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Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos Ignacio Pavez, PhD Basado en el libro “Reframing Organizations” de Lee G. Bolman y Terrence E. Deal. Este libro se ha convertido en uno de los textos más utilizados en la formación de ejecutivos en USA, pues favorece una compresión integral del funcionamiento de las organizaciones basado en 4 marcos conceptuales que las personas frecuentemente utilizan para hacer sentido de la realidad organizacional. Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 1 Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos Ignacio Pavez, PhD ¿Qué es un marco conceptual? “El mundo no puede entenderse y los hechos no pueden organizarse, a menos que poseas un marco conceptual. Este marco puede no ser el correcto, pero no se puede comenzar a aprender sin algún concepto que brinde expectativas o hipótesis.” Charles Hampden-Turner Un marco conceptual (también llamado modelo mental) es una mezcla de ideas y/o supuestos que las personas utilizamos para comprender determinados fenómenos. Un buen marco conceptual hace que sea más fácil saber a qué te enfrentas y, en última instancia, qué puedes hacer al respecto. Los marcos conceptuales son vitales en el mundo de las organizaciones porque éstas no cuentan con sistemas de navegación computarizados que puedan guiarlas paso a paso hacia su destino. Por el contrario, los ejecutivos necesitan desarrollar marcos conceptuales que les permitan orientar los esfuerzos de la organización para asegurar el desempeño de corto y mediano plazo y la subsistencia de la empresa en el largo plazo. Jeff Bezos (Amazon) y Larry Page (Google), por ejemplo, son ejecutivos que han podido elaborar marcos conceptuales potentes para crear y desarrollar negocios exitosos dado los cambios y oportunidades que trajo consigo la era de internet. Por el contrario, John Antoco (CEO de Bolckbuster en 2000), fue incapaz de anticipar el éxito de Netflix y rechazó comprarlo cuando le fue ofrecido en el año 2000… El resto de la historia ya es conocida. Los marcos conceptuales permiten registrar y convertir datos perceptuales en un patrón coherente o imagen holística de lo que está sucediendo. Cuando este proceso funciona de manera fluida se conoce como “cognición rápida”, que consiste en leer de forma rápida y profunda los aspectos más sutiles de nuestra experiencia. En el fútbol, por ejemplo, se dice que un jugador que puede asimilar y comprender todo lo que sucede a su alrededor posee un “sentido de la cancha”, el cual le permite crear jugadas efectivas que anticipan los movimientos de todos los jugadores del campo. Existen 4 características clave que describen este proceso: 1. Es inconsciente: Lo realizas sin pensar y sin saber cómo lo hiciste. 2. Es rápido: A menudo ocurre casi instantáneamente. 3. Es holístico: Se ve como un patrón coherente y significativo. 4. Deriva en “juicios afectivos”: El pensamiento y la emoción trabajan juntos para hacerte sentir seguro/a de que sabes lo que está sucediendo y lo que debe hacerse. Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 2 La esencia de la construcción de marcos conceptuales es vincular señales situacionales y de contexto, aparentemente difusas o desconectadas, con un marco conceptual bien integrado. Un ejemplo de este proceso es cuando un médico realiza un diagnóstico basándose en una serie de síntomas e información provista de distintas fuentes. En este caso, la opinión experta del médico se basa en un conjunto de categorías y patrones que han sido perfeccionados por la formación y la experiencia; es decir, en un marco conceptual que ha sido mejorado o pulido a lo largo del tiempo. Si bien tratar a pacientes individuales es difícil, los ejecutivos actuales tienen un desafío aún mayor, pues las organizaciones son más complejas y las categorías de diagnóstico están menos definidas. Eso significa que la calidad de los juicios que elaboran los ejecutivos depende de la información que tengan a mano, de sus marcos conceptuales y de lo bien que hayan aprendido a usarlos. Los buenos marcos proveen un mapa adecuado del terreno y permiten navegar de un punto A un punto B sin contratiempos (Ej. Mapa de una ciudad. El mapa de la Región Metropolitana sirve para moverse en Santiago, pero no para moverse en Curicó). Por el contrario, un marco conceptual errado o incompleto hará que la empresa desperdicie recursos y baje su desempeño. Tener el mapa correcto, sin embargo, no es suficiente para navegar con éxito en el contexto empresarial, pues siempre existen imprevistos que nos obligan a tomar decisiones de forma rápida y adaptar nuestros marcos conceptuales “sobre la marcha” según las señales o la información que provee el contexto. Si bien esto suena complejo es algo que hacemos todos los días, pero sin ser conscientes de los modelos mentales que utilizamos para tomar las decisiones que guían nuestras acciones. Dado esto, el objetivo del presente documento es proveer distinciones claves para elaborar un marco conceptual más completo y acabado del funcionamiento organizacional. Esto requiere cuestionar, modificar e incluso romper ciertos modelos mentales que hemos adquirido en el tiempo, los cuales se han formado a partir de nuestra formación profesional y nuestra historia de vida. Redefinir o modificar un marco conceptual Redefinir o modificar un marco conceptual significa cambiar mi punto de vista sobre una situación o fenómeno. Para ello, primero necesitamos ser conscientes de los marcos conceptuales (o modelos mentales) que elaboramos para comprender el mundo y, luego, analizar sus fortalezas y limitaciones según las demandas del contexto y/o la situación que nos toca vivir. Por ejemplo, tener una comprensión acabada de la anatomía humana es un marco conceptual muy útil para realizar una intervención quirúrgica, pero sirve poco para tratar de explicar por qué los clientes de mi empresa están prefiriendo los servicios de la competencia. Si tomamos la metáfora de los marcos conceptuales (o modelos mentales) como las herramientas que tenemos para navegar sobre un determinado territorio, podríamos aseverar que poseer las herramientas apropiadas harían nuestro trabajo más fácil, mientras que contar con las herramientas erradas podría desencadenar sucesos poco favorables e incluso Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 3 desastrosos. También podríamos decir que contar con una o dos herramientas sería suficiente para un trabajo de navegación sencillo y estructurado, pero no para desafíos más complejos y/o cambiantes. Desafortunadamente, el mundo de las organizaciones es complejo y cambiante. De esta forma, es muy probable que ejecutivos que poseen marcos simples, reducidos o estrictos se encuentren confundidos y frustrados al no lograr los resultados esperados. De hecho, las investigaciones sugieren que los ejecutivos que han desarrollado una carrera exitosa en organizaciones han logrado desarrollar y manejar con sabiduría mapas conceptuales complejos y flexibles. Su forma de trabajar se asemeja a la de un carpintero calificado; es decir, una persona que maneja una serie de implementos o herramientas de alta calidad y las utiliza según el tipo de tarea que debe realizar. Para llegar a este nivel de maestría en la administración o dirección de organizaciones, los ejecutivos exitosos han desarrollado la capacidad de actualizar sus marcos conceptuales, lo cual requiere adquirir conocimientos nuevos y profundos sobre cómo funcionan las organizaciones. Sólo a partir de ahí se pueden redefinir o modificar nuestros marcos conceptuales, para luego ajustarlos a los desafíos que plantea nuestro trabajo. En la siguiente sección se presentan cuatro marcos conceptuales que dan cuentade los avances científicos en el estudio de las organizaciones, los cuales pueden convertirse en herramientas muy útiles y versátiles para gestionar y/o dirigir organizaciones en la actualidad. Cuatro marcos conceptuales para hacer sentido de la realidad organizacional El estudio de las organizaciones se inicia recién a mediados del siglo pasado cuando las empresas con fines de lucro comienzan a convertirse, a partir de la revolución industrial, en el motor de nuestra sociedad. Desde sus inicios, científicos del comportamiento humano han tratado de responder preguntas como: ¿Qué son las organizaciones?, ¿Cómo funcionan?, ¿Cómo deberían funcionar?, ¿Por qué es común que fallen o no logren sus objetivos? Las respuestas a estas preguntas han dado origen a importantes escuelas de pensamiento, las cuales han evolucionado y consolidado sus conocimientos a lo largo del tiempo. Cada una de ellas tiene sus propios conceptos y supuestos, elaborando una visión particular de cómo poner bajo control a los colectivos sociales para alcanzar determinadas metas. Cada tradición reclama una base científica (es decir, conocimiento basado en evidencia), pero muchas veces estas teorías se han convertido en teologías que predican una sola forma correcta de explicar la realidad organizacional. Dado esto, los ejecutivos contemporáneos deben ser capaces de navegar entre una cacofonía de voces y visiones, escogiendo la(s) que mejor se aplica(n) a los desafíos que presenta la gestión y dirección de organizaciones. El modelo de los cuatro marcos de Bolman y Deal, tiene por objetivo examinar las voces en competencia que se aplican al estudio de las organizaciones, para así otorgar un panorama más completo y flexible de cómo funcionan en realidad. No busca establecer la mejor teoría o forma de comprender las Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 4 organizaciones, sino más bien consolidar las principales escuelas de pensamiento organizacional en un marco integral que abarca cuatro perspectivas. Su objetivo es proveer conocimiento útil que destila los principales avances en las ciencias sociales, especialmente en la sociología, la psicología, las ciencias políticas y la antropología. Miles de ejecutivos y decenas de organizaciones han colaborado en este trabajo, del cual se desprenden cuatro marcos conceptuales para hacer sentido de la realidad organizacional: (1) estructural, (2) político, (3) simbólico/cultural y (4) recursos humanos (o personas). Cada uno de estos marcos es utilizado por académicos y profesionales por igual y se encuentra en las estanterías de las principales bibliotecas y librerías. Para ilustrar la idea de los cuatro marcos imagine a Paula, una alta ejecutiva agobiada por alcanzar los resultados esperados, quién recurre a la biblioteca de la universidad donde actualmente cursa un MBA. Su principal preocupación es el desempeño global de su empresa y los temores de que su trabajo desaparezca en el corto plazo. El primer libro que llama su atención es: “The Last Link: Closing the Gap That Is Sabotaging Your Business” de Gregg Crawford. Hojeando el libro, puede ver títulos de capítulos como “Datos”, “Disciplina” y “Vincularlo juntos”. Se siente atraída por frases como “Todo se reduce a una cosa, ¿no es así?” “¿Estás haciendo tus números?” y “Una nueva fórmula para el éxito empresarial del siglo XXI”. “Esto puede ser bueno”, dice Paula, “pero parece un poco rígido”. Luego, encuentra “La Velocidad de la Confianza: El Valor que lo Cambia Todo” de Stephen M. R. Covey y Rebecca R. Merrill. Echando un vistazo al interior, lee: “Toma la comunicación. En una relación de alta confianza puedes decir algo incorrecto y la gente aún entenderá su significado. En una relación de baja confianza puedes ser muy medido, incluso preciso, y aun así te malinterpretarán”. “Suena bien”, murmura Paula, “pero parece un poco delicado y emocional… Busquemos algo que tenga los pies más puestos en la tierra”. Continuando con su búsqueda, recoge “Secrets to Winning at Office Politics: How to Achieve Your Goals and Increase Your Influence at Work” de Marie G. McIntyre. Mirando los títulos de los capítulos encuentra: “Olvídate de la justicia, busca el apalancamiento”, “Juegos políticos: movimientos y contramovimientos”, “Poder, poder, quién tiene el poder”. El mensaje clave del libro es que en el trabajo todos nos involucramos en la política, todos los días, aunque no nos guste admitirlo. Paula piensa: “¿Realmente todo se reduce a la política?” Y se pregunta. “Parece demasiado maquiavélico. ¿No hay algo más positivo?” Luego descubre “La Experiencia Starbucks: 5 Principios Para Convertir lo Ordinario en Extraordinario” de Joseph Michelli. Paula revisa rápidamente los cinco principios básicos que el libro plantea sobre el éxito de Starbucks (Hazlo tuyo. Todo importa. Sorpresa y deleite. Aceptar la resistencia. Deja huella) y lee que estos principios “nos recuerdan a todos nosotros, desde el conserje al gerente general, que somos responsables de desatar una pasión que surge desde el backstage de la empresa, fluye a través de Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 5 la experiencia del cliente y, finalmente, se traspasa a nuestras comunidades” (p. 1). Luego, se pregunta si tal nivel de fervor puede ser mantenido por mucho tiempo. En la biblioteca de la universidad, Paula ha descubierto las cuatro perspectivas en el corazón de cada libro. Cuatro metáforas distintas capturan la esencia de cada uno de los libros que revisó: las organizaciones como fábricas, familias, junglas y templos o carnavales. Marco estructural: Metáfora de la fábrica El primer libro, “The Last Link”, ofrece consejos sobre cómo pensar con claridad y organizarse, ilustrando una corriente tradicional que mira a las organizaciones como fábricas. Con bases en la sociología, la economía y la ciencia de la administración, este marco representa un mundo racional y pone énfasis en la arquitectura organizacional, lo que incluye los objetivos, la estructura, la tecnología, los roles especializados, la coordinación y las relaciones formales. Las estructuras, representadas comúnmente por los organigramas, están diseñadas para adaptarse al entorno y la tecnología de una organización. Las organizaciones asignan responsabilidades (división del trabajo). Luego crean reglas, procedimientos, sistemas y jerarquías para coordinar diversas actividades en un esfuerzo unificado. Los problemas surgen cuando la estructura no se alinea bien con las circunstancias actuales. En ese momento, se necesita alguna forma de reorganización o rediseño para remediar el desajuste. Marco de recursos humanos o personas: Metáfora de la familia Luego, Paula se encuentra con “La Velocidad de la Confianza”, que ofrece un fuerte enfoque en las relaciones interpersonales. La perspectiva de los recursos humanos o de las personas, arraigada en la psicología, ve a la organización como una familia extendida, formada por individuos con necesidades, sentimientos, prejuicios, habilidades y limitaciones. Desde el punto de vista de las personas, el desafío clave es adaptar la organización a los individuos; es decir, encontrar una forma de trabajar donde las personas se sientan bien con ellos mismos y con su trabajo. Marco político: Metáfora de la jungla “Secrets to Winning at Office Politics” es una aplicación contemporánea del marco político, el cual se arraiga en el trabajo de los cientistas políticos. Este marco ve a las organizaciones como arenas de lucha, contiendas o selvas. Aquí, los intereses personales compiten por el poder y los recursos escasos. El conflicto está muy extendido debido a diferencias permanentes entre las necesidades, perspectivas y estilos de vida de los individuos y grupos en conflicto. La negociación, el regateo, la coerción y la lealtad forman partede la vida cotidiana. Las coaliciones se forman alrededor de intereses específicos y cambian a medida que diferentes asuntos van y vienen. Los problemas surgen cuando el poder se concentra en lugares equivocados o está tan disperso que no se hace nada. Las soluciones surgen de la habilidad política y la perspicacia, como sugirió Maquiavelo hace siglos atrás. Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 6 Marco simbólico/cultural: Metáfora del templo o carnaval Finalmente, Paula encontró “La Experiencia Starbucks”, cuyo énfasis está puesto en la cultura, los símbolos y el espíritu como claves del funcionamiento organizacional. El marco simbólico o cultural, basándose en la antropología social y cultural, trata a las organizaciones como templos, tribus, teatros o carnavales. Abandona los supuestos de racionalidad que son prominentes en otros marcos y describe a las organizaciones como culturas, impulsadas por rituales, ceremonias, historias, héroes y mitos, en lugar de reglas, procedimientos y autoridad administrativa. Bajo este marco, la organización también es un teatro, donde los actores (empleados) juegan su papel en el drama y las audiencias se forman impresiones de lo que ven en el escenario. Los problemas surgen cuando los actores no desempeñan su papel de manera adecuada, los símbolos pierden su significado o las ceremonias y los rituales pierden su potencia. El marco simbólico/cultural revive el lado expresivo o espiritual de las organizaciones mediante el uso de símbolos, mitos y magia. Pensando desde una perspectiva integral En la Tabla 1 se presenta un resumen del modelo de los cuatro marcos, donde se puede apreciar que cada perspectiva posee su propia imagen de la realidad. De forma natural, cada uno de nosotros se puede sentir más atraído por alguno(s) e incluso puede sentir rechazo por otro(s). Así mismo, algunas perspectivas pueden parecer claras y directas, mientras que otras pueden parecer desconcertantes o ambiguas. Lo esencial de conocer estas perspectivas es que aprender a aplicar los cuatro marcos permite apreciar y comprender mejor el funcionamiento real de las organizaciones. Tabla 1. Resumen del modelo de los 4 marcos de Bolman y Deal. Estructura Poder/política Cultura Personas Metáfora de la organización Fábrica o máquina Jungla o selva Carnaval, templo, teatro Familia Conceptos centrales Reglas, roles, objetivos, procedimientos, tecnología, ambiente Poder, conflicto, competencia, política organizacional Cultura, significado, metáfora, ritual, ceremonia, cuentos, héroes Necesidades, habilidades, relaciones Imagen de liderazgo Arquitectura social Abogacía e inteligencia política Inspiración Empoderamiento Desafío de liderazgo básico Armonizar la estructura con la tarea, la tecnología y el ambiente Desarrollar una agenda clara y bases sólidas de poder Crear fe/esperanza, belleza y significado Alinear las necesidades organizacionales y humanas/personales Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 7 Como se mencionó anteriormente, los ejecutivos exitosos usan más de una perspectiva para desarrollar un diagnóstico respecto de los desafíos que enfrentan y cómo avanzar. Dado esto, la ventaja de utilizar múltiples perspectivas o marcos conceptuales ha estimulado un creciente cuerpo de investigación. Por ejemplo, los académicos Dunford y Palmer descubrieron que los cursos de administración que enseñan múltiples marcos tuvieron efectos positivos tanto a corto como a largo plazo. En este estudio, el 98% de los encuestados calificó como útil o muy útil el modelo y, sobre todo, la capacidad de reformular sus propios marcos conceptuales. Adicionalmente, un 90% consideró que su uso podía ser considerado una ventaja competitiva. Otros estudios han demostrado que la capacidad de usar múltiples marcos se asocia con una mayor efectividad en el logro de sus tareas en el caso de gerentes y líderes. Pensar utilizando múltiples marcos o perspectivas requiere ir más allá de los enfoques estrechos y mecánicos que usualmente se emplean (y enseñan en las escuelas de administración) para comprender el funcionamiento de las organizaciones. Posiblemente ha escuchado en repetidas ocasiones a algún colega plantear que el y/o su equipo manejó algún problema de la “única manera” en que se podía hacer. Este tipo de declaraciones traicionan tanto nuestra imaginación como nuestro coraje y revelan un miedo paralizante frente a la incertidumbre. Puede ser reconfortante pensar que el fracaso fue inevitable e hicimos todo lo que pudimos, pero también puede ser liberador darse cuenta de que siempre hay más de una forma de responder a cualquier problema o dilema. Aquellos ejecutivos que dominan la capacidad de re-enmarcar (es decir, reformular, ajustar o cambiar de marco conceptual) reportan un mayor sentido de elección y poder personal, lo cual es muy relevante para el desarrollo de un liderazgo potente y efectivo. A continuación, se presentan dos tablas que ilustran la aplicación de los cuatro marcos en dos ámbitos relevantes para el desarrollo organizacional: procesos organizacionales claves (Tabla 1) y cambio organizacional (Tabla 2). Ahora que ya conoces estas cuatro perspectivas, te invito a explorar tus desafíos o experiencias organizacionales desde una mirada más amplia; es decir, encuadrando dichos fenómenos desde lo estructural, lo político, lo simbólico/cultural y las personas. “Cuando el mundo organizacional parece irremediablemente confuso y nada funciona, el re- encuadre (o utilización de los cuatro marcos) es una herramienta poderosa para ganar claridad, recuperar el equilibrio, generar nuevas opciones y encontrar estrategias que marquen la diferencia”. Lee G. Bolman & Terrence E. Deal Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 8 Tabla 2. Cuatro interpretaciones de procesos organizacionales claves. Proceso Estructura Poder/política Cultura/símbolos Personas Planificación estratégica Estrategias para establecer objetivos y coordinar los recursos Espacio para ventilar los conflictos y realinear el poder Ritual para producir símbolos, reafirmar valores y negociar significados Reuniones para promover la participación Toma de decisiones Secuencia racional para producir la decisión correcta Oportunidad para ganar o ejercer el poder Ritual para confirmar los valores y proporcionar oportunidades para la unión Proceso abierto para favorecer el compromiso de las personas Reorganización Realinear roles y responsabilidades para que encajen con las tareas y el entorno Oportunidad para redistribuir el poder y formar nuevas coaliciones Oportunidad para negociar un nuevo orden social; mantener una imagen de la rendición de cuentas y capacidad de respuesta Mantener un equilibrio entre las necesidades humanas y las necesidades de los roles formales Evaluación Manera de distribuir recompensas o sanciones y el rendimiento de control Oportunidad para ejercer el poder Ocasión de jugar un papel en un ritual compartido Retroalimentación para ayudar a las personas crecer y mejorar Acercamiento al conflicto Mantener las metas organizacionales mediante autoridades que resuelvan los conflictos Desarrollar o desplegar el poder negociando, forzando o manipulando a otros para ganar Desarrollar valores compartidos y utilizar el conflicto para negociar significados compartidos Desarrollar relaciones haciendo que los individuos enfrenten el conflicto Establecimiento de metas Mantener a la organización en la dirección correcta Brindar oportunidades para que individuos y grupos den a conocer sus intereses Desarrollar símbolos y valores compartidosMantener a las personas involucradas y una comunicación abierta Comunicación Transmitir hechos e información Influir o manipular a otros Contar historias Intercambiar información, necesidades y sentimientos Reuniones Ocasiones formales para tomar decisiones Ocasiones competitivas para ganar puntos Ocasiones sagradas para celebrar y transformar la cultura Ocasiones informales para involucrarse y compartir sentimientos Motivación Incentivos económicos Coerción, manipulación y seducción Los símbolos y celebraciones El crecimiento y la autorrealización Dinámica Organizacional: Perspectiva de los 4 marcos • • • Equipo Emprendedor y Gestión del Talento | MBA UDD � 9 Tabla 3. Cuatro interpretaciones sobre el cambio organizacional. Marco conceptual Barreras para el cambio Estrategias clave Estructura Pérdida de dirección, claridad y estabilidad; confusión y caos Comunicación, realineación y renegociación de patrones y políticas formales Poder/política Pérdida de poder; conflicto entre ganadores y perdedores Crear espacios donde los problemas pueden ser renegociados y se puedan formar nuevas coaliciones Cultura Pérdida de sentido y propósito; aferrarse al pasado Crear rituales de transición; llorar el pasado y celebrar el futuro Personas Ansiedad e incertidumbre; las personas se sienten incompetentes y necesitadas Capacitación para desarrollar nuevas habilidades; participación e involucramiento; apoyo psicológico Preguntas para reflexionar 1. ¿Con qué marco conceptual te identificas más? ¿Por qué? 2. ¿Qué marco conceptual te hace más sentido basándote en a experiencia de ser parte o interactuar con organizaciones? 3. ¿Es posible que hasta ahora hayas estado teniendo una interpretación del fenómeno organizacional, basándote en una mirada sesgada o parcial? Si es así, ¿qué tipo de sesgo has tenido?, ¿Qué consecuencias, ya sea positivas o negativas, te ha traído este sesgo? 4. ¿Qué podrías hacer para mejorar tu capacidad de re-enmarcar o expandir tu mirada del fenómeno organizacional?
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