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Página 1 Administración de Medios de Comunicación 1. Introducción a la Empresa Los medios de comunicación, como tal es su naturaleza, son empresas. Excepcionalmente podemos encontrar cooperativas y asociaciones no lucrativas que rigen medios de comunicación, pero en la síntesis de su manejo, todas serán empresas. Sin embargo, no todos los medios de comunicación en si son informativos, y también hay empresas vinculadas a la comunicación, como productoras televisivas, agencias de publicidad o estudios de grabación. En esta materia estudiaremos las técnicas que, desde la ciencia administrativa, pueden servir para el bienestar de los medios de comunicación y empresas informativas o comunicacionales. ¿Porque las empresas de este tipo tienen una perspectiva diferente desde las ciencias administrativas? Normalmente las empresas como tal brindan productos y servicios bien definidos, que pueden manejarse desde una perspectiva homogénea. En el caso particular de las empresas comunicacionales, se brinda algo más intangible, no masificable como un producto, y algo más complejo y dinámico que un servicio. Las empresas comunicacionales tienen que velar por dos tipos de consumidores en sus productos. Por un lado, los anunciantes y publicistas que buscan una colocación y visualización precisa (ya sea con los espacios publicitarios que venden las empresas comunicacionales o con los productos diseñados para la publicidad) y a la vez luchan por concentrar y atraer a un público que se convierte en un cliente directo (consumidor de los espacios publicitarios o de los productos comunicacionales, inclusive los mismos medios de comunicación). 2. Características de la empresa informativa Las empresas informativas tienen una doble vertiente; por un lado está la económica o empresarial y, por el otro, la comunicacional. Es esta doble vertiente lo que las diferencia del resto de las empresas. Características: Dualidad de fines. Mientras que las empresas socioeconómicas sólo tienen un único y principal fin, que es el de obtener beneficios, una empresa informativa tiene como objetivo primordial el de informar, además del económico. La diferencia está en que si no se consigue el fin económico no se desvirtúa la empresa, seguiremos hablando de una empresa informativa aunque ésta sea Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 2 ruinosa. Por el contrario, si una empresa socioeconómica deja de percibir beneficios económicos, la empresa no será tal. El ejemplo está en los medios públicos, son empresas informativas porque su principal fin es informar aunque sean empresas deficitarias económicamente. En el seno de las empresas informativas concurren tres libertades que se corresponden con los tres sujetos que integran las empresas informativas: a) La libertad de información y expresión que tiene el destinatario de la información, es decir, el ciudadano, que es el sujeto primordial. Por lo tanto, las empresas informativas son vehículo de estas libertades. b) La libertad de los profesionales de los medios, que son trabajadores como los demás, pero cuyo trabajo tiene particularidades c) Las libertades derivadas de la libertad de empresa, común a todas las empresas, informativa o no. Debido a estas tres libertades, en el seno de las empresas informativas van a surgir problemas que no suele haber en otras empresas: - La libertad de empresa informativa es diferente a la libertad de expresión en la información, los titulares de la libertad de expresión son las personas y una empresa nunca se puede convertir en poseedora de este derecho. - Las decisiones que toma el empresario se suelen conjugar con la libertad del profesional y los trabajadores, por contrato, deben respetar la línea editorial, al igual que la empresa debe respetar el contrato. Por eso, cuando se varía la línea editorial en un medio el trabajador puede rescindir su contrato acogiéndose a la cláusula de conciencia. - Los derechos y los deberes del destinatario de la información, obligan a las empresas informativas a que tengan una sección o un espacio para que se exprese el ciudadano, ya que las empresas están obligadas a respetar el contrato con los ciudadanos. Cada vez se presta mayor atención a la publicidad, ya que es la principal fuente de ingresos para la mayoría de los medios, aunque para los medios públicos también está el estado. La publicidad es un modo informativo. ¿Cómo se diferencian los modos informativos entre sí? Buscando qué es lo que prevalece en cada uno de ellos cuantitativamente: lo que prevalece en el periodismo es la información; en publicidad prevalece el generar actitudes favorables hacia un producto; y en la propaganda prevalece el intento de cambio hacia una serie de actitudes favorables a una idea. La publicidad es un modo informativo que genera empresas y es una forma de información pagada orientada a la persuasión. Esta información es muy apetecible, siendo muchas Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 3 veces la principal fuente de ingresos. Esto supone un problema para las empresas: -Para unos, la publicidad es una garantía de independencia porque lo que aporta garantiza la supervivencia del medio. - Para otros, es un elemento que les hace dependientes de aquellos que les proporcionan los ingresos, es decir, de los anunciantes. - La publicidad es débil a nivel nacional: la mayoría de esta publicidad se mueve a través de empresas extranjeras. Son estas empresas quienes deciden a qué medios se les inserta publicidad o no. De esta manera, también se ejerce cierta presión. En las empresas de comunicación se tiende también a la concentración, igual que en cualquier otra empresa, pero esto significa que la concentración puede, además, obtener plusvalías, sinergias, aprovechamiento de recursos, pero sobre todo plusvalías políticas. Con la concentración no sólo eliminas a un competidor económico, sino también ideológico y esto redunda en el funcionamiento del sistema político. La comunicación es un mercado especialmente sensible a la concentración, la enorme dimensión que puede adquirir una empresa no es un problema, el problema está en su actuación 3. Características del administrador de empresas informativas Modelo de Liderazgo: En una empresa informativa el modelo más recomendable es el de una empresa que no debe apropiarse del trabajo de sus periodistas, es decir, el medio de comunicación no puede eclipsar la brillantez de sus profesionales porque su calidad depende de ellos. Cualquier periodista desea que aumente su salario y le reconforta la notoriedad, sobre todo por parte de su audiencia, pero el reconocimiento y la sensación de poder no se recompensa con dinero. Los periodistas también buscan que los dirijan y quieren causar una buena impresión en sus superiores. El periodista necesita libertad en su trabajo, que lo estimulen y lo comprendan, las medidas represivas conducen a una merma de la calidad de sus servicios en el medio. - Los trabajadores son vocacionales. Por encima de todo el trabajador quiere cumplir con su trabajo, incluso por encima de lo económico, ya que se debe a la sociedad. - Los liderazgos autoritarios no sirven para las empresas informativas, el periodista necesita libertad de trabajo, reconocimiento, sistemas donde prevalezca la libertad de pensamiento y culto. Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 4 Liderazgo y Competitividad Ante el proceso de transición que incide en los medios de comunicación, producto de la dinámica de cambios en materia legal y tecnológica, la gerencia debe revolucionar la estrategia de cambio que viene implementado, y enfocar estilos de liderazgo efectivos para asegurar un futuro próspero y competitivo. De este modo, el transliderazgo constituye un estilo actual de liderazgo para afrontar los retos del siglo XXI, basadoen el desarrollo aumentado de las habilidades competitivas para enfrentar los cambios rápidos del mundo globalizado, teniendo en cuenta consecuencias, alcances y sobre todo una profunda reflexión y alto sentido social. Se define, entonces, el transliderazgo como una herramienta gerencial que propicia la investigación y el análisis del entorno para crear y poder implementar o desarrollar ideas innovadoras, y desafiar la velocidad de las fuerzas externas. Gestionar el pensamiento es tarea del Translider y obra de quienes gerencia muy bien su inteligencia espiritual y emocional. En este orden de ideas, la gerencia asume un liderazgo basado en la competitividad de la organización, el cual facilite la adecuación de procesos para reconocer, ampliar, posicionar y fortalecer mercados; y acceder a recursos con eficiencia, calidad, flexibilidad rapidez, con la integración e iniciativas de todos y cada uno de los integrantes, recogidas del contexto en el que se desenvuelven. Para responder a la competitividad, el translider debe estar comprometido con un aprendizaje permanente orientado a los cambios internos y externos, el ambiente socio-económico, tecnológico, político y cultural, es decir, integrarse en un sistema conceptual, referencial y operativo, dinámico y competitivo. Así pues, los medios de comunicación ante las nuevas tecnologías en sus procesos deberán proyectar una sinergia dinámica entre organización y atributos personales y rescatar el sentido de la responsabilidad y el reto personal hacia la adecuación de exigencias para el logro del resultado planeado. Es tarea del líder valorar a sus miembros como protagonistas de la construcción competitiva, en una organización que genera escenarios de exposición e iniciativas que enriquecen el mejoramiento continuo, por el contacto permanente con el entorno para lograr resultados y retos individuales y en equipo, establecidos e interiorizados por el personal. Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 5 1. Efectividad: Revisión de indicadores de la productividad personal y de equipo para maximizar los recursos y potenciales, ajustando acciones a partir de la experiencia y pos conocimientos de las personas. 2. Calidad: Ejercicio grupal, sistemático y participativo permite la cualificación y la voluntad de los individuos responsables. 3. Flexibilidad: Ágil implantación de ajustes y modificaciones a partir de la percepción y la interpretación de las interrelaciones, salvaguardando la identidad organizacional. 4. Rapidez: Método de trabajo en equipo soportado en los mapas de competencias para facilitar una adecuación oportuna, maximizando y garantizando la implantación de ajustes, con la revisión y la proyección de indicadores de alcance presentados a los trabajadores con las modificaciones sugeridas, permitiéndoles a su vez la identificación del proceso de la competencia y los elementos del proceso implicados. Así mismo, las características citadas con el requerimiento de: 1. Oportunidad: Gestión sustentada en resultados e impactos habilitada por el diseño, involucra en la estrategia de productos y servicios la variable “tiempo”, entendida como aspecto y recurso irrecuperable. 2. Eficiencia: Establecer indicadores de la productividad del trabajo y del capital vistos de manera integral. Se considera fundamental para mejorar la eficiencia, calidad, flexibilidad, rapidez y la oportunidad, la construcción de una cultura orientada a la reintegración, interrelación, cooperación y el mejoramiento continuo de actividades y procesos, fundados en el despliegue cotidiano y el desarrollo de competencias de funcionarios, empleados y obreros, que integren los proyectos de trabajo como fundamentos del éxito organizacional y del desarrollo personal y social. En concordancia con lo anterior, el marco competitivo que envuelve constantemente a las organizaciones, la gerencia debe dar respuestas estratégicas y encarar programas de acción de primer paso para la construcción de capacidades distintivas y de su prestigio como corporaciones globales. Se habla, entonces, de ejercer un liderazgo competitivo, el cual supone alinear las practicas gerenciales usadas a corto plazo con los programas y las practicas necesarias para proyectar a la empresa hacia su mejor desempeño en un futuro, tales como definir la misión del negocio actual versus el potencial, realizar el presupuesto estratégica, y asegurar la incorporación y retención de talentos de la organización. Ciertamente, la esencia del liderazgo competitivo es llevar a cabo una gestión estratégica imprimiendo la visión de la organización de manera de involucrar, entusiasmar y atraer a todos los miembros de la misma. Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 6 Por tanto, la evaluación del ambiente interno y externo se encuentra incluida en las tareas corporativas de desempeño de un liderazgo competitivo, como son: el desarrollo de las directrices y los objetivos corporativos de desempeño, la asignación de recursos de la empresa, la concepción de la infraestructura general, su estructura organizativa y sistemas administrativos, finalmente la selección, motivación así como promoción del personal. Como principios básicos del liderazgo competitivo, plantean los siguientes: 1. Búsqueda de misión viable y creíble. 2. Diseño de un portafolio de negocios donde se equilibren los objetivos y el aprovechamiento de habilidades críticas y oportunidades de mercado 3. Implantación de procesos de planificación, organización de recursos, medición de desempeño y retroalimentación de información para reconocer la calidad de gestión. 4. Adopción de procesos de producción y estrategias fundamentales para alcanzar niveles de calidad y eficacia 5. Desarrollo de estrategias y procesos de gestión de recurso humano capaces de atraer y capacitar el mejoramiento. 4. Características del Mercado de los medios de comunicación El Público o La audiencia Es el primer mercado al cual la empresa se debe. Por encima de otros planteamientos, es necesario generar audiencia para el éxito de la empresa comunicacional. No es un mercado directo en la mayoría de los casos, pero debe pensarse en el primeramente antes de cualquier decisión económica o gerencial que se deba tomar. El producto a vender puede ir desde el mismo medio de comunicación en general, un programa, un producto como un reportaje o un spot Los publicistas y anunciantes Son el mercado secundario. A través de los espacios publicitarios la empresa obtiene sus ganancias. Para muchos es acá donde debe concentrarse la capacidad de venta de la empresa. Pero el respaldo de la audiencia o lectores es necesario para darle fuerza a esta área. Las agencias o empresas desde la producción particular Los espacios publicitarios deben llenarse. Para eso, algunas empresas o agencias de publicidad subcontratan empresas comunicacionales que puedan elaborar esos productos. Muchas empresas venden el espacio y la producción del mismo en paquetes, pero cada día crece el número de particulares o microempresas que se Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 7 dedican a estos fines. En todo caso, acá se busca primero crear un producto que sea consumido por la audiencia para luego ofrecer este valor al comprador real. 5. Procesos Administrativos Función de planificación Es la función que establece los objetivos de una empresa y decide sobre qué estrategias se van a llevar a cabo para conseguirlos, debe ser una función previa a otras funciones de dirección. Si el plan está bien trazado va a permitir dar una respuesta eficaz de acuerdo a los objetivos, no obstante, la planificación es un sistema continuo de toma de decisiones, según se va desarrollando necesita respuestas eficaces a los inconvenientes que se vayan presentando. Determinar la misión y losobjetivos a alcanzar a corto y a largo plazo. La obtención de la información básica que va a influir en la capacidad de la empresa para conseguir los objetivos. Recursos humanos, tecnológicos, de infraestructura, de capital…etc., organizar y clarificar la estructura organizativa, elaborar un cronograma o calendario para el desarrollo del calendario…etc. Creación de estrategias con el fin de establecer opciones e instrumentos para dirigir la empresa en un sentido. El desarrollo de un plan de acción que va a sumar recursos a esa empresa informativa para poder llevar a la práctica la estrategia seleccionada. Función de control Es la función que compara los resultados reales con los que se habían planificado, para posteriormente hacer desaparecer las diferencias significativas. Esta es la “espiral de la mejora continua”, una unión de la función de planificación y la de control: - ¿Qué hay que hacer? ¿Cómo se hace? ¿Cómo lo hacemos? Comparar y mejorar. Hay cinco fases en la etapa de control: Fijar unos estándares de resultados previstos (planificación). Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 8 Medir los resultados reales (control). Comparar (control). Determinar las razones de las diferencias. Tomar las decisiones oportunas (planificación). Función de organización Es la función que consiste en integrar las diversas actividades necesarias para la producción y para la distribución de un bien económico complejo, en este caso la información. Para conseguirlo habrá que distribuir la función entre el personal de la empresa, por lo tanto, en la organización subyace la división del trabajo. La distribución de las tareas en fases: Determinar las tareas a realizar. Dividirlas en grupos. Señalar a los responsables de los diferentes grupos. Dar a cada responsable la autoridad para realizar las tareas. Esto es departamentalizar las empresas, es la función más importante de la organización, ya que consiste en organizar y dirigir al principal activo de la empresa: las personas. La organización de las empresas se caracteriza por cuatro parámetros: Especialización del personal informativo. Evolución tecnológica. Reducción y modificación de las categorías y puestos de trabajo por la invasión tecnológica. Utilizar una estructura organizativa para varios productos. 6. Planificación Estratégica en los medios de comunicación Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 9 Veremos desde una perspectiva práctica el tipo de planificación estratégica que se usa para las empresas comunicacionales. Y lo haremos desde la perspectiva de un Plan estratégico, sus partes y diseño. 1. Resumen Ejecutivo Es la presentación de la idea de la empresa a crear en un breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto. En tres o cuatro páginas debe contener los aspectos fundamentales: 1. Expresar de qué se trata el negocio y quiénes son sus impulsores. - La idea del negocio y su exclusividad respecto a productos/servicios existentes. 2. Identificar los puntos y conceptos clave del desarrollo del negocio. - Público Objetivo. - Valor del producto/servicio para este público. - Tamaño del mercado y crecimiento esperado. - Entorno competitivo. - Fase actual de desarrollo del producto, especificando las necesidades de desarrollo adicionales a realizar. 3. Ver inmediatamente los rendimientos que se prevén y hacerse una idea muy clara de su factibilidad. - Inversión necesaria. - Máximo nivel de endeudamiento. - A partir de qué año se estima que se recupera la inversión. - Hitos fundamentales durante el funcionamiento del negocio. - Objetivos a mediano/largo plazo. Tener en cuenta: No puede faltar nada importante: ni POSITIVO ni NEGATIVO. Y este resumen se realiza al final, es decir, se debe proceder primero con los otros acápites 2. Plan de Negocios El plan de negocios es la herramienta que le permitirá articular su visión sobre lo que quiere lograr en su empresa, a dónde se dirige y cómo va a llegar allí, para después delinear una estrategia que convierta sus metas en realidad. Si usted busca obtener un préstamo de cualquier tipo, ya sea de una institución bancaria o de otros inversionistas posibles, necesitará mostrarles por escrito un plan conciso que demuestre la viabilidad de su negocio. Su plan deberá contener una proyección a futuro a, por lo menos, de cinco años. A. Descripción del producto o servicio Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 10 - Origen de la idea de negocio. - Funcionalidades básicas del producto o servicio. - Valor distintivo para el consumidor: necesidades que satisface. - Diferencia con la oferta actual del resto de competidores del mercado. B. Análisis del mercado y de la competencia Mercado: - Descripción del mercado potencial. - Tamaño del mercado (volumen de ventas, rentabilidad). - Grado de consolidación del sector. - Factores clave de éxito de este mercado. - Entorno competitivo. - Tendencias. - FODA: Fortalezas y Debilidades del negocio, Oportunidades y Amenazas que presenta el entorno. El análisis FODA es vital para conocer de antemano la viabilidad de un negocio. Pongamos como ejemplo un periódico de circulación nacional. Em p re sa Fortalezas: (Acá podemos incorporar aspectos intangibles y características de lo que queremos hacer) Diario joven, publico joven, creativo y dinámico, enfoques diferentes y sin un pasado cuestionable Debilidades (Acá debemos ser sinceros y compararnos con otras empresas similares) Falta de experiencia, construcción de credibilidad, precios muy baratos de la competencia y competencia desleal M e rc a d o Oportunidades (Acá debemos ver como el mercado nos puede favorecer) Necesidad de un diario pluralista, accesible, amigable con el público y que contenga variedad Amenazas (acá veremos los factores del mercado que pueden perjudicarnos) Lectores cautivos por otros diarios, altos costos de los insumos, regulaciones en materia de impuestos, necesidad de un posicionamiento político Público Objetivo: - Segmentación de los clientes en base a criterios objetivos. - Tamaño de mercado para el/los segmentos de consumidores. - Principales factores de crecimiento de el/los segmentos. - Porcentaje del número de clientes a captar respecto del volumen de mercado - Volumen de ventas por el/los segmentos. Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 11 - Factores clave de compra para los consumidores. - Rentabilidad esperada de el/los segmentos de mercado. Todo esto se debe hacer en base a un estudio de mercado, es decir, una encuesta donde se pregunten sobre estos factores. En el caso de su plan, bastara con conocer estadísticas nacionales o regionales sobre el público meta de su medio y hacer consideraciones reales en cuanto a audiencia posible de lograr Competencia: - Competidores existentes. - Comparación de los competidores con nuestro negocio en base a: volumen de ventas, precios, crecimiento, audiencia, posicionamiento, - Estrategias de los competidores: público objetivo, estrategias de marketing. - Descripción de sus fortalezas y debilidades. Igual al FODA solo que se hacen las F y D - Ventaja competitiva respecto a los competidores. - Potencial reacción de competidores ante el lanzamiento del nuevo negocio. C. Estrategia de marketing Posicionamiento: - Descripción de las características distintivas del producto respecto a la competencia: percepción distintiva o única del cliente. - Diferenciación: como se espera mantener en el tiempo dicho la preferencia del cliente. Estrategia de marketing: - Principales medios utilizadospara la comunicación. - Interlocutores o proveedores de servicio con los que se pretende trabajar: empresas de publicidad, empresas de venta de banners, folletería. - Si se trata de un nuevo negocio, es preciso detallar cómo se pretende realizar la campaña de lanzamiento, puntualizando los medios que se van a utilizar. Una vez explicado, es necesario describir los programas definidos para continuar con la adquisición de clientes y fidelización de los ya existentes. D. Estadio de desarrollo y plan de operaciones Desarrollo: - Fase en la que se encuentra el producto y/o servicio a ofrecer (desarrollado, en Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 12 fase de desarrollo…) - Si existe un prototipo desarrollado se debe presentar, o si se ha podido testear el producto ante algún consumidor piloto, se deben presentar los resultados. - Inventarios: qué cantidades de insumos se requieren, cuándo y cuánto se debe comprar. Plan de implantación: - Calendario de implantación: principales actividades necesarias para poner en marcha la empresa. - Principales hitos: momento de alcanzarlos. - Calidad: cómo se mantendrán estables las características y atributos de los productos y/o servicios a ofrecer. - Principales interconexiones entre los distintos grupos de trabajo (marketing, operaciones...) E. Organización y personal Equipo directivo - Un equipo directivo debe tener una visión común del negocio y capacidades complementarias. - Miembros y perfil del equipo: valores, experiencia profesional, etc. necesario para la puesta en marcha y gestión del negocio. - Definir misión/objetivos que persigue el equipo directivo al montar el negocio: cuál es su verdadera motivación. - Claridad de los roles. - Tiempo de dedicación al negocio. Organigrama - Asignar cuáles son las responsabilidades de cada miembro del equipo y cuál es el sistema de delegación que se establece. - El diseño organizativo ha de permitir la flexibilidad de la empresa, adaptable a nuevas circunstancias e imprevistos que puedan presentarse. - Definir rol y tareas de cada integrante de la empresa. - Prever planes de contratación. F. Modelo de negocio y plan financiero Plan financiero: - Proyecciones de ingresos y de resultados: costos de ventas, margen de utilidad, gastos fijos y gastos variables. Es muy importante justificar las hipótesis de crecimiento de ingresos y gastos realizadas; un buen indicador es la comparación y justificación de Guía de Estudio Administración de Medios de Comunicación Página 13 esos mismos parámetros conforme al crecimiento del mercado. - Proyecciones de “estados de situación patrimonial”: deudores por ventas, inventarios, bienes de uso y equipamientos, deudas comerciales y financieras. - Proyecciones de flujo de dinero o flujos de caja (de 3 a 5 años): posición de caja en distintos períodos, necesidades adicionales de fondos. - Necesidades de financiación. Tener en cuenta en la planificación: - Infraestructura básica - Gastos administrativos - Impuestos - Costos de personal - Servicio Soporte (Contador, Legales) - Publicidad - Estrategias de promoción, etc. - Asesorarse sobre posible exoneración fiscal de impuestos para medios de comunicación
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