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Alta dirección en negocios internacionales 7° semestre Clave: 09144737 Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 1 Índice Competencia de la unidad ............................................................................................................................................................................... 2 Introducción ..................................................................................................................................................................................................... 2 Estrategias directivas ....................................................................................................................................................................................... 3 Estrategia Internacional ................................................................................................................................................................................ 9 Habilidades grupales ..................................................................................................................................................................................... 11 Liderazgo ................................................................................................................................................................................................... 11 Facultamiento y delegación .................................................................................................................................................................... 13 Formación de equipos efectivos y trabajo en equipo .................................................................................................................................. 17 Habilidades de liderazgo para juntas de equipo eficaces ........................................................................................................................... 20 Comunicación ................................................................................................................................................................................................ 21 Comunicación asertiva ............................................................................................................................................................................... 22 Elaboración de presentaciones orales y escritas .................................................................................................................................... 24 Realización de entrevistas ...................................................................................................................................................................... 26 Cierre ............................................................................................................................................................................................................. 28 Fuentes de consulta ...................................................................................................................................................................................... 28 Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 2 Competencia de la unidad Fortalece las habilidades grupales y de comunicación para delegar responsabilidades, trabajar en equipos y ejercer un liderazgo adecuado con una comunicación asertiva determinando la estrategia directiva a fin de dirigir la organización a nivel nacional e internacional Introducción En esta unidad tres nos centraremos en la planeación estratégica como recurso y función de los altos directivos para dictar el rumbo de una empresa y posteriormente revisaremos liderazgo y comunicación a fin de poder trasmitir los planes a los subordinados y equipo de trabajo. Una de las principales funciones de los altos directivos es llevar a cabo la planeación estratégica para establecer los planes a largo plazo y rumbo de la empresa. Recordemos que la planeación de acuerdo al nivel organizacional que se realiza puede ser estratégica, táctica u operacional. La planeación estratégica como ya lo mencionamos la llevan a cabo los directivos, la planeación táctica la realizan los gerentes de cada área y abarca únicamente su área funcional, se lleva a cabo a fin de sumar al plan estratégico y lograr los objetivos de la corporación. Finalmente, la planeación operacional, es la que se realiza únicamente a nivel de operaciones. Liderazgo Fuente: Pixabay Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 3 Estrategia y liderazgo van de la mano y son esenciales en un alto directivo, tener sólo liderazgo sin planeación estratégica queda sin vacío. A su vez tener una visión y planes sin poder trasmitir mediante el liderazgo queda infructífero. La dirección se lleva a cabo principalmente mediante: la Toma de decisiones para elegir la manera óptima de lograr objetivos; la Comunicación para transmitir y recibir información necesaria para ejecutar las decisiones; Motivación para lograr la actitud y conductas del personal a fin de trabajar de manera eficiente y por último Liderazgo para influir y guiar al grupo de personas, que incluye autoridad, supervisión, delegación y mando Múnch 2006, estos son algunos de los temas que se tocarán durante esta unidad. Estrategias directivas A fin de abordar el tema de estrategias directivas iniciemos definiendo estrategia. La Real Academia Española la define como “arte, traza para dirigir un asunto”. Según Münch 2006 las estrategias son los cursos de acción que pueden tomarse para lograr los objetivos de manera óptima con los recursos que cuente. Es decir, es el cómo lograr los objetivos. Las decisiones estratégicas incluyen: la dirección a largo plazo de la organización; el alcance las actividades de la organización; la consecución de una ventaja respecto a los competidores; “La planeación estratégica comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico. Estos deben determinarse por la alta dirección y sirven como base para la elaboración de los planes tácticos y operacionales.” Munch 2006. Estrategia Fuente: https://concepto.de/mision/ Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 4 abordar los cambios del entorno empresarial; crecer a partir de los recursos y competencias es decir la capacidad estratégica; los valores y expectativas de las partes interesadas (Johnson et al 2006). Los directivos pueden desarrollar una visión estratégica revisando la misión y visión de la empresa a fin de reconocer en qué cree la empresa y por qué existe, posteriormente determinar a dónde quiere llegar. En la visión se identifica todas las metas de la compañía “por ejemplo: aumentar las ganancias en una industria, ganar mercado o ser la mejor empresa”. La siguiente figura 1 Mapa de estrategia, muestra cómo la estrategia se traza desde la dirección (Madrigal 2009). Figura 1. Mapa de estrategia Elaboración propia con información de Madrigal 2009. El líder estratega debe buscar establecer ventaja competitiva. Las opciones para desarrollar la ventaja competitiva son: establecer un nicho de mercado; buscar un blanco en el segmento de mercado; dar servicio en un área geográfica; especializaciónen el desarrollo de productos. La ventaja competitiva permite a la empresa agregar valor a su producto y continuar en el mercado (Madrigal 2009). Directivo Autodiagnostico, Define estrategia Determina la acción Alcanza la meta Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 5 A nivel corporativo se identifican cuarto tipos de estrategias básicas que marcan el rumbo que puede seguir la empresa en cuanto a crecimiento y producto, son estrategia de crecimiento, de estabilidad organizacional, de contracción, combinada (Münch 2006) Figura 2. Tipos de estrategias. Figura 2. Tipos de estrategias Elaboración propia a partir de información de Münch 2006 ESTRATEGIAS DIRECTIVAS Estrategia de crecimiento Estrategia de integración Estrategia de Expansión diversificación penetración desarrollo de producto desarrollo de mercado Estrategia de estabilidad organizacional Estrategia de contracción Estrategia combinada “Estrategia es la dirección y el alcance de una organización a largo plazo que permite lograr una ventaja en un entorno cambiante mediante la configuración de sus recursos y competencias, con el fin de satisfacer las expectativas de las partes interesadas” (Johnson 2006). Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 6 Estrategia de crecimiento El objetivo de las estrategias de crecimiento es aumentar el nivel de operaciones de la empresa. A su vez cuenta con otras estrategias para buscar el crecimiento deseado. 1. Estrategias de integración Se busca incursionar en las operaciones que son parte de otro nivel de proceso. Se puede ubicar en diferentes niveles del proceso, según se desee, puede ser en tres sentidos: Hacia adelante. La empresa busca avanzar hacia el mercado, en este caso se busca distribuir o abrir puntos de venta, o dar un valor agregado al producto. Hacia Atrás. La empresa incursiona en el ramo de sus proveedores. La empresa produce sus propios insumos. Horizontales. Se refiere a buscar alianzas estratégicas para mayor control del mercado en el mismo nivel de mercado. 2. Estrategias de expansión Se utiliza cuando la empresa está en grandes posibilidades de crecimiento. Se propone una matriz para ubicar la estrategia a seguir según el cuadrante en que se decida avanzar, es la estrategia a desarrollar. Crecimiento Fuente https://www.grandespymes.com.ar/2017/04/06/estrategias-de-crecimiento-empresarial-2/ Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 7 Cuadro1. Matriz de expansión de productos y mercados Mercado Producto Mismos mercados Nuevos mercados Mismos productos Estrategia de penetración Expansión de mercado Nuevos productos Estrategia de desarrollo de producto Diversificación Fuente: Kotler 2012 Si nos ubicamos en el cuadrante de mismos mercados- mismos productos, se desarrollará una estrategia de penetración en la que se buscará vender más de los mismos productos en el mismo mercado al que ya se llega. Se busca incrementar el consumo del mismo producto, quizá ofreciendo nuevos usos, estimulando el incremento de consumo, se les propone consumidor más. Ejemplo: consumir al menos dos litros de agua al día, lavarse el cabello dos veces con shampoo o comer atún tres veces a la semana han sido campañas de publicidad de algunas empresas en el que se fomentan el mayor consumo. Incluso el caso de envases en el que les hicieron el orificio más grande a las presentaciones y el consumidor agota más rápido el producto u ofrecer presentaciones de mayor tamaño como lo hizo Coca Cola, llegando a las presentaciones de 2.5 litros. Nuevos mercados- nuevos productos, se está hablando de una estrategia de diversificación ya que la empresa empezará a desarrollar nuevos productos a los que ya tiene enfocados a otros nichos de mercado. Es diferente a la estrategia de Desarrollo producto en la que se desarrollan nuevos productos para los mismos clientes, buscando satisfacerle nuevas necesidades al mismo segmento de compradores. Una de las estrategias más comunes relativa a la exportación es estrategia de desarrollo de mercado en la que se usa los mismos productos para nuevos mercados. Puede ser geográficamente abarcando nuevos mercados o nuevo segmento de mercado. Estrategia de estabilidad organizacional Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 8 Se busca el desarrollo económico y tecnológico de la empresa para lograr un equilibrio en todas las áreas funcionales. La finalidad es mejora la tecnología y mantenerse en el mercado, lograr estabilidad. Estrategia de contracción Se busca reducir el tamaño de las operaciones. Limita la diversidad de operaciones a rendimientos aceptables. Especialización en un solo producto. Se busca una revisión de los segmentos atendidos para reconocer cuáles son rentables para reducir al mínimo la atención a diversos mercados. Se lleva a cabo esta empresa ha realizado demasiada diversificación y resultado de ello los costos son muy altos (Much 2006). Estrategia combinada Se establecen más de una estrategia de las antes mencionadas con el fin de alcanzar los objetivos de rendimiento. Para profundizar en el tema de desarrollo de estrategias, consulta el capítulo 13 Estrategia en el ámbito corporativo y estrategia internacional del libro Dirección estratégica, Johnson et al 2006. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 9 Estrategia Internacional Según Johnson 2006 se pueden identificar dos dimensiones de diversidad internacional; una hace referencia a los mercados a los que la empresa lleva sus productos; la otra hace referencia a dónde coloca estratégicamente sus plantas de producción a nivel internacional por razones de costos. Algunas de las razones para la internacionalización son: la globalización, donde todo es una posible zona de operaciones; las empresas que son proveedoras de grandes corporativos al momento que estos incursionan en nuevos países probablemente el proveedor también deba seguirlo; una vez que el mercado doméstico ha alcanzado una madurez o ha llegado a su límite buscar nuevos será una opción. Figura 3. Motores de la globalización Estrategias globales Globalización del mercado Necesidades parecidas de los consumidores Consumidores globales Marketing transferible Globalización de los costes Economías a escala Eficiencia en la contratación Costes específicos del país Elevados costes de desarrollo de los productos Globalización de la Competencia Interdependencia Elevadas exportaciones importaciones Globalización de las políticas gubernamentales Políticas comerciales Estándares técnicos de proveedores Políticas de los gobiernos anfitriones Fuente: Johnson et al 2006, Dirección estratégica Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 10 Estrategias multipaís En esta estrategia la compañía instala sus operaciones en el país atendido casi en su totalidad a fin de satisfacer las necesidades locales y adaptar el producto al consumo nacional. Estrategia global Contrarioa la estrategia multipaís, en la estrategia global el producto es estandarizado y se reduce en instalaciones centralizadas. Enfatizando la exportación, buscando economía a escala con mayor producción del mismo producto. Es posible que se busque y logre un equilibrio entre ambas estrategias a fin de buscar economía a escala y tropicalización del producto. La empresa multinacional presenta características específicas respecto a la nacional, sobre todo un complejo sistema logístico para coordinar las operaciones para lo cual se requiere la utilización de sistemas de control y habilidades directivas para asignar recursos y coordinar el proceso. Por ejemplo, Toyota pasó de fabricar un modelo en una determinada localización a fabricar distintos componentes en diferentes localizaciones posteriormente agrupando los componentes para su ensamble en otra localización, (Johnson 2006). Actividad. Identifica las Empresas y las estrategias que han seguido en alguno de los cuadrantes de estrategias intensivas de crecimiento. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 11 Habilidades grupales Liderazgo El reto de los directivos actuales es el logro de los objetivos de la organización de manera óptima y además desarrollarlo con capacidad humana y confiable. Madrigal define liderazgo como la influencia interpersonal orientada hacia el logro de metas mediante la comunicación, se trata de una acción que hace que otros actúen o respondan en una dirección compartida, es la habilidad de Inspirar confianza. El siguiente cuadro enumera las características esenciales de los líderes. El siguiente video proporciona una explicación breve y clara sobre la elección y desarrollo de estrategia organizacional: Michael Porter: estrategia organizacional. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=GJvx35BfLw0 Michael Porter: ¿qué es estrategia? Recuperado: https://www.youtube.com/watch?v=0E0e6NqcT0M Dirección Fuente: https://vilmanunez.com/crear-estrategia-de- contenidos/ https://www.youtube.com/watch?v=GJvx35BfLw0 https://www.youtube.com/watch?v=0E0e6NqcT0M https://vilmanunez.com/crear-estrategia-de-contenidos/ https://vilmanunez.com/crear-estrategia-de-contenidos/ Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 12 Cuadro 2. Características esenciales de los líderes Característica Significado Integridad No pierde de vista sus objetivos ni compromete sus principios Confianza Refleja los valores y aspiraciones de sus seguidores. Sirve a los demás, acepta el cargo como responsabilidad no como privilegio Sabe escuchar Escucha a los que sirve Respeto por los seguidores Cree apasionadamente en lo que dice y hace. Fuente: James Otoole, citado por Madrigal 2009. Además, el líder debe tener ciertos conocimientos tecnológicos y administrativos. Dentro de conocimiento tecnológico está el conocimiento pleno de la empresa, del área de trabajo, de los productos y sin esto el directivo no logrará delegar, motivar o tener el respecto de los subordinados. Por otra parte, los conocimientos administrativos son esencial (Münch 2006). Madrigal 2009 enfatiza que el líder es un gran comunicador. Define comunicación como transferencia de información y entendimiento de una persona con otra. Es una forma de llegar a otro transmitiéndole ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores. En muchas ocasiones los directivos subestiman el grado en que los miembros de la organización comprenden y apoyan el cambio o necesidad de cambio. La comunicación eficaz es el factor más importante para superar la oposición al cambio. Aunque la estrategia a seguir para lograr el cambio pueda llegar a ser compleja es importante tener claro el propósito de dicho cambio y transmitirlo. Elegir “Los gerentes dedican alrededor del 40% de su tiempo a comunicarse”. El liderazgo trata acerca de influir sobre los demás y lo hace a través de la comunicación (Lussier y Achua 2011). Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 13 correctamente los medios para comunicar la estrategia, que puede ir del cara a cara hasta la más impersonal que son los boletines y comunicados ver cuadro 3. Cuadro 3. Tipo de medio para comunicar cambio en estrategia Elaboración propia con base en Johnson et al 2006 pagina 533. Además, el liderazgo estratégico eficaz se refiere a la capacidad la capacidad de delegar y compartir con otros la autoridad para generar un cambio estratégico. Facultamiento y delegación Facultamiento es generar en las personas un sentimiento de confianza personal y ayudarla a superar el sentimiento de impotencia, mediante generar motivación intrínseca para que lleve a cabo acciones. Se le puede otorgar a la persona un puesto de autoridad o responsabilidad sin embargo el facultamiento es una condición interna. Así, un individuo puede estar facultado incluso si nadie lo reconoce con atributos personales o posición de autoridad. La fuente de facultamiento es interna, y no está determinado por un reconocimiento social. El facultamiento nos permite alcanzar lo que lo que nos fijamos (Whetten y Cameron 2011). Tipo de medio Ejemplo Cara a cara Uno a uno o en grupo Interactiva Por teléfono, videoconferencia Memorandum Personales Correo electrónico, cartas personalizadas Boletines Circulares, periódico mural, anuncios Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 14 Cuando los directivos son capaces de apoyar a sus subordinados a lograr facultamiento, logran que realicen sus actividades con mayor eficacia. De hecho, se afirma que ayudar a desarrollar facultamiento es la raíz de la eficacia directiva, algunos autores afirman que sin esto ni los directivos ni las organizaciones podrían mantener éxito a largo plazo (Whetten y Cameron 2011). Las personas rehúsan el facultamiento cuando por ejemplo no estiman el valor del trabajo que les corresponde o existe ausencia de sentido de valor, consideran que otro lo puede hacer por ellos. Se puede fomentar el facultamiento en 5 dimensiones: Autoeficacia, es la sensación de competencia; Autodeterminación, es la sensación de elección; Consecuencia personal, es la sensación de efecto; Significado, es la sensación de valor Confianza, sensación de seguridad. Investigaciones han señalado las siguientes recomendaciones en específico para fomentar el facultamiento, con el fin de crear un sentimiento de competencia, de elección, de efecto, valor y seguridad: Articular una visión y metas claras “Una investigación mostro que el más del 80% de los empleados tienen una elevada “fuerza de la necesidad de crecimiento” o del deseo de crecimiento y contribución. Loussier y Achua 2011. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 15 Fomentar experiencias de dominio personal Modelar Brindar apoyo Crear una activación personal Dar la información necesaria Ofrecer recursos necesarios Hacer una conexión con los resultados Crear confianza “La delegación es el proceso de asignar responsabilidad y autoridad para lograr los objetivos”. Hay que diferenciar entre las funciones propias del puesto del empleado y el procesode delegar que se refiere a asignar tareas nuevas, de manera temporal, aunque posteriormente pueda rediseñarse su puesto y formar parte de sus funciones. El arte consiste en saber qué se puede delegar y qué no. Se delega cuando el responsable no dispone de tiempo para atender la tarea a delegar. Como recomendación general no se delegan actividades confidenciales, evaluaciones de desempeño, disciplinar, despedir o resolver conflictos y demás asuntos de autoridad (Lussie y Achua 2011). Seguir un modelo de delegación puede ayudar a delegar de forma exitosa ver figura 4. Figura 4. Modelo de delegación Consulta en el apartado Material de apoyo el documento “Sugerencias prácticas para facultar a los subordinados”. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 16 Fuente: Loussie y Achua 2011pagina 268 El proceso inicia con indicar al empleado por qué fue elegido para realizar la tarea le hará sentir valorado. Exprésele claramente el resultado final esperado, y nivel de autoridad que tendrá. Asegúrese de dotarle de los recursos necesario para que lleve a cabo la actividad para lo cual ayuda desarrollar un plan para llevar a cabo la tarea delegada. Finalmente tienen que estar de acuerdo en la forma y tiempo para la revisión y control de la actividad. “Los líderes fuertes no son “llaneros solitarios”, sino individuos conocedores que sabe cómo movilizar a quienes dirigen y administran” Whetten y Cameron 2011 Explicar las necesidad para delegar y las razones para elegir al empleado Establecer objetivos que definan responsabilidad, nivel de autoridad y vencimiento Desarrollar un plan Establecer los puntos de revisión de control y hacer que los empleados se responsabilicen por los resultados Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 17 Formación de equipos efectivos y trabajo en equipo Cada vez más se delega la responsabilidad en la dinámica de grupos (Bonifaz, 2012). Existen ciertos elementos y actitudes que se requieren para trabajar en equipo. Esta es una de las habilidades más importantes a desarrollar como directivo. Hay que tomar en cuenta las fases de la formación equipos a fin de comprender su evolución y proyección. Bonifaz 2012 citando a Knicki y R Kreitner define las etapas de la siguiente manera: la Formación en esta se conocen e integran el grupo, ver la figura 5 algunas actitudes que facilita trabajar en equipo; Tormenta, en esta etapa el grupo se organiza en la manera en que trabajará, incluso se forman subgrupos; Normatividad, se establecen reglas con las que relacionarán; Ejecución, ya se encuentran trabajando, se va dando solución a problemas y se toman decisiones, se avanza en el proyecto; Terminación, se dan resultados y terminación del proyecto con ceremonia o mensaje es que se destacan los logros. A continuación, presentamos una serie de técnicas que propone Bonifaz 2012 para el trabajo en grupo: Grupo de discusión en esta técnica se requiere un moderador, alrededor de 10 participantes u se trata de una reunión para obtener datos de un área de interés. Philips 66: Su nombre lo toma de formar subgrupos de 6 personas que abordarán un tema por 6 minutos a fin de llegar a una conclusión o propuesta. Mesa Redonda: en este grupo no existen jerarquías y todos aportan sus opiniones y conocimientos. Simposio: se refiriere a una reunión de expertos sobre un área en la que de manera programada exponen sus temas e investigaciones en un Auditorio Cuchicheo; es el trabajo en parejas para comentar un tema y posteriormente exponer sus conclusiones ante el grupo para obtener una conclusión general. Equipo de trabajo Fuente https://www.dinero.com/empresas/articulo/empresas-que-reducen-costos-pueden-crecer-mas/249542 Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 18 Brainstorming. En esta técnica se da rienda suelta a expresar ideas o propuestas de solución en relación a un tema, lo importante y no limitar o prejuiciar. El término en español es tormenta e ideas. Figura 5. Actitudes para trabajar en equipo Trabajo en equipo Actitud de escucha Actitud de respeto Actitud optimista Actitud de colaboración Actitud social Actitud de constancia Consulta en el apartado Material de apoyo el documento “Diagnostico de la necesidad de formación de equipos”. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 19 Elaboración propia con información de Bonifaz 2012. Imagen: https://www.universidadescr.com/blog/trabajo-en-equipo/ Según Robbinson y Judge 2009, hay 4 tipos de equipo de trabajo que son posible encontrar en una organización: Equipos para resolver problemas. En estos equipos los miembros comparten ideas de cómo mejorar los métodos y procesos de trabajo. Equipos de trabajo autodirigidos. Estos equipos son empleados llevan a cabo trabajos interrelacionados y asumen las responsabilidades de la ejecución de la propuesta o trabajo en equipo. Incluso seleccionan a sus miembros y evalúan entre sí a sus miembros. Equipos transfuncionales. Son formados por empleados del mimo nivel jerárquico de diferentes áreas de trabajo que se conjugan para realizar una tarea. Permite que intercambien información entre áreas eso es una ventaja Equipos Virtuales. Los equipos previos hacen su colaboración cara a cara, los virtuales usan la tecnología para reunir a los miembros que están dispersos geográficamente. Se pueden identificar rasgos característicos de los factores de éxito en los equipos, entre ellos es que cuentan con recursos adecuados es decir el apoyo que reciben de la organización (información oportuna, equipo apropiado, persona adecuado, estímulos y apoyo administrativo); Liderazgo y estructura eficaz, es decir deben poder ponerse de acuerdo en lo que van a logra y cómo repartirse el trabajo entre los miembros; Clima de confianza, los equipos eficaces están compuestos de integrantes que confianza uno en el otro, lo que incrementa la cooperación; Evaluación de desempeño y sistema de recompensa debe reflejar la participación del equipo entero además de considerar evaluaciones y recompensas individuales (Robbinson y Judge 2009). https://www.universidadescr.com/blog/trabajo-en-equipo/ Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 20 Habilidades de liderazgo para juntas de equipo eficaces El éxito de las reuniones radica en la habilidad del líder para llevar el proceso del grupo. La principal queja suele ser que son demasiado largas e improductivas, el reto es tener juntas fructíferas. Loussier y Achua 2011, nos prono tres elementos para hacerlas más eficaces, que son: Planeación de la junta, Conducción de la junta y Manejo de miembros conflictivos. Planeación de la junta La planeación de la junta tiene un efecto positivo y de eficacia en la reunión, se requiere considerar al menos 5 puntos que son: los Objetivos, definir los objetivos o propósito que tiene la junta ; Elección de participantes, dedica quién es relevante se integre, reconsidere si en realidad tiene que asistir el equipo completo, se requiere la presencia de algún especialista externo; Agenda, especifique los temas y secuencia que llevará la reunión, estosdeben ser encaminados al logro del objetivo de la reunión, programe los temas por prioridad; Fecha y hora, identifique cuándo es el mejor momento para entablar conversación con los miembros, quizá por la mañana. Se recomienda que el líder funja como facilitador, y regule el tiempo más no interfiera en el contenido. Consulta en el apartado Material de apoyo el documento “Resumen y guía de conducción de reuniones de trabajo” Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 21 Conducción de la junta: La conducción de la junta se basa en identificar los objetivos; abarcar los temas de la agenda y resumir y revisar las asignaciones que se dieron durante la reunión. Manejo de miembros conflicto: Entre los miembros conflicto pueden identificarse el silencioso, parlanchín, divagador, aburrido y discutidor. A continuación, presentamos diferentes recomendaciones para controlar la situación ante miembros conflicto en juntas de trabajo. Cuadro 4. Manejo de miembros conflicto en reuniones de trabajo. Tipo de miembro y desventaja que representa Recomendación Silencioso, no aporta al grupo. Trate de motivarlo, crear clima de confianza, generar preguntas fáciles que pueda responder Parlanchín, puede crear conflictos grupales No les permita dominar el grupo. Haga preguntas con la indicación “démosle oportunidad a los que no han participado”. Interrúmpale con amabilidad Divagador, distraen al grupo de los temas de la agenda Sea amable agradezca y retome una pregunta del tema abordado a otros miembros del grupo Aburrido Hay que motivarlos. Asigne al miembro aburrido una tarea como ir anotando los avances en un pizarrón. Algo que los involucre. Discutidor, disfrutan de polemizar. No participe en el alegato Elaboración propia con información de Lussier y Achua 2011 Comunicación La habilidad nata del hombre de comunicación ha permitido su evolución, relacionarse, además de expresar sus pensamientos ideas y deseos. Existe la comunicación intrapersonal, es la que se da consigo mismo. La comunicación interpersonal es la entre personas mediante el envío de un mensaje, dentro de esta categoría esta la comunicación grupal. En la comunicación grupal interactúan dos o más personas para resolver asuntos, tomar alguna decisión, convencer o integrar nuevos elementos al grupo; o bien lograr las metas del equipo de trabajo y organizaciones (Madrigal 2009). Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 22 En la comunicación algunas de las recomendaciones son establecer contacto visual con la persona o grupo de personas a las que se dirige, a fin de conseguir mayor impacto en la recepción del mensaje y proyectar confianza en sí mismo, además de buscar desarrollar habilidades de comunicación asertiva. Comunicación asertiva En la comunicación asertiva se expresa uno mismo con seguridad sin intentar manipular o agredir, se requiere escuchar los intereses externos, sin descuidar los propios. Este tipo de comunicación requiere un autodominio y conocimiento propio como debe suponerse. Está relacionada con el trato con otros. Las características de una persona asertiva las podemos identificar en la figura 6. Figura 6. Características de la persona asertiva Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 23 . Elaboración propia con información de Huerta y Rodriguez 2006. Imagen tomada de: https://www.gemmaprats.cat/es/la-comunicacion-asertiva/ Persona asertiva Puede comunicarse con personas de todos los niveles Se siente libre de manifestarse Tiene una orientación activa en la vida. Es proactiva Acepta sus limitaciones. Actual del modo que juzga respetable Acepta o rechaza de su mundo emocional a las personas con delicadeza y a la vez con firmeza Se manifiesta emocionalmente libre para expresas sus sentimiento “Asertividad proviene del latín asserere que significa afirmar”, con este término nos referiremos a afirmarse uno mismo, la propia personalidad, con aplomo (Huerta y Rodríguez 2006). https://www.gemmaprats.cat/es/la-comunicacion-asertiva/ Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 24 En la comunicación asertiva el lenguaje corporal también entra. Una persona asertiva presenta una posición erguida y calmada con las manos colgando libremente a los lados. Su expresión refleja sinceridad, confianza, sensibilidad. Saluda con una sonrisa. Sus movimientos son estables. Su contacto visual es regular y demuestra atención e interés. Contrario a una persona agresiva que puede tener una actitud tosca o demasiado recta, con movimientos agitados o una persona tímida en su apariencia es más bien desalineada y retraída, con postura encorvada y signos obvios de estrés o tensión. Sugerencias para una comunicación asertiva: Elaboración propia con información de Huerta y Rodríguez 2006. Elaboración de presentaciones orales y escritas Habilidad de hablar en público y expresarse en forma oral y escrita son básicas en los directivos. Una buena comunicación oral depende de la preparación que se le dedique, en este sentido se proponen 5 pasos que ayudarán a la realización de presentaciones eficaces. Formular la estrategia para la audiencia en específico, se definen objetivos considerando la ocasión y la audiencia; Transforma la estrategia a un contenido; cuida desarrollar una estructura clara; Sustentar el contenido con ilustraciones, ideas o ejemplos o estadísticos que refuercen la idea; Preparar el material con un formato que enriquezca la ideas; Complementar la presentación con respuestas a los desafíos. Sea directo, exprese lo que piensa o siente Enfréntese al problema, no a la persona Trate lo específico y no generalice No ofrezca disculpas más de lo necesario o excesivas explicaciones Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 25 Figura 7. Pasos para presentaciones efectivas Tomado de Whetten y Cameron 2011 Al momento de desarrollar la estrategia reflexiona en el propósito de la presentación si es informar, persuadir, motivar. Si busca informar, el propósito es la retención de ideas y hechos. Si busca motivar utilice un lenguaje persuasivo, argumentos contundentes y adaptarse a la audiencia. Pregúntese: ¿qué quiero que mi audiencia prenda? o ¿qué actitud quiero que adopte? Según sea el caso. Considere que la clave para sentir confianza en presentaciones orales o escritas es la preparación y la práctica. Una clave importante para desarrollar el mensaje es conocer cuánto sabe la audiencia sobre el tema y qué disposición tienen sobre el mismo. Si ya saben demasiado sobre el tema se aburrirán. Considere que una audiencia entusiasmada retiene mejor la información, así que puede iniciar explicando a la audiencia en qué le ayudará el mensaje que va a recibir. Y comience por fijar metas realistas para ayudar a la disposición al mensaje. Una introducción eficaz en su presentación puede lograr captar la atención, convencer a la audiencia de . Estrategia para audiencia y ocasión Estructura clara Reforzar el contenido con ilustraciones o estadísticos Presentar un formato o estilo adecuado Presentar respuestas a desafíos Alta dirección en negocios internacionales Unidad3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 26 atenderla y da un rápido resumen de lo que escuchará. Es importante que entregue a la audiencia una secuencia de la presencia al inicio del mensaje. Al finalizar haga un resumen. Cuide que su mensaje esté bien organizado, esto da credibilidad. Realización de entrevistas Con frecuencia los directivos entrevistan a sus subalternos para evaluar su desempeño, dar orientación y entrenamiento. Se pueden llegar a considerar conversaciones convencionales sin embargo la entrevista se define como “una forma especializada de comunicación realizada para un objetivo específico relacionada con una actividad” Whetten y Cameron 2011 citando a Dows et al . Al igual que las presentaciones las entrevistas deben planearse y organizarse. Un buen entrevistador hace preguntas eficaces. Sea cuidadoso con las preguntas abierta le darán información en general, la cerrada le dará información específica. En el siguiente cuadro vea ejemplo de algunas preguntas mal estructuradas. Cuadro 5. Replanteamiento de preguntas mal construidas. “El material de apoyo visual, incrementa en un 50% el impacto del mensaje en la presentación, aclara significativamente la información, reduce el tiempo reuniones en un 28%, hace que el mensaje sea 43% más persuasivo (Whetten y Cameron 2011). Revisa en el apartado Material de apoyo el documento “Resumen y guía de comportamiento en presentaciones orales y escritas” Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 27 Pregunta doble contenido Problema Mejor pregunta Si usted no tuviera otra opción más usar este sistema ¿cómo lo utilizaría productivamente? La pregunta evita una análisis abierto del sistema y obliga al entrevistado a defenderlo ¿Cuáles cree que son los beneficios de este sistema? Cuál cree que son las desventajas de este sistema Pregunta guiada Problema Mejor pregunta No cree que utiliza este plan resolverá los problemas que hemos tenido? La pregunta identifica la respuesta esperada, dificultando al entrevistado mostrar en desacuerdo Piensa que este plan será útil para resolver los problemas que hemos tenido? Whetten y Cameron 2011 La ubicación para realizar la entrevista es importante ya que la atmosfera influye, si la realiza en la oficina será formal y si la realiza un lugar neutral como un restaurant será un ambiente relajado. Tipos de entrevista: La entrevista para obtener información Más que en ningún otro tipo de entrevistas debe actuar de manera flexible y adaptarse al interlocutor. Elija una atmosfera apropiada. Utilice una secuencia de embudo. Entrevista de selección de personal Las preguntas se centran en cuatro temas que son experiencia laboral, escolaridad, personalidad e intereses. El objetivo es seleccionar a la persona calificada para la organización. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 28 Entrevista de evaluación de desempeño Además de evaluar se busca retroalimentar sobre la forma en mejorar. Por lo general se tienen previas evaluaciones escritas. Recuerde que a las personas no les gusta ser criticadas a sí puede cuidar equilibrar sus críticas con reafirmaciones y elogios. Cierre En esta unidad estudiaste las diferentes estrategias para poder dar dirección a una organización de acuerdo a los objetivos de la misma. También aprendiste las características de la habilidad de liderazgo y comunicación a fin de delegar responsabilidades y llegar al logro de objetivos de manera grupal y en equipo. Revisamos algunos tipos de equipo y las fases de formación, actitudes y factores que incrementan el éxito y mejores resultados. Y analizamos los diferentes recursos para realizar presentaciones eficaces, que te ayudarán a comunicar y persuadir en la dirección de una organización. Las recomendaciones de comunicación asertiva y facultamiento te será de mucha utilidad en el desenvolvimiento directivo en negocios internacionales. Revisamos que dada la globalización y otros factores detonantes resulta estratégico adoptar estrategias directivas multipais o estrategia global. Fuentes de consulta Bonifaz Villar C. 2012. Desarrollo de habilidades directivas. Red tercer milenio. Huerta J y Rodriguez R. 2006. Desarrollo de habilidades directivas. Pearson. Alta dirección en negocios internacionales Unidad 3. Habilidades grupales y de comunicación Contenido nuclear División de Ciencias Administrativas / Mercadotecnia Internacional 29 Johnson G, Scholes K y Whitington R 2006. Dirección Estratégica. Pearson, Madrid. Kotler P. y Armostrong G. Marketing. 2012. Decimocuarta edición. Pearson. México Lussier R y Achua C. 2011. Liderazgo. Teoría, aplicación y desarrollo de habilidades. Cengage Learning. México Madrigal B. 2009. Habilidades directivas. Mc. Graw Hill. México Münch L. 2006. Fundamentos de Adminsitración. Casos y prácticas. Editorial Trillas Whetten D.y Cameron K. 2011. Desarrollo de habilidades directivas. Octava edición. Pearson. México. Robbins S, Judge T, 2009. Comportamiento organizacional. Pearson. México Videos en línea Michael Porter: estrategia organizacional. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=GJvx35BfLw0 Michael Porter: ¿qué es estrategia? Recuperado: https://www.youtube.com/watch?v=0E0e6NqcT0M https://www.youtube.com/watch?v=GJvx35BfLw0 https://www.youtube.com/watch?v=0E0e6NqcT0M
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