ADMINISTRACION POR OBJETIVOS APO

Vista previa del material en texto

La Administración por Objetivos (APO)
 1. Orígenes de la administración por Objetivo
La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye el modelo administrativo identificado como el espíritu pragmático y democrático de la Teoría Neoclásica. Su aparición ocurrió en 1954, cuando Peter F. Drucker, considerado como padre de la APO, publicó un libro sobre administración por objetivos.
La APO presenta las siguientes características:
1. El establecimiento conjunto de objetivos entre él gerente y su superior. 
2. El establecimiento de objetivos para cada departamento o posición.
3 . Interrelación entre los objetivos departamentales.
4 . Énfasis en la medición y en el control de resultados. 
5. Continua evaluación, revisión y modificación de los planes. 
6. Participación activa de las gerencias y de los subordinados. 
7. Apoyo intensivo del personal.
 2. Estrategia organizacional
La Teoría Neoclásica hace énfasis en la planeación estratégica. Una vez seleccionados y establecidos los objetivos organizacionales (los objetivos globales de la empresa), el siguiente paso es saber cómo alcanzarlos. Es decir, establecer la estrategia empresarial que se utilizará para alcanzar de forma eficiente aquellos objetivos y escoger las tácticas y operaciones que mejor implementen la estrategia adoptada.
 2.1 Conceptos de estrategia y de táctica
El antiguo concepto militar define estrategia como la aplicación de fuerzas en gran escala contra algún enemigo. En términos empresariales, podemos definir la estrategia como "la movilización de todos los recursos de la empresa en el ámbito global con el propósito de alcanzar los objetivos en el largo plazo.
Táctica es un esquema específico de empleo de recursos dentro de una estrategia general. En el plan militar, una movilización de tropas es una táctica dentro de una estrategia más amplia. El plan gerencia, el presupuesto anual o el plan anual de inversiones son planes tácticos dentro de la estrategia global a largo plazo. Una guerra requiere de una o más estrategias; cada una requiere de una proliferación de acciones o medidas tácticas. La planeación para cinco años en la empresa requiere de una estrategia, a la cual deben conectarse los planes tácticos de cada año comprendido en ese periodo".
Tanto la estrategia empresarial como las tácticas que de ella se deriven exigen planeación. La planeación es la base de la APO. A propósito, la APO se fundamenta en la planeación estratégica de la empresa y en los planes tácticos de los departamentos o unidades. A pesar de todo, la estrategia está sujeta a algunos malos entendidos, mismos que se presentan a continuación:
1. Cuando se construye una estrategia, no se pretende tomar decisiones sobre el futuro, sino se pretende tomar hoy decisiones que tengan en mente el futuro.
2. No se debe confundir la estrategia con sus planes; tácticos: estrategia no es solamente innovación, diversificación o planeación financiera, sino el conjunto de esto dirigido a objetivos de largo plazo que se desean alcanzar.
3. La estrategia no es un fin en sí mismo, sino un medio. Debe ser revaluada y ajustada constantemente en función de los cambios.
4. La estrategia no proporciona la certeza, solamente la probabilidad con relación al futuro.
   3. Ciclo de la APO
La APO involucra un proceso cíclico de forma que el resultado de un ciclo permite correcciones y ajustes en el siguiente ciclo por medio de la retroalimentacion proporcionada por la evaluación de los resultados. El ciclo de la APO corresponde al ejercicio fiscal de la empresa (generalmente un año) para facilidad de ejecución y de control.
4. Apreciación critica de la administración estratégica y dé la APO
La APO no es una fórmula mágica. Como la APO involucra un proceso político (definición política de los propósitos que animan la organización), un proceso de planeación (la planeación estratégica y la planeación táctica) y un proceso de dirección (involucrando la supervisión y la ejecución) es común que uno o más de esos tres procesos no funcionen bien, ahí comienzan a ocurrir problemas con la APO. A pesar de ser excelentes herramientas administrativas, la administración estratégica y la APO tienen sus puntos frágiles; es necesario conocerlos.
La estrategia organizacional es una espada de doble filo: La estrategia tiene grandes ventajas y desventajas. A cada ventaja asociada con la estrategia corresponde una desventaja, a saber:
a) La estrategia determina la dirección y da un rumbo a las actividades de la organización.
Ventaja: el papel primordial de la estrategia es trazar el curso de la organización para que ésta
pueda navegar con cohesión por medio de su ambiente de negocios.
Desventaja: la dirección estratégica puede transformarse en un conjunto de vendas para ocultar
los peligros potenciales. Seguir un curso predeterminado en aguas desconocidas es la forma perfecta para chocar con un iceberg. La dirección es importante, sin embargo, es mejor moverse hacia delante mirando hacia los lados, para poder modificar el comportamiento de un instante a otro.
b) La estrategia enfoca e integra el conjunto de esfuerzos organizacionales.
Ventaja: la estrategia promueve la coordinación de las actividades para evitar que las personas empujen hacia direcciones diferentes.
Desventaja: el pensamiento grupal surge solamente cuando el esfuerzo es muy enfocado y puede no haber visión periférica para abrir otras posibilidades.
c) La estrategia define la organización y sus rumbos.
Ventajas: la estrategia proporciona una forma envolvente para que las personas puedan entender la organización y distinguirla de las demás. La estrategia da significado a aquello que la organización está haciendo.
Desventaja: definir la organización con mucha exactitud puede simplificar las cosas y hasta cierto
punto estereotipar su comportamiento, perdiendo la visión de la riqueza y de la complejidad del todo.
d) La estrategia proporciona consistencia interna.
Ventaja: la estrategia reduce la ambigüedad y proporciona orden y consistencia. Ella funciona como una teoría: una estructura cognitiva para simplificar y explicar el mundo de los negocios y así facilitar la acción.
Desventaja: mucha consistencia lleva a la rutina. La creatividad proviene de la inconsistencia y permite descubrir nuevas combinaciones de fenómenos hasta entonces separados. Estrategias y teorías no son realidades, sino representaciones o abstracciones de la realidad en la mente de las personas. Nadie ha visto o tocado jamás una estrategia.
Una estrategia puede tener un efecto peligroso de información falsa o distorsión. Ese es el precio de tener una estrategia. Por tanto/ dejar de hacer estrategias es el peor mal.
Dejar de utilizar administración estratégica es una locura, pues significa dejar el barco suelto y a la deriva. En la modernidad, las estrategias organizacionales se están diseñando con mucha participación de todas las personas, poca formalización y mucha flexibilidad.
Después de todo, estamos en un mundo de constante cambio y la estrategia necesita ser suficientemente ágil para acompañar ese cambio continuo.
5. Programas exitosos de APO
Los programas exitosos de la APO incluyen los siguientes aspectos:
1. Énfasis consciente en la formulación de objetivos consensuales
2. Frecuente interacción y retroalimentación (feedback) entre subordinados y superiores en cuanto al progreso frente a los objetivos, remoción de obstáculos o necesidades de revisión de los objetivos.
3. Oportunidades de participación, incluso cuando las decisiones finales deben tomarse en la cúpula de la empresa. Todas las críticas aquí expuestas se derivan de los abusos y de la mala interpretación de la APO. Su aplicación apresurada sin la debida preparación de las personas puede llevar a resultados desastrosos.
En buenas manos, la APO puede llevar a la organización a una eficacia sin precedentes. Es únicamente una cuestión de saber cómo utilizarla e implementarla.
 B. El Enfoque del Comportamiento
El enfoque del comportamiento (también llamado conductista, con baseen el conductismo de la psicología) marca la influencia más fuerte de las ciencias de la conducta en la teoría administrativa y la búsqueda de nuevas soluciones democráticas, humanas y flexibles a los problemas organizacionales. Mientras el estructuralismo ha recibido influencia de la sociología (y más específicamente por la sociología organizacional), el enfoque conductual recibe fuerte influencia de las ciencias conductuales, y, más aún, de la psicología organizacional.
El comportamiento es la forma en la que un individuo o una organización actúan o reaccionan en sus interacciones con su ambiente y en respuesta a los estímulos que de éste reciben. Las ciencias conductuales trajeron a la teoría administrativa una variedad de conclusiones sobre la naturaleza y características del ser humano, como son:
1. El hombre es un animal social dotado de necesidades. Entre las necesidades humanas sobresalen las necesidades gregarias, es decir, el hombre desarrolla relaciones cooperativas e interdependientes que lo llevan a vivir en grupos o en organizaciones sociales y convivir con otras personas.
2. El hombre es un animal dotado de un sistema psíquico, El ser humano tiene capacidad de organizar sus percepciones en un todo cognitivo integrado. Su sistema psíquico permite una organización perceptiva y cognitiva particular en su contenido, pero común a todas las personas en cuanto a su estructurad
3. El hombre tiene capacidad de articular el lenguaje con el razonamiento abstracto, es decir, el hombre tiene capacidad de abstracción de la realidad y de comunicación con las otras personas.
4. El hombre es un animal dotado de aptitud para aprender, es decir, de cambiar su conducta y actitudes en dirección a estándares cada vez más elevados, complejos y eficaces.
5. La conducta humana se orienta hacia objetivos. Los objetivos individuales son complejos y mutables, de donde se origina la importancia de los objetivos humanos básicos con la finalidad de comprender claramente la conducta de las personas.
6. El hombre se caracteriza por un estándar dual de conducta: puede tanto cooperar como competir con los demás. Coopera cuando sus objetivos individuales necesitan ser alcanzados a través del esfuerzo común colectivo. Compite cuando sus objetivos son disputados y pretendidos por otros. La cooperación y el conflicto se hacen parte virtual de todos los aspectos de la vida humana.
Con el enfoque del comportamiento, el análisis de la estructura organizacional se divide hacia el análisis de los procesos organizacionales y de la conducta de las personas en la organización, para comprender la conducta organizacional como un todo. Predomina el énfasis en las personas (inaugurado con la Teoría de las relaciones humanas), pero dentro de un contexto organizacional que le sirve de enlace más próximo.
 1. Nuevas proposiciones sobre la motivación humana
Para explicar la conducta organizacional, la Teoría del comportamiento se fundamenta en la conducta individual de las personas. Para poder explicar cómo las personas se comportan, se hace necesario el estudio de la motivación humana. Así, uno de los temas fundamentales de la Teoría del comportamiento de la administración es la motivación humana, campo en el cual la teoría administrativa recibió voluminosa contribución.
Los autores conductistas verificaron que el administrador necesita conocer las necesidades humanas para comprender mejor la conducta humana y utilizar la motivación como un medio poderoso para mejorar la calidad de vida dentro de las organizaciones.
Se recomienda leer en Chiavenato: teorías de Maslow y Herzberg.
 2. Los temas predilectos del enfoque comportamiento.
a. Los estilos de administración. McGregor delinea dos extremos: la Teoría X y la Teoría Y, mientras que Likert propone cuatro sistemas organizacionales, variando desde un sistema autoritario explorador hasta un sistema participativo grupal Inminentemente democrático.
b. La Teoría del comportamiento enfatiza el proceso decisorio. Todo individuo es un tomador de decisiones, basándose en la información que recibe de su ambiente, procesándolas según sus convicciones y asumiendo actitudes, opiniones y puntos de vista en todas las circunstancias. La organización se ve como un sistema de decisiones, en que todos se comportan racionalmente sólo en relación con un conjunto de información que consiguen obtener sobre sus ambientes.
c. Las organizaciones se caracterizan por conflictos entre los objetivos individuales y los objetivos organizacionales. A medida que las organizaciones presionan para alcanzar sus objetivos, ellas privan a los individuos de la satisfacción de sus objetivos personales, y viceversa. Modelos y proposiciones se presentan por los autores conductistas para reducir o eliminar los aspectos negativos de los conflictos.
 d. La conducta organizacional es el tema preferido por los conductistas. La reciprocidad entre individuos y organizaciones y sus relaciones de intercambio son importantes para el estudio de las organizaciones.
 e. La apreciación crítica al respecto de la Teoría del comportamiento en la administración debe tomar en cuenta el énfasis en las personas, el enfoque más descriptivo y menos prescriptivo, la reformulación de la teoría administrativa, sus dimensiones bipolares, la relatividad de las teorías de la motivación, la organización como - un sistema decisorio y la visión tendenciosa como los aspectos más importantes de esa teoría humanista y democrática.
  C. Escuela de Administración de Sistemas
Según esta corriente, los sistemas son el punto fundamental en el que se basa la administración. El sistema es un conjunto formado por partes, asociadas de tal modo, que forman un todo coherente o unidad. En otras palabras, es la concepción de multitudinarias actividades con las cuales se maneja cualquier empresa. Este tipo de administración aporta conocimientos importantes sobre todo para el manejo de grandes organizaciones, aunque es demasiado especializada y descuida el factor humano.
1.Conceptos de sistemas
·  Sistema es un conjunto de elementos en interacción recíproca.
· Sistema es un conjunto de partes reunidas que se relacionan entre sí formando una totalidad.
·  Sistema es un conjunto de elementos interdependientes, cuyo resultado final es mayor que la suma de los resultados que esos elementos tendrían si operaran de forma aislada.
· Sistema es un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes para alcanzar un objetivo o finalidad.
· Sistema es un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado cuyas características son diferentes de las características de las unidades.
·  Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes, formando un todo complejo o unitario orientado hacia una finalidad.
2.Tipos de sistemas
Existe variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos. Los tipos de sistemas son:
1. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos: se componen de equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Se denominan hardware.  Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño.  a. Hardware: término del lenguaje de las computadoras y de la literatura científica. No es posible traducirse. Significa la totalidad de los componentes físicos de un sistema. Puede ser utilizado más restrictivamente para significar el equipo en oposición al software.
b. Sistemas abstractos o conceptuales. Se componen de conceptos, filosofías, planes, hipótesis ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas. Se denominan software.
2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: no presentan intercambios con el medio ambiente que los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Siendo así, no reciben influencia del ambiente ni influyen en él. N o reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados en la acepción exacta del término.La denominación sistemas cerrados se da a los sistemas cuya conducta es determinística y programada y que operan con pequeño y conocido intercambio de materia y energía con el medio ambiente. También el término se utiliza para los sistemas estructurados, en donde los elementos y las relaciones se combinan de forma peculiar y rígida, produciendo una salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como las máquinas y los equipos.
3. Sistemas abiertos. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y energía regularmente con; el medio ambiente. Se adaptan, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. Mantiene un juego recíproco con el ambiente y su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza a través de una operación de adaptación. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto organización.
 3. Apreciación crítica de la Teoría de Sistemas
De todas las teorías administrativas, la Teoría de sistemas es la menos criticada, por el hecho de que la perspectiva sistémica parece concordar con la preocupación estructural y funcionalista típica de las ciencias sociales de los países capitalistas de hoy.
 La Teoría de sistemas desarrolló los conceptos de los estructuralistas y conductistas, poniéndose a salvo de sus críticas. Una apreciación crítica de la Teoría de sistemas revela los siguientes aspectos:
1. Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado: el concepto de sistemas tiene su origen en las disciplinas científicas (como biología, sociología, etcétera). Esas tienen un denominador común: el llamado sistema abierto, que describe las acciones e interacciones de un organismo en un ambiente. Los sistemas abiertos intercambian energía e información con sus ambientes y son por ellos influenciados. El enfoque de sistema abierto trajo una nueva y moderna concepción para la administración, a partir de los siguientes aspectos:
2. La naturaleza esencialmente dinámica del ambiente entra en conflicto con la tendencia esencialmente estática de la organización. Ésa se constituye para auto perpetuarse o, en la peor de las hipótesis, para auto perpetuar su estructura, criterios, métodos y metas y no para cambiar esos elementos de acuerdo con las transformaciones ocurridas en el ambiente.
3. Un sistema organizacional rígido no puede sobrevivir en la medida en que no consigue responder de forma eficaz a los cambios continuos y rápidos del ambiente.
4. Para garantizar su viabilidad, la organización como sistema abierto (como un club, hospital o gobierno) ofrece al ambiente los productos que necesita y, si es el caso, crea en él la necesidad de
5. Características básicas del análisis sistémico: Las características de la teoría administrativa basada en el análisis sistémico son:
6. Punto de vista sistémico. La moderna teoría visualiza la organización como un sistema que se constituye de cinco parámetros básicos: entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente. La TGS incluye todos los tipos de sistemas (biológicos, físicos y conductuales). Ideas de control, estructura propósito y procesos operacionales qué; provinieron de la TGS, cibernética y áreas relacionadas son importantes en la moderna teoría administrativa.
7. Enfoque dinámico. El énfasis de la teoría moderna está sobre el dinámico proceso de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización. Ese enfoque contrasta con la visión clásica que enfatiza la estructura estática. La moderna: teoría no desplaza el énfasis en la estructura, pero adiciona el énfasis sobre el proceso de interacción entre las partes que ocurren dentro de la estructura.
8. Multidimensional y de múltiples niveles. La moderna teoría considera a la organización desde el punto de vista micro y macroscópico. La organización es micro cuando se considera dentro de su ambiente (nivel de la sociedad, comunidad o país) y es macro cuando se analizan sus unidades /internas. La teoría sistémica considera todos los niveles y reconoce la importancia de las partes/ así como la "G estalt" o totalidad e interacción existente entre las partes en todos los niveles. Por eso el efecto sinergístico que ocurre en las organizaciones.
9. Multi motivacional. La Teoría de sistemas reconoce que las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer varios objetivos individuales por medio de ellas. Esos objetivos no pueden ser reducidos a un objetivo único, como utilidades.
10. Probabilística. La teoría moderna tiende a ser probabilística. Sus frases se encuentran saturadas de expresiones como "en general", "puede ser", etcétera', demostrando que muchas variables pueden explicarse en términos predictivos y no con certeza absoluta.
11. Multidisciplinaria. La Teoría de sistemas es una; teoría multidisciplinaria con conceptos y técnicas; de muchos campos de estudio, como Sociología, Psicología, Economía, Ecología, investigación operacional, etcétera. La teoría moderna representa una síntesis integrada de partes relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teoría general de las organizaciones y de la administración.
12. Descriptiva. La teoría moderna es descriptiva. Esta describe las características de las organizaciones y de la administración. Mientras que las teorías más antiguas eran normativas y prescriptivas.
13. Carácter integrador y abstracto de la Teoría de sistemas, La Teoría de sistemas es demasiado abstracta y conceptual y, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas.36 A pesar de predominar en la teoría administrativa y tener "una aplicabilidad general a la conducta de diferentes tipos de organizaciones e individuos en diferentes medios culturales", el enfoque sistémico es una teoría general que cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales. Ella es una teoría general de las organizacionales y de la administración, una síntesis integradora de los conceptos clásicos, neoclásicos, estructuralistas y conductistas.
Algunas variables nuevas se estudiaron en ese contexto. A pesar de que el esquema general de ese enfoque parezca completo en su totalidad, muchos detalles de la teoría aún se encuentran en la posibilidad de ser estudiados e investigados. Los campos de la cibernética y de la teoría de los sistemas prácticamente se fundieron, pues el campo principal de aplicación teórica de ambas son los sistemas. En verdad, la cibernética es una Teoría de sistemas cuyos fundamentos son la comunicación (tanto la circulación de información entre el sistema y el ambiente, como internamente dentro del sistema) y el control (o la regulación del funcionamiento del sistema en función del ambiente).
La Teoría de sistemas se deriva de la Teoría general de sistemas desarrollada por Von Bertalanffy y que se esparció por todas las ciencias, influenciando notablemente la administración.
1. El enfoque sistémico se contrapone al micro enfoque del sistema cerrado.
2. El concepto de sistemas es complejo; para su comprensión se hace necesario el conocimiento de algunas características de los sistemas (propósito, globalización, entropía y homeostasis) así como dos tipos posibles y de los parámetros de los sistemas (entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente). El sistema abierto es el que mejor permite un análisis al* mismo tiempo profundo y amplio de las organizaciones.
3. Se enfocan las organizaciones como sistemas abiertos, pues su comportamiento es probabilístico; y no determinístico, las organizaciones forman parte de una sociedad mayor, constituidas de partes menores; existe una interdependencia entre las partes de las organizaciones; la organización necesita alcalizar una homeostasis o estado fírme; las organizaciones poseen fronteras o límites más o menos definidos; tiene objetivos; se caracterizan por la morfogénesis.
4. Dentro de ese enfoque se encuentra el modelo de Katz y Kahn (importación, procesamiento y exportación con característicasde primer y segundo orden).
5. Por otro lado, el modelo sociotécnico de Tavistock representa igualmente un enfoque sistémico que se basó sobre dos subsistemas: el técnico y el social.
6. En una apreciación crítica de la Teoría de sistemas, se verifica que ese enfoque trajo una fantástica ampliación en la visión de los problemas organizacionales en contraposición al antiguo enfoque del sistema cerrado. Su carácter integrador y abstracto y la posibilidad de comprensión de los efectos sinergísticos de la organización son realmente sorprendentes. La visión del hombre funcional dentro de las organizaciones se deriva principalmente de la concepción de la naturaleza humana. A pesar del enorme impulso, la Teoría de sistemas aún carece de mejor sistematización y presentación de los detalles, pues su aplicación práctica es aún incipiente.