ESTUDIO DE CASO

Vista previa del material en texto

ESTUDIO DE CASO #3
 
Julian Andres Alarcón Casas
Juan David Carvajal Rojas
Diego Andres Rodriguez Castillo
Geraldine Sánchez Hernández 
Fundación Universitaria Los Libertadores 
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables 
Administración Turística y Hotelera 
Bogotá D.C
2021
Empresa Rodríguez SA
Rodríguez SA, es una empresa que se dedica a proveer suministro de personal en misión, tiene una experiencia en la actividad de más de 30 años en el sector y su registro de personal en misión a finales del año 2019 era de 9500 trabajadores entre sus diversos clientes, que para la fecha era de 300. Su planta de personal directa es de 120 trabajadores en 10 diferentes oficinas a nivel Colombia. El crecimiento de la compañía durante los tres últimos años fue favorable y según las estimaciones llegaron a ser de 18% en promedio, todo en la empresa era armonía y tranquilidad, el tiempo sobraba. Sin embargo, en el presente año dadas las circunstancias propuestas por los cambios generados por el COVID-19 las actividades de la empresa cambiaron y las dificultades no se hicieron esperar. 
La mayoría de sus clientes tuvo que sobrellevar la situación por medio de un sin número de acciones entre las que están la reducción de salarios, proponer vacaciones adelantadas, suspender contratos y realizar despidos de personal, todo ello como resultado del cierre de sus tiendas, oficinas y unidades productivas. Hoy tiene 4000 trabajadores en misión y conserva el mismo número de clientes, unos activos y otros no. Esto generó que la compañía tuviese que optar por proponer y adelantar las mismas iniciativas dado que la cantidad de personal que tenía excede las necesidades operativas, además, la estabilidad económica de la empresa era inviable en este escenario. 
Este escenario, caótico de por sí, se cruzó con uno de los grandes proyectos de la empresa – un recambio tecnológico, su ERP, proyecto que es contratado con una pequeña empresa denominada TomasApp. Dicha empresa no ha logrado integrar el antiguo sistema al nuevo. Ya lleva 6 meses en la implementación del sistema y no lo ha logrado. Las dificultades ahora son mayores dice Georgina en un chat interno de la compañía, no se ha logrado la integración adecuada entre los dos sistemas, el sistema entró en funcionamiento durante los primeros meses del año y ya para los meses de euforia y drama laboral se percibía la dificultad de integrar el sistema antiguo y el nuevo. El escenario es tan complicado que no se pueden registrar en tiempo real las novedades de nómina, pagos, cartera, ingresos y demás sin tener que revisar que el sistema no esté fallando. Además, no tenemos un manual para el nuevo sistema y el soporte que brindan no es adecuado. Parece no ser confiable el sistema. El personal no quiere ese nuevo sistema. Sin embargo, la gerencia de la empresa está convencida de que las dificultades actuales son normales en un proceso de recambio tecnológico, por ello, intenta que los trabajadores sobrelleven la actual situación mientras se subsanan las debilidades y reprocesos que ha generado la integración. Además, reconoce que la resistencia del personal del trabajo también tiene que ver con las decisiones que se han tomado para mantener la operación, y que han implicado menos personal y mayor número de tareas. Todo es tensión, estrés e incertidumbre. 
La preocupación más grande de la gerencia de Rodríguez SAS es como mantener en alta la satisfacción y motivación del personal y mejorar el clima y la cultura que existe en la empresa de manera que pueda consolidar un equipo de alto rendimiento.
· 1. ¿Cómo hacer eficiente el manejo de la empresa de manera que pueda ofrecer estabilidad a los trabajadores?
· 2. ¿Cómo motivar a los trabajadores de la empresa?
· Para tener una motivación en un ámbito laboral lleno de inconvenientes se debe mirar el trasfondo de la situación para poder tomar las mejores decisiones, para la empresa Rodriguez SA hay una dificultad evidente y es que todo el tema del COVID-19 estuvo plagado de disminuciones en las actividades operativas dentro del recinto lo cual hizo que algunos empleados o bueno la mayoría tuviera una reducción de salario, vacaciones forzadas, suspender contratos y realizar despidos de personal por el inconveniente, estas medidas desesperadas hicieron que el empleado tenga una desmotivación frente al trabajo y particularmente con la empresa, a eso se le puede sumar los inconvenientes provocados por el sistema nuevo de Tomás App lo cual hace que haya un descontento generalizado en el personal, la desmotivación genera un bajo desempeño en las áreas de una empresa, estas pueden ser que la gerencia se enfoque en el desempeño del pasado si este obtuvo un alto estándar de calidad, también se refugian en una sola especialidad limitando las habilidades individualidades del personal y por último un exagerado liderazgo de los directivos hacia el personal y estos delegan una cantidad de responsabilidades las cuales ellos no son lo suficientemente competentes para desarrollarlos.
· Para tener una mejor motivación frente a las adversidades en la compañía Rodriguez SA se puede fundamentar en lo que indica Whetten. D. y Cameron. K. sobre lo siguiente (Whetten, Cameron, 2005, pg. 310):
· Reabastecimiento: Este se enfoca en en las necesidades de apoyo para cada empleado, si bien vemos en la compañia Rodriguez SA estos están trabajando desde casa a causa de la pandemia del Covid - 19 implica mayor trabajo lo cual las directivas deberán preocuparse por su empleado dándole las necesidades básicas para poder realizar la labor indicada, de esa manera el empleado se sentirá satisfecho y le transmitirá a sus directivos la confianza de que el puede llegar a las metas trazadas.
· Reentrenamiento: Esta opción es importante en las medidas que sean necesarias, si vemos que en la empresa Rodriguez SA tienen un recambio tecnológico con un nuevo ERP la cual va de la mano con TomasApp y no han podido tener un empalme adecuado, se necesita con urgencia un reentrenamiento del personal para que sea más fácil el acople de este con su nuevo sistema y así tengan un mejor desarrollo, con esto el empleado llevará a cabo las tareas de manera eficiente y sin tener atrasos de los que ya se han presentado en Rodriguez SA.
· Cuando un empleado tiene un deficiente desempeño se hace uso de un reajuste, esto significa que se debe tomar detalle de las labores que él hace y dependiendo del cargo que tenga, se puede tener a un asistente que desempeñe labores de segundo plano dejando así la posibilidad de que este tenga mas tiempo de realizar tareas primordiales para la empresa.
· Si es repetitivo el bajo desempeño, se debe hacer una reasignación y dependiendo de las habilidades que la persona tenga, se le asignan tareas de acuerdo al perfil y que tengan menor responsabilidad o mayores habilidades técnicas.
· Podemos decir que la motivación de los empleados van desde las directivas asi que en Rodriguez SA se deben tomar en consideración la retroalimentación, la autonomía de cada empleado y la variedad de habilidades que posee cada subordinado que va de acuerdo con la actividad que se requiera; de ahí se trazan en ese orden de ideas factores críticos como lo son la responsabilidad del trabajo realizado, el conocimiento de los resultados reales de las actividades realizadas y la trascendencia que conlleva el trabajo realizado y que depende de eso se ven reflejados resultados que sean motivantes para continuar con la labor, como el bajo ausentismo laboral, alto desempeño laboral y de calidad, y satisfacción y compromiso con la organización. 
· 
· 
· 3. ¿Qué recomendaciones haría usted como experto para que la empresa pueda dejar atrás la situación actual de manera que los resultados sean satisfactorios?
· Conectar con resultados:
· El contacto personal o indirecto entre trabajadores y clientes organizacionales, es decir, la atención que se les brinda, acompañada de buena comunicación, experiencia, buena voluntad y expresión no verbal ayudará aRodríguez SA a generar y ganar un sentido de seguridad y confianza al mismo tiempo de escucharlos y comprenderlos. En el proceso, podrán brindar un producto final que interesará a un público específico y se anticipará siempre a cualquier situación. Para Hackman y Oldham (1980) "La importancia de conectar a los empleados con los clientes ayuda a los empleados a sentirse más autorizados y proporciona una valiosa fuente de ideas para mejorar" (p. 415). Esto mejorará la satisfacción y los resultados comerciales al comprender las necesidades de los consumidores y las evaluaciones que brinda la empresa en términos de productos y servicios.
· Delegación de trabajo:
· Es difícil para una persona lidiar con las diferentes tareas y acciones de la organización mientras se pone en contacto con aliados o proveedores, compra bienes, atención al cliente, y presta atención a documentos y documentos importantes. Por esta razón, como gerente de Rodríguez SA, en con el fin de distribuir mejor el tiempo para resolver problemas y cuestiones que son muy importantes para ellos, la delegación de actividades entre los trabajadores es siempre la mejor opción, pero también es importante decidir si asistirán como gerentes y pasarán a formar parte de determinadas funciones. Whetten y Cameron sugirieron que “cuando los gerentes deciden delegar una actividad, deben considerar si incluir a una persona o un equipo subordinado” (página 421). Saber a quién se delegan tareas que llevan mucho tiempo o son más fáciles, es decir, encontrar la situación ideal entre trabajadores que evalúan sus habilidades y analizan sus resultados, ahora no solo asignan innumerables funciones, sino que también aseguran que cada empleado o el equipo considera el propósito que se le ha confiado y usted puede comprender por qué es relevante y por qué contribuye a la empresa. Delegar no es alienación. No es dar más responsabilidad a los colaboradores, sino darles la responsabilidad de tomar decisiones y / o resolver problemas. Por eso, en este punto, también debemos mantener una comunicación abierta para compartir ideas, y más Comprometidos con lo terminado.
· Facultamiento en los trabajadores:
· Esto le proporcionará a los empleados de Rodríguez S.A libertad para que realicen lo que desean en lugar de obligarlos a hacer lo que se les impone. Les sería de gran ayuda pues esto fomentará el desarrollo y ejecución de objetivos y actividades para autorizar a los demás y por supuesto siempre de la mano de la delegación eficaz. Es evidente que dentro de la organización los empleados no encuentran motivación para manejar la situación y continuar esforzándose para encontrar un mejoramiento óptimo en su desempeño del nuevo software; sin embargo de no desarrollar el facultamiento entre ellos podrían haber consecuencias graves como la pérdida de capacidad de innovación, un ambiente politizado, pérdida de la confianza, el aumento de conflictos, entre otros que empiezan a hacerse notorios para la empresa. Básicamente la intención de incluir el facultamiento para ellos es obtener éxito en conjunto, más no solo el éxito de manera individual, y debido a que va de la mano con la delegación también ayudará para asignar a una o varias personas con los conocimientos para realizar ciertas tareas en grupo. Cada individuo podrá participar y construir activamente donde son conscientes y competentes para el desarrollo del presente y futuro de la empresa. 
· Las personas con facultamiento tienen sentido de responsabilidad. Tienen la confianza de que serán tratados con justicia y equidad. Mantienen la seguridad de que incluso si están en posiciones subordinadas, el resultado final de sus acciones será de justicia y bienestar, lo opuesto a daño o dolor. (Whetten, Cameron, 2005, pg. 408)
· 
· 4. ¿Qué dificultades de comunicación cree que tienen las empresas?
· Las dificultades de comunicación que tienen las empresas son al interior de las mismas ya que no se evidencia un trabajo en conjunto alineado con los objetivos de cada empresa, por un lado, en la empresa Rodriguez SAS se ha creado un conflicto derivado de una mala y desorganizada administración donde no se impulsa ni se comunican las decisiones tomadas, esto genera que cada uno entienda de forma diferente y determine sus propias conclusiones. Debido al poco flujo de comunicación y la poca transparencia al interior del grupo de trabajo se empiezan a crear prejuicios negativos o rumores que desvían la veracidad de la información lo que finalmente ocasiona el deterioro del clima laboral. De igual manera, para Tomas App se evidencia la frustración y desmotivación por lo que sucede al interior de la empresa y los malos resultados, así también, se observa que no hay comunicación organizacional para la toma de decisiones efectivas que den con la solución al problema de productividad del personal. Aparte de esto, hay una gran dificultad que empieza desde los directivos donde no asumen responsabilidades, no se ponen en el lugar del colaborador y no dan un parte de tranquilidad ante los problemas, así como, la muestra de seriedad y compromiso por cumplir con lo pactado como empresa queda en muy baja reputación, todo esto concluye en un verdadero caos que puede terminar cualquier empresa (Saenz, 2014). 
· 5. ¿Cómo propone subsanarlos?
· Para mejorar la comunicación externa entre las dos compañías, es necesario el diálogo, en donde los representantes de cada organización se reúnan y establezcan las fechas límites para que TomasApp entregue el nuevo sistema informático, en donde funcione adecuadamente y sin errores debido a su demora, y este se comprometa a cumplirlo. En dado caso que TomasApp no se comprometa o no pueda cumplir con este acuerdo, la empresa Rodriguez S. deberá conseguir otra compañía tecnológica que pueda cumplir con los requisitos y entregar el proyecto tecnológico sin mayor dificultad.. A nivel interno mientras está listo el nuevo sistema, se deben tomar ciertas estrategias en donde en el área de Nómina, se encargue de llevar un reporte diario de los pagos, cartera, ingresos y demás para contribuir con el trabajo de los operarios de la compañía. También se debe mantener un buen clima laboral, entre los trabajadores, dándoles las herramientas adecuadas con las que ya se venían trabajando dentro de la compañía. cuando el nuevo sistema esté listo, designar a un grupo de personas que se capaciten adecuadamente en el uso de este para así poder compartirlo con el resto de la organización haciendo capacitaciones poco a poco para así poder tener un mejor control de la compañía.
· 
Bibliografía
Saenz, M. (16 de marzo de 2014). Los conflictos que genera la ausencia de comunicación interna. Recuperado de https://www.observatoriorh.com/articulos-orh/comunicacion-interna-oportunidades-trabajar-en-las-organizaciones.html
Whetten. D. y Cameron. K. (2005) Desarrollo de Actividades Directivas. Sexta Edición. Pearson Prentice Hall. http://files.clases8.webnode.es/200000066-bb33fbc2d6/Desarrollo-de-Habilidades-Directivas.pdf