La Ordenación Documental en Archivos

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL. 
Escuela Nacional de Biblioteconomía y 
Archivonomía. 
Gestión Documental y Archivo de Trámite. 
 
 
TEMA: 
“La ordenación documental” 
Control 9 
 
Profesor: Doroteo Salomón Hernández Guzmán 
 
Alumno: 
• Jathziry Yetzel Aldaco Sanchez 
• María Magdalena García Ramirez 
• Grezia Gómez Gómez 
• Miguel Ángel García López 
• Brenda Arely Flores Lara 
 
 
Tarea No. _____9______. 
 
 
Turno Vespertino 
 
Grupo: 2CV1 Fecha: 05/06/2023 
 
La ordenación documental 
 
Es una tarea física que consiste en ordenar secuencialmente los documentos, 
expedientes y series documentales, esta es la operación archivística que se realiza 
dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias, 
naturales cronológicas y alfabéticas. 
Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo la lógica de su 
tramitación, normalmente coinciden con su secuencia cronológica. El primer 
documento que abre el expediente, es el primero que debemos ver y el último 
documento que cierra el expediente, debe estar hasta abajo, a su vez los 
expedientes se ordenan conforme a su serie documental. 
 
Actividades para llevar a cabo la ordenación 
 
• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos 
documentales: Para esta actividad se tiene en cuenta la Tabla de Retención 
Documental o el Cuadro de Clasificación, de esta manera no se guardan 
documentos repetidos en las diferentes dependencias y se establece 
responsabilidad de los archivos. 
 
• Conformación y apertura de expedientes: Se debe determinar las carpetas 
a utilizar, la marcación de las mismas con el fin de unificar criterios en todas 
las dependencias. La ubicación de los documentos se va haciendo en forma 
ascendente a medida que se van presentando. 
 
• Cada expediente debe guardar los documentos de archivo que le pertenecen 
cumpliendo con el principio de procedencia y de acuerdo con la fecha de 
producción cumpliendo con el principio de orden original. 
 
• Foliación: Es la numeración que se le asigna de manera consecutiva a cada 
unidad documental, se realiza con lápiz en la parte superior derecha del 
documento, se debe realizar el índice por cada expediente para llevar el 
control de los documentos que ingresan. 
 
• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos 
metodológicos. 
 
 
Métodos de ordenación 
 
Existen diferentes Métodos de Ordenación como son: alfabético, cronológico, 
geográfico, numérico. Estos métodos casi nunca se utilizan por separado; se 
mezclan cuando realizamos la descripción documental para facilitar la recuperación 
de los documentos. 
Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida para 
determinar dicho orden. 
 
Directos: Indirectos: 
 ° Alfabético ° Geográfico 
 ° Cronológico ° Numérico 
 
Explicación de cada método de ordenación 
 
➢ Alfabético: Este método es el más sencillo y de consulta directa se realiza a 
partir de las letras del alfabeto y que dependiendo también de la actividad a 
la cual se dedique la empresa, puede ser nominal o por asuntos. 
Es el método más sencillo y de consulta directa. 
 
Se aplica a: Los nombres generalmente se utiliza para personas naturales y 
jurídicas, para las personas naturales se deben tener en cuenta primero, los 
apellidos y en segundo lugar el nombre o nombres de las personas y para el 
caso de nombres de personas jurídicas, se tiene en cuenta el nombre 
conforme figura en la razón social. 
 
Hay dos estilos: 
Estilo Diccionario: No tiene división ni subdivisión de temas, debido a que 
estos están ordenados en secuencia alfabética, como las palabras de un 
diccionario. 
Estilo Enciclopedia: Se utiliza cuando los asuntos están agrupados por 
relaciones lógicas, tienen títulos importantes o principales los cuales se 
ordenan alfabéticamente y éstos a su vez tienen divisiones y subdivisiones. 
Para el caso de los archivos administrativos se recomienda utilizar el sistema 
alfabético tipo enciclopédico con el fin de garantizar una consulta eficiente. 
Es importante utilizar como guía principal las letras, como subguía el nombre 
de la serie documental y a cada subserie se le debe abrir una carpeta 
➢ Cronológico: La base de ordenación de este sistema es la fecha teniendo 
en cuenta año, mes y día. 
Este sistema es muy importante y se aplica en todas las unidades 
documentales cumpliendo con el principio de orden original. 
Se debe ordenar de forma secuencial en su producción de manera que, la 
fecha más antigua es la primera página, y la más reciente es la que 
corresponde a la última página 
 
➢ Geográfico: Este método se basa en la utilización de palabras, conceptos 
geográficos y territoriales de un municipio, departamento, región, país, etc. 
Se utilizan debidamente alfabetizados, formando índices, nunca se utiliza 
sólo, se combina con métodos numéricos y cronológicos para reforzar las 
búsquedas. 
Se debe conocer todas las denominaciones usadas en cada una de las zonas 
geográficas con los términos regionales de creación, actuales, tradicionales, 
de acontecimientos culturales o simples modas. 
 
➢ Numérico: se basa en el orden secuencial de los números arábigos, se 
pueden utilizar números simples y complejos, en la combinación de números 
se forman códigos. 
El sistema de consulta es, indirecta porque se debe elaborar índice de 
consulta alfabética o apoyarse en las bases de datos. 
 
Guarda 
Proceso a través del cual se almacenan y organizan los documentos que genera o 
recibe una institución, sean estos físicos (en soporte papel) o digitales. 
 
Signatura 
Es el equivalente de las cotas o signaturas que se utilizan normalmente en las 
bibliotecas para identificar los libros u otros objetos de préstamo. Es decir, indica 
donde se encuentra y sirve además para agrupar por temas o materias los 
documentos en un estante. 
 
Foliación 
Es una actividad sustancial de los procesos archivísticos aplicados a los 
documentos de archivo y que consiste en numerar de forma continua y ordenada el 
total de las fojas/hojas de que se compone una unidad documental. 
 
Su importancia radica en que garantiza la integridad de las unidades documentales 
pertenecientes a un fondo o colección histórica y permite, no sólo conocer, sino 
controlar la totalidad de sus folios. 
 
Conclusión 
Como podemos ver la ordenación documental es muy importante en un archivo ya 
que, si esta se hace de una manera correcta facilita el acceso a la información 
gracias a que nos permite saber de manera rápida la ubicación/localización de los 
documentos. 
Lo cual implica una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo realizado, dado que la 
búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla. 
Se puede concluir que la ordenación documental es el proceso de organizar y 
ordenar documentos de manera sistemática y lógica para facilitar su recuperación y 
acceso. Implica diferentes etapas, como la identificación, la clasificación y el arreglo. 
La conclusión de la ordenación documental depende de la identificación del sistema 
más adecuado para la organización y ordenación de los documentos en función de 
su contenido y naturaleza. Es un proceso importante que ayuda en el manejo 
eficiente de documentos e información en diferentes organizaciones e instituciones. 
La ordenación documental juega un papel importante en el funcionamiento eficaz 
de las instituciones archivísticas así como en la gestión de registros en diferentes 
entidades y organismos. 
Bibliografía 
 
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