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Seleccione la Escuela o Unidad Académica. Fase 2- Prever y proponer estrategias en la planeación y organización Nombre del estudiante: Daniel Perez David Esteban Higuita Escobar 8070150 Richard Duque Salgado 1128479996 Beatriz Fernanda Prada Acevedo 1110533831 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Escuela de Ciencias básicas, tecnología e ingenierías ECBTI 2022 TABLA DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN 4 OBJETIVOS 5 Objetivo General 5 Objetivos Específicos 5 Desarrollo De La Actividad Individual: 6 1. Análisis de la organización: 6 Tabla 1 Fortalezas de la Organización Agrícola San Felipe S.A. 6 Análisis de las fortalezas: 7 Tabla 2 Debilidades de la Organización Agrícola San Felipe S.A. 7 Análisis de las debilidades: 8 Tabla 3 Oportunidades de la Organización Agrícola San Felipe S.A. 9 Análisis de las Oportunidades: 10 Tabla 4 Amenazas de la Organización Agrícola San Felipe S.A. 10 Análisis de las amenazas: 11 Planeación: 11 1. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada: 11 Determinar los valores corporativos 12 Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo 12 Realizar las políticas empresariales 13 3.4. Plantear un presupuesto proyectado. 14 Organización 16 4. Realizar la función de la organización: 16 4.1 Describa los cargos y las funciones de cada cargo, según la empresa que usted seleccionó. 16 4.2 Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe e Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe y 19 Redefinirlo. 1 de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece del organigrama, elabore uno, de acuerdo con los puestos de trabajo y las áreas o departamentos de la compañía. 1 Mencionar los cargos y funciones según el organigrama. 2 Asignación de recursos materiales, técnico y financieros: 3 Conclusiones 5 Referencia bibliográfica 6 INTRODUCCIÓN La planeación es el proceso mediante el cual se determina el estado actual de una empresa y las metas a alcanzar en un tiempo determinado; mientras que la organización es la estructura e integración de todos los elementos de la organización (como los financieros, administrativos, operativos, técnicos), por lo que es claro que la empresa la importancia del proceso desarrollado internamente es cumplir con todos los estándares de calidad para lograr la satisfacción del cliente. También es importante entender que el análisis FODA es una herramienta para diagnosticar las condiciones de funcionamiento de la empresa. En este trabajo se espera implementar de manera correcta y clara todos los procesos (de planeación y organización) que conforman el contenido anterior para analizar la situación de una pequeña empresa dedicada al sector agrícola. Especialmente en la producción de caña de azúcar. A su vez es el primer paso para determinar su condición actual y detectar factores que ayuden o impidan su crecimiento. Realizado el diagnóstico se presenta la empresa de manera real, dando herramientas para intervenir los factores negativos y a su vez implementar la mejora continua en sus procesos. OBJETIVOS Objetivo General Planificar y organizar de forma correcta los procesos administrativos, operativos y financieros de la compañía, en base a las características encontradas de la matriz DOFA. Objetivos Específicos · Identificar los análisis de una empresa. · Identificar de forma precisa las fortalezas de la Empresa · Identificar las características de la empresa · Identificar los productos que ofrece la empresa · Identificar las debilidades de la empresa · Construir estrategias orientadas a la intervención de las debilidades · Identificar factores e implementación de acciones orientadas a la mejora continua. Desarrollo De La Actividad Individual: Usted ha sido asignado como gerente de la empresa Agrícola San Felipe S.A., para ello debe desarrollar los siguientes puntos: 1. Análisis de la organización: La agrícola San Felipe S.A nació en 1976 siendo una sociedad de accionistas, dedicados a la producción de caña de azúcar de los más altos estándares en calidad, situada en el valle del cauca, kilómetro 6.5, carretera Palmira – Pradera. Determine para la empresa seleccionada, marque con una X según actividad económica, tamaño y tipo de sociedad ACTIVIDAD ECONOMICA MINERAS ___ AGROPECUARIAS X_ INDUSTRIALES ___ COMERCIALES ___ SERVICIOS ___ TAMAÑ0 MICRO ____ PEQUEÑA _X___ MEDIANA ____ GRANDE ____ TIPO DE EMPRESA S.A.S. ___ LTDA ___ UNIPERSONAL ___ OTRA _X_ S.A. Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas: Tabla 1 Fortalezas de la Organización Agrícola San Felipe S.A. Variables Fortalezas Valor (Calificar de 1 a 5) Producción Se está cultivando caña de la mejor calidad para obtener la misma cantidad de materia prima con menos hectáreas sembradas 4 Mercadeo Al tener constituidos a nuestros clientes no estamos gastando presupuesto adicional en publicidad y mercadeo. 2 Talento humano Se está optimizando y delegando funciones a varias áreas para así reducir el presupuesto en talento humano y generar más ganancias. 2 Finanzas Como hemos tenido menos ganancias que en los años 2016 y 2017, estamos optimizando nuestra empresa para igualar o superar las ganancias de los años anteriores. 3 Total 11 Fuente: elaboración propia. Análisis de las fortalezas: Se tienen grandes puntos a favor, pero realmente no se está pensando en el crecimiento de la empresa, más bien en sostenerla y seguir generando los mismos ingresos para el grupo de accionistas y lamentablemente nuestra productividad y vida empresarial está decayendo en el tiempo. Tabla 2 Debilidades de la Organización Agrícola San Felipe S.A. Variables Debilidades Valor (Calificar de 1 a 5) Producción No estamos previniendo daños a causa del cambio climático y por eso estamos perdiendo materia prima y teniendo reprocesos en la empresa que alzan los costos de producción. 1 Mercadeo No estamos buscando nuevos clientes potenciales, tampoco estamos innovando en una nueva presentación de nuestro producto. 1 Talento humano Estamos mezclando varias áreas para así optimizar ganancias y entramos en el error de despedir talento humano para contratar asesoría externa que a la larga sale más costoso. 3 Finanzas Aunque el nivel de ganancias subió gracias a la adquisición de la central Tumaco, las ganancias netas por la venta de nuestro producto están bajando con relación a los años anteriores. 3 Total 8 Fuente: elaboración propia. Análisis de las debilidades: Entramos en decadencia con respecto al tiempo y si no innovamos o invertimos dinero en una buena publicidad para expandirnos, solo nos vamos a mantener y en últimas vamos a tender a desaparecer ya que no poseemos las herramientas necesarias para competir a nivel regional. Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente: Tabla 3 Oportunidades de la Organización Agrícola San Felipe S.A. Variables Oportunidades Valor (Calificar de 1 a 5) Clientes Al tener una materia prima tan utilizada en el país y en Latinoamérica podemos buscar expansión como empresa o inclusive intentar producir nuestro propio producto final y venderlo a nivel nacional y en los países hermanos. 5 Proveedores Al tener un contrato consolidado y fijo con nuestros clientes garantizamos una cantidad de ingresos, la cual podemos utilizar para negociar con nuestro proveedor un pago con tres meses de plazo, siempre y cuando se le solicite una cantidad fija de producto. 5 Social - Cultural Con la adquisición de la central Tumaco, podemos generar un impacto positivo en la región al brindar nuevos empleos y buscar innovar en nuestro producto. 3 Político - legal Como somos una empresa pequeña y no pagamos unos impuestos muy altos, podemos contratar egresados o pasantes SENA y con eso estamos ayudando a la sociedad y podemos negociar una rebaja en el pago de los impuestos. 4 Económico Podemos invertir más capitalen proteger nuestros cultivos del cambio climático y así a largo plazo generar más ganancias para nuestra empresa. 3 Total 20 Fuente: elaboración propia. Análisis de las Oportunidades: Realmente contamos con un producto muy comercial el cual nos brinda la posibilidad de crecer y convertirnos en grandes exportadores de materia prima, al organizar nuestras metas y tener una visión clara. También podemos tecnificar más nuestra empresa y así tener un mejor rendimiento en nuestros procesos y a un bajo costo. Tabla 4 Amenazas de la Organización Agrícola San Felipe S.A. Variables Amenazas Valor (Calificar de 1 a 5) Clientes Al no buscar nuevos clientes potenciales o alianzas estratégicas estamos trabajando bajo unas únicas condiciones y no tenemos una oportunidad de negociar nuestro producto. 2 Proveedores Al tener daños inesperados en nuestros cultivos podemos incurrir en un desfalco de capital, no realizar los pagos de proveedores a tiempo y perder nuestros beneficios con ellos. 4 Social - Cultural Al no innovar corremos el riesgo de que llegue una nueva empresa que se invierta en investigación demográfica y en nuevos productos y nos desplace del puesto que tenemos como proveedores principales de ciertos ingenios. 3 Político - legal Debemos tratar de invertir, en recurso humano para que estudie y genere nuestros balances y libros contables sin tener que subcontratar mano de obra. 4 Económico Debemos garantizar que nuestras metas mensuales en la cantidad de producto para la venta se cumplan sin contratiempo ya que eso garantiza que tengamos un flujo de caja alto y no afectemos presupuesto destinado para otras actividades empresariales. 4 Total 17 Fuente: elaboración propia. Análisis de las amenazas: Realmente nos faltan herramientas para optimizar los procesos en la empresa, ya que al realizar el análisis se están haciendo reprocesos que afectan en su totalidad el funcionamiento de la empresa, como está pasando en el área de producción que por descuidos o por falta de presupuesto se pierden cosechas y por ende dinero que la empresa tiene que reponer de otra manera. Planeación: 1. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada: Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee una misión y visión establecida, evalúe y defínala de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión, elaborarlas. Misión: Ser una de las mejores empresas en producción Ovina, contribuir al desarrollo sustentable de la agrícola y de la comunidad en la que estamos insertos, cuidando el medio ambiente, entregando productos de alta calidad Visión: Ser una empresa líder ovina, aumentando en el tiempo la masa productiva y valor económico de nuestra empresa. para ser reconocida como la mejor institución productos de ovinos a nivel nacional. Determinar los valores corporativos Compromiso con la calidad: Lo hacemos solo si lo hacemos bien Trabajo en equipo: Todos son indispensables para alcanzar nuestros objetivos. Autocrítica: Siempre buscamos mejorar lo que está mal y lo que ya no es tan bueno. Integridad: Nuestro actuar se basa en la integridad y honestidad con todos: proveedores, clientes, distribuidores o personal de planta. Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 meses a 1 año) Largo plazo (1 a 5 años) Generar un informe detallado de todas las áreas de la compañía y realizar un reajuste al modelo de trabajo. Crear un brochure general de nuestros productos y darnos a conocer a nivel regional, en los distintos ingenios. Utilizar la central Tumaco para industrializar nuestra empresa creando nuestra propia línea de productos derivados de la caña de azúcar. Garantizar la producción de la empresa en toneladas mensuales, previniendo cualquier tipo de altercado con los cultivos. Generar una red publicitaria que nos saque del anonimato, rediseñar nuestra página web que se encuentra un poco simple y con muy poca información. Llegar al 100% de la población a nivel nacional por medio de nuestros productos y nuestras políticas ambientalistas. Realizar las políticas empresariales Política de satisfacción del cliente Política de pago a los proveedores Política de horarios Políticas de formación al cliente interno Siempre tener una buena actitud y una sonrisa. Siempre pagar un día antes de la fecha pactada con el proveedor. Todo personal de la empresa timbra su entrada y salida en el lector de huella digital de portería. Todo personal nuevo debe recibir una capacitación de una semana, dividida en dos partes: · Reconociendo mi empresa, sus valores y políticas. · Entrenamiento por parte de personal capacitado en el puesto designado. Recibir de buena manera las sugerencias del cliente e intentar mejorar. En cuanto a las garantías y/o cambios de productos, paga el sobrecosto la compañía que cometa el error. Más de tres retardos injustificados acarrean un llamado de atención por escrito y unos descargos de manera presencial. Al querer convertirnos en una empresa ambientalista todo nuestro personal debe de estar capacitado en cuidado al medio ambiente dentro del ámbito industrial. Si tenemos un error en producción o entrega, nosotros corremos con los sobrecostos. Siempre buscar alianzas estratégicas con los proveedores y/o un acuerdo para el medio de pago. El personal en su hora de almuerzo no debe realizar ninguna labor distinta a la de alimentarse y descansar. Capacitación trimestral de manejo de clientes y escuela de líderes. 3.4. Plantear un presupuesto proyectado. Tabla 12 Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo) Recursos Gerencia Área Administrativa Área Financiera Área Comercial Área Operativa Humanos -Gerente -Asistente de gerencia Jefe administrativo 2 recursos humanos 1 secretarias 1 nomina Jefe financiero 1 abogado 1 contador 1 asistente financiero Jefe comercial 1 publicista 2 asesores comerciales 1 recepcionista de PQRS Jefe operativo 2 supervisores 15 trabajadores 1 SISO Técnicos 1 computador portátil: $1200000 1 computador de mesa: $1000000 1 impresora: $850000 1 celular: $750000 4 computadores de mesa: $4000000 1 impresora: $850000 4 computadores de mesa: $4000000 1 impresora: $850000 1 software contable: $1500000 3 computadores de mesa: $3000000 2 computadores portátiles: $2400000 1 impresora: $850000 1 video baem: $600000 4 computadores de mesa: $4000000 2 guadañas: $3000000 Herramientas del campo 1 por trabajador: $15000000 Material Resma de papel Utensilios escolares (lápiz, lapiceros, etc.) $300000 Resma de papel Utensilios escolares (lápiz, lapiceros, etc.) $300000 Resma de papel Utensilios escolares (lápiz, lapiceros, etc.) Memorias USB $420000 Resma de papel Utensilios escolares (lápiz, lapiceros, etc.) Un tablero Memoria USB $520000 Resma de papel Utensilios escolares (lápiz, lapiceros, etc.) Elementos de protección personal Hidratación $2800000 Financiero Gerente: $3000000 Asistente: $1300000 Gastos: $500000 Jefe administrativo: $2000000 2 recursos humanos: $3000000 Secretaria: $1000000 Nomina: 1500000 Costos: $ 700000 Jefe financiero: $2000000 Abogado: $1800000 Contador: $1700000 Asistente financiero: $1200000 Costos: $ 700000 Jefe comercial: $2000000 Publicista: $1600000 2 asesores comerciales: $2600000 Recepcionista: $1000000 Costos: $ 800000 Jefe operativo: $2000000 2 supervisores: $3000000 15 trabajadores: $15000000 SISO: 1400000 Costos: $ 2000000 · Para completar nuestros primeros 3 meses de reestructuración y alcanzar nuestro objetivo a corto plazo necesitamos un presupuesto de: $299’970.000 pesos colombianos. Organización 4. Realizar la función de la organización: 4.1 Describa los cargos y las funciones de cada cargo, según la empresa que usted seleccionó. No CARGO FUNCIONES 1 Junta de accionistas Aprobación de las cuentas anuales.Nombramiento de los administradores. Nombramiento de los administradores externos. 2 Gerente Dirigir la compañía, ser la imagen visible de nuestra compañía, velar por el cumplimiento de nuestros objetivos. Planeación de las actividades que se hagan en la empresa. Organizar los recursos de la empresa. 3 Jefe Administrativo Planear, supervisar, coordinar y optimizar el desarrollo de todos los proyectos, programas y actividades relacionadas con los recursos humanos. 4 Jefe financiero Coordinar todas las tareas contables y financieras. Controlar el efectivo. Realizar una adecuada revisión de los pagos y cobros para que siempre exista liquidez. 5 Jefe comercial Crear un plan estratégico comercial y de ventas anuales y ponerlo en marcha. Reforzar los canales de ventas. Buscar aliados estratégicos para el crecimiento de la empresa. 6 Jefe operativo Planificar, implementar y supervisar el desarrollo y la ejecución de todos los procesos y actividades diarias de producción. 7 Psicóloga de recursos humanos Convocar nuevos talentos para la empresa. Filtrar el recurso humano. Encontrar el personal indicado para cada vacante. 8 Secretaria Ayudar con la papelería de cada área. Atender requerimientos de personas externas a la empresa. Agendar reuniones y citas de los jefes de cada área. 9 Operario Desarrollar las funciones diarias de producción. Velar por el buen funcionamiento de la maquinaria. Cumplir con las metas mensuales de producción Mantener el área de trabajo limpia y en 10 Asistente comercial Buscar nuevos clientes. Exponer el brochure de la empresa. Atender solicitudes, pedidos y reclamos de los clientes. 11 Contador Documentar informes financieros. Crear y archivar los libros contables de la empresa. Analizar ganancias y gastos. Elaborar balances financieros. 12 Supervisores Supervisar el proceso de producción. Realizar informes sobre el avance de la producción. Realizar un seguimiento a la calidad del producto. 13 Abogado Orientar y proteger a los accionistas y gerente. Gestionar autorizaciones y licencias que la empresa necesite. 14 SISO Velar por la seguridad de los trabajadores. Crear espacios de pausas activas y relajación para evitar el estrés laboral. Sancionar a los empleados que incumplan las normas de seguridad y salud en el trabajo. 4.2 Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe e Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe y Redefinirlo. de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece del organigrama, elabore uno, de acuerdo con los puestos de trabajo y las áreas o departamentos de la compañía. Gerente General Control o Auditoria Gerente de Campo Gerente Administrativo Producción Operario Mantenimiento Departamento Tecnico Departamento TI Recursos Humanos Contabilidad Finanzas compras Empaque La agrícola San Felipe S.A Mencionar los cargos y funciones según el organigrama. No CARGO FUNCIONES 1 Gerente General Planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de la empresa. 2 Gerente de Campo Asignar tareas a sus subordinados Planear, organizar, direccionar, controlar los procesos administrativos de la empresa 3 Auditor Revisar las operaciones de la empresa, tienen por misión mantener la transparencia del dinero que ingresa y egresa de la compañía 4 Jefe de gestión humana Debe tomar decisiones dentro de la organización y comunicársela a los empleados. 5 Auxiliar de gestión humana Desarrollar las actividades asignadas por su jefe inmediato, tales como entrevistas y bienestar del empleado 6 Secretaria de gestión humana Coordinar con las áreas administrativas para asegurar que los registros y análisis se estén ejecutando. 7 Jefe de contabilidad Encargado de controlar y analizar los datos contables 8 Jefe mantenimiento Planear y asignar los planes de mantenimiento de la compañía. 9 Auxiliar de contabilidad Se encarga de realizar registros y corroborar la información contable. 10 Jefe de sistemas Analizar, revisar todos los sistemas o software con los que la empresa labore funcionen de la mejor manera. 11 Analista de sistemas Realizar actualización del software y hardware de la empresa para mejorar la productividad. 12 13 14 15 16 Asignación de recursos materiales, técnico y financieros: No Cargo Asignación de recursos Valor Unitario 1 Junta de accionistas Nulo, tienen sus propios recursos. $ - 2 Gerente 1 computador portátil marca HP: $1200000 $ 1,200,000 3 Jefe Administrativo 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 4 Jefe financiero 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 1 software contable $1500000 $ 1,500,000 5 Jefe comercial 1 computador portátil marca HP $1200000 $ 1,200,000 1 memoria USB $60000 $ 60,000 1 video Beam $600000 $ 600,000 6 Jefe operativo 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 7 Psicóloga de recursos humanos 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 1 impresora marca HP $850000 $ 850,000 8 Secretaria 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 1 impresora marca HP $850000 $ 850,000 9 Operario Herramientas para su uso personal $1000000 $ 1,000,000 Elementos de protección personal $ 350000 $ 350,000 10 Asistente comercial 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 1 impresora marca HP $850000 $ 850,000 11 Contador 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 1 memoria USB $60000 $ 60,000 12 Supervisores 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 Efectivo para la compra de hidratación $500000 $ 500,000 13 Abogado 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 1 impresora marca HP $850000 $ 850,000 14 SISO 1 computador de mesa marca HP $1000000 $ 1,000,000 $ 19,870,000 Conclusiones La empresa Agrícola San Felipe ha mostrado un crecimiento en las últimas décadas, posicionándose en un buen referente a nivel agrícola en el país. La implementación y adquisición de nuevas tecnologías ha permitido el mejoramiento del índice de producción y está encaminado al crecimiento continuo que fortalece su lugar en la industria y a su vez crecimiento de su recurso humano y de la región. Es importante mencionar que los procesos de planeación y organización son el punto de partida de todo el proceso o ciclo administrativo, de una buena planeación una mejor ejecución y eso hace que desde la academia fortalezcamos los conocimientos y los procesos. Todo paso que se de en la empresa debe ser calculado con el más mínimo detalle, es importante poder plantear algo novedoso para el mejor funcionamiento de la empresa, pero lo m as importante es aterrizar las ideas acordes al horizonte que se tenga como visión estratégica. Referencia bibliográfica Bienvenidos a la portada-Compañía Agrícola San Felipe Blandez, R. M. D. G. (2014). Proceso administrativo. Los ambientes de las organizaciones. Enfoque de la gestión administrativa (pp. 25-36). Ciudad de México: Editorial Digital UNID. https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/41174 Louffat, E. (2016). Administración: fundamentos del proceso administrativo (2a. ed.) Parte 1. Planeación y Parte 2. Organización. Cengage Learning. https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/76605 Himalaya (2011) Agrícola San Felipe S.A. Página principal. Conoce nuestra empresa http://www.sanfelipe.com.co/test/
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