Eventos

Vista previa del material en texto

eVENTOS
SERVICIOS TURÍSTICOS II
U.N.R.
UNIDAD N°3
EVENTO:
cualquier tipo de reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos y/o experiencias entre los participantes.
Para la OMT, el sector de reuniones y eventos, es aquel que abarca las actividades basadas en la organización, promoción, venta y distribución de reuniones y eventos, productos y servicios que incluyen reuniones gubernamentales, de empresas y de asociaciones; viajes de incentivos de empresas, seminarios, congresos, conferencias, convenciones, exposiciones y ferias. 
LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ES UNA COMPLEJA MARAÑA DE SERVICIOS ENTRELAZADOS E INTERRELACIONADOS ENTRE SI QUE BUSCAN CONFORMAR UN TODO FINAL: EL EVENTO, EXPOSICIÓN, FERIA O ENCUENTRO
Instituciones en Argentina
¿Qué es AOCA? Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones, Congresos, Eventos y de Burós de Convenciones. 
Es la Asociación que nuclea a los profesionales vinculados a la Actividad de organización de Congresos, Ferias, Exposiciones, Reuniones Sociales y  Empresariales y Burós de la República Argentina.
AOCA es el referente de la Actividad y el interlocutor válido en la materia ante las Autoridades gubernamentales, promoviendo el desarrollo de la Actividad y representando al Sector en todas las acciones que encara.
aoca.org.ar
¿Qué es RCVB? Rosario Convention Vsitors Bureau 
La misión del Rosario Convention & Visitors Bureau es difundir la imagen de Rosario, fortalecer la industria turística de la ciudad y la región, promoviéndola como destino sede de eventos a través de acciones integradas de marketing y concientizando sobre sus beneficios. 
Mercado de Reuniones
TIPOS DE EVENTOS:
CONFERENCIAS, PANELES, DISERTACIONES
CONGRESOS
SEMINARIOS
EVENTOS EMPRESARIALES
PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS EN EL MERCADO
MUESTRAS DE PRODUCTOS
CONMEMORACIONES, REUNIONES INSTITUCIONALES, ACTOS PROTOCOLARES
AGASAJOS, BANQUETES, INAUGURACIONES
Mercado de Congresos, Convenciones e Incentivos
ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS:
La organización de un congreso parte de un
 tema convocante a personas que tienen como punto en común la misma profesión o 
especialidad y el mismo deseo de contactarse con personas con quienes dialogar, compartir conocimientos, aprender y establecer contactos 
para futuros encuentros o negocios.
OBJETIVOS:
ESTABLECER UN ESPACIO COMUNICACIONAL ENTRE PERSONAS CONVOCADAS POR TEMAS AFINES
ENRIQUECIMIENTO INTELECTUAL
INTERCAMBIO DE IDEAS
CONTACTOS PROFESIONALES Y AMISTOSOS
CONOCIMIENTO DE PAÍSES Y CIUDADES
RECREACIÓN Y TURISMO
ORGANIZADORES:
COMITÉ DE HONOR: CARGO HONORÍFICO, EN MANOS DEL PRESIDENTE DE UN PAÍS, DE LOS GOBERNADORES, INTENDENTES O AUTORIDADES A CARGO.
COMITÉ ORGANIZADOR: TENDRÁ A SU CARGO LA PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO Y LA CONFORMACIÓN DE LAS COMISIONES ESPECIALIZADAS.
COMITÉ ORGANIZADOR:
PRESIDENTE: 
SU PRIMERA FUNCIÓN SERÁ REDACTAR UN REGLAMENTO DEL CONGRESO, QUE DEBERÁ SER APROBADO POR EL RESTO DE LA COMISIÓN.
ES EL ENCARGADO DE ABRIR Y CERRAR EL CONGRESO Y RESPONSABLE QUE TODO SALGA SEGÚN LO PLANEADO
ES EL ANFITRIÓN DEL EVENTO, RECIBIENDO A LAS AUTORIDADES, DISERTANTES Y PÚBLICO ASISTENTE
ES EL NEXO ENTRE TODAS LAS COMISIONES DE LA ORGANIZACIÓN
SECRETARIO: 
DE ÉL DEPENDE TODA LA SINCRONIZACIÓN DEL CONGRESO
DEBERÁ ESTABLECER LOS TIEMPOS, LUGARES.
CONTACTARSE CON LOS EXPOSITORES O DISERTANTES, CON EL PÚBLICO Y CON LOS OTROS MIEMBROS DE LA COMISIÓN ORGANIZADORA.
COMISIONES ESPECIALIZADAS:
COMITÉ CIENTÍFICO
COMITÉ DE RECEPCIÓN
COMITÉ DE HOTELES Y TRANSPORTE
COMITÉ DE PRENSA
COMITÉ DE RRPP
COMITÉ DE FINANZAS
COMITÉ DE PERSONAL
Todo evento que reúna las características de un congreso o convención consta de tres etapas que hacen a su desarrollo completo. Para obtener resultados positivos del encuentro, es necesario considerar a fondo cada una de esas instancias: 
Pre-congreso 
Congreso 
y Pos-congreso o evaluación
Planificación del congreso:
Plan de tiempos: promoción, actividades, cronogramas de viajes, envío de programas, fichas de inscripción, abstracts, anuncio de plazos de entrega, distribución de material informativo.
Presupuesto del congreso: Es fundamental contar o poder estimar el número final de asistentes antes de establecer el presupuesto. 
Sede: elección del sitio, cantidad y perfil de los asistentes
Programa científico: temario y tópicos de interés
Programa social
Listado de oradores
Difusión
Personal
Gastronomía
Transporte
Requisitos para los participantes
Actividades complementarias
Seguros
PASOS: (básicamente son 11)
Determinar la unidad organizativa: presidente, secretario gral, director del comité científico, tesorero, coordinador del comité de la exposición paralela, coordinador del comité de eventos sociales. Este grupo supervisará y trabajará con los organizadores profesionales de congresos.
2. Elaborar el presupuesto: estimar el número final de asistentes 
Costos fijos: Suelen ser del 35% 
Audiovisuales, Sonido, Apoyo a los ponentes, Iluminación, Técnicos
Preparativos de la sede (atriles, estrado, telón, etc)
Honorarios y seguros 
Invitaciones
Sala de conferencias (se debe pagar depósito para reserva de fechas) 
Gastos de logística 
Otros (interpretes, traductores, camareros, guardarropas, etc.) 
Costos variables: Suelen ser la mayoría. 50% 
Comidas y cenas
Alojamiento, Viajes 
Decoración, Obsequios
Impuestos 
Debe haber un margen de 15% sobre el presupuesto para imprevistos. 
Revisar los gastos periódicamente. 
3. Establecer un cronograma de la organización general de la convención: manejo de tiempos, reservas de plazas hoteleras y sede de la reunión, invitación a los oradores, patrocinadores, tours pre y post congreso.
4. Seleccionar los temas y sub-temas
5. Elegir un OPC, es el idóneo profesional que ayudará a la planificación y puesta en práctica de cada una de las necesidades de la entidad o empresa que va a realizar la reunión. Es una inversión contratar a un OPC pero gracias a su intervención y experiencia a largo plazo puede ser más rentable que afrontar “solo” la puesta en marcha del congreso.
6. Decidir cuándo se realizará la reunión. Deberá contemplarse:
• Fechas con implicaciones religiosas o nacionales
• Efectos y circunstancias relacionados con el clima y las particularidades geográficas
• Considerar otras conferencias o eventos cercanos que traten de temas iguales o similares.
• Tomar en cuenta los precios de temporada tanto para transporte como alojamiento
7. Definir el lugar de realización, determinar la sede, infraestructura y comodidades hoteleras. Las opciones pueden ser:
•Centro de convenciones
•Hotel con infraestructura adecuada
•Universidad, centro de salud o ámbito académico con instalaciones apropiadas
El lugar será elegido en función de las dimensiones de la conferencia, la cantidad y magnitud de salas paralelas que serán necesarias, ubicación relacionada con el tránsito y facilidad de accesos, el presupuesto de arrendamiento, parámetros establecidos por conferencias anteriores y el clima o atmósfera que se quiere lograr del congreso.
8. Establecer contacto con él o los oradores principales que son los pilares fundamentales de atracción y consecuente rentabilidad.
9. Poner en marcha la estrategia de comunicación. La contratación de un consultor especializado en el área de la información, prensa y publicidad contribuye a definir las instancias y los recursos más convenientes, tanto desde el contenido como de los soportes tecnológicos.
10. Comenzar el primer plan de promoción y de auspicios. Es de gran ayuda contar con las listas de ediciones anteriores, para determinar cuál podría ser su posible aporte. El auspicio contribuye al dotar de prestigio a la reunión para potenciar una exitosa búsqueda de patrocinadores.
11. Programar los primeros aspectos de la exposición comercial paralela y contactar patrocinadores.
Ejemplo: www.topcomunicacion.com/noticia/10027/como-organizar-evento-congresointernacionalCongreso Internacional de Protocolo, celebrado en Valladolid.
Los objetivos de comunicación para el XVI Congreso Internacional De Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización De Eventos, organizado por la Escuela Internacional de Protocolo (EIP) fueron los siguientes:
Dar a conocer la importancia del protocolo, la comunicación corporativa, la imagen personal y la organización de eventos como una herramienta fundamental para las empresas e instituciones.
Situar a la EIP como un referente mundial en la formación en Protocolo.
Conseguir que los atractivos turísticos de Valladolid y su provincia sean conocidos tanto nacional como internacionalmente.
Dar a conocer la importancia del mayor congreso mundial de las disciplinas sociales: protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos. Un sector que mueve un millón de millones de euros al año en todo el mundo.
Aumentar el número de inscripciones y asistentes de todo el mundo.
ESTRATEGIAS Y ACCIONES:
Comenzar la campaña de comunicación del Congreso un año antes con el fin de ir consiguiendo congresistas que, a su vez, sirvan de imanes para otros potenciales congresistas. 
Firma un acuerdo de colaboración con el Ayuntamiento de Valladolid, la Universidad de Valladolid, el Real Valladolid CF, la Diputación de Valladolid, etc. Por otra parte, se gestionan entrevistas en los medios de comunicación. 
Definir las temáticas sobre la que abordar y profundizar para redactar notas de prensa que susciten el interés por el Congreso.
Presentar a los 82 ponentes del Congreso Internacional de Protocolo uno a uno.
Diferenciar a los ponentes por países para lograr mayor difusión periodística internacional.
Incluir en todas las notas un párrafo corporativo, tanto del Congreso Internacional de Protocolo como de la Escuela Internacional de Protocolo.
Utilizar figuras mediáticas para promocionar el Congreso Internacional de Protocolo en todo el mundo
Ruedas de prensa y notas de prensa con autoridades y colaboradores.
Acuerdos de Colaboración con cerca de 20 patrocinadores para promocionar el Congreso
Implicar  a las “fuerzas vivas” de la Ciudad y la Provincia de Valladolid.
Utilizar un equipo de 50 personas para el desarrollo de imágenes, vídeos, podcast y textos durante el evento para documentar e informar a los periodistas.
Utilizar la palabra VALLADOLID en el Hashtag y la WEB: #CIPROVALLADOLID17
conferencias
“La conferencia o disertación es una reunión social de una sola sesión, por lo general breve, a cargo de profesionales o especialistas de un tema”.
Tiene una organización similar a la de un congreso, en cuanto a:
Comisión organizadora:
Selección de disertantes
Temario a abordar
Lugar de la reunión
Fecha y público
Publicidad
Sponsors, personal, confección de programas.
Servicio técnico
Finanzas
Otros (lunch, etc)
Seminarios - talleres
Reuniones con el objetivo de difundir determinados temas entre colegas, sacar conclusiones, o informar a la población en general.
Aspecto cultural: el objetivo es dar a conocer temas de interés, avances científicos, nuevas técnicas acerca de alguna cuestión. Se deberá buscar como disertantes personas de alto nivel académico que cobren honorarios moderados. Los asistentes concurren para adquirir conocimientos y también para obtener el certificado. Este aspecto debe contemplar si además de la asistencia hay una evaluación. 
Aspecto comercial: se requieren fondos y es conveniente recurrir a patrocinadores que auspicien el encuentro, además del correcto cálculo del importe de las inscripciones de los participantes. Elegir el lugar y la duración.
Actos protocolares 
“SON AQUELLOS ACTOS OFICIALES O INSTITUCIONALES A LOS QUE ASISTEN AUTORIDADES NACIONALES O EXTRANJERAS”.
TIENEN RELACIÓN CON CONMEMORACIONES CELEBRADAS POR ORGANISMOS ESTATALES, EMBAJADAS, O CONSULADOS, INSTITUCIONES NO GUBERNAMENTALES O EMPRESAS PRIVADAS, CON LA PARTICULARIDAD QUE DEBEN AJUSTARSE A REGLAS PROTOCOLARES ESTABLECIDAS POR LOS GOBIERNOS NACIONALES, PROVINCIALES O MUNICIPALES.
CEREMONIAL EMPRESARIAL:
LA FIRMA DE CONVENIOS, LOS ACTOS ANIVERSARIO, LA INAUGURACIÓN DE UNA PLANTA, UNA CONFERENCIA DE PRENSA CON AGASAJO A LOS PERIODISTAS, CUANDO PARTICIPAN AUTORIDADES GUBERNAMENTALES SE DEBEN TENER EN CUENTA LAS NORMAS PROTOCOLARES.
REUNIONES PARA EL OCIO
Se llevan a cabo todo tipo de reuniones, tanto en el campo cultural, de los deportes, civismo, servicios sociales, etc que cumplen con las siguientes condiciones: 
Se llevan a cabo en un lugar predeterminado
Tienen duración limitada
Siguen un programa concreto 
Existe un responsable público o privado de la reunión 
Se celebran con un objetivo o intencionalidad 
Están dentro de la temática definida
EVENTOS EMPRESARIALES
Lanzamiento de nuevos productos al mercado:
Satisfacer las necesidades y gustos del cliente
Dar a conocer el nuevo producto, sus cualidades y virtudes
Jerarquizar la marca y la empresa
Posicionamiento del nuevo producto en el mercado
Establecer la diferenciación con la competencia
Convenciones empresariales:
Reunión de empresarios, convocados por un tema en común o por una marca de algún proveedor en común.
Visitas a las empresas:
Invitación a autoridades gubernamentales, a otros empresarios, proveedores, clientes…
Exposiciones
SON UNO DE LOS EVENTOS DE MAYOR COMPLEJIDAD ORGANIZATIVA
NACE COMO UNA NECESIDAD DE UN SECTOR DE MOSTRARSE, PROYECTARSE HACIA SUS POTENCIALES CLIENTES.
SE DETERMINA EL RUBRO Y LUEGO AL PÚBLICO AL QUE SERÁ DIRIGIDA
LA PUBLICIDAD ES FUNDAMENTAL PARA VENDER LOS STANDS Y PARA QUE EL PÚBLICO INTERESADO CONCURRA
PREVEER LOS SERVICIOS TANTO PARA LOS EXPOSITORES COMO PARA EL PÚBLICO ASISTENTE
PREVEE SERVICIOS CONEXOS ( ALOJAMIENTO DE LOS EXPOSITORES, FAMILIARES QUE ACOMPAÑAN, EMPLEADOS Y POSIBLIDAD DE DESARROLLAR TURISMO EN EL DESTINO)
FERIA == EXPOSICIÓN. 
BANQUETES INSTITUCIONALES O EMPRESARIALES
LA CELEBRACIÓN DE MUCHOS ACONTECIMIENTOS CULMINAN O SON EN SÍ MISMOS UN MOTIVO DE REUNIÓN EN TORNO A UNA MESA
DESAYUNO DE TRABAJO
ALMUERZO DE TRABAJO
VINO DE HONOR
CÓCTEL
MESA AMERICANA
CENA
SALIDAS AL EXTRANJERO
La diferencia es la posible barrera del idioma y cultura. 
Nos ayudara contratar: 
Compañías internacionales de vuelo 
Agencia local de viajes, 
Empresas especializadas en gestión de aduanas para el equipamiento técnico. 
Especialistas en organizar convenciones en el extranjero. 
Elegir el destino teniendo en cuenta la moda, el precio, la accesibilidad, etc. 
Tener en cuenta: 
La comunicación de la convención (por diferencia de terminología) 
El tipo de cambio de la moneda
El idioma y la cultura. Servicios de traducción durante todo el desarrollo. 
EXAMEN POST-EVENTO
Debemos saber el resultado del evento. 
Conviene pedir opiniones a los asistentes y también a los proveedores. 
Preparar las fases del proceso de examen: Identificar el tema a analizar, diseñar el análisis, elegir metodología, escoger cuestionarios, recoger datos, analizar datos, presentar informe y dar seguimiento. 
Metodología: durante o luego de la convención, por correo, por teléfono, mediante debates en grupo o entrevistas individuales. 
Ser objetivo y conservar el anonimato. Preguntas cerradas, solo los aspectos importantes: organización, calidad de las ponencias, calidad técnica, cena, alojamiento. 
Tomar medidas s/ resultados. Tratar de descubrir discrepancias entre lo esperado y lo ofrecido y corregirlos a tiempo para el próximo evento.