Indicadores de Gestão para Arquivos Locais

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INDICADORES DE GESTIÓN PARA LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL 
MANAGEMENT MEASURING STANDARDS FOR LOCAL ARCHIVES 
 
 
Alcalde Martín-Calero, Carlos. Jefe de Servicio de Archivo. Diputación Provincial de Valladolid. Calle de las 
Angustias 44, 47003, Valladolid. carlos.alcalde @dip-valladolid.es 
La publicación titulada Indicadores de gestión para los archivos de la Administración Local, editada por la 
Diputación de Valladolid, es el resultado de cuatro años de estudio y debate por parte de la Mesa de Trabajo de 
Archivos de Administración Local. Pretende establecer un modelo para evaluar y la planificar la función de archivo. 
Los rasgos generales del método se concretan en la identificación y la descripción de los servicios archivísticos, de 
los procesos desarrollados para prestarlos y de los indicadores que permitan evaluar cada uno de los servicios. Se 
han analizado procesos, que tienen asociados uno o varios indicadores, relacionados con los servicios esenciales 
para el desarrollo de la función archivo, y se ha normalizado el modelo de análisis: definiciones de funciones y 
procesos, cuadro de acciones para cada uno de los procesos, acompañado de su diagrama de flujos y un modelo de 
ficha para la identificación de los indicadores propuestos, su análisis y unidad de medida. El trabajo incluye un 
glosario que establece las definiciones normalizadas de los términos utilizados, otro apartado que recoge la 
legislación y la normativa técnica al respecto y una recopilación bibliográfica. 
 
Palabras clave: Archivos locales, gestión de archivos, indicadores. 
 
All through four years, the Work Group on Local Archives has been carrying out a research on archives 
management measurement. As a result of this work has outcome this book titled Management Measuring Standards 
for Local Archives and edited by the Province Council of Valladolid. It aims to set a reference model to evaluate and 
planning archival function. Main features of this model are identifying and description of archives services, of 
procedures carried out to provide them, and of indicators that are needed in order to evaluate each service. 
Procedures that have one or several indicators connected to main archival functions had been analyzed and the 
template for analysis has been standardized: function and procedures definitions, trace frame for each with its 
flowchart, and a form to identify given indicators, to analyse them and its measuring unity. This job also 
incorporates a vocabulary that establishes standard definitions of used terms, another section with laws and 
standards on this matter, and a bibliography compilation. 
Keywords: Local archives, archives management, management measurement. 
 
1 Introducción 
El trabajo que tengo el placer de presentar hoy aquí, titulado Indicadores de gestión para los archivos de la 
Administración Loca1l es el resultado de cuatro años de estudio, reflexión y debate de un grupo colectivo del que 
formo parte, denominado Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local. Este grupo de trabajo, al que hoy 
me honro en representar, está formado por unos 50 profesionales, (archiveros, profesores universitarios y 
responsables de gestión y política archivística de Comunidades Autónomas, Diputaciones y Ayuntamientos) y su 
finalidad es el estudio y la propuesta de soluciones técnicas en temas relacionados con los procesos documentales y 
la gestión archivística, como la propuesta de un cuadro de clasificación para archivos municipales o estudios 
relacionados con la identificación y valoración de documentos. 
Este nuevo tema relacionado con los indicadores de gestión comenzó a fraguarse en las sesiones de la XXII Mesa de 
Trabajo, celebrada en Granada en 2005, aunque los trabajos en sí mismos no comenzaron hasta la siguiente edición 
de la Mesa, en Córdoba, en 2006, a la que siguieron las reuniones de Madrid, en 2007, Sant Boi de Llobregat, en 
2008, y Toledo y Valladolid, en 2009, siendo en esta última cuando los dimos por concluidos. 
El objetivo de nuestro estudio era cubrir una necesidad patente en la gestión archivística, la de avanzar en la 
adopción de un modelo de análisis que permitiese la evaluación y la planificación de la función de gestión 
documental y de archivo. La Mesa, ya en la reunión de Córdoba, los rasgos generales de la metodología que se fue 
perfilando en las reuniones posteriores y que podemos concretar en tres puntos: 
 
• Identificar y describir los servicios generados por la función de archivo en nuestras organizaciones. 
• Identificar y describir los procesos que hacen posible la generación de los servicios. 
• Identificar y describir los indicadores de gestión que permiten medir y evaluar cada uno de los servicios 
y procesos. 
• Identificar, describir, definir y establecer para cada uno de los indicadores la unidad de medida 
pertinente. 
 
2 El modelo de análisis 
Los procesos analizados están relacionados con los servicios que hemos considerado esenciales para el desarrollo de 
la función de gestión documental y archivo: 
 
• Los ingresos 
• La identificación, valoración, selección y eliminación 
• La descripción 
• La conservación 
• Las consultas y los préstamos 
• La reproducción de documentos 
• La gestión de quejas y sugerencias y 
• Las actividades de formación y difusión: cursos, exposiciones, visitas, etc. 
 
Los servicios prestados por los archivos son la resolución de consultas, el préstamo de documentos, la gestión de 
quejas y sugerencias y la difusión y la formación de usuarios. La gestión de los ingresos, la identificación, 
valoración, selección, eliminación, descripción y conservación son actividades necesarias para la prestación de esos 
servicios. 
Los procesos analizados tienen asociados uno o varios indicadores hasta completar el número de diecisiete. Para el 
estudio de esos procesos e indicadores, se ha normalizado el esquema, dotándolo de una misma estructura: 
 
• Definiciones de las funciones, servicios y procesos para normalizar el vocabulario empleado 
 
1 MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE ARCHIVOS DE ADMINISTRACIÓN LOCAL: Indicadores de 
gestión para archivos de la Administración Local. Valladolid: Diputación Provincial, 2010 
 
• Cuadro de acciones de los procesos estudiados, en los que se estudia paso a paso cada uno de los 
procesos, con mención a las acciones realizadas, quién las realiza, los elementos necesarios para su 
realización y el producto derivado de la realización de esa acción 
Nº ACCIÓN 
 
RESPONSABLE 
ELEMENTOS 
NECESARIOS 
 
PRODUCTOS 
1 Solicitar el ingreso Productor o responsable 
de la custodia de los 
documentos 
 
 
 Formulario de solicitud 
de ingreso 
 Módulo de gestión de 
ingresos 
 Módulo de gestión de 
depósitos 
 Solicitud en papel o 
electrónica al sistema 
de gestión. 
 Informes sobre la viabilid
del ingreso 
2 Remitir los 
documentos 
Productor o responsable 
de la custodia de los 
documentos 
 
 Modelo de relaciones 
de entrega de 
documentos 
 
 Hojas de transferencia / 
Relación de 
documentos 
 Informe de errores a 
subsanar en el ingreso, 
si es el caso. 
 Preingreso en el 
módulo de gestión de 
ingresos 
3 Recepcionar 
provisionalmente los 
documentos 
Técnicos del Archivo Documentos originales Acta de entrega 
4 Cotejar Técnicos de Archivo Relaciones de entrega 
de documentos 
 Documentos originales 
 Informes de cotejo 
5 Recepcionar 
definitivamente 
 
Responsable del 
Archivo 
 Modelo de documento 
de recepción definitiva
 Relación de entrega con 
signatura del archivo 
 Acta de recepción 
definitiva 
Tabla 1: Cuadro de acciones de los procesos de ingresos 
• Diagrama de flujo de cada uno de los procesos 
 
Figura 1. Diagrama del proceso de descripción 
 
• Mención de los indicadores asociados a cada proceso y su análisis utilizando un formulario 
normalizado 
 
 
 
Figura 2. Ficha de análisis del indicador “Unidades documentales descritas” 
 
 
Estetrabajo no estaría completo sin un glosario que estableciera las definiciones normalizadas de los términos 
utilizados. Por último, se ha introducido un apartado en el que se recoge la legislación y la normativa técnica al 
respecto y una recopilación de bibliografía sobre la materia. 
 
3 Procesos analizados 
El servicio resume y es la razón de ser del archivo, pero para que el archivo pueda prestar dicho servicio son 
necesarios una serie de procesos relacionados con la cadena documental que posibiliten poner a disposición del 
usuario y hacer inteligibles los documentos o la información requeridos. Así mismo, el archivo desarrolla una serie 
de actividades para acercar el usuario al archivo y para hacerlo más visible en su entorno. Por ello, podemos hablar 
de tres tipos de procesos: 
• procesos de gestión documental 
• procesos para la prestación de servicios 
• procesos para la formación de usuarios y la difusión 
 
3.1 Los procesos de gestión documental 
Son aquéllos relacionados con el tratamiento al que son sometidos los documentos desde el momento en el que se 
van a trasferir al archivo hasta que están en disposición de ser consultados por los usuarios. 
3.1.1 Ingresos 
Se estudian como una función principal que tiene como finalidad la entrada de documentos en el archivo para su 
custodia y servicio. Es una agrupación de procesos cuyas finalidades son conocer el grado de ejecución de las 
trasferencias previstas, el nivel de ocupación de los depósitos para prever las necesidades de espacio a corto plazo y 
el volumen de incremento para poder realizar esas previsiones. Como consecuencia, los procesos encaminados al 
desarrollo de esta función llevan asociados tres indicadores: 
• % de ingreso de documentos 
• % de ocupación de los depósitos 
• % de crecimiento anual del volumen de documentación 
3.1.2 Identificación, valoración, selección y eliminación 
Desde un punto de vista conceptual, la dificultad de este proceso estriba en que es transversal a dos funciones 
archivísticas, organización y valoración, y agrupa otros dos procesos, identificación y selección. Llevan asociados 
dos indicadores: 
• Identificación y valoración 
• Selección y eliminación 
3.1.3 Descripción 
La descripción es una función, pero también es un proceso. De acuerdo con la Norma Española de Descripción 
Archivística (NEDA)2, es la función consistente en la elaboración de representaciones de documentos de archivo y, 
en su caso, de otras entidades archivísticas, como agentes, funciones, etc. Este proceso lleva asociados dos 
indicadores: 
 
• % de unidades documentales descritas 
• % de otras descripciones 
3.1.4 Conservación 
Es la función consistente en la adopción de medidas encaminadas a asegurar la preservación a largo plazo de los 
documentos, de modo que queden garantizadas su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y plena eficacia 
jurídica. Estas medidas se enmarcan en los procesos de: 
 
• Conservación preventiva 
• Instalación 
• Reproducción con finalidad de conservación 
• Restauración 
• Preservación digital 
 
2 MINISTERIO DE CULTURA: http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf. Consultado el 15 de 
septiembre de 2010. 
 
3.2 Procesos para la prestación de servicios 
Se definen los servicios de archivo como “cada una de las prestaciones realizadas para cubrir la demanda de un 
usuario como resultado o producto de un proceso”. Si esta definición parece tan evidente, no lo es tanto determinar 
cuáles son los procesos que integran el servicio como función. Procesos que, además, se presenta de forma 
concatenada, como el préstamo y la consulta, por ejemplo. Se concretan en tres procesos bien diferenciados: 
 
• Consulta de documentos: proceso por el cual se facilita al usuario, previa solicitud, la entrega y uso de 
los documentos o de la información requeridos. Podemos diferenciar entre consulta de documentos, que 
es una consulta presencial en la que el requerimiento del usuario son documentos de archivo, y consulta 
de información, en la que se la proporciona al usuario información relativa a documentos u otros 
recursos archivísticos. Este proceso lleva asociados los siguientes indicadores: 
• Préstamo de documentos: se diferencia de la consulta en que el préstamo consiste en una salida 
temporal de los documentos del archivo, bien a la oficina productora o a otra unidad autorizada para 
ello, que han de ser devueltos en un plazo regulado. Lleva asociado el indicador “Préstamo de 
documentos”. 
• Reproducción de documentos: Consiste en proporcionar copias de documentos a los usuarios, previa 
solicitud, y lleva asociado un indicador con el mismo nombre, “Reproducción de documentos”. 
 
 
 
 
 
 
Figura 3. Servicios de archivo 
3.3 Procesos para la formación de usuarios y para la difusión 
Bajo este epígrafe se enmarcan las actividades desarrolladas por el archivo para la formación de usuarios, 
actividades educativas relacionadas con el archivo y sus fondos, dirigidas a grupos específicos de usuarios, como 
escolares, jubilados, etc., y las actividades de difusión, cuya finalidad es dar a conocer los fondos del archivo, como 
son las exposiciones, publicaciones, páginas web, apariciones en medios de comunicación y colaboraciones con 
otras instituciones culturales. Los procesos para el desarrollo de estas actividades llevan asociados dos indicadores: 
 
• Actividades, que nos permite conocer el grado de ejecución de la planificación del archivo y su 
repercusión 
• Usuarios, que nos permite evaluar el interés de los usuarios en las actividades propuestas 
 
4. Conclusión 
Para gestionar con eficacia y con eficiencia, hay que medir; y es preciso hacerlo no sólo para evaluar el grado de 
consecución de los objetivos trazados, sino lo que es más importante, para poder mejorar después. La medición no 
es tarea sencilla en la Administración Pública, es preciso encontrar indicadores de gestión capaces de suministrarnos 
 
una información veraz, objetiva, inequívoca y precisa, que nos muestre los resultados conseguidos y los compare 
con los esperados. Los indicadores soportan la toma de decisiones para poder establecer pautas de revisión. Los 
indicadores deben servirnos para CONOCER, VALORAR y RACIONALIZAR los procesos de la administración 
pública. 
Un indicador es un parámetro numérico que mide de manera específica y repetitiva cómo se está desarrollando un 
proceso, compromiso, servicio u objetivo, a los que están directamente vinculados. Son, en definitiva, una 
característica o rasgo medible o cuantificable, a través de un parámetro o elemento de medida que sea estándar. 
Partiendo de un registro documentado expresa una formulación objetiva (porcentaje, tiempo, número, coste) que 
permiten el análisis del grado de cumplimiento, el seguimiento y evaluación, de nuestros objetivos y de nuestros 
compromisos. Podemos mejorar aquello que se mide. Por ello estableceremos las pautas de seguimiento y medición 
de los indicadores y los procesos. Los hay de dos tipos: 
 
• Objetivos 
• Subjetivos o de caracterización: suelen emplearse en las Cartas de Servicio (amabilidad del personal, 
grado de preparación del mismo, por ejemplo). 
 
Deben ser útiles, fiables, representativos, específicos, simples, mensurables, consensuados, objetivos, válidos, 
inequívocos, pertinentes (acordaremos qué medir, cómo medir, quién mide y con qué método lo hace), capaces de 
detectar desviaciones, significativos, referidos a un periodo de tiempo o volumen de actividad. Si les damos forma 
de porcentajes o ratios podremos apreciar la evolución y consecución del objetivo. 
 
Cuantos menos indicadores tengamos y más adecuados y pertinentes sean, más sencillo nos resultará contrastar y 
evaluar el rendimiento y éxito de nuestro archivo. No se trata de poseer más estadísticas que prueben nuestro 
quehacer, sino relacionarlas entre sí y, de esta forma, tener datos creíbles que nos permitan mejorar el servicio 
prestadoy modificar nuestras pautas de actuación cuando sea preciso3. 
 
 
 
 
 
 
3  Véase la Norma UNE 66175: Sistemas de gestión de la calidad. Guía para la implantación de sistemas de indicadores: (UNE 
66175:2003) / elaborada por el Comité Técnico AEN/CTN 66 Gestión de la Calidad. Madrid: AENOR, 2003. 30 p.