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Resumen Administración PT 24 Grupos Un grupo se define como dos o más personas que interactúan entre sí de forma tal que cada persona influye y es influida por cada una de las demás personas. Si no interactúan no son un grupo. Aunque los grupos con frecuencia tienen metas, la definición no afirma que sus miembros deban compartir una meta o una motivación. Esta omisión implica que los miembros de un grupo pueden identificarse poco o nada con la meta del grupo. Desde luego, la calidad de las interacciones y el desempeño de los grupos pueden verse afectados por la falta de interés de los miembros en la meta de grupo. La definición también sugiere un límite en el tamaño del grupo. Un grupo de personas tan grande que sus miembros no puedan interactuar e influir entre ellos no cumple con esta definición. El comportamiento de los individuos afecta y es afectado por el grupo. Los logros de los grupos están fuertemente influidos por el comportamiento de sus miembros individuales. Al mismo tiempo, los grupos tienen efectos profundos en las conductas de sus miembros (Ej: presión de grupo). El grupo de trabajo es el medio primario por el cual los gerentes coordinan el comportamiento de los individuos para alcanzar las metas organizacionales. Los gerentes dirigen las actividades de los individuos, pero también dirigen y coordinan las interacciones dentro de los grupos. Por lo tanto, el gerente debe prestar atención tanto al individuo como al grupo cuando intenta mejorar el desempeño del empleado. Los gerentes deben estar conscientes de las necesidades individuales y de la dinámica interpersonal para mejorar los grupos de forma eficaz y eficiente, debido a que el comportamiento de los individuos es clave para el éxito o fracaso del grupo. Tipos de Grupos: Los grupos se pueden clasificar con base en sus grados de formalización y su permanencia. Grupos Formales: Los grupos formales son establecidos por la organización para hacer su trabajo; incluyen grupos de mando (o funcionales), grupos de tareas y grupos de afinidad. Un grupo de mando es relativamente permanente y se caracteriza por relaciones de autoridad funcional como tener un gerente de grupo y quienes le reportan. Generalmente están incluidos en el organigrama de la organización. Un grupo de tareas se crea para desempeñar una tarea específica, como solucionar un problema en particular. Por lo general son temporales, ya que se disuelve una vez que el problema se soluciona o hace recomendaciones. Los grupos de afinidad son agrupaciones relativamente permanentes de empleados del mismo nivel en la organización en distintas divisiones o departamentos, que se reúnen de forma regular para compartir información, capturar oportunidades en surgimiento y resolver problemas. Están establecidos por la organización pero en realidad no son parte de la estructura formal de la misma. Estos grupos traspasan las fronteras existentes de la organización y facilitan una mejor comunicación entre los diversos departamentos y divisiones dentro de la organización. Grupos Informales: Los grupos informales se forman por sus miembros y consisten en grupos de amistad, que son relativamente permanentes y grupos que comparten intereses, que pueden ser de corta vida. Los grupos de amistad surgen de relaciones cordiales entre los miembros y el gozo que obtienen de estar juntos. Los grupos que comparten intereses se organizan en torno a actividades o intereses comunes, aunque se pueden desarrollar amistades entre los miembros. Etapas del Desarrollo de Grupos: Los grupos evolucionan a lo largo de un proceso de cuatro etapas: aceptación mutua; comunicación y toma de decisiones; motivación y productividad; y control y organización. Es difícil señalar con exactitud cuando un grupo se mueve de una etapa a otra, porque las actividades en las fases tienden a traslaparse. Aceptación Mutua: En la etapa de aceptación mutua los miembros se conocen entre sí al compartir información sobre sí mismos. Los miembros están poco familiarizados entre sí, por lo que prueban las opiniones de los demás al discutir temas que tienen poco que ver con el grupo. Si resulta que los miembros ya se conocen entre sí, esta etapa puede ser breve. En esta etapa, los miembros exploran los puntos de vista de los demás acerca de diversos temas. A partir de la discusión, los miembros llegan a entender qué tan similares son sus creencias y valores y el grado al que pueden confiar en los demás. Eventualmente, la conversación gira hacia el negocio del grupo. Cuando esta discusión se vuelve seria el grupo se mueve hacia la siguiente etapa. Comunicación y Toma de Decisiones: El grupo progresa a la etapa de comunicación y toma de decisiones una vez que los miembros del grupo han comenzado a aceptarse entre sí. En esta etapa, los miembros analizan sus sentimientos y opiniones de forma más abierta. La participación comienza a desarrollar normas de comportamiento durante esta etapa. Los miembros analizan y finalmente concuerdan en las metas de grupo. Luego se les asignan roles y tareas para alcanzar las metas. Motivación y Productividad: En la etapa de motivación y productividad se hace énfasis en las actividades que benefician al grupo. Los miembros desempeñan sus tareas asignadas, cooperan entre sí y ayudan a los demás a alcanzar sus metas. Los miembros están altamente motivados y pueden realizar sus tareas de forma creativa. En esta etapa, el grupo cumple con su trabajo. Control y Organización: En la etapa de control y organización el grupo trabaja de forma efectiva para alcanzar sus metas. Las tareas se asignan por acuerdo mutuo y con base en la capacidad. En un grupo maduro, las actividades de los miembros son relativamnte espontáneas y flexibles. Evalúan sus actividades y resultados potenciales y aplican acciones correctivas en caso de ser necesario. Sin embargo, no todos los grupos pasan por las cuatro etapas. La productividad del grupo depende de un desarrollo exitoso en cada etapa. Un grupo que evoluciona por completo a través de las cuatro etapas del desarrollo, por lo general, se vuelve maduro y efectivo. Los grupos pueden necesitar volver a experimentar una o más de las etapas del desarrollo para mantener la cohesión y la productividad características de un grupo bien desarrollado. Factores de Desempeño del Grupo: El desempeño de cualquier grupo se ve afectado por diversos factores distintos a sus razones de formación y las etapas de su desarrollo. Los cuatro factores de desempeño de grupo básicos son la composición, el tamaño, las normas y la cohesión. La Composición de Grupo: La composición del grupo tiene una función importante para determinar la productividad del grupo. La composición del grupo se describe en términos de la homogeneidad o heterogeneidad de los miembros. Un grupo es homogéneo si los miembros son similares en una o varias formas que son críticas para el trabajo del grupo, tales como edad, experiencia de trabajo, educación, especialidad técnica o antecedentes culturales. Normalmente, son creados en las organizaciones cuando a las personas se les asignan los grupos de mando basados en una especialidad técnica similar. Aunque las personas puedan diferir en ciertas formas, son homogéneas en términos de un desempeño de trabajo crítico variable: especialidad técnica. Es probable que un grupo homogéneo sea más productivo cuando su tarea es simple, la cooperación es necesaria, las tareas son secuenciales o se requiere de acción rápida (esto último debido a que el homogéneo tiende a tener menos conflicto). En los grupos heterogéneos, los miembros difieren en una o más formas que son críticas para el trabajo del grupo. Estos grupos tienen mayor probabilidad de ser productivos cuando la tarea es compleja, requiere de un esfuerzo colectivo y demanda creatividad, y cuando lavelocidad es menos importante que las deliberaciones profundas. Cuando la tarea requiere de un análisis complejo de información y creatividad para llegar a la mejor solución posible, un grupo heterogéneo puede ser más apropiado porque genera una amplia gama de puntos de vista. Es probable que exista más discusión y más conflicto, ambas cosas pueden mejorar la toma de decisiones del grupo. Tamaño del Grupo: Un grupo puede tener tan sólo dos miembros o tantos como puedan interactuar e influir entre sí. El tamaño del grupo puede tener un importante efecto en el desempeño. Un grupo con muchos miembros tiene más recursos disponibles y puede ser capaz de completar un gran número de tareas relativamente independientes. En los grupos establecidos para generar ideas, aquellos con más miembros tienden a producir más ideas. Sin embargo, la mayor complejidad de las interacciones y la comunicación pueden dificultar más que un grupo grande alcance un acuerdo. También, un tamaño grande puede inhibir la participación de algunas personas y aumentar el ausentismo. La haraganería social es la tendencia de algunos miembros de grupos a no esforzarse tanto en una situación de grupo como harían si trabajaran solos. Resulta del supuesto por parte de algunos miembros de que si no trabajan duro, otros miembros compensarán el retraso. Por lo tanto, el tamaño del grupo más efectivo se determina por la capacidad de los miembros del grupo de interactuar e influir entre ellos de forma efectiva. Normas del Grupo: Una norma es un estándar frente al cual se juzga lo apropiado de un comportamiento. Así, las normas determinan el comportamiento esperado. Las normas de grupo se establecen durante la segunda etapa de desarrollo del grupo y se llevan hasta la etapa de madurez. Las normas permiten a las personas comportarse de forma consistente y aceptable con el grupo. Las normas resultan de la combinación de las características de personalidad de los miembros, la situación, la tarea y las tradiciones históricas del grupo. Las normas del grupo se aplican sólo para acciones importantes para los miembros del grupo. Las normas: ● Ayudan al grupo a sobrevivir. Los grupos tienden a rechazar un comportamiento desviado que no ayuda a cumplir con las metas del grupo o que no contribuye a la supervivencia. ● Simplifican y hacen más predecibles las conductas esperadas de los miembros del grupo. ● Ayudan al grupo a evitar situaciones embarazosas. ● Expresan los valores centrales del grupo y lo identifican con los demás. Es decir, son un punto de unión para los miembros y tienen un significado para los demás acerca de la naturaleza del grupo. Cohesión de Grupo: La cohesión de grupo es el grado al que un grupo está comprometido a permanecer junto. Las fuerzas que crean cohesión son la atracción al grupo, la resistencia a dejarlo y la motivación para seguir siendo miembro de él. La cohesión de grupo puede aumentar por la competencia o por la presencia de una amenaza externa. Cualquier factor puede enfocar la atención de los miembros en un objetivo claramente definido y aumentar su disposición a trabajar juntos. Alcanzar las metas de forma exitosa con frecuencia aumenta la cohesión de un grupo porque las personas están orgullosas de ser identificadas con un ganador (más cohesión más éxito). Los grupos altamente cohesivos parecen ser más efectivos en alcanzar sus metas que los grupos de baja cohesión. Sin embargo, los grupos altamente cohesivos no por fuerza serán más productivos en un sentido organizacional que los grupos con baja cohesión. Cuando las metas de un grupo son compatibles con las de la organización un grupo cohesivo tal vez será más productivo que uno que no es cohesivo. Pero si dicho grupo decide una meta que tenga poco que ver con el negocio de la organización, tal vez alcanzará su meta incluso a costa de cualquier meta organizacional. La cohesión puede también ser un factor primario en el desarrollo de ciertos problemas. Un ejemplo es el groupthink, que ocurre cuando la principal preocupación de un grupo es una decisión unánime más que el análisis crítico de las alternativas. Estos problemas significan que un gerente debe evaluar con cuidado las ventajas y desventajas de fomentar los grupos altamente cohesivos. Dinámica Intergrupal: La contribución de un grupo para una organización depende de sus interacciones con otros grupos, así como de su propia productividad. Los grupo que interactúan con otros son los más productivos. Las interacciones son la clave para entender la dinámica intergrupal. Existen un modelo de dinámica intergrupal que enfatiza tres factores primarios que influyen en las interacciones intergrupales: características de grupo, entorno organizacional y bases de interacción de tareas, y situacionales. ● Debemos entender las características clave de los grupos de interacción. Cada grupo aporta a la interacción sus propias características únicas. ● El entorno organizacional en el que interactúan los grupos pueden tener una influencia poderosa en las interacciones intergrupales. La estructura de la organización, las reglas y procedimientos, los procesos en la toma de decisiones, y las metas y los sistemas de recompensas, todo afecta las interacciones. ● La tarea y las bases situacionales de las interacciones enfocan la atención en las relaciones de trabajo entre los grupos interactivos y en las razones de las interacciones. Hay cinco factores que afectan las interacciones intergrupales: ubicación, recursos, tiempo e independencia de objetivos, incertidumbre de tareas e interdependencia de tareas. Estos factores crean las interacciones y determinan sus características, como la frecuencia de la interacción, el volumen de intercambio de información entre los grupos y el tipo de coordinación que éstos necesitan para interactuar y funcionar. grupos y el tipo de coordinación que éstos necesitan para interactuar y funcionar. Toma de Decisiones de Grupo en las Organizaciones: Polarización del Grupo: La polarización del grupo ocurre cuando el promedio de las actitudes del grupo posterior a la discusión tiende a ser más extremo que el de las actitudes previo a la discusión. Cuando los individuos descubren durante la discusión de grupo que otros comparten sus opiniones se vuelven más seguros de sus opiniones, lo que resulta en un punto de vista más extremo. Los argumentos persuasivos también pueden alentar la polarización. Además, los miembros pueden creer que debido a que el grupo toma la decisión, no son individualmente responsables por la decisión o sus resultados. Esta difusión de responsabilidad puede permitirles aceptar y respaldar una decisión de forma más radical que la que tomarían como individuos. La polarización puede afectar profundamente la toma de decisiones de grupo. Si se sabe que los miembros del grupo se inclinan hacia una decisión en particular antes de una discusión, puede esperarse que su posición posterior a la decisión sea incluso más extrema. Groupthink: Groupthink es un modo de pensamiento que ocurre cuando los miembros de un grupo están muy comprometidos en un grupo cohesivo y el deseo de unanimidad contrarresta su motivación para evaluar los cursos de acción alternos. Cuando ocurre el groupthink, el grupo de forma inconsciente hace que su meta sea la unanimidad más que llegar a la mejor decisión. Los miembros individuales pueden percibir que poner objeciones no es apropiado. Síntomas del Groupthink: Las tres principales condiciones que fomentan el desarrollo del groupthink son la cohesión, la promoción del líder de su solución preferida y el aislamiento del grupo de las opiniones de los expertos. Algunos de los síntomas son: 1. Ilusión de invulnerabilidad. 2. Esfuerzos colectivos por racionalizar o descalificar las advertencias. 3. Una creencia no cuestionada en la moralidad inherentedel grupo. 4. Puntos de vista estereotipados de líderes enemigos. 5. Presión directa sobre un miembro. 6. Autocensura de las desviaciones. 7. Ilusión compartida de unanimidad. 8. Surgimiento de guardias mentales autodesignados. Defectos en la Toma de Decisiones y en la Calidad de la Decisión: cuando el groupthink domina, el grupo tiene menos probabilidad de revisar una amplia gama de alternativas y puede enfocarse en sólo algunas. Al analizar una alternativa preferida, el grupo puede no volver a examinar las alternativas previamente rechazadas. Incluso cuando reciben información nueva, el grupo puede rechazar las opiniones expertas que van en contra de sus puntos de vista y puede elegir considerar sólo la información que respalde su solución preferida. Participación: Un tema importante en la toma de decisiones del grupo es el grado al que los empleados deben participar en el proceso. A lo largo del tiempo, ciertos enfoques del comportamiento organizacional han alentado a que a los empleados se les permita participar en decisiones para incrementar la participación, motivación y satisfacción de su ego. Hay empleados que buscan responsabilidad y desafío en el puesto, aunque pueden encontrar motivadora y enriquecedora la participación en el proceso de toma de decisiones, y existen otros empleados que pueden considerarla como una pérdida de tiempo y una imposición de la gerencia. Los grupos prodocen más y mejores soluciones, pero se toman más tiempo para desarrollar soluciones y tomar decisiones. Los problemas complejos son los más apropiados para los grupos, ya que con frecuencia se pueden dividir en partes y las partes ser asignadas a los individuos o grupos pequeños que llevan sus resultados de vuelta al grupo para discusión y toma de decisiones. Solución de Problemas de Grupo: Existen tres técnicas para estimular las capacidades de solución de problemas del grupo: lluvia de ideas, técnica del grupo nominal o técnica Delphi. Lluvia de Ideas: la lluvia de ideas se utiliza con mayor frecuencia en la fase de generación de ideas en la toma de decisiones y tiene la intención de solucionar problemas que son nuevos para la organización. Se alienta a los miembros del grupo a ofrecer cualquier idea que se les ocurra. La intención es producir ideas y soluciones totalmente nuevas al estimular la creatividad de los miembros del grupo. La lluvia de ideas no proporciona la solución al problema, sino que debe producir una lista de alternativas que sea más innovadora y completa que la desarrollada por el típico grupo interactivo. Técnica de Grupo Nominal: con la técnica de grupo nominal, los miembros del grupo siguen un ciclo de generación-discusión-voto hasta que llegan a una decisión. Ayuda a superar los efectos negativos de las diferencias de estatus entre los miembros del grupo y se puede utilizar para explorar los problemas para luego generar alternativas o evaluarlas. El proceso consta de los siguientes pasos: ● Se describe el tema al grupo y cada individuo escribe una lista de ideas, no se permite ninguna discusión entre los miembros. ● Los miembros toman turnos para reportar sus ideas, una a la vez, al grupo. Las ideas se registran. ● Los miembros pueden discutirlas. ● Los miembros votan de forma privada acerca de las ideas. Los reportes son privados para reducir los sentimientos de intimidación. ● Después de la votación, el grupo puede discutir los resultados y continuar la generación y discusión de ideas. ● El ciclo puede continuar hasta que se llegue a una decisión apropiada. La Técnica Delphi: la técnica Delphi es un método de recolectar de forma sistemática los juicios de expertos para usar en los pronósticos de desarrollo. Está diseñada para los grupos que no se reúnen cara a cara. Después de reclutar a los participantes, el gerente desarrolla un cuestionario, que contiene preguntas directas que tratan con el tema, para que ellos lo respondan. El gerente resume las respuestas y las reporta de regreso a los expertos con otro cuestionario. Este ciclo se puede repetir tantas veces como sea necesario para generar la información que el gerente necesita.
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