014 EJERCICIOS PERSONALES

Vista previa del material en texto

EJERCICIOS PERSONALES. PLANEAR Y ORGANIZAR ACTIVIDADES 
 
Una preocupación para las empresas 
 
Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de 
organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender... 
 
Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del 
tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han 
concientizado de él: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene 
empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la realidad es 
que se paga por “X” tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos 
resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al 
cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los 
empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no está bien empleado, el 
patrón está pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. 
El tiempo mal usado es dinero mal gastado. 
Ejercicio 
 
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día 
(promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, 
incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo 
anote el tiempo que destina para cada actividad. 
2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” 
para las necesarias y “C” para las deseables. 
3. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos 
llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar 
operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las 
actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas 
actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y 
herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las 
actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi 
productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar “qué ocupado 
estoy”, platicar la última película, hablar con la mamá, platicar con los 
compañeros de cualquier tema, etc. 
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado 
de sueldo diario. 
5. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así mismo 
puede dividir este último resultado entre 60 para sacar su sueldo por 
minuto. 
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume 
el tiempo de las actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por el 
sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado será lo que realmente 
usted debería de ganar. 
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros. 
 
Sea honesto. Sólo usted verá este documento. 
 
 
Principios prácticos 
 
Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y 
rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo 
que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo. ¡No dependa 
de la memoria, pues es traicionera!. 
 
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en 
forma objetiva y realista cómo lo manejamos. El resultado final de nuestro 
análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas 
que debamos seguir por el resto de nuestros días. El resultado de examinar 
cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un 
sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos. 
 
 
 
1 Auto análisis del uso del tiempo 
 
Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio 
tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando. 
 
En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o 
treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora. 
 
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo 
puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el café, 
usualmente se convierte en 30. 
Ejercicio 
 
El tiempo es un recurso único. Día a día, todos gozamos de la misma cantidad 
y debe gastarse a razón de 60 segundos por minuto. 
 
Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas? 
 
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un 
círculo la que corresponda a cada punto. 
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su 
importancia y trato de manejarlos en ese orden. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a 
cosas utópicas o improductivas. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar 
problemas, así como algo inesperado. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola 
de inmediato y decidiendo sobre ella. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren 
con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
10. En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 
o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 
12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi 
trabajo. 
o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 
13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el 
tiempo. 
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 
 
Puntuación 
 
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será 
el siguiente: 
 
Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte. 
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. 
Entre 37 y 44: Muy bien. 
Entre 45 y 52: Excelente, sigue así. 
 
 
PLANEAR LAS ACTIVIDADES 
 
~- Diseño de Objetivos. 
o Planes de contingencia. 
 
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a 
menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye 
en actividades más rutinarias. 
 
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la 
capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable 
Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del 
que disponemos. 
 
Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: 
diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental 
para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas 
secundarias o en actividades innecesarias. 
 
Puedo realizar una planificación eficaz si: 
o Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. 
o Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. 
o Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. 
o Organizo mis tareas por orden de prioridad. 
 
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: 
o Estén en línea con mis valores. 
o Sean de tiempo definido. 
o Estén definidas clara y específicamente. 
o Sean completamente mías. 
o Sean realistas. 
 
 
ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES 
 
Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo 
de clasificarlasen tres categorías: 
o Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades 
decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes 
administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite 
significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo. 
o Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden 
contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren 
de un tiempo límite. 
o Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al 
incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, 
posponerse o realizarse en periodos de poca presión. 
 
Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser 
flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden 
convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. 
Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a 
tiempo y/o si las circunstancias cambiaron. 
 
Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo 
valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. 
Sólo una planeación cuidadosa le permitirá recoger los beneficios del tiempo 
invertido sabiamente. 
 
En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana: 
 
Prioridad A. Imprescindible de hacer. 
 
... 
 
Prioridad B. Debe hacerse. 
 
... 
 
Prioridad C. Deseable de hacer. 
 
... 
 
 
Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los 
siguientes criterios: 
o Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. 
Permite que el remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, 
haga tu juicio más severo. 
o Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debería quedar bien 
claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte 
con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”. 
o Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar 
prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es 
importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un 
proyecto en un límite previamente fijado. 
 
De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de 
los objetivos de la manera más conveniente. 
 
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos 
organizando nuestras tareas: 
o ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy 
empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las 
responsabilidades esenciales de mi trabajo? 
o ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi 
tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se 
hicieran? 
o ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin 
afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?