11) GESTION COMPRAS

Vista previa del material en texto

Gestión de 
Compras
MSc. Mauricio Martínez
Cuando las organizaciones fallan en la tarea de crear valor en 
sus productos al mejorar su rendimiento en los procesos, desvían 
su atención hacia la gestión de compras. El impacto que los 
proveedores causan en los costos de las organizaciones es de 
gran importancia, y la capacidad de los proveedores para 
cumplir con sus requerimientos es un factor diferenciador en la 
elaboración de productos o la prestación de servicios.
INTRODUCCiÓN
INTRODUCCiÓN
El nuevo milenio ha traído una gran cantidad de competidores
de clase mundial, tanto nacionales como internacionales, lo que
ha forzado a las organizaciones a mejorar sus procesos y
mantenerse competitivos.
La Información disponible 
la relación
a través de internet, ha 
compradores y
de
desbalanceado 
vendedores; la
existente entre
abundante cantidad de competidores y
opciones disponibles, hacen que los clientes exijan mayor
calidad en menor tiempo y productos hechos a la medida de sus
necesidades, a un menor costo.
GESTIÓN DE COMPRAS
• La administración en la gestión de compras es básicamente la
actividad de tomar decisiones fundamentales sobre los recursos de
las organizaciones en un ambiente cambiante.
• Los gerentes de las organizaciones deben hacer claridad en puntos
básicos tales como: determinar las actividades que pueden realizar
y aquellas actividades que resultaría más favorable para su
organización encargarlas a terceros (Outsourcing).
• Si la organización cuenta con un amplio portafolio de proveedores,
debe tener claro el rol que desempeña cada uno de ellos, bien sea
por producto o servicio, para lograr un mejor resultado.
GESTIÓN DE COMPRAS
El gerente de la gestión de compras en la organización, debe
definir los criterios para elegir sus proveedores, estructurar la
forma en que se medirá el desempeño del grupo de
proveedores y garantizar que la contratación de los proveedores
sea la más conveniente para la organización y además
minimizando la distorsión de información entre los eslabones
involucrados en el proceso.
MODELO CONCEPTUAL DE LA
GESTIÓN DE COMPRAS
Fuente: Purchasing Management. BEDEY, Lars, et al. 2014. Chalmers
GESTIÓN DE COMPRAS
En el sector de la manufactura, el porcentaje de compras frente al
promedio de ventas corresponde al 55%, lo que significa que, por cada
peso vendido, más de la mitad retorna al proveedor; lo cual indica
claramente que las compras son un área en la que las organizaciones
están volcando sus esfuerzos para ahorrar costos.
Robert Monckza (2009), Administración de Compras en la Cadena de Abastecimiento
Los ahorros en costos se pueden lograr de la manera tradicional,
pidiendo rebajas al proveedor en cuanto a precios o siguiendo otra
manera de administrar las ventas, al crear relaciones con los
proveedores para disminuir conjuntamente los costos de los productos
o servicios.
CADENA DE VALOR
Fuente: MONCZA, Robert. HANDFIELD, Robert. GIUNIPERO, Larry. PATTERSON, James. Purchasing and Supply
Chain Management. 4 ed., Mason USA, South -Western Cengage Learning, 2009.
COMPRAS VS ADMINISTRACIÓN
DE SUMINISTROS
• Compras es un grupo funcional y a la vez una actividad funcional que se
encarga de realizar la selección, la compra, la negociación, la contratación,
evaluación de proveedores, la búsqueda de proveedores y productos en
el mercado, y la búsqueda del mejoramiento y desarrollo de las compras
para asegurar que se recibe el máximo valor hacia la organización
• La Administración de Suministros es un enfoque estratégico para planear
y adquirir las necesidades presentes y futuras de la organización, a través
del manejo efectivo de la base de suministros, enfocado hacia los
procesos de las diferentes funciones de la organización, en la búsqueda
de lograr los objetivos misionales de la misma.
EVOLUCIÓN DE LAS COMPRAS EN
LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
Fuente: Purchasing Management. BEDEY, Lars, et al. 2014. Chalmers.
IMPORTANCIA DE LOS
PROVEEDORES
Los proveedores son importantes para las organizaciones en general, 
debido a a factores como:
• La necesidad de controlar los centros de costo.
• La necesidad de reducir el costo total de adquisición.
• La creciente influencia que tiene la habilidad de los proveedores
para responder a los clientes finales, especialmente en los aspectos
relacionados con tiempos de entrega.
• La creciente tendencia a confiar en un bajo número de
proveedores.
• El deseo de los compradores de confiar en que sus proveedores
construyan y diseñen las partes y sub-partes requeridas por la
organización.
COMPRAS VISTAS DESDE LOS
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
• Para entender como varía el rol de la gestión de compras, se debe
aclarar de qué se tratan realmente las compras, vistas desde los objetivos de
la organización.
• Continuidad del Suministro: La Gestión de Compras debe
garantizar la continuidad de las adquisiciones necesarias para el
funcionamiento óptimo de una organización, soporta las necesidades
de las operaciones a través del suministro.
• Administrar el Proceso de Compras de manera eficiente y efectiva: Las
compras deben administrar sus operaciones internas, determinar las
necesidades de personal, desarrollar y seguir las metas presupuestales
de la administración, introducir sistemas de pagos de compras que
mejoren el control de los gastos, entre otras.
COMPRAS VISTAS DESDE LOS
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
• Desarrollar una administración de suministro: El proceso de compras debe
estar sinérgicamente alineado con las condiciones de suministro ofrecidas
en el mercado, para asegurar que se identifiquen nuevos proveedores,
además de mejorar el grupo de proveedores existentes para lograr ser más
competitivos.
• Desarrollar metas alineadas con las áreas funcionales: La administración
de las compras debe comunicarse con los clientes internos de la
organización para mejorar la calidad de la gestión de los procesos y
trabajar directamente con los proveedores en busca del mismo fin.
COMPRAS VISTAS DESDE LOS
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
• Ser soporte de las metas y objetivos organizacionales: las compras pueden
afectar directamente el rendimiento de la organización, positiva o
negativamente, razón por la cual las compras han de ser un punto
importante para tener en cuenta por parte de los directivos de las
organizaciones.
• Desarrollar estrategias de compras integradas que soporten las estrategias
organizacionales: El personal de compras históricamente no ha
participado en niveles directivos, y por ende, tampoco en las reuniones de
planeación estratégica, pues ellos son vistos más como personal táctico
que estratégico. La administración ejecutiva no reconoce los beneficios
que una función de compras de clase mundial puede brindarle a la
organización.
POLÍTICAS DE COMPRAS
• La administración de las compras está directamente relacionada
con el cumplimiento de políticas que sirven como parámetros
que dirigen apropiadamente sus actividades diarias.
• El desarrollo de políticas de compras considera diferentes
asuntos que varían según el tipo de compañía, la industria a la
cual pertenecen, entre otras, para desarrollar factores
generadores de ventajas competitivas.
PRINCIPIOS DE LAS COMPRAS
Fuente: QUAYLE, Michael, Purchasing and Supply Chain Management: Strategies and Realities, 
Londres UK, IRM Press, 2006.
Precio
Correcto
Lugar
Correcto
Can dad
Correcta
Tiempo
Correcto
Calidad
Correcta
Compra de
Servicios y
Productos
QUE HACE QUE UNA POLÍTICA
SEA EFECTIVA?
• Las políticas efectivas tienen parámetros orientados a la acción, lo
cuales sirven de guía para su cumplimiento, proporcionan detalles
suficientes para dirigir la conducta hacia una meta u objetivo
específico.
• Una política efectiva es relevante (evitando asuntos innecesarios)
y concisa (definiendo una posición con el mínimo número de
palabras posible). Una política inefectiva es ambigua, generando
dudas en el personal en el momento de interpretarla.
• Las políticas eficaces son oportunasy actualizadas, deben ser
revisadas periódicamente para evaluar su claridad y conformidad.
POLÍTICAS DE COMPRAS
Las políticas que se refieren a las compras, pueden ser agrupadas
en las siguientes cinco categorías:
• Políticas que definen el rol de las compras.
• Políticas que definen la conducta del personal de las compras.
• Políticas que definen los objetivos sociales del negocio y su 
postura frente a las minorías.
• Políticas que definen la relación entre el comprador y el
proveedor.
• Políticas que definen los asuntos operacionales.
POLÍTICAS QUE DEFINEN EL ROL DE LAS
COMPRAS
Estas políticas definen la autoridad de las compras, usualmente
muestran los objetivos de la función de compras y definen las
responsabilidades de los distintos niveles dentro del área.
• Origen y alcance de las autoridades de las compras: Todo el
personal debe saber claramente quienes son los que dirigen
la función de las compras, cuales son los encargados de dirigir
el negocio y representar los intereses de la organización.
• Objetivos de la función de compras: este grupo de políticas describen los objetivos
generales y los principios que guían el proceso de las compras. A continuación se listan
algunos de los objetivos de compras y principios de una compañía:
– Seleccionar proveedores que cumplan sus compromisos de compras y con el
rendimiento esperado.
– Comprar materiales y servicios que cumplan con los estándares de calidad
requeridos.
– Promover la relación entre comprador-vendedor.
– Promover que el trato hacia los proveedores debe ser justo y ético.
– Trabajar de manera cercana y coordinada con los otros departamentos de la
compañía
– Conducir las operaciones de la compras, de tal forma que puedan facilitar la
relación de los empleados y de la comunidad.
– Soportar los objetivos corporativos de la organización.
– Mantener calificado al personal de las compras y desarrollar sus capacidades 
profesionales
POLÍTICAS QUE DEFINEN EL ROL DE LAS
COMPRAS
POLÍTICAS QUE DEFINEN LA CONDUCTA DEL
PERSONAL DE COMPRAS
Estas políticas resaltan el compromiso de la administración hacia
el comportamiento ético y honesto del personal de las compras a
través de guiarlos hacia la manera de reaccionar frente a
situaciones difíciles.
• Políticas Éticas: Todas las compañías deben tener políticas que
describan el compromiso de la administración hacia el
comportamiento ético del personal de compras.
• Políticas de reciprocidad: Existen por lo general políticas
formales en las cuales se resalta la oposición en tener acuerdos
de recibir dadivas por parte de los proveedores.
• Políticas de contacto y visita a los proveedores: El departamento de compras
debe controlar los no autorizados o excesivos contactos del personal hacia
los proveedores por que pueden causar incomodidades, de la misma
manera, el excesivo contacto o visitas del proveedor y el trato con personal
que no esta relacionado con las compras.
• Políticas de antiguos empleados que ahora son representantes de los
proveedores: el conocimiento previo del trabajador acerca de los planes de
negocio y la manera de actuar de la compañía, podría significar una ventaja
frente a los otros proveedores.
• Políticas hacia reportar negocios irregulares con los proveedores: Esta
otrospolítica establece posibles mecanismos para los compradores u
trabajadores de la empresa puedan reportar irregularidades que puedan
existir en el proceso de compras.
POLÍTICAS QUE DEFINEN LA CONDUCTA DEL
PERSONAL DE COMPRAS
POLÍTICAS QUE DEFINEN LOS OBJETIVOS SOCIALES
DEL NEGOCIO Y SU POSTURA FRENTE A LAS
MINORÍAS
Acciones del tipo colaborativo, podrían hacer que se desarrolle una
percepción de una responsabilidad social corporativa dirigida
directamente por la administración de la organización.
• Ayudar a negocios pequeños minoristas: Ayudar a pequeños
proveedores puede ser sinónimo de brindar ventaja al negociar,
por lo cual se debe especificar que este tipo de proveedores
deben tener las mismas oportunidades para acceder a los
procesos de compras de las organizaciones.
• Asuntos Ambientales: Políticas definiendo la posición de la
empresa en los asuntos relativos con el medio ambiente, han
tomado relevancia desde que las naciones regulan las políticas que
cobijan a los compradores, productores y vendedores.
POLÍTICAS QUE DEFINEN LA RELACIÓN ENTRE 
EL COMPRADOR Y EL PROVEEDOR
Estas políticas enmarcan la relación entre los compradores y los vendedores en
relación a la diversas etapas del proceso de compras.
• Relaciones con el proveedor: Principios guías que mencionen la relación
vendedor-comprador, son claves para el desarrollo económico satisfactorio y su
respectivo éxito. A continuación se enuncian algunos de estos principios que
soportan una positiva relación entre las partes:
– Trato justo e íntegro.
– Apoyo a proveedores que trabajan en mejorar su calidad, envíos, costo y otros criterios
evaluadores de rendimiento de su gestión.
– Pago a tiempo a los proveedores.
– Estímulos a proveedores en generar nuevas ideas en aras de tener beneficios conjuntos.
– Desarrollo de canales de comunicación.
– Informe de las razones eventuales que eviten la consecución de contratos específicos 
por parte de los proveedores.
– Establecimiento de procesos justos para favorecer la adjudicación de contratos de
compras.
POLÍTICAS QUE DEFINEN LA RELACIÓN
ENTRE EL COMPRADOR Y EL PROVEEDOR
• Calificación y Selección de proveedores: Los compradores
pueden requerir una información que los guie acerca de los
criterios de evaluación del rendimiento de sus proveedores o
de los posibles oferentes de productos o servicios, para lo cual
es necesario que se definan los parámetros de medición de
estos, tales como:
– Relación precio/ Costo.
– Calidad de los productos.
– Cumplimiento en entregas.
– Condiciones financieras.
– Conocimiento y experticia técnica.
– Capacidad administrativa
– Habilidad de trabajar con los clientes.
– Potencial de innovación.
POLÍTICAS QUE DEFINEN ASUNTOS 
OPERACIONALES
Políticas que brindan una guía acerca de la manera de actuar respecto a los
asuntos operacionales que enfrentan los compradores, en el desarrollo de sus
actividades y sus deberes.
• Materiales Peligrosos: Los compradores deben tener un cuidado especial en
lo referente a los desechos peligrosos, ya que en los últimos tiempos este tema
ha sido objeto de nuevas regulaciones que implican la responsabilidad del
apropiado desecho de estos materiales.
– Evidenciar lo permisos y licencias que rigen a la compañía.
– Especificar los tipos de materiales peligrosos que el proveedor esta autorizado a entregar.
– Evidenciar las medidas de seguridad que se tienen previstas para prevenir accidentes, y los
planes de contingencia necesarios para la eventualidad de derrame de desechos tóxicos y/o
peligrosos.
– Detallar los procesos específicos para el control del material peligroso desde el momento que el
material sale de las instalaciones del comprador.
– Evidenciar que el proveedor tiene el material asegurado con una compañía reconocida.
– Evidenciar que el desecho de materiales es llevado a cabo por transportadores que se encuentran
certificados en el manejo de este tipo de materiales.
POLÍTICAS QUE DEFINEN ASUNTOS
OPERACIONALES
• Responsabilidad del proveedor por el material defectuoso: Esta
política resalta la responsabilidad del proveedor por el material
que es enviado defectuoso o que no cumple con los estándares
de calidad esperados por el comprador.
• Revisión de los ítems comprados: Otra política debe ser clara al
respecto de la revisión continua de los materiales comprados.
Esta evaluación indica la revisión por parte de los compradores
del material recibido, para garantizar que el proveedor es de
primera clase.
POLÍTICAS QUE DEFINEN ASUNTOS
OPERACIONALES
Muchas otras políticas guían la función de las compras,
algunos ejemplos son:
• Restricciones de selección de proveedores fuera del país.
• Restricciones o regulaciones legales para mantener los 
contratos de compra.
• Responsabilidadde los proveedores de los costos de
transporte de productos vía correo expreso.
• Uso de logos de la empresa por parte de los proveedores.
• Cambios contractuales en términos y negociaciones con
los proveedores.
EVALUACIÓN DE MEDIDAS DE 
CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES
La necesidad de evaluar y seleccionar los proveedores tiene
aristas en la gestión lo cual lo hace una operación de carácter
prioritario para asegurar una gestión apropiada en las compras,
de tal forma que para el desarrollo de estrategias de compras
escoger e mejor proveedor es la llave central de éxito.
La relación de los proveedores se centra en 2 pasos generales; la
contratación de los servicios y los resultados de la transacción.
Dentro de los aspectos a tener en cuenta en la contratación se
encuentran procesos tales como: búsqueda de proveedores,
selección de proveedores, evaluación de proveedores,
negociación de proveedores y finalmente la firma de contrato.
EVALUACIÓN DE MEDIDAS DE
CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES
Fuente : MONCZA, Robert. HANDFIELD, Robert. GIUNIPERO, Larry. PATTERSON, James. Purchasing and Supply Chain
Management. 4 ed., Mason USA, South -Western Cengage Learning, 2009. Pag 237
PASOS PARA EL DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN Y
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Fuente : MONCZA, Robert. HANDFIELD, Robert. GIUNIPERO, Larry. PATTERSON, James. Purchasing and Supply Chain
Management. 4 ed., Mason USA, South -Western Cengage Learning, 2009. Pag 256
PASOS PARA EL DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN Y
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Evaluación de Proveedores
Categoría Subcategoría Peso Subpeso Calificación Calificación 
Ponderada
Calificación Total
1. Calidad 20
Sistemas de 
procesamiento de calidad
5 4 4 17.40
Compromiso de 
calidad
8 4 6.40
Partes por mil en 
defectos
7 5 7.00
2. Estructura de 
costos
30
Control de costos 10 4 8 24.00
Costos frente a la 
industria
12 4 9.6
Entendimiento de los
costos
8 4 6.4
3. Condición 
Financiera
20
Estructura de 
crédito
10 3 6 12
Tasas de retorno 10 3 6
4. Procesos 
Técnicos
30
Innovación de 
productos
10 5 10 24.4
Innovación de 
procesos
12 4 9.6
Investigación y 
desarrollo
8 3 4.8
Evaluación total del proveedor 77.80
TALLER DE PROVEEDORES
Definir una compañía del sector real para desarrollar las siguientes actividades:
• Enunciar los productos que venden.
• Definir las políticas que crean necesarias para poder llevar a cabo la gestión 
de las compras.
• Definir 3 productos a comprar.
• Definir los parámetros para la evaluación de proveedores, el peso y las
características que definen los subpesos para evaluar los proveedores
• Hacer el análisis de 3 proveedores de los productos a comprar e indique el 
proveedor mas idóneo para cada uno de los productos.
BIBLIOGRAFÍA
BALLOU, Ronald H.. Logística: Administración de la cadena de suministro.
New Jersey. 5 ed. Editorial Prentice Hall, 2004.
Chopra, S., P. Meindl. Supply Chain Management: Strategy, Planning and 
Operation 4 ed, Pearson, Prentice Hall, New York. 2006.
MONCZA, Robert. HANDFIELD, Robert. GIUNIPERO, Larry. PATTERSON,
James. Purchasing and Supply Chain Management. 4 ed., Mason USA,
South -Western Cengage Learning, 2009.
QUAYLE, Michael, Purchasing and Supply Chain Management: Strategies 
and Realities, Londres UK, IRM Press, 2006.
Simchi‐levi et al. Designing and Managing the Supply Chain: Concepts,
Strategies and Case Studies 3 ed, McGraw‐Hill, New York. 2007.