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Studocu no está patrocinado ni avalado por ningún colegio o universidad.
Actividad 3-evidencia 3informe administración en el entorno
laboral
administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)
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laboral
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ACTIVIDAD 3. EVIDENCIA 3 
“INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
PRESENTADO POR
YURI MARBELIS MARTÍNEZ FLÓREZ
APRENDIZ
INSTRUCTORA 
MAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANO
TECNÓLOGA EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BOGOTÁ
 26 DE MAYO DE 2021
INTRODUCCIÓN
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El presente informe tiene como finalidad describir el proceso de Gestión
Documental, establecido por el archivo general de la nación. Dichos procesos son:
la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de documentos de
diferentes contextos de las comunicaciones que entran y salen de la empresa.
Para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez
en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de uno sección a
otra. Constituye en control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existes tres tipos de registros:
Registro de entrada
Registro de salida
Correspondencia Interna (comunicación interna).
Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestión documental en la
administración de documentos, y tener un control que permitan la comprobación,
ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe
estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales. De
acuerdo con la norma ICONTEC en la GUIA TECNICA COLOMBIANA 185 tiene
por objeto brindar herramientas para la gestión de documentos, rigiéndose por la
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, esta estipula los requisitos
documentales para la conformación del archivo y sujeto al acuerdo 060 del 30 de
octubre de 2001, esta norma plantea la revisión detallada de sus datos desde la
destinación final, la responsabilidad de quienes intervienen, firman y se interesan
en la comunicación.
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EVIDENCIA 3.
Informe Administración Documental.Cada aprendiz entregará un informe del paso
a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
DESARROLLO
Documentos son el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una
entidad publica o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se
realiza tanto a la documentación interna como externa. Estos documentos deben tener un
proceso especifico y para ello citamos lo siguiente:
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Esta unidad siempre debe
estar en un lugar visible y de fácil acceso por el personal.
 
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
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1. RECEPCIÓN, RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN Y EMBALAJE DE LAS
COMUNICACIONES.
1.1 Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades: 
 Identificación de medios de recepción.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (legalidad) sello, reloj radicador.
 La comunicación esta dirigida a la empresa o funcionario.
 El sobre debe estar correctamente marcado.
 Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o personal.
 Los documentos pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como:
correo, fax, revistas, plegables, invitaciones, entre otros.
 Se debe verificar que la documentación que se reciba este completa, firmada,
contiene los anexos, enunciados, datos de origen del remitente dirección de
respuesta y se encuentre en buen estado.
 Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo se
revisa el sobre y verifica los anexos.
 Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de comprobar las fechas
de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos.
NOTA IMPORTANTE A TENER A ENCUENTA: en el caso de la comunicación que no
cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación
como, por ejemplo: No ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar,
además de proceder a una respectiva investigación.
1.2 Radicación de documentos: es el proceso por el cual se asigna un identificador 
(Número de Radicado) a un documento y se le asocia cierta información que se 
considere relevante a la hora de ingresar, salir o moverse entre departamentos en la 
organización, tal como la fechay hora de recepción. Tener en cuenta:
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.
 Según ICONTEC GTC185 el espacio para colocar el sello radicador es la zona
tres. 
1.3 Registro de documentos: consiste en la anotación de los datos más significativos 
de las solicitudes en un formato de registro “planillas” para su control y tramite 
dentro de la organización. La unidad de correspondencia registra la comunicación 
oficial de los siguientes datos:
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 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la Dependencia competente, Número de
radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta según el Acuerdo AGN 060 de 2001 
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
1.4 Distribución de documentos: La distribución se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de
los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y
envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
Distribución de documentos externos
 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados definición de medios de distribución: 
 Personal.
 fax, correo tradicional. 
 correo electrónico.
 apartado aéreo.
 trámite en línea.
 página web.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos
1.5 Embalaje de los documentos: Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza,
revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque teniendo en cuenta lo siguiente:
 Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo
General de la Nación.
 Se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento.
 Si la correspondencia está orientado a dar una respuesta, se registran los criterios
de su saluda, el consecutivo y la fecha del documento.
 La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia
deberá ser moderada y evitar el deterioro de la documentación.
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 No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.
 Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.
 Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible,
con marcador sobre un rótulo.
 En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de
conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para
su transporte. 
 
2. Registro de entrada de las Comunicaciones:
Al recibir las cartas o comunicaciones, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación 
con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades 
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado 
en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. 
A continuación, el formato:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA
Nº orden
de
entrada
Fecha de
entrada
Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
Día Mes
Además, la empresa estampa un sello similar como este:
3. Registro de salida de las comunicaciones:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su 
emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con 
el mismo sello. En el sello debe aparecer:
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 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
Original: se envía al correo
Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación. 
Ver Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
SALIDA
Referencia Fecha Nº orden
de salida
 Clase Anexos Destinatario Asunto
4. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un 
registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el 
organigrama de la empresa, éste puede ser:
 único
 o existir tantos como departamentos haya.
Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el enrutamiento de
documentos a dependencia competente y registro de control de entrega de documentos
internos.
5. Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de 
ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de 
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
5.1 Correspondencia Recibida
Recepción: Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de 
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
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 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema: El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará
la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el 
sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo 
de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior 
seguimiento. 
5.2 Correspondencia enviada: Dentro de esta actividad se realizan tareas:
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, 
apartado aéreo, trámite en línea, página web, etc.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteode documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.
Elaboración: Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus 
propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con 
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto 
bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir 
una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble 
ejemplar.
Entrega: La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada 
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo 
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de 
destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema: Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador 
del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de 
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el 
sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia: Una vez registrada la correspondencia enviada, el 
Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador 
correspondiente. 
Recepción de documentos:
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 Registro de correspondencia Externa recibida.
 Registro Interno de correspondencia recibida.
 Rotación de Folletos y revistas.
 Control de documentos Contables.
 Control de correspondencia Interna enviada.
 Recordatorio de correspondencia recibida y en Tramitación.
 Aviso de Traspaso de documentos.
EJEMPLOS DE 6 TIPOS DE DOCUMENTOS
 -Carta -Circular
 -Memorando -Informes
 -Certificado -Hoja de vida corporativa
CARTA: Comunicación escrita en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio. Se recomienda elaborar este tipo de documentos
en formatos carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. 
PARTES DE LA CARTA: Código, Lugar de origen y fecha de elaboración, Nombre del
destinatario, cargo, Organización, Dirección, Nombre del lugar de Origen, Asunto, Saludo,
Texto, Despedida, Firmas de Responsables, anexos, Copias e Identificación del
Transcriptor, paginas subsiguientes.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
 Tratar un solo tema por comunicación.
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar tratamiento respetuoso y cortés.
 Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
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UTILIZACIÓN DE LA CARTA:
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
 Felicitar, invitar o convocar, hacer llamados de atención, entre otros.
 Informar, expresar necesidades o solicitudes.
 Regular o aclarar una situación.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
 Impugnar o corregir situaciones.
 Dar respuesta a una comunicación recibida. Etcétera. 
CLASES DE CARTAS U OFICIOS: independiente del estilo y según su contenido, existen 
varias clases, entre las cuales se destacan:
 Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la 
organización.
 Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado.
 Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un
lenguaje informal.
MEMORANDOS: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos. Y trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias y
las líneas de coordinación jerárquica de las organizaciones. 
PARTES: encabezado, denominación del documento, código, fecha y lugar de
elaboración, destinatario y remitente, asunto, texto, despedida, firmas responsables,
anexos, copia, transcriptor y líneas especiales.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: 
 utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
 redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés.
 distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
 tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO:
 Informar sobre un hecho en forma breve.
 Expresar necesidades.
 Hacer requerimientos.
 Aclarar, corregir o impugnar una situación.
 Dar respuesta a una comunicación recibida.
 Retirar información, requerimiento o solicitud urgente.
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
 Solicitar o remitir información, documentos u objetivos.
 Hacer llamados de atención, entre otros.
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 Antonio Baraya
 NIT: 158874652-8
SAS-15437-U
Bogotá D.C, 24 de mayo de 2021
Señor
WLFRAN GIRALDO
Gerente General
Carrera 29 N° 29ª 22S 
Bogotá D.C.
Asunto: Nuevas Normativas al Regreso Progresivo
Estimado, señor Giraldo:
Agradeciendo su atención, el colegio Antonio Baraya solicita preparación de nuevos horarios
académicos, implementos de aseo personal, marcaciones de distanciamiento e instalaciones del
colegio en buen estado, sugeridos por el gobierno basándose en los protocolos de la pandemia a
causa del virus COVID-19.
Todo esto se realizará, con el objetivo de lograr que los estudiantes de grado 11 retomen clases
presenciales para una mejor preparación, debido a que prontamente tienen que presentar las
pruebas ICFES. Teniendo en cuenta la seguridad estudiantil y docente con las precauciones
necesarias.
Agradecemos se gentil colaboración.
JESUS MARTINEZ
Comunicador social
Anexo: uno (1 folio)
Copias: secretaria
Transcriptor: Yuri Martinez.
Carrera 29 N° 29ª 22S Bogotá D.C. Antoniobaraya@gmail.com 
PBX 5884199 – Teléfono 321 589 66
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mailto:Antoniobaraya@gmail.com
 
 MOLDES GIRALDO
 NIT: 26598922565-8
MEMORANDO
YR-0892-2
Bogotá D.C, 24 de mayo de 2021
PARA: Jhon Jairo Ordoñez
DE: Graciela Flórez, Jefe de Recursos Humanos
ASUNTO: Llamado de atención
El motivo de este enunciado es para mantenerlo al tanto de las fallas que ha tenido
durante estos dos últimos días, usted ha incurrido en una falta al iniciar labores después de la
hora reglamentada.
Le recuerdo Sr Ordoñez que puede ingresar a la empresa a las 6:45 am. Teniendo un laxo de 15
minutos para prepararse, y estar listo para iniciar labores a las 7:00 am, y así regirse a los horarios
reglamentarios de la empresa. Aclarándole que a partir de las 7:01 am se considera falta.
Por ser segunda vez de incumplimiento el presente memorando solo será un llamado de atención.
De volver a incumplir con esta falta la empresa tomará las acciones correspondientes.
Atentamente,
GRACIELA FLOREZ
Anexos: Reglamento de la Empresa
Transcriptora: Yuri Martinez.
Carrera 100 N° 58 -45 Correo:moldesgiraldo25@gmail.com Teléfono: 365 146 89 
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CERTIFICADOS: Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
hecho de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la
legalidad de un hecho o acto solemne. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo
afirmado en el documento. Si llegara a haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser penado por la ley. 
TIPOS DE CERTIFICADOS: 
 Calificaciones.
 Registro civil o parroquial de nacimiento.
 bautizo o de defunción.
 Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos.
 Resultados médicos.
 Documentos de identidad, entre otros. 
PARTES DEL CERTICADO: CÓDIGO, LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE
ELABORACIÓN, CARGO, IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO, TEXTO, REMITENTES
Y FIRMAS RESPONSABLES.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos establecidos en cada organización.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
 Suministrar la información de forma personalizada.
 Expedir siempre en original.
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REGIONAL CUNDINAMARCA
EL CENTRO INDUSTRIAL Y DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE SOACHA
CERTIFICA
Que KEVIN JULIAN GIRALDO CARDENAS identificado(a) con Tarjeta de Identidad No
1092380732 de Bogotá, realizó y aprobó el curso de MANEJO DE HERRAMIENTAS
MICROSOFT OFFICE 2016: EXCEL con una intensidad horaria de Cuarenta y Ocho (48) y
obtuvo una evaluación Apto (A) con una equivalencia de (4.5).
Equivalencia de Evaluaciones:
D: Reprobó
A: Aprobó
Se expide en Soacha. A los veinticuatro (24) días del mes de mayo de dos mil veintiuno
(2021)
Firmado Digitalmente por
HERMINSO GIRALDO GIRALDO
Subdirector CENTRO INDUSTRIAL Y DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE SOACHA
REGIONAL CUNDINAMARCA
SENA: Una Organización con Conocimiento
La autenticidad de este documento puede ser verificada en el registro electrónico que se encuentra en la página web
http://certificados.sena.edu.co, bajo el número 95356392314075CC1092358732E.
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INDUSTRIAL MERCANTIL
CIRCULAR: Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente.
El objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. 
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,
lineamientos y políticas. 
La circular externa se utiliza para dar a conocer reglas de negocios, nuevos
productos o servicios, entre otros. 
CLASES DE CIRCULARES: 
 La circular general se dirige a un grupo de personas.
 Carta circular esta dirigida en forma personalizada.
PARTES DE LA CIRCULAR: 
 Encabezado.
 Código.
 Lugar de origen y fecha de elaboración.
 Encabezamiento y destinatarios.
 Asunto.
 Saludo.
 Texto.
 Despedida.
 Remitente y firmas responsables.
 Líneas especiales.
 Identificación de páginas.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:
 Tratar un solo tema.
 Iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía.
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar un tratamiento respetuoso y cortes.
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos normalizados en el manual de la organización.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. 
Calle 100 N° 67-78 Fax 4680995 www.merca@gmail.com 
Descargado por Juan Mendoza (juande031294@gmail.com)
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file:///home/www-data/deploy-task-2022-11-24_02_25_21/storage/pdfconv/1b1be325e1f4bfdd832ba10b1752725d/http:%2F%2Fwww.merca@gmail.com
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INDUSTRIAL MERCANTIL
CIRCULAR 078
DC-9-0154
Bogotá, 26 de mayo de 2021
PARA TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Actualización historial laboral.
Cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario adjunto para actualizar los datos personales
y profesionales de todos nuestros funcionarios.
Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificaciones de participación en cursos,
seminarios, diplomados y otros estudios. Esta información se debe entregar antes del cinco de
junio, en las oficinas de la Dirección de Talento Humano.
Muchas gracias por su positiva colaboración.
CAROLINA ORJUELA RIOS
Directora Talento Humano
Anexos: uno (un folio)
Transcriptor: Yuri Martinez Flórez
Calle 100 N° 67-78 Fax 4680995 www.merca@gmail.com 
Descargado por Juan Mendoza (juande031294@gmail.com)
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ACTAS: las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación. Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido
y acordado en una reunión.
CLASES DE ACTAS: Existen varias clases de actas, entre las cuales se destaca:
 Actas de comités.
 Actas de consejo municipal.
 Actas de consejos.
 Actas de juntas directivas.
 Actas de asambleas.
 Actas de reuniones administrativas.
 Actas de levantamiento de cadáveres.
 Actas de baja de inventarios.
 Actas de eliminación de documentos.
 Actas de sociedades y actas de entrega.
PARTES DE LAS ACTAS: Titulo, denominación del documento y número,
encabezamiento, lugar de origen y fecha de la reunión, hora, lugar, asistentes,
representaciones, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, compromisos,
convocatoria, firmas, nombres, cargos y líneas especiales.
REDACCIÓN YPRESENTACIÓN: 
 Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
 Aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
 Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado.
 Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto la descargo.
 Ningún párrafo debe iniciar con gerundio.
 Tampoco deben tener errores técnicos, gramaticales ni de puntuación.
 Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones.
 Algunos casos, se anotan aclaraciones o discrepancias necesarias.
 La presentación de originales y copias deben ser impecables.
 Si hay vocaciones, se indica el número de votos emitidos.
 En caso de nombramientos se registran los resultados y nombres.
 Se indica el nombre de la persona que presenta una moción.
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COOPERATIVA ASISTIMOS
I
REUINIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 01
FECHA: Bogotá, 26 de mayo de 2021
HORA: De las 20:00 a las 23:00 horas
LUGAR: Sala de Juntas
ASISTENTES: Catalina Aristizábal. Presidente
 Julio Cesar Moncada. Vicepresidente
 Paula Giraldo Hoyos.Tesorero
 Wilfran Smith López. Secretario
 Vocales:
 Johanny Gonzales Rios.
 Armando Merchán. 
INVITADOS: Juan Pablo Flórez. Asesor 
AUSENTES: Deisy Martinez Velandia. Vocal (con excusa)
ORDEN DEL DIA:
1. Verificación del quórum.
2. Lectura y aprobación del acta anterior.
3. Estudio y solicitudes de préstamo.
4. Proposiciones y varios.
DESARROLLO
1. Verificación del quórum.
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum 
reglamentario para deliberar.
2. Lectura y aprobación del acta anterior.
La secretaria leyó el Acto 011 de la reunión del 15 marzo de 2021, la cual fue 
aprobada sin modificaciones.
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COOPERATIVA ASISTIMOS
ACTA 011
Reunión ordinaria consejo de administración.
3. Estudio solicitudes de préstamo.
El secretario, informo que solo había una solicitud, la del socio Herminso Perea 
Rojas, por veinte mil pesos ($ 20.000).
El socio Armando Merchán solicito aclaraciones sobre el monto de los aportes y 
saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había cupo, se aprobó el 
préstamo mencionado.
4. Proposiciones y varios. 
El secretario, Wilfran Smith López, leyó la carta enviada por el señor Julio Cesar 
Moncada, en la cual solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que 
aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue aceptado dicho retiro.
Se estudio la solicitud de ingreso del señor Darío Cristancho Diaz a la cooperativa,
la cual fue aceptada por unanimidad. 
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 26 de 
junio de 2021 a las 13:00 horas.
Catalina Aristizábal Wilfran Smith López
Presidente Secretario
 
Anexos: seis (seis folios)
Transcriptor: Yuri Martínez 
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HOJA DE VIDA CORPORATIVA: Es la relación de los datos personales, la
información laboral, académica, la experiencia y competencias de una persona
que registra y conserva. Este documento se genera dentro de las organizaciones y
se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen
durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.
PARTES: Identificación, nombre, datos básicos, información laboral, información
académica, experiencia laboral, investigaciones, publicaciones, distinciones y
premios.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: 
 Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.
 Establezca los datos que considere necesarios y relevantes.
 Use un formato o formulario que mas se ajuste a dichas necesidades.
 Puede conservarse en forma física o digital o ambas.
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HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES
NOMBRE: Luis Fernando Triana Quintero
IDENTIFICACION: C.C. 1124191047 de Florencia
FECHA DE NACIMIENTO: 05/12/1992Florencia (Caldas)
ESTADO CIVIL: Soltera
EDAD: 29 años
CIUDAD: Bogotá D.C.
DIRECCIÓN: kra 28 N° 78-100 apto 201 Santander
TELEFONO: 310 751 5289 - 315 890 0086
CORREO: trianaluis062@gmail.com 
FORMACIÓN ACADÉMICA
ESTUDIOS PRIMARIOS: Institución Concepción Florencia (Caldas)
Titulo obtenido: Certificado de Quinto (2014)
ESTUDIOS SECUNDARIOS: Educativa Baraya Florencia (Caldas)
Titulo obtenido: Bachiller Técnico en Sistemas (2010)
TÉCNICO: Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
 Titulo obtenido: Técnico en Gestión ambiental
 Florencia (Caldas), 2012 
REFERENCIAS FAMILIARES
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HOJA DE VIDA
Luz Areliz Martinez
Estilista Profesional
Celular 321 559 8744 de Bogotá
Carolina Cristancho
Supervisora de Sodexo
Celular 311 799 8850
REFERENCIAS PERSONALES
Jorge Benicio Ardila Baquero
Técnico en Presupuesto 
Celular 320 852 9737 de Bogotá
Amparo Aragón de Moreno
Confeccionista
Celular 3142094452 del Dorado 
EXPERIENCIA LABORAL
CARGO: Asistenta de Gerencia 
 
JEFE INMEDIATO: Doctor Juan Manuel Torres, Gerente
FUNCIONES: Apoyar la actividad de promoción y ventas y controlar los 
despachos.
FECHA DE INGRESO: 4 de marzo de 2013
FECHA DE RETIRO: 4 de marzo de 2020
TIEMPO DE SERVICIO: 7 años
Luis Fernando Triana quintero
C.C: 1124191047 de Florencia
Descargado por Juan Mendoza (juande031294@gmail.com)
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CONCLUSIONES
Al finalizar el presente informe, se puede concluir que la eficiencia en la Gestión
Documental depende del correcto proceso que se les dan a los documentos;
siendo este un elemento vital dentro de las instituciones, tanto públicas como
privadas. Aportando ventajas como ahorro de tiempo y control. Teniendo como
reto en buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnológicas que garanticen
su originalidad e integridad basándose en la normatividad de la ley general de
archivos.
Siendo indispensables que las organizaciones tengan programas de conservación
y preservación de los documentos, sin dejar atrás el depósito para los mismos.
Es por eso que la administración documental, se tienen resultados óptimos en la
recepción, registro, entrega, aislamiento y distribución de las comunicaciones en
toda estructura organizacional. 
Por último, si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información,
estos nos ayudan a localizar el documento de forma eficiente y desde cualquier
lugar, sea en la organización o fuera de está.
Descargado por Juan Mendoza (juande031294@gmail.com)
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