11 Manual diligenciamiento_ICES

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Departamento Administrativo
Nacional de Estadística
Producción Estadística
PES
Dirección de Metodología y Producción Estadística / DIMPE
 MANUAL DILIGENCIAMIENTO ÍNDICE COSTOS DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR - ICES 
Oct/2017
MANUAL DILIGENCIAMIENTO ÍNDICE COSTOS DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR - ICES
CÓDIGO: PES-ICES-MDI-001
VERSIÓN: 1
FECHA: 26/Oct/2017
PROCESO: PROCESOS MISIONALES
OPERACIÓN O INVESTIGACIÓN ESTADÍSTICA: ICES - INDICE DE COSTOS DE LA
EDUCACION SUPERIOR
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. DEFINICIONES
4. CONTENIDO
5. CONSIDERACIONES BÁSICAS
6. CONSIDERACIONES SOBRE LA RECOLECCIÓN
7. SISTEMA DE RECOLECCIÓN
8. FORMULARIO ÚNICO Y USO DE LA DMC
9. NOVEDADES DE CARÁCTER TÉCNICO EN EL ICES-13
10. CONCEPTOS PARA LA APLICACIÓN DE NOVEDADES TECNICAS
11. SELECCIÓN DE FUENTES
12. CLASIFICACION DE LOS ESTABLECIMIENTOS
13. GLOSARIO
14. REGISTROS
15. BIBLIOGRAFIA
16. ANEXOS
 1. INTRODUCCIÓN
El Índice de Costos de la Educación Superior Privada (ICESP) se crea por medio del convenio Interadministrativo No. 3226 de diciembre de 1995. Este convenio tenía como fin, además de la
administración de recursos del ICFES por parte de Fondane, construir un indicador que sirviera como referente al Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior (ICFES), al gobierno
nacional y a los establecimientos de Educación Superior a la hora de realizar los reajustes en los valores de las matrículas.
Hasta el año 1997, cuando comenzó la publicación del ICESP, en Colombia se utilizaba el Índice de Precios al Consumidor (IPC) como criterio base para llevar a cabo los reajustes en los valores de
las matrículas de la educación superior. Sin embargo, algunas instituciones cuestionaron el uso del IPC como herramienta para ajustar el valor de sus servicios, puesto que no se basa específicamente
en los costos en que incurren los establecimientos educativos. Dados estos vacíos, se decide generar un nuevo índice con una estructura que asemeje y cumpla con las características específicas de
los gastos en los Establecimientos de Educación Superior. 
En el año 2008, comenzó un trabajo de rediseño con el propósito de realizar la actualización del índice y cumplir con los cambios estipulados por la Resolución 1780 del 18 de marzo de 2010. Esta
norma complementa la Resolución 626 del 13 de febrero de 2007, que indicaba el tipo de información solicitada por el Ministerio y la forma de suministrarla, y la Resolución 5150 del 8 de noviembre de
2005 que establecía el procedimiento para informar sobre los derechos pecuniarios que aplican las instituciones de educación superior. 
Para lograr este propósito el DANE emprendió un trabajo a través de reuniones temáticas con el Ministerio de Educación Nacional, ICETEX, COLCIENCIAS; asociaciones como ASCUN y FODESEP;
y, algunas instituciones educativas, con el fin de incorporar a la canasta de costos los cambios que presentan las instituciones de educación superior en el ejercicio de su función.
En el diseño del nuevo Índice de Costos de la Educación Superior ICES, el DANE utilizó toda la experiencia recopilada durante varios años en cuanto al diseño, producción y ejecución del ICESP y
muchas investigaciones de tipo estadístico en el país. En este índice se incorporan las herramientas y plataformas tecnológicas necesarias (de última generación) para asegurar con eficacia, eficiencia
y efectividad los resultados arrojados por la investigación.
La importancia del indicador radica en que permite apreciar la evolución de los precios de los bienes y servicios que demandan las instituciones de educación superior para cumplir su actividad
económica. Además permite contar con un parámetro adecuado para establecer el ajuste de las matrículas de la educación superior.
El ICES tiene una representatividad nacional. El universo de las instituciones se encuentra distribuido en todo el país. En cuanto al grupo de Compra de Bienes y Servicios, se toman los
establecimientos comerciales de las 24 ciudades.
Adicionalmente, incluye el sector de la Institución de Educación Superior (IES), en otras palabras, se especifica si la institución es de naturaleza Oficial y Privada.
La publicación oficial se realiza en la segunda semana de los meses de junio y diciembre posteriores al mes de referencia del índice. Los productos de difusión son: boletín técnico, comunicado de
prensa, anexos y cuadros resumen de los resultados para actualizar la página web
A continuación se presenta los principales conceptos que hay que tener en cuenta en el proceso de recolección de información .
 2. OBJETIVO
Acontinuación se establecen los objetivos general y especificos de la investigación.
Objetivo General 
Presentar, a partir de un semestre base, la variación promedio semestral de los precios de los bienes y servicios representativos de los costos y gastos, que realizan las instituciones de educación
superior para el desarrollo de su objeto social. 
Objetivos Específicos 
• Suministrar información estadística que permita realizar procesos de actualización, de los flujos monetarios relacionados con la prestación de servicios realizada por las instituciones de educación
superior.
• Suministrar información que permita determinar valores reales o constantes a partir de datos nominales, relacionados con la prestación de los servicios generados por las instituciones de educación
superior.
• Servir como uno de los parámetros para establecer el ajuste de las matrículas y otros mecanismos de financiamiento de las instituciones de educación superior.
 3. DEFINICIONES
A continuación se presentan las definiciones de los establecimientos de la educación superior según la ley.
Universidad (Públicas y Privadas): Son aquellas instituciones “que acreditan su desempeño con criterio de universalidad en las siguientes actividades: la investigación científica o tecnológica; la
formación académica en profesionales o disciplinas; y la producción, desarrollo y transmisión del conocimiento y de la cultura universal y nacional. Estas instituciones están igualmente facultadas para
adelantar programas de formación en ocupaciones, profesiones o disciplinas, programas de especialización, maestrías, doctorados y post-doctorados” (art 19 ley 30 de 1992).
Instituciones universitarias (Públicas y Privadas): Son “aquellas facultadas para adelantar programas de formación en ocupaciones, programas de formación académica en profesiones o disciplinas
y programas de especialización” (art 18 ley 30 de 1992). Cuentan, además, con un código SNIES otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y son de carácter público o privado.
Instituciones tecnológicas (Públicas y Privadas): Son “aquellas facultadas para adelantar programas de formación en ocupaciones, programas de formación académica en profesiones o disciplinas
y programas de especialización” (art 18 ley 30 de 1992). Cuentan, además, con un código SNIES otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y son de carácter público o privado.
Instituciones técnicas (Públicas y Privadas): Son “aquellas facultadas legalmente para ofrecer programas de formación en ocupaciones de carácter operativo e instrumental y de especialización en
su respectivo campo de acción” (art 17 ley 30 de 1992). Cuentan, además, con un código SNIES otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y son de carácter público o privado.
 4. CONTENIDO
En el presente documento se presentan las consideraciones básicas que se deben tener en cuenta para el proceso de recolección de Información del Indicé de Costos de la Educación Superior –
ICES.
5. CONSIDERACIONES BÁSICAS
El ICES permite establecer la variación promedio semestral de una canasta de bienes y servicios representativa del costo que tienen las instituciones de educación superior en el desarrollo de su
objeto social y actividad económica.
El término "promedio" se refiere aquí a tres conceptos diferentes pero complementarios:
El índice refleja la evolución promedio de los precios de todos los artículos. Es decir, se refiere a un promedio tomado sobrela base de todos los productos que adquieren las IES y salarios del
personal requerido en el desarrollo del objeto social.
Dimensión geográfica: El índice refleja la evolución promedio de los precios de todos los productos adquiridos y salarios de todas las IES en las 24 ciudades principales del país.
Dimensión temporal: el índice refleja la evolución promedio de los precios durante todo el período corriente, es decir, durante todo el semestre. Por este motivo las observaciones de los precios deben
repartirse de manera uniforme dentro del período de recolección.
Cobertura Geográfica
El ICES recolecta información de salarios (las fuentes son las IES) en 24 ciudades capitales de departamento, incluidas áreas metropolitanas para las ciudades que las conforman, y que corresponden
a las que visita regularmente el IPC: Bogotá; Medellín con Bello; Envigado e Itagüí; Cali y Yumbo; Barranquilla y Soledad; Bucaramanga con Floridablanca; Piedecuesta y Girón; Manizales y Villa
María; Pasto; Pereira y Dosquebradas; Cúcuta, Los Patios, El Zulia y Villa del Rosario; Montería; Neiva; Cartagena; Villavicencio; Riohacha; Armenia; Quibdó; Sincelejo; Valledupar; Popayán; Ibagué;
San Andrés; Santa Marta; Tunja y Florencia.
Para el caso de las fuentes del resto de la canasta, se recolecta información en establecimientos ubicados en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga. La recolección en 5 ciudades se
presenta porque los oferentes de este tipo de artículos están concentrados en dichas ciudades, las IES localizadas fuera de estos municipios, acuden a la oferta realizada en las ciudades más
grandes.
Existen ciertos artículos para los cuales los precios son formados en una sola ciudad (típicamente Bogotá), como por ejemplo la telefonía celular. En estos casos, los artículos se marcan con la
denominación “conformación nacional”, que implica que la recolección se ejecuta exclusivamente en Bogotá, aunque el impacto del cambio en los precios se irradie al resto del país.
Pobación de Referencia
Para los gastos de personal, la población de referencia son las instituciones de ¬¬¬educación superior calificadas como tales según la Ley 30 de 1992 y el Ministerio de Educación Nacional
(Instituciones activas según el SNIES), ubicada en las 24 ciudades capitales de departamento.
Para los proveedores, la población de referencia son los establecimientos ubicados en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga, donde las dichas instituciones adquieren los insumos
(bienes y servicios) necesarios para su funcionamiento.
Canasta Para Seguimiento de Precios
Se le llama Canasta para seguimiento de precios, al conjunto de salarios, bienes y servicios necesarios de las IES que junto con el sistema de ponderaciones, permite la construcción de los índices
básicos del indicador y por agregación, la construcción de toda la estructura para difusión del indicador. 
La selección de los artículos consistió en solicitar la información de los estados de pérdidas y ganancias de la IES para 2010 (levantamiento de información realizado en 2011 y 2012). El P y G refleja
el movimiento de ingresos, costos y gastos, entre otra información, siendo el soporte contable base con el que cual se podía determinar la estructura de costos y gastos y ponderaciones.
Para la estructura de producción y difusión, se adoptó la misma clasificación concebida en el Plan Único de Cuentas, referente al rubro de Gastos. El manejo de ésta, conlleva al supuesto de que la
estructura se mantiene invariable en el tiempo o por lo menos cambia con mayor lentitud que los precios
Clasificación
La clasificación adoptada para el ICES-13, comprende 2 grupos de gasto, que son;
Gastos de personal
Compra de bienes y servicios
Estos dos grupos cobijan la totalidad del gasto realizado por las IES1para cumplir su función social.
Los subgrupos, clases de gasto y gastos básicos, se encuentran en un anexo a este documento. En número, estas categorías para la canasta agregada hasta el nivel artículo o variedad son:
Subgrupo de gasto 12
Clases de gasto 47
Artículos y variedades 144
____________________________________
1Incluyendo la estimación de un gasto imputado, arrendamiento, derivado de la ocupación de la vivienda por sus propietarios.
6. CONSIDERACIONES SOBRE LA RECOLECCIÓN
Realizar la actividad de recolección de precios, especificaciones y observaciones que justifiquen el comportamiento de las variaciones de cada cotización de los bienes y servicios que conforman las
diferentes canastas de índices, garantizando que cada cotización contenga las especificaciones estandarizadas para cada artículo según la investigación
Importancia del Recolector
Al igual que en todas las investigaciones de carácter estadístico, el Recolector de datos es una persona fundamental, pues constituye el enlace del DANE con la Fuente informante. Por lo tanto, de la
forma como se realice la entrevista y de la aplicación de los criterios metodológicos y operativos, dependerá la calidad de la información obtenida.
• Para lograr la mejor calidad, el recolector debe tener en cuenta las siguientes normas:
• Es muy importante que vaya bien presentado, debidamente identificado con los distintivos de la entidad (chaleco, carnet, etc.).
• Se debe saludar cordialmente al informante, ser amable y cortés a través de toda la entrevista, utilizando un lenguaje comprensible
• No debe discutir ni comentar cuestiones políticas, religiosas o aspectos íntimos personales o familiares.
• No debe mostrar sorpresa o desagrado ante las respuestas, pero sí indagar por las razones de los cambios bruscos de precios.
• Nunca debe perder la calma
• No debe inducir en sus respuestas al informante.
• Dejar una buena impresión de su visita para que la fuente quede con la mejor disposición de seguir informando y atender los requerimientos del DANE.
• Ante maltratos y agresiones verbales por parte de la persona que suministra información, el recolector debe continuar su ruta de trabajo en otra fuente e informar la situación al supervisor para que se
tomen las medidas pertinentes.
Sí algún informante se niega a rendir información o la suministra erróneamente, debe tratar de persuadirlo con las siguientes explicaciones:
• Que la información que suministra es importante para el país en general y para la ciudad en particular, ya que el índice de precios al consumidor sirve para hacer los reajustes salariales, y permite
calcular la pérdida de poder adquisitivo de la moneda, así como actualizar diferentes tipos de contratos.
• Que la información es confidencial por la Ley de Reserva Estadística, es decir, que en ningún caso se darán a conocer datos a nivel individual, y que únicamente se publicarán cifras globales con
fines estadísticos. Además, que la información suministrada no puede ser usada con propósitos fiscales o jurídicos.
• Que el DANE realiza encuestas continuas en todo el país sobre Industria, Comercio, Servicios, Construcción, Empleo, etc., sin que hasta el momento se hayan presentado consecuencias
desagradables para quienes suministran información, porque la Reserva estadística es cumplida estrictamente por la entidad y sus funcionarios.
7. SISTEMA DE RECOLECCIÓN
La recolección de información de ICES se basa en el diligenciamiento del formulario único de recolección FUR. Actualmente este formularios se diligencia con un sistema mixto de recolección: papel y
directamente en la DMC (Dispositivo Móvil de Captura)
El recolector de datos recibirá del Asistente Técnico o del Coordinador la información referente a la ruta de trabajo y la recolección extraordinaria de los diferentes bienes y servicios.
El Recolector debe visitar personalmente las fuentes y obtener directamente de los informantes idóneos los precios de venta al por menor de los bienes y servicios para el caso de Proveedores y
salarios del personal para el caso de las IES. 
Para los proveedores, si no es posible entrevistarse con el informante, el recolector debe informar de esta situación al supervisor, quien deberá indicar otrosmedios para conseguir la información,
dejando siempre constancia escrita de esta situación con una observación en formulario de recolección en el caso que sea necesario se acordarán nuevas fechas para las revisitas. El Recolector no
puede delegar en otra persona la realización de la entrevista, ni mostrar el formulario o la información capturada en la DMC a terceras personas. Si se presenta el caso que el informante se encuentra
muy ocupado, se debe convenir otra hora o día que mejor convenga para efectuar una nueva visita o se puede acordar con él una hora específica para efectuar la visita, siempre y cuando, la hora
convenida sea la más adecuada para conseguir una toma de precios consistente.
Para el caso de las IES el formulario se deja con un instructivo de autodiligenciamiento para ser completado por la fuente y recolectado en los tres días hábiles posteriores.
Captura Inteligente
El recolector dispondrá de un Dispositivo Móvil de Captura DMC donde podrá ver los artículos para cada fuente, agregar nuevas fuentes y ampliar el número de cotizaciones. En el campo
Especificación aparecerá el insumo con la especificación recolectada el mes anterior y en el campo mes anterior aparecerá el precio del mes inmediatamente anterior informado. Esta información se
descarga al DMC de la base de datos de la ciudad.
Diligenciamiento de registros
Para la recolección de precios se debe fijar en cada fuente la marca y/o referencia de cada artículo y continuar la toma de información sobre el mismo. No se requiere que la marca sea igual en todas
las fuentes, sino la más demandada. Por tanto, una primera tarea del recolector antes de capturar información en la fuente, es la de verificar los insumos, agregando la marca y/o referencia de cada
ítem, de acuerdo a la recolección del mes inmediatamente anterior.
Otro aspecto muy importante es el de tomar los precios respecto a cada unidad de medida definida para cada artículo de cada fuente. Esta unidad corresponde a la modalidad de venta del producto,
es decir a la más usual. Siempre que en una fuente no sea posible obtener el precio para la unidad base y cantidad de medida establecida se tomará la que posea la fuente registrando la observación
en el DMC e informando al DANE central cuando haya cambio de la unidad de medida.
En conclusión, el precio que debe figurar en el DMC corresponde a la marca, referencia, especificación, unidad base y unidad de medida de cada ítem establecido para cada fuente de acuerdo a la
recolección del mes inmediatamente anterior.
Cuando se trata de una fuente nueva se debe crear un registro nuevo, agregando el nombre, dirección, teléfono y dirección electrónica de la nueva fuente.
Cuando una fuente del directorio cambia de nombre o razón social y sigue vendiendo los mismos artículos para los cuales viene informando se debe conservar el mismo código de la fuente. 
8. FORMULARIO ÚNICO Y USO DE LA DMC
Para la recolección de los precios de la canasta de salarios, bienes y servicios del ICES-13 se diseñó el Formulario Único de Recolección (FUR). Con los nuevos avances de la ciencia y la tecnología,
a partir de Agosto de 2004, el DANE ha venido implementado el uso de la DMC, con el fin de capturar directamente los precios de las fuentes visitadas. Para el caso de ICES se implementó desde
2014.
Se debe tener en cuenta que los campos que existen al interior del aplicativo instalado en la DMC, guardan correlación exacta con la información contenida en el Formulario Único de Recolección, sólo
que, para ingresar al Sistema DANE-ICES, el recolector debe encender su DMC PC, dando un toque con un lápiz óptico sobre el aplicativo, donde pantalla a pantalla se accede a los campos que
están contenidos en el FUR (ver manual del usuario para el sistema móvil DANE-ICES). 
Diagrama . Formulario Único de Recolección - ICES
Fuente: DANE
• Primer modulo
Dentro del módulo se incluye el logotipo del DANE. Además y en el sustrato físico se enuncia la ley de reserva estadística, en la que se informa a las fuentes informantes sobre la confidencialidad con
que se trata la información del DANE. Igualmente se incluye el número de página y el total de páginas que deben generarse por fuente (pagina; de)
• Segundo modulo
Dentro del módulo se incluye el apartado número dos (2-Ciudad), para registrar: en el primer espacio, el código de la ciudad, según la División Político Administrativa (DIVIPOLA) y en el segundo
espacio, el nombre de la ciudad.
Dentro del apartado Tres (3-Fuente) se registra el código de la fuente, conformado por sector, sección, manzana de ubicación y la zona en donde se encuentra asignada, el grupo y clase fuente (ver
tabla 5):
Tabla 5. Conformación del código de la fuente
Fuente: DANE
En el segundo módulo también se incluyen:
- El nombre o razón social del establecimiento.
- La dirección del establecimiento.
- El número telefónico o números telefónicos del establecimiento.
- Nombre del informante
- Código anterior. (Si existió un código anterior que identificada la fuente)
- E mail
- Fax
Dentro del segundo módulo aparece el Apartado cuatro (4-PERÍODO). Se incluye la identificación del período al que corresponde la información. El año se anota con cuatro (4) dígitos y el mes con dos
(2) dígitos.
Para denotar los meses se nombra enero con 01; febrero con 02, y sucesivamente: 
Enero Febrero Marzo… Diciembre 
Dígitos: 01 02 03 (…) 12
Finalmente se incluye un recuadro con la información de artículos previamente diligenciados por fuente, con el fin de controlar el número de artículos a recolectar
• Cuerpo del formulario
En el apartado cinco (5-CÓDIGO) se registra el código del artículo, el cual se compone de ocho (8) dígitos que corresponden al grupo, subgrupo y clase de en el cual se encuentra clasificado.
En el apartado seis (6-NOMBRE - ESPECIFICACIONES), se registra el nombre del artículo y la descripción o detalle de los conceptos que conforman su especificación. Los conceptos que identifican
el artículo, especificación, son particulares a la fuente, puesto que cada establecimiento comercializa una marca, una referencia, una variedad, un modelo, etc., en particular 2.
En el apartado siete (7-UNIDAD BASE), se indica la cantidad y la unidad de medida que posee internamente el sistema para el artículo y sobre la cual se identifican los precios.
El sistema convierte los precios a esta cantidad cuando la cantidad recolectada (columna 15) es diferente a la cantidad base.
Apartado ocho (8- UNIDAD ANTERIOR) corresponde a la unidad de medida y/o cantidad tomada en la recolección anterior.
En el apartado nueve (9 PRECIO ANTERIOR) se incluye el precio obtenido (sin conversión alguna) en la recolección anterior. Este precio corresponde al precio de contado y con IVA de los artículos.
A continuación, los campos 10 a 15 permiten establecer si se pudo identificar la presencia de alguna novedad técnica para el periodo de referencia, pero incluyendo también, dentro del campo “NT
ANT” la asignación de novedades para el artículo, en el periodo anterior.
En el apartado diez Insumo Sale (10-I.N.) se registra una equis (X) cuando se concede al artículo la novedad técnica insumo nuevo
En el apartado once Periodo de Espera (11-P.E.) se registra una equis (X) cuando se concede al artículo la novedad técnica período de espera. 
El apartado doce Sustitución Inmediata (12-S.I.) se utiliza para señalar, mediante una equis (X), si se realizó la sustitución inmediata de la especificación del artículo.
Apartado trece, Fuente Complementaria (13-F.C), este apartado únicamente se diligencia cuando la información proviene de una fuente complementaria marcando una (x) y diligenciando la información
requerida en el campo 17. 
Apartado catorce Cambio de Referencia (14 -C.R.) se diligencia con una equis (X) cuando se concede al artículo la novedad técnica cambio de referencia.
Apartado quince Insumo Sale (15 - I.S.) se registra una equis (X) cuando se concede al artículo la novedad técnica insumo sale
En el Apartado dieseis cantidad recolectada (16– UC), se registra la cantidad recolectada para el articulo
Dentro del apartado diecisiete Precio Actual (17-PRECIO ACTUAL) se registra el precio que se obtiene para el artículo en el período actual. Este precio corresponde al precio de contado y con el
Impuesto de Valor Agregado (IVA).
En el apartado diez y ocho Observaciones (18-OBS) se incluye el código asignado a cada una de las observaciones preestablecidas. Si se trata de una observación no codificada, en el reverso del
formulario o en el campo establecido para este fin en la DMC, se registran las explicaciones relacionadas con las novedades ocurridas en la recolección para los diferentes artículos.
En el Apartado trece Fuentes Complementarias (13-FUENTES COMPLEMENTARIAS) se utiliza para identificar los establecimientos seleccionados como fuentes complementarias cuando no fue
posible continuar tomando la información para uno o más artículos en la fuente original. Los datos de las fuentes complementarias se incorporan en el apartado 19, que incluye el nombre, dirección y
teléfono 
La fecha de recolección y supervisión deben diligenciarse en el siguiente orden: en el primer campo, el día a dos dígitos; en el segundo campo, el mes a dos dígitos; en el tercer campo, el año a cuatro
dígitos
Los campos para indicar la responsabilidad del recolector, del supervisor y del informante han de ser diligenciados por el respectivo responsable. (Para el caso de la DMC, el sistema determina el
responsable a partir del perfil que permitió el acceso al sistema y que requiere una clave de acceso para cada encargado). En la recolección a papel, el recolector y supervisor deben anotar su nombre
e incluir su firma, al tiempo que solicitar la firma y/o sello del informante. (Para el caso de la recolección por DMC, esta solicitud es descartada y se acudirá al reporte de fuentes visitadas por ciudad,
zona y fuente)
____________________________________
2Las especificaciones utilizadas también cambian de acuerdo al artículo recolectado: las características que permiten diferenciar un servicio son diferentes a aquellas que permiten definir un bien, como por
ejemplo la marca, o referencia
9. NOVEDADES DE CARÁCTER TÉCNICO EN EL ICES-13
Como se evidencia de los campos de 10 a 15, el formulario tiene opciones de marcar novedades técnicas durante el proceso de recolección. 
El objetivo de las novedades técnicas es enfrentar la ausencia de información de una especificación para un artículo o de una fuente al momento de la realizar la recolección.
Las ESPECIFICACIONES de un artículo permiten y garantizan la comparabilidad de los precios de salarios, bienes y servicios similares o de calidad equivalente a lo largo del tiempo. Por tanto, la
toma de un precio asociado a una marca y a una especificación en una fuente de información, permite asegurar un seguimiento consistente de la evolución del precio a través del tiempo. Se debe
considerar y verificar que estén registradas todas la especificaciones estándar de cada artículo, en caso de presentar características o aspectos importantes que deban ser parte de las
especificaciones, se debe informar del tema para que sean estudiadas y que se tome una decisión con respecto a este tema, esto puede ser parte de la evolución del producto y/o actualización en el
mercado.
Debido a los distintos tipos de IES, hábitos de consumo, a las diversas formas de mercadeo y a diversos patrones regionales de presentación y comercialización, las especificaciones pueden ser
heterogéneas a nivel de todas las ciudades. 
Aplicación de novedades técnicas en terreno 
La escasez o el agotamiento de una especificación asociada a un artículo, provoca una sustitución inmediata, fuente complementaria, período de espera, cambio de referencia, insumo sale
o insumo nuevo, según el análisis de información y el caso.
Sustitución inmediata 
Para aplicar la sustitución inmediata es absolutamente indispensable que entre la especificación sustituida y la especificación sustituta se conserven las características esenciales o primarias del
artículo garantizando la misma calidad. 
Se recolecta el precio y unidad actual del artículo sustituto y se marca la novedad técnica en el FUR impreso o en la DMC.
Fuente complementaria 
Se ofrece como alternativa para suplir la ausencia temporal de una especificación en una fuente, en la cual no se puede aplicar una sustitución inmediata. Esta novedad se aplica buscando una
especificación igual en el otro establecimiento.
Teniendo en cuenta el concepto de que una fuente complementaria es temporal, esta no debe repetirse más de una recolección seguidas para la misma fuente. Si este es el caso, debe asumirse que
la fuente complementaria ofrece una mayor continuidad en el abastecimiento del artículo al cual se le hace seguimiento y por lo tanto es mejor volverla fuente principal para el artículo. 
Cuando no se encuentra la especificación del producto que se viene recolectando pero no se puede aplicar una sustitución inmediata y se cuenta con una fuente dentro del mismo sector que conserva
el grupo fuente, la clase y la especificación que se venía recolectando, se puede realizar la recolección del artículo en esta fuente generando la aplicación de la novedad técnica fuente complementaria.
Se recolecta el precio y unidad actual del artículo con las mismas especificaciones de la fuente original y se marca la novedad técnica FC en el FUR impreso o en la DMC y en las observaciones se
registra la situación.
Período de espera
Es un período de recolección sin información para cualquier artículo o producto, por no encontrarse la especificación objeto de seguimiento de precios y se utiliza cuando la ausencia de información es
de carácter temporal.
En este período no se recolecta el precio ni la cantidad y el formulario o DMC se diligencia con una nota aclaratoria, además marcar en la columna P.E., que identifica la situación de espera. El período
de espera se encuentra definido en función de las circunstancias de la comercialización (escasez temporal) de los bienes y servicios.
Un período de espera puede darse en las siguientes condiciones:
Cuando temporalmente no se encuentra el producto en el establecimiento, y no se puede realizar una sustitución inmediata o no se encuentre una fuente complementaria.
Cuando temporalmente el establecimiento se encuentra cerrado por inventario, vacaciones o remodelación entre otros. 
Finalmente es importante anotar que cuando desaparece el artículo o la fuente en forma definitiva NO HAY PERIODO DE ESPERA. En estos casos se debe remplazar inmediatamente el
artículo o la fuente, según el caso. (Aplica para proveedores). Para las IES no se realiza reemplazo porque la información proviene del censo de IES.
Si quien suministra la información de precios manifiesta que no comercializará más la especificación del artículo que se venía tomando, SE DEBE CONCEDER PERIODO DE ESPERA SIN
INFORMACIÓN, en atención a que esta manifestación del informante puede ser algo subjetivo.
Cambio de referencia
Desde un punto de vista práctico, la ESPECIFICACION o descripción de un artículo en todos sus aspectos se constituye en la definición de la referencia del mismo. Todos los artículos tienen unas
características primarias o esenciales y otras secundarias o adicionales. El artículo como tal siempre se identifica por sus características primarias (básicas) y cuando se comparan dos
especificaciones aparentemente iguales, pero que difieren en por lo menos una de sus características primarias (o esenciales), se debe tener claro que se trata de dos especificaciones diferentes.
Dentro del contexto anterior, se define que se aplica cambio de referencia cuando hay cambio en al menos una de las características primarias del artículo. Cuando no se encuentra la
especificación del artículo que se viene recolectando y no se puede aplicar una sustitución inmediata o una fuente complementaria y ya viene de un periodo de espera, se debe recolectar una nueva
especificación con cambio en sus características primarias generandola aplicación de la novedad técnica cambio de referencia. 
Se recolecta el precio y unidad actual del artículo sustituto con cambio en la calidad y se marca la novedad técnica CR en el FUR impreso o en la DMC y en las observaciones se registra la situación.
Insumo Sale - IS
Se ofrece como alternativa ante la ausencia definitiva del artículo en la fuente sin poder aplicar las novedades de sustitución inmediata, fuente complementaria o cambio de referencia. 
No se recolecta información del artículo en la fuente y se marca la novedad técnica IS en el FUR impreso o en la DMC y en las observaciones se registra la situación.
Es importante tener en cuenta que siempre que se elimine un artículo en una fuente este debe ser reemplazado en lo posible en otra fuente que conserven las mismas características de la fuente
original. Preferiblemente en el mismo sector y dentro del periodo de recolección para que no se vea afectada la cobertura local en el número de cotizaciones mínimas requeridas por la investigación.
Insumo Nuevo - IN
Se ofrece como alternativa para suplir la ausencia definitiva de un artículo recolectado en una fuente o para completar las cotizaciones mínimas requeridas de un artículo.
Se recolecta información del artículo en la fuente y se marca la novedad técnica IN en el FUR impreso o en la DMC y en las observaciones se relaciona, si el insumo nuevo está reemplazando una
cotización que salió de alguna fuente o si el insumo nuevo corresponde a la ampliación de muestra para alcanzar los mínimos requeridos
Tener en cuenta que si el insumo nuevo (cotización nueva) es recolectado solo con precio actual en el siguiente periodo de recolección entra como muestra efectiva en el índice, pero si por el contrario
el insumo nuevo es recolectado con precio anterior y actual entra como muestra efectiva en el índice en ese periodo de recolección.
Cuando se ingrese un insumo nuevo en una fuente con su correspondiente precio anterior este debe ser confiable, de lo contrario, solo se debe dejar el precio actual.
Diagrama. Aplicación de Novedades Técnicas
Fuente: DANE
10. CONCEPTOS PARA LA APLICACIÓN DE NOVEDADES TECNICAS
Conceptos que se deben tener en cuenta para aplicar novedades técnicas
Evolución del mercado
El concepto de evolución del mercado se presenta cuando el fabricante deja de producir una presentación (empaque y/o contenido) y la cambia a otra presentación diferente Por ejemplo, puede
cambiar la cantidad o puede cambiar la presentación, por lo cual, el consumidor por más que quiera llevar la presentación anterior no lo puede hacer y la única opción es llevar la nueva presentación,
por esta razón se debe aplicar la novedad técnica sustitución inmediata y en las observaciones indicar cuál fue el cambio y la razón se debe a evolución del mercado.
Especificaciones sobre marcas y calidades: sustitutos lejanos y cercanos
El Recolector de precios debe tener presente las especificaciones o características de los diferentes bienes y servicios de la Canasta para el seguimiento de los precios. 
En esta definición se han empleado conceptos tales como: descripción del artículo, unidad base, unidad de recolección, marca, referencia, tamaño, tipo, peso, modelo, talla, empaque, y las
características propias del producto.
Una vez que el Recolector haya identificado en cada uno de los establecimientos el artículo, de acuerdo con las especificaciones del formulario, debe seguir tomando el mismo artículo, con las
mismas especificaciones, hasta tanto deje de ser el de mayor venta o desaparezca de la fuente.
Promociones , ofertas y descuentos 
El tratamiento de las promociones, descuentos o rebajas y su inclusión en el ICES, debe estar considerada por que se trata de una estrategia para aumentar o reactivar las ventas del sector. En tal
sentido su consideración depende de la frecuencia e impacto que la misma puede tener en los consumidores de la ciudad y otros aspectos como:
Se debe tomar cuando el evento sea generalizado para toda la existencia del artículo en el establecimiento.
Las promociones o descuentos que se han establecido en los supermercados en determinados días de la semana, deberán ser tomados en cuenta si este descuento afecta a un gran volumen de
consumidores o clientes del supermercado. Para verificar esta situación, se debe tener información del número de personas que compran en este día de promoción con respecto al promedio
determinado en el establecimiento en el mes. Es decir, debe tener la promoción o el descuento una duración mínima de un día.
Cuando se recolecta un artículo por primera vez en una fuente no se debe tomar en promoción ya que no se está tomando el precio pleno y al tomarlo en la por segunda vez se está jugando una
variación por termino de oferta que no se evidencio pues se tomó el precio en promoción 
A continuación se citan ciertas situaciones de promoción que se pueden presentar en la recolección y la manera como se debe proceder ante ellas:
Oferta de la especificación del artículo recolectado: la misma especificación del artículo recolectado presenta oferta en todas las existencias del almacén. En este caso, se debe tomar el precio
ofertado bien sea por adición de cantidad del mismo producto o reducción del precio.
Oferta por adición de otro producto diferente al recolectado y que se encuentra a la venta en el establecimiento: no es muy recomendable tomar este tipo de descuentos porque dentro del
precio reportado se cobra implícitamente el otro artículo, cuando no es posible diferenciar este precio y la oferta es generalizada se toma.
11. SELECCIÓN DE FUENTES
En la recolección de los artículos de la canasta exceptuando los asociados a salarios, arrendamientos y servicios públicos, la selección de fuentes se genera a partir del criterio experto del personal
logístico presente en cada una de las ciudades y es verificada según la información georreferenciada.
La selección de fuentes debe atender criterios mínimos de inclusión: que dicha fuente cuente con afluencia relevante de compradores de carácter institucional (como lo son las IES), y suficiente
variedad de artículos para la venta, así como que ofrezca posibilidades reales de permanencia en el mercado, de forma tal que posibilite el seguimiento regular de precios. Los criterios de selección de
las fuentes están enfocados a representar los diferentes lugares donde las IES adquieren sus bienes y servicios. 
El indicador cuenta con un referente que permite la identificación de una posible fuente para ICES: cada artículo tiene definida una cantidad mínima que implica que la fuente a incluir debe ofrecer dicha
cantidad de manera inmediata y de una misma referencia, marca y particularidades, de esta forma se garantiza que la selección de la fuente descarte los oferentes que no tienen posibilidades reales
para incursionar en el mercado en el que compran las IES: por ejemplo, una fuente posible de detergente debe garantizar poder ubicar de manera inmediata 20 kilogramos de una misma marca de ese
artículo.
Como elementos de soporte para la selección de fuentes se encuentran los directorios de proveedores de las Cámaras de Comercio locales, listas de proponentes y directorios especializados.
Para el caso de la recolección de precios de sueldos y arrendamientos, el ICES recolecta la totalidad de las IES ubicadas en las 24 ciudades con cobertura geográfica (Censo); de la misma forma en
la que se acude a la totalidad de los prestadores de servicios públicos de las ciudades (regularmente menos de tres).
Inclusión de fuentes nuevas 
Periódicamente se revisa la representatividad de las fuentes actuales dentro del grupo, clase y área geográfica para determinar que fuentes por estacionalidad y por poca rotación deben ser eliminadas
de la muestra. Revisión realizada por parte de de los supervisores en cada una de sus zonas para identificar la importancia de la fuente en el área geográfica.
Luego de realizar la revisión de las fuentes actuales se procede a realizar el proceso de inclusión de las fuentes nuevasteniendo en cuanta los siguientes criterios:
– Verificar los nuevos polos de desarrollo
− En la muestra deben estar representadas todas las zonas comerciales y los distintos tipos de establecimientos que existen.
− Los establecimientos deben ser los más frecuentes y los de mayor afluencia de público en la localidad, y/o los de mayor volumen de venta.
− Los establecimientos deben ser representativos del tipo de artículo del cual se recoge información.
Los establecimientos seleccionados han de ofrecer suficientes garantías de continuidad en la venta de artículos de los cuales se recogen precios, ya que esta muestra permanecerá fija a lo largo del
tiempo, salvo que se produzca el cierre, el cambio de actividad, la pérdida de representatividad en lo que al consumo se refiere o se deje de comercializar el artículo del cual se tomaban precios. En
estos casos, el establecimiento será sustituido por otro, siempre y cuando cumpla los requisitos necesarios para pertenecer a la muestra.
La inclusión de una nueva fuente de IES debe estar soportada legalmente con la codificación SNIES que otorga el Ministerio de Educación y cumplir con las características propias de las IES,
descritas anteriormente.
Reemplazo de fuentes 
La sustitución de una fuente por otra, debe hacerse siempre teniendo en cuenta que, en lo posible, la nueva fuente esté ubicada en un lugar cercano a la antigua, que sea del mismo grupo y de la
misma clase. Es decir, la fuente sustituta debe poseer, en lo posible, las mismas características de la fuente sustituida.
Si debido a las características del mercado local, es imposible cumplir con esta instrucción, se realizará la sustitución guardando en la mayor medida posible los requisitos enunciados.
El Recolector deberá informar esta situación mediante una observación en el FUR, en la cual debe dejar explicita cual es la fuente que sustituye.
Si la sustitución del establecimiento es total, es decir, si el establecimiento sustituido no continúa reportando precios para otros artículos, no se asignará a la nueva fuente el mismo Código del
establecimiento sustituido. Sino su consecutivo respectivo.
Cuando una fuente no es representativa o deja de serlo se debe cambiar inmediatamente.
La sustitución o reemplazo de un establecimiento puede ocurrir en los siguientes casos: 
• Cuando el establecimiento es especializado en la venta de uno o más bienes y/o servicios y deja de venderlos todos en forma definitiva. En este caso la fuente se debe reemplazar en forma inmediata
(en el mismo mes de recolección) por otra que venda el (los) mismo(s) producto(s) y tenga las mismas características. Aquí, se deben incluir los artículos en fuentes que hagan parte de la muestra o
crear una nueva fuente e incluir los artículos que estaban en la fuente reemplazada.
• Cuando la fuente es especializada en la venta de varios bienes y/o servicios y dejó de rendir uno o más (no todos) productos en forma definitiva. En este caso, se sigue observando en la fuente
original los productos que sigue vendiendo, y se consigue en forma inmediata una nueva fuente para tomar en ella aquél o aquellos productos dejados de reportar por la fuente. También se puede
recurrir a un establecimiento que ya haga parte de la muestra, para tomar la información que dejó de reportar la fuente. En este caso se trata de una sustitución parcial de la fuente.
• Cuando cualquier fuente especializada o no, deja de vender el bien o servicio en forma esporádica, es decir que en la fuente desaparece pero su administrador afirma que se seguirá vendiendo, se
debe aplicar el período de espera establecido para cada artículo.
• Cuando el producto desaparece en forma periódica en todas las fuentes que rinden información o sea que prácticamente el producto desaparece del mercado, no se debe hacer sustitución de
fuentes. Basta con reportar, en los formularios, las explicaciones suministradas directamente por las fuentes de información, o las razones que se conozcan regionalmente sobre el hecho en particular.
Cuando las fuentes desaparecen en forma definitiva del mercado por liquidación, por cambio de actividad, o por otra razón, debe hacerse reemplazo inmediato de la fuente, ya que en este caso no hay
período de espera. 
• Cuando la fuente cambia de dirección y sigue vendiendo los mismos productos, hay que tener en cuenta lo siguiente:
Si la nueva dirección se localiza en un lugar cercano a la antigua, se continúa recolectando la información en el mismo establecimiento, reportando la novedad relativa al cambio de dirección en el
espacio para observaciones, y corrigiendo la dirección en el cabezote del formulario o el campo de dirección en la DMC
Si se localiza la nueva dirección en un lugar lejano, se debe reemplazar por otra fuente localizada cerca a la anterior y que tenga las mismas características.
Es importante anotar que cuando se reemplace una fuente no se debe asignar el mismo código de la fuente eliminada o de una fuente existente inactiva. 
Si no es posible conseguir un establecimiento que reemplace completamente al anterior, se debe reemplazar con el mínimo número de fuentes posibles que tenga la totalidad de la información de los
productos que se recogían en la fuente que desapareció de la zona.
Cuando se comprueba que la fuente suministra la información en forma errónea o se niega rotundamente a suministrarla, el Recolector tratará de persuadir al informante de la importancia de la
información para el país. Si a pesar de ello persiste esta situación, inmediatamente se debe informar al superior inmediato quien estudiará la posibilidad que la Oficina Regional aplique los
procedimientos jurídicos establecidos para estos casos, o que se reemplace la fuente, siguiendo los criterios ya expuestos.
De darse el caso que una IES desaparezca, no es posible efectuar su reemplazo porque la información se levanta del CENSO de las instituciones. Y para estos casos el recolector debe suministrar
los soportes de dicha desaparición (fotografías) y reportar el hecho.
12. CLASIFICACION DE LOS ESTABLECIMIENTOS
Para ICES, la totalidad de sus fuentes deben ser identificadas como fuentes tipo comerciales y grupo fuente 3, (No es posible identificar un estrato socioeconómico exacto en donde la fuente ofrezca
sus productos e impacte con sus policitas de precios), exceptuando aquellas que también son recolectadas en IPC porque la caracterización de la fuente ya fue realizada de acuerdo a la metodología
del índice de precios al consumidor.
Clasificación clase de fuente
Las fuentes del ICES se clasifican según el tipo de establecimiento que comercialice el articulo o servicio de la canasta, a continuación se define los que aplican a la investigación 
Cuadro . Clasificación establecimientos
Fuente: DANE
Almacenes o tiendas especializadas. Son establecimientos que venden una sola línea de producto al por menor. Manejan una línea reducida de productos que tienen un uso común, con gran
surtido dentro de esa línea; entendiéndose por línea la variedad de productos dentro de una misma actividad comercial, un ejemplo de estos tipos de establecimientos especializados son; cristalerías,
tiendas deportivas, tiendas de toner y otros lugares donde venden al por menor.
5. Imagen de tiendas especializadas
Almacenes o tiendas especializadas. Son establecimientos que venden una sola línea de producto al por menor. Manejan una línea reducida de productos que tienen un uso común, con gran surtido
dentro de esa línea; entendiéndose por línea la variedad de productos dentro de una misma actividad comercial, un ejemplo de estos tipos de establecimientos especializados son; cristalerías, tiendas
deportivas, tiendas de toner y otros lugares donde venden al por menor.
Imagenes de tiendas especializadas
 
6. Droguerías, boticas o farmacias y perfumerías. 
Establecimientos dedicados a la comercialización y venta de productos relacionados con la salud; medicamentos y otros productos tales como cosméticos, productos de cuidado personal entre otros.
Imagen de Droguería 
Imagende perfumería
7. Establecimientos especializados en la prestación de servicios 
locales en que se prestan servicios: De salud (consultorios, laboratorios); de software, publicidad (en radio, tv y artículos publicitarios), suscripción a revistas especializadas, servicios públicos
(acueducto, alcantarillado, teléfono, gas), etc.
Imagen de Centro médico 
Imagen revistas especializadas 
10. Hipermercado. 
Grandes superficies de venta superior a 2.500 m2; con venta en autoservicio de productos de gran consumo con predominio alimentario; con horario prolongado, por lo general ininterrumpido, Disponen
de estacionamientos propios y ofrecen otros diversos servicios a los clientes. 
Comprende aquella cadena de almacenes con grandes espacios o áreas de venta de circulación libre con asesoramiento de vendedores., en los cuales se puede encontrar todo tipo de productos de
diferentes grupos de bienes, que van desde alimentos hasta computadores. Tiene diversos puntos de pago, todos pertenecientes a una misma razón social
Estos combinan los principios que rigen a los supermercados y a las tiendas de bodega (tipo del comercio al por mayor), comportándose como mayoristas que venden a minoristas, pero a su vez
venden al consumidor final.
Imagen de Hipermercados
 
22. y 26. Universidad (Públicas y Privadas): Son aquellas instituciones “que acreditan su desempeño con criterio de universalidad en las siguientes actividades: la investigación científica o
tecnológica; la formación académica en profesionales o disciplinas; y la producción, desarrollo y transmisión del conocimiento y de la cultura universal y nacional.
Estas instituciones están igualmente facultadas para adelantar programas de formación en ocupaciones, profesiones o disciplinas, programas de especialización, maestrías, doctorados y post-
doctorados” (art 19 ley 30 de 1992).
Imagen de universidades
 
27. Instituciones universitarias (Públicas y Privadas): Son “aquellas facultadas para adelantar programas de formación en ocupaciones, programas de formación académica en profesiones o
disciplinas y programas de especialización” (art 18 ley 30 de 1992). Cuentan, además, con un código SNIES otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y son de carácter público o privado.
Imagen instituciones universitarias
 
28. Instituciones tecnológicas (Públicas y Privadas): Son “aquellas facultadas para adelantar programas de formación en ocupaciones, programas de formación académica en profesiones o
disciplinas y programas de especialización” (art 18 ley 30 de 1992). Cuentan, además, con un código SNIES otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y son de carácter público o privado.
Imagen instituciones tecnológicas
 
29. Instituciones técnicas (Públicas y Privadas): Son “aquellas facultadas legalmente para ofrecer programas de formación en ocupaciones de carácter operativo e instrumental y de especialización
en su respectivo campo de acción” (art 17 ley 30 de 1992). Cuentan, además, con un código SNIES otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y son de carácter público o privado.
Imagen instituciones tecnológicas
 
30. Almacenes o tiendas especializadas-grandes volúmenes. Son establecimientos que venden una sola línea de producto al por mayor. Manejan una línea reducida de productos que tienen un
uso común, con gran surtido dentro de esa línea; entendiéndose por línea la variedad de productos dentro de una misma actividad comercial, un ejemplo de estos tipos de establecimientos
especializados son Home center.
Imagen de almacenes especializadas – grandes volúmenes
31. y 32. Servicios públicos (tarifa pública y tarifa privada). Son establecimientos que cuentan con el respaldo legal como empresa y la infraestructura para prestar los servicios públicos como
energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas natural y telefonía fija, que discriminan diferentes tipos de tarifas para las el cobro de sus servicios.
Imágenes de empresas de servicios públicos
 
13. GLOSARIO
FORMULARIO ÚNICO DE RECOLECCIÓN
Es el diseño del formato de recolección con el cual se trabaja en los formularios (hoja impresa) o en las DMC en forma magnética.
Este formato, está diseñado por fuente, las cuales pueden contener información de uno o varios artículos, al mismo tiempo de diferentes especificaciones.
DISPOSITIVO MOVIL DE CAPTURA – DMC
La DMC o Dispositivo Móvil de Captura, es una herramienta tecnológica móvil (Pocket) que se ha implementado en la investigación del ICES, con el fin de capturar en terreno directamente la
información de todos los bienes y servicios que conforman la canasta básica. 
FUENTES
Son los establecimientos comerciales, empresas de servicios públicos domiciliarios, y las IES. El número de cotizaciones por artículo, en principio debe conservarse o ajustarse según el criterio de
inclusión de artículos a partir de un valor puntual de participación. Podría también incrementarse debido a la inclusión de fuentes ubicadas en nuevas zonas comerciales.
CARTOGRAFIA
Hace referencia a planos o mapas que muestran las características físico – geográficas de un área territorial. Se utiliza como elemento de ubicación en el terreno bajo un ordenamiento sencillo y
adecuado que permite delimitaciones claras.
SECTOR
División cartográfica que equivale generalmente a un barrio y que comprende entre 1 y 9 secciones. Se identifica en la cartografía por un número de 4 dígitos y con la siguiente convención Límite del
Sector.
SECCION
Es una subdivisión cartográfica que equivale aproximadamente a 20 manzanas contiguas y pertenecientes al mismo sector o barrios. Se identifica con número de 2 dígitos y con la siguiente
convención Limite de la Sección 
MANZANA
Es la división cartográfica menor, corresponde a un lote de terreno edificado o sin edificar delimitado por vías de tránsito vehicular o peatonal; es decir delimitado por calles, carreras, avenidas,
transversales. Diagonales.
ARTÍCULO O VARIEDAD
Es cada elemento del conjunto del personal, bienes y servicios que fue seleccionado, por debajo del gasto básico, para hacerle el seguimiento de precios.
El artículo siempre se identifica por sus características básicas (primarias) y por otras menos importantes (secundarias). 
ESPECIFICACIÓN
Las especificaciones son el conjunto de características que identifican un artículo. Los artículos que hacen parte de las canastas de gastos de personal y de bienes y servicios cuentan con unas
especificaciones estandarizadas. Dependiendo del artículo estas pueden referirse a las funciones, tipo de vinculación, diseño, material, unidad de medida, empaque entre otras. Igualmente las
características de un artículo pueden clasificarse como primarias o secundarias, siendo las primeras las que determinan la calidad del artículo. 
UNIDAD BASE
Es la unidad de medida estándar asignada para cada artículo en la cual se debe recolectar Ej.: gramos, mililitros, onzas, unidades, centímetros cúbicos, metros, etc.
CANTIDAD BASE
Es la cantidad de peso, volumen o cantidad estándar para cada artículo a la cual convierte el precio observado cuando la equivalencia de dicho precio no corresponde a esta cantidad. Esta conversión
del precio es necesaria ya que los precios solamente se pueden comparar cuando están expresados en la misma cantidad de peso, de volumen o de cantidad (unidades). 
PERIODO DE ESPERA SIN INFORMACIÓN
Es una novedad técnica que permite enfrentar la ausencia temporal de la especificación (marca, variedad, etc.) de un artículo en un período de recolección, por no encontrarse un sustituto perfecto o la
misma especificación en una fuente complementaria. De manera general no se puede aplicar más de un periodo de espera consecutivamente. Es una novedad técnica que permite enfrentar la
ausencia temporal de la especificación de un artículo en un período de recolección, por no encontrarse un sustituto perfecto o la misma especificación en una fuente complementaria De igual forma
permite enfrentar la no toma de información por cierre temporal de la fuente(inventario, remodelación, entre otros) De manera general no se puede aplicar más de un periodo de espera
consecutivamente
CAMBIO DE REFERENCIA
Es una novedad que permite enfrentar el cambio de calidad de una especificación. 
La ausencia de la especificación de un artículo se puede presentar por condiciones de mercado, o por cambio en las características primarias de una especificación, entendidas estas como aquellas
que diferencian un producto de otro o incluso entre variedades del mismo. El cambio de referencia es un procedimiento para “captar” de manera implícita los cambios de calidad en los artículos. El
cambio de referencia se puede aplicar únicamente cuando se presenta ausencia definitiva de la especificación recolectada o cuando después de haber aplicado en el periodo anterior un periodo de
espera en el siguiente periodo de recolección, no se encuentra la misma especificación que se venía recolectando ni se puede aplicar una sustitución inmediata.
SUSTITUCION INMEDIATA
Se establece para enfrentar la ausencia de una especificación reemplazándola por un “sustituto cercano”, considerando todas las características de calidad, y utilizando como una aproximación a este
concepto, el precio, la cantidad y la misma marca o una marca sustituta.
FUENTE COMPLEMENTARIA
Se ofrece como alternativa para suplir la ausencia de la especificación de un artículo en una fuente, en la cual no se puede aplicar una sustitución inmediata, buscando la misma especificación en el
otro establecimiento, sin ningún cambio en las características del artículo.
Cuando se hace la recolección de la misma especificación en otra fuente se debe aplicar la novedad técnica “fuente complementaria”. Si la especificación no aparece nuevamente en el establecimiento
original se debe tomar una nueva especificación (aplicando una sustitución inmediata o un cambio de referencia). De no ser posible, se debe tomar el artículo en otra fuente existente, donde no se
cotice. En caso de que no exista ninguna de las posibilidades anteriores se debe crear la fuente complementaria como fuente original para seguir cotizando la especificación.
Tener en cuenta que una fuente complementaria no puede tomarse por más de un período consecutivo. Cuando se escoja una fuente complementaria debe tener las mismas características de la fuente
original, es decir debe conservar el grupo de fuente, la clase de fuente y la ubicación muy cercana a la fuente original.
INSUMO SALE
Debe aplicarse esta novedad técnica cuando la ausencia de un artículo en la fuente sea definitiva y no es posible aplicar las novedades de sustitución inmediata, fuente complementaria o cambio de
referencia. En este caso deberá registrarse la novedad técnica I.S. en el FUR físico o magnético. 
INSUMO NUEVO
Esta novedad técnica se aplica con el fin de suplir la ausencia definitiva de un artículo recolectado en una fuente o para completar las cotizaciones mínimas requeridas de un artículo. En caso de
ingresar un insumo nuevo durante la recolección debe marcarse la novedad en el FUR impreso o magnético y definir en las observaciones la razón por la cual se aplica esta novedad. 
Es importante anotar que el insumo nuevo solo entrara al cálculo cuando sea posible obtener la información tanto para el periodo actual como el anterior y esta sea confiable. En caso contrario solo
deberá tomarse el precio actual y la variación de precio del nuevo insumo participara en el cálculo el siguiente mes. 
VARIACIÓN PURA
Cuando en el periodo actual se toma la misma especificación que se tomó en el periodo anterior y existe variación, se considera que esta refleja un efecto precio que no está asociado a cambios en
las características del artículo y por lo tanto se le denomina variación pura. 
VARIACIÓN EFECTIVA
Cuando en el periodo actual se toma una especificación pero se aplica alguna de las novedades técnicas sustitución inmediata, fuente complementaria o período de espera (que implican que la
especificación no es exactamente igual a la del periodo anterior, que se tomó en otra fuente o que debe ser imputada) y existe variación, esta se denomina efectiva y forma parte del cálculo. En este
sentido se considera que todas las variaciones que participan del cálculo son efectivas. 
IMPUTACIÓN
La imputación es el proceso que se sigue para suplir la ausencia de información del precio de una cotización por que ha esta se le ha aplicado un periodo de espera por ejemplo, o porque el articulo
objeto de estudio es de conformación nacional por lo que sus precios se toman en Bogotá bajo el supuesto de que la capital refleja el comportamiento del mercado a nivel nacional. En el caso de los
períodos de espera la imputación implica asumir que la variación de la cotización de haberse obtenido estaría dentro del promedio de variaciones del artículo en las demás fuentes. 
TARIFAS
Son los precios de los bienes o de los servicios que son fijados por un número muy restringido de productores o distribuidores. Los productores o distribuidores pueden influenciar en los hábitos de los
consumidores fijando las tarifas en el segmento del mercado según las características de los consumidores, por ejemplo, las que se dan con los servicios públicos.
MUESTRA NO PROBABILISTICA DE FUENTES
Son aquellas fuentes que pueden ser tomadas por el recolector aleatoriamente en cualquier parte de ciudad siempre y cuando cumplan con los criterios de selección de fuentes y que pueden ser
reemplazadas también por el recolector por otra que cumpla las mismas características de la anterior.
 14. REGISTROS
Código Nombre Almacenamiento Físico Almacenamiento Magnético
No aplica No aplica No aplica No aplica
 15. BIBLIOGRAFIA
Metodología Indice de Costos de la Educación Superior-ICES. DANE
http://isolucionpro.dane.gov.co/Isolucion40Dane/Administracion/frmFrameSet.aspx?
Ruta=fi9CYW5jb0Nvbm9jaW1pZW50b0RhbmUvZC9kYTRkYmJlMGYzODg0NzFhYmFmMjg3NGNkODhiMjZlZS9kYTRkYmJlMGYzODg0NzFhYmFmMjg3NGNkODhiMjZlZS5hc3A/ZGVidWc9eWVz 
Metodología Indice de Precios al Consumidor-IPC. DANE 
http://isolucionpro.dane.gov.co/Isolucion40Dane/Administracion/frmFrameSet.aspx?
Ruta=fi9CYW5jb0Nvbm9jaW1pZW50b0RhbmUvNi82NzNkZDdkNzFhMjU0MDExOGQ2MWNhY2Q4YzU5ZDM5Ni82NzNkZDdkNzFhMjU0MDExOGQ2MWNhY2Q4YzU5ZDM5Ni5hc3A/ZGVidWc9eWVz
 16. ANEXOS
No aplica
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
1 26/Oct/2017 Creación del documento 
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 
Nombre: Maria Camila Martinez Camacho
Cargo: CONTRATISTA
 
Nombre: Maria Ximena Caicedo Moreno
Cargo: Profesional Especializado
 
Nombre: Andrea Carolina Rubiano Fontecha
Cargo: Profesional Especializado..
 http://isolucionpro.dane.gov.co/Isolucion40Dane/Administracion/frmFrameSet.aspx?Ruta=fi9CYW5jb0Nvbm9jaW1pZW50b0RhbmUvZC9kYTRkYmJlMGYzODg0NzFhYmFmMjg3NGNkODhiMjZlZS9kYTRkYmJlMGYzODg0NzFhYmFmMjg3NGNkODhiMjZlZS5hc3A/ZGVidWc9eWVz
 http://isolucionpro.dane.gov.co/Isolucion40Dane/Administracion/frmFrameSet.aspx?Ruta=fi9CYW5jb0Nvbm9jaW1pZW50b0RhbmUvNi82NzNkZDdkNzFhMjU0MDExOGQ2MWNhY2Q4YzU5ZDM5Ni82NzNkZDdkNzFhMjU0MDExOGQ2MWNhY2Q4YzU5ZDM5Ni5hc3A/ZGVidWc9eWVz
Fecha: 26/Oct/2017 Fecha: 26/Oct/2017 Fecha: 26/Oct/2017
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