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1 ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR PROYECTO DE OBRA DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS EDWAR ANDRÉS LEÓN ÁLVAREZ UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMIAS Y ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA BUCARAMANGA 2017 2 ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR PROYECTO DE OBRA DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS EDWAR ANDRÉS LEÓN ÁLVAREZ Trabajo de práctica empresarial para optar el título de Contador Público Docente Asesor de la práctica Mg. TERESA ALTAHONA QUIJANO UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMIAS Y ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA BUCARAMANGA 2017 3 TABLA DE CONTENIDO SIGLAS ............................................................................................................... 8 INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 9 1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR PROYECTO DE OBRA DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS ....................... 10 1.1 RESEÑA HISTORICA.............................................................................. 10 1.2 MISIÓN .................................................................................................... 11 1.3 VISIÓN .................................................................................................... 11 1.4 ORGANIGRAMA ..................................................................................... 12 1.5 División ASIGNADA PARA LA PRÁCTICA .............................................. 12 1.6 MAPA DE PROCESOS ........................................................................... 13 1.7 OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 14 1.8 OBJETIVO ESPECÍFICOS. ..................................................................... 14 2 PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS CLASIFICADOS POR OBRA ................................................................................ 15 2.1 CREACION DE BASE DE DATOS .......................................................... 15 2.2 CREACIÓN CENTROS DE COSTOS EN SOFTWARE CONTABLE ....... 19 2.3 CREACION SUCURSALES EN EL PORTAL ASOPAGOS ..................... 21 2.4 FORMATO DE CONTROL DE GASTOS POR OBRA ............................. 22 3. TRATAMIENTO CONTABLE EN LOS INGRESOS COSTOS Y GASTOS DE UNA OBRA DE INGENIERÍA CIVIL ...................................................................... 24 3.1 INGRESOS .............................................................................................. 24 3.1.1 ¿QUÉ ES UN INGRESO?. ................................................................ 24 3.1.2 TIPOS DE INGRESOS. ..................................................................... 25 4 3.1.3 INGRESOS JBL INGENIERÍA S.A.S.. ............................................... 25 3.1.4 ¿QUÉ ES EL IVA?. ........................................................................... 26 3.1.5 IVA SOBRE A.I.U. . .......................................................................... 27 3.1.6 TRATAMIENTO DEL IVA EN FACTURACIÓN AIU. .......................... 28 3.1.7 RETENCIÓN EN LA FUENTE CONTRATO DE OBRAS. .................. 30 3.2 GASTOS.................................................................................................. 36 3.2.1 ¿QUÉ SON LOS GASTOS?. ............................................................. 36 3.2.2 TIPOS DE GASTOS. ......................................................................... 36 3.2.3 TRATAMIENTO CONTABLE DE GASTOS EN LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS .......................................................................................... 37 3.3 COSTOS ................................................................................................. 41 3.3.1 ¿QUÉ SON LOS COSTOS?. ........................................................... 41 3.3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS.. ............................................... 42 3.3.3 COSTOS EN LA EMPRESA JBL INGENIERÍA S.A.S.. ..................... 44 3.3.4 IVA DESCONTABLE ........................................................................ 44 3.3.5 TRATAMIENTO Y REGISTRO CONTABLE DE COSTOS. ............... 47 4. INFORME POR CENTROS DE COSTOS ...................................................... 50 4.1 INFORME CENTRO DE COSTOS OBRA DUITAMA .............................. 50 4.2 CONCLUSIONES DEL INFORME DEL CENTRO DE COSTOS: ............ 54 5. CONCLUSIONES .......................................................................................... 55 6. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................. 56 5 TABLAS Tabla 1: Base de datos JBL ingeniería S.A.S ....................................................... 16 Tabla 2: Empleados JBL Ingeniería S.A.S separado por obras ............................ 18 Tabla 3: Retención en la fuente año 2017 ............................................................ 32 Tabla 4: Continuación retención en la fuente año 2017 ........................................ 33 Tabla 5: Continuación retención en la fuente año 2017 ........................................ 34 file:///C:/Users/ACER/Desktop/Informe%20Practica%20Empresarial.docx%23_Toc487204866 6 GRÁFICA Grafica 1: Logo empresa JBL Ingeniería S.A.S ..................................................... 10 Grafica 2: Organigrama empresa JBL Ingeniería S.A.S ........................................ 12 Grafica 3: Proceso departamento contable después de inicio obra....................... 13 file:///C:/Users/ACER/Desktop/Informe%20Practica%20Empresarial.docx%23_Toc487205724 7 FIGURAS Figura 1: Creación centro de costos ..................................................................... 20 Figura 2: Creación sucursales portal asopagos .................................................... 21 Figura 3: Plantilla control de gastos por obra ........................................................ 23 Figura 4: Comparación de Facturación ................................................................. 29 Figura 5: Factura 159 JBL Ingeniera S.A.S ........................................................... 30 Figura 6: Proceso de Contabilizar un Ingreso ....................................................... 35 Figura 7: Contabilización nomina obra duitama .................................................... 38 Figura 8: Contabilización provisiones de nómina obra sogamoso ......................... 39 Figura 9: Causación parafiscales o seguridad social obra sogamoso ................... 40 Figura 10: Gasto administrativo ............................................................................ 41 Figura 11: Creación cuenta contable .................................................................... 46 Figura 12: Creación cuenta IVA mayor valor......................................................... 47 Figura 13: Costo de la obra en duitama ................................................................ 48 Figura 14: Costo de la obra en sogamoso ............................................................ 49 Figura 15: Informe por centro de costo de la obra en duitama .............................. 51 8 SIGLAS A.I.U: Administración, Imprevisto, Utilidad. A.R.L: Administradora de Riesgos Laborales. C.C: Centro de Costos. C.I.I.U: Clasificación Industrial Internacional Uniforme. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. E.T: Estatuto Tributario. FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía.IVA: Impuesto al Valor Agregado. NIC: Normas Internacionales de Contabilidad. NIT: Número de identificación Tributaria. NIIF: Norma Internacional de Información Financiera, es la equivalencia en español a la sigla IFRS. P.U.C: Plan Único de Cuentas. RUAF: Sistema De Información Que Contiene El Registro De Los Afiliados Al Sistema Integral De Seguridad Social. RUT: Registro Único Tributario. 9 INTRODUCCIÓN La empresa JBL Ingeniería S.A.S en el año 2015 tiene en proceso 3 obras de ingeniería civil en el departamento de Boyacá, los informes contables al cierre del 2015 generaron utilidad; sin embargo el manejo contable que se venía realizando no lograba identificar cuál de los 3 proyectos obtuvo dicha utilidad. En este documento se da a conocer la estructuración y organización del proceso contable de la empresa JBL Ingeniería SAS por cada proyecto que se viene realizando, separando los ingresos, gastos y costos mensualmente que se asumen con el avance de las obras. Dicho proceso permite obtener un control mensual y real que identifica entre otras cosas los sobrecostos de cada obra, así la gerencia y el área de producción junto a su grupo de trabajo tomar decisiones en tiempo oportuno, que puedan ayudar a obtener el mayor porcentaje de rentabilidad al finalizar el proyecto. 10 1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR PROYECTO DE OBRA DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS 1.1 RESEÑA HISTORICA La firma inició como persona natural a nombre del señor JAIRO BUSTOS LEÓN, con más de 40 años de experiencia en el campo de contratación de obras viales, ha prestado sus servicios a empresas a nivel nacional como MINCIVIL S.A., CONSORCIO SAN SIMON, CONSORCIOS CAMPAMENTO HIDROSOGAMOSO, CONINSA RAMON H, P&P LIMITADA, ISAGEN S.A. E S P y otros. Con el transcurso del tiempo y para tener mayor contratación decidió formar una empresa de servicios de obras de Ingeniería Civil, dirigida por especialistas en construcción de vías, con gran experiencia en el diseño, construcción, mantenimiento e inspección de vías primarias, segundarias y tercer orden. Ha participado como como contratista activamente en el sector de la construcción de vías de Colombia, convirtiéndose así en una compañía con la suficiente experiencia y confiabilidad para desarrollar y llevar a buen término los proyectos que les sean entregados. Fuente: JBL Ingeniería SAS Grafica 1: Logo empresa JBL Ingeniería S.A.S 11 1.2 MISIÓN Somos una organización con más de 40 años de experiencia en el sector de la construcción dedicados al desarrollo de la infraestructura física. Los servicios ofrecidos se desarrollan con productos de alta calidad, responsabilidad y cumplimiento, siguiendo las normas técnicas y de ingeniería que exigen los proyectos que se ejecutan, a través del aprovechamiento de nuestro talento humano y nuestros recursos operativos y financieros, buscando satisfacer las necesidades de nuestros clientes y cumpliendo el desarrollo y finalización de las obras en el tiempo estipulado, para esto nuestro compromiso es trabajar con seguridad y a tiempo. 1.3 VISIÓN Somos una empresa constructora dedicada al desarrollo de la infraestructura física consolidada en Colombia, hacemos parte del grupo empresarial Mincivil S.A. y pretendemos establecernos en el año 2025 como uno de las empresas más importantes de construcción de ingeniería civil en el territorio nacional, caracterizándonos por nuestra calidad, responsabilidad y cumplimiento. De este modo garantizando la satisfacción de nuestros clientes trabajando con seguridad y a tiempo. 12 1.4 ORGANIGRAMA Grafica 2: Organigrama empresa JBL Ingeniería S.A.S 1.5 División ASIGNADA PARA LA PRÁCTICA La práctica empresarial con la empresa JBL INGENIERIA SAS se desarrolló en el área de contabilidad, en el cargo de auxiliar contable, bajo la supervisión de la contadora Lina María Espinosa, cumpliendo con las siguientes funciones: 1. Afiliaciones a los fondos de pensiones, salud, ARL, pensión del personal de la empresa en obra y administrativos. 2. Control de cajas o dinero enviado el personal en obra. 3. Contabilizar los costos, gastos e ingresos de cada uno de las obras. 4. Cálculo de la nómina mensual por cada obra y personal administrativo. 5. Contabilizar provisiones mensuales de obra. Fuente: Elaboración propia 13 Elaboracion Base de datos dividida por cada proyecto Elaboracion de la Nomina y provisiones de por cada una de los proyectos en Proceso Calculo y pago de la Seguridad Social dividido por cada Obra Control de Cajas Menores y Gastos de cada Obra Contabilizacion de Ingresos, Gastos y Costos de Obra Dividos por cada proyecto Informe mensual de Gastos Y costos dividios por cada proyecto 6. Cálculo y preparación de planillas de seguridad social (Pila). 7. Conciliaciones Bancarias. 8. Manejo de caja menor El presente documento se enfoca en la organización y cálculos contables de los ingresos, gastos y costos de cada obra separándolos por centros de costos. 1.6 MAPA DE PROCESOS Grafica 3: Proceso departamento contable después de inicio obra Fuente: Elaboración propia 14 1.7 OBJETIVO GENERAL Estructurar el proceso contable de la empresa JBL Ingeniería SAS en los ingresos, gastos y costos con el fin de poder calcular los resultados por centros de costos para cada obra. 1.8 OBJETIVO ESPECÍFICOS. Describir el proceso de organización de ingresos, costos y gastos en una obra de Ingeniería Civil. Presentar el tratamiento contable que se debe realizar en los ingresos costos y gastos de una obra de Ingeniería Civil. Obtener del software contable un informe mensual que permita cuantificar los ingresos versus los gastos de cada una de las obras. 15 2 PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS CLASIFICADOS POR OBRA 2.1 CREACION DE BASE DE DATOS Uno de los primeros pasos para el proceso de organización de la empresa JBL Ingeniería SAS fue crear una base de datos de todo el personal de la entidad, separando los cargos administrativos y los de producción. Esta base de datos permite identificar cada empleado por cada proyecto de obra, reconoce los cargos administrativos de la empresa, así mismo las condiciones salariales de cada empleado. En el proceso contable permite separar los ingresos, gastos y costos de cada obra como salarios, provisiones, prestaciones sociales y suministros de materiales. En el campo Localidad se debe identificar en que proyecto u obra se encuentra el empleado laborando, además separar los cargos administrativos que no pertenecen a ninguna obra, de igual manera parar los empleados de cada obra por Hoja de Excel. En la siguiente tabla se identifican algunos de los empleados de la empresa JBL Ingeniería S.A.S, están divididos por hojas de Excel al proyecto donde está laborando. 16 Tabla 1: Base de datos JBL ingeniería S.A.S Fuente: Empresa JBL Ingeniería SAS En la siguiente tabla se identifican algunos de los empleados de la empresa JBL Ingeniería S.A.S, en el campo localidad se debe indicar la obra o proyecto donde está laborando. 17 18 Tabla 2: Empleados JBL Ingeniería S.A.S separado por obras Fuente: Empresa JBL Ingeniería S.A.S 19 2.2 CREACIÓN CENTROS DE COSTOS EN SOFTWARE CONTABLE En la empresa JBL Ingeniería SAS en el año 2015 el proceso contable no manejaba centros de costos por obras; para el año 2016 se crean de acuerdo a las obras que se llevaban en proceso y en el caso de iniciar un nuevo proyecto u obra se crea unnuevo centro de costo conservando un consecutivo. Los centros de costos permiten en el software contable clasificar y distribuir los ingresos, los gastos como salarios, provisiones, parafiscales, los costos como las compras de suministros para cada obra con el fin de determinar los movimientos contable dividido por cada obra. En el caso de cargos administrativos que no pertenecen a ninguna obra se clasificaran en un centro de costo aparte llamado administrativos. En el software contable World Office para crear un centro de costo se debe seguir el siguiente proceso: Menú principal / Asistentes de Configuración / Configuración Inicial / se verifican los datos de la empresa se avanza hasta la opción ¿Maneja Centros de Costos?, a esa pregunta debemos responderle que SI para poder crear los centros de costos. En esa pantalla se pueden crean los centros de costos que se necesiten, en la empresa JBL se dividió de la siguiente forma: CC Duitama: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá en el municipio de Duitama (Recuperación Malla Vial). 20 CC Sogamoso: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá en el municipio de Sogamoso (Hechura de Puente). CC Administrativos: Empleados que no hacen parte de ninguna obra ejemplo, Tesorera, Administradora, Auxiliar de Cartera, Auxiliar Contable, Contadora, Revisora Fiscal entre otros. Figura 1: Creación centro de costos Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S 21 2.3 CREACION SUCURSALES EN EL PORTAL ASOPAGOS La creación de centros de costos para los pagos de la planilla PILA (seguridad social) permite separar los gastos de ARL, Pensión, Salud, CCF de cada obra y conocer el valor mensual y exacto por todos los trabajadores que pertenecen a un proyecto u obra. En el portal asopagos los centros de costos se denominan sucursales que deberán ser los mismos que se crearon en el software contable, en cada sucursal se deben incluir y liquidar mensualmente los empleados que están trabajando para cada obra. El proceso de creación de una sucursal o centro de costo se realiza de la siguiente manera: ir al menú principal Administración / Crear Sucursal / Se debe indicar el nombre que identifica la obra. Figura 2: Creación sucursales portal Asopagos Fuente: Portal Asopagos JBL Ingeniería S.A.S 22 2.4 FORMATO DE CONTROL DE GASTOS POR OBRA En la empresa JBL el Ingeniero residente es el encargado de realizar las compras y pedidos de suministros, materiales, dotación y todo lo referente con los gastos de las obras. Mensualmente se reportan los gastos de obra, para ello el ingeniero residente envía la relación de las compras con los respectivos soportes legales (facturas) indicando la obra que debía asumir el gasto, con el fin de que al momento de contabilizar se carga o se asigna el respectivo gasto a la obra correspondiente. Se utiliza la siguiente plantilla, en el campo centro de costo se indica el nombre de la obra, si el gasto no pertenece a ninguna obra se asigna como un gasto administrativo. 23 Figura 3: Plantilla control de gastos por obra Fuente: JBL Ingeniería S.A.S. 24 3. TRATAMIENTO CONTABLE EN LOS INGRESOS COSTOS Y GASTOS DE UNA OBRA DE INGENIERÍA CIVIL 3.1 INGRESOS 3.1.1 ¿Qué es un ingreso?. agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio o UPAC (hoy UVR) aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. En el caso de la empresa JBL Ingeniería S.A.S la cuenta a utilizar para los ingresos es la 4130 la cual registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las actividades de construcción y enajenación de bienes raíces durante el ejercicio. 25 3.1.2 Tipos de ingresos. los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales. Operacionales: comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico. No Operacionales: comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores. 3.1.3 Ingresos JBL ingeniería S.A.S. se obtienen de 2 obras que se están ejecutando en el departamento de Boyacá y ocasionalmente se obtienen ingresos por alquiler de maquinaria. Cada ingreso se debe contabilizar en un centro de costo diferente que se deben crear con anterioridad CC Duitama: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá en el municipio de Duitama (Recuperación Malla Vial). 26 CC Sogamoso: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá en el municipio de Sogamoso (Hechura de Puente). CC Administrativos: Empleados que no hacen parte de ninguna obra ejemplo, Tesorera, Administradora, Auxiliar de Cartera, Auxiliar Contable, Contadora, Revisora Fiscal entre otros. Para el proceso de realizar la factura se debe tener en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1794 del Estatuto Tributario. 3.1.4 ¿Qué es el IVA?. según la Dian el impuesto sobre las ventas, comúnmente denominado impuesto al valor agregado IVA, es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios. En Colombia se aplica en las diferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación y distribución. Fiscalmente el concepto de valor agregado, como su denominación lo indica, corresponde a la diferencia entre el valor pagado por los bienes y servicios gravados adquiridos y el valor que al momento de la venta o prestación del servicio gravado se adiciona, de tal manera que el impuesto a las ventas se causa únicamente sobre el mayor valor adicionado en la nueva operación, pero el impuesto pagado al adquirirlos se trata como descontable. Para la aplicación del impuesto sobre las ventas, los bienes y los servicios se clasifican en gravados, excluidos y exentos. 27 3.1.5 IVA sobre A.I.U. el AIU son las siglas correspondientes a Administración, Imprevistos y Utilidad que se utiliza en algunos contratos especialmente en lo que tiene que ver con ingeniería civil y arquitectura, se utiliza para la determinación del Impuesto sobre las Ventas en los servicios y por los conceptos que específicamente haya determinado la ley. El AIU debe ser estipulado en el contrato de construcción o de obra civil donde claramente se especifican los rubros para cada concepto. Se busca con esta figura reconocer los costos o gastos de ejecución indirectosde un proyecto (administración), y hacer las reservaciones necesarias para cubrir los posibles imprevistos que genere el desarrollo del proyecto que busque cubrir los riesgos inherentes a la obra, y que se determinan según la naturaleza de la obra o proyecto a ejecutar. El AIU es de amplia utilización en el sector público pero también vigente en el sector privado, tiene una gran ventaja que es su tratamiento tributario, puesto que la base gravable sobre la que se imponen algunos tributos no se aplica sobre el total del valor del contrato sino sobre el AIU; Esto permite al contratista dejar de preocuparse por soportar algunos costos, puesto que para efectos de impuestos no siempre se considera como ingreso la totalidad del contrato, por lo que no se hace necesario reparar sobre erogaciones que fueron directamente incluidos en el costo de la obra y que no hacen parte del AIU. No existe una tarifa general que represente el AIU sino que cada contrato se puede negociar según la naturaleza del mismo, de manera tal que el AIU puede ser del 10% o del 20% del total del contrato según convengan las partes dentro de su principio de autonomía contractual. 28 A su vez el artículo 11 del Decreto 1794 dispone la siguiente reglamentación: “Base gravable en contratos en los cuales no se haya expresado cláusula AIU. En la prestación de los servicios expresamente señalados en los artículos 462- 1 y 468-3 numeral 4° del Estatuto Tributario, en los que no se hubiere establecido la cláusula AIU, o ésta fuere inferior al 10%, la base gravable sobre la cual se liquida el impuesto sobre las ventas será igual al 10% del valor total del contrato o el 10% del valor total de la remuneración percibida por la prestación del servicio, cuando no exista contrato”. 3.1.6 Tratamiento del IVA en facturación AIU. en el artículo 3 del Decreto 1372 de 1992: IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS EN LOS CONTRATOS DE CONSTRUCCION DE BIEN INMUEBLE. “En los contratos de construcción de bienes inmuebles el impuesto sobre las ventas se genera sobre la parte de los ingresos correspondientes a los honorarios obtenidos por el constructor; Cuando no se pacten honorarios el impuesto se causará sobre la remuneración del servicio que corresponda a la utilidad del constructor. Para estos efectos, en el respectivo contrato se señalará la parte correspondiente a los honorarios o utilidad, la cual en ningún caso podrá ser inferior a la que comercialmente corresponda a contratos iguales o similares” En estos eventos, el responsable sólo podrá solicitar impuestos descontables por los gastos directamente relacionados con los honorarios percibidos o la utilidad obtenida, que constituyeron la base gravable del impuesto; en consecuencia, en ningún caso dará derecho a descuento el impuesto sobre las ventas cancelado por los costos y gastos necesarios para la construcción del bien inmueble 29 Figura 4: Comparación de Facturación Fuente: Elaboración Propia Como se puede observar en la imagen el valor del Impuestos sobre las Ventas (IVA), es considerablemente inferior a la facturación de las empresas que no se acogen al Decreto 1372 de 1992 del Estatuto Tributario, Acogiéndose a la norma el valor del IVA se determina sobre la base de la Utilidad y no sobre el subtotal de la factura así: IVA= Utilidad: 516.104 * 19%(% IVA) = 98.060 30 Figura 5: Factura 159 JBL Ingeniera S.A.S 3.1.7 Retención en la fuente contrato de obras. respecto a la retención en la fuente por impuesto sobre la renta, es necesario mencionar lo que se señaló en el Oficio de la DIAN No. 012420 del 2006 en el literal b: Fuente: Archivo empresa JBL Ingeniería SAS 31 b) Retención en la fuente En cuanto a la tarifa de retención en la fuente por impuesto sobre la renta en un contrato de obra pública, se le transcriben apartes del Concepto No. 073092 de marzo 2 de 1998. “Tratándose de contratos de obra pública, el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 dice: “Son contratos de obras los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera sea la modalidad de ejecución y pago”. Las obras que puedan removerse o retirarse fácilmente sin detrimento del inmueble, no constituyen contratos de obra. En este evento la retención en la fuente será del uno por ciento (1%) aplicable al valor total del pago o abono en cuenta de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 2509 de 1985. Es de aclarar que el oficio antes mencionado se remite a lo establecido en el artículo 8 del Decreto 2509 de 1985 que modificaba el inciso segundo del artículo 5 del Decreto 1512 del mismo año, y que ordenaba la retención en la fuente del 1% en los contratos de construcción; pero, posteriormente se modificó nuevamente con el artículo 2 del Decreto 2418 del 2013, para instituir la retención en la fuente del 2% para dichos contratos. Artículo 2 Del Decreto 2418 del 2013: “Cuando el pago o abono en cuenta corresponda a contratos de construcción o urbanización, la retención prevista en este artículo será del dos por ciento (2.0%). 32 Tabla 3: Retención en la fuente año 2017 Fuente: Gerencie.com CONCEPTO BASE UVT BASE PESOS TARIFA Enajenación de activos fijos donde el vendedor sea una persona natural no agente de retención No aplica 100% 1% Adquisición de Bienes Raíces para uso diferente a vivienda de habitación (cuando el vendedor sea una persona jurídica, sociedad de hecho o persona natural considerado agente >= 27 >= $ 860.000 2,50% Adquisición de Bienes Raíces para vivienda de habitación por las primeras 20.000 UVT Hasta 20.000 Hasta $ 637.180.000 1% Adquisición de Bienes Raíces para vivienda de habitación sobre el exceso de las primeras 20.000 UVT (Las primeras 20.000 UVT estarán sujetas a tarifa del 1%) + de 20.000 Desde $ 637.180.001 2,50% Adquisición de vehículos No aplica 100% 1% Arrendamiento de bienes muebles No aplica 100% 4% Arrendamiento de bienes raíces para obligados a declarar renta >= 27 >= $ 860.000 3,50% Arrendamiento de bienes raíces para no obligados a declarar >= 27 >= $ 860.000 3,50% Compra de café pergamino o cereza > 160 > $ 5.097.000 0,50% Compra de productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento industrial > 92 > $ 2.931.000 1,50% Compra de combustible y derivados del petróleo No aplica 100% 0,10% Consultoría en obras públicas No aplica 100% 2% 33 Tabla 4: Continuación retención en la fuente año 2017 Fuente: Gerencie.com Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edificaciones a favor de declarantes de renta No aplica 100% 6% Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edificaciones a favor de personas naturales o de consorcios y uniones temporales cuyos miembros sean No aplica 100% 6% / 10% Contratos de construcción y urbanización No aplica 100% 2% Diseño de páginas web y consultoría en programas de informática a declarantes de renta No aplica 100% 3,50% Honorarios y comisiones (Cuando el beneficiario del pago sea una persona natural; será del 11% Para contratos que se firmen en el año gravable o que la suma de los ingresos con el No aplica 100% 10% / 11% Honorarios y comisiones (Cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada) No aplica 100% 11% Ingresos provenientes de operaciones realizadas a través de instrumentos financieros y derivados No aplica 100% 2,50% Intereses originados en operaciones activas de crédito u operaciones de mutuo comercial No aplica 100% 2,50% Loterías, Rifas, Apuestas y similares > 48 > $ 1.529.000 20% Otros ingresos tributarios para obligados a declarar renta (Incluye el concepto “Compras”) >= 27 >= $ 860.000 2,50%Otros ingresos tributarios para no obligados a declarar renta (Incluye el concepto “Compras”) >= 27 >= $ 860.000 3,50% Pago al exterior por arrendamiento de maquinaria para construcción, reparación y mantenimiento de obras civiles No aplica 100% 2% Por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales obligadas a declarar renta >= 27 >= $ 860.000 4% Por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales no obligadas a declarar renta >= 27 >= $ 860.000 3,50% Rendimientos Financieros Provenientes de títulos de renta fija No aplica 100% 4% Retención en colocación independiente de juegos de suerte y azar > 5 > $ 159.000 3% 34 Tabla 5: Continuación retención en la fuente año 2017 3.1.8 Procesos de registro en software contable. los ingresos se contabilizan en la cuenta contable 413010 Construcción de edificios y obras de ingeniería civil, a esa cuenta se le deben crear unas subcuentas para la distribución del AIU así: 41301001: Administración 41301002: Imprevisto 41301003: Utilidad La cuenta para utilizar en la parte del IVA Generado es la 24080110 IVA Generado sobre AIU. Salarios: Indemnizaciones derivadas de una relación laboral, legal o reglamentaria superiores a 20.000 UVT N/A 100% 20% Servicios de aseo y vigilancia (la base será el 100% del A.I.U. siempre que sea mayor o igual a 4 UVT) >= 4 >= $ 127.000 2% Servicios de hoteles, restaurantes y hospedajes para declarantes y no declarantes de renta >= 4 >= $ 127.000 3,50% Servicios de transporte nacional de carga >= 4 >= $ 127.000 1% Servicios de transporte nacional de pasajeros (terrestre) para declarantes y no declarantes de renta >= 27 >= $ 860.000 3,50% Servicios en general para personas jurídicas, asimiladas y personas naturales obligadas a declarar renta >= 4 >= $ 127.000 4% Servicios en general para personas naturales no obligadas a declarar renta >= 4 >= $ 127.000 6% Servicios temporales de empleo (la base será el 100% del A.I.U. siempre que sea mayor o igual a 4 UVT) >= 4 >= $ 127.000 1% Servicios de sísmica para el sector de hidrocarburos en favor de personas obligadas a declarar renta No aplica 100% 6% Fuente: Gerencie.com 35 Siguiendo estos pasó el proceso para contabilizar la factura 159 de la empresa JBL ingeniería SAS en el software contable queda así: Figura 6: Proceso de Contabilizar un Ingreso Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S 36 3.2 GASTOS 3.2.1 ¿Qué son los gastos?. agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc. Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una disminución del patrimonio empresarial. 3.2.2 Tipos de gastos. son todas las disminuciones brutas del patrimonio originadas en el desarrollo del objeto social del ente distintas de la distribución de utilidades a los propietarios. Los gastos operacionales tienen relación directa con el giro ordinario de los negocios. Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo 37 básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones etc. Los gastos operacionales en ventas: Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas. Los gastos no operacionales comprenden las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros, pérdidas en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos. 3.2.3 Tratamiento contable de gastos. en la empresa JBL ingeniería SAS se contabilizan como gastos: Salarios de los empleados de cada obra. Salario del personal administrativo que no pertenece a ninguna obra (contadora, Administradora, Auxiliares administrativos y contables). Cálculos de parafiscales de cada empleado dividido por obra. Calculo de prestaciones sociales y provisiones de nómina de cada empleado dividido por obra. 38 Gastos de papelería, elementos de aseo, cafetería y demás gastos que no tienen relación directa con las obras en ejecución. El IVA que se paga en las diferentes entidades de los gastos que no tienen relación alguna con las obras en ejecución se contabilizan en la cuenta 240802 IVA Descontable. Al realizar cualquier operación en el sistema contable de un gasto es indispensable elegir el centro de costo que es la obra que debe asumir ese respectivo Gasto. Figura 7: Contabilización nomina Obra Duitama Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S 39 Figura 8: Contabilización provisiones de nómina Obra Sogamoso Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S 40 Figura 9: Causación parafiscales o seguridad social Obra Sogamoso Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S 41 Figura 10: Gasto administrativo Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S 3.3 COSTOS 3.3.1 ¿Qué son los costos?. comprende el monto asignado por el ente económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable. 42 3.3.2 Clasificación de los costos. según C.P. Jaime A. Acosta Altamirano, Obra: Apuntes de Contabilidad de Costos. Costos variable o directos son aquellos que tienden a fluctuar en proporción al volumen total de la producción, de venta de artículos o la prestación de un servicio, se incurren debido a la actividad de la empresa, se pueden identificar, medir exactamente, en el producto, corresponden a costos como: El costo de la materia prima que tiene cada producto en el área de producción. El costo del tiempo de trabajo utilizado en operaciones concretas del área de producción. El valor de la comisión que se paga al vendedor por la venta que realiza de un producto del área de comercial. El costo del transporte decada producto que se lleva de la bodega de la Empresa al sitio del comprador, costo del área de comercial. Características de los costos variables o directos: No existe costo variable si no hay producción de artículos o servicios. La cantidad de costo variable tenderá a ser proporcional a la cantidad de producción. El costo variable no está en función del tiempo. El simple transcurso del tiempo no significa que se incurra en un costo variable. Costos indirectos o semivariables Son los de recursos que son necesarios para desarrollar las actividades de producción, comercialización o apoyo, pero 43 que no se puede identificar o medir exactamente cuánto de ellos contiene cada producto, corresponden a costos como: El costo de elementos físicos necesarios para la producción, como: Energía, Agua, refrigerantes, etc. El costo de la nómina de administración de la producción (Departamento de Ingeniería Industrial, Departamento de diseño, Departamento de Control de Calidad, Departamento de Mantenimiento y similares). El costo de la nómina de administración de ventas. (facturadores, liquidadores de comisiones de los bodegueros). El costo de insumos genéricos de costo muy bajo en relación al costo total de materia prima necesaria para fabricar el producto. Los costos estimados representan únicamente una tentativa en la anticipación de los costos reales y están sujetos a rectificaciones a medida que se comparan con los mismos. Este sistema consiste en: 1. Predeterminar los costos unitarios de la producción estimando el valor de la materia prima directa, la mano de obra directa y los cargos indirectos que se consideran se deben obtener en el futuro, 2. Comparando posteriormente los Costos estimados con los reales y ajustando las variaciones correspondientes. 3. Constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en consideración la experiencia de ejercicios anteriores. Indica lo que puede costar producir un artículo, motivo por el cual dicho costo se ajustará al costo histórico o real, de la comparación resulta discrepancias entre lo estimado y lo real conocidas con el nombre de variaciones, mismas que serán una llamada de atención que obliga a estudiar el porqué de la diferencia. 44 Costos históricos son los que se incurrieron en un determinado periodo. 3.3.3 Costos en la empresa JBL ingeniería S.A.S. los costos en la empresa JBL Ingeniería S.A.S, se dividen por cada obra, en el software contable de elige el centro de costo que debe asumir el valor del costo Algunos de los costos que se contabilizan son: Suministro de materiales como Arena, Cemento, Madera Etc. Transporte de Personal y de Materiales Alimentación o casino de los empleados. Compra de suministro de ferretería, Soldadura, hierro, Etc. Los demás costos que incurran directamente o indirectamente para la ejecución de cada obra 3.3.4 IVA descontable cuando se utiliza la figura del AIU. cuando se utiliza la figura del AIU, el IVA descontable es muy poco, sólo el imputable a ese AIU; En la figura del AIU, el IVA se cobra o genera precisamente sobre ese AIU, de modo que no se puede descontar un IVA que no corresponda, que no sea imputable a la obtención o generación de ese AIU. El único IVA que se puede descontar, es el que tenga relación con la obtención del AIU, como puede ser papelería, servicio telefónico, etc., pero en ningún momento se puede descontar el IVA que se haya pagado por bienes y servicios destinados de forma directa o indirecta a la obra o contrato que generó el AIU. 45 Cuando se utiliza la figura del AIU, se debe tener cuidado con las equivocaciones de este tipo, que llevan al responsable a solicitar como descuento un IVA al que no tiene derecho, exponiéndose a una posterior corrección de la declaración de IVA con la consecuente sanción por corrección. Dando cumplimento a lo descrito en el Decreto 1372 de 1992 del Estatuto Tributario, en el artículo 3: el responsable sólo podrá solicitar impuestos descontables por los gastos directamente relacionados con los honorarios percibidos o la utilidad obtenida, que constituyeron la base gravable del impuesto; en consecuencia, en ningún caso dará derecho a descuento el impuesto sobre las ventas cancelado por los costos y gastos necesarios para la construcción del bien inmueble. Se debe crear una cuenta especial en los costos que es donde se llevara el valor del IVA de los costos y gastos necesarios para la construcción del bien inmueble o que tienen relación directa o indirecta a la obra o contrato, En la empresa JBL Ingeniería S.A.S se utiliza la cuenta 61301001: IVA MAYOR VALOR DE LOS COSTOS, esa cuenta se debe crear, para la creación de la cuenta contable en el sistema contable de World Office se debe: Menú principal/ Nuevo Documento/Cuenta contable: https://www.gerencie.com/sancion-por-correccion.html https://www.gerencie.com/sancion-por-correccion.html 46 Figura 11: Creación cuenta contable Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S Rellenar los espacios: Código: se debe colocar la cuenta a crear 61301001 Nombre: Nombre de la cuenta IVA mayor valor Chequear Manejo de Tercero Subcuenta, Tipo de cuenta, Grupo de cuenta el sistemas los rellena automáticamente 47 Figura 12: Creación cuenta IVA mayor valor Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S 3.3.5 Tratamiento y registro contable de costos. en la empresa JBL Ingeniera S.A.S se utiliza la cuenta 613010 Construcción de edificios y obras de ingeniería civil: en la cual se registra el valor de los costos directos e indirectos incurridos por el ente económico en la construcción o ejecución de cada proyecto, cada costo debe ser asignado a una obra. 48 Figura 13: Costo de la obra en Duitama Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S 49 Figura 14: Costo de la obra en Sogamoso Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S 50 4. INFORME POR CENTROS DE COSTOS 4.1 INFORME CENTRO DE COSTOS OBRA DUITAMA El informe por centro de costos de la empresa JBL Ingeniería S.A.S están divididos por cada proyecto de obra en ejecución, estos informen permiten: Identificar a un determinado tiempo los ingresos, Gastos, costos y una utilidad hasta la fecha de corte de cada obra. Mayor claridad asignación y control presupuestal. Adecuada toma decisiones administrativas con base en costos de procesos y compra de materiales o suministros. Permite mejor control eficiencia productiva centro: producir, subcontratar, comprar. Obliga ajustar los costos y gastos indirectos para dar mayor validez utilidad operacional centro u obra Permite análisis costos, utilidad, marginalidad, puntos equilibrio, sensibilidad, escalas producción El área de contabilidad mensualmente envía a la gerencia los informes de cada obra o centro de costos para ser analizados y revisados a detalle por la gerencia. Los informes por centro de costos también se denominan estado de resultados por obra, para obtener el informe del Software contable se debe: menú Principal/ Informes/contabilidad financieros/ Informes por centros de costos, se debe escoger las fecha, el centro de costo u obra y el nivel de agrupamiento 51 Figura 15: Informe por centro de costo de la obra en Duitama Este es un ejemplo de informe de centro de costos del mes de septiembre de 2016 de la obra que se desarrolla en el departamento de Boyacá municipio de Duitama. Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S 52 Estado de Resultados entre el 01/09/2016 y el 30/09/2016 Código NombreCuenta Saldo Final Duitama INGRESOS OPERACIONALES CONSTRUCCION 78.164.958,00 __________________________________________________________ OPERACIONALES 78.164.958,00 NO OPERACIONALES DIVERSOS 125,00 NO OPERACIONALES 125,00 _____________________________________________________________ INGRESOS 78.165.083,00 _____________________________________________________________ GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION GASTOS DE PERSONAL 17.977.550,00 ARRENDAMIENTOS 1.400.000,00 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 31.466,00 GASTOS DE VIAJE 50.300,00 DIVERSOS 3.118.639,00 _____________________________________________________________ 53 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 22.577.955,00 NO OPERACIONALES GASTOS EXTRAORDINARIOS 186.648,00 GASTOS DIVERSOS 423.400,00 _____________________________________________________________ NO OPERACIONALES 610.048,00 _____________________________________________________________ GASTOS 23.188.003,00 COSTOS DE VENTAS COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS CONSTRUCCION 34.646.039,00 _____________________________________________________________ COSTOS DE VENTAS 34.646.039,00 Utilidad de Duitama 20.331.041,00 J.B.L INGENIERIA S.A.S 54 4.2 CONCLUSIONES DEL INFORME DEL CENTRO DE COSTOS: Los gastos como sueldos, provisiones de nómina, parafiscales, seguridad social y demás gastos administrativos dan un total para el mes de septiembre de 22.577.955 pesos. Los costos de materia prima, suministros para la obra, servicios por tercero como mano de obra, materiales y demás costos que sean necesarios para la ejecución de la obra dan un total para el mes de septiembre de 34.646.039 pesos. Los ingresos obtenidos en el mes de septiembre por corte de obra o facturación parcial por el avance del proyecto dan un total de 78.165.083 pesos, por lo cual los ingresos son mayores que la suma de los costos y gastos del respectivo mes, obteniendo una utilidad de 20.331.041 pesos Se debe consultar el estado de resultados o informe por centro de costos desde el comienzo del proyecto hasta la fecha para obtener un dato acumulado. 55 5. CONCLUSIONES La organización del proceso contable de la empresa JBL Ingeniería S.A.S permite obtener un control real y en el tiempo oportuno de los ingresos, gastos y costos de cada obra, con el fin de supervisar económicamente la obra e enviar informes a la gerencia para su respectiva interpretación. La creación de centros de costos por cada obra o proyecto permite la organización y control mensualmente y de forma acumulada de los gastos y costos versus los ingresos obtenidos, obteniendo así un informe con una utilidad o pérdida parcial. Cada centro de costo o proyecto es como una sucursal de la empresa, por lo cual cada una tiene la posibilidad de obtener informes, balances y estado de resultados en cualquier momento, estos informes reflejan la realidad económica del proyecto y la gerencia junto al departamento de producción deben ejecutar las medidas y las decisiones necesarias para cada proyecto en el momento oportuno. 56 6. BIBLIOGRAFÍA Vargas Restrepo, Carlos. Contabilidad Tributaria. Colombia: Ecoe Ediciones, 2011. Proquest Ebrary. Web. 18 September 2015. Pág. 4 Efectos Tributarios Sobre Los Ingresos, Costos Y Gastos, Instituto Colombiano De Contadores Públicos Boletín INCP / No 81 / Septiembre De 2012. Ferreiro Lapatza José, Martín Fernández Javier, Rodríguez Márquez Jesús (2013). Curso De Derecho Tributario. Cuevas Villegas, Carlos (2001). Contabilidad de costos. 2da Edición, Pearson Educación de Colombia Ltda, Bogotá D.C
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