ESCUELA BUROCRATICA

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La Escuela Burocrática.
Al inicio del siglo XX, Max Weber, un sociólogo alemán, publicó una bibliografía sobre las grandes organizaciones de su época. Les dio el nombre de burocracia y consideró al siglo XX como el siglo de las burocracias, pues creía que ésas eran las organizaciones características de una nueva época, llena de valores y exigencias nuevas. El surgimiento de las burocracias coincidió con el nacimiento del capitalismo.
Max Weber, quien estudió las organizaciones bajo un enfoque estructuralista; se preocupó por su racionalidad, es decir, por la relación entre los medios y recursos utilizados y los objetivos que alcanzarían las organizaciones burocráticas. Para Weber la organización por excelencia es la burocracia. Con el surgimiento, crecimiento y proliferación de las burocracias, la teoría administrativa (hasta entonces introspectiva y enfocada únicamente hacia los fenómenos internos de la organización) ganó una nueva dimensión por medio del enfoque estructuralista, además del enfoque intra organizacional, surgió el enfoque inter organizacional. La visión estrecha y limitada dada los aspectos internos de la organización se amplió y sustituyó por una más amplia, involucrando la organización y sus relaciones con otras organizaciones dentro de una sociedad más grande.
La Teoría de la burocracia se desarrolló en la administración alrededor de la década de 1940, en función de los siguientes aspectos:
1. La fragilidad y la parcialidad de la Teoría Clásica y de la Teoría de las Relaciones Humanas, ambas oponentes y contradictorias, pero sin la posibilidad de un enfoque global e integrado de los problemas organizacionales. Ambas revelan puntos de vista extremistas e incompletos sobre la organización, generando la necesidad de un enfoque más amplio y completo.
2. La necesidad de un modelo de organización racional, capaz de caracterizar todas las variables involucradas, así como el comportamiento de los miembros que en ella participan, y aplicable no solamente a la fábrica, sino a todas las formas de organización humana y principalmente a las empresas.
3. El creciente tamaño y complejidad de las empresas exigieron modelos organizacionales mucho más definidos.
4. El resurgimiento de la Sociología de la burocracia, a partir del descubrimiento de los trabajos de Max Weber, su creador. La Sociología de la burocracia propone un modelo de organización y las organizaciones no tardaron en intentar aplicarlo en la práctica, proporcionando las bases de la Teoría de la burocracia.
1. Características de la burocracia
Según el concepto popular actual, la burocracia se entiende como una organización en donde el papeleo se multiplica y se incrementa, impidiendo soluciones rápidas o eficientes. El término también se emplea con el sentido de apego de los empleados a los reglamentos y rutinas, causando ineficiencia a la organización. El menos informado o ignorante en el asunto dio el nombre de burocracia a los defectos del sistema (disfuncionales) y no al sistema en sí mismo. El concepto de burocracia para Max Weber es exactamente lo contrario. Para él la burocracia es la organización eficiente por excelencia.
Para lograr eficiencia, la burocracia explica en los mínimos detalles cómo se deben hacer las cosas. Según Max Weber, la burocracia tiene las siguientes características:
1. Carácter legal de las normas y reglamentos.
2. Carácter formal de las comunicaciones.
3. Carácter racional y división del trabajo.
4. Impersonalidad en las relaciones.
5. Jerarquía de la autoridad. 
6. Rutinas y procedimientos estandarizados. 
7. Competencia técnica y meritocracia. 
8. Especialización de la administración. 
9. Profesionalización de los participantes 
10. Completa previsión del funcionamiento.
1.2 Ventajas de la burocracia
Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia sobre las otras formas de asociación.
Las ventajas de la burocracia, para Weber, son:
1. Racionalidad en relación con el alcance de los objetivos de la organización.
2. Precisión en la definición del cargo y en la operación, por el conocimiento exacto de los deberes.
3. Rapidez en las decisiones, pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quién debe hacerlo, y las órdenes y papeles se tramitan a través de canales preestablecidos.
4. Univocidad de interpretación garantizada por la reglamentación específica y escrita. Por otro lado, la información es discreta, pues se provee únicamente a quien debe recibirla,
5. Uniformidad de rutinas y procedimientos que favorece la estandarización, la reducción de costos y errores, pues las rutinas se definen por escrito.
6. Continuidad de la organización por medio de la sustitución del personal que se retira. Además, los criterios para escoger y seleccionar el personal se basan en la capacidad y en la competencia técnica.
7. Reducción de la fricción entre las personas, pues cada empleado conoce lo que se exige de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y las de los otros.
8. Constancia, pues los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias.
9. Confiablidad, pues el negocio se conduce a través de las reglas conocidas, y los casos similares se tratan metódicamente dentro de la misma forma sistemática. Las decisiones son previsibles y el proceso de decisión, por ser despersonalizado para excluir sentimientos irracionales, como amor, rabia y preferencias personales, elimina la discriminación personal.
10. Beneficios para las personas en la organización, pues se formaliza la jerarquía, se divide el trabajo entre las personas de forma ordenada, se entrenan las personas para que se transformen en especialistas, para que de esta forma puedan seguir el camino en la organización en función de su mérito personal y competencia técnica.
2. Racionalidad burocrática
Un concepto muy ligado al de burocracia es el de racionalidad. En el sentido weberiano, la racionalidad implica adecuación de los medios a los fines. En el contexto burocrático, eso significa eficiencia. Una organización es racional si se seleccionan los medios más eficientes para la implantación de las metas. Mientras tanto, son las metas colectivas de la organización y no las de sus miembros individuales las que se toman en cuenta. De esa forma, el hecho de que una organización sea racional no implica necesariamente que sus miembros actúen racionalmente en lo que concierne a sus propias metas y aspiraciones.
Todo lo contrario, cuanto más racional y burocrática se hace la organización, tanto más las personas se transforman en engranajes de una máquina, ignorando el propósito y el significado de su comportamiento.
3. Las dimensiones de la burocracia
No existe un tipo único de burocracia, sino variados grados de burocratización. Actualmente, la burocracia se entiende como un continuum y no como una forma absoluta de presencia o ausencia. El grado variable de burocratización depende de las dimensiones de la burocracia. El concepto actual de burocracia se deriva de dimensiones, cada una de la que varía en la forma de un continuum. Se trata de un enfoque empíricamente más adecuado que tratar la organización como totalmente burocrática o no burocrática. A partir del estudio de varios autores, Hall seleccionó seis dimensiones de la burocracia, que son:
1. División del trabajo basado en la especialización funcional.
2. Jerarquía de autoridad.
3. Sistema de reglas y reglamentos.
4. Formalización de las comunicaciones.
5. Impersonalidad en la relación entre las personas.
6. Selección y promoción basadas en la competencia técnica.
4. Dilemas de la burocracia
Weber observó la fragilidad de la estructura burocrática, que enfrenta un dilema típico: de un lado, existen presiones de fuerzas exteriores para motivar al burócrata a seguir otras normas diferentes de las de la organización y, de otro lado, el compromiso de los subordinados con las reglas burocráticas tiende a debilitarse gradualmente. La organización, para ser eficiente, exige un tipo especial de legitimidad, racionalidad, disciplina y limitaciones de alcance.La capacidad para aceptar órdenes y reglas como legítimas exige un nivel de renuncia que es difícil mantener.  Las organizaciones burocráticas presentan una tendencia a deshacerse, en la dirección carismática o en la tradicional, donde las relaciones disciplinarias son más "naturales" y "afectuosas". Entonces, la racionalidad de la estructura racional es frágil y necesita protegerse contra presiones externas, con la finalidad de poder dirigirla hacia sus objetivos y no hada otros.
Los burócratas son personas que forman el cuerpo administrativo de la estructura de la organización, debidamente indicada, que siguen las reglas impuestas y sirven a los objetivos de la organización. Weber indica también la existencia de jefes no burocráticos, que indican y nombran los subordinados, establecen reglas, resuelven los objetivos que deberán alcanzarse y son electos o heredan su posición, como, por ejemplo, los presidentes, directores y los reyes. Esos jefes (no burocráticos) de la organización desempeñan el papel de estimular la conexión emocional e incluso irracional de los participantes con la racionalidad, pues la identificación con una persona o líder de la organización influye psicológicamente, reforzando el compromiso abstracto con las reglas de la organización
4.1 Disfunciones de la burocracia
Para Weber, la burocracia es una organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsibilidad de su funcionamiento para obtener la mayor eficiencia de la organización. Pero, al estudiar las consecuencias no deseadas de la burocracia, se encuentran:
a. Internalización de las reglas y apego a los reglamentos: las directrices de la burocracia, emanadas de las normas y reglamentos para alcanzar los objetivos de la organización, tienden a adquirir un valor positivo, propio e importante, independientemente de aquellos objetivos, y los sustituye gradualmente. Las normas y los reglamentos se transforman en objetivos, se vuelven absolutos y prioritarios: el empleado – adquiere "anteojeras" y se olvida que la flexibilidad es una de las principales características de cualquier actividad racional. Con eso, el empleado burócrata se transforma en un especialista, no porque posee conocimientos de sus tareas, sino porque conoce perfectamente las normas y los reglamentos respecto a su cargo o función. Los reglamentos pasan de ser medios a ser los principales objetivos del burócrata.
b. Exceso de formalismo y de papeleo: la necesidad de documentar y formalizar todas las comunicaciones dentro de la burocracia con la finalidad de que todo se registre debidamente por escrito puede conducir a la tendencia hacia el exceso de formalidad, de documentación y, por tanto, de papeleo. Además, el papeleo constituye una de las disfunciones más llamativas de la burocracia, lo que muchas veces lleva al menos informado o ignorante sobre el tema a imaginar que toda burocracia tiene necesariamente un volumen inusitado de papeleo, de vías adicionales de formatos y de comunicaciones.
c. Resistencia a los cambios: como todo dentro de la burocracia se encuentra en forma de rutina, estandarizada, previsto con anticipación, el empleado generalmente se acostumbra a una completa estabilidad y repetición de aquello que hace, lo que le proporciona una completa seguridad respecto a su futuro en la burocracia. Atendiendo a las normas y reglamentos impuestos por la burocracia, el empleado se transforma simple y sencillamente en un ejecutor de las rutinas y procedimientos, los cuales llega a dominar con plena seguridad y tranquilidad con el transcurso del tiempo. Cuando surge alguna posibilidad de cambio dentro de la organización, el empleado tiende a interpretar ese cambio como algo que desconoce y, por tanto, algo que puede traer peligro a su seguridad y tranquilidad. Con eso, el cambio se vuelve indeseable para el empleado. Y, en la medida de lo posible, él se resiste a cualquier tipo de cambio- que se quiera implantar en la burocracia. Esa resistencia al cambio puede ser pasiva y quieta, como puede ser activa y agresiva a través de comportamientos de reclamación, tumultos y huelgas.
d. Despersonalización de la relación: la burocracia tiene como una de sus características la impersonalidad en la relación entre los empleados. De donde se origina su carácter impersonal, pues enfatiza los cargos y no las personas que los ocupan. Eso lleva a una disminución de las relaciones personalizadas entre los miembros de la organización: frente a los demás empleados, el burócrata no los toma como personas más o menos individualizadas, sino como ocupantes de cargos, con derechos y deberes previamente especificados. De donde se origina la despersonalización gradual de la relación entre los empleados de la burocracia.
e. Categorización como base del proceso decisorio: la burocracia se apoya en una rígida jerarquización de la autoridad. Por lo tanto, quien toma las decisiones en cualquier situación será aquel que posee la categoría jerárquica más elevada, independientemente de su conocimiento sobre el tema. Quien decide es siempre aquel que ocupa el puesto jerárquico más alto, incluso aunque nada sepa al respecto del problema que está por ser resuelto, Por otro lado, categorizar significa una forma de clasificar las cosas, según estereotipos, con la finalidad de usarlas con más facilidad. Cuanto más se utiliza la categorización en el proceso decisorio, menor será la búsqueda de alternativas diferentes de solución. 
d. Super conformidad a las rutinas y a los procedimientos: la burocracia se basa en rutinas y procedimientos, como medio para garantizar que las personas hagan exactamente aquello que se espera de ellas. Dado que una burocracia eficaz exige devoción estricta a las normas y reglamentos, esto conduce a que se transforma en cosas absolutas: no se considera entonces, que las reglas y rutinas sean relativas a un conjunta" de objetivos, sino que se vuelven absolutas. Con el tiempo, las reglas y las rutinas se transforman en sagradas para el empleado.
e. Exhibición de señales de autoridad: como la burocracia enfatiza la jerarquía de autoridad, se hace necesario un sistema capaz de indicar, a los ojos de todos, aquellos que detentan el poder. Es de donde se origina la tendencia de la utilización intensiva de símbolos o de señales de estatus para demostrar la posición jerárquica de los empleados, como el uniforme, la ubicación de la sala, del baño, del estacionamiento, del comedor, el tipo de mesa, etcétera, como; medios de identificar cuáles son los principales jefes de la organización. En algunas organizaciones (como el ejército, la Iglesia, etcétera), el uniforme constituye una de las principales señales de autoridad.
f. Dificultad en la atención a clientes y conflictos con el público: el empleado se enfoca hacia adentro de la organización para sus normas y reglamentos internos, para sus rutinas y procedimientos, para su superior jerárquico; que evalúa su desempeño. Esa actuación interiorizada para ía organización lo lleva a crear conflictos con los clientes de la organización. Todos los clientes son atendidos de forma estandarizada, de acuerdo con reglamentos y rutinas internas, lo que hace que el público se irrite con la poca atención y desconsideración en relación con sus problemas particulares y personales. Las presiones del público, que requiere de soluciones personalizadas que la burocracia estandariza, hacen que el empleado observe esas presiones como amenazas a su propia seguridad. Es entonces cuando se origina la tendencia a la defensa en contra de las presiones externas a la burocracia.