Contabilidad Basica

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Documentos 
soporte de 
contabilidad. 
Competencia Especifica 
 
 
Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica No. 2 del 
Módulo: Documentos Soporte, el estudiante logre la siguiente competencia 
específica: 
➢ Identificar los documentos soporte de las transacciones contables según 
las necesidades legales para el adecuado manejo del área de 
contabilidad. 
 
 Contenido Temáticos 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ilustración 1. Caracterización de la guía didáctica. 
Fuente: Autor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documentos soportes de contabilidad 
 
 
 
 
Los documentos o soportes contables son aquellos que respaldan una 
transacción comercial, se pueden convertir en dinero efectivo o representan una 
promesa de pago. En las siguientes páginas se realiza una breve definición y 
ejemplo de cada uno. 
Recibo de caja. 
 
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo 
recaudados por la empresa, donde el original se entrega al cliente y dos (2) copias 
para un consecutivo y otra para anexar los comprobantes diarios de contabilidad. 
(Gómez, 2001). A continuación, un formato personalizado: 
 
Ilustración 2. Comprobante de Caja. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
Recibo de consignación y depósitos bancarios. 
 
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los clientes. 
El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la 
máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna; y, 
tiene la siguiente finalidad, las consignaciones en efectivo y retiro en efectivo o en 
cheque. (Gómez, 2001) 
. A continuación, un formato de un banco en particular: 
 
Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Factura de venta. 
 
Es el soporte contable por excelencia en el mundo de los negocios que debe 
contener los siguientes datos: Descripción de los artículos, los fletes, impuestos y 
las condiciones de pago; para el caso colombiano, es un documento obligatorio por 
parte de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) en cualquier tipo 
de transacción comercial, la cual puede ser, física o electrónica. A continuación, 
siguiente formato empresarial: 
 
 
NOMBRE 
Nit: 
Dirección 
Teléfono 
Correo Electrónico: 
 
 
FACTURA No 
VENDIDO A: FECHA: 
NIT: 
DIRECCIÓN CLIENTE: VENDEDOR: 
TELÉFONO: 
CORREO ELECTRÓNICO FORMA DE PAGO: 
ARTÍCULOS CANTIDAD VR. UNITARIO VALOR TOTAL 
 
SON: Sub total 
 Descuento 
 IVA 19% 
 TOTAL $ - 
 
Ilustración 4. Factura Comercial. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cheque No. 
Fecha $ 
Páguese 
a la orden de: 
La suma de: 
 
 
 
 
Cheque. 
 
Es un título - valor por medio del cual una persona natural o jurídica llamado 
“girador” ordena a un banco que pague una suma de dinero a la orden de un tercero 
llamado “beneficiario” (Gerencie.com, 2017). 
A continuación, un formato de un cheque: 
 
Ilustración 5. Cheque. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito. 
 
Las tarjetas débito y crédito son medios de pago que utilizan los clientes para 
pagar la compra de productos y servicios, incluso las empresas pueden usarlas para 
responder por sus obligaciones financieras. 
La empresa para afiliarse al sistema electrónico suscribe un contrato con una 
entidad financiera previamente seleccionada para recibir y cancelar el dinero de sus 
ingresos y egresos por medio del sistema financiero. Este servicio les genera a las 
empresas unos costos financieros que se deducen por un porcentaje de comisión 
entre, el 5 - 10% (Alicia, 2010).). A continuación, un comprobante de tarjetas débito: 
 
 
Ilustración 6. Comprobante de tarjeta débito. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Comprobante de egreso. 
 
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de dinero por medio de 
un cheque o efectivo; en la empresa se elabora doble donde, el original se anexa 
como comprobante del libro diario y la copia para tener un archivo consecutivo 
durante un período de tiempo; y debe llevar copia del cheque; y los soportes 
contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente 
las transacciones que diariamente se realizan en una empresa (Gómez, 2001). 
 
 
Cheque No. 
 
 
Fecha $ 
 
 
 
Páguese 
a la orden de: 
 
 
La suma de: 
EMPRESA COMPROBANTE 
DE EGRESO No. DIRECCIÓN 
TELÉFONOS 
CONCEPTO VALOR 
 
 
 
 
 
$ 
CHEQUE No. EFECTIVO FIRM A Y SELLO DEL BENEFICIARIO 
BANCO 
DEBÍTESE A 
 
PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO 
 
C.C. NIT. 
 
 
Ilustración 7. Comprobante de Egreso. 
Fuente: Autor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Letra de cambio. 
 
Es el documento utilizado para respaldar un préstamo o una deuda; es un 
título - valor se extiende por una persona natural o jurídica y recoge una obligación 
de pago aceptada por otra persona natural o jurídica de una cantidad de dinero en 
la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de Comercio 
Colombiano en sus artículos 691 a 708 (Gerencie.com, 2017). A continuación, el 
siguiente formato: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ilustración 8. Letra de Cambio. 
Fuente: Autor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Señor(s) 
El día del mes de de 
Se servirá(n) Ustedes pagar solidariamente en por esta 
 
 
ÚNICA DE CAMBIO sin protesto, excusado el aviso de rechazo y la presentación para el pago a la orden, 
 
 
de: 
 
 
 
 
Att. 
Teléfono Dirección 
pesos M.L. mas el % mensual duratne el plazo y el % mensual por mora renunciando a 
favor del tenerdor de la presente el derecho a nombrar depositario en caso de cobro judicioal o secuertro 
preventivo 
La cantidad de: 
Fecha 
POR $ LETRA DE CAMBIO No. 
C
.C
. 
N
IT
: 
C
.C
. 
N
IT
: 
 
 
 
 
Pagaré. 
 
Es un título - valor mediante el cual una persona natural o jurídica que 
obliga a pagar una cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento 
se utiliza para respaldar los créditos financieros. A continuación, las partes del 
pagaré: 
 
 
Ilustración 9. Pagaré. 
Fuente: (FIDECO, 2015). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nota Débito. 
 
Es un comprobante 
 
que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de clientes, un valor por 
concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados 
por la financiación o mora en el pago de las obligaciones (Gómez, 2001). A 
continuación, el siguiente formato: 
 
 
 
 
EMPRESA NOTA DÉBITO No. 
SEÑOR(ES) CTA 
FECHA: 
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES CARGOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA 
 
CONCEPTO VALOR 
 
$ 
 
ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA 
 
 
Ilustración 10. Nota débito. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nota Crédito. 
Es un comprobante que se utiliza cuando la empresa concede descuentos y 
rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen 
devoluciones totales o parciales de las mercancías. Este comprobante se prepara 
en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo 
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad (Gómez, 
2001). 
A continuación, el siguiente formato: 
 
 
BANCO NOTA CRÉDITO No. 
SEÑOR(ES) CTA 
FECHA: 
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES ABONOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA 
 
CONCEPTO VALOR 
 
$ 
 
ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA 
 
 
 
Ilustración 11. Nota Crédito. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Recibo de caja menor. 
Es el soporte contable para los gastos pagados en efectivo, por cuantías 
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo 
denominado caja menor (Gómez, 2001). A continuación, el siguiente formato: 
 
 
NOMBRE:NIT: 
RECIBO DE 
CAJA MENOR No. 
FECHA: POR 
PAGADO A: 
POR CONCEPTO DE: 
 
 
SON: 
 
APROBADO FIRMA RECIBIDO 
 
 
 
 
Ilustración 12. Recibo de Caja Menor. 
Fuente: Autor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nota de contabilidad. 
 
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que 
no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes 
y cierre (Gómez, 2001). A continuación, el siguiente formato: 
 
 
NOMBRE: 
Nit.: 
DIRECCIÓN: 
TEL: 
NOTA DE CONTABILIDAD No. 
DETALLE: 
FECHA MM DD AAAA 
CÓDIGO CUENTAS PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO 
 
 
Ilustración 13. Nota de Contabilidad. 
Fuente: Autor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Comprobante diario de contabilidad. 
Es un documento que se debe elaborar previamente al registro de cualquier 
transacción y, en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y valor, así 
como las cuentas afectadas en el asiento contable; donde, a cada comprobante se 
le anexan los documentos y soportes que la justifiquen (Gómez, 2001). A 
continuación, el siguiente formato: 
 
 
NOMBRE: 
Nit.: 
DIRECCIÓN: 
TEL: 
 
 
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD 
FECHA No. 
CÓDIGO CONCEPTO PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO 
 
Ilustración 14. Comprobante de contabilidad. 
Fuente: Autor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ejercicio Practico 
Ahora que has revisado los contenidos de la guía didáctica, te invito a 
diligenciar documentos y soportes contables a partir de la siguiente información. 
EMPRESA DE SERVICIOS LA VIRTUALIDAD S.A.S. 
 
Presenta la siguiente información: 
 
Día 1. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S recibe aportes de 3 socios, los 
cuales corresponden a 50.000 acciones por un valor de $5.000 cada una, distribuida 
de la siguiente manera: 
• Socio Joaquín Méndez Rodríguez, identificado con cédula de ciudadanía No. 
70.123.456 de la ciudad de Medellín, aportó 15.000 acciones, según recibo de caja 
No. 001 
• Socia Elsa Victoria Rojas Hincapié, identificada con cédula de ciudadanía No. 
43.619.852 de la ciudad de Cali, aportó 20.000 acciones, según recibo de Caja No. 
002 
• Socia Sandra María Giraldo identificada con cédula de ciudadanía No. 
1.285.951.335, de la ciudad de Bogotá, aportó 15.000 acciones, según recibo de 
Caja No. 003 
Día 1. Con el dinero aportado la Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza 
apertura de cuenta corriente 00935738264, de Bancolombia, según recibo de 
consignación 0000741 
Día 10. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S adquiere 5 equipos de 
cómputo Marca Asus Referencia P45-d por un valor de $2.500.000 cada uno, le 
facturan IVA del 19%, la compra fue realizada a la empresa CEDECÓMPUTO S.A. 
NIT. 900444888, factura No. 321 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Día 10. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza pago del 50% a factura 
No. 321, cuyo beneficiario la empresa CEDECÓMPUTO S.A. NIT. 900444888, con 
cheque No. 001, comprobante de egreso No. 001. 
Día 20 La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S le presta servicios de Asesoría 
Financiera a la Empresa el Porvenir por $6.000.000, el IVA es del 19%, según 
factura No. 0001. 
Día 20. La Empresa el Porvenir, cancela a La Empresa de Servicios la Virtualidad 
S.A.S la factura No. 0001, Recibo de caja No. 004. 
 
Día 30. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza la nómina del mes de 
sus 2 empleados por $1.300.000 cada uno, les paga auxilio de transporte por 
$102.854, y les realiza las deducciones para salud (EPS) y Pensión (AFP) 
 
Día 30. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S cancela los salarios a sus 2 
empleados así: 
• Armando Armas: Comprobante de Egreso No. 002, cheque No. 002 
 
• Betty Bello: Comprobantes de Egreso No. 003 con cheque No. 003 
Taller: Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S 
Fuente: Autor