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Studocu no está patrocinado ni avalado por ningún colegio o universidad.
Evidencia 1 - Prueba de conocimiento aa3
administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)
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Evidencia 1 - Prueba de conocimiento aa3
administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)
Descargado por Juan Mendoza (juande031294@gmail.com)
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Evidencia 1: Prueba de Conocimiento AA3
Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace
referencia a:
Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan 
a las instituciones.
Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia.
A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al 
objetivo propuesto.
A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su 
administración.
Una comunicación _______________ de interés _____________ con el
mismo contenido dirigida a un grupo específico es la ______________.
Laboral, público, circular.
Formal, laboral, circular.
Escrita, común, carta
Escrita, común, circular
La ________________ es la ejecución de los _________________ la
motivación, la comunicación, es decir la etapa en que se
_____________al personal.
Planeación, archivos, direcciona
Administración, archivos, organiza
Dirección, planes, orienta
Organización, programas, orienta
Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra:
Documentos que pierden su valor documental por el paso del 
tiempo.
Falta de información.
Un gran número de datos o de información genérica que no es 
relevante a lo que se esperaba encontrar.
Descarte de documentos soportado en actas.
El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las 
oficinas que deban realizar el proceso de atención y trámite 
correspondiente.
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Verdadero
Falso
Se denomina silencio documental cuando:
Información completa pero no con deterioro físico
Dentro de un documento hay hojas en blanco.
Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves.
Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se 
requiere.
Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o 
despachadas por una empresa en desarrollo de sus funciones.
Falso
Verdadero
El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________
los documentos, debidamente ________________ y organizados.
Documentos, recopilar, clasificados
Unidades, organizar, foliados
Unidades, garantizar, clasificados
Documentos, garantizar, foliados
Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:
A y B son correctas.
Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado.
Documentación emitida por entidades militares.
Comunicación de entidades oficiales o privadas.
Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas
en soporte ________________ y contiene original y máximo dos
___________.
Oficiales, electrónico, copias
Enviadas, físico, copias
Internas, físico, originales
Internas, físico, anexos
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Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o
acordado en una reunión específica.
Verdadero
Falso
Las _____________________ se dividen en dos grupos
__________________ y ______________________, se deben separar en el
momento en que se reciben, según el tipo de comunicaciones.
Circulares, internas, externas
Actas, internas, externas
Comunicaciones, oficiales, personales
Comunicaciones, activas, inactivas
Comunicaciones recibidas, son:
Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para
ser despachadas fuera de la empresa.
Documentos que ingresan a la empresa.
Documentos que son transferidos de un archivo a otro.
Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado 
de la entidad.
La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones,
_________________ de diferentes entidades, y ______________ o soportes.
Documentación, escritas, materiales
Información, proveniente, materiales
Recepción, provenientes, medios
Información, almacenadas, materiales
Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la 
empresa, las cuales deberán ser revisadas, para verificar la competencia, 
los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las 
remite
Falso
Verdadero
La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las 
comunicaciones producidas o recibidas.
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Verdadero
Falso
El concepto de “Planeación” hace referencia a:
Seguir procesos para la obtención de los recursos.
Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos 
propuestos.
Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el 
crecimiento de la empresa.
Plasmar información para el cumplimiento de metas.
Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que 
consiste en la hora en que se debe atender al usuario interno y externo para
la recepción de las comunicaciones oficiales.
Falso
Verdadero
Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con
el nombre del funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control 
pese a ser de carácter personal.
Falso
Verdadero
Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la
organización.
Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo 
o empresa.
Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la 
empresa.
La organización es la entidad es decir la razón social.
Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el 
orden en los procesos.
La administración de documentos se define como:
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Administración del horario de atención al público visible y de fácil 
acceso a los ciudadanos.
Elaboración de documentos debidamente planeados y 
organizados.
Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y 
enviadas.
El control de las comunicacionesoficiales enviadas en soporte 
papel.
Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo
contenido.
Memorando
Actas
Informes
Circular
Se conoce por mantenimiento en la función de la administración
documental.
Comprobación soporte e ilustración de los documentos.
Recopilación de documentos clasificados y organizados.
Regular la gestión de los archivos.
Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico.
La norma ________________ tiene como objeto brindar
____________________ para la gestión de ____________________.
GTC 185, herramientas, documentos
GTC 187, información, documentos
GTC 187, herramientas, documentos
Internacional, pautas, informes
Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos.
Circular
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Informe
Acta
Memorando
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