Administracion y control de proyectos

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INSTRUCTIVO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS
	Vigente: Oct / 17
	
	
	Página 8 de 8
	Revisión No.
	DESCRIPCIÓN
	1
	Nuevo Documento. 11 de Octubre de 2017
	
	
	
	
	
	ELABORÓ
	APROBÓ
	Nombre 
	Diana Gómez
	Pilar Ramírez
	Cargo
	Ingeniero de Operaciones
	Gerente de Operaciones
	Firma 
	
	
1. OBJETIVO.
Definir las responsabilidades que el líder asignado a cada proyecto tiene establecidas para el control y seguimiento del proyecto.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para la administración de todos los proyectos de Well Testing desarrollados por la compañía.
3. DESCRIPCIÓN
A continuación se describen todas las responsabilidades y labores a desarrollar por parte del ingeniero líder del proyecto:
3.1. Control Documental
El ingeniero líder del proyecto debe:
a. Crear carpeta en la red de acuerdo a la estandarización establecida para el manejo de carpeta de proyecto. (Ver Estandarización). 
b. Crear carpeta física del proyecto, rotular de acuerdo al formato establecido por calidad y solicitar su inclusión en el inventario documental de la compañía. El contenido de esta carpeta está definido de la siguiente manera:
3.2. Plan de Calidad del Proyecto
El ingeniero líder del proyecto debe:
a. Elaborar el plan de calidad previo al inicio de la ejecución del proyecto, tal como se define en el procedimiento de planeación de proyectos. 
b. Asegurar que el plan de calidad sea acorde a lo realizado en campo, para ello debe realizar una visita inicial al campo ó apoyarse con el ingeniero de operaciones que se encuentra liderando en campo.
c. Divulgar el plan de calidad a todo el personal administrativo y operativo que vaya a hacer parte de la ejecución del proyecto.
d. Hacer seguimiento al cumplimiento de lo establecido en el plan de calidad:
	REGISTRO
	EMISOR
	CANAL
	PERIODICIDAD
	ACTIVIDAD
	Reportes de Producción
	Operador 
	e-mail
	Antes de iniciar el proyecto
	Realizar instructivo del manejo, diligenciamiento y consolidación de la información en los reportes suministrados por el cliente; formar al personal y evaluar la formación realizada.
	
	
	e-mail
	Diaria
	Almacenar en carpeta del proyecto en la red, ordenados por fecha.
	
	
	
	Semanal
	Revisar los reportes verificando que se estén realizando correctamente de acuerdo a lo establecido en el instructivo divulgado.
	Reportes diarios de Operación
	Operador
	e-mail
	Diaria
	Revisión diaria de las actividades realizadas durante el día.
	Reporte Semanal de Operaciones
	Operador
	e-mail
	Semanal
	Almacenar reporte en la carpeta de red, ordenados por fecha.
Verificar que la producción reportada coincida con la reportada en el reporte del cliente. En caso de existir diferencias se debe dejar soporte escrito por parte del operador donde informe la existencia y la causa de estas diferencias.
	Ordenes de Desplazamiento
	Ing. Lider del Proyecto
	e-mail
	Cada vez que una persona vaya a ingresar a turno
	Realizar y divulgar orden de desplazamiento de todo el personal que ingresa al proyecto, de acuerdo al Instructivo Órdenes de Desplazamiento.
	Hand Over
	Todo el personal operativo
	e-mail
	Cada vez que el personal operativo finalice turno 
	El personal que sale de turno debe enviar el Hand Over via correo electrónico y luego cuando se presente a la oficina debe traer el documento físico.
Revisar y evaluar el Hand Over, verificando que se realice una adecuada entrega de turno, que se informen todos los aspectos relacionados en el formato. Retroalimentar al personal de acuerdo a los resultados obtenidos.
	Cronograma de Mantenimiento
	Coord. de Mantenimiento
	e-mail
red interna
	Cuando finalice la fase de arme 
	Solicitar al área de mantenimiento el cronograma de mantenimiento de los equipos del proyecto.
Enviar cronograma a campo.
	
	
	
	Semanal
	Hacer seguimiento de cumplimiento de los mantenimientos programados.
	Registros definidos en el plan de control
	Operador
	e-mail
	Semanal
	Semanalmente el personal de campo debe enviar los registros definidos en el plan de control tales como registros de análisis de laboratorio, verificación de equipos, toma manual de datos etc. 
Verificar el correcto diligenciamiento de los registros, calidad y confiablidad de la información.
	Reporte de Cantidades diarias
	Ing. Lider del Proyecto
	Carpeta de Proyecto en red 
	Diaria
	Diariamente se debe actualizar en la red el registro donde se reportan la cantidad de equipos y personal operativo o en stand-by en el proyecto, reportando las novedades que sean necesarias para identificar los cobros generados al cliente.
	Indicadores
	Ing. Lider del Proyecto
	Carpeta de proyecto en red 
	Mensual
	Mensualmente realizar los indicadores definidos en el plan de calidad del proyecto y plantear los planes de acción de acuerdo a los resultados obtenidos. Presentárselos mensualmente a la gerencia de operaciones para que conozca los resultados, apruebe y brinde los recursos necesarios para la implementación de los planes de acción.
Divulgar en campo los resultados de los indicadores y planes de acción a tomar.
	Seguimiento de Responsabilidades Contractuales
	Ing. Lider del Proyecto
	Carpeta de proyecto en red
	Antes de iniciar el proyecto
	Definir las responsabilidades contractuales relativas al proyecto de todo el personal administrativo (compras, gestión humana, contabilidad, mantenimiento etc). 
Divulgar a los líderes de cada proceso las responsabilidades asignadas.
	
	
	
	Mensual
	Verificar el cumplimiento de las responsabilidades contractuales asignadas. Y de ser necesario retroalimentar a los líderes y redefinir nuevas responsabilidades. 
3.3. Control y seguimiento inventarios. 
Los registros que afectan directamente el inventario son los reportes de falla, ordenes de trabajo y remisiones, estos tienen asignado un consecutivo que esta definido de la siguiente manera:
E300 		014 		 001
				Cliente 	Proyecto 	Consecutivo
A continuación se relaciona la acción a seguir cuando se generan las mismas en campo:
	
	EMISOR
	CANAL
	PERIODICIDAD
	ACTIVIDAD
	Reportes de Falla
	Operador
	e-mail
	El mismo día que se presenta la falla del equipo.
	Verificar consecutivo y correcto diligenciamiento. Almacenar en carpeta del proyecto en la red (ver ítem 3.1.a), ingresar información al cuadro de control de reportes de falla. Realizar gestión para el cierre del reporte de falla. Una vez cerrado actualizar cuadro de control de reportes de falla Cuando la falla se relacione con equipos o instrumentos que no se puedan corregir se debe solicitar la salida del articulo del inventario, de acuerdo al “Procedimiento para salida de materiales y/o equipos”.
	Ordenes de Trabajo
	Operador
	e-mail
	Cuando se termina la labor desarrollada 
	Verificar consecutivo y correcto diligenciamiento.
Almacenar en carpeta del proyecto en la red (ver ítem 3.1.a), ingresar información al cuadro de control de órdenes de trabajo. Realizar la solicitud de movimiento de acuerdo al “Instructivo Manejo de Inventarios en Proyectos” y al “Procedimiento para salida de materiales y/o equipos”.
	Remisiones
	Operador
	e-mail
	Cuando se envíe material y/o equipos para otras bodegas.
	Verificar consecutivo y correcto diligenciamiento.
Almacenar en carpeta del proyecto en la red (ver ítem 3.1.a), ingresar información al cuadro de control de remisiones. Realizar movimiento en inventario de acuerdo a “Instructivo Manejo de Inventarios en Proyectos”. 
Las solicitudes de salidas de inventario de reportes de falla, ordenes de trabajo y remisiones, se deben:
· realizar en el formato establecido por la gerencia de operaciones (ver cuadro), 
· enviar a la gerencia de operaciones con copia al personal de bodega base chía para que se autorice y realice la salida.
· hacer seguimiento a que se realice la salida, verificando que se realicen todas las salidas solicitadas.
3.4. Control y seguimientos costos.
Los costos se dividen en tres fases: I. Arme, II.Operación y III. Desarme. En cada fase y mensualmente el proceso de administración deberá generar, consolidary enviar al líder del proyecto los costos asociados al proyecto. El líder del proyecto por su parte debe validar los costos, y de ser necesario generar planes de acción para la reducción de los mismos.
A continuación se relacionan los costos a tener en cuenta en cada área:
	AREA
	CONCEPTO
	CONTABILIDAD
	
Salario
	
	Auxilio de transporte legal
	
	Auxilio alim b/c
	
	Auxilio transp b/c
	
	Bono de campo 
	
	Aporte pensión empleador
	
	Pago ARL empleador
	
	Caja de compensación 
	
	Cesantías 
	
	Interés de cesantías 
	
	Horas extras
	
	Prima 
	
	Exámenes médicos 
	
	Estudios de seguridad 
	
	Gastos de transporte
	
	Vacaciones
	
	
	HSEQ
	Elementos HSEQ- EQUIPOS 
	
	Elementos HSEQ CONSUMIBLES
	
	Servicio de Mantenimiento de Equipos
	
	Entrega de Elementos de Protección Personal
	
	Entrega de Dotación
	
	Hidratación
	
	Disposición de Residuos Solidos
	
	Mantenimiento de baños
	MANTENIMIENTO
	Costos por cada orden de trabajo relacionando los artículos consumidos y el personal que participo en los mantenimientos realizados a los equipos.
	CONTABILIDAD
	Informe de costos generado por SAP donde incluya lo facturado (compras) cargado al proyecto.
	OPERACIONES
	Artículos consumidos en la operación. 
Los costos deben presentarse por mes, fase y totalizados una vez finalice el proyecto.
3.5. Control Logístico (Cuadro de seguimiento de vehículos despachados)
Otro aspecto que afecta directamente los costos del proyecto se atribuye a los vehículos necesarios para el traslado de equipos, materiales y herramientas hacia los proyectos, adicionalmente en ocasiones estos servicios de carga son pagados como reembolsable por el cliente por lo que se hace necesario llevar un control; la compañía tiene definido un Control Logístico donde se deben relacionar los vehículos despachos y el costo del mismos entre otras cosas. El ingeniero líder del proyecto debe verificar que dicho control se mantenga al día. 
3.6. Visitas de Seguimiento.
	
Existen dos escenarios bajo los cuales los ingenieros líderes de proyectos deben implementar las visitas de seguimiento (ver instructivo): 
a. Seguimiento a su propio proyecto. Mensualmente se debe realizar visita de seguimiento al personal en campo, evaluando que se cumpla lo establecido en el plan de calidad. 
b. Seguimiento a otros proyectos. De acuerdo al requerimiento de la gerencia de operaciones se debe realizar visita de seguimiento de proyectos no propios y presentar los resultados en el formato establecido al líder del proyecto y gerente de operaciones. (ver formato)
3.7. Solicitudes SAP
El ingeniero líder del proyecto debe garantizar que se cuente con todo lo necesario para el proyecto por lo que debe:
a. Realizar las solicitudes de compra que se requieran.
b. Realizar las solicitudes de traslado necesarias.
c. Cuando lo que se requiera este fuera de su alcance (HSEQ y Mantenimiento) se debe solicitar al responsable que realice la solicitud, y hacer seguimiento que se cumpla.
3.8. Seguimiento de Personal
El ingeniero líder del proyecto debe medir mensualmente el cumpliento de las funciones del personal a su cargo en el proyecto, para lo cual está definido el formato y con los siguientes criterios de evaluación:
· Hand Over: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según lo reportado en la entrega de turno cada vez que el personal finaliza labores en campo.
· Veracidad en el envió de la información: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según el manejo de la minuta, reportes enviados e información suministrada.
· Manejo y diligenciamiento de formatos: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según el diligenciamiento de formatos, almacenamiento, presentación y oportunidad.
· Pendientes operativos: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según los conceptos técnicos presentados y reportados. Pro actividad frente a problemas operativos.
· Calificación del cliente: la calificación que se le da a este ítem es de 1@5 de acuerdo a la calificación dada por el cliente en la encuesta de satisfacción.
· Incidentes y/o accidentes: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según el nivel de incidente y participación en la investigación del mismo.
· Inventarios: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según el manejo de remisiones, ordenes de trabajo, reportes de falla y control de inventarios a su cargo.
· Comunicación con operaciones: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según el manejo, reporte y aporte al área de operaciones
· Relaciones con el grupo de trabajo: La calificación que se le da a este ítem es de 1@5 según la relación interpersonal que tenga para el área y grupo de trabajo.
El fin último es tener los soportes para la toma de cualquier decisión frente al personal. 
3.9. Cierre de Proyecto
Al finalizar el proyecto el líder del proyecto debe realizar un informe de cierre que abarque: cierre documental, cierre de producción e informe final de costos. (Ver ejemplo).