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administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)
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Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”
Luis Carlos Cabezas Rincón
Servicio Nacional de Aprendizaje
Administración Documental en el Entorno Laboral (1906428)
2019
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ii
Actividad
Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”
Ensayo “Importancia de los Archivos”. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la
presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
Importancia de los Archivos
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por
ende, es considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal
o en representación de una entidad. Es por eso, que se ha creado la necesidad de conservarlos, a
fin de dar testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de
prueba.
A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios documentales, de tal
manera que se hace necesario administrar los documentos de forma permanente, para asegurar que
la historia, políticas y procedimientos se conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un
servicio de información eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los
avances tecnológicos.1
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.2
1
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_Presenta
cionPrograma/presentacion_programa.pdf
2 OA – Material de Formación.pdf
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El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de
la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros
archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y
de la riqueza.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran: 3
Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la
doctrina. Esto también ocurría en China e India.
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en
vestigios en madera y mármol.
Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la administración y
el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger,
conservar y servir. Aunque, la más importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para
preservar la memoria histórica.
Origen y Evolución de la archivística4
Edad Antigua. Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones
se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde
se tiene constancia de la existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C.
Mundo Greco-romano. La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de
la evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado
3 OA – Material de Formación.pdf
4 https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/origen-evolucion-archivistica
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importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era costumbre
conservar los documentos en el Templo de Saturno.
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y las
administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. La autenticidad y
el valor legal de los documentos estaban garantizados por diferentes procedimientos
administrativos. Como podemos observar, tenían un sistema muy fiable y completo para la
preservación de los archivos.
Edad Media. La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que
se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción
del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba
reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad
Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la archivística a nivel
administrativo.
Edad Moderna. En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la
archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el Estado
Moderno. Se reunieron en los Archivos del Estado toda la documentación generada por la Corona:
los documentos que concernían al gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces.
Durante esta época, el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la administración y
adquirió una función jurídico-política.
Edad contemporánea. La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva los principios de
responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la Administración. Esto quiere
decir que el archivo pasa a ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además,
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elfuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello,
se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos los archivos
del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, el Archivo Nacional.
Cualidades de los Archivos5
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.
Clasificación de los Archivos
Naturaleza.
Archivo Público. Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos derivados de
un servicio público por entidades privadas.
5 OA – Material de Estudio.pdf
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Archivo Privado con Interés Público. Es de interés público por su valor para la historia, la
cultura, la ciencia o la investigación.
Archivo Privado. Son documentos pertenecientes a personas jurídicas que se derivan de la
prestación de sus servicios.
Uso.
Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad:
Archivos Activos. Son archivos de conservación y consulta permanente, está constituido
por documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores, historias laborales,
resoluciones y contratos.
Archivos Inactivos. Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier documento
para su conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales, comerciales e históricos.
Archivo Semiactivo. Estos archivos son para la conservación y consulta menos frecuentes
con intervalos de 1 a 2 veces al año.
Categorización de los Archivos
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos
de Colombia.
Los archivos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación. (entidad de Estado encargada de orientar y coordinar la
función archivística del estado).
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
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vii
Los archivos territoriales se clasifican en (artículo 8 de la Ley General de Archivos de
Colombia):
Archivos de Entidades del Orden Nacional.
Archivos de Entidades del Orden Departamental.
Archivos de Entidades del Orden Distrital.
Archivos de Entidades del orden metropolitano.
Archivos de Entidades del Orden Municipal.
Archivos de Entidades del Orden Local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Los archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9 de la ley general
de archivos de Colombia):
Archivos de la Rama Ejecutiva.
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Organismos de Orden de Control.
Archivos de los Organismos Autónomos.
Los archivos territoriales, según la organización del estado, organizamos de control y
organismos autónomos son de carácter obligatorio.
Aplicación de los Archivos en el Medio Actual
Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se le dé.
En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación,
administración y políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión documental.
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