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UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM Elaborado por: Miguel Ángel Ronda Carracao Edición: 5.0 EDITORIAL ELEARNING S.L. ISBN: 978-84-16557-57-8 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficas o audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal. Impreso en España - Printed in Spain Presentación Identificación de la Unidad Formativa Bienvenido a la Unidad Formativa UF1883: Instalación de sistemas ERP- CRM. Esta Unidad formativa pertenece al Módulo Formativo MF1213_3: Ins- talación y configuración de sistemas de planificación de recursos em- presariales y de gestión de relaciones con clientes, que forma parte del Certificado de Profesionalidad IFCT0610: Administración y programación en sistemas de planificación de recursos empresariales y de gestión de relaciones con clientes, de la familia de Informática y Comunicaciones. Presentación de los contenidos La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar al alumno a instalar y confi- gurar el sistema de planificación de recursos empresariales para su posterior adaptación a las particularidades de la empresa y explotación, e instalar y configurar el sistema de gestión de relaciones con clientes, siguiendo especi- ficaciones técnicas recibidas y según necesidades de la organización. Para ello, en primer lugar se analizará la arquitectura y características de un siste- ma ERP, los módulos del sistema y los procesos de instalación del sistema ERP. También se estudiarán los entornos de desarrollo, la arquitectura y característi- cas de un sistema CRM, y por último, se profundizará en los módulos de un sis- tema CRM, los procesos de instalación del sistema y los entornos de desarrollo. UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM Objetivos de la Unidad Formativa Al finalizar esta Unidad Formativa aprenderás a: – Identificar la funcionalidad y los parámetros de configuración e instalar el sistema de ERP para su posterior explotación, siguiendo modelos de im- plementación y utilizando manuales de instalación y configuración. – Especificar la funcionalidad y los parámetros de configuración e instalar el sistema de CRM para su posterior explotación, siguiendo modelos de implementación y utilizando manuales de instalación y configuración. Índice UD1. Arquitectura y características de un sistema ERP ........... 11 1.1. Organización de una empresa .............................................. 13 1.1.1. Realización del diagrama de la organización de una empresa .................................................................... 34 1.1.2. Modelo relacional: entidades, relaciones y propiedades 40 1.2. Definición de las necesidades de una empresa y adaptabilidad dentro del ERP .......................................................................... 44 1.2.1. Definición de departamentos de la empresa y funcio- nalidades de cada departamento ................................ 47 1.2.2. Definición de los módulos del sistema ERP y conexión entre ellos .................................................................. 52 1.3. El módulo básico, funcionalidades operacionales .................. 54 1.3.1. Establecimiento de parámetros de configuración y ta- blas maestras comunes a los diferentes módulos del ERP, dentro del sector al que pertenezca la empresa ... 60 1.4. Arquitectura cliente/servidor ................................................. 62 1.4.1. Requisitos mínimos de la máquina cliente ................... 64 1.4.2. Requisitos mínimos de la máquina servidor ................. 65 1.4.3. Requisitos mínimos de la máquina servidor ................. 67 UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 1.4.4. Definición de las conexiones entre cliente y servidor en un sistema ERP ..................................................... 68 1.4.5. Establecimiento de la comunicación entre cliente y servidor ..................................................................... 72 UD2. Módulos de un sistema ERP ......................................... 83 2.1. Características de los módulos funcionales de un sistema ERP 85 2.1.1. Establecimiento de las características de cada módulo del ERP .........................................................................94 2.1.2. Establecimiento de tablas y parámetros de configuración de cada módulo ............................................................100 2.2. Descripción, tipología e interconexión entre módulos ........... 120 2.2.1. Conexión entre los diferentes módulos de un ERP ..... 121 2.2.2. Trazabilidad y procedimientos a implementar entre diferentes módulos ................................................... 122 2.3. Obtención de informes y estadísticas referentes a la información de cada módulo .......................................................................125 2.3.1. Interpretación y obtención de la información almace- nada en la base de datos de cada módulo ............... 133 2.3.2. Herramientas utilizadas para la obtención de esta in- formación, generadores de informes ......................... 135 2.3.3. Herramientas de Business Intelligence ...................... 138 UD3. Procesos de instalación del sistema ERP .................... 151 3.1. Parámetros de configuración del sistema ERP ..................... 153 3.1.1. Definición de parámetros de configuración para ajus- tar el funcionamiento del ERP ................................... 156 3.1.2. Definición de tablas maestras, descripción, tipología y uso 157 3.2. Otros módulos, características e instalación ........................ 159 3.2.1. Conexión del ERP con otros programas .................... 162 3.3. Servicios de acceso al sistema ERP ................................... 166 3.3.1. Definición de usuarios de un ERP y sus perfiles o características .......................................................... 168 3.3.2. Parámetros de configuración para el acceso de usua- rios, permisos por menú ........................................... 170 Índice 3.4. Actualización del sistema ERP y aplicación de actualizaciones 172 3.4.1. Instalación del software de un ERP ........................... 173 3.4.2. Actualización de diferentes versiones de un ERP ....... 185 3.4.3. Configuración de los parámetros para el funciona- miento del ERP ........................................................ 187 3.4.4. Documentación de los procesos realizados .............. 189 UD4. Entornos de desarrollo ................................................ 227 4.1. Entornos de desarrollo, pruebas y explotación .................... 229 4.1.1. Definición de entornos de desarrollo para realización de pruebas y explotación del ERP ............................ 230 4.1.2. Verificación y validación de las pruebas realizadas ..... 252 4.2. Instalación y configuración del sistema de transportes ......... 260 4.2.1. Sistemas de intercambio de información en los diferentes módulos del ERP ...................................... 267 UD5. Arquitectura y características de un sistema CRM ........ 291 5.1. Organización de una empresa y de sus relaciones externas, características del negocio electrónico (e-business) ............ 293 5.1.1. Diagrama de organización de la empresa .................. 300 5.1.2. Modelo relacional: entidades, relaciones y propiedades 304 5.2. El módulo básico, funcionalidades operacionales ................ 308 5.2.1. Establecimiento de parámetros de configuración y ta- blas maestras comunes a los diferentes módulos del CRM, dentro del sector al que pertenezca la empresa 318 UD6. Módulos de un sistema CRM ...................................... 337 6.1. Características de los módulos funcionales de un sistema CRM, tipología, interconexión entre módulos ....................... 339 6.1.1. Establecimiento de las características de cada módu- lo del CRM .............................................................. 351 6.1.2. Establecimiento de las tablas y parámetros deconfi- guración de cada módulo ......................................... 376 6.2. Obtención de informes y estadísticas referentes a la informa- ción de cada módulo ......................................................... 378 UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 6.2.1. Interpretación y obtención de la información almace- nada en la base de datos de cada módulo ............... 379 6.2.2. Herramientas utilizadas para la obtención de esta información, generadores de informes ...................... 381 UD7. Procesos de instalación de un sistema CRM ............... 409 7.1. Parámetros de configuración del sistema CRM ................... 411 7.1.1. Definición de parámetros de configuración para ajus- tar el funcionamiento del CRM .................................. 412 7.1.2. Definición de tablas maestras, descripción, tipología y uso 429 7.2. Otros módulos, características e instalación ........................ 435 7.2.1. Conexión del CRM con otros programas .................. 439 7.3. Servicios de acceso al sistema CRM .................................. 445 7.3.1. Definición de usuarios de un CRM y sus perfiles o características .......................................................... 446 7.3.2. Parámetros de configuración para el acceso de usua- rios, permisos por menú ........................................... 453 7.4. Actualización del sistema CRM y aplicación de actualizaciones 457 7.4.1. Instalación del software de un CRM .......................... 459 7.4.2. Actualización de diferentes versiones de un CRM ...... 466 7.4.3. Configuración de los parámetros para el funciona- miento del CRM ....................................................... 470 7.4.4. Documentación de los procesos realizados .............. 471 UD8. Entornos de desarrollo ................................................ 485 8.1. Entornos de desarrollo, pruebas y explotación sobre sistemas CRM .....................................................................................487 8.1.1. Definición de entornos de desarrollo para realización de pruebas y explotación del ERP ............................ 489 8.1.2. Verificación y validación de las pruebas realizadas ..... 510 8.2. Instalación y configuración del sistema de transportes ......... 518 8.2.1. Sistemas de intercambio de información en los dife- rentes módulos del ERP ........................................... 525 8.3. Asistencia técnica remota ................................................... 530 Índice 8.3.1. La asistencia técnica remota en el sistema ERP: Insta- lación y configuración ............................................... 533 8.3.2. La asistencia técnica remota en el sistema CRM: Ins- talación y configuración ............................................ 540 Supuesto práctico 1 ........................................................... 553 Glosario ............................................................................. 571 Soluciones ......................................................................... 575 Área: informática y comunicaciones UD1 Arquitectura y características de un sistema ERP UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 1.1. Organización de una empresa 1.1.1. Realización del diagrama de la organización de una empresa 1.1.2. Modelo relacional: entidades, relaciones y propiedades 1.2. Definición de las necesidades de una empresa y adaptabilidad dentro del ERP 1.2.1. Definición de departamentos de la empresa y funcionalidades de cada departamento 1.2.2. Definición de los módulos del sistema ERP y conexión entre ellos 1.3. El módulo básico, funcionalidades operacionales 1.3.1. Establecimiento de parámetros de configuración y tablas maestras comunes a los diferentes módulos del ERP, dentro del sector al que pertenezca la empresa 1.4. Arquitectura cliente/servidor 1.4.1. Requisitos mínimos de la máquina cliente 1.4.2. Requisitos mínimos de la máquina servidor 1.4.3. Requisitos mínimos de la máquina servidor 1.4.4. Definición de las conexiones entre cliente y servidor en un sis- tema ERP 1.4.5. Establecimiento de la comunicación entre cliente y servidor 13 1.1. Organización de una empresa Definición El Diccionario de la Real Academia Española define la empresa como una “Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos”. Por ello, una empresa es un negocio cuyo fin es el de ganar dinero, bien para asegurar su propia subsis- tencia, o bien para que esa ganancia revierta en los empleados y/o directivos. Existen diferentes tipologías de empresas, las cuales quedan resumidas en la siguiente tabla: Criterio Tipos Forma jurídica ∙ Comerciante o empresario individual, profesionales, autónomos. ∙ Sociedades mercantiles. Sector ∙ Primario (minas, agricultura, ganadería, pesca, silvicultura, etc.) ∙ Secundario (industria, construcción, etc.) ∙ Terciario (servicios como hostelería, educación, etc.) Grado de participación del Estado ∙ Públicas ∙ Privadas ∙ Mixtas Tamaño ∙ Pequeñas y medianas (PYMES) ∙ Grandes UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 14 Según el tipo de empresa, el titular o los titulares responderán con todos sus bienes o con una cantidad limitada al capital aportado. En el siguiente cuadro- resumen pueden verse los diferentes tipos de empresas, así como sus carac- terísticas más importantes a la hora de constituirse como tal: Tipo de empresa Nº socios Capital Responsabilidad Empresario Individual 1 No existe mínimo legal El socio se responsabiliza con todos sus bienes Comunidad de Bienes Mínimo 2 No existe mínimo legal El socio se responsabiliza con todos sus bienes Sociedad Civil Mínimo 2 No existe mínimo legal El socio se responsabiliza con todos sus bienes Sociedad Colectiva Mínimo 2 No existe mínimo legal El socio se responsabiliza con todos sus bienes Emprendedor de Res- ponsabilidad Limitada 1 No existe mínimo legal Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedades Profesio- nales Mínimo 1 Según la forma social que adopte Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad Limitada Nueva Empresa Mínimo 1 Máximo 5 Mínimo 3.012 Máximo 120.202 Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad Anónima Mínimo 1 Mínimo 60.000 euros Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad Limitada de Formación Sucesiva Mínimo 1 No existe mínimo legal Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad Comanditaria Simple Mínimo 2 No existe mínimo legal El socio se responsabiliza con todos sus bienes Sociedad Comanditaria por acciones Mínimo 2 Mínimo 60.000 euros El socio se responsabiliza con todos sus bienes Sociedad Cooperativa 1er grado: - Mínimo 3 2º grado: - 2 cooperativas No existe mínimo legal (en algunas CCAA sí existe) Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad Anónima Laboral Mínimo 3 Mínimo 60.000 euros Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad de Res- ponsabilidad Limitada Laboral Mínimo 3 Mínimo 3.000 euros Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad de Garantía Recíproca Mínimo 150 so- cios participes Mínimo 1.803.036,30 euros Limitada al capital aportado en la sociedad Sociedad de Capital Riesgo Al menos 3 miembros en el Consejo Admi- nistración Mínimo 1.200.000 €. Fondos de Ca- pital Riesgo: Míni- mo 1.650.000 € Limitada al capital aportado en la sociedad Agrupación de Interés Económico Mínimo 2 No existe mínimo legal El socio se responsabiliza con todos sus bienes Sociedad de Respon- sabilidad Limitada Mínimo 1 Mínimo 3.000 euros Limitada al capital aportado en la sociedad UD1 15 Sabías que Algunas de las grandes empresas de la actualidad comenzaron en un garaje y pa- saron meses hasta que decidieron elegir una forma jurídica apta para sus necesi- dades. Entre ellas podemos nombrar a Facebook, Google, HP, Apple o Youtube. Una empresa está compuesta de trabajadores, por ello será muy importantela función y responsabilidades que estos desempeñen. Así pues, atendiendo a estas funciones, podremos clasificar dichas tareas en tres niveles: el directivo, el ejecutivo y el operativo. El nivel directivo ocupa el lugar más alto en la jerarquía de una empresa. Sus componentes toman decisiones que afectarán de forma general a toda la em- presa. La inclusión de nuevos productos, los acuerdos con otras empresas o cualquier cambio estratégico de funcionamiento serán ejemplos de decisiones de estos trabajadores. Aquí encontraremos a los directores de los diferentes departamentos y al director general. El nivel ejecutivo está compuesto por trabajadores con cierto grado de res- ponsabilidad. Suelen incluirse los jefes intermedios o jefes de área, siempre por debajo del equipo directivo. Se encargarán de tomar las decisiones necesarias para lograr los objetivos marcados, los plazos de entrega, las estrategias mar- cadas, el plan formativo de los trabajadores, la supervisión del trabajo, etcétera. El nivel operativo es aquel en el que los trabajadores de menor escalafón de- sarrollan tareas más específicas. Están libres de responsabilidad sobre otros tra- bajadores, ya que únicamente responden por su trabajo individual. Los comer- ciales, recepcionistas o programadores serán empleados del nivel operativo. Niveles de decisión Nivel Tarea Adopta decisiones Directivo Director general Director de marketing Estratégicas Ejecutivo Jefe de ventas Jefe de administración Tácticas Operativo Vendedor Operativas UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 16 Importante La organización de la empresa será la función de asignar a los miembros de dicha empresa las tareas acordes a su formación y/o experiencia, de modo que se optimicen los recursos de la organización para lograr alcanzar los ob- jetivos y misión principal previamente establecidos. Una adecuada organización mejorará la administración general, adecuará los recursos a los trabajadores, maximizará la productividad y permitirá el creci- miento de la empresa. Glosario empresarial UD1 17 Dentro de la organización de una empresa podemos distinguir dos tipos prin- cipales según cómo se estructure su esqueleto empresarial: la organización formal y la informal. – La organización formal consiste en la estructuración premeditada e in- tencionada de todas las actividades que en esta se producen, así como de la coordinación de sus departamentos, de las tareas de los trabaja- dores y de los medios humanos y materiales para la consecución de sus objetivos. La labor establecida para cada uno de los empleados hará que éstos aprovechen el tiempo en alcanzar sus objetivos, impidiendo de este modo que malgasten el tiempo en otras labores. Todo esto será posible por la organización de sus jefes y directores, que igualmente disponen de un planning adecuado para que la empresa alcance su meta. – La organización informal implicará la falta de planificación en los tres ni- veles. Dicha organización se cimentará mediante una serie de decisiones tomadas sin previo análisis, a raíz de las relaciones informales que se van a ir produciendo en el ámbito empresarial. División del Trabajo Definición La división del trabajo es una práctica empresarial por la cual se divide una tarea de mayor envergadura en otras más pequeñas, de tal modo que la reso- lución de estas tareas por separado complete la tarea global. Así, los trabaja- dores se hacen cargo de una subtarea, y no de la actividad completa. Para que la división del trabajo sea eficiente, los trabajadores responsables de- berán definir correctamente las funciones encomendadas a los trabajadores adecuados para cada subtarea. A esta práctica se la denomina “especialización del trabajo”. Su objetivo es la de reducir costes y ser lo más eficiente posible para la empresa. Podemos dividir esta especialización en vertical y horizontal. – La especialización vertical implica el crecimiento de la supervisión de las tareas llevadas a cabo por los trabajadores y/o departamentos. La estructura jerárquica crecerá en vertical, con mayor número de empleados supervisores. UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 18 – La especialización horizontal ocurre cuando una empresa precisa me- jorar la producción y/o calidad del trabajo. La estructura empresarial cre- cerá en horizontal, con mayor número de departamentos y/o trabajadores en los departamentos. Tipos de estructuras empresariales Todas las empresas contarán con una organización interna, que si atendemos a las cadenas de mando, podrán ser: – Estructura organizativa lineal. Es la más simple y una de las más ha- bituales. Consiste en una serie de mandos superiores que gestionan y supervisan dentro de una estructura jerárquica. Cada trabajador contará con un mando superior, al que deberá consultar cualquier decisión a to- mar o actividad a realizar. Este esquema es de fácil ejecución, ya que tan solo deberán consultar con la persona encargada de su supervisión. Por contra, para subir en la jerarquía, deberán ir subiendo niveles, por lo que podría retrasar ciertas actividades. Otro problema es que tendrán gran personal a su cargo de múltiples disciplinas, lo que obligará a los directi- vos a tener un amplio conocimiento de diversas materias. – Estructura de staff lineal. Se fusionan las relaciones jerárquicas propias de la estructura organizativa lineal con las relaciones departamentales o staffs. En este caso, la división en departamentos quita responsabilidad a los directivos o jefes directos, que se encargarán de un departamento concreto o de un staff determinado. – Estructura en comité. En este caso la responsabilidad no recae en una sola persona, sino que son varios los trabajadores los que toman las de- cisiones. En esta estructura todos los integrantes del comité se reúnen para intercambiar opiniones, buscar consenso y tomar una decisión para cada problema planteado. Puede integrarse con la estructura lineal y staff. – Estructura matricial. Consiste en un nuevo enfoque principalmente de- dicado a labores de investigación, innovación y/o desarrollo. Los traba- jadores de un grupo tendrán que responder ante más de un superior, debido a que la labor que desarrollan pertenece o engloba a diversos departamentos de la empresa. Cada empleado de este grupo tendrá un jefe de proyecto - que normalmente no pertenece a su departamento - y uno o varios responsables departamentales, entre los que se encuentra su propio jefe habitual. El principal problema puede radicar en que estos proyectos necesitarán que el jefe de proyecto sea capaz de integrar a un equipo multidisciplinar para que puedan trabajar en equipo persiguiendo la misma meta a pesar de tener conocimientos diferentes. Un ejemplo UD1 19 sería la investigación en un laboratorio donde deberán colaborar el de- partamento propio de la investigación junto al departamento de informáti- ca, para analizar los datos u obtener gráficas representativas. La principal ventaja es la flexibilidad de esta estructura y lo adecuada que resulta para afrontar grandes proyectos. Componentes básicos de la gestión empresarial La gestión empresarial engloba multitud de procesos y técnicas que se han desarrollado a lo largo de los años. En esta primera parte vamos a ver una introducción a la gestión, enumerando y repasando los conceptos básicos de una empresa, presentando los cono- cimientos mínimos para entender el funcionamiento de la misma. No se pre- tende ser exhaustivo pero si dar una visión global de la empresa, sus compo- nentes, sus procesos, para poder entender correctamente la empresa como un conjunto y tomar las decisiones adecuadas cuando tengamos que elegir el sistema de gestión empresarial a implantar. Conocimientos básicos de gestión empresarial El desarrollo empresarial es complejo y se nutre de una gran organización-pla- nificación para llegar a buen fin sus propósitos ¿qué propósitos pueden llevar a una persona a crear una empresa? Notiene una respuesta fácil, incluye desde los más altruistas hasta el simple hecho de ganar dinero. Independientemente del tipo de empresa, de los motivos que la han llevado a nacer y desarrollarse, el empresario tiene que tener en cuenta gran cantidad de elementos para llevarla a buen puerto: 1. Tendrá claro un proyecto empresarial y su evolución a medio largo plazo, definiendo una estrategia, fijando metas realistas para conseguir el objetivo. 2. Tendrá cuenta el tamaño de la empresa, sobre todo cómo tiene que cre- cer la empresa, evitando en todo momento que se sobredimensione, ob- teniendo de esta manera un aumento en la rentabilidad. 3. Dispondrá de herramientas de análisis efectivas que se anticipen a los cambios en el mercado para poder aprovecharlos de forma adecuada. 4. El cliente será objeto principal de la producción, centrándose en él todos los departamentos, orientando sus actuaciones a obtener una mayor sa- tisfacción por el producto y en la relación con nuestra empresa. UF1883: Instalación de sistemas ERP-CRM 20 La división de una empresa se puede hacer a diferentes niveles tanto físicos como conceptuales. A continuación se muestran los siguientes subsistemas: – Estrategia. Proceso imprescindible integrador de todas las áreas por el que se define la misión, se fija la estrategia a seguir y se establece un plan de actuación. Una estrategia es un plan coherente que integra los principales objetivos, políticas y una secuencia de acción. Para poder definir correc- tamente una estrategia, antes tendremos que aclarar algunos conceptos: ∙ Misión. Propósito para el que se ha formado la empresa. ∙ Visión. Imagen futura de nuestra empresa, a dónde queremos llegar. ∙ Valores. Reglas y fundamentos que regulan el comportamiento de las personas ante diferentes situaciones. Estos conceptos se incorporan a nuestra estrategia formando la identidad de la empresa. – Gestión de personal. Conjunto de actuaciones con las que favorecemos la dependencia entre los objetivos de la empresa y los objetivos de de- sarrollo personal, consiguiendo de esta manera que trabajado se sienta realizado. En otras palabras, si el empleado está a gusto en su puesto de trabajo y su carrera profesional no está estancada conseguiremos un mayor rendimiento en la persona que revertirá en un aumento en la pro- ductividad de la empresa. – Finanzas. Esta área engloba todos los supuestos relacionados con los flujos del capital. Habrá que tener información detallada del estado de la empresa para conseguir el mejor rendimiento a los recursos financieros. Para poder obtener una buena información, un buen análisis financiero, se incluirá en los estudios indicadores que mostrarán la evolución temporal de la economía empresarial. El uso de indicadores e información detallada nos hará tomar decisiones objetivas alejando cualquier factor emocional. Entre las activida- des principales en la gestión financiera se engloba el análisis y previsión de resultados, localización de fuentes financieras e inversiones, creación de po- líticas de créditos a clientes y realización de la contabilidad empresarial. Para llevar a cabo una buena gestión de las finanzas se tienen a dispo- sición un conjunto de herramientas muy útiles entre las que destacamos las siguientes: ∙ Cuenta de explotación. Resumen dinámico de rentabilidad de cada área de negocio.
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