Importancia de las funciones organización, control y staff

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Informe: 
 (Importancia de las funciones 
organización, control y staff) 
 
 
 
 
 
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CONTENIDO 
 
 
1. FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN 3 
 
1.1. Función centralizada 3 
1.2. Función descentralizada 3 
1.3. Selección de hardware – software 4 
1.4. Estándares 4 
1.4.1. Estándares de métodos 4 
1.4.2. Estándares de desempeño 5 
 
2. FUNCIÓN DE CONTROL 5 
2.1. Propósito y función de control 5 
2.2. Medición de control 5 
2.3. Estándares 5 
2.3.1. Estándares de desempeño 5 
2.3.2. Estándares de documentación 6 
2.3.3. Tener en cuenta 6 
 
3. RESPONSABILIDADES 6 
3.1. Planes de revisión 7 
3.2. Funciones de auditoria interna 7 
3.3. Requerimientos externos 7 
 
4. FUNCIÓN STAFF 7 
4.1. Contratación del personal 8 
4.2. Capacitación del personal 8 
4.3. Revisiones regulares del staff 9 
 
5. RETIRO DEL PERSONAL 9 
BIBLIOGRAFIA 10 
 
 
 
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1. FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN 
 
Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información 
para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos. 
El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel 
suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr 
una independencia con los departamentos de los usuarios y evaluar el grado de 
independencia que se ha logrado en esa posición. 
Las responsabilidades del departamento de servicios de información deberán ser 
delineadas y documentadas. Se deberán revisar los procedimientos para 
determinar que las responsabilidades asignadas fueron descritas adecuadamente, 
así como verificar que los estándares son los adecuados. El director general debe 
hacer una distribución de tareas, incluyendo al departamento de servicios de 
información entre las cuales se encuentran: el desarrollo de sistemas, operación, 
control de datos, administración de base de datos. Estas actividades deberán ser 
auditadas para evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la descripción 
del trabajo documentada. 
El departamento de servicios de información tendrá que describir y delinear 
claramente la autoridad y responsabilidad incluyendo la definición de las 
habilidades técnicas requeridas para su evaluación. Estas funciones deberán ser 
evaluadas analizando que tan bien descritas se encuentran. 
 
1.1. Función centralizada 
 
• Todas las funciones 
• Coordinación general 
• Operaciones de hardware y software e implementación 
• Desarrollo e implementación de sistemas 
 
1.2. Función descentralizada 
 
• Todas las otras funciones como: desarrollo, implementación y operación. 
• Desarrollo e implementación de sistemas 
• Desarrollo de sistemas 
• Operaciones de hardware y software 
 
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Existen razones que llevan a la alta dirección y al director de sistemas a tomar la 
decisión de centralizar o no las instalaciones computacionales, es importante la 
decisión que tome ya que puede tener un impacto importante en la integridad de 
los datos y la efectividad y eficiencia del sistema. 
 
1.3. Selección de hardware – software 
 
Dicha selección involucra la preparación de un manual de especificaciones para la 
distribución a vendedores de hardware y software el cual debe de estar preparado 
para comunicar a los vendedores las necesidades de instalación, debe actuar 
como un documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los 
presupuestos y facilitar la evaluación de los mismos, también para evaluar los 
presupuestos de ventas y seleccionar la configuración de hardware y software. 
 
1.4. Estándares 
 
Para guiar y controlar las actividades en el área de sistemas se deben tener los 
siguientes estándares: 
 
4.1.1. Estándares de métodos 
 
Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el área 
de informática. Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos: 
• Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y 
programadores. 
• Reducir los efectos de la rotación de personal. 
• Reducir los efectos del cambio tecnológico. 
• Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de 
medida común. 
 
4.1.2. Estándares de desempeño 
 
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Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser 
esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. 
Por regla general los estándares deben estar formalmente documentados en el 
manual de estándares del área de sistemas. 
 
2. FUNCIÓN DE CONTROL 
 
2.1. Propósito y función de control 
 
El control consiste en comparar el desempeño actual contra el planeado, lo cual 
sirve como una base para ajustar acciones. 
Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores se 
enfocan en las actividades de control que deben ser desarrolladas en la 
instalación para asegurar el cumplimiento de los objetivos. 
 
2.2. Medición de control 
 
La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación 
computacional a través de los medios normales: planes y presupuestos, medir el 
desempeño actual y Determinar variaciones. 
 
2.3. Estándares 
 
2.3.1. Estándares de desempeño 
 
Forman la base de construcción de presupuestos para proyectos de sistemas de 
información. Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que 
debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Esto 
abarca cuatro áreas principalmente: 
 • Uso de equipo 
 • Análisis de sistemas 
• Programación 
• Operaciones 
 
 
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2.3.2. Estándares de documentación 
 
Forman una parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de sistemas 
de información. Estos tienen cuatro propósitos:
• Comunicación inter áreas o tareas 
• Control de calidad y control de 
proyectos 
• Referencia histórica 
• Referencia de instrucciones. 
 
2.3.3. Tener en cuenta 
 
• Revisión de los puntos de chequeo: Muchos proyectos pueden ser 
divididos en una serie de pasos. Al final de cada paso, un punto de chequeo 
puede ser definido. 
• Ayuda para el control del proyecto: Deben existir medios para proveer 
una alarma temprana a desviaciones de proyecto. 
• Post-Auditorias: la administración de informática debe realizar 
regularmente sus propias auditorias como un control fundamental. La 
auditoria de la administración de informática puede estar más involucrada 
en aspectos más detallados del análisis, diseño e implementación de 
sistemas. 
• Controlando el uso de los servicios computacionales: Existen dos 
formas de controlar a los usuarios 
 
- Algún tipo de comité de revisión puede analizar las peticiones de 
servicio de los usuarios. Se puede utilizar algún mecanismo para evaluar 
prioridades como el presupuesto base cero. 
- Precios de transferencia 0 un esquema de cargos puede ser usado para 
evaluar las peticiones de los usuarios. 
 
3. RESPONSABILIDADES 
 
Estas pueden ser asignadas a miembros del staff del Departamento de Servicios 
de Información. Tener un grupo de Aseguramiento de la Calidad (QualityAsurence) que sea responsable de las funciones de QA; con el fin de revisar los 
problemas existentes y determinar las responsabilidades del departamento de 
servicios de información en estos requerimientos para solucionar el problema. 
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3.1. Planes de revisión 
 
Será necesario evaluar el estado de los siguientes puntos: 
• Logros de los objetivos del departamento de servicios de información 
• Adherencia de los servicios de información a los estándares y 
procedimientos de la empresa. 
• Utilización de sistemas de control para el logro de los objetivos. 
• Reportes de aseguramiento de la calidad deben ser presentados a los 
usuarios y al administrador de departamento de servicios de información. 
 
3.2. Funciones de auditoria interna 
 
La función de una auditoria interna es establecer con suficiente competencia 
técnica, independencia y autoridad para revisar los objetivos de control de 
sistemas de información y para preparar reportes en donde se encuentren y den 
recomendaciones aplicables a todas las áreas de sistemas de información. 
 
3.3. Requerimientos externos 
 
El conocimiento del auditor sobre la tecnología para el procesamiento de datos 
debe de incrementarse a medida que aumentan los requisitos del gobierno y del 
medio ambiente. Los controles deben ser suficientemente buenos para asegurar el 
buen funcionamiento de los sistemas aún y cuando el gobierno haga nuevos 
requerimientos. 
 
4. FUNCIÓN STAFF 
 
Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las 
tareas. La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los 
sistemas producidos en la organización. Existen dos razones para enfatizar en la 
necesidad de una planeación de staff: 
• Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en 
baja oferta. 
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• Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación 
computacional. 
 
4.1. Contratación del personal 
 
Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo 
deben entender claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en 
la instalación, un documento formal de especificación debe de existir para definir la 
naturaleza del trabajo, sus obligaciones y sus oportunidades de avance. La 
selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como son 
el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar 
debidamente establecidos y deberán ser los apropiados. 
El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por 
medio de entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida. Algunos 
procedimientos de controles básicos que pueden ser aplicados son: 
• Revisar las referencias, hojas de vida, etc. 
• Exámenes mentales y físicos. 
• Relación de empleados claves. 
• Explicación del protocolo organizacional a ser observado. 
 
4.2. Capacitación del personal 
 
Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y 
educación. Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las 
habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas de la instalación. 
Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades. Estos 
procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de departamento de 
servicios de información. La capacitación debe ser continua ya que al auditor se 
encuentra constantemente revisando diferentes tareas, deberá de encontrarse con 
la capacidad técnica suficiente para poder realizar su trabajo, por lo que debe de 
ser capacitado continuamente por medio de conferencias, seminarios u otras. 
 
 
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4.3. Revisiones regulares del staff 
 
Revisiones regulares del staff se hacen para: 
• Determinar si un empleado asegura la promoción. 
• Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado. 
• Identificar las fuerzas y debilidades del empleado. 
 
5. RETIRO DEL PERSONAL 
 
Cuando un empleado es despedido de su empleo se deberán seguir 
procedimientos de seguridad que protejan los recursos computacionales y los 
archivos de datos. Estos procedimientos deberán estar de acuerdo con los 
estándares de la organización así como también se deberá determinar que sean 
consistentes con las leyes. 
El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organización. En cualquier 
caso ciertos procedimientos de control deben ser realizados: 
• Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada. 
• Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la salida. 
• Hacer una lista de modo que se permita: 
- Recolocar Llaves 
- Cancelar Passwords 
- Cambiar listas de distribución 
- Regresar reportes, libros y documentación 
- Regresar equipo 
• Realizar entrevista de salida para: Determinar áreas de descontento 
• Recordatorio de dirección sobre información Identificar problemas potenciales. 
• Entrenar al nuevo empleado 
 
 
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BIBLIOGRAFIA 
 
Material de apoyo otorgado. 
https://njara.wikispaces.com/file/view/EL+CONTROL+EN+EL+PROCESO+ADMINI
STRATIVO.pdf 
https://www.clubensayos.com/Tecnolog%C3%ADa/IMPORTANCIA-DE-LAS-
FUNCIONES-ORGANIZACI%C3%93N-CONTROL-Y-STAFF/3552295.html 
 
 
 
https://njara.wikispaces.com/file/view/EL+CONTROL+EN+EL+PROCESO+ADMINISTRATIVO.pdf
https://njara.wikispaces.com/file/view/EL+CONTROL+EN+EL+PROCESO+ADMINISTRATIVO.pdf
https://www.clubensayos.com/Tecnolog%C3%ADa/IMPORTANCIA-DE-LAS-FUNCIONES-ORGANIZACI%C3%93N-CONTROL-Y-STAFF/3552295.html
https://www.clubensayos.com/Tecnolog%C3%ADa/IMPORTANCIA-DE-LAS-FUNCIONES-ORGANIZACI%C3%93N-CONTROL-Y-STAFF/3552295.html