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El proceso administrativo: Planificación
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
Proceso administrativo
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, que se interrelacionan y forman un proceso integral. 
Este proceso, plantea un cierto orden de sucesión de eventos o ideas que llevan a la consecución de un fin.
El proceso administrativo
Planificación
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a hacer?
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Dirección
Procurar que se haga
Control
¿Cómo se ha realizado?
Planificación
Consiste en establecer un plan general y ordenado para obtener el logro de un objetivo determinado. 
Es la tarea principal de la administración, debe ocurrir antes de cualquier otra función administrativa, determina la necesidad de esas funciones.
Planificación
El objeto de este procedimiento es detallar los pasos a seguir para planificar y organizar un evento con unos fines predeterminados (transmitir un mensaje, tratar asuntos de interés, debatir cuestiones prefijadas, anunciar avances, acordar conclusiones, etc.) de forma satisfactoria. 
El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran la planificación y organización logística de un evento de carácter empresarial.
Propósito de planificar
Disminuir el riesgo al fracaso.
Incrementar las posibilidades de éxito en el futuro.
Evitar los errores y asegurar el éxito de la organización.
Administrar racionalmente y con eficiencia los recursos de la organización.
Características de la planificación
La planificación se basa en hechos, datos e información reales y estimadas, pero no en emociones o deseos.
La planificación es permanente y todos los planes deben ser flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va alterando las variables que sirvieron de base para elaborarlos.
La planificación es la concepción anticipada y racional de una acción futura que se desea realizar, como fruto de una evaluación de fines y medios.
Características de la planificación
A través de la planificación se especifican las metas de una empresa para un período determinado, para así orientar todas las acciones de la empresa hacia dicho objetivo.
Por lo tanto, planificación, es seleccionar y relacionar los hechos y formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultados esperados.
Fase 4
Diseño de planes
Fases de la planificación
Fase 1
Análisis de la situación
Fase 2
Formulación de metas y objetivos
Fase 3
Decisión de los cursos de acción
Fase 5
Ejecución del planteamiento
Fase 6
Control y evaluación
Análisis de la situación actual
¿Qué papel juega la institución en el entorno económico y social?
¿Qué exigencias y problemas enfrenta la institución?
Análisis Externo
Situación del Entorno
Oportunidades y Amenazas
Análisis Interno
El estado o capacidad de la Empresa
Fortalezas y Debilidades
Formulación de metas y objetivos
Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.
¿Qué es lo que quieres?
¿Qué quieres en lugar de lo que tienes?
¿Qué preferirías tener?
¿Qué debe cambiar y por qué?
Formulación de estrategias
Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a determinar las estrategias o las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos.
¿Qué hacer?
¿Cómo vamos a hacerlo?
Diseño de planes
Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. 
Las acciones son medios específicos prescritos para el logro de los objetivos. Los cursos de acción bien planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.
Ejecución del planteamiento
La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.
Control y evaluación
Se debe controlar la decisión de planificación. 
La organización ha de dirigir las actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.
Planificación
Propósito
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos
¿Por qué planificar?
Reduce la incertidumbre frente a los cambios y la angustia hacia el futuro
Concentra la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos
Propicia una operación económica, el hecho de concentrar la atención en los objetivos provoca reducir los costos, es decir, busca el mayor beneficio con el menor costo.
Facilita el control, el saber lo que se quiere hacer, quién, cuándo y en qué tiempo lo hará, permite organizar las acciones para encontrar la máxima eficiencia organizacional.
Términos importantes
Reglas
Son normas precisas que regulan una situación en particular. 
Estrategias
Se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción
La acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó
Términos importantes
Programas
Presupuestos
Son planes que representan las expectativas para un periodo futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. 
Son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.
Pueden ser de operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, decapital, estados financieros pro forma, etc.).
Tipos de planificación
	Tipos de Planificación	Niveles	Alcance	Objetivo
	Estratégica	Institucional	Largo Plazo	Elaboración del mapa ambiental
para evaluación. Debilidades,
oportunidades, fortalezas y
amenazas. Incertidumbre.
	Táctica	Intermedio	Mediano Plazo	Conversión e interpretación de
estrategias en planes concretos en el
nivel departamental.
	Operacional	Operacional	Corto Plazo	Subdivisión de planes tácticos de
cada departamento en planes
operacionales para cada tarea.
El proceso administrativo: Organización
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
El proceso administrativo
Planificación
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a hacer?
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Dirección
Procurar que se haga
Control
¿Cómo se ha realizado?
Definición
Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones.
Establecimiento de una estructura de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa
Garantiza la asignación de tareas necesarias para el cumplimiento de las metas
Asignación de que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar sus tareas
Organización
Organización Formal 
Organización Informal
Se entiende como la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada
Se entiende por una red de relaciones interpersonales y sociales no establecida por la organización que surge espontáneamente de las personas
Puntos a considerar
Dividir el trabajo a realizarse en tareas específicas y departamentos
Asignar tareas y responsabilidades asociadas con puestos individuales
Agrupar puestos en unidades
Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos
Establecer líneas formales de autoridad
Asignar y utilizar recursos de la organización
Estructuraorganizacional
La estructura organizacional describe el marco de referencia de una organización de acuerdo a su grado de complejidad, formalización y centralización. La estructura de una organización puede analizarse en dos dimensiones:
Estructura organizacional
Complejidad
Entender la complejidad de la organización en términos de tamaño, objetivos y capacidad de adaptación al entorno, es fundamental antes de aplicar cualquier diseño organizacional, no tiene la misma complejidad organizar una enorme institución como lo es Duoc UC, con la organización que tiene un negocio de barrio, aunque ambas sean organizaciones que persiguen un objetivo.
Formalización
Se refiere a qué tan estandarizados están los trabajos de la organización y hasta qué grado las reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados. Estas pueden ser mecanicistas donde el diseño organizacional es rígido y muy controlado u orgánica donde el diseño organizacional es muy adaptable y flexible.
Estructura organizacional
Mecanicista
Alta especialización
Orgánica
Equipos interfuncionales
Departamentalización rígida
Clara cadena de mando
Tramos de control limitados
Centralización
Gran formalización
Equipos multi jerárquicos
Libre flujo de información
Grandes tramos de control
Descentralización
Poca formalización
Diseños organizacionales tradicionales
Estructura simple
Es un diseño organizacional con una departamentalización baja, amplios tramos de control, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización.
Estructura funcional
Es un diseño organizacional que agrupa especialidades, ocupacionales similareso relacionadas.
Estructura divisional
Es una estructura formada por unidades o divisiones de negocios separadas. En esta estructura cada división tiene autonomía limitada, con un gerente divisional que tiene autoridad sobre su unidad y es responsable de su desempeño.
Estructura simple
Fortalezas: Rápida, flexible , económica y con responsabilidades claras
Debilidades: No se adapta cuando la empresa crece, depende de una sola persona
Estructura funcional
Fortalezas: Ahorro de costos de la especialización , los empleados se agrupan con aquellos que cumplen tareas similares.
Debilidades: Debido a los objetivos funcionales, se pueden perder de vista los objetivos de la empresa, cada área se concentra en su trabajo (poca comunicación entre áreas)
Estructura divisional
Fortalezas: Se enfoca en resultados, los gerentes divisionales son responsables de sus productos y servicios.
Debilidades: Duplicación de actividades y recursos aumentan los costos y reducen la eficiencia.
Ventajas y desventajas
Departamentalización
La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas.
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Departamentalización
Se citan 5 formas comunes en que se puede subdividir una empresa; es importante mencionar que algunas empresas pueden utilizar una de ellas o combinar varias.
Departamentalización funcional
Agrupa los puestos de acuerdo a sus funciones
Departamentalización geográfica 
Agrupa los puestos de acuerdo con la región geográfica.
Departamentalización por productos
Agrupa los puestos por líneas de productos.
Departamentalización por procesos
Departamentalización por clientes
Agrupa los puestos con base en el flujo de productos o clientes.
Agrupa los puestos con base en clientes específicos y exclusivos con necesidades comunes.
Agrupa los puestos de acuerdo a sus funciones
Departamentalización funcional
Gerente de planta
Gerente de ingeniería
Gerente de Contabilidad
Gerente de manufactura
Gerente de RRHH
Gerente de compras
Ventajas
Desventajas
Eficiencia a partir de agrupar especialidades simples y personas con habilidades.
Coordinación dentro del área funcional.
Alta especialización.
Mala comunicación entre áreas funcionales.
Visión limitada de los objetivos organizacionales.
Agrupa los puestos por líneas de productos.
Departamentalización por productos
Gerente de Ventas
Gerente de Ventas Librería
Gerente de Ventas Tecnología
Gerente de Ventas Juguetería
Ventajas
Desventajas
Permite la especialización en productos y servicios determinados.
Los gerentes pueden volverse expertos en su industria.
Cercanía a los clientes.
Duplicación de funciones.
Visión limitada de los objetivos de la organización.
Agrupa los puestos de acuerdo con la región geográfica.
Departamentalización geográfica
Gerente de ventas
Gerente de Ventas Zona Norte
Gerente de Ventas Zona Centro
Gerente de Ventas Zona Sur
Gerente de Ventas Internacional
Ventajas
Desventajas
Mayor eficiencia y eficacia en el manejo de problemas específicos regionales.
Satisface de menor manera las necesidades de mercados geográficos únicos.
Duplicación de funciones.
Sensación de aislamiento de otras área organizacionales.
Agrupa los puestos con base en el flujo de productos o clientes.
Departamentalización por procesos
Gerente de planta
Gerente de Aserrado
Gerente de Cepillado
Gerente de Ensamble
Gerente de Pulido
Gerente de Depto. Terminado
Gerente de Inspección
Ventajas
Desventajas
Mayor eficiencia en el flujo de actividades laborales.
Solo puede utilizarse en ciertos tipos de productos.