: el primero contará con los resultados de la auditoría de gestión y el segundo, con los obtenidos en la auditoría de calidad. Los registros, evidencias y demás documentos que se produzcan como resultado de las auditorías deben reposar en la Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, ya que, como antes se enunció, esta es la responsable de la planeación y el desarrollo de los procesos de auditoría. Los informes de auditoría aprobados se entregarán a los responsables del proceso auditado, según haya sido convenido en el objetivo y alcance de estos, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar, y copia de estos debe quedar en la Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, para las acciones de seguimiento correspondientes. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Seguimiento de los dos sistemas La Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, en calidad de evaluador independiente, deberá hacer de manera permanente evaluaciones, seguimiento y monitoreo al grado de avance y desarrollo de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, según el plan establecido previamente por esta. Una vez se haya implementado el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad, la Oficina de Control Interno debe vigilar por el aseguramiento de la calidad, haciendo énfasis en la verificación del mantenimiento del control, con el fin de identificar posibles desviaciones; es decir, evaluar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema de calidad, hacer acompañamiento y brindar asesorar en la implementación y desarrollo de este, su evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control asociada con este sistema 29 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA y, por último, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos respecto del mismo. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Estilo de dirección «Elemento de control que define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público; estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 30) Este supone la manera que asume el nivel directivo para orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. Por consiguiente, el modo que adopta el nivel directivo para la conducción de la entidad define un estilo de gestión propio que, pese a fundamentarse en los principios y valores individuales de la máxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo moral, ético, de responsabilidad, de transparencia, compromiso con el servicio público, conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la ciudadanía. El estilo de dirección constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, con el fin de generar autoridad y confianza y demostrar capacidad gerencial, conocimiento de las necesidades Imagen: Freepik. 30 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA de la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misión, visión, planes y programas, buen trato a los servidores públicos y una utilización transparente y eficiente de los recursos. El estilo de dirección permite que los servidores públicos se desempeñen en un ambiente que facilite la comprensión y el respeto por el control, también la motivación para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestación del servicio público. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 30) Controles Acciones definidas para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la apropiada ejecución de los procesos necesarios para conseguir los objetivos de la entidad. Estos controles se diseñan con el fin de precisar acciones que lleven a reducir los riesgos; estos deben ser suficientes, claros, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. Existen dos tipos: Controles preventivos. Aquellos que eliminan las causas del riesgo con el propósito de prevenirlo. Controles correctivos. Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también hacen posible la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. Estos, a su vez, pueden ser manuales o automatizados y discrecionales o no discrecionales. Los controles manuales son aquellos efectuados por los encargados de los procesos y dependen de su juicio y habilidad, es decir, están sujetos a la participación humana para su aplicación; por ejemplo, la revisión de documentos y la supervisión en el desarrollo de un proceso (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Los controles automatizados «son procedimientos programados en el computador, en el software de soporte o en el software de aplicación, 31 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA diseñados para prevenir, detectar o corregir errores o irregularidades que afecten las actividades. Es decir, requieren de la tecnología para su aplicación». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 31) Los controles discrecionales son aquellos pueden ser pasados por alto en ciertas situaciones por los encargados de ejecutarlos; por ejemplo, no pedir documentos de identificación a ciertas personas. Los controles no discrecionales este tipo de control no puede ser omitido bajo ninguna circunstancia; por ejemplo, el uso de la contraseña en un cajero electrónico. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Responsabilidad de la Oficina de Control Interno sobre los controles Esta dependencia tiene a su cargo impartir capacitaciones y brindar asesorías a la entidad sobre la importanciade los controles como medidas tomadas por la alta dirección y los responsables de los procesos, con el fin de aumentar la probabilidad de que los objetivos y metas establecidos serán alcanzados y cómo los controles son útiles desde el punto de vista de la prevención (para evitar hechos indeseados), o de corrección (para evitar que ocurran de nuevo hechos no deseados). Esta concepción se soporta sobre la base de que dicho sistema es el conjunto integrado de componentes y actividades de control utilizados por una entidad para lograr sus objetivos y metas. En consecuencia, cuando se determina un riesgo, las diferentes acciones de mitigación que se establecen en las distintas actividades deben estar a cargo del responsable del proceso. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Importancia de las Oficinas de Control Interno Conforme a la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, como son los Decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001, el ejercicio del Control Interno en toda entidad del Estado es una función que debe efectuarse por cada empleado o trabajador a la par con las demás funciones indicadas para su cargo. 32 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Dichas normas diferencian tres aspectos complementarios entre sí en materia de control interno: Ilustración 12: aspectos complementarios del Control Interno. Fuente: autora, basada en Departamento Administrativo de la Función Pública (2010, p. 32). El ejercicio del control interno consiste en todo aquello que debe hacer cada servidor para que las funciones asignadas en el respectivo manual específico de funciones de cada cargo cumplan parámetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia. La Oficina de Control Interno es la dependencia de cada entidad que se ocupa de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y presentarle al representante legal del respectivo organismo las sugerencias para mejorarlo. Esta oficina está integrada por un jefe y un grupo multidisciplinario (personal con profesiones y formación en distintos campos del saber). El jefe de esta Oficina de Control Interno debe ser un funcionario de planta, de nivel directivo y, por tanto, de libre nombramiento y remoción, designado para el caso de las entidades de orden territorial por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Para llevar a cabo su labor de evaluar el Sistema de Control Interno de la entidad, el jefe de la Oficina de Control Interno debe desarrollar las funciones señaladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). De acuerdo con el artículo 75 de la Ley 617 de 2000, los municipios de categorías 3, 4, 5 o 6 no están obligados a tener oficina de Control Interno, y en tal caso las funciones de esta pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sería la Oficina de Planeación del Ejercicio del Control Interno Sistema de Control Interno Oficina de Control Interno 33 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA municipio, pero no significa que deje de existir el ejercicio del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los términos descritos anteriormente. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 33) Es posible que el control interno sea desarrollado por personas externas a la entidad, siempre y cuando se sigan estas condiciones, como señala el artículo 269 de la Constitución política: En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 33) Por su parte, la Ley 87 de 1993, al desarrollar el artículo constitucional, respecto de los servicios que se pueden contratar en materia de control interno, indica: Artículo 7. Contratación del servicio de control interno con empresas privadas. Las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos: a) cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa; b) cuando se requieran conocimientos técnicos especializados, y c) cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable. Se exceptúan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa nacional. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 33) Es posible que las entidades que se encuentran dentro del campo de aplicación de la Ley 87 de 1993 contraten el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas, siempre que se cumpla 34 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA una de las condiciones señaladas por el legislador para el efecto. Respecto del alcance de lo que debe entenderse por sistema de control interno, es necesario citar el artículo 1 de dicha ley, que consagra: Definición de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (Ley 87 de 1993) Artículo 8. Evaluación y control de gestión en las organizaciones. Como parte de la aplicación de un apropiado Sistema de Control Interno, el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución nacional y demás disposiciones legales vigentes. Artículo 9. Definición de la unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Parágrafo. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. 35 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Artículo 10. Jefe de la unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al niveljerárquico superior y designado en los términos de la presente ley. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 34). El Decreto 1537 de 2001, que reglamenta de manera parcial la Ley 87 de 1993, respecto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, el artículo 3 sobre las Oficinas de Control Interno indica lo siguiente: Artículo 3. De las Oficinas de Control Interno. En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en cinco tópicos, a saber: valorar el riesgo, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control y relación con entes externos. A su vez, en el artículo 4, en relación con la administración del riesgo, señala: Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis de riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las Oficinas de Control Interno e integradas de manera inherente a los procedimientos. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 35). De acuerdo con las normas citadas, es responsabilidad del representante legal de cada entidad implementar y velar por la aplicación de un adecuado sistema 36 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA de evaluación y control de la gestión, función que puede ser cumplida directamente o a través de delegación en un directivo de primer nivel, según lo establecido en el Decreto 1599 de 2005, «por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano –MECI– o contratando el servicio de la organización del Sistema de Control Interno». (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010, p. 35). Además, puede contratar la auditoría interna, el servicio de valoración del riesgo y de la evaluación y seguimiento con empresas privadas colombianas. Si el representante legal elige la contratación, deberá sustentar en un estudio técnico el motivo que lo lleva a tomar esta decisión, de conformidad con el artículo 7 de Ley 87 de 1993. El funcionamiento del Sistema de Control Interno es una responsabilidad exclusiva e indelegable de todos los niveles de la organización en cabeza del representante de la entidad, por lo cual no es viable su contratación; sin embargo, es evidente que tanto el ejercicio de la evaluación y el seguimiento como la implementación y la valoración del riesgo son servicios que pueden ser contratados, de acuerdo con la autorización dada en la Ley 87 de 1993. A fin de acatar el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, las funciones de fomento de cultura del control, asesoría y acompañamiento y relación de entes externos, en caso de la tercerización de la Oficina de Control Interno, deben ser asignadas a un asesor del despacho (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). Imagen: Freepik. 37 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Este elemento debe ser diseñado con la participación de todos los funcionarios y debe contar con el compromiso de los directivos. Asimismo, es necesario organizar un equipo integrado con representantes de cada dependencia de manera que se encarguen de multiplicar y difundir las acciones. Se deben ejecutar acciones de sensibilización que permitan identificar y seleccionar los principios y valores más representativos; también se debe propender por el fortalecimiento de la ética organizacional y pública, para que el tema despierte el interés y el dominio de todos, así se motiva un mayor compromiso frente al código o documento que se adopte. Luego de seleccionar y determinar los principios, valores y conductas que deben compartir todos los funcionarios y que les son propios en relación con su función social y su oficio institucional, es preciso contar con mecanismos y compromisos para cumplirlos a cabalidad. (Por ejemplo, una reunión en la que los empleados firman un acta de compromiso). En este sentido, es importante establecer espacios de reflexión donde cada área, mínimo dos veces al año, verifique que las conductas que se desarrollen en la entidad estén en consonancia con lo registrado en el código de ética o el documento que se adoptó. La intención de crear un comité de ética en el que participen servidores de la alta dirección y de otras instancias de la entidad es justamente la de generar compromiso institucional y responsabilidad en la configuración de los principios y valores que los regirán. Principios y valores que deberán producirse con la participación de los funcionarios de la organización y no por imposición de la alta dirección. Con este mecanismo se darán las orientaciones de política en el asunto, como también se dictarán las acciones que se desarrollarán dentro de la entidad para elaborar un código de ética participativo que después se refleje en el clima y la cultura organizacional. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2010). La preparación del documento de Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos comienza con la voluntad y la participación de todos los servidores para 38 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA actuar y acoger el documento; asimismo, con el ambiente adecuado para la manifestación de emociones cuando algún funcionario falte a los principios y valores determinados. Para mayor formalidad del documento, conviene que se emita un acto administrativo interno en el que se contemplen mínimo aspectos como: objetivos, argumentos legales, técnicos y humanos sobre la necesidad de contar con principios y valores institucionales, justificación, finalidad y ámbito de aplicación; definición de los principios sobre los cuales se orienta la entidad; determinación de los valores importantes para la organización y el uso que se le dará a dicho documento. Igualmente, es necesario exponer los principios y valores institucionales en el proceso de inducción a los nuevos empleados, para que conozcan mejor la entidad y sus normas de conducta. De igual manera, resulta esencial acompañar todo este proceso con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol sobre la divulgación de los procesos de la entidad, misión, visión y quehacer institucional, pues el conocimiento de la entidad y de los principios y valores de la organización fortalece el control social, entendido como el autocontrol frente a los compañeros que no lo estén cumpliendo o aplicando. Por consiguiente, sin importar cómo se denomine este documento, lo relevante es cumplir con los parámetros mínimos ya definidos y que este sea plenamente conocido por todos los servidores de la entidad, quienes deben saber dónde pueden consultarlo. A continuación, se presenta una tabla con el propósito de cada documento o guía relacionada con este tema. Guías Guía de Administración del Riesgo Su objetivo es hacer énfasis en la necesidad imperiosa de que las entidades públicas tengan inmersos en sus procesos los controles necesarios para prestar servicios y productos con altos estándares de calidad. La guía es un complemento de lo establecido en el Modelo Estándar de ControlInterno con respecto al componente administración de riesgos y plantea la metodología que se debe seguir para dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo. 39 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Rol de la Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces Documento metodológico que busca, a través del perfeccionamiento e instrumentalización de cada uno de los tópicos dentro de los cuales se enmarca el rol de la Oficina de Control Interno, auditoría interna, o quien haga sus veces, establecidos en el Decreto 1537 de 2001, que los encargados de desarrollar ese papel en la organización cuenten con directrices y herramientas técnicas modernas, apropiadas y suficientes para cumplir sus funciones de manera eficaz y eficiente y, por consiguiente, le permitan llevar a cabo adecuadamente la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y la función de auditoría interna, tal como lo establece el MECI. Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de Indicadores de Gestión Texto en el que se recopilan los conceptos y propuestas metodológicas que se espera que sirvan de guía para un tema tan relevante dentro de la gestión pública. Es necesario aclarar que la metodología sugerida se constituye en una orientación básica para el desarrollo de los indicadores, dado que, para su aplicación, cada entidad, dentro de su ámbito y basada en el direccionamiento estratégico y caracterización de procesos, debe establecer variables, unidades de medida y parámetros o metas frente a los cuales será más adecuada la medición de su gestión. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2009 La primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública tiene como fin primordial facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Por lo tanto, esta actualización no incluye los nuevos requisitos ni reduce los de la versión 2004. La actualización introduce cambios para aclarar los requisitos existentes en la primera edición de la norma (basados en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001, la versión 2005 de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante un primer periodo de uso de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública) y demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre ambos. Compilación actualizada y complementada de Este documento se encuentra al servicio de todas las instituciones del Estado, de las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces, de los servidores públicos y de todos los interesados en la materia, donde aparecen compilados, actualizados y complementados los conceptos 40 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Tabla 3: publicaciones relacionadas en el MECI. Fuente: autora, basada en Departamento Administrativo de la Función Pública (2010, pp. 39-40). Rendición de cuentas De acuerdo con el artículo 3 Resolución Orgánica 6289 de 2011, la rendición de cuentas es aquella «Información que deben presentar a la Contraloría General de la República los respectivos responsables, sobre las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión que hayan realizado en la administración, el manejo y los rendimientos de los fondos, bienes o recursos públicos». (Contraloría General de la República) «También es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido». (Ministerio de Hacienda y Crédito Público, 2018). Se entiende por responder aquella obligación que tiene todo funcionario y toda persona particular que administre o maneje fondos, bienes o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal. Se entiende por informar la acción de comunicar a la Contraloría General de la República, sobre la gestión fiscal desplegada con los fondos, bienes o recursos públicos y sus resultados. (Ministerio de Hacienda y Crédito Público, 2018). Objeto. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas que los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación deben aplicar y unificar las distintas resoluciones orgánicas que sobre la materia ha expedido la Contraloría General de la República. (Artículo 268 de la Constitución política). Ámbito de aplicación. De acuerdo con la Contraloría General de la República (2011), es para todas las entidades del orden nacional, territorial y cobija conceptos de control interno a junio 2002 emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno nacional en Materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial desde su organización en 1996 hasta junio de 2002. 41 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA también a los particulares que administran o manejan fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes y sucesivas etapas de: Planeación. Recaudo o percepción. Conservación. Adquisición. Custodia. Explotación. Enajenación. Consumo. Adjudicación. Gasto. Inversión y disposición. Aspectos clave Recuerda algunos aspectos abordados en el módulo: Art. 209 de la Constitución política. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Art. 269 de la Constitución política. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. 42 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Agencia Nacional de Infraestructura [ANI]. (2014). NTCGP 1000: 2009. ANI. Ministerio de Transporte. https://www.ani.gov.co/ntcgp-10002009 Caro y Cuervo TV. (2014, 4 de diciembre). MECI 2014 [video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=6aU_gj-Jc9U Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de Control Interno de las entidades de orden nacional y territorial. (2008, 20 de octubre). Comunicado del 20 de octubre de 2008. Donde se establecen los productos mínimos para evaluar la implementación del MECI. https://www.camara.gov.co/sites/default/files/2017- 08/Comunicado%20Productos%20a%20evaluar%20MECI.pdf Constitución política de Colombia. (1991, actualización: 21 de junio de 2022). Diario Oficial N.º 52.052. http://www.secretariasenado.gov.co/constitucion- politica Decreto 2145 de 1999. (1999, 4 de noviembre). Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial N.º 43.773 del 8 de noviembre de 1999. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=120 9 Decreto 2539 de 2000. (2000, 4 de diciembre). Por el cual se modificaparcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. Diario Oficial N.º 44.250. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=455 8 Decreto 1537 de 2001. (2001, 26 de julio). Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del https://www.ani.gov.co/ntcgp-10002009 https://www.youtube.com/watch?v=6aU_gj-Jc9U https://www.camara.gov.co/sites/default/files/2017-08/Comunicado%20Productos%20a%20evaluar%20MECI.pdf https://www.camara.gov.co/sites/default/files/2017-08/Comunicado%20Productos%20a%20evaluar%20MECI.pdf http://www.secretariasenado.gov.co/constitucion-politica http://www.secretariasenado.gov.co/constitucion-politica https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=1209 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=1209 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4558 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4558 43 DIPLOMADO VIRTUAL EN FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Estado. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=5324 Decreto 1599 de 2005. (2005, 20 de mayo). Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Diario Oficial N.º 45.920. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=16547 Decreto 2913 de 2007. (2007, 31 de julio). Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006. Diario Oficial N.º 46.706. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=26015 Decreto 4445 de 2008. (2008, 25 de noviembre). Por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007 y se amplía el plazo de implementación del MECI en las entidades de 3, 4, 5 y 6 categoría hasta junio de 2009. Diario Oficial N.º 47.184. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=33876 #:~:text=La%20implementaci%C3%B3n%20del%20Modelo%20Est%C3%A 1ndar%20de%20Control%20Interno%20%2DMECI%2D%20debe,la%20ese ncia%20sobre%20la%20forma. Decreto 3181 de 2009. (2009, 25 de agosto). Por el cual se reglamenta la implementación del MECI en los municipios de 3.a, 4.a, 5.a y 6.a categoría. Diario Oficial N.º 47.452. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=645 72#:~:text=DECRETA%3A,y%20en%20sus%20entidades%20p%C3%B Ablicas. Decreto 4485 de 2009. (2009, 18 de noviembre). Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Diario Oficial N.º 47.538. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=37853 #:~:text=Ad%C3%B3ptase%20la%20actualizaci%C3%B3n%20de%20la,y% 20agentes%20obligados%20conforme%20al Decreto 943 de 21 mayo de 2014. (2014, 21 de mayo). Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 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