LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

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INDICE.
DEFINICIÓN Y CONCEPTOS,
OBJETIVOS,
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN A UTILIZAR EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, 
¿CUALES SON LOS SOPORTES LEGALES PARA ESTOS INSTRUMENTOS? 
¿CUAL ES LA RELACIÓN ENTRE LA ORDENACIÓN Y LA  DESCRIPCIÓN? 
EN EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE ¿EN QUE MOMENTO ARRANCA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL? 
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1. DEFINICIÓN (ISAD G) Y CONCEPTOS.
Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
 
La Descripción Documental es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos
La descripción busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados. 
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Los sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de difusión amplio. Es por esto que es importante que todos los archivos cuenten con un programa descriptivo o la institución cuente con normas que planteen un     procedimiento homogéneo, de manera que sea más fácil para el usuario el acceso a la documentación.”  
 
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2. OBJETIVOS.
Es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles
Permite la ejecución de diversas acciones más allá de la simple localización de la información documental
Obtener y analizar la información contenida en los documentos
Registra la información que contienen en forma resumida y eficaz en algún medio
Facilitar a los usuarios de los archivos el acceso a la información documental mediante los instrumentos descriptivos
Facilitar a los usuarios la comprensión de contexto y contenido de los documentos es decir su procedencia las funciones de las que se derivan su producción, los asuntos y temas que tratan, sus características, volumen y periodicidad.
Reconocer y controlar el tratamiento archivístico que se le ha dado a la documentación: clasificación, ordenación, valorización, conservación y difusión de los archivos
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3. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN A 
UTILIZAR EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE.
Los instrumentos a utilizar en los archivos de trámite son 3:
Catálogo de Disposición Documental,
Inventarios documentales:
- De Archivo de Trámite,
- De Transferencia Primaria,
- De Baja documental, y
Guía de archivos.
 
EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo.
 
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	SERIE Y SUB-SERIE DOCUMENTAL.		PLASOS DE CONSERVACIÓN.						DISPOSICIÓN FINAL.			OBSERVACIONES.	INFORMACIÓN.	
	CÓDIGO	NOMBRE	VALORES
PRIMARIOS			VIGENCIAS			BAJA.	CT.	M	 	PERIODO DE 
RESERVA	CONFIDENCIAL.
			ADMTVO.	LEGAL	FISCAL	ARCH.
TRAM.	ARCH.
CONCENT.	TOTAL						
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Elementos principales de un Catálogo de Disposición Documental
 
FONDO: ___________________________
SECCIÓN: __________________________
El nivel de descripción del Catálogo es la serie documental ya que proporciona las características de este nivel de descripción.
EL INVENTARIO DOCUMENTAL es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales
Para ver los elementos de los diferentes tipos de inventarios debe checar el archivo Excel que se agrega a esta presentación.
 
Cualquiera de los tres tipos de inventarios describe las partes de las series documentales, esto es que llega al nivel de expedientes, que son las Unidades documentales componentes de las series.
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GUÍA DE ARCHIVO: Centra su atención en un solo archivo, independientemente del número de fondos que tenga. Proporciona información detallada de la entidad o entidades productoras, la organización y el contenido de las agrupaciones documentales.
 
Si bien es cierta esta definición, en nuestro país se ha implementado el concepto de Guía de Archivos de Trámite que es el documento que describe las partes de cualquier archivo de Trámite de una Institución, esto se enfoca principalmente a las instituciones de la Administración Pública.
 
Podrán obtener un ejemplo de Guía de Archivo de Trámite en las páginas de internet de cualquier Sujeto obligado 
 
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4. ¿CUALES SON LOS SOPORTES LEGALES 
PARA ESTOS INSTRUMENTOS? 
Por lo que respecta a este punto tenemos dos supuestos:
Instrumentos de carácter general e
Instrumentos específicos.
 
Como Instrumentos de carácter general tenemos:
ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal y su Anexo Único,
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA ISAD (G),
NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCION DE FUNCIONES ISDF_SPA,
NORM INTERNACIONAL DECRIBIR INSTIT QUE CUSTODIAN FONDOS DE ARCH ISDIAH_ESP, y
LEY GENERAL DE ARCHIVOS,
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Como Instrumentos específicos tenemos:
INSTRUCTIVO PARA EL TRAMITE DE BAJA DOCUMENTAL DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL,
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE LA GUIA SIMPLE ACTUALIZADO 2006,
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DEL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL ACTUALIZADO 16 ABRIL 2012,
 
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5. ¿CUAL ES LA RELACIÓN ENTRE LA 
ORDENACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN? 
Por lo visto, es claro que la ordenación proporciona un lugar para las diferentes partes del acervo documental, sea a nivel de expedientes al conformar las series documentales o a nivel del archivo como un todo al proporcionar un lugar en el contexto del llenado del mobiliario que se proporcione para la ubicación definitiva de los contenedores de documentos.
 
En tanto que la descripción proporciona la información pertinente para que cualquier expediente o documento sea localizado con la prontitud que cada caso requiera.
 
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6. EN EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS 
ARCHIVOS DE TRÁMITE 
¿EN QUE MOMENTO ARRANCA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL? 
La descripción es una actividad que debe ser realizada de manera conjunta a la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación. 
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