Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
TEMA 1: LA ADMINISTRACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES 1.1. INTRODUCCIÓN. 1.2. LA EMPRESA COMO ORGANIZACIÓN. 1.3. LA ADMINISTRACIÓN: NATURALEZA Y CONTENIDO. 1.4. LA NATURALEZA DEL TRABAJO DIRECTIVO. 1.5. SÍNTESIS EVOLUTIVA DE LAS PRINCIPALES ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN. 1.1. INTRODUCCIÓN. Estudiar dirección y administración de empresas es importante por varias razones. Primero, nuestra sociedad depende de instituciones y organizaciones especializadas para proveer los bienes y servicios que deseamos. Estas organizaciones son guiadas y dirigidas por las decisiones de uno o más individuos, denominados directivos, administradores o gerentes, que son quienes asignan una serie de recursos escasos a objetivos distintos y, a menudo, en competencia. Los administradores establecen las condiciones en las que se proporcionan trabajos, ingresos, estilos de vida, productos, servicios, protección, asistencia médica, conocimiento, etc. Sería muy difícil encontrar a alguien que ni sea un gerente, ni dependa de las decisiones de un gerente. También resulta importante conocer en qué consiste la dirección y administración de organizaciones, ya que comprender su funcionamiento es la mejor forma de poder contribuir a lograr los objetivos que persiguen, tratando al mismo tiempo de alcanzar los propios. También resulta esencial estudiar dirección y administración de organizaciones porque es muy probable que individuos que no han sido entrenados como gerentes se encuentren en puestos de gerencia. Si tenemos en cuenta que el éxito futuro de cualquier país depende de la capacidad de trabajo y de la capacidad directiva de sus gentes, la necesidad de ser capaz de adaptarse a los cambios del entorno y de dirigir correctamente al personal, pone de manifiesto la importancia del aprendizaje de prácticas de dirección y administración. La administración de empresas, como disciplina científica, se ha ido alimentando y formando de las experiencias de los gerentes, así como de otros individuos que se han aproximado al estudio las empresas por diferentes razones: ingenieros, sociólogos, psicólogos, juristas, economistas, contables, matemáticos, políticos, etc. Tal diversidad de perspectivas sobre el mismo tema es difícilmente clasificable de manera nítida, y hace que sean muchas las maneras de percibir las tareas de la gerencia, siendo algunas más útiles para resolver unos problemas que otras. Debido a que no hay un enfoque único y universalmente aceptado acerca de la dirección, será preciso familiarizarse con las teorías más importantes. En una sociedad como la nuestra organizada de forma compleja y dinámica, una de las actividades humanas más importantes es la administración, porque en cualquier clase de empresa, en cualquier organización, hace falta crear y mantener un medio ambiente en el cual las personas trabajando en grupos puedan realizar misiones y objetivos específicos, para asegurar la coordinación Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 2 de los esfuerzos individuales. Las organizaciones consiguen sus objetivos gracias al esfuerzo conjunto y coordinado de un grupo de individuos. La misión fundamental de la administración es conseguir la actuación conjunta y eficaz de la gente hacia objetivos y valores comunes, una estructura adecuada, un adiestramiento y desarrollo necesarios para la eficacia y para la respuesta al cambio. La administración se refiere al hombre, su misión es hacer a la gente capaz de eficacia conjunta, para hacer sus puntos fuertes eficaces y sus debilidades irrelevantes. Se encuentra inserta en la cultura, cada empresa debe comprometerse con objetivos comunes y valores compartidos diferentes. No es igual una pequeña empresa, una iglesia, un hospital que una empresa grande, pero existen una serie de principios esenciales, contrastados por la práctica del desarrollo del management en numerosas organizaciones, que es preciso aprender para conseguir buenos resultados y eficacia en las organizaciones. El sentido común es una ayuda valiosísima para practicar el management, sin embargo, por sí sólo no es suficiente. La administración se debe considerar como una disciplina configurada por unos conocimientos que se pueden y se deben aprender. El propósito de esta asignatura es empezar a adquirir estos conocimientos. Así, en este primer tema tratamos de especificar en que consisten las tareas directivas. Comenzando en primer lugar a delimitar el contenido del término organización y administración, ya que en Economía de la Empresa, ciertos vocablos que se emplean tienen la característica de evocar numerosos conceptos o realidades. Y esto le ocurre a los términos organización y administración, que tanto necesitamos concretar su significado para el desarrollo de nuestra asignatura. En un tercer epígrafe entraremos en el estudio de la administración como proceso conductor y transformador permanente que permite alcanzar los objetivos de las organizaciones con la mayor eficiencia y eficacia y, a continuación, abordaremos la naturaleza del trabajo directivo, hablando de las personas que realizan tareas directivas. Finalmente, el último epígrafe lo ocuparemos en explicar el desarrollo científico de las Teorías de Administración y Organización y los investigadores que han tratado de codificar, enseñar y expandir la disciplina. 1.2. LA EMPRESA COMO ORGANIZACIÓN. La Economía de la Empresa, disciplina que hemos conocido en el curso anterior y queremos seguir analizando, es una ciencia social que estudia la realidad económica de las organizaciones que se definen como empresas, e intenta explicar científicamente sus actividades y sus funciones, tanto desde la perspectiva de su estructura interna y de las actitudes de los elementos que las componen, como desde la óptica de las relaciones que mantienen con su entorno o con los agentes económicos y sociales que lo integran. La complejidad del objeto de la Economía de la Empresa trae como consecuencia que cada vez más se identifiquen parcelas de estudio de la misma que paulatinamente van adquiriendo autonomía desde un punto de vista científico, este es el caso de la financiación, el marketing y la organización. La organización de empresas surge al hilo del desarrollo del concepto empresa y de la complejidad de los aspectos organizativos y administrativos de la misma, centrándose en la dimensión estructural, tiene por objeto analizar los aspectos organizativos que incluye la empresa como Tema 1.- La Administración de las organizaciones 3 organización, de cara al logro de sus objetivos. Nuestra asignatura trata de introducirnos en el conocimiento de la organización de empresas como un área de conocimiento de la Economía de la Empresa. En este epígrafe vamos a tratar de comprender la naturaleza de las organizaciones y definir lo que es la administración de esas organizaciones. Definir es lo primero que hacemos para acercarnos a un conjunto de conocimientos, a una técnica, a una ciencia, para a partir de ese concepto intentar profundizar en ella. Ante la definición del término organización nos encontramos ante una situación semántica “difusa” como señala Bueno Campos (1996, 23) o Lussato (1976), al existir una triple dimensión del vocablo organización: - Organización puede significar el sujeto o la entidad a la que se hace referencia. En este nivel de abstracción podríamos preguntarnos si toda empresa es siempre una organización, y si hay organizaciones que no son empresas. - Organización puede expresar el proceso o la función de organizar, es decir, la que se encarga de diseñar la estructura organizativa y de lograr que se desarrolle una actividad de forma eficaz y eficiente respecto a los objetivos pretendidos. - Organización puede hacer referencia al conjunto de proposiciones teóricas cuya finalidad es determinar leyes y principios de validez suficiente para un momento histórico. La tercera acepciónla analizaremos en el último epígrafe, ahora nos centraremos en la concepción de la organización como sujeto y como acción de organizar. La organización como sujeto, la podemos definir como cualquier grupo de hombres con los medios necesarios adecuados constituido conscientemente que se relacionan entre sí con el propósito de alcanzar un determinado objetivo o fin común. Esta definición es válida para toda clase de organizaciones, públicas o lucrativas, grandes o pequeñas. En una sociedad industrial y de mercado como en la que nos encontramos, estamos permanentemente en contacto con organizaciones (hospital, oficina de registro, compañías de suministro de bienes de consumo, club deportivo, iglesia, comunidad de propietarios, etc.), con características diferentes entre sí, pero que todas ellas poseen tres elementos comunes. 1.- Tienen un propósito definido, que se expresará en objetivos concretos. El propósito de una Universidad es obtener los mejores profesionales para el mercado de trabajo y los investigadores más prestigiosos, lo que se traduce en tratar de ser la que tenga mejores profesores o la que da unos conocimientos a sus alumnos más adecuados con la problemática actual. 2.- Están compuestas por personas, que van a ser las encargadas de alcanzar esas metas. Estas personas pueden tener distinta formación, nivel o disposición, pero todas juntas pueden alcanzar las metas propuestas. 3.- Las personas emplean una serie de métodos y disposiciones, para definir y delimitar el comportamiento de sus miembros. En todas las organizaciones, hay un diseño estructural, unas regulaciones, que han sido establecidos para facilitar la marcha de la organización hacia sus metas. Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 4 Este elemento lo podemos relacionar con la segunda acepción de la organización que vamos a explicar a continuación. Desde este punto de vista, es evidente que la empresa es una organización, pero no todas las organizaciones son empresas, la empresa es una organización económica y que persigue una finalidad lucrativa. En una organización las personas tienen unas funciones, deben seguir una serie de actuaciones que puede que no hayan fijado por sí mismos, sino que forman parte de la manera de comportarse en esa organización. En las organizaciones existe un determinado diseño estructural para facilitar que la organización alcance sus objetivos. La organización como acción de organizar, es el conjunto de principios, reglas, procedimientos, técnicas y habilidades directivas que diseñan la estructura organizativa y configuran los procesos para lograr una acción eficiente y eficaz respecto a los objetivos pretendidos. Organizar implica tener en cuenta tanto las distintas formas en que el trabajo se divide, para crear departamentos que respondan a las exigencias del entorno exterior, como las formas en que dicho trabajo es coordinado de manera que las partes sean dirigidas conjuntamente hacia el cumplimiento de los objetivos globales. En la literatura administrativa se utiliza el término “organización” en el sentido de sujeto, reservando el de “estructura organizativa”, para hacer mención al resultado de la acción de organizar. En cuanto a la tercera acepción, se refiere al campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de las organizaciones en general, o teoría de la organización. De lo expuesto, resulta evidente que la primera acepción, mucho más general incluye a la segunda. Esta perspectiva de conjunto nos lleva a una visión dinámica de la organización, donde la disposición de su estructura básica está en función de sus metas. En este sentido, toda organización, entendida en forma global, involucra como elementos básicos: las personas, las metas, las tareas y la administración. Con lo que la definición de organización implica la aclaración de uno de sus términos componentes: la administración. 1.3. LA ADMINISTRACIÓN: NATURALEZA Y CONTENIDO. Las organizaciones necesitan ser administradas y su administración requiere todo un conjunto de personas encargadas de asuntos diferentes y organizadas según una estructura organizativa. La tarea básica de la administración es la de hacer las cosas a través de las personas. Así, ya sea en las industrias, en el comercio, en las organizaciones de servicios públicos, etc., la eficacia con que las personas trabajan en conjunto para conseguir objetivos comunes depende principalmente de la capacidad de quienes ejercen la función administrativa. Algunos autores definen la administración como el proceso de llevar a cabo eficientemente actividades, mediante el uso de personas, para conseguir una serie de objetivos, o también como el proceso de lograr que las actividades lleguen a su término eficientemente con otras personas y por medio de ellas. Tema 1.- La Administración de las organizaciones 5 De esta definición podemos destacar: 1.- La necesidad de realizar actividades mediante otras personas. Los administradores serán buenos en la medida en que el equipo de personas que supervisan realice mejor su trabajo. Lo necesario no es que el directivo realice más cantidad de tareas que sus subordinados, sino que logre que éstos realicen de la mejor manera posible sus cargas de trabajo. Así, el mejor directivo no es el que más trabaja, sino el que consigue que sus subordinados trabajen mejor. 2.- Los conceptos de eficacia y eficiencia. La eficiencia se refiere a la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. Puesto que los administradores tratan con recursos o insumos que son escasos, se ocupan del empleo eficiente de esos recursos. Por tanto, la administración busca minimizar los costes de los recursos. Ahora bien, no basta con ser eficiente. La administración también tiene que conseguir que se ejecuten las actividades, es decir, buscan la eficacia. Ésta es la consecución de los objetivos propuestos. Mientras la eficiencia significa hacer las cosas correctamente, la eficacia significa hacer las cosas correctas. Eficacia y eficiencia son factores independientes, ya que ninguno de ellos tiene por qué afectar necesariamente al otro. La mejor organización sería aquélla que logra ser al mismo tiempo eficaz y eficiente, es decir, que fija las metas correctas y las alcanza, utilizando sus recursos de forma óptima. 3.- El proceso representa las funciones o actividades primarias en que participan los administradores. Por lo general a esas funciones administrativas se las denomina: planificación, organización, dirección de recursos humanos y control. El significado de la palabra administración lo podemos identificar con la palabra anglosajona management. Drucker (1989) considera que la misión fundamental del management es: conseguir una actuación conjunta de las personas que componen la organización, dándoles objetivos y valores comunes, una estructura adecuada, y la continua orientación para responder ante los cambios. Las tres características fundamentales del management, que deben contemplarse como una totalidad interrelacionada, son las siguientes: • Tarea innovadora: Definir misión. • Tarea de liderazgo: Gestionar recursos humanos. • Aplicación de técnicas específicas en cada área de la organización. La primera tarea del manager es definir la misión de la empresa, y para definirla correctamente hay que orientarse absolutamente hacia el exterior de la propia empresa, mercado y clientes. Esto exige innovar y hacer frente al cambio, redefiniéndola y actualizándola periódicamente. El manager debe tener capacidad de análisis y síntesis para saber qué está sucediendo en el entorno, qué cambios o circunstancias nuevas son problemas y cuáles son las oportunidades, que es necesario mantener y que es preciso cambiar, etc. En función de estos conocimientos, el manager habrá de tomar decisiones, generar objetivos y verificar su cumplimiento, controlando los resultados.Para ello es necesario utilizar y conocer herramientas analíticas. Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 6 Pero también hay que conseguir que todos los miembros de la organización conozcan la misión, participen de ella, la asuman como propia y sepan cómo pueden contribuir con su capacidad para hacerla posible. Ésta es la parte relacionada con el liderazgo. La motivación, la estructura organizativa y toda aquella actividad que tiene que ver con la conducción de la gente que trabaja dentro de la organización y con sus valores humanos, es lo que hará que la misión no sea una simple utopía, un deseo o aspiración, sino lo que da sentido a la actividad por el bien de alguien. El management se desarrolla sobre un conjunto de principios esenciales: 1.- Se refiere al hombre: integra a la gente en un proyecto común, la gente debe sentirse parte de un proyecto común y capaz de poder aportar lo mejor de sí misma en algo que merece la pena. 2.- Debe encontrarse profundamente inmerso en la cultura propia de un país: puesto que se trata de integrar personas en un proyecto común, cómo hacer que se integren será un reto para el manager, deberá encontrar e identificar aquellos elementos de su propia cultura, tradición, historia, que puedan utilizarse para construir el management. 3.- La primera función del manager es pensar, elaborar y dar ejemplo respecto a los fines, valores y objetivos, para ello necesita autoridad y responsabilidad, así como sistemas de información y canales de comunicación que le permitan saber si está alcanzando los resultados. 4.- Debe ser capaz de estimular el desarrollo constante de cada uno de sus miembros a medida que cambien las necesidades y las oportunidades. 5.- Una organización se compone de gente con diferentes capacidades y conocimientos que realizan diferentes tipos de trabajo. El management debe construirse sobre la comunicación y sobre la responsabilidad individual, toda persona debe estar segura y bien informada de lo que se espera de ella. 6.- El management debe ser eficaz en el cumplimiento de sus objetivos y eficiente es decir cumplir los fines con la menor cantidad de recursos posibles, en todos los niveles de la empresa. No valen sólo los resultados a corto plazo para medir la eficacia del management y de la organización. La posición en el mercado, la innovación, la productividad, el desarrollo personal, la calidad, la situación financiera, son importantes para la eficacia y la supervivencia de la organización. 7.- Los resultados sólo se dan en el exterior de la empresa: el resultado es un cliente satisfecho, un estudiante que aplica los conocimientos adquiridos, etc. La empresa existe para la sociedad y en el interior de la empresa sólo existen costes. En resumen, practicar el management consiste en llevar a cabo, con sentido innovador, las funciones de planificación, organización, gestión de recursos humanos y control, creando las condiciones para que la gente pueda sentirse motivada y satisfecha, con el fin de prestar un servicio. El management ya no está reservado únicamente a los altos directivos, sino que se asigna a los diversos responsables de una organización, en todos los niveles. Tema 1.- La Administración de las organizaciones 7 La constitución como disciplina científica de la administración es un fenómeno relativamente reciente. Sus fundamentos se sentaron a principios de siglo, cuando la expansión y consolidación de las empresas empezó a plantear problemas crecientes de gestión que necesitaban ser resueltos. Uno de los primeros en estudiar el tema, cuyas aportaciones se han mantenido hasta ahora, fue Fayol en 1916, un directivo francés que, trató de sistematizar las tareas de dirección en una empresa. Su planteamiento, que concibe la dirección como un proceso (camino sistemático y organizado para hacer las cosas) que comprende una serie de funciones (actividades u operaciones) que conducen a un cierto fin, se ha mantenido poco menos que inalterable hasta nuestros días. Bajo este enfoque, la administración es descrita y analizada a través de las actividades que la componen y busca la eficacia y la eficiencia. Desde entonces se definen como funciones clásicas del proceso directivo: la planificación, la organización, la dirección de recursos humanos y el control. Planificar consiste en decidir por anticipado qué se quiere hacer en el futuro y cuáles son los medios que van a arbitrarse para alcanzarlo; supone una toma anticipada de decisiones, por cuanto sirve para determinar qué quiere conseguirse, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos necesarios para ello. La planificación se materializa en planes de muy distinto tipo, desde los que tratan de prefijar la situación futura de la empresa en los próximos veinte años, hasta los que determinan la cantidad exacta de tipos de productos concretos que va a elaborar una fábrica la próxima semana. Planificar implica comprometer los recursos de la empresa o de alguno de sus departamentos con un propósito determinado; ahora bien, no puede convertirse en un corsé que impida la adaptación de esa empresa ante nuevas circunstancias; es una ayuda, no un estorbo. Quiere esto decir que no es un fin en sí misma, sino una forma de reducir la incertidumbre que rodea a la actuación empresarial. Organizar consiste en diseñar la estructura organizativa, esto es, el patrón más estable de relaciones entre los miembros de la empresa. La jerarquía es un sistema eficiente de asignación de recursos alternativo al mercado; es una consecuencia de los principios de especialización división del trabajo, que permite distribuir la capacidad para resolver problemas y tomar decisiones entre los distintos niveles y puestos de la organización. Frente a la ingenua opinión anarquizante de que toda autoridad es mala por lo que supone de control y de pérdida de autonomía de los subordinados, el principio de autoridad no es más que un principio de orden, que determina quién tiene que hacer qué cosas, lo que simplifica enormemente el trabajo de la empresa. Su manifestación más sencilla pero incompleta es el organigrama. La dirección de recursos humanos pretende integrar dentro de esa estructura a los individuos que van trabajar en ella, y conseguir que orienten su comportamiento en la forma adecuada, hacia el logro de los objetivos de su organización o unidad. Para ello debe ocuparse del reclutamiento, selección, entrenamiento y asignación de personas a puestos. Ahora bien, la empresa no puede confiar en que sus miembros se comporten voluntariamente de la forma adecuada, incluso a pesar de que se hayan empleado los mecanismos de selección y entrenamiento idóneos. El diseño de un sistema de recompensas adecuado es un primer procedimiento para tratar de acompasar los intereses de unos y otros; pero no bastará con ello, por lo que habrá que influir en el comportamiento de otros, Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 8 ejercer, en suma, una tarea de liderazgo. La capacidad de liderazgo es lo que permite influenciar el comportamiento de terceros, incluso, al margen de las relaciones de autoridad. El trato con las personas, esa capacidad para hacer que otros se comporten de la forma adecuada, se movilicen tratando de alcanzar los objetivos del grupo u organización, es tan importante que para algunos dirigir es exactamente esto: liderar recursos humanos, asignando al resto de funciones una importancia menor. Con el control se pretende verificar que el comportamiento de la empresa se mantiene dentro de los límites previamente fijados y, en caso contrario, tomar medidas. Es, en este sentido, el complemento de la planificación; por cuanto pretende garantizar que aquello que nos comprometimos a hacer de antemano realmente se vaya cumpliendo y, en caso de no ser así, que se realicen las correcciones pertinentes para hacer que los hechos se adecuen a losplanes (siempre y cuando los planes puedan seguir en vigor; habrá casos en que el control permitirá identificar los cambios a realizar en los planes, derivados de una situación con la que antes no se había contado o, sencillamente, de errores de cálculo previos). El control, en general, consiste en medir los resultados previstos y compararlos con los esperados, para, a partir de ahí, identificar desviaciones, si las hubiera, así como la forma de corregirlas. El proceso de control no acaba en ningún caso antes de realizar las correcciones a que hubiera lugar; no basta con identificarlas si después no se hace nada para ponerlas en práctica. La planificación precede normalmente al resto de las funciones; mediante el proceso de planificación se fijan los objetivos y medios para alcanzarlos, información que es imprescindible para diseñar la estructura organizativa capaz de llevarlos a cabo (organización) y seleccionar y motivar al personal adecuado (dirección de recursos humanos). Por último, el control verifica el grado de cumplimiento de los planes e identifica a los responsables gracias a su conocimiento de la estructura organizativa. Una única persona no puede ocuparse de todas estas tareas de dirección en la empresa; el trabajo directivo, como cualquier otro, se va especializando, de manera que se van creando puestos no directamente productivos, sino cuyo objetivo es coordinar a otras personas. El diseño de la estructura organizativa consiste, precisamente, en ir coordinando el trabajo de cada nivel con la incorporación de nuevos puestos directivos que, a su vez, serán coordinados por otros de nivel superior. Esto es lo que va dando la forma piramidal a la organización. La jerarquía surge, en efecto, cuando se pone a un grupo de trabajadores bajo la tutela de un capataz, que por su parte estará sometido a las instrucciones de otro directivo de más nivel, que a su vez depende de otro y así sucesivamente, hasta que todas las unidades quedan al mando de una única persona o grupo. Hay, por lo tanto, al menos dos formas de clasificar a los directivos: según el nivel en que se encuentren o según el tipo concreto de tarea que tengan encomendada. En primer lugar, podemos distinguir tres niveles directivos, cada uno de los cuales tiene unas determinadas tareas y responsabilidades: la alta dirección, los directivos de nivel medio y los supervisores de primera línea. Tema 1.- La Administración de las organizaciones 9 La alta dirección es la encargada de pilotar la empresa, fijar los objetivos de ésta y sus grandes líneas estratégicas; de ella depende la marcha general de la empresa, que funcione como un todo cohesionado. Ello depende en gran medida de factores medioambientales, fuera del control de la empresa, por lo tanto; lo que hace que en este nivel se experimenten elevadas dosis de incertidumbre, se afronten problemas nuevos y mal comprendidos. Por ello, las decisiones que se tomen aquí serán, por lo general, a largo plazo, poco estructuradas, donde la solución se buscará mediante un proceso de prueba y error. La reflexión, el buen juicio y la experiencia son básicos en este nivel. Los directivos de primera línea son los que están en contacto directo con los trabajadores que hacen el trabajo productivo de la empresa. Ocupan el nivel más bajo de los que dan órdenes a otros, como obreros, transportistas o vendedores, por ejemplo. A diferencia del caso anterior, las decisiones que se toman este nivel son rutinarias y repetitivas; siempre surgen los mismos problemas, por ello es posible destinar recursos a identificar bien esos problemas y buscar para ello soluciones óptimas, mediante el empleo de técnicas y modelos cuantitativos. La alta dirección y los directivos de primera línea están unidos por una cadena de directivos, los de nivel medio, que se encargan de mantenerlos en contacto; actúan como bisagra entre ambos. Sus superiores son directivos, sus subordinados también; es el caso típico de un director de fábrica o de un jefe de ventas. Su papel básico consiste en trasmitir información: hacia abajo traducen y desagregan las grandes directrices fijadas por la alta dirección en objetivos, planes y programas concretos para cada uno de los niveles subordinados, y asignan los recursos que requieran; hacia arriba, coordinan e integran las tareas, más especializadas, de los niveles inferiores. En general, a medida que descienden en la línea tratan con problemas mejor estructurados, progresivamente rutinizables, de solución predeterminada; su trabajo es crecientemente detallado y concreto, menos abstracto. Según la amplitud de las actividades que realizan los directivos, encontramos directivos generales y directivos funcionales, sobre todo en los niveles intermedios. Directivos funcionales, son aquellos responsables de personas, secciones o departamentos que ejecutan una tarea similar en contenido y orientación y que tienen formación y capacidades próximas (por ejemplo: de finanzas, de personal, etc.). Directivos generales serían aquéllos que son responsables de personas o departamentos que ejecutan conjuntamente las tareas o actividades básicas de una empresa. Tienen más facilidad de promoción y no están especializados. 1.4. LA NATURALEZA DEL TRABAJO DIRECTIVO. El autor que más ha profundizado en la naturaleza del trabajo directivo ha sido Henry Mintzberg, quién dedicó su tesis doctoral (1968) a la naturaleza de este trabajo y en posteriores publicaciones ha corroborado su interés por estos temas. Este autor parte de la idea de que la definición dada por Fayol sobre el trabajo del directivo no dice mucho sobre lo que los directivos hacen en realidad, sino que como mucho, indican ciertos objetivos ambiguos que tienen los directivos cuando trabajan. Mintzberg sintetiza los descubrimientos de su investigación en una descripción de los diez papeles que parece que definen el contenido Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 10 esencial de todos los trabajos de los directivos, y señala que es interesante para las personas que desempeñan labores directivas conocer estas funciones para el desarrollo eficaz de su trabajo. Por otra parte, existen una serie de creencias sobre la labor de un directivo, que Mintzberg analiza en base a los datos de su investigación. En primer lugar, la teoría considera que el directivo es un planificador reflexivo y sistemático. Sin embargo, numerosas evidencias empíricas muestran que los directivos trabajan a un ritmo incesante1, que sus actividades se caracterizan por la brevedad, variedad y discontinuidad2, que están fuertemente orientados hacia la acción y que no les gustan las actividades reflexivas. El directivo tiene que responder a los estímulos en tiempo real, es un individuo que está condicionado por su trabajo a preferir la acción inmediata a la demorada. Otra creencia sobre la labor de los directivos es la que supone que el directivo eficaz, al igual que el buen director de orquesta, prepara escrupulosamente todas las cosas por adelantado, respondiendo únicamente a las excepciones ocasionales imprevisibles. Además, considera que deben dedicar más tiempo a la planificación y la delegación, y menos a tratar con los clientes y enrolarse en negociaciones. Sin embargo, un estudio de directores de ventas y otro de directores generales sugiere que ver a los clientes forma parte natural de ambos trabajos, suponiendo que se desee conservar esos clientes. Alguien describió al directivo, medio en broma, como aquella persona que atiende las visitas para que todos los demás puedan seguir trabajando. Mintzberg descubrió en su estudio que ciertos deberes ceremoniales forman parte intrínseca del trabajo del director general. Según la teoría el alto directivo necesita que la información esté resumida, lo que se consigue mejor mediante un sistema formal de información para la dirección. Los directivos disponen de cinco mediosde información: documentos, llamadas telefónicas, reuniones programadas y no programadas y paseos de observación. Sin embargo, los directivos prefieren los medios orales, es decir, llamadas telefónicas y reuniones. También agradecen especialmente las murmuraciones, rumores y especulaciones, debido a su oportunidad, ya que los rumores de hoy pueden ser los hechos de mañana. Esta preferencia por la información oral provoca que el banco de datos estratégicos de la organización no se encuentre en la memoria de sus ordenadores, sino en las mentes de sus directivos, y este hecho es uno de los causantes de la dificultad y reticencia de los directivos para delegar tareas, ya que no se trata de pasarle a alguien un dossier, sino que tienen que tomarse tiempo para “volcar la memoria”, es decir, informar a ese alguien de todo lo que saben del tema, pero esto puede llevar tanto tiempo que les resulte más fácil y rápido realizar la tarea ellos mismos. Así pues, el directivo está condenado por su propio sistema informativo a un “dilema de delegación”, es decir, optar por tener que hacer demasiado uno mismo, o delegar en subordinados que disponen de información inadecuada e incompleta. 1 Un estudio de los diarios de 160 directivos británicos medios y altos detectó que sólo trabajaban durante media hora o más sin interrupción, aproximadamente una vez cada dos días. 2 Parece que saltan de un asunto a otro, respondiendo continuamente a las necesidades del momento. La ausencia en muchos casos de una planificación estratégica hace que la labor de estos directivos sea parecida a la de un bombero que debe apagar constantes “fuegos” en distintos departamentos y actividades de la empresa, por falta de un mínimo de previsión. Tema 1.- La Administración de las organizaciones 11 Por lo que se ha comentado hasta ahora, podemos ver que el trabajo de un directivo es enormemente complicado y difícil. El directivo está sobrecargado de obligaciones, y no le resulta fácil ni a veces viable delegar parte de sus tareas. La brevedad, fragmentación y la comunicación oral caracterizan el trabajo. Y éstas han sido las mismas características del trabajo directivo que han estorbado los intentos científicos por mejorarlo. El directivo, según Mintzberg, se puede definir como aquella persona que está a cargo de una organización o de una de sus subunidades, como por ejemplo, los directores generales, los capataces, los obispos, los entrenadores, los ministros, etc. Todas estas personas tienen una característica en común: están investidas de autoridad formal sobre una unidad organizativa. De la autoridad formal procede el status, que conduce a varias relaciones interpersonales y de éstas procede el acceso a la información. La información, a su vez, capacita al directivo para tomar decisiones y estrategias para su unidad. Según Peter F. Drucker, el directivo está encargado de crear un todo verdadero que es mayor que la suma de sus partes, una entidad productiva que resulta ser más que la suma de los recursos que se le asignaron. Una analogía es la del director de una orquesta sinfónica, gracias a cuyo esfuerzo, visión y liderazgo las partes instrumentales individuales, que por sí mismas hacen tanto ruido, se convierten en el todo vivo de la música. Pero el director de orquesta dispone de la partitura del compositor, es decir, es sólo un intérprete. Por su parte, el directivo es compositor y director de orquesta a la vez. El trabajo directivo se puede describir en función de diversos papeles o conjuntos organizados de comportamientos identificados con una posición. Su descripción abarca diez papeles que los agrupa en tres apartados: PAPELES INTERPERSONALES INFORMATIVOS DECISORIOS Cabeza visible Monitor Empresario Líder Difusor Gestor de anomalías Enlace Portavoz Asignador de recursos Negociador � Papeles interpersonales Tres de los papeles del directivo surgen directamente de la autoridad formal e implican relaciones interpersonales básicas. 1.- Primero está el papel de cabeza visible (representante). En virtud de su posición como cabeza de una unidad organizativa, todo directivo tiene que cumplir con algunos deberes de naturaleza ceremonial: almuerzos, visitas, conferencias, etc. Los deberes implican papeles interpersonales que pueden ser rutinarios algunas veces, con poca información seria y toma de decisiones poco importante. No obstante, son importantes para el funcionamiento fluido de una organización, por lo que el directivo no los puede olvidar. Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 12 2.- Al estar a cargo de una unidad organizativa, el directivo es responsable del trabajo de las personas de esa unidad. Sus actividades a este respecto constituyen el papel de líder. Algunas de estas acciones implican directamente el liderazgo; por ejemplo, en algunas organizaciones el directivo es responsable de buscar su propio staff. Además, está el ejercicio informal del papel de líder: todo directivo tiene que motivar y animar a sus empleados, reconciliando de algún modo sus necesidades individuales con los objetivos de la organización. La organización formal le da un gran poder potencial, pero el liderazgo determina en gran medida qué cantidad de éste utilizará en realidad. 3.- El papel de enlace es aquél según el cual el directivo mantiene contactos fuera de su cadena vertical de mando. Los directivos pasan gran parte de su tiempo con personas de otras unidades, clientes, proveedores, directivos de organizaciones similares, etc. El directivo cultiva estos contactos principalmente para obtener información. El papel de enlace se dedica a estructurar el propio sistema informativo externo del directivo, que aunque informal, privado y oral, no obstante es eficaz. � Papeles informativos. En virtud de los contactos interpersonales, tanto con los subordinados como con la red de contactos, el directivo surge como el centro nervioso de su unidad organizativa. Puede que el directivo no lo sepa todo, pero posee más información que cualquiera de sus subordinados. Como líder, el directivo tiene un acceso formal y fácil a cada uno de sus subordinados, pero además sus contactos de enlace lo exponen a información exterior a la que sus subordinados muchas veces no tienen acceso. Muchos de estos contactos se realizan con otras personas que a su vez son centros nerviosos de otras organizaciones, desarrollando de este modo poderosas bases de datos de información. El procesado de información es una parte clave del trabajo del directivo. El directivo no deja las reuniones o cuelga el teléfono para volver al trabajo, ya que en gran medida la comunicación es su trabajo. Tres son los papeles que describen los aspectos informativos del trabajo directivo. 4.- Como monitor, el directivo busca constantemente información en su entorno acerca de las operaciones que son de su responsabilidad y acerca del ambiente. El directivo barre continuamente su entorno buscando información, interroga a los contactos de enlace y subordinados y recibe información que no ha solicitado, gran parte de ella como resultado de la red de contactos personales que haya desarrollado. Gran parte de la información que recibe el directivo en su papel de monitor le llega en forma oral, a menudo en forma de murmuraciones, rumores y especulaciones. 5.- Los directivos tienen que compartir y distribuir gran parte de esta información, ya que la información que cosechan en los contactos externos personales puede ser necesaria dentro de su organización. En su papel de difusor, los directivos pasan parte de su información privilegiada directamente a sus subordinados, quienes de otro modo no tendrían acceso a ella. 6.- En su papel de portavoz, los directivos hablan en favor de su unidad ante las personas ajenas a su organización. Además, formando parte del papel deportavoz, todo directivo tiene que Tema 1.- La Administración de las organizaciones 13 informar y satisfacer a las personas influyentes que controlan su unidad organizativa. Los directivos y accionistas tienen que ser advertidos del comportamiento financiero, los consumidores del cumplimiento de la responsabilidad social, y así sucesivamente. � Papeles decisorios. La información no es un fin en sí misma, sino que es el input básico para la toma de decisiones. Otro aspecto a tener claro es que el directivo desempeña el papel principal en su sistema de toma de decisiones. Al ser autoridad formal, sólo el directivo puede obligar a la unidad a tomar nuevos cursos de acción, y al ser su centro nervioso, sólo el directivo posee la información completa y actual para tomar el conjunto de decisiones que determinen la estrategia de la empresa o unidad. Cuatro papeles describen al directivo en la toma de decisiones. 7.- Como empresario, el directivo busca mejorar su unidad, adaptarla a las condiciones cambiantes del entorno. En su papel de monitor, el directivo siempre está al acecho de nuevas ideas. Cuando aparecen, en el contexto del papel de empresario, se inicia un proyecto de desarrollo que puede supervisar o delegar en un empleado, es decir, desarrollará esa idea con ayuda de otros. 8.- Mientras que el papel de empresario describe al directivo como iniciador voluntario de los cambios, éste tiene que desarrollar el papel de gestor de anomalías, reaccionando ante dificultades imprevistas que entorpecen el desempeño normal o esperado. El cambio está fuera del control del directivo, una huelga, que los principales empleados pretendan renunciar, el equipo de producción no funciona, un proveedor o un cliente rechaza un compromiso asumido formalmente. Todos los directivos tienen que pasar una buena parte de su tiempo resolviendo problemas que ejercen una elevada presión. Son circunstancias que se presentan porque los directivos no pueden anticipar todas las consecuencias de las acciones que realizan. Ninguna organización se puede dirigir tan bien, estar tan normalizada, que haya tenido en cuenta todas las posibles contingencias por anticipado. 9.- El tercer papel decisorio es el de asignar recursos. Sobre el directivo recae la responsabilidad de tomar decisiones sobre cómo el tiempo, dinero, materiales, horas de trabajo y recursos limitados serán aplicados a las múltiples y diversas necesidades de una empresa. 10.- El último papel decisorio es el de negociador. Los directivos -según los estudios realizados por Mintzberg- pasan un tiempo considerable en negociaciones: negociar salarios, negociar huelgas, negociar asociaciones con otros empresarios. Las negociaciones son deberes en el trabajo del directivo, quizás rutinas, que no se deben eludir. Forman parte de su trabajo ya que sólo el directivo posee la autoridad para asignar los recursos organizativos en tiempo real, y sólo él dispone de la información del centro nervioso que requieren las negociaciones importantes. Estos diez papeles no se pueden separar fácilmente, forman un todo integrado. Por ejemplo, un directivo sin contactos de enlace carece de información exterior. En consecuencia, no puede difundir información que necesitan los subordinados ni tomar decisiones que reflejen adecuadamente las condiciones exteriores. (De hecho, éste es uno de los problemas que se presentan cuando una Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 14 persona nueva ocupa una posición directiva, y no podrá tomar buenas decisiones hasta que esté establecida la red de contactos). Esto no quiere decir que todos los directivos presten igual atención a cada papel. De hecho, se ha descubierto en la revisión de varios estudios de investigación que: • Los directores de ventas parece que pasan relativamente más tiempo en los papeles interpersonales. • Los directivos de producción prestan más atención a los papeles decisorios, lo que es presumiblemente un reflejo de su preocupación porque el flujo de trabajo sea eficaz. • Los directores de staff pasan relativamente más tiempo en los papeles informativos, ya que se trata de expertos que dirigen departamentos que aconsejan a otras partes de la organización. No obstante, en todos los casos los papeles interpersonales, informativos y decisorios son inseparables. Mintzberg indica que el conocimiento de estas funciones es importante porque la eficacia de los directivos está influida por la idea que tienen de su propio trabajo; es decir, su comportamiento depende de lo bien que conozcan y respondan a las presiones y dilemas del trabajo. 1.5. SÍNTESIS EVOLUTIVA DE LAS PRINCIPALES ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN. La función del management ha variado tanto como su significado. En todos los sectores de la sociedad se ha vuelto imprescindible el management para realizar deseos, y alcanzar objetivos en común. Es por lo que ha surgido una evolución grande en los conocimientos sobre management y se indica que es una ciencia en formación, ya que empieza a tener un conjunto ordenado y sistematizado de conocimientos. Muchos de estos conocimientos están inspirados en la reflexión e investigación sobre la práctica real de la empresa y muchos están tomados aún prestados de otras ciencias, principalmente de las ciencias sociales y humanas y muy en concreto de la economía y de la psicología. Es incuestionable que el sentido común es una ayuda valiosísima para practicar el management. La administración como cualquier otra práctica es un arte, significa tener conocimientos, saber cómo hacer, implica hacer las cosas dependiendo de una situación, sin embargo, por sí sólo es insuficiente. Los administradores pueden trabajar mejor si utilizan un conocimiento organizado de la administración, y este conocimiento, sea más o menos avanzado o más o menos exacto, si está bien organizado y es claro y contrastable, es lo que dará el contenido a la ciencia de la administración. Así, los conocimientos de que disponemos sobre administración pueden mejorar nuestra práctica administrativa. Cuando hablamos de ciencia de la administración queremos decir conocimiento organizado. La característica primordial de cualquier ciencia es la aplicación del método científico al Tema 1.- La Administración de las organizaciones 15 descubrimiento de nuevos conocimientos, por ello, hablamos de ciencia si poseemos, conceptos claros, una teoría y otros conocimientos acumulados desarrollados a partir de hipótesis, de experimentaciones y de análisis. El enfoque científico de la administración requiere: a. Conceptos claros, palabras y términos exactos, para las cosas que son objeto de análisis y que sirven de información. b. A partir de los conceptos, el método científico implica la determinación de los hechos por medio de la observación, clasifica y analiza los hechos y trata de descubrir relaciones causales. c. Cuando estas generalizaciones o hipótesis se ponen a prueba para verificar su exactitud, es decir, si éstas son capaces de predecir la realidad, entonces se les denomina principios (verdades fundamentales). Una teoría es un agrupamiento sistemático de conceptos y principios interdependientes que proporcionan estructura o enlazan entre sí, a una importante área de conocimiento (Koontz y Weihrich, 1990; 10,11). Más formalmente, los pasos que incluyen son: ð La identificación de las variables que van a ser estudiadas. ð Una hipótesis sobre la relación entre variables, o respecto a una situación. ð Una prueba real donde la relación hipotética es medida a través de un resultado. ð Una evaluación en que la relación medida se compara con la hipótesis original, desarrollándose generalizaciones a partir de ella. ð Indicaciones sobre el significado teórico de los hallazgos, factores involucrados en la prueba que pueden haber distorsionado los resultados, y otras hipótesisque la investigación puede hacer surgir. Lo crucial es que el método científico quiere contrastar los pensamientos con la realidad de una forma disciplinada, con cada paso del proceso claramente explícito. Podemos afirmar siguiendo a Koontz que la administración es un arte que se vale de la ciencia que lo respalda, porque ésta es aplicación de unos principios, pero también, innovación constante frente al cambio, es una manera de hacer, plantear o dominar la vida de una organización. En este sentido, nos parece interesante describir las principales escuelas del pensamiento administrativo, que nos permitan repasar la evolución de los conocimientos sobre Administración y que sepamos exactamente cómo hemos llegado hasta el estado actual de la disciplina. Vamos en este análisis a estudiar una serie de autores que tuvieron una importancia decisiva en el avance del pensamiento administrativo. Cada uno de ellos creó escuela, tuvo discípulos, que se fueron desarrollando y consolidando en líneas de investigación independientes. Gran parte de su pensamiento, despojado de términos y problemas exclusivos de su época, está plenamente vigente. Por ello, en segundo lugar, vamos a tratar brevemente de establecer la evolución de las principales escuelas de administración y organización, soslayando las derivadas directamente de los pensadores revisados anteriormente, para constatar la existencia de una pluralidad de enfoques o teorías que tratan de explicar la actuación directiva, que a menudo se habla de ellas como “jungla de teorías Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 16 sobre administración” (Koontz, 1961), pero que gracias a estos enfoques podemos tener una explicación bastante completa del fenómeno empresarial de la administración. El conocimiento de la historia de la administración puede ayudar a comprender la teoría y la práctica de la gestión empresarial, tal y como la conocemos en la actualidad. Así, veremos el origen de muchos conceptos administrativos contemporáneos y observaremos cómo han evolucionado para reflejar las necesidades cambiantes de las organizaciones y de la sociedad. Desde los inicios de la actividad humana en comunidad surgieron problemas de administración. Era necesario obtener recursos para financiar diversas actividades, también era preciso clasificar la población según su actividad (religiosos, guerreros, agricultores, artesanos), se hacía imprescindible utilizar eficientemente los recursos escasos, establecer acuerdos de intercambio entre distintos grupos humanos, etc. En definitiva, se necesitaba planificar, organizar, dirigir y controlar personas y cosas. De hecho, todas las civilizaciones que destacaron en la Historia, lo lograron gracias a que desarrollaron eficiente y eficazmente las funciones directivas. La necesidad de administración pues no es un fenómeno reciente, sino que se remonta a nuestros antepasados más remotos, obras como las pirámides de Egipto y la gran muralla China tenían que haber sido planeadas, organizada la gente y los materiales, dirigidos los trabajadores e impuestos algunos controles, esto demuestra que las organizaciones han existido y la administración se practica desde tiempos remotos. La integración de esfuerzos, dirigidos por personas responsables de planificar, organizar, dirigir y controlar ha existido durante miles de años. Las pirámides de Egipto y la Gran Muralla China son evidencia tangible de que se emprendieron proyectos de gran magnitud que incluían a miles de personas. Las pirámides son un ejemplo particularmente interesante. La construcción de una sola de las pirámides ocupó a más de 100.000 personas durante 20 años. ¿Quién dijo a cada trabajador lo que debía hacer? ¿Quién se aseguró de que hubiera piedras suficientes en el sitio de la construcción para mantener ocupados a los obreros? La respuesta a estas preguntas es: la administración. Sin tomar en cuenta el nombre que se diera entonces a los gerentes, alguien debía planificar lo que se haría, organizar a las personas y los materiales para hacerlo, dirigir y conducir a los trabajadores y mantener cierto control para garantizar que todo se hiciera conforme a los planes. La misma Biblia habla de conceptos de administración. Por ejemplo, el suegro de Moisés sugiere a éste la necesidad de un gerente en quien delegar autoridad en una organización grande y revisar sólo los casos extraordinarios o excepcionales que no pudieran resolver los gerentes de menor nivel. Otro ejemplo interesante de la práctica temprana de la administración, es la Iglesia Católica Romana. Su estructura actual fue establecida en esencia en el siglo II d. C. y consta de sólo cinco niveles: cura párroco, obispo, arzobispo, cardenal y papa. En la actualidad, la autoridad final sobre la dirección y estrategia de la Iglesia sigue centralizada en Roma, una jerarquía que ha permanecido básicamente sin cambios durante casi dos mil años. Estos ejemplos del pasado demuestran que las organizaciones han estado con nosotros durante milenios, y que la administración se ha practicado durante un periodo similar. Sin embargo, no ha sido sino hasta los últimos siglos, en especial el último, que la administración se ha convertido en Tema 1.- La Administración de las organizaciones 17 tema de investigación sistemática, con un conjunto suficiente de conocimientos que la han habilitado como disciplina de estudio formal. Sin embargo, ha sido sólo durante los siglos recientes, en particular durante el último, que a la administración se le somete a un cuerpo común de conocimientos. No es hasta la Revolución Industrial, y más concretamente a partir de finales del siglo XIX, cuando se han producido los hitos más destacados de la historia de la administración y la organización. Pero el desarrollo del management como tema de estudio científico no tendrá lugar hasta la aparición del movimiento de la administración científica, cuyo precursor es Taylor, los estudios de la burocracia de Max Weber, las que podíamos llamar escuelas tradicionales de la organización. Las ideas fundamentales sobre las que descansa el pensamiento tradicional, son: concepción formalista de la empresa, visión mecanicista del operario, división del trabajo en mental y físico, las personas son motivadas por las recompensas económicas, actitud pragmática, dominio del empirismo y la observación de situaciones concretas. La primera mitad del siglo XX fue un periodo de contrastes en el pensamiento administrativo. La administración científica estudiaba la administración desde la perspectiva de cómo mejorar la productividad del personal operario. Los teóricos de la administración general se preocupaban por la organización en general y por cómo hacerla más efectiva. Los distintos enfoques que se ocupan del estudio de la administración podrían asimilarse con la historia clásica de los hombres ciegos y el elefante, en la que cada hombre define el animal que tiene delante según la parte que toca. El primero toca el costado y declara que el animal es como un muro. El segundo palpa la trompa y dice que es como una serpiente. El tercero, uno de los colmillos y lo compara con una lanza. El cuarto toca una pierna y dice que es como un tronco de árbol. El quinto coge la cola del elefante y concluye que es una cuerda. Cada hombre está frente al mismo elefante, pero lo que cada uno percibe, depende del lugar en el que está situado. De manera similar, cada una de los enfoques sobre la administración tiene algo de cierto, y cada una realiza una contribución importante, aunque necesariamente limitada, a la comprensión global de la administración. La función del management ha variado tanto como su significado. A lo largo de nuestro siglo, ha surgido una evolución grande en los conocimientos sobre management de modo que se puede considerar una ciencia en formación, que empieza a tener un conjunto ordenado y sistematizado de conocimientos.Muchos de estos conocimientos están inspirados en la reflexión e investigación sobre la práctica real de la empresa y muchos están tomados prestados de otras ciencias, principalmente de las ciencias sociales y humanas y muy en concreto de la economía y de la psicología. Es incuestionable que el sentido común es una ayuda valiosísima para practicar el management. La administración como cualquier otra práctica es un arte, significa tener conocimientos, saber cómo hacer, implica hacer las cosas dependiendo de una situación, sin embargo, por sí sólo es insuficiente. Los administradores pueden trabajar mejor si utilizan un conocimiento organizado de la administración, y este conocimiento, será más o menos avanzado o más o menos exacto, si está bien organizado y es claro y contrastable, es lo que dará el contenido a la Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 18 ciencia de la administración. Así, los conocimientos de que disponemos sobre administración pueden mejorar nuestra práctica administrativa. Podemos afirmar siguiendo a Koontz que la administración es un arte que se vale de la ciencia que lo respalda, porque ésta es aplicación de unos principios, pero también, innovación constante frente al cambio, es una manera de hacer, plantear o dominar la vida de una organización. En este sentido, resulta interesante describir las principales escuelas del pensamiento administrativo, que nos permitan repasar la evolución de los conocimientos sobre Administración, y que sepamos exactamente cómo se ha llegado hasta el estado actual de la disciplina. En este análisis vamos a estudiar algunos de los autores que tuvieron una importancia más decisiva en el avance del pensamiento administrativo. Gran parte estos pensamientos, despojados de términos y problemas exclusivos de su época, están plenamente vigentes. Como hemos indicado anteriormente, la necesidad de administración no es un fenómeno reciente, sino que las organizaciones han existido y la administración se practica desde tiempos remotos. Aunque ha sido sólo durante los siglos recientes, en particular durante el último, que a la administración se la somete a un cuerpo común de conocimientos. Dos acontecimientos históricos significativos desempeñaron un papel importante para promover el estudio de la administración. En 1776, Adam Smith publicó una doctrina económica clásica, The Wealth of Nations (La riqueza de las naciones), en la que analiza las ventajas económicas que las organizaciones y la sociedad obtendrían de la división del trabajo. Smith concluye que la división del trabajo incrementa la productividad al aumentar la habilidad y destreza de cada trabajador, al ahorrar el tiempo que se pierde al cambiar de tareas y al utilizar inventos y maquinaria que ahorran el trabajo. La creciente popularidad de los puestos especializados (en puestos de servicio como la enseñanza y la medicina, así como en líneas de montaje), se debe indudablemente a las ventajas económicas citadas hace más de doscientos años por Adam Smith. Quizá, la principal influencia anterior al siglo XX en la administración haya sido la Revolución Industrial, iniciada en el siglo XVIII en Gran Bretaña. El poder de las máquinas sustituía rápidamente al poder humano, haciendo más económico producir bienes en fábricas. Por ejemplo, se podían crear grandes cantidades de mantas a una fracción del costo anterior, con personal que hacía tareas especializadas. En lugar de que una persona trabajara en su casa cardando la lana, torciendo el hilo, tiñéndolo y tejiéndolo, para luego vender el producto a mercaderes ambulantes, el poder de las máquinas, combinado con la división del trabajo hacía posible contar con fábricas grandes y eficientes, con maquinaria poderosa. Pero estas fábricas requerían habilidades administrativas. Se necesitaban gerentes para pronosticar la demanda, para asegurar la disponibilidad de suficiente lana para cardar, asignar tareas a las personas, dirigir las actividades diarias, coordinar tareas, asegurar buenas condiciones de funcionamiento de las máquinas y mantener los estándares de producción, buscar mercados para las mantas, etc. Cuando las mantas eran elaboradas individualmente en casa, no se preocupaban por la eficiencia. No obstante, ahora en una fábrica, el propietario tenía a cien personas trabajando para él y había que pagar una nómina, por lo que era importante mantener ocupados a los trabajadores. Planificar, organizar, dirigir y controlar se volvió una necesidad. El poder de las máquinas, la producción masiva, la reducción de costes de transporte por el rápido crecimiento del ferrocarril y la casi absoluta carencia de reglamentos gubernamentales, Tema 1.- La Administración de las organizaciones 19 influyeron en el desarrollo de las grandes corporaciones. Existían problemas técnicos, humanos, comerciales o financieros nuevos que había que resolver y no existían obras ni centros de enseñanza que ayudasen a resolverlos. La revolución industrial planteó la necesidad de un enfoque sistemático de la administración. De este modo, se hizo necesaria una teoría formal que guiara a los gerentes para administrar sus operaciones. No obstante, no fue sino hasta principios del siglo XX cuando se desarrolló esta teoría. Las primeras aportaciones al estudio de la administración proceden de los miembros de lo que se ha dado en llamar escuela clásica, que considera la empresa como un sistema racional y cerrado. Dentro de ella se diferencian dos ramas; la primera, encabezada por Taylor y denominada “organización científica del trabajo”, y la derivada de los trabajos de Fayol, o “teoría clásica de la administración”. Las ideas fundamentales sobre las que descansa el pensamiento tradicional, son: concepción formalista de la empresa, visión mecanicista del operario, división del trabajo en mental y físico, las personas son motivadas por las recompensas económicas, actitud pragmática, dominio del empirismo y la observación de situaciones concretas. FREDERICK WINSLOW TAYLOR A Taylor (1856-1915), se le reconoce como “padre de la Administración Científica”, siendo una de las personas que más influyeron históricamente en el interés por los conocimientos directivos. El objetivo de Taylor, como el del resto de los miembros de esta escuela, es hallar la forma óptima de hacer cada trabajo (one best way). Se preocupó de elaborar una propuesta científica sobre un conjunto de principios de organización, de tal modo que permitieran que los trabajos, que desarrollan las personas individualmente o en grupo, se hicieran de “forma única y de la mejor manera”. Taylor renunció a la Universidad y comenzó a trabajar como aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta categoría, en 1878 entró en la Midvale Steel Company en Pensilvania, ascendiendo de operario a ingeniero jefe, en muy breve espacio de tiempo, después de obtener el título de ingeniero asistiendo a clases nocturnas. Durante su trabajo como operario, había observado que el ritmo de producción era demasiado bajo. El motivo era que, los trabajadores, deliberadamente, trabajaban menos de lo que podían por el temor a ser despedidos o a que les redujeran la paga (los obreros y la administración se consideraban en conflicto permanente). La dirección no era consciente de este problema, porque hasta ese momento, nadie había determinado científicamente cuál era la carga de trabajo diaria normal de un trabajador. Tras ser ascendido a supervisor, Taylor intentó incrementar la producción de su taller por el método habitual, a través de la coacción y la fuerza, lo que motivó fuertes enfrentamientos con sus subordinados. Tras varios años de tensiones, finalmente consiguió su objetivo, pero quedó bastante descontento. A partir de ese momento, se dedicó a buscar un nuevo enfoque, que aunara los intereses de los trabajadores y directivos, y evitara enfrentamientos. Este nuevo enfoque suponíadejar de centrarse, como hasta entonces, en cómo dividir la plusvalía existente, para pasar a ver Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 20 cómo incrementar el tamaño de esa plusvalía. Si se lograba incrementar suficientemente ésta, la discusión y el enfrentamiento cesarían. De esta forma, Taylor concibe un sistema en que se produciría una simbiosis de los intereses de los dos colectivos de la empresa. A través del incremento de la productividad, basado en los estudios de tiempos y movimientos. Su mejor forma de hacer las cosas fue publicada en 1911, en los llamados “principios de la administración científica”. Tal vez el ejemplo más citado de la administración científica es el experimento de los lingotes de hierro. Los obreros cargaban “grandes lingotes” de hierro de 92 libras en góndolas de ferrocarril. Su productividad diaria era de 12,5 toneladas. Sin embargo, Taylor creía que mediante un análisis científico del puesto, para determinar la mejor forma de cargar hierro, podría incrementarse la productividad a un peso entre 47 y 48 toneladas diarias. Después de un largo periodo de probar científicamente varias combinaciones de procedimientos, técnicas y herramientas, Taylor logró alcanzar la productividad que creía posible. Al poner a la persona indicada en el puesto, con las herramientas y el equipo apropiados, al hacer que el trabajador siguiera sus instrucciones con toda precisión y al motivar al obrero con un incentivo económico que equivalía a incrementar su salario diario de 1,15 a 1,85 dólares por jornada, se alcanzó el objetivo de las 48 toneladas. Taylor intentó crear una revolución mental entre ambas partes al definir formas claras para mejorar la eficiencia de la producción. En definitiva, el pensamiento de Taylor se puede resumir en los famosos “principios de la dirección científica”: � Rechazo de la intuición para diseñar los puestos de trabajo y para asignar los individuos a dichos puestos, siendo sustituida por un estudio científico del trabajo. Cada movimiento realizado en la ejecución de una tarea debe ser el resultado de un análisis previo por parte de los expertos correspondientes (ingenieros, médicos, cronometradores, etc.). La sustitución de los viejos métodos intuitivos por los nuevos métodos científicos que supone la organización racional del trabajo significa un gran incremento de la eficiencia y la productividad. � La selección científica de los trabajadores de acuerdo con el puesto que van a desempeñar, junto con una formación y enseñanza específicas para el mismo. De este modo el obrero se halla plenamente preparado para llevar a cabo su trabajo, de acuerdo con el diseño del mismo que previamente se ha establecido, de lo que se obtendrán todas las ganancias de productividad previstas. � La necesidad de una estrecha colaboración entre directivos y trabajadores, con el fin de lograr que se apliquen plenamente todos los aspectos de la dirección científica. Esto vendría facilitado por las mejoras de rentabilidad y remuneración que se obtendrían de la aplicación de dichos principios, lo cual estimularía la conducta de cooperación resultante. � El reparto de responsabilidad de forma equitativa, de modo que los trabajadores asumieran la responsabilidad de ejecutar las tareas y la dirección de diseñarlas y planificarlas. El resultado es un equilibrio en el cual ambas partes son copartícipes de los resultados. Tema 1.- La Administración de las organizaciones 21 Por último, Taylor propuso que los capataces o mandos intermedios se especializaran por funciones, para profundizar en la división del trabajo y en la especialización, y para garantizar que los operarios recibirían el apoyo y tenían el control necesario en la realización de cada aspecto de su trabajo. Así, el trabajador dependería para distintos aspectos de su trabajo del correspondiente capataz o mando intermedio especializado, pudiendo recibir órdenes de más de un superior. Asimismo, según los supuestos acerca de la motivación de las personas que subyacen en el pensamiento de Taylor, la remuneración debe hacerse según el trabajo efectuado, teniendo en cuenta el cumplimiento de las instrucciones y normas y el logro de los objetivos de producción previstos. El diseño del sistema de remuneración de los trabajadores pasaba a ser una pieza importante de la aceptación y sostenimiento de la nueva forma de dirigir las actividades productivas de una organización. Contemporáneos de Taylor y seguidores en cierta forma de sus postulados, son entre otros Gantt, Frank y Lillian Gilbreth, Ford, etc., por mencionar tan solo a unos pocos. GANTT Gantt, un ingeniero mecánico al igual que Taylor, se le unió en la Midvale Steel Company en 1887. Lo acompañó en sus diversos trabajos hasta 1901, cuando formó su propia empresa de consultoría en ingeniería. Aunque apoyó vigorosamente las ideas de Taylor, fue mucho más cauteloso que éste para vender e implantar sus métodos de administración científica. Quizá Gantt sea mejor conocido por su desarrollo de métodos gráficos para describir planes y hacer posible un mejor control administrativo. Destacó la importancia del tiempo, así como del costo, en la planificación y control del trabajo. A la larga esto condujo a la famosa gráfica de Gantt que se utiliza ampliamente en la actualidad y fue la precursora de técnicas modernas como la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT). FRANK Y LILLIAN GILBRETH El famoso equipo formado por el matrimonio Gilbreth también respaldó y ayudó al desarrollo de las ideas de Taylor. Frank Gilbreth empezó de albañil a la edad de 17 años en 1885; diez años después accedió al puesto de superintendente jefe de una empresa constructora y poco después se convirtió en contratista independiente. Durante este periodo y bastante independientemente del trabajo de Taylor, se interesó por los movimientos desperdiciados en el trabajo, y observó que los albañiles no sólo trabajaban menos de lo que podían, sino que según el momento, la serie de movimientos que efectuaban para colocar un ladrillo, variaba. Desde este momento trató de descubrir la “única mejor forma” de colocar un ladrillo, consiguiendo diseñar un método que reducía el número de movimientos para colocar un ladrillo de 18 a 5, triplicando el rendimiento de cada obrero. Pronto su empresa constructora se dedicó principalmente a la consultoría sobre la forma de mejorar la productividad humana. Después de conocer a Taylor en 1907, combinó sus ideas con las de éste para poner en práctica la administración científica. En su trabajo, Frank también contó con la gran ayuda y el respaldo de su esposa Lillian que fue una de las primeras psicólogas industriales Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 22 doctorándose en esta disciplina en 1915. Después de la repentina muerte de su esposo en 1924, se hizo cargo de su negocio de consultoría llegando a ser denominada “la primera dama de la administración” hasta que falleció en 1972 a los 93 años. En el curso de sus estudios, los Gilbreth inventan y utilizan diversas herramientas y técnicas. Fueron así los primeros en usar películas cinematográficas para analizar y mejorar la secuencia de movimientos, inventando incluso un cronómetro capaz de registrar hasta una dos milésima de minuto. Clasificaron los movimientos manuales básicos en diecisiete distintos, denominados therbligs, estudiando en cada tarea los therbligs necesarios e intentando reducir el tiempo para ejecutarlos. Entre otros, algunos de estos micromovimientos eran: búsqueda, hallazgo, selección, demora inevitable, coger y colocar,.... En resumen, su objetivo era doble: � Aumentar la productividad. � Eliminar lo que consideraban el mayor desperdicio, la fatiga innecesaria. El interés de Lillian Gilbreth por los aspectos humanos del trabajo y el interés de Frank por la eficiencia dieron lugar a una extraña combinaciónde talentos. Resulta interesante, por ejemplo, observar que insistieran en que para aplicar los principios de la administración científica es necesario considerar primero a los trabajadores y comprender su personalidad y sus necesidades. También llegaron a la conclusión de que no es la monotonía en el trabajo la que ocasiona tanto descontento en el trabajador, sino más bien, la falta de interés que la gerencia muestra por los trabajadores. Sin embargo, la concepción mecanicista del trabajo humano que sostiene este enfoque, le ha supuesto fuertes críticas. En general, los defensores de la administración científica pretendían que todos los directivos aplicaran una metodología sistemática al análisis y resolución de los problemas empresariales. La administración científica busca la única manera correcta de efectuar un trabajo. Una vez hallada, se formará a los empleados para su implantación. El resultado logrado será el máximo de productividad posible. La metodología que permite determinar esa mejor manera se fundamenta en los estudios de tiempos y movimientos y el estudio de la fatiga para poder ser eliminada o mantenerla dentro de unos límites normales a lo largo de la actividad laboral. Otro grupo de autores pioneros, analizan el tema de la administración enfocándolo hacia toda la empresa. A ellos los llamamos los teóricos de administración general. Su importancia radica en que desarrollan teorías generales que explican lo que hacen los administradores y lo que constituye una buena práctica administrativa. Los más prominentes de los teóricos de administración general fueron Henry Fayol y Max Weber. HENRY FAYOL (1814-1925) Ingeniero y economista francés, trabajó toda su vida en un consorcio minero. Tras veintiocho años de trabajo en el mismo, llega en 1888 a la presidencia, en una situación de quiebra inminente. Permanece muchos años en el cargo, dejándolo en una posición inmejorable. Una de las principales aportaciones de Fayol radica en su pensamiento de que el conocimiento administrativo se puede Tema 1.- La Administración de las organizaciones 23 enseñar. Él mismo atribuye gran parte de su éxito, no a sus cualidades, sino a los métodos que había empleado, llegando a ser director de la Escuela de Minas de Saint-Etienne. Para poder enseñar la administración, había que formular una Teoría General de la disciplina, y los principios fundamentales que la sustentan. Esto es lo que intenta en su libro Administración General e Industrial, publicado en 1916. Realizó sus estudios y centró sus aportaciones en la cúpula de la estructura organizativa de las organizaciones, es decir, en la dirección de éstas. Se trata, pues, de un enfoque opuesto al de Taylor y que Scott denomina racionalización de la organización de arriba hacia abajo. Al igual que Taylor centró sus estudios en métodos científicos, concibió la motivación de la misma forma, subyacía el hecho de considerar a las organizaciones como sistemas cerrados y en gran parte de sus célebres principios de la administración coincidió con los propuestos por Taylor. Fayol trata de obtener una enumeración completa de todas las operaciones que tienen lugar en la empresa, sea cual sea su tamaño o tipo de actividad, concluyendo que existen una serie de actividades que tienen que producirse en cualquier organización. El pensamiento de Fayol busca una analogía entre cualquier organismo vivo y la empresa, la cual para sobrevivir debe realizar correctamente una serie de actividades, que clasificó en seis grupos: � Técnicas (producción, fabricación, transformación). � Comerciales (compra, venta e intercambio). � Financieras (búsqueda y uso óptimo de recursos financieros). � De seguridad (protección de las propiedades y las personas). � Contables (inventario, contabilidad, cálculo de costes, estadísticas, etc.). � Administrativas (planificación, organización, dirección, coordinación y control). Al señalar que estas actividades existen en los negocios de cualquier tamaño, Fayol observó que las cinco primeras eran bien conocidas y, por consiguiente, dedicó especial atención al análisis de la sexta, al considerar que las actividades directivas son el elemento indispensable para el funcionamiento de cualquier empresa. El enfoque de Fayol gira en torno a dos conceptos: los principios y las tareas de la dirección. Los principios no son rígidos ni en número ni en contenido, sino que se conciben como flexibles y susceptibles de aplicación a cada necesidad. La cuestión es saber cómo usarlos, que en realidad es un arte difícil que requiere inteligencia, experiencia, decisión y sentido de las proporciones. Afirma que no descubrió nada nuevo al formularlos, sino que son “verdades a la vista y demostradas en las que se puede confiar”. 1.- División del trabajo: “... es de orden natural... ... tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo... permite reducir el número de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo”. Esta es la especialización que los economistas consideraban necesaria para lograr eficiencia en el uso de la mano de obra. Fayol aplica el principio a todos los tipos de trabajo, tanto administrativo como técnico. Apuntes de Economía de la Empresa II: Organización 24 2.- Autoridad y responsabilidad: “La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una sanción -recompensa o penalización- que acompaña al ejercicio del poder”. Fayol determina que la autoridad y la responsabilidad se relacionan entre sí, y que la segunda es consecuencia de la primera. Contempla la autoridad como una combinación de factores oficiales, que se derivan de la posición del administrador y de factores personales. 3.- Disciplina: “... es el respeto de los convenios que tienen por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto”. Al considerar de este modo la disciplina Fayol sostiene que ésta requiere de buenos superiores en todos los niveles. 4.- Unidad de mando: “Para la ejecución de un acto cualquiera, un agente sólo debe recibir órdenes de un jefe”, es decir, los empleados deben recibir órdenes de un solo superior. 5.- Unidad de dirección: “Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin”. Según este principio, cada grupo de actividades con el mismo objetivo debe tener un jefe y un plan. 6.- Subordinación del interés individual al general: “... en una empresa el interés de un agente o de un grupo de agentes no debe prevalecer contra el interés de la empresa”, de modo que cuando existan diferencias entre ambos la administración debe conciliarlos. 7.- Remuneración del personal: “... constituye el precio del servicio prestado. Debe ser equitativa y, en todo lo que sea posible, dar satisfacción a la vez al personal y a la empresa”. La remuneración y los métodos de pago deben ser justos y permitir la satisfacción máxima posible a los empleados y a la empresa. 8.- Centralización: “... consiste en que en todo organismo, animal o social, las sensaciones convergen hacia el cerebro o la dirección, y en que de ésta o aquél parten las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo. ...La cuestión de la centralización o la descentralización es una simple cuestión de medida. Se trata únicamente de hallar el límite favorable a la empresa”. Fayol se refiere al grado en que la autoridad debe estar concentrada o dispersa. Las circunstancias individuales determinarán el grado que proporcione el mejor rendimiento global. 9.- La jerarquía: “... está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por todos los grados de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le
Compartir