Aguirre_Cardenas_Angie_Daniela_2021

Ingeniería Civil

•

SIN SIGLA

carla gomez

1/11/2023

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Ingeniería Civil

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Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

FASE DE DISEÑO DE UNA METODOLOGÍA PARA LA DIRECCIÓN DE
PROYECTOS DE INGENIERÍA CIVIL, PARA LA EMPRESA REX INGENIERÍA
S.A.

TDG-2020-2-004

AUTORES
ANGIE DANIELA AGUIRRE CÁRDENAS
ANGÉLICA PAOLA MARTÍNEZ CHACÓN
HÉCTOR NICOLÁS RÍOS MORA
CAMILO ANDRÉS RUIZ CANTOR

UNIVERSIDAD EL BOSQUE
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C, 2021

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

TABLA DE CONTENIDO

DEDICATORIA ....................................................................................................................................................... 5
AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................................................... 5
RESUMEN ............................................................................................................................................................... 6
ABSTRACT ............................................................................................................................................................. 6
CAPITULO 1 – DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................... 7
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ..................................................................................................................... 7
1.2 OBJETIVOS PRINCIPALES DEL PROYECTO .............................................................................................. 7
1.3 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................................... 8
CAPÍTULO 2: PROCESOS DE INICIACIÓN ..................................................................................................... 9
2.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO O FASE .............................................................................. 9
2.2 IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DE INTERESADOS. ............................................................................. 12
CAPÍTULO 3: PROCESOS DE PLANEACIÓN ............................................................................................ ...12
3.1 PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN ............................................................................................ 12
3.2 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE ................................................... ……15
3.2.1 PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE .......................................................................................................... 15
3.2.2 PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS .................................................................................................... 19
3.3 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO ................................................................................. 22
3.4 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE CRONOGRAMA .................................................. 29
3.5 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE COSTOS ................................................................ 37
3.6 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO ..................... 46
3.7 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................... 51
3.8 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES ................................ 65
3.9 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS............................................................... 67
3.10 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE INTERESADOS………..…………………………71
3.11 ACTA DE CIERRE DE PLANEACIÓN………………………………………………………..…………….………72
CAPÍTULO 4: PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE ........................... 73
4.1 INFORMES DE GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO ...................................................................... 73
4.2 INFORMES DE AVANCE DEL PROYECTO ................................................................................................... 83
4.3 DASHBOARD, O TABLERO FINAL DE INDICADORES DEL PROYECTO. ........................................ 92
4.4 INFORME DE CIERRE/FINAL ......................................................................................................................... 93

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

4.5 REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................................102
4.6 ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO ..............................................................................................................105
EVIDENCIAS DEL PRODUCTO ............................................................................................................................107
ANEXOS .........................................................................................................................................................................111

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Rex Ingeniería S.A.

ÍNDICE DE GRAFICAS

Figura 1. Estructura de desglose de recursos ........................................................................................................ 53
Figura 2. Organigrama del proyecto .......................................................................................................................... 53
Figura 3. Histograma de recursos humanos ........................................................................................................... 61
Figura 4. Histograma de recursos físicos ................................................................................................................. 64
Figura 5. Matriz probabilidad x impacto .................................................................................................................. 69
Figura 6. EDT antes del cambio .................................................................................................................................... 75
Figura 7. EDT después del cambio .............................................................................................................................. 75
Figura 8. Curva S después del cambio ....................................................................................................................... 78
Figura 9. Dashboard proyecto ...................................................................................................................................... 92
Figura 10. Comparación curvas S del proyecto ..................................................................................................... 96
Figura 11. Evidencia 1. Entrega en físico y digital documento diagnostico ............................................ 107
Figura 12. Evidencia documento diagnostico ..................................................................................................... 108
Figura 13. Evidencia entrega un físico y digital guía metodológica ........................................................... 109
Figura 14. Evidencia capítulos guía metodológica ............................................................................................ 109
Figura 15. Evidencia realización capacitación virtual ..................................................................................... 110
Figura 16. Evidencia asistencia a la capacitación ..............................................................................................111

ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Plantilla actualización documentos .......................................................................................................... 12
Tabla 2. Nemotecnia de la configuración ................................................................................................................. 12
Tabla 3. Codificación de la configuración ................................................................................................................. 13
Tabla 4. Roles dentro del control de cambios ........................................................................................................ 28
Tabla 5. Rubros de costos ............................................................................................................................................... 39
Tabla 6. Tipos de recursos .............................................................................................................................................. 40
Tabla 7. Umbral de control CPI..................................................................................................................................... 44
Tabla 8. Responsabilidades de calidad...................................................................................................................... 46
Tabla 9. Herramientas de calidad ................................................................................................................................ 48
Tabla 10. Medidas para aseguramiento de la calidad ......................................................................................... 49
Tabla 11. Medidas de control de calidad .................................................................................................................. 50
Tabla 12. Responsabilidades miembros del equipo ............................................................................................ 54
Tabla 13. Roles de cada miembro del equipo ......................................................................................................... 55
Tabla 14. Autoridad de cada miembro de equipo ................................................................................................ 55
Tabla 15. Perfil de cargos dentro del equipo .......................................................................................................... 58
Tabla 16. Recursos Físicos del proyecto .................................................................................................................. 65
Tabla 17. Estructura de desglose de riesgos .......................................................................................................... 67
Tabla 18. Impacto la SC en cronograma ................................................................................................................... 77
Tabla 19. Tabla impacto en costos .............................................................................................................................. 77
Tabla 20. Impacto en recursos humanos ................................................................................................................. 81
Tabla 21. Informes de seguimiento proyecto ......................................................................................................... 83
Tabla 22. Registro de lecciones aprendidas......................................................................................................... 102
file:///C:/DANIELA/U.%20EL%20BOSQUE/TDG-2020-2-004/LIBRO%20FINAL%20TRABAJO%20DE%20GRADO/01.%20LIBRO%20FINAL%20TDG/Aguirre_Cardenas_Angie_Daniela_2021.docx%23_Toc76716675
file:///C:/DANIELA/U.%20EL%20BOSQUE/TDG-2020-2-004/LIBRO%20FINAL%20TRABAJO%20DE%20GRADO/01.%20LIBRO%20FINAL%20TDG/Aguirre_Cardenas_Angie_Daniela_2021.docx%23_Toc76716684
file:///C:/DANIELA/U.%20EL%20BOSQUE/TDG-2020-2-004/LIBRO%20FINAL%20TRABAJO%20DE%20GRADO/01.%20LIBRO%20FINAL%20TDG/Aguirre_Cardenas_Angie_Daniela_2021.docx%23_Toc76716685

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo de grado en primer lugar a Dios por guiarnos a lo largo de nuestra existencia,
ser el apoyo y fortaleza en aquellos momentos de dificultad y de debilidad.

A nuestra familia, quienes con su amor, paciencia, apoyo y esfuerzo nos han permitido llegar a
cumplir hoy un sueño más, gracias por inculcar en nosotros el ejemplo de esfuerzo y valentía.

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a los docentes de la Especialización en Gerencia de Proyectos de la Universidad el
Bosque, por haber compartido sus conocimientos a lo largo de este proceso.

Nuestros más sinceros agradecimientos, al ingeniero Cesar Augusto Godoy, director de nuestro
trabajo de grado, quien con su dirección, conocimiento, enseñanza y colaboración permitió́́ el
desarrollo de este proyecto.

Queremos agradecer a la empresa Rex Ingeniera SA, por abrir las puertas de su organización para
el desarrollo de este proyecto, ha sido una gran oportunidad que permitió nuestro crecimiento
profesional y personal. Un especial agradecimiento al ingeniero Fabio Rodríguez, gracias por la
confianza depositada en el equipo de proyecto, que su memoria siempre sea recordada y su legado
siempre viva.

Finalmente agradecemos a todas aquellas personas, colegas y amigos que nos brindaron su apoyo y
tiempo para el logro de este objetivo.

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

RESUMEN

El presente documento, contiene toda la información y evidencias de la gerencia del próyectó “Fase
de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa Rex
Ingeniería S.A.”, así, como las evidencias de los tres productos generados durante la ejecución de
este.

Con respecto a las evidencias de la gerencia del proyecto en cada una de los cinco grupos de
procesos. Para los procesos de inicio, se presentará Acta de constitución del proyecto e
Identificación de interesados, en cuanto a los procesos de planeación se presentará El plan para la
dirección del proyecto y Acta de cierre de la planeación, para los procesos de ejecución, monitoreo
y control y cierre se presentarán los informes de desempeño del proyecto, Dashboard y acta de
cierre.

Así mismo, como evidencias del producto presentamos los tres documentos generados por el equipo
de proyecto. En primer lugar, presentamos documento diagnostico titulado “Diagnóstico del grado
de madurez en gerencia de Proyectos, según el modelo OPM3 del PMI, para la empresa Rex Ingeniería
SA”, en segundo lugar, guía metodológica titulada “Guía metodológica para la dirección de proyectos
de ingeniería civil, para la empresa Rex Ingeniería S.A” y por último evidencias de la capacitación
titulada “Buenas prácticas para la Gerencia de Proyectos de Ingeniería Civil”

ABSTRACT

This document contains all the information and evidence of the project management "Design phase
of a methodology for the management of civil engineering projects, for the company Rex Ingeniería
SA", as well as the evidence of the three products generated during the execution of this.

Regarding the evidence of the project management in each of the five groups of processes. For the
start-up processes, the project constitution and identification of interested parties will be
presented, as for the planning processes, the project management plan and the planning closing act
will be presented, for the execution, monitoring and control and closure, the project performance
reports, Dashboard and closing minutes will be presented.

Likewise, as evidence of the product, we present the three documents generated by the project team.
In the first place, we present a diagnostic document entitled "Diagnosis of the degree of maturity in
projectmanagement, according to the PMI model OPM3, for the company Rex Ingeniería SA", secondly,
a methodological guide entitled "Methodological guide for the management of projects of civil
engineering, for the company Rex Ingeniería SA "and finally evidence of the training entitled" Good
practices for the Management of Civil Engineering Projects "

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

CAPITULO 1 – DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto consistió en el diseño de una guía metodológica para la dirección de proyectos de
ingeniería civil mediante el uso de los lineamientos del PMI, para la empresa Rex Ingeniería S.A, con
la cual se busca contribuir a la mejora de los procesos en el desarrollo de cada una de las fases del
ciclo de vida de los proyectos que ejecuta la organización.

Para esto se planteó el desarrollo de 3 fases:

• Fase de diagnóstico: Esta fase tiene 2 etapas. En la primera se aplicó una herramienta
diagnóstico basada en el modelo OPM3 del PMI, para evaluar el grado de madurez de la
organización en la dirección de proyectos; en la segunda etapa se elaboró un documento
diagnóstico del área de proyectos que plasmó los resultados obtenidos de la encuesta y el
análisis de los activos de la organización.

• Fase de diseño de la metodología: Tomando como referencia la información obtenida en
el diagnóstico y usando la información con la que ya cuenta en sistema de gestión de calidad
de la empresa, se elaboró una metodología para la dirección de proyectos de Ingeniería Civil,
personalizada para la empresa y enfocada en las áreas que requieren un mayor trabajo de
mejora.

• Fase de divulgación y capacitación: Una vez se contó con la guía metodológica
desarrollada para la empresa, se procedió a realizar una divulgación de esta al personal del
área de proyectos, se realizó una sesión de capacitación donde se presentó, explicó y evaluó
la compresión y entendimiento de la guía por parte del personal.

El proyecto no incluyó fase de implementación.

1.2 OBJETIVOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

• Diseñar una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A, donde la fecha de finalización del cronograma no supere el 8 de junio del
2021.

• Mantener los costos del proyecto dentro de un presupuesto no mayor a $40.000.000 COP.

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

1.3 JUSTIFICACIÓN

Rex Ingeniería S.A. es una firma, con más de 20 años de experiencia en la estructuración y gerencia
de proyectos en el campo ambiental, obras civiles y servicios públicos; elaborando diseños,
presupuestos, programas de ejecución, seguimiento, puesta en marcha y ejecución de los mismos.

Actualmente cuenta con 3 plantas de producción de agregados pétreos. En la Cantera La Roca
ubicada km. 4 vía Mosquera – La Mesa, se extraen agregados pétreos de peña que, al mezclarse con
materiales de río, permiten lograr productos que cumplen con especificaciones de entidades
gubernamentales. En la Cantera Guayuriba ubicada sobre el río Guayuriba en Villavicencio, se
extraen arenas y gravas del Río Guayuriba en el departamento del Meta, ideales para las mezclas de
concreto y asfaltos. Por otro lado, El Cedro es un contrato para el manejo, restauración y
rehabilitación de una sección de los Cerros Orientales de Bogotá, mediante el procesamiento y
comercialización de materiales pétreos. (Rex Ingenieria SA, 2020)

La empresa a lo largo de su trayectoria en el campo de las obras civiles, se ha especializado en
desarrollar proyectos en diferentes campos de la ingeniería tales como acueductos, alcantarillados,
vías, pavimentos rígidos y flexibles, obras de urbanismo, hidráulicas, de protección geotécnica,
estabilización de taludes, estructuras de concreto, recuperación ambiental y geomorfológica de
canteras. (Rex Ingenieria SA, 2020). Actualmente, la empresa está desarrollando proyectos de obra
civil con empresas privadas y con entidades públicas como el Instituto Nacional de Vías – INVÍAS,
La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB y la Unidad de Mantenimiento Vial –
UMV

La empresa actualmente está acogida a la ley 1116 desde junio del 2018. Mediante esta ley, el
Congreso de la República de Colombia desde el año 2006 reguló desde el régimen judicial de
insolvencia empresarial, con el objetivo principal de proteger el crédito y recuperar o conservar la
empresa como unidad de explotación económica y fuente generadora de empleo, preservando el
objetivo básico financiero de la generación de valor.

Se ha podido evidenciar, que los proyectos de obra civil que ha venido desarrollando la compañía,
se llevan a cabo sin emplear una metodología o guía para su gestión adecuada en las fases de inicio,
planeación, monitoreo, control y cierre.

La falta de estandarización de estos procesos en las organizaciones, conlleva a no obtención de los
resultados esperados de los proyectos, ya que provoca: inicios de proyectos poco eficientes, fallas
en la planificación, dificultad en el seguimiento y control al proyecto durante todo su ciclo de vida,
poca información para tomar medidas correctivas de una manera oportuna, retrasos en las fechas
de finalización de los proyectos y cierres con pérdidas económicas para la organización.

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

CAPÍTULO 2: PROCESOS DE INICIACIÓN

2.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO O FASE

EMPRESA Rex Ingeniería S.A
FECHA 15 Enero de 2021
CLIENTE Rex Ingenería S.A
SPONSOR Fabio Arturo Rodriguez
DIRECTOR Daniela Aguirre
OBJETIVOS DEL PROYECTO
El proyecto consiste en el diseño de una guía metodológica para la dirección de proyectos de ingeniería civil mediante el
uso de los lineamientos del PMI para la empresa Rex Ingeniería S.A, con la cual se busca contribuir a la mejora en el
desarrollo de cada una de las fases del ciclo de vida de los proyectos.
La fase de planeación del proyecto se ejecutará durante el segundo semestre del año 2020, las fases de ejecución,
monitoreo, control y cierre se llevarán a cabo en el primer semestre del año 2021.
REX INGENIERIA S.A. es una firma, con más de 20 años de experiencia, su core de negocio es la ejecución de obras civiles
(Movimiento de tierras, estabilización de taludes, urbanismo, vías, etc.), producción de agregados pétreos, recibo y
transporte de Residuos de Construcción y Demolición (RCD).……………………………………….

Durante los últimos 4 años y debido a la cantidad de proyectos ejecutados en la empresa, se ha podido evidenciar que
estos se han venido desarrollando sin hacer uso de ninguna metodología o guía para su gestión adecuada en las fases de
inicio, planeación, monitoreo, control y cierre; llevando a la no obtención de los resultados deseados, debido a la falta de
estandarización de los procesos lo que dificulta el seguimiento y control a los proyectos para la oportuna toma de
decisiones, generando retrasos en las fechas de finalización y pérdidas económicas con desviaciones hasta de 2 meses y
20% respectivamente.

1. Diseñar una metodología para la dirección de
proyectos de ingeniería civil, para la empresa Rex
Ingeniería S.A, donde la fecha de finalización del
cronograma no supere el 8 de junio del 2021.

2. Mantener los costos del proyecto dentro de un
presupuesto no mayor a $40.000.000 COP.
PROJECT CHARTER V2
1. Disminuir en al menos un 15% las pérdidas
económicas que se generan durante la ejecución de
los proyectos, para el año 2022.
2. Lograr que la desviación en la fecha de finalización
de los proyectosno sea mayor a un 10% de las
fechas establecidas contractualmente, para el año
2022.

Fase de diseño de una metodología para la
dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa Rex
Ingeniería S.A.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
OBJETIVOS DE NEGOCIO
JUSTIFICACIÓN

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

NOMBRE DEL INTERESADO ORGANIZACIÓN ROL
FABIO ARTURO RODRIGUEZ LEAL REX INGENIERÍA SPONSOR
EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO UNIVERSIDAD EL BOSQUE
EQUIPO DE GERENCIA DEL
PROYECTO
ALEXANDER AMADOR RODRIGUEZ REX INGENIERÍA CLIENTE USUARIO
ANGELICA NAVAS REX INGENIERÍA CLIENTE
LIGIA EUGENIA RODRIGUEZ SALAZAR REX INGENIERÍA CLIENTE
LINA FERNANDA URREGO REX INGENIERÍA CLIENTE USUARIO
ADRIANA ACERO REX INGENIERÍA CLIENTE
LISTADO BÁSICO DE INTERESADOS
RIESGOS DE ALTO NIVEL
1. Que la metodología sea acorde a las políticas
corporativas (diseño, uso de logos, misión, visión).

2. La metodología diseñada debe reflejar la cultura,
valores y estructura de la organización.

3. La aplicabilidad de la metodología debe estar dirigida
al core de negocio de la compañía (proyectos de
movimiento de tierras, excavaciones, vías, entre
otros).

4. Que la metodología contemple los procedimientos
definidos en el sistema de gestión de calidad de la
compañía.
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
1. Cambio de objetivos estratégicos de la compañía, lo
que ocasionaría poca viabilidad a la realización del
proyecto.

2. Retraso en entrega de información por parte de la
empresa, afectando el cumplimiento del cronograma.

3. Resistencia al cambio por parte de los miembros de la
organización, generando que no se aplique la guía.
RESUMEN DEL PRESUPUESTO
El presupuesto
estimado para el
proyecto es de
$44.000.000 COP
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
Mano de Obra 30.000.000$
Traslados 3.200.000$
Impresiones, medios
digitales, papeleria 3.000.000$
Insumos Capacitaciones 3.800.000$
SUBTOTAL 40.000.000$
Imprevistos (10%) 4.000.000$
TOTAL 44.000.000$
PRESUPUESTO

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

➢ Inicio de proyecto (Enero de 2021)
➢ Entrega de documento diagnostico (Febrero de 2021)
➢ Entrega guía metodológica (Abril de 2021)
➢ Fin capacitaciones al personal (Mayo de 2021)
➢ Fin del proyecto (Junio de 2021)

REQUISITOS DE APROBACIÓN
RESUMEN DE LOS HITOS
SPONSOR /NIVEL DE AUTORIDAD DIRECTOR / NIVEL DE AUTORIDAD
Nombre: Daniela Aguirre
Nivel de autoridad:
Total autoridad en el proyecto, con toma de decisiones en
la gestión del cronograma, presupuesto y recursos.

Nombre: Fabio Arturo Rodríguez
Nivel de autoridad:
Autoridad sobre el diseño y ajustes a la guía metodológica.
Toda información para elaboración de guía debe ser
solicitada y aprobada a sponsor.
________________________________
Director de Proyecto
Nombre: Daniela Aguirre
Cédula: 1.022.412.319 de Bogotá

________________________________
Sponsor del Proyecto
Nombre: Fabio Arturo Rodríguez
Cédula: 396.080 de Bogotá

1. Documento Diagnostico de los procesos actuales que se llevan a cabo para el inicio, planeación, ejecución, control y
cierre de los proyectos.

2. Metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil empleando los lineamientos del PMI.

3. Entregar una copia física y una digital de cada uno de los entregables definitivos del proyecto.

4. Soportes de capacitaciones al personal de la empresa sobre la implementación de la guía.

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

2.2 IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DE INTERESADOS.

Para la identificación de interesados se hace uso del Modelo de prominencia. Esta modelo describe
clases de interesados basándose en tres evaluaciones: Evaluación de poder (capacidad de influir en
los resultados del proyecto o nivel de autoridad), de legitimidad (su involucramiento es adecuado)
y de urgencia (necesidad de atención inmediata, debido a restricciones de tiempo o por interés de
los interesados en el resultado). Ver Anexo 1. TDG004 MA-INTERESADOS – 01.

CAPÍTULO 3: PROCESOS DE PLANEACIÓN

3.1 PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN

OBJETIVO

Gestionar y controlar de manera pertinente y adecuada las versiones de los documentos y líneas
base que se ven impactados por una solicitud de cambio.

METODOLOGÍA

1. CAMBIO Y REGISTRO DE VERSIONES

Cualquier actualización que se realice a los documentos, líneas base y entregables deberá ser
consistente y cambiar de versión documental, estas actualizaciones serán producto de una solicitud
de cambio o cualquier ajuste documental que se considere pertinente. En cada documento se
contará con una plantilla estructurada de la siguiente manera:

Tabla 1. Plantilla actualización documentos
Fecha Versión Razón del Cambio

2. CODIFICACIÓN Y VERSIONES

Para la codificación se empleará la siguiente una nemotecnia donde:

Tabla 2. Nemotecnia de la configuración
XX YY NN
Identificación del proyecto Tipo documental Consecutivo

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

A continuación, se describe cada uno de los componentes de la estructura que hará parte de la
codificación planteada anteriormente:

Tabla 3. Codificación de la configuración
XX YY NN
TDG004
PG-X: Plan de gestión (X será el área de conocimiento) 01
MA: Matrices de cada plan de gestión 01
EN: Entregables – Productos del proyecto 01

Las versiones serán controladas de la siguiente manera:

➢ Versiones en número entero: Todo ítem de configuración iniciará con versiones en 0, cuando
este en borrador y una vez aprobado, las versiones oficiales iniciarán en 1. La versión se
reflejará internamente en el documento.

3. ÍTEMS DE CONFIGURACIÓN

Los documentos sujetos a configuración son:

➢ Plan de Dirección de Proyecto
➢ Plan de Gestión de Alcance
o Enunciado del Alcance
o EDT
o Diccionario EDT
➢ Plan de Gestión del Cronograma
o Cronograma
➢ Plan de Gestión de Costos
o Presupuesto
o Presupuesto Detallado
➢ Plan de Gestión de Calidad
➢ Plan de Gestión de Riesgos
o Matriz de Riesgos
➢ Plan de Gestión de Recursos
➢ Plan de Gestión de Comunicaciones
➢ Plan de Gestión de Interesados
➢ Matriz de requisitos del proyecto
➢ Matriz de comunicaciones
➢ Matriz de interesados
➢ Matriz de Calidad
➢ Matriz de Riesgos

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

4. LÍNEAS BASE

Las líneas base sujetas a configuración son:
➢ Línea Base del Alcance
➢ Línea Base del Cronograma
➢ Línea Base del Costo
➢ Línea Base de Calidad

5. ENTREGABLES

Los entregables sujetos a configuración son:
➢ Documento diagnostico
➢ Documento guía metodológica
➢ Material de Capacitación

6. HERRAMIENTAS Y ALMACENAMIENTO

Los documentos del proyecto se manejarán de forma digital y las versiones se almacenarán en el
software de administración de proyectos Trello y drive creado por el equipo de proyecto.

7. MATRIZ DE CONFIGURACIÓN

El Control de versiones de los documentos de la línea base se llevará a cabo mediante la Matriz
de Configuración y la cual tendrá la siguiente información, ver anexo 1:

• Ítem de configuración: Se relacionará el nombre del ítem de configuración a actualizar.
• Código: Serelacionará el código según codificación del ítem de configuración.
• Versión: Se indicará la versión del ítem actualizado.
• Fecha de Versión: Se indicará la fecha de actualización del ítem.
• Responsable de Revisar: Se indicará la persona responsable de acuerdo al plan de gestión de
recursos.
• Responsable de Aprobar: Gerente de proyecto.
• Roles que deben tener copia controlada: Se describirá los roles a los cuales se les debe
compartir la copia del ítem de configuración.
• Lugar de Almacenamiento: Se indica el almacenamiento del ítem de configuración

8. ROLES Y RESPONSABILIDADES

❖ Rol 1 Equipo del proyecto:

Identificar los documentos, líneas base o entregables sujetos a actualización.
Mantener actualizada la matriz de configuración.
Asegurar el manejo de versiones acorde a la matriz de configuración.

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

3.2 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE

3.2.1 PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE

OBJETIVO

Definir los lineamientos para desarrollar, monitorear, controlar y verificar el alcance del proyecto
“Fase de diseñó de una guía metódólógica para la dirección de próyectós de ingeniería civil usandó
el conjunto de buenas prácticas del PMI, para la empresa Rex Ingeniería SA, 2021”

METODOLOGÍA

DEFINICIONES:

• El alcance del producto es: Son las características y funciones que le dan forma al producto,
entregable o resultado.
• El alcance del Proyecto es: Se refiere a todo el trabajo necesario para entregar los productos
o entregables del proyecto, adicionalmente a todo el trabajo necesario para gestionarlo con
éxito.
• Producto, solución o resultado se refiere a: Cualquier producto, resultado, o capacidad de
prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso una
fase o un proyecto. A menudo se utiliza más concretamente con relación a un entregable
externo, el cual está sujeto a la aprobación por parte del patrocinador del proyecto o el
cliente.
• Un requerimiento es: Es la condición o capacidad que debe tener un sistema, producto,
servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otros
documentos formalmente establecidos.
• Un requisito es: Son características, Condiciones o Capacidades que describen mejor y más
al detalle los REQUERIMIENTOS.
• Un límite se refiere a: Enmarca el punto de inicio y fin del proyecto.
• Un Supuesto es: Factor del proceso de planificación que se considera verdadero, real o
cierto, sin prueba ni demostración.
• Una restricción se refiere a: Factor limitante que afecta la ejecución de un proyecto,
programa, portafolio o proceso.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE:

1. PROCESO PARA ELABORAR EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO:

La definición del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos,
herramientas y salidas que se describen a continuación:

Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
Rex Ingeniería S.A.

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Revisión y priorización de los requisitos identificados en la matriz de trazabilidad
de requisitos.
• Paso 2: Definición de los entregables, su nivel de detalle y sus exclusiones y los criterios
de aceptación.
• Paso 3: Establecer los criterios de aceptación del proyecto.
• Paso 4: Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

❖ Las herramientas a utilizar en este proceso son:

• Herramienta 1: Realizar entrevistas al personal del área de proyectos.
• Herramienta 2: Análisis de la información recopilada en requisitos para identificar las
necesidades a satisfacer.
• Herramienta 3: Sesiones de trabajo con los interesados para conocer las expectativas y
validar los límites del proyecto y producto.
• Herramienta 4: Reuniones de equipo de proyecto para generar propuesta a interesados
del enunciado del alcance.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Enunciado del alcance. Ver Anexo 2. TDG004 ENUNCIADO DEL ALCANCE - 01

2. PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS):

La creación de la EDT/WBS para este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos,
herramientas y salidas que se describen a continuación:

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Identificar las fases del proyecto
• Paso 2: Identificar los entregables para cada fase
• Paso 3: Estructurar y organizar la EDT
• Paso 4: Descomponer los niveles superiores
• Paso 5: Desarrollar y asignar códigos de identificación de los componentes de la EDT.
• Paso 6: Asegurar que la aplicación de la técnica de desglose finalice en paquetes de
trabajo.

❖ Las herramientas a utilizar en este proceso son:

• Herramienta 1: Descomposición en estructura jerárquica
• Herramienta 2: Juicio de expertos

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❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Estructura Desglosada del Trabajo (EDT). Ver Anexo 3. TDG004 EDT – 01

3. PROCESO PARA CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS:

La elaboración del diccionario de la EDT/WBS para este proyecto se llevará a cabo a través de los
siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación:

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Identificar los componentes de la EDT
• Paso 2: Describir detalladamente cada uno de los componentes de la EDT
• Paso 3: Diligenciar de manera progresiva el diccionario a medida que se ejecuten los
diferentes procesos de la planeación del proyecto (cronograma, presupuesto).

❖ Las herramientas a utilizar en este proceso son:

• Herramienta 1: Juicio de expertos
• Herramienta 2: Reuniones

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Diccionario de la EDT. Ver Anexo 4. TDG004 DICCIONARIO EDT - 01

Estructura de la Línea base del Alcance:

Los componentes de la línea base son:
• El dócumentó de “Enunciadó del Alcance”
• WBS/EDT
• Diccionario de la WBS/EDT.

4. PROCESO PARA VALIDAR EL ALCANCE:

La validación del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los pasos, herramientas y
salidas descritos a continuación:

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

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• Paso 1: Realizar reunión de equipo con el fin de comparar los requisitos del sponsor
frente a los entregables.
• Paso 2: Presentar a Sponsor comparación de alcance vs requisitos planteados.
• Paso 3: En caso de tener solicitudes de cambio a los entregables, validar que los mismos
no estén por fuera de los límites del proyecto.
• Paso 4: Realizar ajustes según cambios solicitados en caso que apliquen para posterior
presentación a sponsor.
• Paso 5: Documentar la aceptación de los entregables a través de actas de recibido a
conformidad por parte del sponsor.

❖ Las herramientas a utilizar en este proceso son:

• Herramienta 1: Inspecciones
• Herramienta 2: Toma de decisiones para la validación de cambios requeridos por el
sponsor.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Entregables aceptados
• Salida 2: Solicitudes de cambio

5. PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE:

El control del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos,
herramientas y salidas que se describen a continuación:

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Asegurar que todos los cambios se realicen bajo el proceso de control integrado
de cambios del proyecto.
• Paso 2: Validar que el alcance del proyecto se esté desarrollandoconforme a lo
establecido, o por el contrario está presentando desviaciones.
• Paso 3: Realizar seguimiento mensual con el fin de determinar el estado de cada paquete
de trabajo, en términos de porcentaje de entregables y cumplimiento de requisitos, el
seguimiento se reflejará en la EDT, con el fin de determinar los estados de cada paquete
de trabajo (sin iniciar, en ejecución, terminado).
• Paso 4: Realizar reuniones de equipo para medir, examinar y validar que los cambios
requeridos por el sponsor se encuentren dentro de los límites del proyecto.

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❖ Las herramientas a utilizar en este proceso son:

• Herramienta 1: Análisis de variación y tendencias, se comparará la línea base del alcance
con los resultados reales en una fecha de corte establecida y determinar la variación con
el fin de tomar acciones correctivas o preventivas.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Información de desempeño de trabajo
• Salida 2: Solicitudes de cambio
• Salida 3: Actualización de los documentos del proyecto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

❖ Rol 1: Sponsor

• Solicitar reuniones quincenales para evaluar el avance del proyecto
• Programar revisiones a los entregables
• Participar en la validación del alcance

❖ Rol 2: Grupo del proyecto

• Recopilar requisitos y requerimientos
• Recopilar información de factores ambientales y activos de la organización
• Analizar datos recopilados
• Elaborar matriz de interesados
• Matriz de trazabilidad
• Elaboración de EDT y Establecer el diccionario de la EDT

3.2.2 PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

OBJETIVO

Documentar la información necesaria para recopilar, organizar, modificar y gestionar eficazmente
los requisitos en todo el ciclo de vida del proyecto, así como especificar los mecanismos de control
que se utilizaran para medir, informar y controlar los cambios de los requisitos del proyecto.

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METODOLOGÍA

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE REQUISITOS:
1. PROCESO PARA RECOPILAR LOS REQUISITOS PROYECTO:

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Identificar herramientas para recopilar requisitos (investigación, entrevistas,
análisis).
• Paso 2: Reuniones con partes interesadas para conocer las necesidades de cada parte.
• Paso 3: Transformar las necesidades de los interesados en requisitos.
• Paso 4: Revisión de resultados con Cliente para confirmar entendimiento.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Tormenta de ideas
• Herramienta 2: Entrevistas
• Herramienta 3: Grupos Focales
• Herramienta 4: Reuniones

❖ Las salidas de este proceso son:

• Listado de requisitos iniciales

PROCESO PARA GESTIONAR LOS REQUISITOS DEL PROYECTO:

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Analizar listado de requisitos iniciales.
• Paso 2: Priorizar los requisitos con el Método Analítico de Criterios siguiendo los
siguientes pasos:

o Paso 1: Realizar una matriz de clientes, clasificando los clientes según su importancia;
asignándole un valor numérico en una escala de 0.1 a 10 donde 0.1 es mucho menos
importante y 10 mucho más importante, para definir quién es más importante
respecto al otro.
o Paso 2: Realizar una matriz de requisitos para cada cliente, clasificando los requisitos
según el nivel de prioridad para el cliente; asignándole un valor numérico en la misma
escala definida para la matriz de clientes.
o Paso 3: Realizar una combinación de matrices de Clientes y Requisitos para obtener
valores totales de Requisitos.
o Paso 4: Documentar los requisitos según su priorización en la matriz de trazabilidad
de requisitos, la cual tendrá los siguientes campos: Numero de requisito, Descripción

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del requisito, fuente, versión del requisito, fecha de la versión del requisito, prioridad,
objetivo negocio, objetivos del proyecto, entregable de la EDT, estado del requisito y
fecha del estado del requisito.
o Paso 5: Reunión con sponsor para revisar la lista y aprobar requisitos finales del
proyecto.

❖ Las herramientas a emplear en este proceso son:

• Herramienta 1: Herramientas ofimáticas.
• Herramienta 2: Análisis de la información.
• Herramienta 3: Toma de decisiones.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Documento de requisitos del proyecto.
• Salida 2: Matriz de trazabilidad de requisitos.

2. PROCESO PARA MONITOREAR Y CONTROLAR LOS REQUISITOS DEL PROYECTO

❖ Pasos a seguir para la gestión del proceso:

• Paso 1: Analizar y asegurar que todos los cambios solicitados a los requisitos se
encuentren dentro del alcance del proyecto.
• Paso 2: Validar que el desarrollo del proyecto y los entregables estén cumpliendo con los
requisitos definidos.
• Paso 3: Realizar seguimiento quincenal con el fin de determinar el estado de cada paquete
de trabajo, en términos de porcentaje de entregables y cumplimiento de requisitos, el
seguimiento se reflejará en la EDT, con el fin de determinar los estados de cada paquete
de trabajo (sin iniciar, en ejecución, terminado).
• Paso 4: Realizar reuniones de equipo y con el sponsor para verificar y comunicar el nivel
de cumplimiento de los requisitos.

❖ Las herramientas a emplear en este proceso son:

• Herramienta 1: Análisis de la información
• Herramienta 2: Reuniones

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Información del cumplimiento de los requisitos.
• Salida 2: Solicitudes de cambio

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• Salida 3: Actualización de los requisitos.
• Salida 4: Actas de reuniones firmadas por gerente de proyecto y sponsor.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

❖ Rol 1: Sponsor
• Solicitar reuniones mensuales para evaluar el avance del proyecto
• Programar revisiones a los entregables y requisitos
• Participar en validación y aprobación de requisitos.

❖ Rol 2 Grupo del proyecto

• Recopilar requisitos y requerimientos
• Recopilar información de factores ambientales y activos de la organización
• Analizar datos recopilados
• Elaborar matriz de trazabilidad
• Asistir a las reuniones programadas con el sponsor
• Participar en la validación y aprobación de requisitos

3.3 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO

OBJETIVO

Documentar la manera en que los cambios son propuestos, aceptados o rechazados, implementados
y documentados en nuestro proyecto.

METODOLOGÍA

Con el fin de asegurar el proceso para realizar una solicitud de cambio (SC) se tendrá en cuenta lo
siguiente:

1. TIPOS DE SOLICITUDES DE CONTROL DE CAMBIO

• Corrección: Es entendida como aquellas solicitudes que requiera llevar a cabo acciones
correctivas y/o corregir las causas raíz de las variaciones.
• Adición: Es entendida como aquellas solicitudes que requiera adicionar ALCANCE a un
producto ya existente.
• Reducción: Es entendida como aquellas solicitudes que requiera reducir ALCANCE a un
producto ya existente.

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2. FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO DE SOLICITUD DE CONTROL DE CAMBIO

El formato de diligenciamiento de Solicitud de Control de Cambio es un archivo tipo Word que tiene
cómó títuló ó referencia “Fórmató de Sólicitud De Cambió – Próyectó Rex” que se encuentra en el
repositorio de documentos del proyectoy en el cual se debe considerar lo siguiente:

• El solicitante debe llenar la primera parte del formato, es decir, hasta el punto 3 del formato
(la primera página) a excepción del campó “Estadó de la SC”.
• La segunda parte del formato la debe llenar la persona responsable o delgada de hacerlo, es
decir, la parte de “Análisis de Impactó” la debe llenar el ról respónsable de acuerdó cón lós
roles y responsabilidades que se estipulen en el presente documento.

Ver Anexo 5. TDG004 Formato Solicitud de Cambio

3. PROCESO PARA GESTIONAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIO DEL PROYECTO

• Paso 1: Diligenciar el formato de diligenciamiento de solicitud de control de cambio.
Cualquier interesado del proyecto puede solicitar un cambio.
• Paso 2. Determinar el impacto de la acción correspondiente.
• Paso 3. Con base a los criterios que se deben tener en cuenta para que el cambio afecte o no
la línea base, se determina si es necesario o no hacer la solicitud de cambio. En caso de que
no afecte las líneas base, no es necesario hacer la SC y se realizan las acciones
correspondientes registrando el costo de las acciones.
• Paso 4: En caso de ser necesario hacer la SC, se tramita la SC con su análisis de impacto.
• Paso 5: Va a comité aprobador, donde el comité decide el estado de la SC (aprobada, no
aprobada o condicionada). Si no son aprobadas, no se modifican documentos.
• Paso 6: Si son aprobadas, se llevan a cabo las acciones correspondientes, se registra en la
matriz de cambios y se determina si es necesario una modificación en los documentos o no.

4. CRITERIOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA QUÉ EL CAMBIO AFECTE O NO LA
LÍNEA BASE Y/O VERSIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

• Criterio 1 – Tipo de solicitud de cambio: Se verifica si la acción es de corrección, adición o
reducción.

• Criterio 2 – Revisar los indicadores KPIS: Se debe verificar si los indicadores KPI´S (CPI y
SPI) del proyecto se encuentran dentro del rango de tolerancia descrito en el inciso 1.2.5 del
presente documento.

• Criterio 3 – Revisar reserva de gestión o Contingencia: Se debe revisar si aún se cuenta con
reserva disponible.

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5. RANGO DE TOLERANCIA O DE ACEPTACIÓN DE LOS INDICADORES DE RENDIMIENTO

Con base al plan de gestión de costos y siguiendo en línea con lo establecido allí, en él se
establecieron los siguientes rangos:

• Rango de precisión: (- 5 %, + 10%)
• Rango de tolerancia: 0.95 < CPI/SPI < 1.1

6. CONDICIONES PARA LAS SOLICITUDES DE CAMBIO DE TIPO CORRECTIVAS

De acuerdo con los criterios descritos en el inciso 4, se determina un paso a paso para las SC de tipo
Correctivas debido a la materialización de riesgos no identificados o debido a riesgos identificados,
para cada una de las condiciones que se puedan presentar durante todo el proyecto:

❖ SC debido a riesgos no identificados:

• Condición 1: ¿Sí el proyecto está por dentro de los rangos permitidos y tiene Reserva de
Gestión disponible?

o Se determina el impacto de la acción correctiva correspondiente.
o La SC no va a comité por estar dentro del rango establecidos por el criterio 2 y por
tener reserva para pagar las acciones correctivas.
o Se llevan a cabo las acciones correctivas correspondientes.
o Se registran los costos de las acciones correctivas.
o No afecta Líneas base ni modifica documentos.

• Condición 2: ¿Sí el proyecto está por dentro de los rangos permitidos y no tiene Reserva
de Gestión disponible?

o Se determina el impacto de la acción correctiva correspondiente.
o La SC va a comité por no tener reserva para pagar las acciones correctivas y se
solicita el costo para estas acciones.
o Si es aprobado, le asignan dinero para cubrir las acciones correctivas. No altera
líneas base, pero se modifican documentos como el presupuesto.
o Si no es aprobado, no se realizan las acciones correctivas ni se altera líneas base ni
documentos.

• Condición 3: ¿Sí el proyecto está por fuera de los rangos permitidos y tiene Reserva de
Gestión disponible?

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o La SC va a comité siempre por estar fuera de los rangos establecidos por el criterio
2.
o Si es aprobado se llevan a cabo las acciones correctivas correspondientes y no altera
ninguna línea base.
o Se registra en la matriz de cambios, pero no se modifican documentos.

• Condición 4: ¿Sí el proyecto está por fuera de los rangos permitidos y no tiene Reserva de
Gestión disponible?

o La SC va a comité siempre por estar fuera de los rangos establecidos por el criterio 2
y no tiene reserva para pagar las acciones correctivas. Se solicita el costo para estas
acciones.
o Si es aprobado, le asignan dinero para cubrir las acciones correctivas. No altera
líneas base, pero se modifican documentos como el presupuesto.
o Si no es aprobado, no se realizan las acciones ni se altera líneas base ni documentos.

❖ SC debido a riesgos identificados:

• Condición 1: ¿Sí el proyecto está por dentro de los rangos permitidos y tiene Reserva de
Contingencia disponible?

• Condición 2: ¿Sí el proyecto está por dentro de los rangos permitidos y no tiene Reserva
de Contingencia disponible?

o Se determina el impacto de la acción correctiva correspondiente.
o La SC va a comité por no tener reserva para pagar las acciones correctivas y se
solicita el costo para estas acciones.
o Si es aprobado, le asignan dinero para cubrir las acciones correctivas. Altera líneas
base y se modifican documentos como el presupuesto.
o Si no es aprobado, no se realizan las acciones correctivas ni se altera líneas base ni
documentos.

• Condición 3: ¿Sí el proyecto está por fuera de los rangos permitidos y tiene Reserva de
Contingencia disponible?

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o La SC va a comité siempre por estar fuera de los rangos establecidos por el criterio
2.
o Si es aprobado se llevan a cabo las acciones correctivas correspondientes
o Se registran los costos de las acciones correctivas, saldo inicial y final de la reserva a
consumir.
o Se registra en la matriz de cambios y altera línea base de costo y se modifican
documentos.

• Condición 4: ¿Sí el proyecto está por fuera de los rangos permitidos y no tiene Reserva de
Contingencia disponible?

o La SC va a comité siempre por estar fuera de los rangos establecidos por el criterio 2
y no tiene reserva para pagar las acciones correctivas. Se solicita el costo para estas
acciones.
o Si es aprobado, le asignan dinero para cubrir las acciones correctivas. Altera líneas
base y se modifican documentos como el presupuesto.
o Si no es aprobado, no se realizan las acciones ni se altera líneas base ni documentos.

7. CONDICIONES PARA LAS SOLICITUDES DE TIPO DE ADICIÓN O REDUCCIÓN

De acuerdo con los criterios descritos en el inciso 1.2.4, existe una única condición para las SC de
tipo de Adición o reducción, y para las cuales se determina un paso a paso:

• Se determina el impacto de la SC.
• La SC siempre irá a comité aprobador de cambios.
• Si es aprobada, se realizan las acciones correspondientes e impacta las líneas base y se
modifican documentos.• Si no es aprobada, no se realizan las acciones correspondientes ni se altera líneas base ni
documentos.
• Se registra en la matriz de cambios.

8. ESTADOS DE LOS CONTROLES DE CAMBIO

Para cualquier tipo de solicitud de cambio, existen tres (3) estados:

• Aprobado: El cambio debe hacerse, está autorizado bajo las condiciones dadas por el ente
aprobador.
• No aprobado: El cambio no puede o no debe hacerse.
• Condicionado: El cambio no ha sido aprobado ni rechazado, la SC está sujeta a una
condición y puede darle al Gerente del Proyecto recomendaciones para mejorar alguna
situación o indicadores para que vuelva a presentarse ante el ente aprobador.

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9. MATRIZ DE REGISTRO DE LOS CONTROLES DE CAMBIOS

Se establece una matriz de registro de los controles de cambios (ver anexo 1.) con el fin de llevar
una trazabilidad de las solicitudes en los casos que aplique (ver condiciones de las solicitudes). En
ella, se definieron los siguientes campos:

• Id. SC: Será el número de identificación de la solicitud de cambio asignado en el formato de
diligenciamiento de solicitud de cambio.
• Tipo de SC: Se describirá el tipo de Solicitud de cambio es, con base al formato de
diligenciamiento de solicitud de cambio.
• Descripción de SC: Se Realizará una descripción breve de la solicitud de cambio.
• Solicitante: Se describirá en este campo el nombre de la persona que solicitó el cambio.
• Fecha de solicitud: Se plasmará en este campo la fecha en la cual el solicitante realizó el
diligenciamiento del formato de solicitud de cambio.
• Impacto: Se describirá brevemente el impacto que causa la SC, si la SC impacta alcance,
cronograma, costo, etc., según el formato de diligenciamiento.
• Costo SC: Se plasmará en caso de que aplique, el costo en $ que genera la solicitud de cambio.
• Esfuerzo (Hrs): Se plasmará en caso de que aplique, el esfuerzo en Hrs que genera la solicitud
de cambio.
• Estado: Se describirá el estado de la solicitud de cambio (APROBADA, NO APROBADA,
CONDICIONADA) según el formato de diligenciamiento.
• Fecha de estado: Se plasmará en este campo la fecha en la cual fue descrito el estado de la
SC.
• Autorizado por: Se registrará la persona encargada del estado de la SC.
• Versión PDG: Se registrará la versión en la que se encontraba el PDG que impacta la SC y la
nueva versión actualizada.

Ver Anexo 6. TDG004 MA-Registro de Control de Cambio – 01.

10. MECANISMO DE COMUNICACIÓN, SOCIALIZACIÓN Y RESPONSABLE DEL CAMBIO

Una vez la solicitud de cambio se encuentre en estado APROBADO, se establecen el mecanismo de
comunicación, socialización y el responsable del cambio:

• Mecanismo de comunicación: Las SC aprobadas serán comunicadas a todos los interesados
del proyecto vía correo electrónico indicando en él, el tipo de SC, y una breve descripción,
así mismo el nombre(s) del aprobador.
• Socialización: La SC será socializada mediante una reunión, en lo posible corta, en la cual se
socialicen los impactos según el análisis de impacto de la SC.

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Rex Ingeniería S.A.

• Responsable del cambio: Será responsabilidad exclusiva del Gerente del Proyecto la de
generar todo cambio aprobado que se deba realizar según las SC que se presente durante
todo el proyecto.

11. COMITÉ DE APROBACIÓN DE CONTROLES DE CAMBIOS

Se establece un comité de aprobación de Controles de Cambios para el proceso de gestionar las
solicitudes, en el cual se establecen los roles que lo componen y las funciones y/o responsabilidades
de cada uno:

Tabla 4. Roles dentro del control de cambios
NOMBRE Rol FUNCIONES/RESPONSABILIDADES
Fabio Arturo
Rodriguez
Sponsor
• Revisar todas las SC que se puedan
presentar durante todo el proyecto y que
ya tengan su análisis de impacto
definido.
• Aprobar, no aprobar, condicionar
cualquier SC.
• Verificar que los cambios aprobados
estén resueltos.
Daniela Aguirre
Cárdenas
Gerente de proyecto y
líder metodológica
• Revisar todas las SC que se puedan
presentar durante todo el proyecto
• Realizar el análisis de impacto de todas
las SC presentadas durante todo el
proyecto (para ello, se puede apoyar en
su equipo de gerencia)
• Aprobar, no aprobar, condicionar
cualquier SC.
• Notificar al solicitante de la SC la
decisión y por ende el estado de su SC.
• Comunicar a todos los interesados del
proyecto mediante el mecanismo de
comunicación establecido, toda SC
aprobada.
• Realizar cambios, efectuar el conjunto de
tareas definidas para realizar los
cambios solicitados y aprobados.

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Rex Ingeniería S.A.

Alexander Amador
Rodríguez
Apoyo técnico para
desarrollo de la
metodología
• Revisar todas las SC que se puedan
presentar durante todo el proyecto y que
ya tengan su análisis de impacto
definido.
• Aprobar, no aprobar, condicionar
cualquier SC.
• Verificar que los cambios aprobados
estén resueltos.

3.4 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE CRONOGRAMA

OBJETIVO

Detallar los procesos necesarios para gestionar el cronograma, definir y secuenciar actividades,
incluyendo información sobre duraciones, recursos, herramientas y mecanismos para controlar el
cronograma con el fin de culminar el proyecto dentro del tiempo establecido.

METODOLOGÍA

PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA:

1. PROCESO PARA DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO:

La definición de actividades se llevará a cabo a cabo a través de los siguientes pasos de procesos,
herramientas y salidas:

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Validar los paquetes de trabajo definidos en la EDT.
• Paso 2: Determinar las actividades a realizar según cada paquete de trabajo del proyecto.
• Paso 3: Asegurar que la suma de actividades sea idónea para el desarrollo del paquete de
trabajo.
• Paso 4: Realizar listado de hitos claves durante el desarrollo del proyecto.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Juicio de expertos.

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Rex Ingeniería S.A.

• Herramienta 2: Descomposición, con esta herramienta se pretende realizar el desglose
de las actividades necesarias para la elaboración de los entregables.
• Herramienta 3: Reuniones de equipo de proyecto para discusión y definición de
actividades.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Listado de actividades.
• Salida 2: Atributos de las actividades.
• Salida 3: Listado de hitos.

2. PROCESO PARA SECUENCIAR ACTIVIDADES:

El proceso para secuenciar las actividades se llevará a cabo a través de los siguientes pasos de
procesos, herramientas y salidas:

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Describir las actividades del cronograma del proyecto.
• Paso 2: Definir la precedencia de las actividades del cronograma.
• Paso 3: Establecer relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.
• Paso 4: Plasmar mediante diagrama de red la relación de las actividades del cronograma.
• Paso 5: Establecer la secuencia de las actividades del proyecto.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Juicio de expertos.
• Herramienta 2: Reuniones del equipo de trabajo
• Herramienta 3: Herramienta ofimática Microsoft Project.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Diagrama de red del cronograma.

3. PROCESO DE ESTIMAR DURACIONES:

El proceso para estimar las duraciones se llevaráa cabo a través de los siguientes pasos de procesos,
herramientas y salidas:

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❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Definir el calendario del proyecto.
• Paso 2: Contemplar las restricciones a la duración de las actividades.
• Paso 3: Tener en cuenta la asignación de recursos humanos de acuerdo a las habilidades
y disponibilidad.
• Paso 4: Definir las duraciones de cada actividad dentro del cronograma.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Juicio de expertos.

• Herramienta 2: Estimación ascendente, estimar la duración de cada una de las
actividades para posteriormente sumar estas estimaciones con el fin de obtener la
duración de cada paquete de trabajo. Finalmente se establece la duración del proyecto
sumando las duraciones de cada paquete de trabajo.
• Herramienta 3: Herramienta ofimática Microsoft Project.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Estimación de la duración de las actividades.

4. PROCESO PARA DESARROLLAR EL CRONOGRAMA:

El proceso para desarrollar el cronograma se llevará a cabo a través de los siguientes pasos de
procesos, herramientas y salidas:

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Analizar la secuencia de las actividades, duraciones y recursos para el proyecto.
• Paso 2: Establecer la fecha de inicio del proyecto.
• Paso 3: Generar un modelo de programación del cronograma mediante uso de
herramienta como Microsoft Project.
• Paso 4: Validar el cronograma con el fin de identificar sobreasignación de recursos y
aplicar técnicas como fast tracking y crashing de ser necesario.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Herramienta ofimática Microsoft Project.
• Herramienta 2: Análisis de la red del cronograma.

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• Herramienta 3: Método de la ruta critica
• Herramienta 4: Técnicas de fast tracking y crashing.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Línea base del cronograma.
• Salida 2: Cronograma.
• Salida 3: Calendario del proyecto.

Ver Anexo 7. TDG004 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - 01

5. PROCESO PARA CONTROLAR EL CRONOGRAMA:

El proceso para controlar el cronograma se llevará a cabo a través de los siguientes pasos de
procesos, herramientas y salidas:

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Establecer una línea base de desempeño para el cronograma del proyecto.
• Paso 2: Capturar los datos de desempeño relacionados con el cronograma. El Rol 3
registrará diariamente en un formato las fechas de inicio reales, el porcentaje de avance
y la fecha de finalización real de las actividades programadas, esta información se pasa al
Rol 2 quien la procesará y transformará en información de desempeño.
• Paso 3: Emplear el método de valor ganado (EVM). Se hará seguimiento a la ruta crítica
del proyecto comparando las fechas de inicio y fin planeadas en la línea base, contra las
fechas de inicio y fin reales y las previstas en el modelo del cronograma.
• Paso 4: Realizar revisiones en las fechas de corte, que serán quincenales.
• Paso 5: Se emplean las variables de referencia del proyecto para establecer los
indicadores de gestión (KPI´s).
• Paso 6: Realizar las proyecciones a futuro con el fin de determinar las variaciones en
cuanto a cronograma.
• Paso 7: Analizar la información obtenida, generar alertas y gestionar los cambios.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Técnica de análisis del valor ganado (EVM).
• Herramienta 2: Se analizará la información mediante el uso de herramientas ofimáticas.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Información de desempeño de trabajo.

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• Salida 2: Pronósticos del cronograma.
• Salida 3: Solicitudes de cambio.
• Salida 4: Actualización de documento

OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR:

❖ Calendario del Proyecto: El calendario del proyecto tendrá las siguientes características:

• Fecha Inicio: 24 de septiembre de 2020
• Fecha Fin: 25 junio de 2021
• Días laborales: lunes a viernes
• Días no laborales: sábados y domingos
• Horario laboral: 3 horas diarias

❖ Calendario de los Recursos: El calendario de los recursos será el mismo calendario
establecido para el proyecto.

• Unidades de medida: La unidad de medida para estimar la duración de las actividades en
el cronograma corresponde a días.

• Tipo de recursos: En el proyecto los recursos a manejar son los siguientes:

o Recursos Físicos: Computadores, impresora, papelería, equipos audiovisuales
o Recursos Humanos: Equipo de trabajo al servicio del proyecto.

• Herramienta de software para el desarrollo del cronograma: El cronograma del proyecto
se realizará mediante la herramienta MS Project.

• Holgura para las rutas cuasi críticas: El proyecto debe definir la holgura mínima que
tendrán las rutas del cronograma con respecto a la ruta crítica para determinarse una
ruta cuasi crítica, por ejemplo: Serán rutas cuasi críticas todas aquellas rutas cuya
duración con respecto a la duración de la ruta crítica tengan 4 días de holgura como
máximo.

• Acuerdos de respuesta: Los acuerdos de respuesta para hacer cumplir los tiempos son
los siguientes: Contar con el 100% de disponibilidad (3 horas diarias/ cada recurso
humano) para el desarrollo de las actividades dentro del horario de trabajo establecido.
Asegurar la disponibilidad y buen funcionamiento de recursos como equipos y
herramientas.

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Rex Ingeniería S.A.

• Restricciones de tiempo: Las restricciones que pueden afectar el buen desempeño del
cronograma son: El proyecto debe finalizar antes de la culminación del semestre
académico 2021-1. Visitas a instalaciones de Rex ingeniería teniendo en cuenta los
horarios de trabajo y disponibilidad del personal. Contar con los espacios en la agenda
del sponsor.

• Periodicidad de Control del Cronograma: El cronograma del proyecto será revisado y
controlado quincenalmente, con el fin de comparar la línea base del proyecto vs el avance
del cronograma, validando duración de las actividades incluidos avances o retrasos en
las mismas, así como la asignación de recursos.

INDICADORES DE GESTIÓN PARA MEDIR EL CRONOGRAMA

La revisión de indicadores se debe realizar de manera quincenal, evaluando la variación acumulada
de la siguiente manera:

❖ Variables de Referencia

Se deben definir las variables de referencia:

FC: Fecha de corte quincenales
BAC: Budget at Completion
PV: Costo de valor planificado para el total de las actividades en el periodo a evaluar.
EV: Costo del valor ejecutado o ganado, valor en COP del costo de las actividades
ejecutadas en el periodo a evaluar.
AC: Costo real incurrido por el trabajo real ejecutado para el cumplimiento de las
actividades.

❖ Variaciones en el proyecto

• Variación en Cronograma: Evaluar la variación de costos acorde al cumplimiento de las
actividades planteadas en el cronograma:

𝑆𝑉𝑚 = $𝐸𝑉𝑚 − $𝑃𝑉𝑚 (𝑚 = 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙)
𝑆𝑉𝑎 = $𝐸𝑉𝑎 − $𝑃𝑉𝑎 (𝑎 = 𝑎𝑐𝑢𝑚𝑢𝑙𝑎𝑑𝑜)

SV: Costo de variación en el cronograma, valor en COP.
EV: Costo del valor ejecutado o ganado, valor en COP del costo de las actividades
ejecutadas en el periodo a evaluar.
PV: Costo de valor planificado para el total de las actividades en el periodo a evaluar.Fase de diseño de una metodología para la dirección de proyectos de ingeniería civil, para la empresa
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• Variación en Costo: Evaluar la variación de costo ejecutado por actividad acorde al costo
real por el trabajo total ejecutado, generalmente representa los posibles sobre costos
asociados.

𝐶𝑉𝑚 = $𝐸𝑉𝑚 − $𝐴𝐶𝑚 (𝑚 = 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙)
𝐶𝑣𝑎 = $𝐸𝑉𝑎 − $𝐴𝐶𝑎 (𝑎 = 𝑎𝑐𝑢𝑚𝑢𝑙𝑎𝑑𝑜)

CV: Variación en costos.
EV: Costo del valor ejecutado o ganado, valor en COP del costo de las actividades
ejecutadas en el periodo a evaluar.
AC: Costo real incurrido por el trabajo real ejecutado para el cumplimiento de las
actividades.
❖ Indicadores de rendimiento del proyecto:

• Indicador de rendimiento en Cronograma: Representa a nivel de índice, el cumplimiento
de los costos previamente planificados.

𝑆𝑃𝐼 = $𝐸𝑉/$𝑃𝑉

• Indicador de rendimiento en Costos: Representa el nivel de poder adquisitivo que
presenta el proyecto, a su vez representa el nivel de sobrecostos y/o costos no
planificados.
𝐶𝑃𝐼 = $𝐸𝑉/$𝐴𝐶

• Proyectado del trabajo por hacer: Permite estimar el costo de ejecutar las actividades
restantes planteadas en el proyecto.

𝐸𝑇𝐶 =
($𝐵𝐴𝐶 − $𝐸𝑉)
𝐶𝑃𝐼

BAC: Línea base del costo.
EV: Costo del valor ejecutado o ganado, valor en COP del costo de las actividades
ejecutadas en el periodo a evaluar.
CPI: Indicador de rendimiento en Costos

• Estimado a la Conclusión del Proyecto: Permite estimar el costo real requerido para
culminar el proyecto

𝐸𝐴𝐶 = $𝐸𝑇𝐶 + $𝐴𝐶

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• Variación proyectada del Proyecto: Permite estimar cual será el sobrecosto al culminar
el proyecto acorde al periodo evaluado.

𝑉𝐴𝐶 = $𝐵𝐴𝐶 − $𝐸𝐴𝐶

UMBRAL DE CONTROL

Cuando el SPI del proyecto se sitúa por debajo del umbral de control, se debe examinar la causa raíz
y tomar una acción correctiva (modificando el proceso de trabajo con el fin de mejorar la eficiencia
en el uso de los recursos).

La solución a dicho problema deberá de reportarse en la base de datos de lecciones aprendidas para
poder reutilizarse en proyectos futuros.
El umbral de control para el SPI será:

𝑹𝒂𝒏𝒈𝒐 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒆𝒑𝒕𝒂𝒄𝒊ó𝒏 𝑺𝑷𝑰 ∶ 𝟎, 𝟗𝟓 < 𝑺𝑷𝑰 < 𝟏, 𝟏

ROLES Y RESPONSABILIDADES

❖ Rol 1 Sponsor del proyecto

• Revisar los informes quincenales de desempeño del cronograma.
• Aprobar todas las acciones requeridas para el ajuste del cronograma.
• Participar en la definición de acciones cuando el proyecto se encuentra en estado crítico.

❖ Rol 2 Gerente del proyecto

• Elaborar los informes quincenales de desempeño de cronograma del proyecto.
• Revisar y establecer recomendaciones a los reportes quincenales de avance de
cronograma del proyecto.
• Participar como líder en la definición de acciones cuando el proyecto se encuentra en
estado de alerta o crítico.

❖ Rol 3 Integrantes del Equipo de Proyecto

• Ejecutar las actividades dando cumplimiento al cronograma del proyecto.
• Realizar reportes quincenales de las variables e indicadores referente del cronograma
• Participar en la definición de las acciones para ajuste de cronograma cuando estas sean
requeridas.
• Ejecutar las acciones para ajuste de cronograma definidas y aprobadas por el Gerente
de proyecto y/o Sponsor.

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3.5 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE COSTOS

OBJETIVO

Gestionar los costos del proyecto, incluyendo los procesos de planificar, estimar, presupuestar y
controlar los mismos, de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Establecer una guía detallada que permitirá definir aspectos a considerar en la estimación de los
costos del proyecto.

METODOLOGÍA

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS:

1. PROCESO PARA ESTIMAR LOS COSTOS:

La estimación de costos de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos de
procesos, herramientas y salidas.

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Se estimarán las tarifas de cada uno de los recursos que se utilizarán en el
proyecto.
• Paso 2: Se estimarán los costos de las actividades del cronograma.
• Paso 3: Se estimarán los costos de las reservas de contingencia.
• Paso 4: Se estimarán los costos de las reservas de gestión.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Se empleará el juicio de expertos con el fin de realizar una estimación de
manera más acertada.
• Herramienta 2: Consulta de diferentes fuentes para estimar tarifas.
• Herramienta 3: Se analizará la información mediante el uso de herramientas ofimáticas.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Estimación de costos.
• Salida 2: Base de las estimaciones de costos.

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2. PROCESO PARA DETERMINAR EL PRESUPUESTO:

La determinación del presupuesto para el proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos
de procesos, herramientas y salidas.

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Asegurar que se cuenta con el BAC (Budget at complete), contemplando los costos
directos, costos indirectos y el costo de respuesta al riesgo.
• Paso 2: Verificar que la reserva de contingencia contemple los principales riesgos del
proyecto y el costo asociado.
• Paso 3: Calcular la línea base del costo, sumando el BAC y la reserva de contingencia.
• Paso 4: Verificar que la reserva de gestión tenga el nivel precisión definitivo y que haya
sido aprobada por el sponsor.
• Paso 5: Establecer el presupuesto a partir de la suma de la línea base del costo y la reserva
de gestión.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Se empleará el juicio de expertos con el fin de establecer el presupuesto.
• Herramienta 2: Se analizará la información mediante el uso de herramientas ofimáticas.

❖ Las salidas de este proceso son:

• Salida 1: Presupuesto Ver Anexo 8. TDG004 PRESUPUESTO – 01
• Salida 2: Línea base del costo Ver Anexo 9. TDG004 LB COSTOS – 01

3. PROCESO PARA CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO:

El proceso para controlar los costos para el proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes
pasos de procesos, herramientas y salidas.

❖ Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

• Paso 1: Establecer una línea base de desempeño teniendo en cuenta los costos y
cronograma del proyecto.
• Paso 2: Realizar revisión y control mediante data en Excel del uso real de los recursos del
proyecto, para su posterior multiplicación por la tarifa establecida obteniendo de este
modo el costo real (AC).
• Paso 3: Emplear el método de valor ganado (EVM) para comparar la línea base del
proyecto respecto al desempeño real del cronograma y el costo.

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• Paso 4: Definir tiempos de control y seguimiento a los costos (fechas de corte de revisión).
• Paso 5: Se emplean las variables de referencia del proyecto para establecer los
indicadores de gestión (KPI´s).
• Paso 6: Realizar las proyecciones a futuro con el fin de determinar las variaciones en
cuanto a cronograma y costos.
• Paso 7: Analizar la información obtenida, generar alertas y gestionar los cambios.

❖ Las herramientas a emplear en el proceso en este proyecto son:

• Herramienta 1: Técnica de análisis del valor ganado (EVM)
• Herramienta 2: Se analizará la información