Organizacion y metodos manuales adminstrativos

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IV Unidad Organización y Métodos 
Manuales administrativos 
Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las 
estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que 
disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de 
tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y 
más. 
Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención 
del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los 
elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y 
evaluación administrativas eficientes. 
Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del 
cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, 
elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes. 
Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el 
proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por 
encima del estándar regular. 
 
Qué es un manual administrativo? 
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de 
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y 
sistemática la información de una organización. 
Objetivos de los manuales 
 Presentar una visión de conjunto de la organización. 
 Definir las funciones y responsabilidades asignadas a cada unidad administrativa. 
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que le 
han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la 
eficiencia y calidad espera en los servicios 
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles 
jerárquicos. 
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás 
integrantes de la organización. 
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 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal. 
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando funciones 
de control y supervisiones innecesarias 
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los 
sistemas y procedimientos. 
 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo 
del personal. 
 Servir como una fuente de información para conocer la organización. 
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. 
 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de 
servicios, usuarios y clientes. 
 
Clasificación de los Manuales 
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres 
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: 
I. Por su contenido: se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de 
materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: 
 
1) Manual de Historia: su propósito es proporcionar información histórica sobre el 
organismo; sus comienzos, crecimiento, logros, administración, posición actual. Esto 
le da al trabajador un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del 
organismo. 
 
2) Manual de Organización: Estos manuales contienen información detallada sobre 
los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión 
y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica 
comprenden la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el 
directorio de la organización. 
 
3) Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a 
ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de 
una organización, proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las 
acciones. Pueden elaborarse Manuales de Políticas para funciones operacionales 
tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. 
 
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4) Manual de Procedimientos: es la expresión analítica de los procedimientos 
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del 
organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal 
y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de 
este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y 
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. 
 
5) Manual de Contenido Múltiple: cuando el volumen de actividades de personal o 
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización 
de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de 
manuales. Un ejemplo de este manual es el de “políticas y procedimientos”, el de 
“Historia y Organización”, en si consiste combinar dos o más categorías que se 
interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual 
de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en 
secciones. 
 
6) De puestos 
Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la 
identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de 
una organización. 
 
7) De técnicas 
Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las 
herramientas técnicas 
que apoyan la ejecución de procesos o funciones. 
 
 
II. Por su Función Especifica: 
 
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. 
 
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: 
 
1) Manual de Producción: consiste en abarcar la necesidad de interpretar las 
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta 
solución. 
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La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería 
industrial, control de producción), es tan reconocida que en las operaciones de 
fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. 
2) Manual de Compras: el proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir 
el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan 
sus actividades. 
 
3) Manual de Ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas 
de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, 
procedimientos, controles, etc). 
 
4) Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras 
en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas 
a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de 
bienes y suministro de información financiera. 
 
5) Manual de Contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. 
Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta 
actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del 
departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, 
manejo de registros, control de la elaboración de información financiera. 
 
6) Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de 
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que 
puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y 
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. 
 
7) Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar 
las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los 
manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, 
administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, 
políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.8) Manual Técnico: trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional 
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad 
administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal 
interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría 
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administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como 
fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de 
asesoría 
 
9) Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los 
procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que 
un manual de procedimientos. 
 
 
III. Por su Ámbito de Aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura 
mayor o menor: 
 
1) GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a 
los siguientes manuales: 
1.1 Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación 
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y 
definiendo su estructura funcional. 
1.2 Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, 
contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un 
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. 
1.3 Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud 
de la dirección superior ; para toda la empresa, estas políticas generales establecen 
líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a 
condiciones generales. 
 
2) ESPECIFICO: 
2.1 Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una 
área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al 
reclutamiento y selección personal en una organización. 
 
2.2 Manual especifico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, 
instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se 
refiere a la auditoría interna en forma particular. 
 
2.3 Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", 
pero de una área específica de la organización , señalando las guías u orientación 
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respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, 
promociones, prestaciones, etc. 
 
2.4 Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los 
procedimientos en el orden de importancia de un área específica a fin de 
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por 
ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc 
 
MANUAL DE ORGANIZACIÓN 
 
 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACION 
1. Conceptos 
2. Clasificación 
3. Contenido del Manual 
a) Identificación 
 b) Índice 
c) Introducción 
d) Antecedentes históricos 
e) Legislación ó base legal 
f) Atribuciones (Agregar Misión y Visión) 
g) Estructura orgánica 
 h) Organigrama (s) General y Específico 
i) Funciones 
 j) Descripción de puestos del área 
k) Directorio 
 l) Glosario de términos 
 
4. Procedimiento General para la Elaboración del Manual 
A) Diseño del proyecto 
a) Responsable 
b) Delimitación del universo de estudio 
c) Programa de trabajo 
B) Presentación del proyecto a las autoridades competentes 
a) Participantes 
b) Al responsable de su autorización 
 
C) Recolección y clasificación de la información 
D) Análisis de la información 
E) Elaboración del manual 
F) Presentación del manual para su aprobación 
G) Implantación del manual 
H) Revisión y actualización 
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 Contenido del Manual 
 
a) Identificación: 
 
En todas las hojas, los manuales deben tener un mismo formato, esto es la 
identificación, la cual incluye: 
 
1. Logotipo de la organización 
2. Nombre de la organización 
3. Denominación y extensión del manual (ej. General o específico) 
4. Lugar y fecha de elaboración 
5. Numero de paginas 
6. Sustitución de Paginas en caso de ser actualización de información 
7. Unidades responsables de elaboración, revisión y autorización 
8. Clave de la Forma 
 
b) Índice ó contenido: 
• Relación de los contenidos o títulos que contiene el documento: 
 
c) Prólogo y/o Introducción 
• Explicación del contenido del documento, su estructura, propósitos u objetivo, 
ámbito de aplicación, en ocasiones se anexa un mensaje de autoridades de alto 
nivel. 
 
d) Antecedentes históricos • Descripción de los orígenes y evolución del origen 
de la empresa u organización, así como cambios importantes en la misma. 
 
e) Legislación o base legal • Contiene la lista de los principales ordenamientos 
jurídicos que norman las actividades de la organización de los cuales se derivan 
las atribuciones o facultades. 
NOTA: Se recomienda que las disposiciones legales sigan el siguiente orden 
jerárquico: Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, 
acuerdos y circulares. 
 
f) Atribuciones 
• Transcripción textual y completa del artículo cláusula, considerando o punto 
que explica las facultades conferidas a la organización. Debe señalarse el 
artículo de forma completa y entre comillas. 
g) Estructura orgánica • Descripción ordenada de las unidades administrativas de 
la organización, según sus relaciones jerárquicas. 
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NOTA: Se recomienda codificar por su nivel jerárquico para visualizar de manera 
clara los niveles de jerarquía y autoridad, así como relaciones de dependencia. 
Ej. 1.0 Director General 
1.0.1 Asesoría 
1.0.2 Auditoría Interna 
1.1 Gerencia General 
1.1.1 Gerente de Finanzas 
1.1.2 Gerente de Mercadotecnia 
 
h) Organigrama • Representación gráfica de la organización o empresa. 
 
i) Funciones • Descripción de las tareas realizadas por cada una de las unidades 
administrativas de la estructura orgánica. 
 
j) Descripción de puestos: Explica el contenido de las principales actividades y 
responsabilidades de cada puesto. Incluye la siguiente información. 
 
a) Identificación 
 1. Nombre del puesto 
2. Número de plazas 
3. Clave 
4. Ubicación física y administrativa 
b) Relaciones de autoridad 
1. Jefe inmediato 
2. Subordinados directos 
3. Dependencia funcional 
- Propósito del puesto 
- Funciones Generales 
- Funciones específicas 
- Responsabilidad Comunicación: Ascendente, horizontal, descendente, externa. 
Especificaciones del puesto 
1. Conocimientos 
2. Experiencia 
3. Iniciativa 
4. Personalidad 
 
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k) Directorio: • Nombres, teléfonos, correos electrónicos, ubicación física del lugar 
donde labora, etc. 
 
l) Glosario de términos • Explicación de los principales conceptos utilizados en el 
documento. 
 
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACION 
A) Diseño del proyecto 
• Responsable. Determinar al responsable capacitado para realizar la consulta. Un 
equipo con buen manejo de relaciones humanas 
• Delimitación del universo de estudio. Definir y delimitar su universo de trabajo para 
estar en posibilidad de actuar en él, para ello, deberán implementar 
• Estudio preliminar. Para conocer en forma global las funciones y actividades que se 
realizan en el área o áreas donde se va actuar. Prever las acciones y calcular los 
recursos necesarios para iniciar la recopilación de datos. 
• Programa de Trabajo. 
• Fuentes de información. Referencias de las instituciones, áreas de trabajo, 
documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener 
datos para la investigación. 
 
 Preparación del proyecto 
• Propuesta técnica. Alcance, antecedentes, justificación, objetivo. 
• Programa de trabajo. En este documento se deberá especificar con claridad qué es 
lo que se va a hacer y por qué, dónde y cuándo, quienes lo harán y cuanto costara 
hacerlo acciones, fases, recursos, calendario, costo, resultados, información adicional. 
 
B) Presentación del proyecto: se requiere identificar el contenido del proyecto,afinar 
sus parámetros y determinar sus viabilidades operativas. 
 • A las autoridades. 
• A los participantes 
• Al responsable de su autorización 
 
Presentación del proyecto a las autoridades 
Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis 
derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en 
caso de ser analizado, requiera de un mínimo tiempo, permitiendo un lapso adicional 
para explicaciones, así como para comentarios u observaciones. 
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Presentación del proyecto a los participantes 
a) Áreas que intervendrán directamente en su aplicación, y que por lo mismo tienen 
la obligación de conocer el proyecto en forma detallada. 
b) Áreas afectadas con la implementación del proyecto, ya que tendrán que cambiar 
o ajustarse. 
c) Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el 
costo del proyecto en forma más especifica. 
 
Presentación del proyecto al responsable de su autorización 
- Presentación del proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa 
responsable de su ejecución, para su aprobación. 
- Una vez autorizado, el responsable procederá a hacer del conocimiento de todos 
los niveles jerárquicos, la intención que tiene la organización para la elaboración 
del manual. 
 
Presentación del proyecto al Titular de la Organización 
Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que someterse para su aprobación 
a quien preside la organización, con el objeto de contar con su anuencia para su 
validación y difusión. 
 
C) Recolección y Clasificación de la Información: 
Levantamiento de la información: la recopilación deberá enfocarse al registro de 
hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil 
para el manual. Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes 
internas emisoras de la información, así como con las áreas y organizaciones con 
ubicación física distinta. 
 
PARA RECABAR LA INFORMACIÓN EN FORMA AGIL Y ORDENADA EXISTEN 
LAS SIGUIENTES TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN 
- Investigación documental 
- Consultas a sistemas de computo 
- Encuestas 
- Cuestionarios 
- Entrevistas 
 
 
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INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN 
Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se 
procederá a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis. 
 
¿CÓMO CLASIFICAR LA INFORMACIÓN? 
a) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la 
división de trabajo. 
b) Crear bases de datos o programas específicos, 
c) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto y/o 
d) Combinar recursos (a, b y c) para optimizar resultados. 
 
ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÓN 
 
 Antecedentes Se tomara en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que ha 
venido regulando la realización del trabajo, como se ha atendido por parte de las 
unidades responsables de hacerlo y qué impacto ha tenido en otras unidades, 
organizaciones, clientes y/o usuarios. 
 
 Situación actual Por lo que toca a este punto, es recomendable tomar en cuenta los 
siguientes aspectos: Objetivos, estructura organizacional, normas y políticas 
administrativas, funciones, procedimientos, instrumentos jurídico-administrativo, 
equipo, ambiente laboral, y relaciones de trabajo 
 
D) Análisis de la Información 
 
Análisis de la información: Estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de 
información o grupos de datos que se integraron, con el propósito de conocer su 
naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, 
interdependencia e interacción interna y con el medio ambiente, para obtener un 
diagnostico que refleje la realidad operativa 
 
ESTA MECANICA DE ESTUDIOS PUEDE SEGUIR LA SIGUIENTE SECUENCIA 
• Conocer el hecho o la situación que analiza 
• Describir ese hecho o situación 
• Descomponerlo y predecir todos sus detalles y componentes 
 • Examinar críticamente para comprender cada elemento 
 • Ordenar los elementos basándose en un criterio de clasificación 
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• Definir las relaciones entre cada elemento 
• Identificar y explicar su comportamiento 
FUENTES DE INFORMACIÓN 
• Referencias de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y 
mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. 
E) Elaboración del Manual 
• Validación. La información verificada de cada área o unidad administrativa se tendría 
que presentar a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad en un 
espacio específico para este propósito, además, para ratificar que la información este 
completa y sea comprensible. 
• Estructuración. Disponiendo ya de la totalidad de la información, revisada y firmada 
por cada área. 
 
F) Presentación del manual para su aprobación 
 • Titular de la organización. La Integrada propuesta definitiva del manual, tiene que 
someterse para su aprobación a quien preside la organización, con el objeto de contar 
con su anuencia para su validación y difusión. 
• A los niveles directivos: este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un 
documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta hojas, 
para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo tiempo, permitiendo un lapso 
adicional para explicaciones, así como para comentarios u observaciones. 
 Otros niveles jerárquicos. La misma guía temática definida para la presentación a los 
niveles directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina y 
área, pero ampliando la extensión y el detalle, esto permitirá que se precisen los 
alcances operativos de la propuesta y que el documento se convierta en un documento 
administrativo para apoyar la capacitación del personal. 
 
G) Implantación 
Métodos de implantación 
 • Método instantáneo 
• Método de proyecto piloto 
• Implantación en paralelo 
• Implantación sucesiva 
• Combinación de métodos 
 
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H) Revisión y actualización 
• Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones 
periódicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo. 
 La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información 
que contienen, por lo que se hace necesario el mantenerlos permanentemente 
actualizados a través de revisiones periódicas, para ello es conveniente: - Evaluar en 
forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la 
implantación del manual, así como los cambios operativos, que se realicen en la 
organización. – Establecer un calendario para la actualización del manual. Designar 
un responsable para la atención de esta función. 
 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer 
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. 
 
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones 
como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la 
empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial 
de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un 
tiempo definido. , . 
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto 
de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un 
ámbito predeterminado de aplicación. 
 
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la 
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y 
financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y 
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa. 
 
· Las ventajas de contar con manuales de procedimientosson: 
 
a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal. 
b. Auxilian en la inducción al puesto. 
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c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa. 
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. 
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen 
 para el desarrollo de las actividades de rutina. 
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente 
 de la información. 
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal. 
i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal. 
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y 
 desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento. 
k. Son guías del trabajo a ejecutar. 
 
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes. 
 
Elaboración: 
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos: 
 
1. Definir el contenido: 
· Introducción. 
· Objetivos. 
· Áreas de aplicación. 
· Responsables. 
· Políticas. 
· Descripción de las operaciones. 
· Formatos. 
· Diagramas de flujo. 
· Terminología. 
 
 Recopilación de información. 
2. Estudio preliminar de las áreas. 
3. Elaboración de inventario de procedimientos. 
4. Integración de la información. 
5. Análisis de la información. 
6. Graficar los procedimientos. (Diagrama de Flujo) 
7. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables. 
8. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos. 
  Las fuentes de información más comunes son: 
 Archivos de la empresa. 
Directivos, ejecutivos asesores y empleados. 
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  Los métodos para compilar la información son: 
 
Encuestas. 
Investigación documental. 
Observación directa. 
Entrevistas 
 
 Recomendaciones generales de presentación 
  La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar: 
a. Logotipo. 
b. Nombre de la empresa. 
c. Lugar y fecha de elaboración. 
d. Responsables de la revisión y autorización. 
e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual. 
f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, 
 diagramas y anexos. 
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización 
 en tamaño carta u oficio. 
h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. 
i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual. 
 
 Revisión, aprobación, distribución e implantación 
 
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la 
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones. 
 El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su 
impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben 
tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de 
realizar las actividades. 
 
Actualización 
 Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados mediante 
revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación. 
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Ejemplo CUESTIONARIO 
1.-Nombre del servidor público_________________________________ 
2.- Nombre del puesto________________________________________ 
3.- Ubicación física en la estructura orgánica ______________________ 
4.- Área de adscripción _______________________________________ 
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato __________________________ 
 6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en general; 
qué fin tiene, etc.). 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas: 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. y 
para qué se realizan. 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
10. Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras Áreas de su 
Dirección y otras Áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan? 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
11.-Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y ¿para qué se 
realizan? 
__________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________ 
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