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UNIDAD - FÓRMULAS 
 
Diferencias entre formulas y Funciones 
La principal diferencia entre una función y una fórmula en Excel es que una fórmula es una 
ecuación, una operación matemática que el usuario escribe para obtener un resultado, mientras 
que una función es una fórmula predefinida para realizar operaciones más complejas. 
Veamos el concepto de cada una de estas operaciones sobre ejemplos. 
Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones sobre los datos de una hoja de cálculo. Las 
fórmulas sirven para realizar operaciones matemáticas como suma, como es el caso, 
multiplicación, resta, división o realizar una comparación de contenidos de una tabla. 
 
 
Las fórmulas tienen un límite de carácter. Así, por ejemplo, puedes utilizar una fórmula para 
sumar por ejemplo 1000 celdas. Para ello necesitas usar una función cuyos argumentos son más 
sencillos de editar y las fórmulas, pueden contender funciones que faciliten la creación de una 
operación. 
 
Veamos la función SUMA. 
Una función es una fórmula predefinida. Las funciones son pequeñas macros prediseñadas para 
realizar cálculos, utilizando valores específicos, denominados “argumentos”. 
 
En nuestro caso, los argumentos serán B4 y B10 y van entre paréntesis, los argumentos se 
ejecutan de acuerdo con la estructura de la fórmula. Siguiendo una secuencia específica, las 
funciones que no tienen argumentos necesitan acompañarse de paréntesis vacíos, te pueden 
crear funciones definidas por el usuario, utilizando el editor de Visor Basic de Excel. 
Esto requiere conocimiento de programación y un poco de documentación para no olvidar las 
macros creadas. 
Introducción a las fórmulas 
Veamos ahora los elementos que conforman una fórmula, lo primero de todo para que Excel 
reconozca qué queremos escribir una fórmula es introducir el símbolo igual al principio. 
Una vez que hayamos escrito el símbolo igual iremos añadiendo los argumentos. En nuestro 
caso son las celdas que queremos sumar que son las ventas de enero. En ese caso situaremos 
encima de la celda B4 y haremos clic con el botón izquierdo y vemos como ya nos aparece en 
nuestra fórmula. 
 
Como lo que queremos es sumar añadimos el símbolo de la suma y añadimos tantos valores 
como queramos sumar. 
 
 
 
Operadores 
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una 
fórmula, como suma, resta, multiplicación o división. 
Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este 
orden usando el paréntesis. 
Por un lado, encontramos los “operadores aritméticos” para ejecutar las operaciones 
matemáticas básicas como, la suma, la resta, la multiplicación, combinar números o generar 
resultados numéricos utilice los siguientes operadores aritméticos que se muestran en pantalla. 
 
El signo “más” para la suma, el menos para la resta o negación, el asterisco para multiplicar, 
barra para la división, signo de porcentaje para el porcentaje y acento circunflejo para la 
exponenciación. 
Luego tenemos los operadores de comparación, estos comparan dos valores con los siguientes 
operadores, cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un 
valor lógico verdadero o falso. 
 
Luego encontramos los operadores de concatenación de texto, para ello utilizaremos el símbolo 
& comercial para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo 
elemento de texto. 
 
Luego nos encontraremos con los operadores de referencia, estos combinan rasgos de celdas 
para los cálculos con los siguientes operadores. 
 
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico, en Excel las fórmulas siempre 
comienzan por el signo igual, como ya hemos dicho. 
El signo igual indica Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula, detrás del signo 
igual están los elementos que se van a calcular. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha 
según el orden específico para cada operador de la fórmula. Sí se combinan varios operadores 
en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que indica la siguiente tabla. 
 
Sí una fórmula contiene operadores con la misma prioridad, por ejemplo, si la fórmula contiene 
un operador de multiplicación y otro de división, Excel evaluará los operadores de izquierda a 
derecha. 
En cambio, sí utilizamos los paréntesis, podremos cambiar el orden de la evaluación, para ello 
deberíamos escribir entre paréntesis la parte de la fórmula que queremos que se calcule en 
primer lugar. 
 
 
 
Cómo crear una fórmula sencilla 
Ahora veamos las distintas formas que tenemos para realizar fórmulas sencillas. La primera de 
ellas sería sí utilizáramos valores constantes, por ejemplo, sí nos situamos en la celda donde 
queremos que aparezca nuestro resultado y escribimos igual y realizamos la siguiente operación 
 
pulsamos “enter” y vemos que nos da el resultado. Sí nos ponemos encima de la celda vemos 
igualmente el resultado, pero sí nos fijamos en la barra de fórmulas, aparece escrita la operación 
que nosotros hemos editado previamente 
 
Veamos otra manera, otra manera sería utilizando las referencias de los operandos, estos serían 
de la siguiente manera. Nos posicionamos de nuevo en la celda donde queremos visualizar 
nuestro resultado escribimos el signo igual, pero esta vez en vez de escribir valores absolutos 
vamos a utilizar las referencias a las celdas. 
Nos posicionamos encima de la primera celda y con el botón izquierdo del ratón, pulsamos y lo 
seleccionamos, vemos en la barra de fórmulas que ya nos aparece marcada nuestra primera 
celda, como queremos sumar todas las ventas de enero, tendríamos que pulsar el signo más y 
seguir añadiendo celdas hasta que hayamos terminado de editar nuestra fórmula. 
 
Igualmente, sí nos posicionamos encima de la celda vemos el resultado de la operación que 
nosotros hemos realizado. En cambio, sí nos vamos a la barra de fórmulas veremos escrito la 
fórmula que nosotros hemos confeccionado. 
 
Y veamos la última manera que podemos realizarlo, sí nos ponemos encima de la celda que 
queremos visionar el resultado de nuestra fórmula, nos situamos encima, escribimos signo igual 
y ahora lo que tenemos que hacer simplemente, es escribir igualmente la referencia de las celdas 
manualmente, no es la manera más recomendable pero también es posible. 
Si escribimos B4, vemos como ya Excel nos reconoce que estamos hablando de la celda B4. 
 
igualmente escribimos más B5 más B6, etc... De esta manera, si nos ponemos encima de la celda 
donde hemos querido visionar el resultado, igualmente, veremos que la fórmula queda escrita 
en la barra de fórmulas, igualmente podemos terminar de editarla manualmente, en la propia 
barra de fórmulas. 
Vemos ahora que Excel, nos marca un “error” y eso es porque, como os he comentado no es la 
manera más recomendable de realizar fórmulas, pues, puesto que al escribir manualmente nos 
podemos equivocar. 
 
Si nos fijamos en la fórmula que yo acabo de escribir manualmente hay un error y es que sí nos 
posicionamos en la barra de fórmulas, vemos que en vez de hacer referencia a la celda B10, me 
he equivocado y he escrito B por una parte y he sumado el 10 por otra, es por ello, que Excel 
detecta que hay un error. 
Simplemente posicionándonos en la barra de fórmulas y subsanado ese error, pulsando “intro” 
recibimos de manera correcta nuestro resultado. 
Mover y copiar fórmulas 
Ahora veamos cómo podemos copiar o mover nuestras fórmulas en la hoja de cálculo. 
Copiar una fórmula es muy útil para eliminar tareas repetitivas, una vez que has creado una 
fórmula que te puede servir para el resto de las operaciones de una hoja, con copiar 
simplemente la fórmula podrás trasladar esa misma información a las celdas que desees. 
Veamos un ejemplo, nosotros tenemos una tabla de ventas trimestral y en esta celda sí nos 
ponemos encima,vemos el total de ventas del trimestre de enero, febrero y marzo. 
 
Pero sí realmente observamos, lo que realmente tenemos es una fórmula para copiar esta 
misma fórmula al resto de datos de la tabla, lo único que tendremos que hacer será dirigirnos al 
apartado y “portapapeles” copiar, 
 
posicionarnos en la celda donde queremos copiar la fórmula y volviendo a portapapeles pegar. 
 
De esta manera vemos que se nos ha copiado la fórmula y el formato, teníamos unos datos, en 
negrita y vemos que donde hemos copiado la fórmula además nos ha copiado el formato. 
Puede que sólo queramos copiar la formula y no el formato, veamos cómo. 
 
De la misma manera pulsaríamos en pegar, pero en esta ocasión desplegaríamos las opciones 
de pegar y nos dirigiríamos a pegar fórmulas. Y vemos como nos realiza la suma, pero en este 
caso no nos ha pegado el formato. No tenemos ni el formato número de moneda, ni la negrita 
 
Sí quisiéramos esta operación de una única vez tendríamos que hacer los siguiente, volvemos a 
copiar, seleccionamos todas las celdas donde queremos que nos copie el formato y daríamos 
pegar. 
 
De esta manera y de una única operación conseguimos copiar la fórmula con una única 
operación 
 
Referencias 
Ahora veamos la diferencia entre referencias relativas y absolutas. Hasta ahora hemos trabajado 
con referencias relativas y esto es que, al copiar una fórmula para el resto de datos de nuestra 
tabla, lo que ha hecho Excel ha sido acomodar nuestra fórmula a la fila, en este caso, a las filas 
donde se iba pegando, sí ponemos encima de la fórmula original, es la siguiente 
 
pero al copiar la fórmula en la siguiente fila vemos que la fórmula varía sus referencias de celda, 
es decir, nos marca en este caso, B5+C5+D5, igualmente en el resto de resultados. 
A esto es lo que llamamos “referencia relativa” cuando necesitamos que Excel nos mantenga un 
valor absoluto, tenemos que hacerlo utilizando otro tipo de referencias. 
Por ejemplo, acabamos de sumar el total de ventas de una serie de comerciales y queremos 
calcular que se van a llevar de “bonus” trimestral, si observamos tienen una comisión del 10% 
sobre las ventas. 
En este caso escribiremos el bonus trimestral que se va a llevar cada comercial en la columna F. 
 
Para ello tendremos que hacer la siguiente operación, escribimos igual marcamos la celda del 
total de ventas trimestral y multiplicamos por el 10%. 
 
De esta manera nos da la comisión que se va a l levar este comercial, si quisiéramos copiar esta 
fórmula. Si hiciéramos como hemos hecho anteriormente iríamos a copiar, elegiríamos las 
celdas donde lo queremos pegar y pegamos. 
Y vemos que Excel no nos devuelve ningún valor y esto es porque nos está dando valores 
relativos. 
 
 nos ponemos encima, por ejemplo, de esta celda vemos que en la multiplicación E5 estaría bien. 
 
Sería el total del trimestre del segundo comercial, pero esta vez nos multiplica por C13 porque 
automáticamente al copiar la fórmula una celda más abajo corre la información una celda más, 
es decir, está haciendo referencia a una celda que está vacía, para que siempre nuestra fórmula 
se mantenga en el C12 y poder copiar esta fórmula de manera automática, lo que tendremos 
que hacer al escribir la fórmula será la siguiente, veamos: 
Nos posicionamos sobre la celda de la fórmula que queremos copiar y en la barra de fórmulas 
nos situamos encima del dato que queremos mantener inamovible, en este caso, es la celda C12 
para inmovilizar la fila y la columna usaremos F4, vemos como nos ha añadido un dólar a la 
izquierda de la C y otro a la izquierda de la fila. 
 
Esto significa que nos nos bloqueara columna y fila si volviéramos a pulsar F4, nos estaría 
bloqueando simplemente la fila, en nuestro caso nos podría valer, puesto como estamos 
copiando una fórmula hacia abajo, siempre se mantendría, en la misma columna y en la misma 
fila. 
 
Sí volvemos a pulsar F4 nos mantendría sólo la columna cosa que en este caso no nos interesa 
puesto que sí estamos copiando para abajo, la columna nos la mantiene, pero nos pasará como 
hemos visto antes y nos estará copiando filas relativas de más abajo. 
Como queremos totalmente inamovible volvemos a pulsar en F4 hasta que veamos que aparece 
“el dólar” delante de la C, la columna y delante del 12, la fila y pulsamos “intro”. 
Ya tenemos nuestra formula introducidas con el bloque de columna y fila del dato que nos 
interesa que es la comisión del 10%. 
Ahora simplemente con copiar y posicionarnos en las celdas que queremos pegar y pegar, vemos 
como esta vez sí se nos ha copiado correctamente la fórmula. 
 
Vamos a aprovechar para ver otra manera de copiar la fórmula sin necesidad de recurrir a la 
cinta de opciones. 
Nos ponemos sobre la celda que queremos copiar y con el botón derecho utilizamos la opción 
de copiar, nos situamos en la celda en la parte superior derecha hasta que aparezca la cruz negra 
y arrastramos igualmente, nos arrastra la fórmula 
 
 
 
 
 
Error en una fórmula 
Ahora veamos los errores en una fórmula en Excel. Podemos observar en la columna F que nos 
aparecen almohadillas. Esto normalmente no es que sea un error, sino que simplemente la celda 
es tan pequeña que no entra el valor entero. 
 
Por eso Excel lo pone entre almohadillado para que abramos esa columna, haciendo doble clic 
cuando aparece la doble flecha en el lado derecho de la columna, se nos ajusta al ancho óptimo 
de los datos que contiene esa columna. 
 
Cuando Excel nos informa de un error suele aparecer un triángulo verde en la parte superior 
izquierda. 
 
 
 
En este caso aparece un signo de advertencia que sí desplegamos nos informa que la fórmula es 
incoherente. 
Sí no tuviéramos muy claro el posible error de esta fórmula que hemos introducido, podríamos 
solicitar la ayuda a Excel.