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Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 1 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Licenciatura en Gestión y Administración de Pequeñas y Medianas Empresas (PyME) Programa de la asignatura: Planeación de la logística Clave: 07143631 Universidad Abierta y a Distancia de México UnADM Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 2 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Índice Unidad 3. Costos en la Gestión Logística ...................................................................... 3 Presentación de la unidad .............................................................................................. 3 Propósitos ...................................................................................................................... 3 Competencia específica ................................................................................................. 3 3.1. Costos en la gestión logística .................................................................................. 4 3.1.1. Costos de compras y abastecimiento, inventarios, almacenamiento, transporte y distribución, costos ABC ................................................................................................ 4 Actividad 1. Indicadores de logística en una empresa .................................................. 11 3.1.2. Indicadores de la gestión logística (KPI) ............................................................. 11 Actividad 2. Costos....................................................................................................... 16 3.1.3. Costos de logística en las PyME ....................................................................... 17 3.2. Tendencias logísticas actuales .............................................................................. 19 3.2.1. Gestión de la cadena de suministros (Supply Chain Management (SCM)) ......... 19 3.2.2 Servicios externos logísticos (Outsourcing logístico) ........................................... 23 3.2.3. Estrategia de colaboración logística (CPFR, VMI, ECR) ..................................... 25 3.2.4. Logística virtual (e-logistics) ............................................................................... 29 3.2.5. Gestión logística inversa y verde (reverse and Green) ....................................... 30 3.2.6. Sistemas de información y logística inalámbrica ( tecnologías aplicadas a la empresa) ...................................................................................................................... 33 Actividad 3. Tendencias ............................................................................................... 35 Autoevaluación ............................................................................................................. 35 Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora ........................................................... 36 Cierre de la unidad ....................................................................................................... 36 Para saber más ............................................................................................................ 37 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 37 Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 3 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Unidad 3. Costos en la Gestión Logística Presentación de la unidad En la unidad anterior adquiriste conocimientos de los procesos que integran la gestión logística, siendo el primero compras y abastecimientos, en donde aprendiste sistemas para resurtir, además de la conveniencia de sistematizar las funciones de compras, entre otras aplicaciones ; en segundo, lugar la gestión de inventario y stocks en la distribución, en donde analizaste los tipos y costos de inventarios, así como los sistemas de reposición de stocks, aunado a lo anterior descubriste los distintos equipos de manejo de materiales y medios de almacenamiento; así mismo, en la gestión del transporte y distribución de carga, estudiaste los tipos de carga, embalajes, tipos y uso de contenedores y también los sistemas de transporte de carga, entre otros. En esta tercera unidad estudiarás los distintos tipos de costos en los procesos de la gestión logística además de los costos ABC, asimismo revisarás los indicadores que miden el buen o mal desempeño de las actividades realizadas en las distintas gestiones descritas y las tendencias logísticas actuales de las cuales echan mano las empresas para mantener un nivel competitivo o forman alianzas para hacer frente a la situación global y las empresas trasnacionales. Propósitos Al final de la unidad serás capaz de: Diferenciar los costos relacionados directamente con los procesos de la gestión logística además de los costos en del sistema ABC. Identificar los indicadores aplicados a la gestión logística (KPI). Distinguir las tendencias logísticas actuales que son utilizadas estratégicamente en las grandes organizaciones y que están siendo implementadas por las empresas, independientemente de su giro y tamaño. Competencia específica Analizar los costos, indicadores y tendencias de la logística para identificar los costos en los cuales se puede incurrir, y las tendencias mediante el estudio de las teorías de costos de logística y tendencias. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 4 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES 3.1. Costos en la gestión logística En esta tercera y última unidad estudiarás en el primer subtema los costos que implica llevar a cabo las distintas gestiones que integran un departamento bien estructurado en logística; en el segundo subtema analizarás los indicadores que evidencian el buen o mal resultado que arroja la ejecución seleccionada en las distintas áreas de la empresa y, por último, conocerás los costos por concepto de logística que se generan en las PyME. 3.1.1. Costos de compras y abastecimiento, inventarios, almacenamiento, transporte y distribución, costos ABC Todo en esta vida cuesta, seguramente has escuchado este dicho alguna vez y en realidad es muy verdadero, en nuestra vida personal y definitivamente también para las empresas, toda actividad realizada o no realizada intencionalmente (algunas veces por estrategia o una mala toma de decisión), implica una consecuencia la cual puede ser benéfica (ingreso) o no (egreso), dicho egreso se clasifica a su vez de dos maneras: no recuperable (gasto) y recuperable (costo), entonces, ¿Qué es un costo? Un costo para una empresa es todo egreso o salida de dinero que será recuperable de alguna manera, es decir, un costo es una salida de dinero necesaria para operar y generar ingresos a la organización. Sin embargo, aunque un costo es recuperable, cuando la empresa no tiene cuidado y sus costos son superiores a su ingresos, estos se convierten en gastos (no recuperables) y, por ende, contribuyen a las pérdidas y a la no generación de utilidades, por lo cual las organizaciones siempre están al pendiente y estudiando qué medidas son las adecuadas para minimizar los costos y eliminar los gastos en la medida de sus posibilidades. En el proceso logístico en cada actividad de cada gestión se generan costos específicos, a continuación en la figura 1 visualizarás algunos: Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística5 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Figura 1. Detalles de los costos logísticos Fuente: Mora, 2011:195. Más específicamente analizarás los principales costos de cada gestión, a continuación: Costos de compras y abastecimiento Esta es la primera gestión en la logística y es, como ya sabes, la enfocada en elegir a los proveedores para hacer llegar a la empresa la materia prima, los insumos y demás productos que requiera en las condiciones más convenientes y ventajosas para la misma. Es entonces la primera en la cual se deben analizar qué costos son los que se generan ya que una mala elección de proveedor puede generar costos, aunado a la compra excesiva de mercancía, por mencionar solo algunos. En el área de abastecimiento se clasifican en: Tipo de Costo Descripción De compra Es el precio que se paga por la materia prima, pudiendo ser éste el precio de la lista, en caso de que no existan descuentos por parte del proveedor incluyendo aranceles e impuesto respectivos. De ordenar Aquí entran todos los costos de realizar una orden de surtido como lo son los administrativos de papelería. De escasez Estos costos se dan si por alguna razón se deja de producir porque no se cuenta con la materia prima o insumos que se Costos Logísticos Transporte Almacenamiento Proceso de órdenes Administración Inventario Fletes de distribución y redistribución. Costos de operar transporte propio. Sostenimiento de equipo, equipo de manejo de materiales, impuestos, seguros, mantenimiento y reparaciones, depreciación. Costo de mantener el inventario Costo de oportunidad Personal, transmisión de información, útiles y papelerías, gastos de representación, capacitación, vigilancia y portería, gastos de viaje. Personal y servicio al cliente Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 6 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Fuente: Mora, 2011. Costos de inventarios Los costos de inventario se dividen básicamente en tres: Tipo de Costo Descripción De pedido Estos costos son los que se generan al hacer un pedido para surtir o resurtir algún producto necesario en el inventario de la empresa, desde los administrativos hasta los de transporte para hacer llegar el pedido al almacén de la empresa. De conservación Son todos los costos que se refieren al mantenimiento del inventario en almacén. De Agotamiento Estos costos son los que se generan por no tener la existencia necesaria para cubrir la demanda, los cuales generan ventas perdidas y en algunos casos la pérdida del cliente permanentemente. Fuente: Mora, 2011. Cabe señalar que en estos costos es de suma importancia tener un buen control, ya que el tener inventario de más, implica costos innecesarios. Las empresas tienen inventarios de más por varios motivos, entre ellos por no pronosticar adecuadamente la demanda y hacer pedido de artículos de más que no logran colocarse en el mercado, otra causa son los errores en los pedidos y las entregas por parte del proveedor, uno más, productos defectuosos, no devueltos, entre otros. requieren. De mantener en inventario la materia prima En este punto son variados los costos de mantener inmóvil la materia prima como la inversión que se realizó al adquirirla, los costos de un espacio en el almacén, seguros, también se corre el riesgo de que la materia prima se deteriore, maltrate o sea obsoleta por el transcurso del tiempo o por cambios en la producción, entre otros. De pedir Aquí se consideran todos los costos que implica contar con un departamento de compras y abastecimiento como lo son los sueldos de los empleos generados directa o indirectamente, la papelería, teléfono, internet, infraestructura, por mencionar algunos. De compra de equipos Aquí se contemplan todas las adquisiciones de equipo de oficina, mobiliario, de cómputo, de comunicación o el equipo que se requiera para el departamento. Otros Cualquier otro costo que se realice que no se contemple en los anteriores. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 7 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Costos de almacenamiento Los costos de almacenamiento son los que se generan de tener un almacén activo, desde los sueldos del personal que labora en el mismo, el contar con una línea telefónica, internet, renta (en caso de rentar el espacio físico), suministros como consumibles, papelería, luz, agua, mantenimiento (del área física, del equipo de cómputo, o el equipo mecánico), costos de seguros de la mercancía almacenada, de resguardo o vigilancia,(ya sea con personas, sistemas eléctricos de alarmas o la contratación de empresas especializadas), costos de depreciación (del edificio, mobiliario, equipo de cómputo y demás activos depreciables en el área), por mencionar algunos. Costos de transporte y distribución Los costos por concepto de transporte son cuantiosos para las empresas, el mantener una flotilla de vehículos para transportar el producto implica mucha inversión inicial al comprarlos, y el mantenimiento de los mismos es constante y en ocasiones la empresa no puede cubrirlos, por lo cual optan por contratar empresas especializadas, asociarse con distribuidores o simplemente no distribuir fuera de su área de fabricación. Los costos de transporte se subdividen en dos clases, fijos y variables, a continuación se explican brevemente: Tipo de costo Fijos Descripción Horas extras En caso de que se trabaje después de lo estipulado por la ley. Seguros Es necesario asegurar todos los vehículos de la empresa, y dependiendo del tipo de seguro será el costo. Licencias Los permisos para circular por el territorio son indispensables para cada unidad. Rentas y tarifas En caso de que las unidades se resguarden en un área fuera de la organización por la cual se tendrá este costo. Administrativos Son los costos por concepto de sueldos y salarios de personal administrativo como gerentes y mandos medios personal de sistemas administrativos, controladores de tráfico. Amortización Esta se genera por los vehículos, y demás equipo existente en el departamento. Mantenimiento Los servicios realizados a los equipos de transporte previamente agentados y periódicos. Fuente: Mora L. 2011. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 8 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Costos Variables Estos costos son considerados variables porque el monto del desembolso depende del desgaste y uso del bien. Entre los existentes está el de combustible y dependerá de la cantidad del mismo consumido en determinado tiempo; lubricantes requeridos para el buen funcionamiento del vehículo y dependerá de la antigüedad y condiciones mecánicas del mismo; neumáticos, este costo dependerá del desgaste que tengan y está relacionado con el uso y la forma de conducción del vehículo; mantenimiento, éste se da cuando surgen descomposturas inesperadas y depende del vehículo. Fuente: Mora L. 2011. En la siguiente figura 2. Costos del transporte de carga, se aprecian un poco más: Fuente: Mora L. 2011:205 Como se puede apreciar los costos en logística son muchos y muy variados, lo que hace tener especial cuidado en su administración para no generar más de los indispensables para la organización ya que de ello depende la contribución a la utilidad de la empresa. Costos variables Costos gerenciales Costos fijos -Licencia de transporte -Salarios -Seguros -Rentas y tarifas -Combustible-Lubricantes -Mantenimiento -Amortización -Neumáticos -Administración -Directos -Indirectos -Mantenimiento -Programadores de ruta CONSTITUYEN EL 40% DE LOS COSTOS LOGISTICOS Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 9 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Existen costos ocultos y de reversa que si bien no se incluyen en los conceptos si es muy importante calcularlos, a continuación se presentan: Figura No.3 Costos ocultos Fuente: Mora L. 2011:209 Costo Elementos Costos de devolución -Transporte de regreso -Gasolina -Peajes -Viáticos -Pago a terceros -Papelería Costos de reabastecimiento -Personal (tiempo) -Papelería Costos de re embalaje -Personal (tiempo) -Materiales (estibas, cajas) Costos de manejo -Personal (tiempo) -Averías por manipulación Costos administrativos -Personal (tiempo) -Papelería Fuente: Mora L. 2011:210 Obsolescencia Devoluciones Diferencias de cantidades inventariadas (errores y/o hurtos) Deterioro o daños Retrasos envíos Rotura de stock No existencia en el momento de enviar -Valor ventas no realizadas -Pérdida de imagen -Favorece la competencia Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 10 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Costos ABC En su libro Administración y logística en la cadena de suministros, Bowersox (2007:339- 340), explica como solución a los problemas de la asignación arbitraria de los costos, el sistema ABC (determinación de Costos Basada en su Actividad), indica que los costos primero deben relacionarse con las actividades realizadas y después éstas deben relacionarse con los segmentos específicos de productos o clientes de la empresa. Suponga que una empresa analiza cómo asignar los costos a dos clientes, un restaurante y un minorista que le solicitan transporte sus respectivos insumos, para la empresa el gasto de procesamiento de pedidos es básicamente un costo fijo indirecto y su importe es de 5000 pesos. Asignar este gasto a los dos clientes con base en el volumen de ventas produce un cobro de 2000 pesos para el restaurante y 3000 para el minorista. Sin embargo, es probable que el restaurante haga muchos pedidos durante el año, cada uno en cantidades pequeñas, mientras que el minorista solo hace pocos pedidos grandes. Si el restaurante hiciera 70 pedidos y el minorista hiciera 30, el método ABC asignaría al restaurante el 70% o 3500 pesos, y al minorista el 30% o 1500 pesos, del gasto por procesamiento de pedidos. La aplicación de una lógica similar a los costos fijos indirectos al identificar las actividades y los conductores del costo puede provocar un mayor refinamiento para evaluar la rentabilidad del cliente. La identificación de las actividades, los gastos relacionados y los conductores de los gastos representan el desafío más grande en el método ABC. El costo de procesar los pedidos se relaciona con el número de pedidos en una compañía y con el número de líneas en pedidos de otra. El gasto de recolección en el almacén se puede relacionar con el número de artículos recolectados en una empresa y con la cantidad de kilogramos en otra. El transporte puede relacionarse con el número de entregas para una compañía y con el número de kilómetros conducidos en otra. Los defensores de este método señalan que un costo no debe asignarse a los segmentos si no es utilizado como la capacidad excesiva. Por lo tanto, si el sistema de procesamiento de pedidos puede procesar cinco millones de pedidos por año, pero solo se utiliza para cuatro millones de pedidos, la capacidad excesiva no se debe cobrar a ningún segmento. Así mismo, si un almacén y sus empleados pueden manejar 100 000 embarques, pero solo se utilizan para 80 000, la capacidad excesiva es un costo del periodo, más que un costo atribuible a un segmento operativo existente. Sin embargo todos los otros costos deben determinarse a través de un sistema basado en actividades. Con anterior se da por concluido el tema de los distintos costos que se generan por conceptos de logística, por lo cual es momento de realizar la primera asignación relacionada con dichos temas, en caso de que tengas dudas se te invita retomar la lectura. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 11 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Actividad 1. Indicadores de logística en una empresa En esta actividad realizarás una investigación de los indicadores de la logística en dos empresas del sector secundario, de tu localidad. 1. Selecciona dos empresas distintas del sector secundario (industrial), realiza una entrevista al encargado del departamento de logística, respecto a los indicadores que manejan y la importancia de la información que estos les arrojan. 2. Compara la información que recabaste de las dos empresas en un cuadro comparativo y da una conclusión sobre la relevancia que tiene utilizar indicadores en las empresas, cuáles son los más usuales y cuáles no utilizan y deberían utilizar según tu opinión. Al finalizar guárdalo con la siguiente nomenclatura GPLO_U3_A1_XXYZ, envíalo a tu docente en línea en la sección de tareas. 3.1.2. Indicadores de la gestión logística (KPI) En este tema analizarás algunos de los indicadores que se utilizan para medir el rendimiento y productividad de las actividades desarrolladas en una empresa, en el departamento de logística, todo lo anterior con el objetivo de determinar si se pueden reducir costos, si se está trabajando óptimamente y generar bases numéricas para tomar la decisión acertada al respecto. ¿Qué es un indicador? Es la medida que resulta de la comparación de un resultado obtenido y de un resultado óptimo esperado, que permite identificar en qué medida se logró alcanzar el objetivo o en su defecto las variaciones positivas o negativas por las cuales no se obtuvo el resultado esperado. Su importancia es vital para las áreas de la organización, y la logística no es la excepción, los indicadores clave de rendimiento, KIP por sus siglas en inglés (Key Performance Indicators), son los que ayudan a la administración a percatarse del desempeño de las actividades y con estos datos duros poder tomar las decisiones pertinentes en determinado momento en la organización, es necesario aclarar que para que un indicador sea confiable se requiere tener una buena fuente de datos de todas las actividades desde su inicio hasta su conclusión y retroalimentación de las mismas para mejorar los procesos. Los indicadores tienen características que se describen a continuación: Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 12 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Característica Descripción Cuantificables Son números, porcentajes. Consistentes Siempre deben medirse los mismos aspectos en las mismas condiciones para que sean comparables entre sí, al paso del tiempo. Agregables Deben encaminar a las acciones, es decir, un indicador define las medidas correctivas que deben tomarse. Comparables Deben surgir de datos similares en circunstancias similares para que puedan contrastarse entre sí. Niveles de referencia Deben tener una referencia a la cual tomar como inicio y puede ser de tipo histórico, estándar, teórico, la competencia, los usuarios, los planificados. Responsabilidad Genera responsabilidad que recae en el que debe corregir las desviaciones detectadas. Puntos de lectura e instrumentos Se debe organizar el que llevará a cabo las muestras para determinar los indicadores. Periodicidad Es necesariotener muy claro cuándo y con qué frecuencia se tomarán las lecturas. Sistemas de información Debe garantizar que la información que emite es fidedigna para la toma de decisiones acertadas. Fuente: Mora, 2011 Los indicadores son útiles en la logística Mora L. 2011 porque: Miden y ayudan a evaluar la planeación de las operaciones logísticas Miden los resultados obtenidos Apoyan la visualización del cumplimiento de las metas Permiten detectar avances en los procesos internos Generan mejoras en los procesos logísticos Brindan gran apoyo en concretar relaciones comerciales Evidencian la situación real de las empresas Evidencian la capacidad real e instalada de las empresas La empresa debe tener el menor número de indicadores posibles, pero que midan el mayor número de actividades eficazmente, éstos se clasifican como a continuación describe Mora: Indicadores financieros y operativos Costos de capital Costos operativos Indicadores del tiempo Ciclo total de un pedido Ciclo de la orden de compra Ciclo de un pedido en almacén Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 13 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Tiempo de tránsito Horizonte del pronóstico de inventarios Indicadores de calidad Porcentaje de pedidos perfectos Porcentaje de averías Indicadores de productividad Fuente: Mora, 2011 Los indicadores financieros y operativos: miden la operación en general de la organización, y se dividen principalmente en dos grandes grupos: Indicador Descripción Costos de capital Este indicador mide el costo de oportunidad de la inversión que se tiene que hacer por conceptos de logística, lo que incluye el espacio físico, los equipos de transporte y maniobra de mercancía, entre otros, este indicador se calcula: Costos de capital= valor total de los activos de logística * tasa de capitalización de los activos Costos operativos Este indicador mide los costos relacionados con la operación diaria en la organización y el desempeño de las actividades logísticas y ejemplo de ellos son: -Costos de bodega por metros cuadrados -Costos de envió por unidad enviada -Costos de transporte por camión utilizado -Costos de transporte por unidad transportada Fuente: Mora, 2011:223 Existen indicadores que miden el tiempo que lleva realizar una actividad determinada, lo que permite el estudio del movimiento y da como resultado eficientar los tiempos de ejecución. Estos son muchos y muy variados, aquí se plasman algunos: Indicador Descripción Ciclo total de un pedido Este es el tiempo que se tarda en entregar el producto desde que el cliente hace el pedido, incluyendo la facturación y el cobro del mismo. Ciclo de la orden de compra Este es el tiempo que tarda el proveedor en dar respuesta a una orden de pedido del a empresa. Ciclo de un pedido en almacén Este es el tiempo que tarda el almacén en dar salida a un producto solicitado y sea entregado o enviado al cliente final. Tiempo de tránsito Es el tiempo en el cual la mercancía es transportada hacia el cliente. Fuente: Mora, 2011 Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 14 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Los indicadores de calidad miden la eficiencia y productividad de los procesos de la gestión logística. Se dividen en dos grandes grupos: Indicador Descripción Porcentaje de pedidos perfectos Este mide la calidad de las actividades relacionadas con los pedidos como: pedidos entregados correctamente, con cantidades exactas, empaquetados correctamente según el cliente, etcétera. Porcentaje de desperfectos Este mide los desperfectos encontrados en las actividades realizadas, como: mermas, daños en el embalaje, daños en el transporte y el traslado, etcétera. Fuente: Mora, 2011 Los indicadores de productividad miden lo eficiente que se utilizan los recursos en el departamento de logística, desde la mano de obra hasta el equipo de transporte, el mobiliario, el edificio, en fin, todos los recursos con los que cuenta el departamento. Ejemplo, el número de cajas movidas por hombre, el número de pedidos enviados, el número de unidades almacenadas por metro cuadrado, la capacidad de almacenamiento en cargas, entre otros. Estos son solo algunos indicadores, ya que depende de la empresa los que decidan calcular, cuantos requiera para medir su gestión y eficientarla. Otra manera de medir el desempeño en la organización es el que propone Bowersox, Closs y Cooper (2007) en su libro Administración y logística en la cadena de suministros, donde basándose en una investigación sugieren que las medidas funcionales del desempeño logístico se clasifican en cinco categorías: el costo; el servicio al cliente; la calidad; la productividad; la administración del activo; y a continuación se visualizan: Administració n del costo Servicio al cliente Calidad Productividad Administración del servicio Costo total Tasa de llenado Frecuencia del daño Unidades embarcadas por empleado Rotaciones de inventario Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 15 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Costo por unidad Costo como porcentaje de las ventas Flete hacia el interior Flete hacia el exterior Costo administrativo Procesamiento de pedidos del almacén Costo de mano de obra directa Comparación del costo real contra el presupuestado Análisis de tendencia del costo Rentabilidad directa del producto Rentabilidad de segmentos de clientes Costo de mantener un inventario Costo de artículos devueltos Agotamient o de las existencias Errores de embarque Entrega a tiempo Pedidos atrasados Tiempo del ciclo Regularidad de la entrega Tiempo de respuesta a las consultas Precisión de la respuesta Pedidos completos Quejas de los clientes Quejas de la fuerza de ventas Confiabilida d general Satisfacción Precisión en la introducción de pedidos Precisión en la recolección/el embarque Precisión en los documentos/facturaci ón Disponibilidad de la información Precisión de la información Número de reclamaciones de crédito Número de devoluciones del cliente Unidades por peso de mano de obra Pedidos por representante de ventas Comparación para un estándar histórico Programas de metas Índice de productividad Tiempo de inactividad del equipo Productividad de la introducción de pedidos Productividad de la mano de obra del almacén Productividad de la mano de obra del transporte Niveles de inventario, número de días de suministro Inventario obsoleto Retorno sobre el activo neto Retorno sobre la inversión Clasificación del inventario (ABC) Valor económico agregado (EVA) Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 16 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Costo del daño Costo de las fallas en el servicio Costo de los pedidos atrasados general Fuente: Bowersox, 2007:378 Es momento de que realices la segunda actividad, correspondiente al tema que acabas de concluir. Actividad 2. Costos En la actividad aplicarás todos los conocimientos adquiridos en este primer tema, para ello, participarás en el foro contestando cinco preguntas, de la lectura sobre los tipos de costos. 1. Ve a la siguiente dirección: http://aulaweb.upes.edu.sv/claroline/backends/download.php?url=L1VOSURBRF9 WSUkvQ09TVE9TX0VfSU5ESUNBRE9SRVNfTE9HSVNUSUNPUy5wZGY%3D&cidReset=true&cidReq=TEV224, lee detenidamente la lectura de la página 1 a la 65. 2. De acuerdo con la lectura y con lo aprendido en la unidad, entra al foro de discusión y responde las siguientes preguntas, no olvides justificar tus respuestas: ¿Qué diferencia existe entre un costo y un gasto logístico? ¿Qué costos puede la empresa minimizar o eliminar al no realizar la actividad que genera el costo? ¿Qué sector productivo por su naturaleza requiere realizar todos los procesos logísticos y por ende incurre en todos estos costos? ¿Qué le sugieres a una empresa para minimizar sus costos ocultos y de reversa, sin demeritar el servicio al cliente? ¿Qué ventajas y desventajas encuentras en el método de costos ABC? 3. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara tus opiniones con las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero. http://aulaweb.upes.edu.sv/claroline/backends/download.php?url=L1VOSURBRF9WSUkvQ09TVE9TX0VfSU5ESUNBRE9SRVNfTE9HSVNUSUNPUy5wZGY%3D&cidReset=true&cidReq=TEV224 http://aulaweb.upes.edu.sv/claroline/backends/download.php?url=L1VOSURBRF9WSUkvQ09TVE9TX0VfSU5ESUNBRE9SRVNfTE9HSVNUSUNPUy5wZGY%3D&cidReset=true&cidReq=TEV224 http://aulaweb.upes.edu.sv/claroline/backends/download.php?url=L1VOSURBRF9WSUkvQ09TVE9TX0VfSU5ESUNBRE9SRVNfTE9HSVNUSUNPUy5wZGY%3D&cidReset=true&cidReq=TEV224 Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 17 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES 3.1.3. Costos de logística en las PyME Los costos por concepto de logística en las PyMES están en función de las actividades que realicen en el campo y las negociaciones que tengan con sus proveedores y distribuidores, en caso de que los tenga, por lo cual se subdividen en tipos de empresas y los costos que tiene. Si se enfoca en una empresa de giro comercial donde solamente comercializan productos ya terminados, no los elaboran, sus costos logísticos dependerán de si son ellas las que van por el producto a comprarlo directamente al proveedor (El dueño de un pequeño local de abarrotes que va a una tienda mayorista de sus localidad a surtir su inventario), en este caso tendrán costos por transporte que sería el desgaste de su vehículo y la gasolina que implique el traslado, además, aunque la pequeña empresa no desglosa sus costos, por lo tanto es poco probable que identifique que son de este rubro, tiene costos de almacenamiento ya sea que tenga una pequeña bodega o en la adquisición de mobiliario y estantería para exhibir los productos como lo son los anaqueles, repisas, vitrinas y demás equipo cuya función es almacenar y salvaguardar el buen estado de la mercancía; es común que sea el propietario del negocio el que realice dichas actividades y no se percate del costo que estas generan, sin embargo en caso de crecer o no ser él, el que realice dichas funciones debe considerarse un costo constante el sueldo de una persona encargada de dar dichas vueltas para abastecerse, de acomodar el producto un sueldo más es el sueldo que debe pagar al personal administrativo que seguramente será un contador que lleve sus registros, un costo más es el costo de almacenamiento en caso de que adquiera mercancía que no logre vender rápidamente (como productos de moda cuya vida útil es muy corta, más si son de temporada) o por el contrario los costos de oportunidad de no tener el producto en el momento que el cliente lo solicite (ventas perdidas por desabasto). Si el proveedor le hace llegar los productos a la PyME, el precio del producto se encarece para la empresa, o su margen de ganancia se vea disminuido por concepto de transporte del producto por parte del proveedor (las empresas que surten de su producto a los pequeños negocios con una flotilla de vendedores repartidores). En el caso de una empresa que elabore sus productos, es decir, de giro industrial, sus costos por conceptos logísticos se incrementan considerablemente en comparación con la situación descrita anteriormente, no importando el tamaño de la empresa ya que ésta, tiene altos costos por transporte en caso de ser ella la que distribuye sus productos; si no es así, que es una situación por demás común que una pequeña empresa productora, por ejemplo de refrescos de una ciudad, que no tenga dinero para distribuir su producto no crecerá más de su área de influencia o deberá realizar algún tipo de alianza estratégica con empresas, por ejemplo un cadena comercial a nivel nacional o incluso una empresa trasnacional que pueda realizar la función de distribución, claro está que la empresa productora tendrá que sacrificar parte de su margen de utilidad, como ya se ha comentado anteriormente. Además de este costo también deben contar con un área para almacenar la materia prima, productos en trasformación o terminados, entre otros, de tal Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 18 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES manera que si tiene dinero en un inicio invierte en comprar un inmueble y adecuarlo a sus necesidades, o en su defecto, rentar una bodega, la cual también genera un costo por este concepto. Las pequeñas industrias tienen el costo del personal administrativo, además del contratado específicamente para realizar las labores propias del área de logística, como son compras, transporte, almacén, entre otras, y por último también en caso de no contar con una buena planeación logística incurrirá en grandes costos por concepto de mantener un inventario o por no tener mercancía cuando el cliente se lo solicite (costo de oportunidad). Si nos enfocamos en una PyME cuyo giro sea un servicio, dependerá en gran medida del servicio que oferte para determinar los costos logísticos en los cuales incurrirá, por poner un ejemplo, si la empresa tiene el giro de transportar personal (flota de taxis), sus costos de gasolina y mantenimiento de los vehículos no se consideran gastos logísticos ya que forman parte de sus operaciones principales, por lo tanto, son costos de producción; el área donde guarde los vehículos, los seguros y el pago de los empleados (choferes) son parte también de la operación principal, en contraste, si el servicio que oferta es de asesoría y capacitación a empresas si tendrá costos logísticos por conceptos de transportación, mas no por almacenaje o inventario. Son muy variados los costos por concepto de operaciones logísticas que una empresa cubrirá a lo largo de su gestión, y es de suma importancia, como ya se ha venido aclarando, que la empresa tenga una buena planeación y control de éstos ya que puede generar una ventaja competitiva para la organización. En el siguiente tema analizarás las diferentes tendencias que existen en la actualidad en cuanto a logística se refiere, pon suma atención ya que estas son las estrategias que están aplicando las grandes corporaciones pero no por ello son exclusivas, una PyME también puede adecuarlas a sus necesidades y aplicarlas en su nivel. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 19 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES 3.2. Tendencias logísticas actuales En este apartado analizarás algunas de las tendencias actuales en logística, entre los temas de estudio está la cadena de suministros (Supply Chain Management), servicios externos logísticos (Outsoursing logístico), estrategias de colaboración logística (CPFR, VMI, ECR), además de la logística virtual (e-logistics), la logística inversa y verde (reverse and Green), y los sistemas de información y logística inalámbrica (tecnologías aplicadas a la empresa), con los cuales la empresa logra eficientar sus procesos y estar a nivel competitivoen el mercado, incluso ser punta de lanza en algunas innovaciones para empresas pequeñas que son seguidoras. 3.2.1. Gestión de la cadena de suministros (Supply Chain Management (SCM)) Hasta este momento tienes ya claro lo que es logística y los procesos que la integran, así como la importancia y trascendencia que la buena administración de sus actividades y procesos supone para la empresa, tienes conocimiento también de las actividades que integran la cadena de valor de Michael Porther, pero, ¿qué es la cadena de suministro? y qué ventajas le genera a la organización la buena administración de la misma, o en contraste, qué desventajas puede significar para la empresa. Una cadena de suministro está formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente. Esta incluye no solo al fabricante y al proveedor, sino también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (minoristas) e incluso el mismo cliente (Chopra S. 2008:3). Un ejemplo de una cadena de suministro es cuando un cliente entra en una tienda de autoservicio para comprar un suavizante de ropa. La cadena de suministro empieza con el cliente y su necesidad por el suavizante de ropa. La siguiente etapa es la tienda de autoservicio que él visita. La tienda de autoservicio llena sus estantes con inventarios que pudieron haber sido suministrados desde un almacén de productos terminados o por un distribuidor que emplea vehículos proporcionados por terceros. El distribuidor a su vez es abastecido por el fabricante del suavizante. La planta fabricante recibe la materia prima de varios proveedores, quienes a su vez pudieron ser abastecidos por proveedores de niveles más bajos. Es decir, el material de empaque pudiera provenir de una fábrica de empaques, mientras que ésta recibe de otros proveedores la materia prima para fabricar el empaque. Cabe aclarar que una cadena de suministro no es estática, requiere e involucra un constante ir y venir de información, en ambos sentidos de la cadena, así como de productos en las diferentes fases que la integran. Siguiendo con el ejemplo la tienda de autoservicio ofrece al cliente el producto, el precio y la disponibilidad del mismo; el cliente paga el precio por el producto a la tienda de autoservicio que transfiere la información del Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 20 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES punto de venta y las órdenes de reabastecimiento a su distribuidor o proveedor del producto, quien a su vez ejecuta el reabastecimiento a la tienda; la tienda de autoservicio transfiere el pago a su distribuidor por el pedido surtido; el distribuidor envía a la tienda de autoservicios los precios y fechas de entrega del producto. En algunos casos el minorista, en este caso la tienda de autoservicios, reenvía a su proveedor material de empaque, publicidad, volantes o demás material para que sean reutilizados o reciclados, o en su defecto, para que éste a su vez lo reenvié a su proveedor y así sucesivamente, hasta llegar en algunos casos al fabricante del producto. Todo este ir y venir de información y productos a lo largo de la cadena de suministro es lo que le da el dinamismo que la caracteriza (Chopra, 2008). Una cadena de suministro implica clientes, detallistas, mayoristas (distribuidores), fabricantes, proveedores de componentes y materias primas, tantos como sean necesarios para producir el producto y hacerlo llegar al consumidor final, en la Figura 4. Etapas de la cadena de suministro, se aprecian las conexiones que se pueden dar: Fuente: Chopra, 2008:5 El objetivo que persigue la cadena de suministro en toda organización que la integra es maximizar el valor total generado a lo largo de toda la cadena. El valor que ésta genera es la diferencia entre lo que el cliente final paga por el producto y los costos que se cubren a lo largo de la cadena de suministro para satisfacer la necesidad del mismo. El valor se mide en función de la rentabilidad de la cadena de suministro en la mayoría de los casos, y esta es la diferencia entre los ingresos que se generan por la preferencia del cliente final y el costo total en cada eslabón que se genera a lo largo de la cadena de suministro (Chopra, 2008). Proveedor Proveedor Proveedor Fabricante Fabricante Fabricante Distribuidor Distribuidor Distribuidor Detallista Detallista Detallista Cliente Cliente Cliente Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 21 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Si la organización quiere ser parte de una cadena de suministro debe tener un enfoque integrador como se muestra en la tabla sobre las claves para la implantación del SCM: Paso Descripción 1 Enfoque en el consumidor final Es importante que la empresa se ponga en los zapatos del consumidor que comprenda sus necesidades y requerimientos, lo anterior independientemente del lugar que ocupe en la cadena de suministro, esto se puede lograr al tener claro el recorrido que realiza el producto desde que inicia su proceso hasta llegar al consumidor final. 2 Enfoque en procesos Es necesario que la empresa genere y logre un cambio cultural enfocado a mejorar los procesos por medio de la colaboración de todas las áreas en un inicio internas y después los procesos externos en los que intervienen las otras empresas integrantes de la cadena de suministro, todo esto para generar valor al cliente. 3 Sentido de velocidad Es importante ser cada día más eficientes en cada uno de los eslabones de la cadena, y en conjunto ser una cadena que requiere el menor tiempo posible para satisfacer la necesidad del cliente, esto debido a que cada día el tiempo juega un papel muy importante y es que se dispone de menos tiempo y las personas no quieren por lo tanto esperar, lo que puede significar una ventaja competitiva en la calidad del servicio. 4 Uso de métricas globales Es necesario tener un sistema de medición que se puede incluso compartir con lo demás integrantes de la cadena de suministro, esto porque es trascendental el poder monitorear los errores y poder rectificarlos constantemente o simplemente para mejorar los procesos. 5 Colaboración Es indispensable que los integrantes de la cadena de suministro (empresas) tengan un enfoque de colaboración y cooperación con todos y cada uno de los integrantes, sean internos o externos a la empresa ya que el fortalecimiento de la cadena será en gran medida del compartir recursos, objetivos, tecnología y lo necesario para ser competentes independiente y como en equipo. 6 Nuevo proceso: planificación de la cadena Es necesario para el éxito de la cadena que las empresas que la integren compartan información referente al comportamiento de sus ventas y proyecciones de las mismas para que se planifiquen y proyecten la demanda general para la cadena en conjunto y tomar decisiones basados en ese conocimiento en cuanto a abastecimiento, tiempos de entrega, ordenes de reposición por mencionar algunas. Fuente: Mora, 2011 Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 22 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Entre los beneficios que genera la cadena de suministro para la industria están, de acuerdo a Mora (2011:233): Oportunidad de optimizar procesos, al poderse comparar con las mejores prácticas con un modelo estándar probado por empresas de categoría mundial, permitiendo incrementar la eficiencia básica para la competencia y globalización. Oportunidad de integrar eficientemente cadenas de suministro facilitandoeconomías de escala (integración y colaboración). Acceso permanente al modelo para evaluarse. Participación permanente en línea (Internet) en los foros globales y regionales de: integración, planificación, compras, manufactura y distribución; facilitando la educación, el entrenamiento y la investigación. Implementar tecnologías de información basadas en las mejores prácticas, permitiendo hacer uso efectivo de ella, lo cual es básico para competir. Estandarización de métricas en la industria, permitiendo mejores análisis comparativos tanto locales como globales. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 23 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES 3.2.2 Servicios externos logísticos (Outsourcing logístico) El término tan común en nuestros días outsourcing, significa la subcontratación de algún servicio externo en alguna área o actividad no principal de la empresa. Este término no es exclusivo del área de logística, pero en este caso un servicio externo logístico podría ser la contratación de una empresa de transporte que haga llegar el producto al consumidor final, una empresa de sistemas que capture la información para la empresa, una pequeña fábrica que elabore una pieza integrante del producto final de la organización o una que contrate el personal que la empresa requiere y lo asigne a las instalaciones de la empresa contratante sin que esta corra con los gastos de contratar personal y el proceso que esto implica, por mencionar algunos. El outsourcing se fundamenta en tres dimensiones: costos, flexibilidad y servicios que se muestran en la figura 5: la teoría de las tres dimensiones: Los verdaderos motivos del outsourcing Fuente: Frías, 2012:26. A continuación se explican las tres dimensiones de la figura anterior Costos: Una ventaja de subcontratar a una empresa es la reducción de los costos fijos, ya que al no generar la inversión que implica adquirir un activo y solo pagar una renta por la utilización de un activo a una empresa lo convierte en un costo variable, además mucho menor que la inversión completa. Servicio: Existen empresas que lo que requieren es mejorar el servicio a su consumidor final al hacerles llegar con mayor rapidez y eficiencia el producto en el lugar y tiempo que se requiera, o bien la atención del servicio posventa que oferta una empresa externa entrenada específicamente en la buena atención en dudas, garantías y quejas del cliente. Costos +Costos variables Vs. Fijos +Salarios más bajos +Reducción de overhead (gastos generales) +Sinergias Flexibilidad +Contratos relativamente cortos +Competitividad +Abierto a otras actividades Servicio +Logística como dedicación principal +Personal experimentado +Sinergia +Mejor control Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 24 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Flexibilidad: El tener la facilidad de poder adecuar las necesidades de los servicios a la estacionalidad del giro de la organización es también un factor determinante para subcontratar empresas externas denominadas outsourcing. Entre los tipos de Outsourcing están, los que se muestran a continuación: Tipo de Outsourcing Descripción De procesos de negocio Este es un contrato de largo plazo con una empresa externa que realiza alguna actividad, un componente del proceso de producción o realiza una gestión o función en nombre de la empresa. Ejemplo, una empresa automotriz delega la elaboración de los asientos del automóvil a una empresa externa a ella, o cuando una empresa contrata los servicios de selección y contratación de personal a un externo. De infraestructuras tecnológicas Este tipo se da cuando la empresa contrata a otra para que dé respuesta a las necesidades referentes a la incorporación de tecnología de la organización, instalación de redes o atención a los usuarios como las empresas que contratan para que realicen labores de atención de quejas por medio del telemarketing. De aplicaciones Las empresas contratan a terceros para que realicen las actividades que no son prioritarias para ellas y así concentrarse en los procesos principales que son su especialidad. Generalmente se refiere a los servicios, como por ejemplo los de limpieza o seguridad de la organización. Integral El outsourcig integral se refiere a delegar al proveedor la responsabilidad de la administración del servicio informático y logístico en su totalidad, como los centros de distribución, atención a usuarios, mantenimiento. Fuente: Mora, 2011 Existen cuatro puntos básicos de acuerdo a Mora (2011:238) para que una empresa cuente con la estructura adecuada, entre los tipos de Outsourcing están: 1. Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento: el proceso debe tener una misión definida: aumentar el valor del producto percibido por los consumidores. Un diseño exitoso de la estrategia del proceso de abastecimiento consistente en aprovechar al máximo las ventajas o habilidades principales de la organización y subcontratar todo lo demás. 2. Determinar habilidades principales e identificar “cuellos de botella”: uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un proceso de outsourcing exitoso es identificar cuáles de las actividades que realiza son las centrales o principales par el negocio. Estas generalmente son aquellas en las que tiene alguna ventaja sobre sus competidores ya sea menor tecnología, calidad, menores costos, etcétera. 3. Cambiar la cultura organizacional: un paso importante dentro del proceso de outsourcing es lograr que los integrantes de las organizaciones entiendan los Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 25 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES fundamentos de esta separación de actividades, así como los motivos que llevan a ella y los beneficios que puede traer para la compañía. 4. Contar con la tecnología de información adecuada: una vez que se han establecido los puntos básicos para el outsourcing es importante que la empresa cuente con la tecnología necesaria para poder mantener una relación de este tipo. 3.2.3. Estrategia de colaboración logística (CPFR, VMI, ECR) La definición de estrategia ya la tienes clara, puesto que en la materia Planeación estratégica que cursaste, analizaste lo que es una estrategia, la conveniencia de plasmarlas y llevarlas a cabo; también conociste los distintos tipos de estrategias que se pueden desarrollar, en este caso la estrategia de colaboración en el área logística, se refiere a una estrategia de una relación comercial de ayuda y de trabajo mutuo entre dos o más organizaciones, con un objetivo en común en el cual las partes tiene un beneficio en particular el cual puede ser eficientar sus operaciones, disminuir sus costos, maximizar su rentabilidad o su posicionamiento, brindar un mejor servicio al cliente, entre otros, lo que les genera una ventaja competitiva y asegura su permanencia en el mercado. Una estrategia de colaboración para ser exitosa debe tener el apoyo de la alta dirección, las partes involucradas deben confiar plenamente entre sí y buscar el ganar-ganar, además de tener claros los objetivos de ambos y mantener el control en todo momento, algo importante también en el éxito es que los participantes tengan compromisos similares. Estrategia de colaboración logística CPFR (colaboración, planeación, pronóstico y reabastecimiento): es una estrategia de colaboración en la cual la comunicación entre las partes de la cadena debe ser total para tener claro cuándo es necesario reabastecer el producto y enqué nivel de la cadena se requiere. Se debe planear en función de la demanda, la cual debe ser pronosticada en cada uno de los eslabones y comunicarla a todos los integrantes para que actúen en consecuencia y reabastecer en el momento que se requiera. Esta colaboración requiere de una infraestructura tecnológica y una alta colaboración entre las partes. Los beneficios de esta herramienta en general son: Incrementa la cooperación con los clientes Mejora el nivel de servicio ya que conoce las necesidades del cliente Un mejor sistema de resurtido, no hay escasez de producto, por lo cual mejoran las ventas Utilización de redes de comunicación electrónicas Minimizan los stock de seguridad considerablemente Aumenta la efectividad de la gestión de producción Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 26 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Los beneficios para los minoristas Mora (2011:259): Disminuye inventario de seguridad Habilidad para planificar mejor los recursos de distribución Alineación de objetivos en toda la cadena de suministros Habilidad para administrar las redes de distribución Habilidad para manejar marcas y categorías Los beneficios tecnológicos: Recolección automática de datos de extremo a extremo Proceso basado en los estándares Visualizaciones flexibles de datos Habilidad para manejo de relaciones Procesamiento basado en excepciones (revisar + datos – tiempo) Datos agregados por usuarios Los beneficios para proveedor: Disminuye el inventario de seguridad Mejora planes de producción Mejora administración de redes de distribución Disminuye el inventario de materia prima Alineación de objetivos en toda la cadena de suministro Estrategia de colaboración VMI (administración de inventarios por los proveedores): esta estrategia de colaboración logística implica que el proveedor de la materia prima, insumos o productos que se requieran en la organización sea el que lleve el control de las existencias, y automáticamente cuando sus sistemas le informen que la empresa cliente está próxima a necesitar sus productos, éste inicie con el proceso y surta el producto antes de que se agote en la empresa cliente. Esta alianza se basa en la creencia de que las empresas proveedoras tienen mejores conocimientos para manejar el inventario, además de que la empresa cliente no tendrá que disponer áreas para almacenar, ni equipo para maniobrar un inventario que no requiere de manera inmediata, y no sufrirá de escasez de productos pues la empresa proveedor estará al pendiente de que eso no suceda, sin necesidad de generar órdenes de pedido o compra. Estrategia de colaboración logística ECR (respuesta eficiente al consumidor): esta estrategia consiste en surtir los productos o insumos que se requieran en la cadena de suministros basados en una demanda real de forma rápida y sin interrupciones, bajando considerablemente el índice de tiempos de respuesta, nivel de inversión en inventarios, costos en los procesos, a la vez de mejorar el servicio al consumidor. En la figura 6: Mejores prácticas asociadas a la aplicación del ECR, se aprecia: Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 27 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Fuente: Mora, 2011:260 Principios esenciales de ECR, son: 1. Debe existir un enfoque constante en proveer de mejor valor al consumidor, con menos costos, a través de la cadena de abastecimiento, para brindar el mejor producto con la mejor calidad, variedad, conveniencia por medio del mejor servicio. 2. ECR debe ser guiado por altos ejecutivos comprometidos con el proceso y dispuestos a cambiar la mentalidad de las relaciones existentes de ganar-perder hacia ganar-ganar a través de alianzas exitosas de socios comerciales 3. La información es esencial para soportar las decisiones de marketing, producción y logística. Esta información fluye externamente entre socios a través del intercambio electrónico de datos (EDI). 4. Los procesos deben dar valor agregado, desde el final de la producción hasta las manos del consumidor, a fin de garantizar que el producto correcto esté disponible en el momento y el lugar correctos. Deben existir sistemas de medición y recompensa, estándares y resistentes, enfocados al aumento en la eficiencia del sistema total. ECR se enfoca en acortar el tiempo y eliminar costos de los procesos básicos de valor agregado del ciclo de la cadena de abastecimiento, a través de: - Proveer una variedad de productos completa y ajustada a las necesidades del consumidor o surtido eficiente de productos. - Mantener buenos niveles de inventario de los productos adecuados o resurtido eficiente. - Comunicar los beneficios y valor del producto a través de una adecuada promoción o promoción eficiente. Premarcación Ordenes emitidas por computadora Programación de estrategias E.C.R Base de datos EAN Radio frecuencia EDI POS Crossdocking Configuración de proveedores Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 28 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES - Desarrollar e introducir productos que satisfagan las necesidades del consumidor o introducción eficiente del producto (Mora, 2011: 260-261). Sus fundamentos son: Reabastecimiento continuo: la información y los productos son en relación de la demanda real en cada uno de los componentes de la cadena de abastecimiento procurando disminuir los tiempos de respuesta, de cada eslabón, así como los costos por inventario excesivo, y por ende, maximizando el servicio al cliente interno, colaborador y final. Surtido eficiente: contar con la existencia necesaria, sin excesos, en el momento oportuno que la requiera el consumidor. Introducción eficiente de nuevos productos: es necesario que los beneficios que genere para la empresa en relación al ahorro que le generará, sean superiores a la inversión que implica. Beneficios de implementar ECR: Mayor satisfacción del consumidor Mayores relaciones entre los actores de la cadena de abastecimiento Reducción de días de inventarios Reducción de costos por disminuir los días de inventarios Mayor rotación del inventario Disminución de costos operativos y administrativos Reducción de tiempos de la cadena de abastecimiento Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 29 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES 3.2.4. Logística virtual (e-logistics) En el mundo actual los negocios son cada día más dependientes de la tecnología por las ventajas que ésta implican para el control y sistematización de las actividades, pero la tecnología no solo se queda en ese plano, ofrece más ventajas con las redes sociales y las páginas web, surgen pues los e-business (comercio electrónico), en las cuales la empresa puede ofertar sus servicios sin la necesidad de contar con una flota de vendedores que, además de ser costosa, está limitada a un espacio físico, por el contrario, con el internet la empresa tiene presencia mundial, y sus clientes acceden a sus productos sin intermediarios y en tiempo real. El gran desafío para estas empresas está en la entrega en tiempo del producto a sus consumidores y es ahí donde la logística se convierte en e-logistics, con los desafíos de entregar en perfectas condiciones el producto al consumidor final en el menor tiempo posible y al menor costo, lo cual es complicado tomando en cuenta que el cliente puede estar en cualquier partedel mundo. Los negocios están evolucionando ya que los clientes tienen necesidades distintas y la tecnología forma parte fundamental en este cambio, el comprar y vender un producto de manera electrónica en una página web tiene una gran velocidad, lo que obliga a que la entrega del producto al cliente para concluir la transacción se convierta en un factor determinante y genere la diferencia de los clientes que cada empresa logre acumular o perder. Los tipos de comercio electrónico en función de los participantes son: B2B, empresa-empresa B2C, empresa-consumidor B2G, empresa-gobierno C2G. consumidor-gobierno Es trascendental para la sobrevivencia de la empresa contar con un sistema logístico eficiente, efectivo además de económico, que además cuenten con un sistema tecnológico que la mantenga en comunicación vía internet en tiempo real con sus clientes, pero también con sus proveedores que pueden estar al otro lado del mundo y sin embargo requerirá el servicio o producto que le brinde en tiempo mínimo. En la unidad dos de esta materia, en el tema Sistematización de compras, se presentó una clasificación de los tipos de e-procurement, que forman parte de esta nueva era en los negocios llamada e-business de la cual forma parte importante la e-logistics o logística virtual. Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 30 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES 3.2.5. Gestión logística inversa y verde (reverse and Green) Para Mora (2011), la logística inversa es el proceso de planificar, administrar y controlar el flujo de productos y materiales desde el lugar de consumo hasta el punto de origen, incluyendo la información asociada desde el sitio de destino hasta el fabricante o proveedor, con el propósito de adecuar los productos en el lugar indicado y crear valor económico, ecológico, legal o de imagen, entre otros (p.287). Las causas que dan origen de manera general a la logística inversa es el exceso de mercancías defectuosas, la cantidad de inventario devuelto, devoluciones de los clientes, productos obsoletos y los inventarios estacionales, que en el pasado se convertían en mermas, desperdicios o en productos que se desechaban eliminando la posibilidad de utilizar las piezas en buen estado o que tendrían otra utilización. En contraste, la logística inversa promueve el retorno de las mercancías de manera efectiva y económica para la organización, que se encarga de la reutilización, reciclaje o embalaje de residuos peligrosos. Entre los motivos que llevan a una empresa a adoptar esta tendencia están el costo-beneficio de producir productos más económicos con componentes (envases, componentes reutilizables) ya elaborados; las disposiciones legales de los gobiernos, que por cuestiones del cuidado del medio ambiente controlan cada vez más y de manera más rigurosa a las empresas; el cuidado y tratado de sus desechos tóxicos o no amigables con el entorno natural. Otro motivo no menos importante es la responsabilidad social que las empresas empiezan a adoptar, la mayoría por estrategia publicitaria ya que los consumidores prefieren consumir un producto de una empresa que dice contribuir con el cuidado del medio ambiente ya que sienten que indirectamente ellos ayudan también a la preservación de especies, entornos y demás espacios naturales que se están perdiendo por la industrialización y el mal uso de los recursos naturales. En la logística inversa se identifican cinco procesos involucrados: 1 Procuración de compras En este proceso es donde la empresa se hace llegar al igual que todas las empresas de los insumos, materia prima y demás productos que requiere, así como negociar con proveedores, cuidando de que estos componentes y colaboradores sean “respetuosos con el cuidado del medio ambiente” 2 Reducción de insumos vírgenes Las empresas que tienen la cultura de la logística inversa generan la cultura del reciclaje en su personal y en sus procesos de fabricación y operación administrativa al procurar utilizar todos, o en la medida de lo posible, productos reutilizables, reciclados y que no dañen el medio ambiente. 3 Reciclado La empresa siempre debe estar en busca constante de innovar sus procesos para dañar lo Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 31 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES menos posible el medio ambiente al reutilizar los productos que sea posible o no utilizar los que no son indispensables y tiene un alto consto ambiental. 4 Sustitución de materiales El sustituir componentes del producto terminado por materiales más ligeros sin descuidar la calidad del producto, por ejemplo las partes de metal por partes de plástico en producto. 5 Gestión de residuos La empresa debe tener tratado de residuos tóxicos, o materiales desecho, que en si generan otra industria con altos ingresos. En la siguiente figura 7: logística inversa de postventa y postconsumo se aprecian los procesos: Fuente: Mora L. 2011:290 Logística reversa de postconsumo -Reciclaje industrial -Desecho industrial -Reuso- Consolidación -Recolección Logística inversa de postventa y postconsumo Logística reversa de postventa - Selección/destino - Consolidación - Recolecciones Cadena de distribución directa Consumidor Bienes de postventa Bienes de postconsumo Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 32 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Los elementos para una buena dirección de la logística inversa se pueden resumir en diez elementos No Elemento 1 Filtrado de entrada: es la recepción de mercancía defectuosa, siempre y cuando cumpla con los requisitos de devolución. 2 Ciclos de tiempo: es importante que la empresa pueda lograr en el menor tiempo posible recibir las devoluciones y decidir qué acción realizar con dicha mercancía. 3 Sistemas de información de la logística inversa: este sistema de software deberá tener la capacidad de dar seguimiento a las devoluciones y el motivo de su devolución así como los costos de este proceso, la empresa tendrá que adecuar un sistema ya existente o desarrollar un propio, pues en el mercado actual no se encuentra aún. 4 Centros de devolución centralizados: son los almacenes o áreas dentro del mismo espacio de la empresa que se encargarán exclusivamente de organizar las devoluciones y enviarlas a su respectivo destino de origen o donde sean solicitados para su reincorporación al proceso productivo o desecho, según sea el caso. 5 Devoluciones cero: esta es una estrategia donde el proveedor comunica que no recibe devoluciones, en su caso realiza descuentos sobre la factura y el cliente decidirá qué hacer con la mercancía. 6 Reparación y reforma: la reparación o reforma se refiere a actualizar o modificar el producto devuelto, para su reubicación en el mercado, pero también puede ser que se le dé un uso parcial o se recicle lo que se refiere a utilizar solo algunas partes que sean aún útiles. 7 Recuperación de bienes: en este punto lo que se pretende es recuperar lo más posible económica y ecológicamente de los artículos devueltos, pudiendo ser reparados, reconstruidos, re empaquetados, pudiendo venderlos en tiendas de descuento o destruirlos en el último de los casos como sucede con productos perecederos. 8 Negociación: es el estire y afloje entre los negociadores al momento de ponerle precio al producto devuelto, esta negociación es flexible y abierta en la logística inversa ya que depende de las condiciones del producto a devolver y la relación de las partes.9 Dirección financiera: es el control económico que se debe llevar de los productos devueltos que pierden valor en el mercado, por lo cual se requiere tener un plan de rebajas, ofertas y descuentos para los clientes para que si es posible logre que los productos no sean devueltos a la empresa. 10 Outsourcing: el contratar a una empresa que realice las acciones de la recepción de la mercancía, reasignarla, reutilizarla o darle el uso que sea conveniente es una buena medida para las organizaciones de dedicarse a sus funciones principales. Fuente: Mora L. 2011 Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 33 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES La logística verde está enfocada en el cuidado del ecosistema, el cuidado en el manejo de los materiales no biodegradables, en el reciclaje de los productos terminados, en la aplicación de normas ambientales y ecológicas, entre otros. Los proyectos a desarrollar en la gestión logística inversa y verde son de acuerdo a Mora (2011:294): Responsabilidad social empresarial Plantación logística urbana Plataformas y centros logísticos Implantación centros logísticos de manejo de devoluciones Exigencias de responsabilidad ambiental en las empresas y países Alianzas sector público y privado para el diseño de estrategias de sostenibilidad del entorno y los recursos. 3.2.6. Sistemas de información y logística inalámbrica ( tecnologías aplicadas a la empresa) En este apartado se analizarán algunos de los sistemas de información que apoyan a las actividades logísticas, como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), códigos de barras, sistemas de radiofrecuencia, entre otros más. A continuación se enlistan las tecnologías de la logística y los sistemas existentes: Siglas Descripción SCM Supply Chain Management Gestión de la cadena de suministro MRP Material Resource Planning Planeación de los recursos materiales WMS Warehousing Management System Sistema de gestión de almacén DRP Distribution Resourcing Planning Planeación de los recursos de distribución DMS Distribution Management System Sistema de gestión de distribución TMS Transportation Management System Sistema de la gestión de transporte CRM Consumer Relationship Management Gestión de relación con el consumidor ERP Enterprice Resource Management Gestión de los recursos empresariales BPI Business Planning Intelligence Inteligencia en la planeación de los negocios EDI Electronic Data Interchange Intercambio electrónico de datos GPS Global Position System Sistema de posición global Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 34 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES EDI Intercambio electrónico de datos: Sistema electrónico de intercambio de información entre empresas, que por medio de un formato específico común entre las empresas como pueden ser órdenes de compra, facturas, reportes de inventarios, documentos de embarque, pagos, etcétera, la utilización de éste minimiza los errores que se puedan cometer por los empleados ya que la información se trasmite por medio de ordenadores. Ventajas: Reducción de costos administrativos Mejor control del inventario Manejo de información confiable estadística Mejor planeación de los recursos con los que cuenta la empresa Información de calidad en tiempo real Mejor capacidad de respuesta al cliente Código de Barras: lector electrónico de símbolos que ayuda a identificar de manera automática productos, servicios, localizaciones, activos entre otros. Ventajas: Captura información automáticamente Rápida y fácil utilización Se puede adherir al producto en el envase Se puede reasignar un código a un producto en el momento que se requiera Sistemas de radiofrecuencia: sistema de almacenamiento de datos remoto que trasmite la identidad del objeto, animal o persona al cual se adhiere o incorpora, por medio de ondas de radio. Ventajas: Permite la comunicación entre emisor y receptor, por medio de antenas No se requiere visión directa entre emisor y receptor para comunicarse Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 35 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Actividad 3. Tendencias En esta actividad participarás en el foro y responderás las preguntas referentes al tema de tendencias logísticas actuales. 1. Ve a la siguiente dirección: http://www.cai.es/sestudios/pdf/LOGISTICA2011/4LOGISTICA.pdf, lee el capítulo 4. Tendencias logísticas en la cadena de suministro de la página 88 a la 106. 2. De acuerdo con la lectura y con lo aprendido en la unidad, entra al foro de discusión y responde con tus compañeros las siguientes preguntas: - ¿En qué consiste la cadena de suministros? ¿Las PyME del sector primario la aplican en su gestión? - ¿Qué es el outsourcing logístico y cómo puede una PyME convertirlo en una ventaja competitiva si es del giro servicios? - De las estrategias de colaboración, explica cual se adecua más a las necesidades de una PyME comercial - ¿Aplican las PyME de giro industrial la e-logistic en sus procesos?, especifica cómo. - ¿Qué sistemas de información y logística inalámbrica utilizan las PyME o deberían utilizar, si son del giro comercio? 3. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara tus opiniones con las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero. No olvides justificar tus comentarios. Autoevaluación Una vez finalizada la Unidad 3, realiza la autoevaluación correspondiente a los temas revisados durante este curso. No olvides leer con atención las preguntas para seleccionar la respuesta adecuada. Para realizarla, entra al aula y da clic en Autoevaluación. http://www.cai.es/sestudios/pdf/LOGISTICA2011/4LOGISTICA.pdf Unidad 3. Costos, indicadores y tendencias en la gestión logística 36 División de Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyMES Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora En la evidencia de aprendizaje, aplicarás todos los conocimientos adquiridos de esta unidad y para ello le ayudarás a una fábrica de zapatos a tomar la mejor decisión sobre como transportar su mercancía. 1. Descarga el documento “Alianza zapatera”, lee con atención la situación que se te presenta y resuelve lo que se te solicita. 2. Al finalizar guárdalo con la siguiente nomenclatura GPLO_U3_EA_XXYZ, envíalo a tu docente en línea y espera retroalimentación. Autorreflexión Recuerda, debes hacer tu Autorreflexión al terminar la autoevaluación. Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexión y consulta las preguntas que tu docente en línea formule. A partir de ellas, debes elaborar tu Autorreflexión en un archivo de texto llamado GPLO_ATR_U3_XXYZ. Tu archivo lo deberás enviar mediante la herramienta “Autorreflexiones”. Cierre de la unidad En esta unidad que concluye, como te habrás dado cuenta, estudiaste de una manera general los costos relacionados con la logística que implican un gran desembolso para la organización, por lo cual siempre se está analizando la manera de reducirlos sin descuidar por ello la atención al cliente y la satisfacción del mismo, en cada uno de los niveles de la cadena de suministro en que éste se localice, también se estudiaron algunas de las tendencias logísticas actuales y su aplicación en las PyME, objetivos diversos pero todas enfocados a generar una ventaja competitiva en la organización. Si alguno de los temas expuestos no te ha quedado claro se te recomienda retomar la lectura, además de apoyarte en los temas