110 Secretaria General

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110.1.3 
1.111:111111,- 
110.3 
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA 
SECRETARIA GENERAL 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
	
CÓDIGO: 100 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
	
CÓDIGO: 110 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
	
DÍA: 	10 	MES: Diciembre 
	
AÑO: 2012 
•:•:•:•:-:- 
••••DISPOSICI014:FiNAL.: 
•:•:•:-:•:• 
2 años 10 años X X X ACTAS 
ACTAS CONSEJO ACADÉMICO 
ACTAS CONSEJO SUPERIOR 
UNIVERSITARIO 
ACTAS DE GRADO 
111111111:111:::::: :::::11:111:11111111111::::::::1111111 1111:1:11111111111111:111::11111I1111.11.111::i 
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2 años 10 años X X X ACUERDOS 
ACUERDOS DEL CONSEJO ACADÉMICO 
ACUERDOS DEL CONSEJO SUPERIOR 
UNIVERSITARIO 
:1:11111:111i11111: 
DERECHOS DE PETICIÓN 2 años 3 años X 
:1:1111:1111111111:::: 	 :,11111•1111.11:1111111111111 
X SE SELECCIONARÁN AQUELLOS CUYO 
CONTENIDO TEMÁTICO Y VIGENCIA, 
AMERITEN SU CONSERVACIÓN. 
1111111:11:11111:11 
X ELECCIONES - DESIGNACIONES 2 años 5 años X X 110.4 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
1 DE 9 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
	
CÓDIGO: 100 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
	
CÓDIGO: 110 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
	
DÍA: 	10 
	
MES: Diciembre 
	
AÑO: 2012 
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Archivo: 
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Gestión.: 
• 
• Archivo 
•••Central•- • .-.- 	- 	• 	' 
110.4.1 ELECCIÓN DE RECTOR 
* Actas preinscripción 
* Actas 	inscripción de candidatos 
* Constancia cumplimiento de requisitos 
* Acuerdo del Consejo Académico 
designación terna de candidatos 
* Hojas de vida de la terna 
* Acuerdo del Consejo Superior 
designación del Rector 
* Acta de posesión 
110.4.2 DESIGNACIÓN DE REPRESENTANTES ANTE 
EL COMITÉ DE INVESTIGACIONES 
* Resolución que designa los docentes 
ante el Comité de Investigaciones 
* Acta de posesión 
110.4.3 ELECCIÓN - DESIGNACIÓN 
DE REPRESENTANTES ANTE 
EL COMITÉ INTERNO DE ASIGNACIÓN 
Y RECONOCIMIENTO DE PUNTAJE 
DESIGNACIÓN DE DECANOS ANTE EL 
COMITÉ INTERNO DE ASIGNACIÓN Y 
RECONOCIMIENTO DE PUNTAJE 
* Acuerdo del Consejo Académico 
* Acta de posesión 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTUA ORGÁNICA: RECTORÍA 
	
CÓDIGO: 100 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
	
CÓDIGO: 110 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
	
DÍA: 	10 	MES: Diciembre 
	
AÑO: 2012 
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Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
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ELECCIÓN DE DOCENTES ANTE EL 
COMITÉ INTERNO DE ASIGNACIÓN 
Y RECONOCIMIENTO DE PUNTAJE 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
* Constancia cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
110.4.4 
110.4.5 
ELECCIÓN DE REPRESENTANTES ANTE 
EL COMITÉ PARITARIO DE SALUD 
OCUPACIONAL 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN DE REPRESENTANTES ANTE 
EL CONSEJO ACADÉMICO 
ELECCIÓN REPRESENTANTE DE 
LOS DIRECTORES DE PROGRAMAS 
ACADÉMICOS 
* Acta de reunión 
* Acta de posesión 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
	
CÓDIGO: 100 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
	
CÓDIGO: 110 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
	
DÍA: 	10 
	
MES: Diciembre 
	
AÑO: 2012 
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Central 
110.4.6 
ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS 
DOCENTES 
* Convocatoria 
*Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS 
ESTUDIANTES 
* Convocatoria 
*Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN O DESIGNACIÓN DE 
REPRESENTANTES ANTE EL CONSEJO 
SUPERIOR UNIVERSITARIO 
DESIGNACIÓN REPRESENTANTE DE LAS 
DIRECTIVAS ACADÉMICAS 
* Acuerdo del Consejo Académico 
* Acta de posesión 
DESIGNACIÓN REPRESENTANTE DEL 
GOBERNADOR DE CUNDINAMARCA 
* Acto administrativo mediante el cual se 
hace la delegación 
* Acta de juramento 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
	
CÓDIGO: 100 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
	
CÓDIGO: 110 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
	
DÍA: 	10 
	
MES: Diciembre 
	
AÑO: 2012 
CÓDIGO . 	• 	.... • • 	- 	- 	• 	• 	- 
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DESIGNACIÓN REPRESENTANTE DEL 
MINISTRO DE EDUCACIÓN NACIONAL 
* Acto administrativo mediante el cual se 
hace la delegación 
* Acta de juramento 
DESIGNACIÓN REPRESENTANTE DEL 
PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 
* Acto administrativo mediante el cual se 
hace la designación 
* Acta de juramento 
ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS 
DOCENTES 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de los candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
DESIGNACIÓN DEL REPRESENTANTE 
DE LOS EGRESADOS 
* Solicitud a ASEUMA de terna de 
egresados 
* Acuerdo del Consejo Superior 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN DEL REPRESENTANTE 
DE LOS ESTUDIANTES 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
CÓDIGO: 100 
CÓDIGO: 110 
DÍA: 	10 	MES: Diciembre AÑO: 2012 
CÓDIGO=::::: • 	- 	..-.-. 
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DISPOSICIÓN FINAL -:. 
PROCEDIMIENTO.::::: 
Gestión: ::Central 
ili,Ctii■ici:: :::ÁiClii;ii.:: 
 
110.4.7 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
DESIGNACIÓN DEL REPRESENTANTE 
DE LOS EX-RECTORES UNIVERSITARIOS 
* Convocatoria 
* Acuerdo del Consejo Académico 
* Hojas de vida terna de candidatos 
* Acuerdo del Consejo Superior 
* Acta de posesión 
DESIGNACIÓN DEL REPRESENTANTE DEL 
SECTOR PRODUCTIVO 
* Convocatoria 
* Acuerdo del Consejo Académico 
* Hojas de vida terna de candidatos 
* Acuerdo del Consejo Superior 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN O DESIGNACIÓN DE 
REPRESENTANTES ANTE LOS CONSEJOS 
DE FACULTAD 
ELECCIÓN DEL REPRESENTANTE 
DE LOS DOCENTES 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
PROCESO: SECRETARÍAGENERAL 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
CÓDIGO: 100 
CÓDIGO: 110 
DÍA: 	10 	MES: Diciembre AÑO: 2012 
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: : Géstión•: : 
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:Central :: 
110.4.8 
110.4.9 
DESIGNACIÓN DEL REPRESENTANTE 
DE LOS EGRESADOS 
* Solicitud a ASEUMA de terna de 
egresados para cada facultad 
* Integración de la terna 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN DEL REPRESENTANTE 
DE LOS ESTUDIANTES 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN COMITÉ DE 
CONVIVENCIA LABORAL 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ELECCIÓN DOCENTES COMITÉ DE 
CIENCIAS BÁSICAS 
* Convocatoria 
* Actas de inscripción de candidatos 
* Constancias cumplimiento de requisitos 
* Actas de instalación y escrutinios 
* Acta de posesión 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	 7 DE 9 
SERIES:Y:TIPOS:DOCUMENTALES: : 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
	
CÓDIGO: 100 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
	
CÓDIGO: 110 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
	
DÍA: 	10 
	
MES: Diciembre 
	
AÑO: 2012 
RETENCIÓN: : 
Archivo: >Archivo:: 
Gestión :::Central 
110.4.10 DESIGNACIÓN COMITÉ DE 
ÉTICA PARA LA INVESTIGACIÓN 
* Designación 
* Acta de Posesión 
110.5 PLANES DE ACCIÓN 
* Plan Estratégico Operativo 
* Planes de Mejoramiento 
* Planes de Auditoria de Calidad 
* Planes de Auditoria de Control Interno 
2 años X X 
110.6 2 años X X DOCUMENTOS DE QUEJAS Y 
RECLAMOS 
2 años 3 años X X X 
110.7.2 
REGISTROS DE CORRESPONDENCIA 
REGISTROS DE CORRESPON-
DENCIA ENVIADA 
* Planillas 
* Libros radicadores 
REGISTROS DE CORRESPONDENCIA 
RECIBIDA 
* Planillas 
110.7 
110.7.1 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 
	
2012 
	
8 DE 9 
RETENCIÓN:: : 
Gestión Central 
PROCEDIMIENT 
110.9.3 
Doctora CARMEN IANA ARO OCUA 
ONIO DOCUMENTAL 
MA HA ROCIO SUAREZ PULIDO 
PROFESIONAL ESPECIALIZADA - RESPONSABLE DE ADMINISTRA ON DE DOCUMENTOS 
RESPONSABLE DE 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: RECTORÍA 
PROCESO: SECRETARÍA GENERAL 
COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 027 
CÓDIGO: 100 
CÓDIGO: 110 
DÍA: 	10 	 MES: Diciembre AÑO: 2012 
0. 
•:•:0:.:. 
0ISPOSICZÓN.FINAL:• 
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X X 110.8 RESOLUCIONES 2 años 10 años X 
X 2 años 
2 años 
2 años 
3 años 
3 años 
5 años 
X 
X 
INFORMES 
INFORMES DE GESTIÓN 
INFORMES DE PARTICIPACIÓN EN 
EVENTOS 
INFORMES DE QUEJAS Y RECLAMOS 
X SE SELECCIONARÁN AQUELLOS CUYO 
CONTENIDO TEMÁTICO Y VIGENCIA 
AMETITEN SU CONSERVACIÓN 
O =ORIGINAL 
C=COPIA 
CT = CONSERVACIÓN TOTAL 
E = ELIMINACIÓN 
M = MICROFILMACIÓN 
S = SELECCIÓN 
P = PERMANENTE 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 	 2012 
	 9 DE 9 
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