IMPRIMIR COMPLETO ORG Y TIEMPO - evelyn aldana garcia

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Detectar los enemigos de la organización y gestión del tiempo es de gran importancia, para trabajar sobre ellos y lograr una mayor
eficiencia en tu gestión diaria. Revisar redes sociales, enviar mensajes personales, navegar en internet sin un fin de trabajo, postergar
tareas para realizar otras más irrelevantes son los malversadores del tiempo sobre los que vamos a hacer hincapié para que puedas
ser cada día más eficiente. A través de este módulo tendrás la capacidad de detectarlos y tomar conciencia de ellos para que puedas
atacarlos de la mejor forma.
Video de inmersión
Unidad 2.1. Malversadores del tiempo
Unidad 2.2. La procrastinación
Video de habilidades
Cierre
Referencias
Descargá la lectura
Módulo 2. Inconvenientes de la administración del tiempo en el trabajo
Lección 1 de 7
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2.1.1 Definición de malversadores del tiempo
Figura 1. Los malversadores del tiempo generan conflictos en la organización de tu agenda diaria
Fuente: [Imagen intitulada sobre Los malversadores del tiempo generan conflictos en la organización de tu agenda diaria] (2016)
Recuperado de https://goo.gl/2BQtKK.
Lección 2 de 7
Unidad 2.1. Malversadores del tiempo
Se definen malversadores del tiempo a todas aquellas situaciones que reducen el tiempo
disponible para todo lo que tienes previsto realizar.
“Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo” 
John F. Kennedy
Te invito a que veas el siguiente video titulado "Motivación para el éxito: El tiempo pasa".
En la actualidad, contamos con muchos malversadores del tiempo que nos distraen de aquello que planificamos realizar y que estábamos dispuesto a llevar a
cabo. Esto podría hacernos pensar que no valoramos el tiempo como es debido. 
Es fundamental comprender que cada uno de tus días tiene sólo 1440 minutos y que, al día siguiente, aquellos minutos que no utilizaste debidamente no se
sumarán a los nuevos minutos que tienes para este nuevo día. 
Cada día es una nueva oportunidad para sacar el máximo provecho de aquellos minutos. 
Es muy importante aprender a identificar cuáles son los malversadores del tiempo en nuestra vida laboral, para que no tengamos que tomar tiempo de los
minutos al día que le dedicamos a nuestra vida personal y, de esta manera, podamos sostener un equilibrio que te haga una persona más productiva en todos
sus aspectos. 
A continuación, te contaré como podemos clasificar estos malversadores, ya que es muy importante reconocerlos, detectar sus orígenes y sus causas para
luego poder emprender acciones para erradicarlos.
Motivación para el éxito: El tiempo pasa (HD)
Reflexioná unos instantes… 
¿Qué conclusiones obtienes del video?
https://www.youtube.com/watch?v=X69Di5dY0Eo
2.1.2 Tipos de malversadores del tiempo
Los malversadores del tiempo se clasifican en:
Son aquellos malversadores del tiempo que dependen estrictamente de nosotros. Es sobre estos que tenemos el 100% de posibilidades de
accionar para ser más eficientes en nuestra gestión diaria.
 
Figura 2. El uso abusivo del teléfono celular es uno de los principales malversadores del tiempo
Fuente: [Imagen intitulada sobre El uso abusivo del teléfono celular es uno de los principales malversadores del tiempo] (s.f.) Recuperado de
https://goo.gl/331ukX.
Son aquellos malversadores que no dependen de nosotros, dependen de terceros. Sobre estos si bien no podemos controlarlos en su totalidad,
podremos hacer conscientes de su existencia a nuestro equipo de trabajo y, de alguna manera, comenzar a mitigarlos entre todos.
 
Figura 3. Las constantes interrupciones son un claro ejemplo de los malversadores del tiempo externos
Fuente: [Imagen intitulada sobre Las constantes interrupciones son un claro ejemplo de los malversadores del tiempo externos] (s.f.) Recuperado de
https://goo.gl/1tstq9
MALV E RS ADO RE S I NTE RNO S MALV E RS ADO RE S E X TE RNO S
MALV E RS ADO RE S I NTE RNO S MALV E RS ADO RE S E X TE RNO S
2.1.3 Ejemplos de malversadores del tiempo
En un reciente estudio, realizado por OfficeTime.net, basado en la experiencia de 600 empresarios, se detectó la siguiente información acerca de los
malversadores internos:
Uso abusivo del email –
El 33% de las personas se pasan entre 1 y 2 horas diarias respondiendo mails de trabajo.
El 22% pierde más de 2 horas diarias en revisar su bandeja de entrada.
 
Figura 4. El uso abusivo de emails es uno de los principales malversadores del tiempo en la actualidad
Fuente: [Imagen intitulada sobre El uso abusivo de emails es uno de los principalesmalversadores del tiempo en la actualidad] (s.f.) Recuperado de https://goo.gl/TGjAi3.
Otros ejemplos de malversadores internos
Uso inadecuado de Internet –
El 27% de los usuarios pierden entre 1 y 2 horas al día navegando en internet.
8 de cada 10 lo hace en webs ajenas a su trabajo.
Charlas informales en exceso –
El 16% de los encuestados asume mantener entre 1 y 2 horas diarias conversaciones ajenas al trabajo.
9 de cada 10 pierde más de 2 horas al día chateando.
Uso inadecuado de las redes sociales –
El 75% asume que invierte entre 1 y 2 horas navegando en Facebook, Twitter y otras redes sociales.
Acumulación de documentos innecesarios
La acumulación de documentos innecesarios es un malversador del tiempo importante, la cantidad de papeles que reunimos durante el
transcurso de los días, a pesar de estar viviendo en la era de la digitalización, es abrumante. No olvidemos mencionar el impacto que
tiene la impresión excesiva de comprobantes en el medio ambiente.
Intereses dispersos y numerosos
La falta de claridad y de foco en las actividades que realizas a lo largo de tu agenda diaria es un gran inconveniente en tu agenda diaria.
Teniendo en cuenta la cantidad de distracciones y redes de contenidos en los que te puedes perder a través de tu celular o computadora
es muy importante que tengas en claro cuál es tu interés principal en cada momento del día.
Objetivos confusos y prioridades cambiantes
La falta de pensamiento estratégico trae numerosas consecuencias en tu productividad. Tener en claro cuáles son tus objetivos de cada
día, te permitirá tener en claro cuáles son tus prioridades y evitarás todo aquello que no tenga relación con la actividad en la que debes
estar concentrado.
Ausencia de plazos
No tener fechas límites para cada actividad que emprendas es muy peligroso debido a que, al no obligarte a concretar lo que estás
haciendo en un determinado momento, puede que le dediques demasiado tiempo sin darte cuenta. Además, establecer límites de tiempo
es fundamental para planificar tu día y articular esa actividad con otras a lo largo del día.
Excesivo detallismo
Recuerda los conceptos aprendidos en el módulo 1, hay que ser eficaz, pero también ser eficientes. En ese sentido, la cantidad de tiempo
que debemos utilizar para concretar una actividad debe ser aquel que sea óptimo para lo que estamos realizando. Ser excesivamente
detallista no es bueno ya que podría hacer que demoremos demasiado y que empecemos a postergar el resto de nuestra agenda diaria.
No escuchar, desinformación y/o actuar precipitadamente
Muchas veces uno comienza a realizar una actividad sin el debido contexto de un superior, de un cliente o de un compañero de equipo de
trabajo. Esto es muy peligroso ya que mucho de lo que llevemos a cabo puede no tener que ver con las expectativas de la necesidad por
lo que te recomiendo siempre preguntar antes de avanzar cuando no estés del todo seguro de lo que se necesita.
Abarcar demasiado
A la hora de realizar algo, uno siempre tiene que tener presente 3 variables: Tiempo, costo y calidad. El tiempo no debería extenderse a lo
planificado, incrementar tus costos no siempre es una opción rentable para tu actividad,por lo tanto, es muy probable que si algo tiene
que ceder es la calidad de tu producido, lo cual puede traer efectos no deseados para tu actividad. Te recomiendo que puedas tener en
claro la secuencia de actividades correctas de aquello que debes finalizar en el día, dejando lo más importante para tu momento más
productivo del día, pero siempre avanzando paso a paso.
Estimación irreal del tiempo
Es un error estimar inadecuadamente el tiempo de una actividad ya que, si te lleva más de lo previsto, no podrás completar las metas
diarias y, si te lleva menos de lo previsto, es probable que finalices el día con tiempo desaprovechado. Aquí la recomendación es poder
tener presente el tiempo que destinas a las actividades que realizas periódicamente para poder estimar con mayor certeza en las
próximas repeticiones.
Falta de formación para el correcto desempeño de las tareas que realizas
Es probable que demores más de lo previsto en algunas actividades que tienes que desarrollar porque no estás 100% capacitado para
ello. Es importante pensar permanentemente en tus habilidades técnicas e ir profesionalizando tu gestión de manera tal de ser cada vez
más eficiente en tus quehaceres profesionales.
Dejar para el final las tareas más importantes o tener preferencia por ciertas actividades
Postergar las tareas más importantes para el final es un grave error por dos motivos: Recuerda que, como vimos en el módulo 1, es
importante conocerse a uno mismo y saber cuál es tu momento más productivo del día. Es precisamente allí donde debes planificar lo
más importante del día. Por otro lado, si dejas lo más importante del día para lo último y durante el día has sufrido imprevistos que te han
malversado el tiempo, es probable que no tengas tiempo para cumplir con esa actividad y, luego se convertirá en urgente para el próximo
día generando de esta manera conflictos en tu planificación semanal.
Viajes innecesarios
Si tu profesión implica viajes, ten presente que hoy hay varias herramientas que nos permiten tener una comunicación fluida a la distancia
a través de internet, Skype es una de ellas.
En caso de que la importancia de la comunicación implique reunirse personalmente con tu interlocutor, no olviden optimizar el viaje y
hacer un análisis de otras reuniones y/o comunicaciones personales que podrías hacer en el mismo viaje.
Perder el hilo en las conversaciones
No mantener conversaciones que giren en torno al hilo de la conversación es una gran pérdida de tiempo, debido a que la misma puede
girar hacia cuestiones de preferencias personales dejando de lado la obligación principal de concretar lo que motivó a la conversación. Es
Figura 5. Los mapas conceptuales son de gran utilidad para tener claridad y poder comunicarse
efectivamente
Fuente: Ïmagen intitulada sobre Los mapas conceptuales son de gran utilidad para tener claridad y poder comunicarse efectivamente] (s.f.)
Recuperado de https://goo.gl/crjRmm.
muy importante que tengas en claro el objetivo de tu comunicación y el contenido de la misma. Para ello es útil armar un mapa mental o
un borrador de conceptos relacionados.
Autorreflexión: 
¿con cuáles de estos procrastinadores del tiempo te sentís más identificado?
Siempre ten bien en claro si tu comunicación es... –
Una pregunta.
Un pedido.
Una declaración.
No saber decir que no –
Ejemplos de malversadores externos
Los avances de las tecnologías y las nuevas plataformas que fomentan una comunicación fácil, accesible y productiva muchas veces pueden resultar ser
contraproducentes.
WhatsApp es un claro ejemplo. Se trata de una plataforma de conversación digital a la que todos tenemos acceso. El uso abusivo de este tipo de plataformas
en el plano personal/laboral tiene diferentes tipos de consecuencias negativas:
Ante estos efectos contraproducentes, te recomiendo que puedas establecer límites claros con tus interlocutores cotidianos y, asimismo, bloquees las
notificaciones en los momentos más productivos de tu día. Para esto último será necesario que siempre aclares que, ante una urgencia, esperarás te
Si eres una persona empática, proactiva y con actitud de servicio, es probable que a todo lo que te solicitan respondas con un sí. Esto no es bueno ya que puedes estar
subestimando todo lo que tenés planificado hacer y, en ese marco, generes falsas expectativas en tu cliente. Es por ello que te invito a que puedas tomar el pedido, evaluar
su importancia y su urgencia (veremos este tema en el módulo 3) en relación al resto de tus actividades y respondas “si, por supuesto. Podré cumplir con tu pedido para (la
fecha en que consideres oportuna según tu análisis)”.
Reuniones innecesarias o mal planificadas.
Falta de comunicación interna.
Constantes interrupciones.
Exceso de burocracia.
Impuntualidad.
Llamadas excesivas, imprevistas y/o poco útiles.
Visitas imprevistas.
Esperar por respuestas.
Ausencias en los equipos de trabajo.
Excesivas interrupciones de manera permanente.
Dificultad para establecer límites de uso de líneas personales y laborales.
Inexistencia de horarios límites si se utiliza el WhatsApp personal para motivos laborales.
Extensión de audios que dificultan la disponibilidad necesaria para escucharlos atentamente y rescatar el objetivo e intención principal del
mensaje.
Excesivas participaciones en grupos con políticas poco claras de interacción.
Recepción de mensajes promocionales producto de listas de difusión.
contacten a través de un llamado telefónico (como medio más adecuado para dichos tipos de situación).
Te invito a que puedas ver el siguiente video titulado "Campaña contra el uso abusivo del celular".
2.1.4 10 Tips para un mejor aprovechamiento del tiempo
En resumen, las 10 recomendaciones que puedo darte son las siguientes:
Campaña contra el uso abusivo del celular Publicidad Tailandesa
Limitar el uso de las redes sociales –
Fija un máximo de 2 horarios específicos a lo largo del día para chequear las notificaciones y novedades de las redes sociales.
Claridad de objetivos –
Realiza reuniones y mantén las conversaciones enfocadas gracias a una adecuada preparación de la misma en cuanto a los objetivos y sus ideas relacionadas.
Claridad de prioridades –
https://www.youtube.com/watch?v=7_BDLHgb2H4
En función de los objetivos que te hayas fijado, establece prioridades, tenerlas siempre en claro te servirá para priorizar las actividades más importantes ante inconvenientes
que puedan surgir durante el transcurso de tu jornada.
Asertividad en las comunicaciones –
Se asertivo en las conversaciones con tus clientes, compañeros, subordinados y/o jefes. Da un contexto adecuado a la conversación y luego ve directamente al objetivo de
tu comunicación. Siempre deja en claro la intencionalidad de tu mensaje para que tu interlocutor entienda que lo que le estás comunicando es un pedido, una declaración o
una pregunta.
Formación continua –
Reconocer que no siempre te encuentras 100% capacitado y actualizado en tu profesión es un gran primer paso para ser más productivo. Estar al corriente de oportunidades
de formación en las habilidades de tu profesión te convertirá en un profesional comprometido que realizará sus tareas con mayor eficiencia y productividad.
Check List –
Utiliza listas de pendientes acerca de lo que planificaste hacer, agrega tareas de menor nivel sobre cada una de ellas y, a medida que vayas completándolas táchalas para
tener claridad acerca del porcentaje de avance de tareas ejecutadas en relación al total. También pueden servirte ante la necesidad de tener que reprogramar tus actividades
debido a inconvenientes.
 
Figura 6. Elaborar check list con listas de pendientes te permitirá tener claridad de la totalidad de compromisos asumidos
Fuente: [Imagen intitulada sobre Elaborar check list con listas de pendientes te permitirá tener claridad de la totalidad de compromisos asumidos] (s.f.). Recuperado de
https://goo.gl/YaFbVO.
Utilizá procedimientos –
Una manera eficiente de realizar actividades que realizas con frecuencia y queotros aprendan de tu experiencia es documentarlas a través de flujogramas (en el módulo 4
conocerás esta potente herramienta de comunicación). De esta manera evitarás largos periodos de aprendizaje o de recuerdo acerca de cómo se hacen ciertas actividades.
Utilizá plantillas –
En la medida que tu actividad demande completar documentos digitales, automatiza todo lo que puedas. Utiliza plantillas que te permitan copiar y pegar, completar datos,
combinar correspondencia. La velocidad de procesamiento de las computadoras son grandes aliados para nuestra productividad.
Las demoras, los costos de traslados, las distancias, la motivación y la posibilidad de reducir costos fijos son argumentos más que suficientes para que las
organizaciones de todo el mundo estén incrementando la productividad de sus equipos a través del teletrabajo (trabajo remoto gracias al avance de internet y
de las tecnologías). Esto, a su vez, posibilita el trabajo home office, a través del cual los colaboradores de un equipo de trabajo pueden trabajar desde la
comodidad de su hogar.
¿Qué beneficios trae el teletrabajo en términos de productividad?
Algunas plataformas más útiles para interactuar con tus compañeros en instancias de teletrabajo y home office:
Utilizá aplicaciones para desarrollar tus ideas y comunicaciones –
Para realizar mapas conceptuales: 
MindMaple (mente de arce): Se trata de una aplicación que te permite crear documentos, añadirle hipervínculos, notas, imágenes e información adicional en cada
concepto.
MindMeister (maestro de la mente): Es una aplicación que te permitirá elaborar mapas mentales, descargarlos, compartirlos y utilizarlos sin conexión a internet.
Utilizá aplicaciones para monitorear tus acciones –
Para monitorear tus acciones:
Atracker (rastreador): es una app con un gran número de funciones de seguimiento que permiten supervisar las tareas que realizas en tu teléfono. 
Rescue Time (rescate del tiempo): se trata de una aplicación que mide el tiempo y emite informes semanales acerca de donde estás perdiendo el tiempo.
Para mantener el foco:
Stayfocusd (mantente enfocado): aplicaciones que se complementa con el navegador de internet de Google (Crome) y te permite bloquear direcciones de internet que
te distraen.
Focus@will (enfócate): es una aplicación que combina música y neurociencia para reproducir música que aumentará tu productividad.
Reduce los tiempos de traslados de los colaboradores hacia sus oficinas.
Disminuye los índices de ausentismo (el colaborador puede trabajar a pesar de contingencias que pueden haber imposibilitado su
traslado).
Las empresas colaboran con el medio ambiente al disminuir la circulación de miles y millones de ciudadanos hacia sus trabajos.
Fomenta el buen clima laboral al permitir que sus colaboradores eventualmente trabajen desde la comodidad de su hogar.
Desarrolla las competencias tecnológicas de sus equipos de trabajo al necesitar éstos adoptar las tecnologías y softwares necesarios
para poder practicar esta modalidad de trabajo.
Todas ellas son aplicaciones que permiten la conexión de decenas de participantes en una videoconferencia de tiempo real. Incluso poseen las siguientes
posibilidades:
Incluso, es la actualidad son muy populares las plataformas que te permiten acceder a tu PC de escritorio a pesar de la distancia. Esto suele ser muy útil
cuando debes acceder a programas, aplicaciones, entornos a los cuales no podrás acceder desde tus dispositivos personales o móviles por cuestiones
inherentes a las licencias, permisos y seguridad informática entre otros, por ejemplo: Teamviewer.
Figura 7. Tips para aprovechar mejor tu tiempo
Google Hangouts
Skype
Zoom
Compartir pantallas
Programar reuniones e impactarlas en calendarios digitales
Grabar las reuniones
Fuente: elaboración propia.
Te invito a que veas el siguiente video titulado "S.O.S Productividad y motivación".
S.O.S Productividad y motivación
https://www.youtube.com/watch?v=U-Um650IWDs
2.2.1 Definición de procrastinación
2.2.2 Tipos y hábitos de la procrastinación
Según el estudio que citamos al comienzo de este módulo, se reconoce que: 
El 19% de los encuestados pasan entre 1 y 2 horas diarias procrastinando. 
1 de cada 10 es consciente de este malversador del tiempo y asume poder controlarlo. 
La procrastinación puede originarse por diferentes causas, en relación a esas causas, clasificamos a la procrastinación de la siguiente manera: 
Lección 3 de 7
Unidad 2.2. La procrastinación
La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crestinus, referente al futuro), postergación o
posposición es la acción o hábitos de retrasar y postergar actividades o situaciones que deben
atenderse, sustituyéndose por otras actividades más irrelevantes o agradables. Se trata de uno
de los principales malversadores del tiempo.
Por evasión Cuando se evita comenzar una tarea por miedo alfracaso.
2.2.3 Tips para evitar la procrastinación
Por activación
Por indecisión
Regla de los dos minutos –
Si estás planificando una actividad que se puede hacer en menos de 2 minutos, no la planifiques, directamente llévala a cabo porque el sólo hecho de sumarle el tiempo de
planificarla te llevará 5 a 10 minutos y te evitarás aumentar las posibilidades de tener que posponer esto y otras actividades sencillas.
Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay
más remedio que realizarla.
Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes
demasiado tiempo en pensar cuál es la mejor
manera de realizarlas hasta que el tiempo que
tenías destinado para realizarla se termina.
El primer paso –
Si tiendes a postergar tareas porque tienes miedo de fracasar en el intento, te recomiendo que comiences y desmitifiques tu incapacidad de hacerlo. Proponte a trabajar 5
minutos y luego evalúa como te está yendo, es muy probable que el miedo se vaya y que tengas el suficiente impulso para avanzar en la concreción del objetivo.
Utilizá rutinas –
En la medida que puedas detectar actividades que son frecuentes en tu día a día y que puedas estandarizarlas para llevarlas a cabo todos los días en una misma frecuencia
horaria, te permitirá transformar esa actividad en un hábito. Los hábitos se realizan casi de manera automática con el tiempo, lo cual te permitirá ahorrar esfuerzos cuando el
mismo se encuentre internalizado.
Tomá decisiones –
Muchas veces postergamos actividades de manera consciente, para ese tipo de postergaciones es muy útil sentarme a pensar en las causas que nos obligan a no avanzar
hacia la concreción. Toma una decisión y comprométete con ella, es probable que estés forzando objetivos o que no hayas dimensionado lo importante que es llevarla a cabo.
Gestioná energías –
Nuevamente te recomiendo que trabajes en tus mejores momentos del día. Si estás cansado o de mal humor, las probabilidades de postergar crecen considerablemente.
Intenta alimentarte bien, hacer ejercicio y descansa adecuadamente para encontrar una mayor cantidad de mejores momentos durante tu día.
 
Figura 8. Desarrolla las actividades más importantes del día en tu momento más productivo
Fuente: [Imagen intitulada sobre Desarrolla las actividades más importantes del día en tu momento más productivo] (s.f.) Recuperada de https://goo.gl/WCjDFb. 
No rompas la cadena –
Si tienes que realizar una actividad con una frecuencia regular, una técnica muy utilizada para no procrastinar es la de reflejar en un calendario con una cruz cada vez que la
realizas, de esta manera te obligarás a no romper con la frecuencia de cruces y te incentivarás a cumplir con la tarea.
Dividí el trabajo –
Si hay una actividad que es desafiante por la complejidad que tiene, será una buena práctica que puedas subdividir ese compromiso y que puedas ir completando pequeñas
subtareas. Esto te permitirá avanzar ágilmente, motivarte con el desafío completo y, sobre todo, tus ganas de procrastinar se verán disminuidas a medida que avances con
las distintas subtareas.
Diviertete –
Intentá utilizar herramientas que te permitan divertirte enel proceso. No es lo mismo hacer un check list en una hoja de papel que hacerlo en una aplicación en donde reúnas
créditos por completarlas. Anímate a hacer uso de herramientas disponibles que te permitirán transitar el proceso de manera divertida y eficaz.
Hacelo público –
Una manera muy eficaz de evitar postergar es la de hacer público tus compromisos. Compartirlos con la familia, con tu esposa, con los compañeros de trabajo e incluso
hasta hacerlo con tus amigos y contactos en las redes sociales, te motivará a aumentar tu compromiso con la causa.
 
Figura 9. Hacer públicos tus compromisos es una de las mejores maneras de evitar la procrastinación
Fuente: [Imagen intitulada sobre Hacer públicos tus compromisos es una de las mejores maneras de evitar la procrastinación] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/c5HjRT. 
Recompensate –
Si una actividad es desafiante, define un reconocimiento del que podrás gozar una vez terminada la tarea. De esta manera relacionarás esa actividad satisfactoria con el
compromiso con la actividad y, de esta manera, lograrás persistencia en el cumplimiento de la misma. 
 
Figura 10. Tips para no procrastinar
Fuente: elaboración propia.
“La vida es aquello que te va sucediendo mientras te empeñas en hacer otros
planes”
John Lennon
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Lección 4 de 7
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Pone en riesgo la integridad física de sus compañeros.
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Se preocupa por su eficiencia.
Se preocupa por una mejor relación entre los recursos y cumplimiento de objetivos.
Aprovecha su tiempo.
Es miltitarea.
Puede atender varias ocupaciones a la vez.
No aprovecha oportunamente su tiempo.
En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:
Lección 5 de 7
Cierre
Los malversadores del tiempo –
Los malversadores del tiempo son aquellas situaciones que reducen el tiempo disponible para todo lo que tienes previsto realizar. Es muy importante aprender a identificar
cuáles son los malversadores del tiempo en nuestra vida laboral, para que no tengamos que tomar tiempo de los minutos al día que le dedicamos a nuestra vida personal.
Existen dos tipos de malversadores –
• Internos: son aquellos malversadores del tiempo que dependen estrictamente de nosotros. Es sobre estos que tenemos el 100% de posibilidades de accionar para ser más
eficientes en nuestra gestión diaria. 
 
• Externos: son aquellos malversadores que no dependen de nosotros, dependen de terceros. Sobre estos si bien no podemos controlarlos en su totalidad, podremos hacer
conscientes de su existencia a nuestro equipo de trabajo y, de alguna manera, comenzar a mitigarlos entre todos.
Tips para un mejor aprovechamiento del tiempo: –
1. Limitar el uso de las redes sociales.
2. Claridad de objetivos.
3. Claridad de prioridades.
4. Asertividad en las comunicaciones.
5. Formación continua.
6. Check List.
7. Utilizá procedimientos.
8. Utilizá plantillas.
9. Utilizá aplicaciones para desarrollar tus ideas y tus comunicaciones.
10. Utilizá aplicaciones para monitorear tus acciones.
Procrastinación –
La procrastinación, postergación o posposición es la acción o hábitos de retrasar y postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndose por otras
actividades más irrelevantes o agradables. Es uno de los principales malversadores del tiempo.
 
Tips para evitar la procastinación
 
[Imagen intitulada sobre Los malversadores del tiempo generan conflictos en la organización de tu agenda diaria] (2016) Recuperado de
http://www.greatplacetowork. es/publicaciones-y-eventos/blogs-y-noticias/1198-algunos-de-estos-ladrones-del-tiempo-te-estan-afectando
[Imagen intitulada sobre El uso abusivo del teléfono celular es uno de los principales malversadores del tiempo] (s.f.) Recuperado de
http://es.123rf.com/photo_5796719_latin-american-trabajador-de-la-construccion-habla-por-telefono-movil-copiar-el-espacio.html
[Imagen intitulada sobre Las constantes interrupciones son un claro ejemplo de los malversadores del tiempo externos] (s.f.) Recuperado de
http://mujerpandora.com/ media/thumbs/uploads/articles/images/5-tips-para-acabar-con-las-dis-jpg_626x0.jpg
[Imagen intitulada sobre El uso abusivo de emails es uno de los principales malversadores del tiempo en la actualidad] (s.f.) Recuperado de
http://www.business insider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1
[Imagen intitulada sobre Los mapas conceptuales son de gran utilidad para tener claridad y poder comunicarse efectivamente] (s.f.) Recuperado de
http://datateca.unad. edu.co/contenidos/434207/434207_EXE/mapa_conceptual_4.jpg
[Imagen intitulada sobre Elaborar check list con listas de pendientes te permitirá tener claridad de la totalidad de compromisos asumidos] (s.f.).
Recuperado de http://japan-work.com/need-staff-for-warehouse-at-kawagoe-city-in-saitama-haken-company -3/
[Imagen intitulada sobre Desarrolla las actividades más importantes del día en tu momento más productivo] (s.f.) Recuperada de
https://quantumdigital.com/#!/content/4-marketing-ideas-home-improvement-contractors
[Imagen intitulada sobre Hacer públicos tus compromisos es una de las mejores maneras de evitar la procrastinación] (s.f.). Recuperado de
http://es.123rf.com/photo_ 3644960_ factory-worker-and-foreman-discuss-inspection-report-with-auditor.html
Imparable.Tv. (11 de diciembre de 2013). Motivación para el éxito: El tiempo pasa [Youtube]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?
v=X69Di5dY0Eo&index =7&list=LLMtHN_Hop_BqHR1fbLOwtyA
JadagMex. (26 de julio de 2012). Campaña contra el uso abusivo del celular [Youtube]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=7_BDLHgb2H4
WorkMeter. (7 de febrero de 2012). S.O.S Productividad y motivación [Youtube]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=U-Um650IWDs
Lección 6 de 7
Referencias
En este módulo vamos a reforzar las diferencias de lo importante y lo urgente a
través de la metodología de Stephen Covey, la cual te permitirá aprender a
clasificar tus actividades diarias. Además, te propondremos algunas ideas para que
puedas migrar del paradigma de lo urgente a lo importante.
Video de inmersión
Unidad 3.1. Marco teórico
Unidad 3.2. Los 4 cuadrantes del tiempo
Unidad 3.3. La gestión de los cuadrantes del tiempo
Unidad 3.4. Recomendaciones �nales
Video de habilidades
Cierre
Referencias
Módulo 3. Adecuada gestión del tiempo en el
trabajo
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Lección 1 de 9
Video de inmersión
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Como ya tratamos anteriormente, el tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos y, por
desgracia, es perecedero por lo que no es acumulable día tras día. 
Stephen Covey, autor de varios libros acerca de la eficiencia, toma este concepto y nos comparte un
marco teórico muy interesante acerca de la gestióndel tiempo. La misma consiste en considerar cada
actividad que tenemos que realizar en dos variables: Importancia y Urgencia. 
El autor, a través de su libro “Primero lo primero” propone lograr consciencia de que hoy vivimos en un
mundo en el que tendemos a tener cierta predisposición hacia lo urgente y vivimos reactivamente
pensando que lo primero es lo urgente, a esto se lo puede denominar “El paradigma de lo urgente”.
Cuando esto sucede, estamos atrapados entre tantas actividades urgentes que difícilmente nos
sentemos a pensar que es lo verdaderamente importantes. Es decir, en términos de consecuencias
Lección 2 de 9
Unidad 3.1. Marco teórico
Frases para detectar lo urgente: 
Necesito esto ahora.
¿Estoy en problemas, podés venir un momento?
Se te hace tarde para la cita.
como vimos en el módulo 1, qué riesgos corro al no estar haciendo lo que debería estar haciendo en
función de la gravedad de las consecuencias que pueden ocasionar no hacer la actividad. 
El autor toma ambas dimensiones y, al presentarlas en un eje cartesiano, obtiene y propone una
combinación de la que obtenemos cuatro cuadrantes, que serán detallados en el próximo apartado.
Figura 1. Los cuatro cuadrantes de la organización del tiempo sobre
los ejes de lo importante y lo urgente
Fuente: elaboración propia.
Antes de continuar la lectura te invitamos a realizar una breve actividad. Buscá un cronómetro para medir
cuánto tiempo tardás en contestar la consigna y hace click en este link:
Como te habrás dado cuenta, no hacía falta completar todos los campos.
En la vida diaria nos sucede algo parecido. A diario intentamos resolver la mayor cantidad de pendientes
sin haber tenido el cuidado de analizar con detenimiento las consignas y, en el camino, muchas veces
perdemos eficiencia y productividad realizando tareas innecesarias o duplicando esfuerzos.
A esto, el autor de la metodología que veremos en este módulo lo denomina: El paradigma de lo Urgente.
Te invitamos a conocer un nuevo record de productividad en el competitivo ámbito de la fórmula 1 (El
equipo Red Bull Racing logró cambiarle las cuatro ruedas al auto de Pierre Gasly en 1,91 segundos):
https://www.lanacion.com.ar/deportes/formula-1-increible-nuevo-record-boxes-cambiar-nid2268481 
Reflexión ¿A quién no le gustaría ser lo suficientemente productivo en sus actividades laborales diarias?
¿Cuál fue el resultado? 
¿Respetaste la consigna número 1? 
¿Leíste bien la última pregunta? 
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScbLeranJkR3YergoqS8GvWVrK-45wpzGqP453xayEaT8WWtA/viewform
https://www.lanacion.com.ar/deportes/formula-1-increible-nuevo-record-boxes-cambiar-nid2268481
3.2.1 Cuadrante 1: Importante y Urgente
Figura 2. El cuadrante de lo importante y lo urgente
Fuente: elaboración propia.
El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí debés incluir aquellas tareas
que requieren de tu atención inmediata. Un ejemplo podría ser atender un reclamo de un cliente
importante que requiere que le soluciones un problema de manera urgente.
Lección 3 de 9
Unidad 3.2. Los 4 cuadrantes del tiempo
Resultados de las actividades del cuadrante 1 –
Estrés.
Cansancio.
Tensión. 
Presión.
Ejemplos prácticos del cuadrante 1 –
Presentar un informe que mi jefe utilizará mañana por la mañana.
Solucionar un problema en la línea de producción.
Llamar al auxilio porque el auto con el que trabajo dejó de funcionar.
Llamar al banco para solicitar un préstamo online que me permita saldar los vencimientos en los
próximos días.
Comprar insumos para mi actividad ya que no tengo stock y mañana comienzo un trabajo.
Comprar un cartucho de tinta para la impresora con la que necesito imprimir documentación a
presentar mañana a primera hora.
Actualizar la licencia de software con la que tengo que realizar un trabajo para que mi cliente lo
tenga durante el transcurso del día.
Llamar a un posible cliente porque estoy demorado en llegar a nuestro encuentro.
Llamar al servicio médico de urgencias ante un accidente en mi lugar de trabajo.
Solucionar un inconveniente en la etapa final de un proyecto que se entrega la semana próxima.
Contestar una llamada telefónica de mi superior, mientras él se encuentra en una reunión
presentando información brindada por mí.
Arreglar la línea telefónica que dejó de funcionar y que figura en mi tarjeta de contacto.
3.2.2 Cuadrante 2: Importante y No urgente
Figura 3. El cuadrante de lo importante y lo no urgente
Fuente: Elaboración propia.
El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes, pero no urgentes. Son tareas que son muy
importantes para cumplir con tu propósito pero que no requieren de tu atención inmediata. Ejemplos
genéricos de actividades que encuadran en este cuadrante pueden ser: mejorar habilidades, establecer
relaciones, planificar, prevenir y reconocer actividades.
Resultados de las actividades del cuadrante 2 –
Satisfacción.
Motivación
Reduce la ansiedad
Reduce el Estrés
Fomenta la Mejora Continua
Se ahorra tiempo
Reduce Imprevistos
Ejemplos prácticos del cuadrante 2 –
Asistir a la conferencia de un referente de mi profesión.
Realizar un curso online de gestión del tiempo.
Establecer las prioridades de la semana que recién comienza.
Planificar las reuniones de la semana.
Agendar una reunión con mi socio para fijar los objetivos del semestre.
Leer artículos periodísticos acerca de mi sector y/o especialidad.
Leer un libro acerca de habilidades que potencien mi ejercicio profesional.
Hacer un curso del software que me ayuda a ser más eficiente en mi trabajo.
Tener una reunión con mi equipo de trabajo en donde se repasarán resultados y objetivos.
Comparar precios de una herramienta de trabajo que necesito.
Preparar adecuadamente mi lugar de trabajo.
Tomar clase de idiomas.
Realizar una reunión para conversar acerca de la satisfacción del cliente.
Analizar la situación económica financiera de mi empresa.
Analizar el cumplimiento de objetivos de mi equipo.
Figura 4. Los beneficios de transitar tu tiempo en el cuadrante número
2
Fuente: Elaboración Propia
3.2.3 Cuadrante 3: No importante y urgente
Figura 5. El cuadrante de lo no importante y lo urgente
Fuente: elaboración propia.
El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. 
Se trata de actividades que, al no ser importantes para tu propósito, es probable que si lo sean para otras
personas. Es importante poder realizar esta distinción por cuanto suelen confundirse con las del
cuadrante 1. Pueden formar parte de este cuadrante actividades tales como llamadas, pedidos,
interrupciones y reuniones.
Resultados de las actividades del cuadrante 3 –
 
Frustración.
Susto.
Figura 6. Los resultados de transitar tu tiempo en el cuadrante número
3
Rechazo.
Disonancia.
Pérdida de Foco.
Ejemplos prácticos del cuadrante 3 –
 
Contestar un llamado de alguien que tiene una duda operativa en la que no sos especialista.
Asistir a una reunión en la que tratarán cuestiones en las que no sos especialista.
Contestar un email que le llegó a tus subordinados también (y que tranquilamente pueden resolver
ellos).
Necesitás ordenar urgente tu oficina porque no podés encontrar documentación importante de la
acumulación de papelería que tenés.
El auto de la empresa está a pocos km. de cumplir los necesarios para un service y deberías
llevarlo al taller mecánico.
Fuente: Elaboración Propia
3.2.4 Cuadrante 4: No importante y No urgente
Figura 7. El cuadrante de lo no importante y lo no urgente
Fuente: elaboración propia.
Resultados de las actividades del cuadrante 4 –
Despidos.
Irresponsabilidad.
Ejemplos prácticos del cuadrante 4 –
Cambiar los muebles de la oficina, ya que han dejado de ser funcionales.
Pensar en pintar la oficina de atención al público.
Recibir una llamada del agente del banco ofreciendo un préstamo personal.
Llevar a cabo una reunión para tratar el cambio del logotipo que colocarán en las tarjetas de
presentación.Organizar el festejo de fin de año con colegas y compañeros.
Contestar los whatsapp en el grupo de los colegas de mi profesión.
Contestar un correo de un proveedor que ya dejó de trabajar con vos pero que desea saludarte
para saber cómo estás.
Mirar una película que te recomendaron en relación a tu profesión.
Chequear Facebook cuando tenés muchas notificaciones acumuladas.
Reenviar un mensaje divertido que te llegó a uno de tus grupos y que querés compartirlo con el
resto de tus contactos.
A lo largo de este capítulo te he enseñado a que comprendas que hay cuatro tipos de situaciones que te
pueden suceder en lo cotidiano y ha llegado el momento de explicarte la utilidad de estos conceptos. 
Basado en lo que Covey nos recomienda, a partir de este momento te compartiré qué debes hacer ante
cada una de los cuatro cuadrantes:
Figura 8. las recomendaciones sobre cada uno de los cuadrantes de la
gestión del tiempo
Lección 4 de 9
Unidad 3.3. La gestión de los cuadrantes del
tiempo
Fuente: elaboración propia.
3.3.1 Cuadrante 1 = ¡Hacer ya!
Figura 9. La intersección de lo importante y lo urgente debe de
atenderse de inmediato
Fuente: elaboración propia.
Este es el cuadrante más crítico de todos, en donde al no haberle brindado una atención oportuna a una
situación importante, se ha vuelto urgente. 
Cuando este tipo de situaciones se presenten, te recomiendo que te enfoques en dicha actividad lo más
pronto posible, evita todos los malversadores del tiempo que te enseñamos en el módulo 2. Por último, si
trabajas en equipo:
3.3.2 Cuadrante 2 = Planificar
Es muy importante que seas consciente que este es el cuadrante más importante. Aquí se alojan las
actividades que son cruciales para tu actividad y sus objetivos estratégicos a mediano y largo plazo. 
Y alguien tiene los conocimientos para ayudarte: pedí ayuda.
Si nadie puede hacerlo: compartí con el equipo que estarás enfocado resolviendo una
situación importante y urgente ya que, al hacerlo, evitarás que te interrumpan con temas no
relacionados a lo que tienes que resolver de inmediato.
Cuando tengas actividades en este cuadrante tienes que asignarles tiempo en tu agenda, es decir,
planificar cuando las llevarás a cabo. 
A continuación, te comparto 2 plantillas que utilizo personalmente con el objetivo de planificar mis días y
mis semanas, te recomiendo que las utilices para que no olvides realizar el ejercicio de plantearte cuáles
son tus temas importantes (desafíos diarios y semanales) y de asignarles un tiempo adecuado dentro de
tus días y tus semanas:
Figura 10. Plantilla de planificación semanal
Fuente: elaboración propia.
Figura 11. Plantilla de planificación diaria
Fuente: elaboración propia.
Figura 12. Debes invertir tiempo en planificar lo que es verdaderamente
importante
Fuente: [Imagen intitulada sobre Debes invertir tiempo en planificar lo que es
verdaderamente importante] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/vyATDR.
3.3.3 Cuadrante 3 = Delegar/Pedir ayuda
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: Elegí al menos 3 situaciones que se presenten
habitualmente en tu trabajo para cada uno de los cuadrantes y
reflexioná si actuaste correctamente en función de lo que te acabo
de enseñar.
Este es el cuadrante en donde deberás apoyarte en tus subordinados o en tus compañeros para realizar
esta actividad ya que, como repasamos anteriormente, esto no es prioritario para tus objetivos
estratégicos o de mediano plazo. 
A continuación, te recomiendo 5 pasos para delegar o solicitar algo de manera eficiente:
3.3.4 Cuadrante 4 = Posponer
En este cuadrante debes posponer las actividades. Aquí encontrarás actividades que no son importantes
para tu negocio o actividad y que tampoco son urgentes realizar. No pierdas tiempo en estas actividades,
evaluá las estacionalidades que puedas encontrar en tu actividad y reservá agenda de esas épocas de
baja actividad para llevar a cabo estas actividades.
Define claramente que es lo que necesitas que se concrete.1
Establece quién es la persona más adecuada para realizar esta tarea, debes tener en
cuenta capacidad y disponibilidad de ese recurso.
2
Comunícale asertivamente a esa persona lo que necesitas que se lleve a cabo. No olvides
explicarle por qué debe llevarse a cabo para darle un adecuado contexto.
3
Asegúrate que la persona que está recibiendo tu pedido haya comprendido perfectamente lo
que se debe hacer.
4
Acuerda y establece una fecha y hora para que la persona te presente los resultados de la
actividad. Asegúrate que esa persona agende o tome nota del acuerdo.
5
En función de lo aprendido hasta aquí, resulta evidente poder interpretar a los cuatro cuadrantes del
tiempo de la siguiente manera:
Figura 13. Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del
tiempo
Lección 5 de 9
Unidad 3.4. Recomendaciones finales
“Un tiempo bien organizado, es la señal más clara de
una mente bien organizada”
Sir Isaac Ptiman
Fuente: [Imagen intitulada sobre Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del
tiempo] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/NWG0ke.
En este sentido, resulta claro que donde más nos conviene invertir tiempo y energía es en el cuadrante
2, lo cual nos permitirá obtener un mejor retorno del tiempo allí invertido.
Autorreflexión y análisis
Es normal que, en este punto, te preguntes lo siguiente: ¿cuál es la distribución normal de tiempo y
esfuerzo? 
Según un estudio realizado por el autor sobre más de 350.000 personas, el porcentaje de tiempo que
usualmente se invierte en estos cuadrantes es el siguiente:
Figura 14. Distribución normal del tiempo por cuadrantes
Fuente: [Imagen intitulada sobre Distribución normal del tiempo por cuadrantes (s.f.).
Recuperado de https://goo.gl/NWG0ke.
Ejercicio: Encuadrá las actividades de tu última semana laboral en
cada uno de estos cuadrantes y anota el porcentaje de actividades
que has realizado en cada uno de ellos. ¿Cuál es tu distribución del
tiempo por cuadrantes?
Si tu repuesta es:
Es probable que te encuentres la mayor parte del tiempo “apagando incendios”, de esta manera te
encontrarás inmerso en un círculo vicioso de productividad por cuanto la gestión sobre lo urgente no te
permitirá hacer foco en lo importante que, al ser desatendido, se convertirá inminentemente en urgente
para acumularse con todo lo que te encuentras gestionando hasta ese momento, generando más crisis y
más estrés.
La productividad personal mide la relación entre los resultados
deseados y el tiempo utilizado para obtenerlos. Es decir,
cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado
deseado, más productivo eres.
Para reflexionar: 
¿Cuán lejos estás de dedicarle un 70% del tiempo a lo importante?
¿A qué cuadrante le dedicas más tiempo?
AL CUADRANTE 1 AL CUADRANTE 2 AL CUADRANTE 3 AL CUADRANTE 4
Te encuentras realizando una gestión eficiente del tiempo y, de sostenerlo, te encontrarás inmerso en un
círculo virtuoso por cuanto inviertes de manera proactiva el tiempo suficiente para planificar todo lo
importante evitando que las urgencias lleguen a tu día a día.
Estás en problemas, no es habitual que la mayor parte del tiempo solo veas pasar las actividades,
delegándolas en tu equipo o pidiéndole ayuda a tus compañeros. Debes encargarte personalmente de lo
que es importante para tu profesión, negocio y/o emprendimiento, reflexiona que es lo que te permitirá
ser sustentable en el tiempo y destacarte de tu competencia.
No es admisible que pases la mayor parte del tiempo en este cuadrante, pues no estarías llevando a
cabo las actividades que te hacen sostener tu negocio, emprendimiento o profesión en pie.
Si logras dedicarle cada vez más tiempo al cuadrante 2, estarás generando ese círculo virtuoso que es
recomendado ya que disminuirás el tiempo asignado al cuadrante 1. 
AL CUADRANTE 1 AL CUADRANTE 2 AL CUADRANTE 3 AL CUADRANTE 4
AL CUADRANTE 1 AL CUADRANTE 2 AL CUADRANTE 3 AL CUADRANTE 4
AL CUADRANTE 1 AL CUADRANTE 2 AL CUADRANTE 3 AL CUADRANTE 4
Ahora bien,¿cómo hago para obtener tiempo y dedicárselo al cuadrante 2? 
Para romper el círculo vicioso en el que probablemente te encuentres, debemos quitarle y ganar tiempo
del cuadrante 3 y 4. Por ello es que debemos aprender a delegar, pedir colaboración, a saber decir que no
justificadamente y a posponer eficientemente en nuestras gestiones diarias. 
RECORDÁ
Anticipate a las urgencias, trabajá en lo importante antes de que sea
urgente.
Lección 6 de 9
Video de habilidades
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La voluntaria que ves en el video, en el primer recipiente:
Organiza adecuadamente las piedras.
No organiza bien.
https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/
https://www.google.com/intl/en/policies/terms/
SUBMIT
SUBMIT
La voluntaria que ves en el video, en el primer recipiente:
No necesita esfuerzo para organizar las piedras.
Tiene en claro cómo organizar las piedras.
Coloca "primero lo primero".
No coloca "primero lo primero".
Entiende que no importa lo que coloque primero.
Acepta que tiene que alternar los tamaños.
SUBMIT
La voluntaria que ves en el video, en el primer recipiente:
La voluntaria que ves en el video, en el segundo recipiente:
Prioriza según la importancia que cada piedra tiene en su
vida.
No necesita priorizar adecuadamente por importancia.
Prioriza adecuadamente por importancia.
No prioriza adecuadamente la importancia.
No comprende la diferencia entre el orden de atención a
las ocupaciones.
Coloca "primero lo primero".
SUBMIT
SUBMIT
La voluntaria que ves en el video, en el segundo recipiente:
No coloca "primero lo primero".
Acepta que primero tiene que ir lo urgente.
Coloca la piedra que representa al cuadrante 2 en uno de
los primeros lugares.
No coloca la piedra que representa al cuadrante 2 en uno
de los primeros lugares.
No le importa asegurar que la piedra que representa al
cuadrante 2 entre en el recipiente.
Se asegura que la piedra que representa al cuadrante 2
quede fuera del recipiente.
En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:
Cuadrantes del tiempo
Lección 7 de 9
Cierre
El paradigma de lo urgente –
Stephen Covey autor de su libro “Primero lo primero” propone lograr consciencia de que hoy vivimos en
un mundo en el que tendemos a tener cierta predisposición hacia lo urgente y vivimos reactivamente
pensando que lo primero es lo urgente, a esto se lo puede denominar “El paradigma de lo urgente”.
Cuadrante 1: Importante y Urgente –
Contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí debés incluir aquellas tareas que requieren de
tu atención inmediata:
 
Crisis
Urgencias
Vencimiento de plazos 
 Acción: ¡Hacer ya!
Cuadrante 2: Importante y No urgente –
El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes, pero no urgentes. Son tareas que son muy
importantes para cumplir con tu propósito pero que no requieren de tu atención inmediata:
 
Mejorar habilidades 
Establecer relaciones
Prevención
Reconocer oportunidades
Acción: Planificar
Cuadrante 3: No importante y urgente –
El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. Se trata de
actividades que, al no ser importantes para tu propósito, es probable que si lo sean para otras personas:
 
Llamadas
Pedidos
Reuniones 
 
Es importante poder realizar esta distinción por cuanto suelen confundirse con las del cuadrante 1.
 Acción: Delegar/Pedir ayuda
Cuadrante 4: No importante y No urgente –
En el cuadrante 4 encontraremos aquellas tareas que no son ni importantes ni urgentes pero que quizás
las realizamos porque nunca revisamos su finalidad con el tiempo. En estas tareas nos encontramos
desperdiciando el tiempo ya que no son importantes ni para nosotros ni para terceros:
 
Actividades agradables.
Actividades sin objetivos.
 Acción: Posponer
[Imagen intitulada sobre Debes invertir tiempo en planificar lo que es verdaderamente importante]
(s.f.). Recuperado de https://shutterstock.com 
[Imagen intitulada sobre Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del tiempo] (s.f.).
Recuperado de https://mipropiojefe.com/gestion-del-tiempo-y-prioridades/ 
[Imagen intitulada sobre Distribución normal del tiempo por cuadrantes] (s.f.). Recuperado de
https://mipropiojefe.com/gestion-del-tiempo-y-prioridades/
Lección 8 de 9
Referencias
Finalmente, una vez aprendidas las metodologías y teorías de los módulos anteriores, en este módulo encontrarás técnicas y
herramientas para planificar y sostener esa organización a través del tiempo. Te ayudaremos a empezar a cambiar los hábitos de
gestión con técnicas centradas en objetivos inteligentes, la utilización de diagramas y documentando los procesos para monitorear y
controlar los cambios. De esta forma notarás cómo organizar el tiempo y el trabajo de manera eficiente ayuda en tu vida diaria.
Video de inmersión
Unidad 4.1. Metas y objetivos
Unidad 4.2. Plani�cación de actividades
Unidad 4.3. Procesos
Unidad 4.4. Control de actividades
Video de habilidades
Cierre
Referencias
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Módulo 4. Herramientas para una gestión eficiente del tiempo
Lección 1 de 9
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A lo largo de los módulos anteriores, hemos aprendido los conceptos fundamentales e introductorios para mejorar nuestra gestión del tiempo, hemos
aprendido a detectar cuáles son los principales malversadores del tiempo (con un foco especial en la procrastinación de las actividades) y, por último, hemos
aprendido a clasificar las actividades según su importancia y su urgencia para actuar eficientemente en nuestra gestión diaria. 
Es importante entonces, que tengas en claro que 70% de tu esfuerzo debe estar relacionado en temas que son importantes para tu profesión, emprendimiento
y/o negocio, lo cual te beneficiará tanto en el presente como en el mediano y largo plazo (gestión estratégica). 
En ese marco, llegó el momento de conocer las herramientas que te permitirán aumentar exponencialmente tu eficiencia en tu gestión de la importancia.
Estamos haciendo referencia a una correcta definición de objetivos, a una planificación eficiente, a ganar tiempo sobre lo ya conocido realizando
procedimientos y, por último, a controlar que lo que tiene que suceder suceda.
4.1.1 Definición de objetivos
Es fundamental que establezcas tus objetivos a lograr con lo que estás haciendo, sin ellos no tendrías un norte y sería como navegar por el mar sin una
brújula por lo que estarías condenado al naufragio, en este caso, al fracaso de tu actividad. 
Ejemplos de objetivos:
4.1.2 Objetivos SMART
La fijación de objetivos es un tema que no debe tomarse a la ligera, pues como vimos recientemente, se trata del norte hacia donde enfocarás todos tus
esfuerzos, es aquello ni más ni menos en función de lo cual tomarás decisiones. 
Lección 2 de 9
Unidad 4.1. Metas y objetivos
Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En
general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación de obstáculos y
dificultades que pueden hacer naufragar el proyecto o, al menos, dilatar su concreción.
Lograr una cantidad de ventas determinadas.
Lograr una cantidad de clientes determinados.
Tener una determinada cantidad de ingresos al mes.
Es por ello que a través de un juego de palabras (SMART= inteligente en inglés) te comparto cuáles son las cinco propiedades que debes tener en cuenta a la
hora de fijar objetivos inteligentes para tu negocio, profesión y/o emprendimiento:
Ejemplo de objetivos SMART:
El próximo semestre (Temporal) deberemosincrementar un 20% (Medible, Alcanzable) la producción de autos 0 km (Relevante) del segmento
monovolumen (Específico).
Figura 1. Algunos indicadores de gestión sobre los que podrás establecer tus objetivos SMART
Objetivos S (Specific=Específicos) –
Sé específico sobre lo que quieres lograr en el futuro. Debes ser concreto a tal punto que, cualquier persona que lea tu objetivo, entienda y dimensione perfectamente lo que
quieres lograr.
Objetivos M (Mesurable=Medibles) –
Debes establecerte objetivos cuantificables, es decir, que puedan medirse numéricamente con el objetivo de tener certezas en el cumplimiento de los mismos y poder evaluar
su evolución a lo largo del tiempo. Asigna números, es la manera más fácil de evaluar si consigues éxito o si fracasas en el intento.
Objetivos A (Attainable=Alcanzables) –
Establece objetivos que puedas cumplir, si bien deben representar un desafío lograrlos, no deben ser imposibles en relación a los recursos y la experiencia con los que
disponemos. Necesitás motivarte a alcanzar el objetivo, no frustrarte ante un imposible de lograr.
Objetivos R (Relevant=Relevantes) –
Los objetivos deben tener relevancia dentro de lo que nos proponemos para nuestro negocio, profesión y/o emprendimiento, es decir, tienen que tener relación directa con
nuestro core business o (actividad principal de tu negocio).
Objetivos T (Timely=Tiempo) –
Debes evaluar el cumplimiento de tus objetivos periódicamente, es por ello que no pueden ser ajenos al tiempo y tener en claro en qué horizonte temporal te imaginas
lograrlos. Esto te permitirá evaluar el éxito de lo que estés llevando a cabo para avanzar en ese camino o ajustar lo necesario para lograrte lo propuesto.
Fuente: elaboración propia.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: Repasá los objetivos que te propusiste lograr en tu profesión, emprendimiento y/o negocio.
¿Contemplan los cinco atributos propuestos por la metodología? Desarrollá al menos 5.
Tenés en claro tus objetivos, por lo que podrás identificar qué es importante y qué no lo es en tus actividades diarias.
En el módulo 3 aprendimos que, cuando identificamos actividades importantes debemos planificarlas con tiempo para poder cumplir con ellas y que no se
conviertan en urgentes. Es por ello que repasaremos algunos conceptos relativos a la planificación:
Planificar es descomponer un objetivo en las distintas actividades que necesitas para llevarlo a cabo y luego, asignarle tiempos en tu agenda a dichas
actividades, teniendo en cuenta las relaciones necesarias entre ellas (por ej.: qué actividad necesita que otra termine para empezar y así consecutivamente).
Beneficios de una planificación eficiente
Reflexionar sobre las actividades necesarias para lograr un objetivo.
Reflexionar sobre la mejor secuencia posible entre las actividades necesarias.
Eliminar el azar y la incertidumbre.
Detectar riesgos posibles y preparar planes de contingencia.
Tomar decisiones fundamentales para tu actividad, profesión,negocio y/o emprendimiento.
Comunicar cómo conseguirás tus objetivos.
Lograr la adhesión de tus subordinados o de tus compañeros a través de la designación de responsabilidades y la dimensión de cómo cada
participante colabora con un todo.
Lección 3 de 9
Unidad 4.2. Planificación de actividades
La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en
el logro de los objetivos.
P E RMI TE E V I TA
P E RMI TE E V I TA
Pérdida de tiempo y esfuerzo.
Fallas en la comunicación.
Desarticulaciones entre las actividades.
Aparición de riesgos que hagan peligrar tu proyecto.
Olvidos peligrosos.
4.2.1 Diagrama de Gantt
Una de las herramientas que más se utilizan a la hora de planificar es el denominado “Diagrama de Gantt”:
Un diagrama de Gantt permite visualizar gráficamente la duración de las actividades a través de un detalle extensivo de las mismas sobre un eje vertical y un
calendario sobre el eje horizontal. Se detallan aquellas actividades que deben realizarse en un momento determinado completando visiblemente la
intersección de ambos ejes.
Utilizar esta herramienta te permitirá tener:
En fin, se trata del tablero de ajedrez de la forma en la que vas a lograr tus objetivos.
Figura 2. Ejemplo de un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado
Un mapa completo de tu rumbo.
Claridad sobre la contribución de cada tarea y de sus responsables con el todo.
Una dimensión de las relaciones entre las distintas tareas, cuando debe comenzar cada una y como deben comunicarse entre si sus
distintos responsables.
La posibilidad de evaluar distintas posibilidades analizando los impactos.
La posibilidad de evaluar el cumplimiento de las actividades en tiempo y forma.
Fuente: elaboración propia.
Una vez que tengas tu planificación organizada, cada responsable deberá tener presente las fechas en las que debe realizar sus tareas. Deberán utilizar para
ellos sus respectivas agendas personales.
4.2.2 Herramientas disponibles para el desarrollo de planificaciones
A la hora de planificar tienes varias herramientas disponibles, entre ellas podemos destacar dos de ellas:
Microsoft Excel es una herramienta planilla de cálculo que te permite trabajar en cuadrículas denominadas celdas y conjunto de cuadrículas
denominadas tablas. En ellas uno puede completar tanto números como letras, puede asignarles formatos con colores de líneas, de rellenos, de
tipografía de letras, así como también programar fácilmente su contenido para que se procesen cálculos de manera automática de manera tal que,
una o más celdas reaccionen de diferentes maneras en relación a la modificación de otras.
 
Figura 3. Ejemplo de un diagrama de Gantt en Excel
Fuente: elaboración propia, captura de pantalla Excel.
Reflexión
Repasá los cinco objetivos desarrollados en la actividad anterior y detallá actividades importantes que
desarrollas frecuentemente para lograrlos, ¿las tenés planificadas?
MI CRO S O FT E X CE L G ANTTE R
Gantter es una herramienta online que te permitirá planificar con un mayor nivel de profesionalismo. Para acceder a ella, deberás crear un usuario
con tu correo electrónico y una contraseña particular.
 
Figura 4. Pantalla de inicio de Gantter.com
Fuente: captura de pantalla de Gantter.com
 
Como podrás ver en la imagen, sobre el margen izquierdo tendrás para completar principalmente las actividades y los recursos, al hacerlo, se irá completando
automáticamente tanto la parte detallada como la gráfica.
A través de esta herramienta, podrás:
Figura 5. Ejemplo de planificación en Gantter.com
MI CRO S O FT E X CE L G ANTTE R
Contar con un extenso almacenamiento en la nube para tus planificaciones.
Definir calendarios de trabajo para los responsables de ejecución de las actividades.
Establecer relaciones entre las distintas actividades, de manera tal que, ante la modificación de una de ellas la relacionada se actualice
automáticamente.
Agrupar distintas actividades en función de los distintos niveles de tareas que ofrece la herramienta
Compartir tus planificaciones con otros usuarios de la aplicación.
Exportar tus planificaciones a otros formatos (por ej.: PDF)
Imprimir tus planificaciones.
Fuente: elaboración propia, captura de pantalla de Gantter.com.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: Si no tenés tu diagrama de Gantt, te invito a que puedas tomar uno de los objetivos, detallá
las actividades que realizás para lograrlo y realizá tu planificación.
Hay una interesante oportunidad en relación a las actividades que desarrollás frecuentemente de igual manera una y otra vez. 
Esa oportunidad hace referencia a que seas consciente de que esas tareas que realizas frecuentemente pueden ser denominados procesos y, como tales,
puedas representarlos de manera gráfica.4.3.1 Definición de procesos
Documentar los pasos de los procesos te permitirá contar con los siguientes beneficios:
4.3.2 Diagramas de flujo
Lección 4 de 9
Unidad 4.3. Procesos
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en
lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que
diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar
algún tipo de problema.
Detenerte a pensar cómo realizas las actividades que sostienen tu negocio, profesión y/o emprendimiento y evaluar las mejores maneras
de hacerlo en función de tu experiencia.
Estandarizar esa mejor manera, te permitirá comenzar a hacerlo siempre de la misma manera y, en ese contexto, ganar experiencia y
hacerlo cada vez mejor y más rápido.
Detenerte en documentar lo que haces, te pemitirá contar con un punto de partida para cuando quieras evaluar oportunidades de mejora
presentes en como realizas tus actividades normalmente.
Podrás utilizar esta documentación como una herramienta de comunicación para con tus subordinados y/o compañeros de trabajo, esto
permitirá dos nuevos beneficios:
Disminuir la curva de aprendizaje de quienes toman esta actividad como nueva, es decir, la cantidad de
tiempo que un nuevo ejecutante de la actividad demora en aprenderla.
Interrelacionar distintos procesos entre equipos y generar un valor agregado basado en la empatía que la
responsabilidad e impacto de las interrelaciones generan.
Llegados a esta instancia te preguntarás: ¿cómo documentamos un proceso? 
Para ello se pueden utilizar los denominados “Diagramas de Flujo”:
Para que puedas comenzar a utilizar esta nueva herramienta en tu gestión diaria, a continuación, te informaré cuáles son los principales símbolos que podrás
utilizar para desarrollar tus propios diagramas de flujo:
Figura 6. Símbolos elementales de un flujograma
Fuente: elaboración propia.
Figura 7. Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos
beneficios en términos de productividad y eficiencia
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que
indican la dirección de flujo del proceso.
Fuente: [Imagen intitulada sobre Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en
términos de productividad y eficiencia] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/iPFtc9.
4.3.3 Herramientas disponibles para el desarrollo de procesos
A la hora de planificar tienes varias herramientas disponibles, entre ellas podemos destacar dos de ellas:
Figura 8. Pantalla de inicio Visio
Fuente: captura de pantalla de Visio.
Figura 9. Pantalla de inicio de Lucidchart.com
Microsoft Visio: Visio es una aplicación que te permitirá realizar fácilmente diagramas de flujo en tu computadora para lo cual, debes
tener instalada el software en la misma. Una vez que accedés al mismo, podés comenzar a desarrollar tus diagramas de flujo. Contás
para ello con numerosas plantillas predeterminadas.
1
Lucidchart: Lucidchart es una aplicación online a la que podés acceder a través de un usuario generado con tu correo electrónico y una
contraseña particular.
2
Fuente: captura de pantalla de Lucidchart.
Es interesante destacar que Lucidchart te brinda distintas plantillas para que puedas comenzar rápidamente, las cuales se encuentran
clasificadas según la industria sobre la que te encuentres documentando.
A través de esta aplicación, dispondrás de un espacio en la nube para alojar tus procesos y hasta podrás compartir tus procesos con otros
usuarios.
Figura 10. Ejemplo de flujograma
Fuente: elaboración propia.
Mencionábamos al comenzar este módulo que nuestros objetivos deben ser cuantificables y medibles, es por ello que en este último apartado te
compartiremos conceptos y herramientas que te permitirán monitorear el cumplimiento de dichos objetivos y evaluar la concreción de los resultados
propuestos.
4.4.1 Definición de indicadores
Realizar una medición de tus objetivos te permitirá:
Atributos de un indicador
Los indicadores que propongas para tu profesión, actividad y/o emprendimiento, deberán satisfacer los siguientes atributos:
Lección 5 de 9
Unidad 4.4. Control de actividades
"Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar,
no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”.
Peter Drucker
Son los parámetros que ayudarán a medir el progreso hacia la consecución de los objetivos
planteados
Tomar decisiones fundamentadas y no sobre intuiciones.
Conocer si se está en el camino correcto.
Tomar medidas correctivas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
Detectar los puntos débiles y hacer foco en ellos para mejorar la productividad.
Analizar tendencias históricas y apreciar el desempeño a lo largo del tiempo.
Figura 11. La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los
objetivos planteados inicialmente
Entendible
Controlable
Los indicadores definidos deben ser interpretados por
todos aquellos que lo utilicen.
Debes tener poder de gestión sobre el indicador
que definas. De nada serviría medir aquello
sobre lo que no tienes control o no puedes
realizar ajustes.
Fuente: [Imagen intitulada sobre La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos que
planteados inicialmente] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/KLdXuK.
Tipos de indicadores de gestión:
Otros ejemplos de indicadores:
Indicadores de cumplimiento –
A través de estos indicadores podrás evaluar el grado de consecución de una tarea, trabajo o proceso. Por ej.: porcentaje de cumplimiento de Ventas.
Indicadores de eficacia –
Estos indicadores te permitirán medir el acierto en la consecución de las tareas y/o trabajos. Por ej.: totalidad de los clientes atendidos.
Indicadores de eficiencia –
Estos indicadores te servirán para evaluar los recursos utilizados para concretar las actividades. Tiene relación con la actitud y la capacidad para concretar las tareas. Por ej.:
cantidad de insumos utilizados para concretar un pedido.
Indicadores de evaluación –
Mediante la utilización de este tipo de indicadores podrás evaluar la satisfacción de tus clientes. Tienen relación con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o
proceso. Porcentaje de satisfacción del cliente.
4.4.1 Definición de tablero de control
Los indicadores que aprendimos en el apartado reciente, pueden ordenarse y exponerse a través de lo que se denomina Cuadro de Mando o Tablero de
Control.
Si bien representa un concepto amplio para lo que se pretende abordar desde esta materia, resulta fundamental que comprendas que tus indicadores de
negocio, deben:
Ventas por vendedores.
Tiempo por entrega.
Cantidad de llamados diarios.
Cantidad de clientes atendidos por día.
Cumplimiento del presupuesto semanal.
Cantidad de empleados.
Cantidad de proyectos finalizados.
Porcentaje de clientes atendidos.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: ¿tenés definidos los indicadores principales de tu negocio, profesión y/o emprendimiento? 
Detallá cinco de ellos y clasificalos en las categorías aprendidas.
Los tableros de control o dashboards permiten medir el estado actual de una serie de
indicadores y evaluarlos frente a unos objetivos. De esta forma, facilitan la toma de decisiones
y aumentan su precisión, minimizando la probabilidad de error.
Contar con objetivos de cumplimiento.
Contar con períodos de evaluación.
Contar con una frecuencia de actualización.
Como todo sistema de medición, resulta muy útil para acortar diferencias entre lo abstracto y lo concreto, la intuición y la racionalidad y lo intangible con lo
tangible.
Te sugiero que tomes el concepto de tablero de controlcomo una herramienta de gestión básica con el objetivo de que puedas organizar tu información,
presentarla de manera sintética y puedas exponerla y actualizarla de manera tal que te permita monitorear permanentemente el desarrollo de tu negocio en
relación a tus objetivos de corto, mediano y largo plazo. 
Concebilo como el tablero de un automóvil, sin el cual no podrías detectar cómo se comporta el automóvil que te lleva al destino del éxito de tu negocio.
Figura 12. Ejemplo de tablero de control
Fuente: elaboración propia.
Parámetros de alarma con una escala y/o semaforización de cumplimiento.
Gráficos de resumen según el tipo de indicador: gráfico de barras, gráfico de tortas, gráfico de evolución.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: ¿tenés en claro al menos cinco indicadores de tu negocio y/o actividad?
Asignales objetivos, frecuencia, períodos, parámetros, gráficos y construí tu propio tablero de control.
SUBMIT
Lección 6 de 9
Video de habilidades
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Excel...
Sirve para realizar planificaciones.
No sirve para realizar planificaciones.
No permite administrar formatos.
No permite más de 10 tareas en una planificación.
https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/
https://www.google.com/intl/en/policies/terms/
SUBMIT
SUBMIT
Gantter...
Lucidchart...
Excel...
Es un software que tenés que instalar en tu PC.
Es un software online para hacer diagramas de flujo.
Es un software que te permite hacer tableros de control.
Es un software online para hacer planificaciones.
Es un software que tenés que instalar en tu PC.
Es un software online para hacer planificaciones.
Es un software online para hacer diagramas de flujo.
Es un software que te permite hacer tableros de control.
No sirve para realizar tableros de control.
SUBMIT
No permite administrar formatos condicionales.
Sirve para realizar tableros de control.
No permite fórmulas para evaluar indicadores.
En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:
Lección 7 de 9
Cierre
Objetivos y metas –
Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación
de obstáculos y dificultades que pueden hacer naufragar el proyecto o, al menos, dilatar su concreción.
Objetivos SMART –
• Objetivos S (Specific=Específicos): sé específico sobre lo que quieres lograr en el futuro. Debes ser concreto a tal punto que, cualquier persona que lea tu objetivo,
entienda y dimensione perfectamente lo que quieres lograr.
 
• Objetivos M (Mesurable=Medibles): debes establecerte objetivos cuantificables, es decir, que puedan medirse numéricamente con el objetivo de poder tener certezas en
el cumplimiento de los mismos y poder evaluar su evolución a lo largo del tiempo. Asigna números, es la manera más fácil de evaluar si consigues éxito o si fracasas en el
intento.
 
• Objetivos A (Attainable=Alcanzables): establece objetivos que puedas cumplir, si bien deben representar un desafío lograrlos, no deben ser imposibles en relación a los
recursos y la experiencia con los que disponemos. Necesitás motivarte a alcanzar el objetivo, no frustrarte ante un imposible de lograr.
 
• Objetivos R (Relevant=Relevantes): los objetivos deben tener relevancia dentro de lo que nos proponemos para nuestro negocio, profesión y/o emprendimiento, es decir,
tienen que tener relación directa con nuestro core business o (actividad principal de tu negocio).
 
• Objetivos T (Timely=Tiempo): debes evaluar el cumplimiento de tus objetivos periódicamente, es por ello que no pueden ser ajenos al tiempo y tener en claro en qué
horizonte temporal te imaginas lograrlos. Esto te permitirá evaluar el éxito de lo que estés llevando a cabo para avanzar en ese camino o ajustar lo necesario para lograrte lo
propuesto.
Planificación –
La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden
influir en el logro de los objetivos.
 
Una planificación eficiente permite: 
 
Reflexionar sobre las actividades necesarias para lograr un objetivo.
Reflexionar sobre la mejor secuencia posible entre las actividades necesarias.
Eliminar el azar y la incertidumbre.
Detectar riesgos posibles y preparar planes de contingencia.
Tomar decisiones fundamentales para tu actividad, profesión, negocio y/o emprendimiento.
Comunicar cómo conseguirás tus objetivos.
Lograr la adhesión de tus subordinados o de tus compañeros a través de la designación de responsabilidades y la dimensión de cómo cada participante colabora con un
todo.
Procesos –
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. Documentar los de procesos te
permitirá contar con los siguientes beneficios:
 
Detenerte a pensar cómo realizas las actividades que sostienen tu negocio, profesión y/o emprendimiento y evaluar las mejores maneras de hacerlo en función de tu
experiencia.
• Estandarizar esa mejor manera, te permitirá comenzar a hacerlo siempre de la misma manera y, en ese contexto, ganar experiencia y hacerlo cada vez mejor y más
rápido.
• Detenerte en documentar lo que haces, te pemitirá contar con un punto de partida para cuando quieras evaluar oportunidades de mejora presentes en como realizas
tus actividades normalmente.
• Podrás utilizar esta documentación como una herramienta de comunicación para con tus subordinados y/o compañeros de trabajo, esto permitirá dos nuevos
beneficios:
 
Disminuir la curva de aprendizaje de quienes toman esta actividad como nueva, es decir, la cantidad de tiempo que un nuevo ejecutante de la actividad demora en aprenderla. 
 
Interrelacionar distintos procesos entre equipos y generar un valor agregado basado en la empatía que la responsabilidad e impacto de las interrelaciones generan.
 
 
[Imagen intitulada sobre Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en términos de
productividad y eficiencia] (s.f.). Recuperado de http://www.saptools.es/soluciones/planificacion-sap-scm-apo/. 
[Imagen intitulada sobre La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos que planteados
inicialmente] (s.f.). Recuperado de http://www.cni-instaladores.com/mailing/mailing.asp?id=48.
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Referencias
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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En primer lugar, debemos aprender la diferencia entre eficacia y eficiencia. 
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¿Cómo evitar la procrastinación? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
controlables,