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Equation Chapter 1 Section 1 Proyecto Fin de Grado Ingeniería Aeroespacial Mejora del Sistema de Gestión de Competencias de la Línea de Vuelo del A400M Dpto. de Ingeniería de la Construcción y Proyectos de Ingeniería Escuela Técnica Superior de Ingeniería Universidad de Sevilla Autor: Alberto Rivero Torres Tutor: José Ángel González Pérez Sevilla, 2021 ii iii Proyecto Fin de Grado Ingeniería Aeroespacial Mejora del Sistema de Gestión de Competencias de la Línea de Vuelo del A400M Autor: Alberto Rivero Torres Tutor: José Ángel González Pérez Profesor titular Dpto. de Ingeniería de la Construcción y Proyectos de Ingeniería Escuela Técnica Superior de Ingeniería Universidad de Sevilla Sevilla, 2021 iv v Proyecto Fin de Grado: Mejora del Sistema de Gestión de Competencias de la Línea de Vuelo del A400M Autor: Alberto Rivero Torres Tutor: José Ángel González Pérez El tribunal nombrado para juzgar el Proyecto arriba indicado, compuesto por los siguientes miembros: Presidente: Vocales: Secretario: Acuerdan otorgarle la calificación de: Sevilla, 2021 El Secretario del Tribunal vi vii A mi pareja A mi familia A mis amigos viii ix Agradecimientos Agradecer a mi madre por todos los años de apoyo y de motivación que han hecho posible que ponga fin al grado de Ingeniería Aeroespacial. También agradecer a mi pareja por ser mi apoyo diario, por animarme en los momentos más difíciles y ayudarme a sacar lo mejor de mí. Por supuesto agradecer también a mi familia y amigos que me han ayudado a lo largo del camino y que estoy seguro de que seguirán apoyándome en mis próximos retos. Gracias a todos. Alberto Rivero Torres Sevilla, 2021 x xi Resumen En este trabajo se propone la mejora del sistema de gestión de competencias en el entorno Airbus, más específicamente en la Línea de Vuelo del A400M. Se presenta la importancia de este sistema en la industria y la viabilidad de su implementación en Jira, una herramienta basada en las metodologías ágiles. Cabe resaltar que la elección de este software ha sido personal y fundamentada en las ventajas que se exponen en este trabajo. Sin embargo, la propuesta en Jira puede servir de inspiración para realizar la implementación en cualquier otra herramienta de planificación. En el documento, que incluye el modelado del flujo y la propuesta de implementación, también se estudia el potencial de la solución empleada, previendo conseguir en un breve periodo de tiempo mejoras notables en la productividad y en la reducción de horas no productivas. xii xiii Abstract This project proposes the improvement of the competency management system in the Airbus environment, more specifically in the A400M Flight Line. The importance of this system in the industry and the feasibility of its implementation on Jira, a tool based on agile methodologies, are presented. It should be noted that the choice of this software has been personal and based on the advantages that are exposed in this project. However, the proposal on Jira can serve as inspiration for the implementation on any other planning tool. The document, which includes the flow modeling and the implementation proposal, also studies the potential of the solution used, anticipating to achieve notable improvements in productivity and in the reduction of non- productive hours in a short period of time. xiv xv Índice Agradecimientos ix Resumen xi Abstract xiii Índice xv Índice de Tablas xviii Índice de Figuras xxi Notación xxiii 1 Introducción 2 2 El sistema de gestión de competencias de Airbus 4 2.1 Sistema de gestión original 4 2.2 Análisis del Sistema de gestión actual 5 3 Gestión de competencias 6 3.1 Importancia de la gestión de competencias en la industria 6 3.2 El software de planificación Jira 7 3.2.1 Términos clave 7 3.2.2 Metodologías ágiles 8 3.2.3 Ventajas de Jira 9 4 Propuesta de un nuevo modelo de gestión 11 4.1 Definición y modelado del nuevo proceso 11 4.2 Implementación del proceso en una herramienta de planificación 11 4.3 Requisitos del nuevo sistema 12 5 Modelado del nuevo proceso de gestión 13 5.1 Objetivo del proceso 13 5.2 Alcance del proceso 13 5.3 Roles del proceso 13 5.4 Flujo propuesto 14 5.4.1 Identificación de los requisitos de formación 15 5.4.2 Obtención de competencias 18 5.4.3 Obtención de WAs 23 5.4.4 Obtención de QAs de tipo L1 26 5.4.5 Obtención de QAs de tipo L2 26 6 Propuesta de implementación en jira 31 6.1 Requisitos de implementación 31 6.1.1 Tipos de proyectos 31 6.1.2 Proyecto con categoría Identificación de Requisitos 32 6.1.3 Proyecto con categoría Formación 39 6.1.4 Proyecto con categoría Obtención de Certificados 44 6.2 Validación de requisitos 59 xvi 6.3 Indicadores clave del rendimiento 59 7 Conclusión y Desarrollos Futuros 68 Referencias 70 xvii xviii ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE CURSOS 33 Tabla 2. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL 33 Tabla 3. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE COMPETENCIAS PREVIAS 34 Tabla 4. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE DOCUMENTACIÓN 34 Tabla 5. Requisitos competencia. Acciones en estado EN RESOLUCIÓN 35 Tabla 6. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE REVISIÓN 35 Tabla 7. Requisitos WA. Acciones en estado PDTE RELACIÓN 36 Tabla 8. Requisitos WA. Acciones en estado PDTE COMPETENCIAS 36 Tabla 9. Requisitos WA. Acciones en estado PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL 37 Tabla 10. Requisitos QA. Acciones en estado PDTE CLASIFICACIÓN 38 Tabla 11. Requisitos QA. Acciones en estado PDTE RELACIÓN 38 Tabla 12. Requisitos QA. Acciones en estado PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL 39 Tabla 13. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE CONVOCATORIA 40 Tabla 14. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE DEMANDA 41 Tabla 15. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE CONFIRMACIÓN 41 Tabla 16. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE INSCRIPCIÓN 42 Tabla 17. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE ASISTENCIA 42 Tabla 18. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE SUSTITUTO 43 Tabla 19. Solicitud curso. Acciones en estado PDTE REALIZACIÓN 43 Tabla 20. Convocatoria. Acciones en estado ABIERTA 44 Tabla 21. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE CANDIDATO 45 Tabla 22. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE CONSULTA 46 Tabla 23. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE REGISTRO COMPETENCIAS 47 Tabla 24. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE REGISTRO CURSOS 48 Tabla 25. Obtención competencia. Accionesen estado PDTE FORMACIÓN 48 Tabla 26. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE EXTRACTOS 49 Tabla 27. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE REVISIÓN 49 Tabla 28. Obtención competencia. Acciones en estado PDTE CERTIFICADO 49 Tabla 29. Obtención WA. Acciones en estado PDTE CANDIDATO 50 Tabla 30. Obtención WA. Acciones en estado PDTE REGISTRO COMPETENCIAS 51 Tabla 31. Obtención WA. Acciones en estado PDTE CONFIRMACIÓN 51 Tabla 32. Obtención WA. Acciones en estado PDTE ACCIÓN 52 xix Tabla 33. Obtención WA. Acciones en estado PDTE EVALUACIÓN 52 Tabla 34. Obtención WA. Acciones en estado PDTE ASIGNACIÓN 52 Tabla 35. Obtención WA. Acciones en estado PDTE REALIZACIÓN 53 Tabla 36. Obtención WA. Acciones en estado PDTE CERTIFICADO 53 Tabla 37. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE CANDIDATO 54 Tabla 38. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE REGISTRO WAs 54 Tabla 39. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE CONFIRMACIÓN 55 Tabla 40. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE ACCIÓN 55 Tabla 41. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE REALIZACIÓN 55 Tabla 42. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE EVALUACIÓN 56 Tabla 43. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE FIRMA 56 Tabla 44. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE FIRMA 56 Tabla 45. Obtención QA L1. Acciones en estado PDTE CERTIFICADO 56 Tabla 46. Obtención QA L2. Acciones en estado PDTE CANDIDATO 57 Tabla 47. Obtención QA L2. Acciones en estado PDTE REGISTRO QAs L1 58 Tabla 48. Obtención QA L2. Acciones en estado PDTE CONFIRMACIÓN 58 Tabla 49. Obtención QA L2. Acciones en estado PDTE ACCIÓN 58 xx xxi ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Diagrama de flujo del proceso Identificación de Requisitos de Formación. 16 Figura 2. Diagrama de estado del proceso Identificación de Requisitos de Formación. 17 Figura 3. Diagrama de flujo del proceso Obtención de Competencias. 19 Figura 4. Diagrama de flujo del proceso Realizar Formación. 20 Figura 5. Diagrama de estado del proceso Obtención de Competencias. 21 Figura 6. Diagrama de estado del proceso Realizar Formación. 22 Figura 7. Diagrama de flujo del proceso Obtención de WAs. 24 Figura 8. Diagrama de estado del proceso Obtención de WAs. 25 Figura 9. Diagrama de flujo del proceso Obtención de QAs de tipo L1. 27 Figura 10. Diagrama de estado del proceso Obtención de QAs de tipo L1. 28 Figura 11. Diagrama de flujo del proceso Obtención de QAs de tipo L2. 29 Figura 12. Diagrama de estado del proceso Obtención de QAs de tipo L2. 30 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204844 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204845 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204846 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204847 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204848 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204849 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204850 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204851 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204852 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204853 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204854 file:///C:/Users/Alberto%20Rivero/Desktop/UNIVERSIDAD/TFG/Mejora%20del%20sistema%20de%20gestión%20de%20competencias%20de%20la%20Línea%20de%20Vuelo%20del%20A400M.docx%23_Toc64204855 xxii xxiii Notación CBV Competence-based view KPI Key Performance Indicator CMS Competence Management System WIP Work in Process QLS Quality Line Side MFT Multifunctional Team WA Work Authorization QA Quality Authorization FOD Foreign Object Damage 1 2 1 INTRODUCCIÓN En los últimos años, la Industria 4.0 se ha introducido como un término popular para describir la tendencia hacia la digitalización y automatización del entorno de fabricación [1,2]. Este término también se asocia a la Cuarta Revolución Industrial y la finalidad de esta tendencia reside en el aumento de la productividad, la reducción de los costes y tiempos de producción, así como el aumento de la calidad en los procesos y productos de la empresa. Sin embargo, la transición hacia la Industria 4.0 también conlleva la necesidad de adquirir competencias más específicas y exigentes por parte de los trabajadores. La definición de competencia es una de las tareas más complicadas de la investigación empresarial, con poco acuerdo entre los investigadores. Tras una revisión intensiva de la literatura, las definiciones de competencia que más se adecuan al uso del término en este trabajo son: • Una competencia es la capacidad de aplicar o utilizar conocimientos, habilidades, comportamientos y características personales para realizar con éxito tareas de trabajo críticas, funciones específicas u operar en un rol o puesto determinado. • Las competencias son habilidades, cosas que puedes hacer, adquiridas a través de la experiencia laboral, experiencia personal, estudio o formación [3,4]. Conforme avanza la tecnología aeronáutica, se incorporan sistemas más complejos e integrados en las aeronaves, haciendo que el conocimiento y las habilidades necesarias de los operarios para realizar las tareas requeridas en la aeronave sean mucho más exigentes. Es decir, no solo realizan actividades físicas y repetitivas como puede ser atornillar un panel, sino también actividades como cargas de software, pruebas funcionales, toma de decisiones, instalaciones de sensores, etc. Por lo tanto, podemos decir que, el crecimiento exponencial de la tecnología en los últimos años está condicionando claramente la actuación de las empresas. La cuarta revolución industrial está cambiando las estrategias, la organización, los modelos de negocio, las cadenas de valor y suministro, los procesos, los productos y las habilidades de las empresas [5]. Una baja tasa de adaptabilidad ante los cambios inminentes puede tener consecuencias significativas en las empresas como la disminución de la capacidad de producción, un aumento de los costes y una pérdida de calidad en el producto final, pudiendo ocasionar en los casos más extremo el cierre de la empresa. La visión basada en competencias (CBV) es uno de los mejores enfoques hacia la implementación de la Industria 4.0 en las organizaciones, como explica Imran y Kantola en [1]. En el enfoque basado en competencias, las organizaciones tienen como objetivo identificar lascompetencias que son críticas para el desempeño laboral y asignar tareas a los empleados basándose en las competencias que tienen, más que en el puesto que ocupan dentro de la empresa. Los estudios [1,6] defienden que, con ello se consigue una organización del trabajo más flexible que el enfoque tradicional basado en el puesto de trabajo. Conforme a esta visión, la gestión de competencias es una herramienta importante para mantener la competitividad organizacional [1,7]. En este trabajo se plantea estudiar la mejora del sistema de gestión de las competencias de los operarios de la Línea de Vuelo del A400M. Para ello es necesario establecer previamente los posibles campos de mejora y, a continuación, plantear una solución que subsane los problemas actuales. Por lo tanto, el objetivo principal de este proyecto es redefinir y modelar el sistema de gestión de competencias de los operarios, con la finalidad de optimizar la productividad y la reducción de los costes en la factoría. 3 El sistema de gestión propuesto se podría implementar en un software de planificación específico. A pesar de que este no es el objetivo principal del trabajo, se incluye una propuesta de implementación en el software Jira para resaltar el potencial que puede adquirir el sistema de gestión definido. Dicha herramienta de planificación ha sido una elección personal basada en las ventajas que presenta y que serán expuestas a lo largo de este documento. Además, la metodología y la propuesta de implementación presentada en este estudio se podría aplicar a las diferentes secciones y programas de Airbus. De la misma forma, puede servir de referencia para la mejora del sistema de gestión de competencias de otras empresas realizando las modificaciones oportunas. El documento se divide en 6 capítulos con el siguiente contenido: • Capítulo 2: El sistema de gestión de competencias de Airbus. En este capítulo se pretende dar una descripción detallada del problema. Este proceso será fundamental de cara a conocer las áreas de mejora. • Capítulo 3: Gestión de competencias Se exponen los fundamentos teóricos que respaldan la metodología de trabajo en la que se basa la solución propuesta desarrollada en los siguientes capítulos. • Capítulo 4: Propuesta de un nuevo modelo de gestión. Se muestra un planteamiento general de la propuesta de mejora del sistema de gestión de competencias, así como los requisitos fundamentales que debe cumplir el nuevo sistema propuesto. • Capítulo 5: Modelado del nuevo proceso de gestión. Se detalla el nuevo proceso de gestión. De forma ilustrativa y aclaratoria se emplean diagramas de flujo y estado que reflejen este mismo proceso. • Capítulo 6: Propuesta de implementación en Jira. De cara a optimizar los resultados y consolidar el sistema de gestión de competencias, se muestra la propuesta de implementación en una herramienta de planificación. Con dicha información un programador especializado en esta herramienta sería capaz de aterrizar el proceso de gestión de competencias en Jira. • Capítulo 7: Conclusiones y desarrollos futuros. En este capítulo se reflexiona acerca de la metodología propuesta, resaltando las ventajas que esta aporta en comparación con el antiguo sistema. También se plantean las posibles mejoras futuras de la implementación propuesta. 4 2 EL SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPETENCIAS DE AIRBUS Actualmente en la Línea de Vuelo del A400M no existe un sistema de gestión de competencias bien estructurado y competitivo. La falta de un sistema de gestión, que a simple vista puede parecer insignificante, puede provocar una pérdida de la productividad del A400M, lo que se puede traducir en retrasos de las fechas de entrega de la aeronave y con ello, la pérdida de confianza por parte del cliente y un aumento significativo de los costes a causa del retraso. 2.1 Sistema de gestión original Para que un operario esté certificado por el Departamento de Calidad a realizar una tarea en la aeronave, en este caso en el A400M, tiene que poseer previamente las competencias requeridas para ello. Este procedimiento es fundamental a la hora de asegurar la calidad en el producto final, hecho que toma especial relevancia en el sector aeronáutico debido a las altas inversiones que se realizan y la responsabilidad que supone el correcto funcionamiento de la aeronave. Además, cabe destacar que es un proceso directamente relacionado con la productividad en la factoría y, por lo tanto, un proceso fundamental a la hora de optimizar la actuación de la empresa. El hecho de tener un sistema de gestión de competencias ineficiente implica la ausencia de personal certificado para realizar las tareas requeridas y con ello, un aumento de las horas no productivas. En el programa del A400M de Airbus, el sistema de gestión no se basa en competencias comunes a otros programas de Airbus, se basa en perfiles específicos del A400M conformados por una serie de conocimientos y formación. Para obtener un perfil específico es necesario que el operario haya realizado previamente los cursos de formación que estén relacionados con dicho perfil, que tenga un perfil previo adecuado si es que procede (por ejemplo para obtener el perfil de instalación eléctrica es necesario que el operario posea el perfil de instalaciones básicas) y que tenga experiencia previa realizando las tareas que habilita dicho perfil, es decir, que haya ayudado a un compañero que ya posea el perfil a realizar las tareas oportunas. Además, existe una Skill Matrix, tabla que relaciona a todos los operarios de la Línea de Vuelo y los diferentes perfiles a los que se puede optar en el programa del A400M, en la cual se deja constancia de los perfiles que posee cada operario y su prioridad para obtener perfiles nuevos en el futuro. El proceso de gestión de competencias abarca desde el plan de formación de los operarios, hasta las gestiones pertinentes entre el Departamento de Producción y el de Calidad para obtener las certificaciones de los perfiles específicos de los operarios y, por lo tanto, que estén certificados a realizar las tareas en el avión. A pesar de los recursos tecnológicos de Airbus, este procedimiento es muy manual y lento, tanto las gestiones entre Departamentos como la propia Skill Matrix están implementadas en archivos de Excel y en carpetas compartidas. Como es lógico, esto implica la posibilidad de borrar o modificar información importante por error, necesidad de repetir el proceso de gestión por pérdida de documentos, etc. Además, en el proceso actual existe poca implicación de los operarios. Ellos no son conscientes de qué perfiles se están tramitando, a qué nuevos perfiles pueden optar para evolucionar como profesionales en la industria, o incluso, para que atiendan a un curso de formación hay que avisarles personalmente uno a uno. 5 2.2 Análisis del Sistema de gestión actual Haciendo un análisis intensivo del sistema de gestión de competencias de la Línea de Vuelo del A400M, se puede concluir que los principales aspectos negativos y, por lo tanto, campos de mejora son: • No existe un flujo de trabajo claramente definido, lo que puede llevar a retrasos en el proceso y con ello disminución de la productividad. Además, al no existir un flujo del proceso de gestión de competencias no es posible establecer indicadores cuantitativos que permitan la mejora continua del proceso. • Sistema muy manual y lento, basado en archivos de Excel y carpeta compartida. • Pérdida notable de la capacidad productiva. Existe un número excesivo de horas no productivas debido a la lentitud y poca agilidad del sistema de gestión actual. • Poca participación de los operarios en el proceso de gestión. Para ellos supone una incertidumbre acerca de sus competencias actuales y de la posibilidad de adquirir nuevas competencias que les ayuden a crecer profesionalmente.• Dificultades muy significativas a la hora de realizar convalidaciones con otros programas de la factoría (por ejemplo, el traslado de un operario desde el programa del A400M al programa del C295 en la factoría de San Pablo Sur). Como se explicó anteriormente, esto se debe a que el sistema de gestión de competencias de la Línea de Vuelo del A400M no está basado en competencias comunes para todos los programas de Airbus, sino que está basado en perfiles de trabajo específicos para el programa del A400M. • Aumento notable de los costes debido a diversos motivos. Como se mencionó anteriormente, una deficiencia del sistema de gestión de competencias puede suponer gastos extra por el retraso en la entrega del producto. Además, las dificultades impuestas por las convalidaciones implican la necesidad de realizar cursos de formación a operarios que ya tenían esos conocimientos para facilitar el intercambio de BC entre programas. Por último, cuando un operario va a asistir a un curso de formación con la finalidad de adquirir un nuevo perfil, si este realiza una cancelación de última hora y debido a la falta de adaptabilidad y agilidad del sistema no somos capaces de encontrar un sustituto, se producen gastos extra conocidos como gastos de “Late cancelation”. • Descontento general, por parte de los operarios, ante la lentitud del proceso de gestión y la imposibilidad de realizar las tareas en la aeronave por su cuenta. Si un operario no posee un perfil específico no puede realizar la tarea relacionada en la aeronave de forma autónoma. Es decir, tiene que realizarla con un compañero que si posea dicho perfil para que certifique que el proceso se ha realizado con la calidad requerida. 6 3 GESTIÓN DE COMPETENCIAS 3.1 Importancia de la gestión de competencias en la industria Las competencias son un factor de éxito crítico a la hora de implementar y operar los sistemas de la industria 4.0 en la organización [1]. Por lo tanto, los modelos de competencia juegan un papel determinante dentro del desempeño empresarial, ya que impulsan las estrategias y procesos de formación y aprendizaje, el desarrollo de contenidos y la evaluación del desempeño de la organización, ver Corallo [12]. La gestión de competencias es la forma en la que las organizaciones tramitan las competencias de la corporación, los grupos y los individuos de acuerdo con los objetivos de la empresa. Esto permite optimizar decisiones a medio y largo plazo que repercutirán en los resultados obtenidos por la empresa, por ejemplo, cómo distribuir la carga de trabajo entre los empleados para reducir los tiempos de entrega [11]. El problema de la gestión de las competencias técnicas es un tema muy recurrente y de gran transcendencia en los procesos de ingeniería destinados a producir productos y sistemas complejos, donde una gran cantidad de elementos interactúan dinámicamente tanto en aspectos físicos como en la transferencia de información, de manera que cada interacción influye en todos los demás elementos. De ahí la especial relevancia en el contexto aeronáutico debido al empleo de tecnologías sofisticadas, la complejidad de sus procesos y la creciente necesidad de un intercambio de datos amplio y preciso [12, 13]. Según [14], la transición a la gestión basada en competencias nos ayuda a: • Formar un “pasaporte de competencias” de los empleados y departamentos (este documento ayuda a gestionar el ciclo de vida laboral de un empleado), de forma que se facilite las convalidaciones y movilidad de los operarios entre factorías. Estaríamos creando un plan de carrera para los operarios. • Determinar el lugar y el rol de cada empleado dentro de la implementación de la estrategia empresarial. • Determinar la necesidad y prioridad de la formación (o cursos de refresco) de los empleados en función de los requerimientos de producción. • Aumentar la calidad del producto final. Los operarios aportan valor a la empresa, por lo tanto, invertir en su formación y satisfacción en el ambiente laboral se verá directamente reflejado en el producto final. • Adaptarnos a los requerimientos tecnológicos y surgimiento de perfiles más especializados que exige la transición hacia la Industria 4.0. En esta perspectiva, los sistemas de gestión de habilidades y competencias (CMS) pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la efectividad de su entrenamiento y convertirse en un factor clave para asegurar que los planes de desarrollo individual y organizacional están vinculados a los objetivos comerciales, como explica Homer en [15]. Dichos sistemas se caracterizan por presentar un enfoque multidimensional e integral, permiten la planificación de sucesos, la elaboración de perfiles basados en competencias, el análisis de brechas o fallos en el proceso, etc. Todas estas características están vinculadas a la optimización de los indicadores clave de rendimiento de una empresa. 7 3.2 El software de planificación Jira A partir de varios análisis en el ámbito de gestión de competencias, se ha demostrado que los portales y plataformas electrónicas que promueven la acción colectiva son uno de los recursos más eficaces para resolver problemas en el ámbito industrial. La creación de un portal corporativo moderno de este tipo puede ayudar a una empresa a lograr mejores resultados y aumentar el nivel de competitividad tanto a nivel nacional como en el mercado extranjero [16]. En el mundo actual, el conocimiento se distribuye ampliamente y, por lo tanto, una empresa maximizará sus beneficios si compra o adquiere la licencia de los software creados por empresas externas si es más barato que desarrollar uno propio [16]. Por ello, en este caso se ha decidido usar un software externo debido a sus múltiples ventajas. La herramienta elegida para implementar el nuevo proceso es Jira, de la empresa australiana Atlassian [18]. La misión de esta empresa es ayudar a liberar el potencial de cada equipo a través del concepto de “trabajo abierto”. Trabajando de “forma cerrada” la información se oculta o se pierde, los vínculos entre equipos y compañeros son débiles y decaen las perspectivas. Como resultado de esto, el conocimiento se desperdicia, es decir, no estaríamos aprovechando el auténtico potencial de la empresa [17]. Jira es una herramienta en línea que ayuda a los equipos a planificar, asignar, supervisar y gestionar el trabajo, así como a elaborar informes al respecto. Inicialmente este software se diseñó como un gestor de incidencias y errores. Sin embargo, se puede configurar para gestionar y realizar un seguimiento de los requisitos de forma eficiente [19]. Este software es de bajo costo y, por lo tanto, asequible tanto para las PYME y las grandes corporaciones. Además, se puede implementar de forma rápida e intuitiva, por lo que será fácil para cualquier ingeniero familiarizarse con su uso. Por ello, Jira se ha convertido en una poderosa herramienta de gestión de trabajo para cualquier ámbito laboral, actualmente usada por multitud de empresas como Airbnb, Cisco, Autodesk, Spotify, etc. 3.2.1 Términos clave El software Jira define una serie de conceptos clave que se introducen a continuación: • Incidencias, entidades, tareas o tickets: hace referencia a un único elemento de trabajo de cualquier tipo o tamaño que se supervisa desde su creación hasta su finalización. Se recomienda el uso del término “incidencias”, ya que es común en otros de los softwares desarrollados por Atlassian y que complementan a Jira en la labor de conseguir un modelo ágil. • Flujos de trabajo: representan la trayectoria secuencial que sigue la incidencia desde que se crea hasta que se completa. Los flujos de trabajo definidos permiten que todos sepan los pasos desde la tarea pendiente hasta la finalización para que ninguna tarea se quede atrás. • Proyectos: son un conjunto de incidencias que se relacionana un objetivo o un contexto común. Los proyectos de Jira Software son espacios de trabajo flexibles que permiten que agrupes incidencias por equipos, unidades empresariales, productos o flujos de trabajo. Todos estos conceptos serán empleados en el desarrollo de la solución propuesta en los próximos capítulos. 8 3.2.2 Metodologías ágiles La herramienta Jira Software aprovecha el poder de las metodologías ágiles, principalmente la metodología Scrum, la Kanban o metodologías mixtas. Esto nos permite: • Tener una planificación flexible de nuestros proyectos. • Realizar estimaciones más precisas y aumentar la eficacia de la empresa. • Seguir un método de priorización basado en valores, asegurándonos de que las tareas que ofrecen mayor valor al cliente serán las primeras en realizarse. • Ejecución transparente. • Crear informes a partir de datos prácticos y funcionales sobre el rendimiento del equipo en tiempo real, lo que permite seguir mejorando el proceso. • Evolución escalable. La gestión de proyectos ágiles está diseñada para equipos de cualquier tamaño y condición. Por lo tanto, es una metodología que puede ser aplicable tanto para proyectos dentro de una misma factoría como a nivel internacional. 3.2.2.1 Metodología Scrum Este método se centra en aumentar la productividad a través de la comunicación y la planificación, proporcionándole libertad a los equipos para descubrir soluciones ingenieriles [20]. Se basa en trabajar de forma colaborativa, de manera que nos adaptaremos a los cambios en los requisitos, añadiendo valor de forma iterativa e incremental. Según los estudios [21,22], para ello serán necesarios tres factores fundamentales y relacionados entre si: • Transparencia: el proceso debe ser visible para todos los usuarios que están involucrados en el proyecto. Una baja transparencia puedo suponer la toma de decisiones que disminuyan el valor e incrementen el riesgo. • Inspección: es un procedimiento fundamental para detectar posibles problemas lo antes posible, lo que supondrá que se minimice la repercusión de dicho problema. • Adaptación: Si se determina que algunos aspectos del proyecto son inaceptables y fuera del alcance del proyecto, el proceso puede ajustarse para evitar futuros problemas. Los ajustes se deben realizar lo antes posible para minimizar las desviaciones. La transparencia permite la inspección. La inspección sin transparencia se considera un proceso engañoso y derrochador, ya que no obtiene una visión realista del proceso. A su vez, la inspección permite la adaptación. La inspección sin adaptación se considera un malgasto de recursos. Por lo tanto, podemos decir que es una metodología que presenta múltiples ventajas como la reducción de costes debido a la comunicación constante y al aumento de la calidad asegurando que todos los equipos estén al tanto de los problemas y cambios. Es el método ágil más practicado debido a su eficiencia ante posibles cambios, pero aun así no puede reemplazar algunos como XP o Kanban en algunas áreas específicas de desarrollo, ver Srivastava [20]. 3.2.2.2 Metodología Kanban La metodología Kanban es una filosofía que juega un papel importante en muchas unidades de producción. El principal objetivo de esta metodología es maximizar la productividad en ciclos de mínima duración a partir de 9 la reducción del tiempo de inactividad del proceso, enfatizando el concepto de entrega just in time (JIT). Se presentan explícitamente las tareas más importantes que necesitan atención prioritaria con el fin de reducir el riesgo de su incumplimiento, y también para aumentar la flexibilidad entre otras tareas en el proyecto [22,23]. Los principios básicos de Kanban son: • Limitación del trabajo en proceso (WIP). • Extraer valor centrándonos en el flujo del proceso. • Visibilizar el proceso de desarrollo. • Aumentar el rendimiento del equipo y la empresa. • Aumentar la calidad del proceso. • Mejora continua del proceso. Las empresas que implementa la metodología Kanban en su unidad de producción se ven beneficiadas en muchos aspectos como la reducción de inventarios para prevenir la sobreproducción, mejora en el flujo de trabajo, aumento de la flexibilidad respecto a las demandas y la mejora del nivel de gestión de proyectos de la organización. También ayuda a aumentar la calidad, reducir el coste de producción de la unidad, reducir los desperdicios y retrabajos en el proceso, y reducir el tiempo de inactividad, lo que supondrá una reducción del plazo de entrega [23]. Como se ha expuesto anteriormente existen diferencias entre ambas metodologías. Sin embargo, Scrum y Kanban tienen varios aspectos comunes como la capacidad de dividir el trabajo en partes más pequeñas habiéndose autoorganizado previamente en equipos, la adaptación ágil frente a los cambios, la limitación del WIP, el uso de un sistema pull (sistema que se ajusta en todo momento a la demanda, es decir, no se produce hasta que no hay una demanda real del producto) y la importancia de la transparencia [24]. 3.2.3 Ventajas de Jira Podemos concluir que se ha elegido Jira como herramienta para implementar el proceso debido a las numerosas ventajas que ofrece, que se resume en los siguientes puntos: • La facilidad para poder modelar cualquier tipo de proceso con diferentes propiedades que los caractericen y definan. • Mejoras en la planificación de la empresa. Jira permite crear historias de usuarios e incidencias y distribuir las tareas entre el equipo de forma óptima, permitiendo a todos los integrantes estar al tanto de las fechas de vencimiento y los estados del proyecto. Cada usuario puede tener cuadros de mando con la actividad pendiente o con la actividad que necesita controlar. • Mejoras en la supervisión del trabajo. Ayuda a priorizar y analizar el desempeño de tu equipo gracias a la visibilidad y transparencia que brinda al proceso. • Mejoras en los lanzamientos de acciones o modificaciones, debido a la confianza y seguridad sabiendo que la información que tienes es siempre la más actualizada. • Mejora el rendimiento del equipo con datos visuales a tiempo real mediante la centralización del trabajo de la organización • Impulsa el crecimiento empresarial. Jira permite trabajar con flujos de trabajo flexibles y de gran adaptabilidad, creando un ecosistema de nivel empresarial que promueve el crecimiento de la empresa a nivel nacional e internacional. 10 • Permite la monitorización y seguimiento de todo el proceso, su información, modificaciones, variables y comentarios realizados, de forma que la información esté siempre disponible para todo usuario que acceda a ella. Esto permite que el conocimiento que se adquiere en el proceso se quede en la herramienta, permitiendo la retroalimentación y mejora continua del proceso. • Gran potencial para la detección de errores. Cuando se detecta un error en cualquier parte del proyecto, permite la creación de una incidencia que contenga toda la información de este (descripción, nivel de gravedad, capturas de pantalla, etc). Además, permite clasificarlos y priorizarlos en función de la urgencia de la incidencia y la carga de trabajo del equipo. • Permite personalizar el proyecto para que las personas adecuadas reciban notificaciones cuando algo cambie. Así, si se detecta un error, se dirigirá al miembro correcto del equipo sin necesidad de hablarlo previamente. • El seguimiento de un requisito se puede acoplar estrechamente con el seguimiento de todo lo demás relacionado con este: sub requisitos, tareas, cambio de solicitudes, pruebas, errores, elementos de gestión de proyectos, etc, como se explica en [19]. 11 4 PROPUESTA DE UN NUEVO MODELO DE GESTIÓN La solución ingenieril que se va a plantear se divide en dos fases:primero se ha optado por redefinir y modelar el nuevo proceso de gestión de competencias, incluyendo las modificaciones oportunas que nos permitan solventar los problemas anteriormente mencionados. A continuación, para establecer el sistema de gestión de competencias se propone la implementación del nuevo proceso en una herramienta de planificación. En este caso se ha optado por realizar la implementación en Jira debido a la multitud de ventajas que presenta esta herramienta y que han sido expuestas en el anterior capítulo. 4.1 Definición y modelado del nuevo proceso El principal objetivo de este documento es el de establecer un flujo de trabajo que permita que el proceso de gestión de competencias sea competitivo y permita alcanzar los altos estándares que exige Airbus, una de las empresas pioneras en el sector aeronáutico a nivel mundial. Además de detallar el proceso de gestión de competencias con sus respectivos subprocesos, se representan los diagramas de flujo correspondientes. De esta forma conseguiremos una representación gráfica del proceso, haciendo que este sea mucho más intuitivo y sea más fácil encontrar fallos o campos de mejora en el mismo. Es por ello, que el establecimiento del flujograma del proceso se considera un paso esencial de cara a mejorar la productividad en la factoría, ya que nos permite identificar fácilmente la relación entre actividades y promueve la adaptación del proceso ante cambios. Consiguiendo así potenciar las ventajas que aporta la transición hacia un modelo de gestión de competencias Una vez definido el proceso y sus respectivos diagramas de flujo, se definirán una serie de indicadores clave del rendimiento (KPIs) que reflejan y derivan de los objetivos organizacionales. Estos indicadores se utilizan para cuantificar la eficacia del proceso de gestión, como se explica en los estudios [8,9], y por lo tanto, será un factor que contribuya activamente a la mejora continua del mismo. Es importante recalcar la diferencia entre objetivos y KPIs. El objetivo es el logro o meta que se pretende alcanzar mientras que los indicadores miden o cuantifican el progreso para alcanzar un objetivo determinado [10]. 4.2 Implementación del proceso en una herramienta de planificación De manera adicional y con el objetivo de conseguir un sistema de gestión ágil y con una alta adaptabilidad a los cambios, se propone la implementación del proceso en una herramienta de planificación. Con ello conseguiremos un mayor control del proceso y a su vez, debido a la gran versatilidad que ofrecen estas herramientas conseguiremos una mayor facilidad para modificar el mismo en caso de que fuera necesario y una mayor facilidad para obtener indicadores clave que permitan la mejora continua de este proceso. Además, una de las grandes ventajas del empelo de herramientas de planificación es que permiten realizar todo el proceso de gestión a través de una plataforma, permitiendo y promoviendo que todo el conocimiento quede dentro de la empresa. Es decir, en el caso de que se produzca alguna dificultad a lo largo del proceso, su resolución quedará registrada en la herramienta permitiendo que ante futuras adversidades todos los empleados 12 posean los recursos necesarios para resolver este tipo de incidencias. Como ya se mencionó anteriormente, una reducción en el tiempo de gestión de competencias lleva asociado una reducción de las horas no productivas en la factoría. Con el uso de una herramienta de planificación basada en las metodologías ágiles anteriormente expuestas se pretende asegurar la total transparencia y seguimiento del proceso por parte de todos los usuarios. 4.3 Requisitos del nuevo sistema Es importante establecer una serie de requisitos que necesitará incorporar o cumplir nuestro sistema de gestión de competencias para asegurar que se mejoran los puntos débiles anteriormente mencionados. Los principales requisitos son: • Flujo de trabajo definido de forma detallada, especificando los roles que intervienen en cada proceso y sus respectivas responsabilidades. • Implementar el proceso en una herramienta que permita que cada usuario pueda definir el trabajo que tiene pendiente o la información del proceso que le interesa mediante la construcción de cuadros de mando. • Implementar el proceso de manera que todos los usuarios con un mismo rol puedan realizar una tarea asignada a otro compañero. De esta forma se garantiza el flujo de trabajo independientemente de la ausencia del responsable de la tarea, ya sea por baja por enfermedad, vacaciones o cualquier otra causa personal. • Poder concentrar la información de interés en cada momento de manera ágil y disponible para los usuarios, evitando que la información se pierda y se tenga que repetir el proceso de gestión. • Aumento de la involucración de los operarios en el proceso de gestión mediante la herramienta de planificación. El sistema de gestión de competencias debería ayudar a los empleados a decidir y a planificar su propio aprendizaje [11]. • Poder definir y establecer indicadores que se obtengan fácilmente y que ayuden a identificar tanto los posibles riesgos que pueda tener el proceso como la proximidad para alcanzar un objetivo establecido. • Uso de competencias oficiales de Airbus de cara a facilitar las convalidaciones e intercambios entre programas y factorías. La finalidad del uso de este tipo de competencias es globalizar e interconectar todas las factorías de Airbus. • Optimizar la productividad y la reducción de costes, mejorando así la competitividad de Airbus Defence and Spain en el mercado internacional. 13 5 MODELADO DEL NUEVO PROCESO DE GESTIÓN 5.1 Objetivo del proceso El objetivo del proceso de gestión de competencias de los operarios es establecer los pasos a seguir para la obtención de una competencia y su posterior uso por parte de un operario de la Línea de Vuelo del A400M. Aunque, como se mencionó anteriormente, este proceso puede ser extrapolable a otros programas o factorías de Airbus. Tener documentado e implementado correctamente este proceso tiene como ventajas inmediatas: • Tener para cada competencia la lista de operarios que ya están certificados. • Saber para cada operario que competencias posee actualmente y a que competencias puede optar de forma inmediata o en un futuro cercano. Es decir, crear un plan de carrera para los operarios. Como gran finalidad del proceso, se pretende optimizar las convalidaciones y traslado de operarios entre los distintos programas de una misma factoría o entre diferentes factorías. Se recalca que dicho procedimiento será posible mediante el uso de competencias oficiales de Airbus. Como ya se razonó en anteriores capítulos, esto supondría un ahorro de recursos para la empresa (no sería necesario volver a formar a usuarios con conocimientos ya adquiridos para realizar un traslado) y, además una disminución notable de las horas no productivas, lo que supondrá a su vez un aumento de productividad a nivel global. 5.2 Alcance del proceso Para alcanzar los objetivos anteriormente mencionados será necesaria la determinación de los requisitos de una competencia específica, de manera que los operarios adquieran la formación necesaria y sean validados por el departamento oportuno, obteniendo dicha competencia. Una vez se obtienen una serie de competencias, el operario estará certificado para realizar determinadas tareas en la aeronave. 5.3 Roles del proceso Los roles que intervienen en el proceso son: ● Departamento de Producción. ● Operario Producción. ● Tutor (Operario Producción). ● Mando de Producción. ● Mánager Operacional de Producción. ● Responsable de Producción: tiene visibilidad sobre el proceso, aunque no ejecuta ninguna acción. 14 ● Departamento de Calidad. ● Inspector de Calidad, QLS. ● Responsable de Calidad. ● Calidad de Ingeniería.● Validador de Calidad de Ingeniería. ● Equipo multifuncional, MFT. ● Departamento de Formación. 5.4 Flujo propuesto Se procede a aclarar algunos términos que serán clave para entender el flujo propuesto. • Work Authorization (WA): es el certificado que necesita obtener un operario de Producción para realizar una tarea en la aeronave de forma correcta. Es decir, cada tarea realizada en la aeronave está asociada a una WA. Sin embargo, con dicha autorización el operario no está capacitado para asegurar que la tarea se ha realizado con la calidad exigida, lo que es fundamental en el entorno aeronáutico, por lo que la tarea tendrá que ser revisada para verificar que se cumplen los requisitos pertinentes y con ello asegurar la seguridad y satisfacción de los clientes. Una WA se puede descomponer en varias competencias oficiales de Airbus y son características de cada programa (A400M, C295, A320, etc). La introducción de este concepto supone un gran avance para la convalidación entre programas y factorías, ya que los operarios solo tendrán que adquirir las competencias necesarias que no sean comunes entre las WA de cada uno de los programas, reduciendo los costes y las horas no productivas. Por lo tanto, se consigue homogeneizar la formación en todas las factorías y potenciar el concepto de globalización de la empresa. • Quality Authorization (QA): este documento certifica que el operario que lo posea tiene el criterio necesario para asegurar que se cumplen los requisitos de certificación durante la realización de una tarea en la aeronave, y con ello la satisfacción en la entrega del producto final. Para cada WA existe una QA que es característica de cada programa, por lo que al igual que ocurría con los WA, son documentos que no pueden ser convalidables entre programas. Esta certificación es fundamental para que determinadas funciones del Departamento de Calidad puedan ser delegadas a un operario de Producción. Con ello se consigue un ahorro de recursos y agilizar el trabajo. Algunas de las funciones delegadas son: - Dar validez de la conformidad de las tareas e inspecciones ejecutadas en la aeronave de acuerdo con los requerimientos establecidos. - Identificar no conformidades en el producto. Existen tres tipos de QA, dependiendo de la tarea a la que están asociados. Para ello es necesario realizar una evaluación del grado de delegación de las tareas mediante un análisis de riesgos, distinguiendo entre: - QA tipo L1: asociado a tareas delegables. Autoriza a inspeccionar y validar el trabajo propio, asegurando la calidad requerida en el proceso. - QA tipo L2: asociado a tareas delegables. Autoriza a inspeccionar y validar operaciones de chequeo global. Por lo tanto, para poder optar a un QA L2, habrá que haber obtenido previamente el QA L1. - QA tipo L3: asociado a tareas no delegables. Se corresponde a inspecciones que necesariamente tienen que ser realizadas por un miembro de Calidad, ya que se consideran críticas, como por ejemplo las inspecciones finales previas a la entrega del producto al cliente o a otra factoría. 15 Por lo tanto, para realizar y validar una operación de forma autónoma será necesario tener el conjunto de competencias requeridas, la autorización de trabajo (WA) y la autorización de calidad (QA) correspondiente al nivel de la operación que se desea llevar a cabo. Tanto las WAs como las QAs se renuevan cada 2 años, asegurándonos que la capacidad y el criterio del operario se adapta a las nuevas tecnologías que vayan surgiendo, asegurando así la calidad del producto aeronáutico. El flujo propuesto se divide en varios subprocesos: la identificación de los requisitos de formación, la obtención de competencias, la obtención de WAs, la obtención de QAs del tipo L1 y la obtención de QAs del tipo L2. A continuación, se procede a detallar cada uno de estos. Para ello se ha decidido realizar un diagrama de flujo y un diagrama de estados para cada uno con la intención de facilitar el entendimiento del flujo de trabajo y con ello la identificación de posibles errores. 5.4.1 Identificación de los requisitos de formación Para que un operario pueda optar a la obtención de una competencia, una WA o una QA, es fundamental que previamente se establezcan los requisitos necesarios para dicha formación. Esta labor es llevada a cabo fundamentalmente por el departamento de Calidad de Ingeniería. Para identificar los requisitos necesarios para obtener una competencia, será necesario definir los cursos de formación que hay que realizar y, en caso de ser requerido, determinar qué competencias previas hay que poseer para optar a la nueva competencia deseada. Como anteriormente se expuso, las WA pueden ser divididas en competencias. Por lo tanto, a la hora de identificar los requisitos de un WA será necesario especificar las competencias que necesitaría obtener un operario para optar a dicha autorización. Es decir, el departamento de Calidad de Ingeniería analiza la tarea relacionada con el WA y recoge las competencias fundamentales para asegurar un correcto desempeño de la misma. Además, será necesario establecer la formación adicional, tanto práctica como teórica, que se requiere para completar el conocimiento adquirido mediante las competencias anteriormente mencionadas. Por último, para establecer los requisitos de una QA será fundamental haber definido previamente la categoría de la tarea con la que está relacionada. Para ello, el equipo multifuncional (MFT) formado por miembros de Calidad, Producción e Ingeniería realizan un análisis de riesgo para cuantificar las posibles consecuencias de la delegación de una tarea. Si el equipo no llega a un acuerdo en el nivel de la operación o si esta es o no delegable, será el Responsable de Calidad quien tome la decisión final. Si se trata de un QA L1 se tiene que establecer el WA al que está relacionado, es decir, la tarea para la cual se está autorizando la auto inspección; la formación de calidad que necesita obtener el operario interesado y que le ayudará a adquirir el criterio necesario para verificar que una tarea esta realizada conforme los requerimientos; y la forma en la que se va a evaluar los conocimientos del operario, es decir, el número de entrevistas y auditorías que tendrá que realizar con el Responsable de Calidad antes de la obtención de esta autorización. Durante las auditorías, el operario tendrá que realizar una serie de tareas y la auto inspección de estas, de forma que el Responsable de Calidad sea testigo de que el operario de Producción está totalmente capacitado para realizar estas operaciones y, por lo tanto, no se corra ningún riesgo al delegar esta función del Departamento de Calidad. De forma análoga, si se trata de un QA L2 se tiene que establecer el WA y el QA L1 que estén relacionados, la formación necesaria de calidad y la forma de evaluación que se llevará a cabo. Como se comentó anteriormente los QA L3 están relacionados con aquellas operaciones que el MFT clasifica como no delegables. Por lo tanto, esta autorización solo puede ser obtenidas por personal del Departamento de Calidad y no por un operario de Producción, ya que no se puede asegurar que tenga el criterio o la formación necesaria para realizar este tipo de tareas. Una vez se hayan identificado los requisitos de formación para obtener una competencia, una WA o una QA, Calidad de Ingeniería debe recoger la información para cada uno de los casos en un documento oficial abierto a futuros cambios, ya que, debido a la constante evolución tecnológica, los requisitos de formación pueden 16 Figura 1. Diagrama de flujo del proceso Identificación de Requisitos de Formación. volverse más exigentes. Una vez se haya realizado dicho documento, debe ser revisado por un Validador de Calidad de Ingeniería para que verifique que no existe ningún error en el documento y que los requisitos exigidosson correctos. Este proceso de validación es fundamental de cara a minimizar los errores humanos, ya que dichos documentos serán consultados durante el proceso de obtención de competencias, WAs y QAs. Por lo tanto, podemos concluir que el trabajo inicial realizado por Calidad de Ingeniería es la base del proceso y su correcta realización es fundamental para garantizar la seguridad durante las operaciones en la aeronave y la satisfacción del cliente en el momento de la entrega. 17 Figura 2. Diagrama de estado del proceso Identificación de Requisitos de Formación. 18 5.4.2 Obtención de competencias En este subproceso se definen los pasos a seguir para que un operario de producción de la Línea de Vuelo del A400M obtenga una competencia oficial de Airbus. Se vuelve a recalcar la importancia de estas, ya que serán conocimientos comunes a todas las factorías Airbus y con ello se potencia la posibilidad de intercambios y traslados de operarios. El proceso de obtención de una competencia será llevado a cabo en su mayor medida por el personal del Departamento de Producción. Dicho departamento es el que propone a un operario de Producción como candidato para obtener una competencia específica y, además, es el encargado de gestionar la documentación pertinente. Una vez se ha establecido el candidato y la competencia deseada, un trabajador del Departamento de Producción tendrá que consultar la documentación correspondiente a dicha competencia. Esta documentación ha sido creada y validada previamente por Calidad de Ingeniería, tal y como se ha detallado en el subproceso anterior. El primer factor a tener en cuenta será la exigencia de competencias previas para optar a la competencia actual, ya que si el candidato no cuenta con estos conocimientos no tiene sentido seguir con este subproceso. El operario de Producción tendrá que centrarse en conseguir previamente las competencias establecidas en el documento de Calidad de Ingeniería. Adicionalmente, se tiene que evaluar si el candidato ha realizado correctamente todos los cursos de formación exigidos para obtener la competencia deseada. En caso negativo, el trabajador del Departamento de Producción debe proponer al operario como candidato para realizar la formación restante. Sin embargo, la realización de la formación dependerá de si existe o no una convocatoria creada para realizar el curso o cursos de interés. En el caso de que no exista una convocatoria activa para poder inscribir al operario será fundamental crear una demanda desde el Departamento de Producción, notificando al Departamento de Formación el interés para participar en un curso y la prioridad de este, que vendrá dada por las exigencias de producción y el cumplimiento de fechas de entrega. Si se consigue suficiente demanda, el Departamento de Formación creará una nueva convocatoria en la que podamos inscribir al candidato en cuestión. Por el contrario, si no se consigue suficiente demanda, tendremos que esperar hasta que se oferte una nueva convocatoria para el curso de interés. Antes de inscribir al operario de Producción al curso se debe consultar con este su disponibilidad para realizar la formación en la fecha establecida para la nueva sesión. Mediante la comunicación con el candidato se consigue reducir los costes extra por “Late Cancelation”. Una vez que hayamos inscrito a un operario de Producción en un curso de formación, se le confirma las condiciones de realización del curso (fecha, hora, lugar, etc). Aproximándonos a la fecha acordada, si el operario ha realizado una cancelación de última hora será fundamental que el Departamento de Producción reaccione de manera ágil e inscriba a un sustituto interesado en realizar el curso, evitando una vez más los costes extra por “Late Cancelation”. El operario de Producción o su sustituto realizan el curso de formación, quedando registrado en el sistema. Al finalizar la formación el operario debe dar feedback acerca del contenido, calidad, duración, etc. Con la opinión de los operarios se consigue una mejora continua de la enseñanza y del futuro desempeño de los Blue Collars en la aeronave. Volviendo al proceso de obtención, una vez se haya asegurado de que el candidato ha realizado la formación necesaria y posee las competencias previas requeridas (si procede), el Departamento de Producción debe entregar al Departamento de Calidad los extractos que acrediten que el operario cumple todos los requisitos para obtener la competencia deseada. Esta documentación tiene que ser revisada por el Departamento de Calidad para verificar que no falte ningún documento acreditativo. En el caso de que no se encuentre ninguna disconformidad, se expide el certificado de la competencia deseada para el operario de Producción. 19 Figura 3. Diagrama de flujo del proceso Obtención de Competencias. 20 Figura 4. Diagrama de flujo del proceso Realizar Formación. 21 Figura 5. Diagrama de estado del proceso Obtención de Competencias. 22 Figura 6. Diagrama de estado del proceso Realizar Formación. 23 5.4.3 Obtención de WAs En el Departamento de Producción existe una constante demanda de operarios para realizar tareas en la aeronave. Como se explicó anteriormente cada una de estas tareas se asocia a una autorización de trabajo o WA. Es importante que los operarios de la Línea de Vuelo del A400M posean tantos WAs como sea posible, ya que facilita el reparto de la carga de trabajo y evita posibles retrasos en la entrega debido a la incapacidad de realizar ciertas tareas en la aeronave. Por lo tanto, para la obtención de una WA requerida, el Mánager Operacional de Producción se encarga de consultar la documentación pertinente, previamente elaborado por Calidad de Ingeniería, y de proponer a un operario como candidato para obtener dicha autorización. Por otro lado, es fundamental cerciorarse de que el operario elegido posee las competencias que conforman el WA, ya que, en caso contrario necesitará adquirirlas previamente y el Mánager Operacional tendrá que elegir a un nuevo candidato que las posea para cumplir con la demanda del Departamento de Producción. Además, es importante la comunicación con el operario de Producción, para verificar que está interesado y disponible para realizar la formación requerida. Una vez se tiene un candidato apropiado, el Mánager Operacional elabora un “Learning Path” o Plan de Formación basado en los requisitos establecidos por Calidad de Ingeniería, que incluye formación en aulas, formación sobre procesos y formaciones teóricas y prácticas en el propio ambiente de trabajo. El operario al que se le ha asignado el “Learning Path” contará con la ayuda de un tutor, que será un operario de Producción que ya posea dicha autorización de trabajo y que le ayude a realizar las tareas asociadas a dicha WA de forma correcta, y un Inspector de Calidad o QLS que supervisará el trabajo realizado, asegurando que se realice con el criterio y con la calidad requerida, haciendo especial énfasis en la ausencia de FODs en la aeronave. Se entiende por FOD cualquier objeto olvidado en el interior de la aeronave durante la realización de tareas en esta o dentro del área de trabajo y que no tiene una función operacional. Algunos de los FODs más típicos son: tuercas, arandelas, herramientas, capuchones de bolígrafos, etc. Si en la inspección final con el cliente se encuentra algún FOD en la aeronave, supondrá una reducción notable de los beneficios obtenidos por esa venta. Por lo tanto, la ausencia de FODs es parte de la filosofía de Airbus. Una vez completado el Plan de Formación, el Mánager Operacional realiza una evaluación del nivel de desempeño del operario al realizar las tareas relacionadas con la WA que pretende obtener. Si no se considera que el candidato sea autónomo en el trabajo, tendrá que seguir con su formación, adquiriendoexperiencia y conocimientos con la ayuda de su tutor. Por el contrario, si la valoración por parte del Mánager Operacional es positiva, le otorga la autorización de trabajo al operario, de forma que este es autónomo en la realización de la tarea y, por lo tanto, no necesita la presencia del tutor para llevarla a cabo. Sin embargo, el operario de Producción no podrá atestiguar la conformidad de las tareas realizadas, es decir, no puede asegurar que la tarea cumple los requisitos de calidad exigidos y, por lo tanto, necesita que su trabajo sea supervisado por un QLS. 24 Figura 7. Diagrama de flujo del proceso Obtención de WAs. 25 Figura 8. Diagrama de estado del proceso Obtención de WAs. 26 5.4.4 Obtención de QAs de tipo L1 Para la obtención de una QA de tipo L1, el Mando de Producción es el encargado de consultar la documentación correspondiente y de proponer a un operario de Producción como candidato para obtener la autorización de calidad que permite la auto inspección de tareas. Para elegir a un candidato apropiado, es fundamental que el operario haya obtenido previamente la WA que está relacionada con la tarea que va a ser autoinspeccionada. Es decir, para que el operario pueda atestiguar la conformidad de las tareas realizadas, es necesario que obtenga una QA del tipo L1 para cada WA que posea. Además, al igual que ocurría en los anteriores subprocesos, se consulta con el operario de Producción su interés y disponibilidad para realizar la formación necesaria para adquirir el criterio requerido a la hora de validar el trabajo realizado. Una vez se ha confirmado que el candidato es apropiado y está interesado en participar en el proceso de formación, el Mando de Producción realiza la solicitud para obtener la QA L1 deseada. A partir de ese momento, comienza el proceso de aprendizaje del operario. Es necesario que realice formación en el ámbito de calidad y formación específica, tanto teórica como práctica, de forma que adquiera los conocimientos y la habilidad para ser autocrítico con el trabajo realizado y ser capaz de asegurar que se cumplan los estándares de calidad durante el desempeño de la tarea vinculada a dicha autorización de calidad. Cuando el operario de Producción haya finalizado dicha formación adicional, tiene que ser evaluado por el Responsable de Calidad mediante una serie de entrevistas o pruebas de conocimientos y auditorías previamente establecidas por Calidad de Ingeniería, tal y como se explicó en el primer subproceso. A través de estos métodos el Responsable de Calidad debe juzgar si el operario de Producción posee los conocimientos y habilidades necesarias para llevar a cabo la auto inspección de la tarea. Si la evaluación es negativa, se tiene que volver a iniciar el proceso, realizando nuevamente la solicitud para obtener la QA L1 y reforzando los campos de formación que se consideren necesarios para potenciar el criterio del operario. Por el contrario, una vez que se considere al operario apto en la realización de la tarea delegada por el Departamento de Calidad, es necesario que tanto el operario de Producción como el Responsable de Calidad firmen la aceptación de la QA L1. Una vez completado estos trámites, el operario de Producción obtiene el certificado del QA L1. 5.4.5 Obtención de QAs de tipo L2 El proceso de obtención de las QAs L2 es prácticamente igual al proceso de obtención de QAs L1 anteriormente expuesto. Relacionado con cada tarea existe un QA L1 para la auto inspección y un QA L2 que permite inspeccionar la realización de la tarea a nivel global. Una de las principales diferencias en el proceso de obtención reside en que para seleccionar un candidato que opte a la obtención del QA L2 es necesario que haya obtenido previamente el QA L1 y, por lo tanto, el WA, ambos relacionados con la tarea que se pretende inspeccionar a nivel global. El resto del procedimiento es análogo, una vez que se ha encontrado a un candidato válido, el Mando de Producción realiza la solicitud para obtener la QA L2, el operario de Producción realiza la formación requerida en el ambiente laboral y posteriormente realiza la evaluación y las auditorías con el Responsable de Calidad. Al igual que el anterior subproceso, una vez que el Responsable de Calidad considera que el operario de Producción tiene el criterio y la capacidad para realizar este tipo de inspecciones, ambos firman la aceptación de la QA L2, obteniendo el operario la autorización de calidad del tipo L2 correspondiente. 27 Figura 9. Diagrama de flujo del proceso Obtención de QAs de tipo L1. 28 Figura 10. Diagrama de estado del proceso Obtención de QAs de tipo L1. 29 Figura 11. Diagrama de flujo del proceso Obtención de QAs de tipo L2. 30 Figura 12. Diagrama de estado del proceso Obtención de QAs de tipo L2. 31 6 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN EN JIRA 6.1 Requisitos de implementación En este apartado se procede a detallar los tipos de proyectos que hay que crear en Jira, los tipos de incidencias, sus flujos y los roles que intervienen en cada uno de ellos. 6.1.1 Tipos de proyectos JIRA se basa en proyectos que se clasifican en categorías y que están definidos por un nombre y una clave. La elección de la clave de un proyecto es importante porque cualquier entidad que se cree en dicho proyecto va a tener la misma clave seguida de un guion y de un número secuencial [18]. Hay una serie de limitaciones para elegir la clave de un proyecto: • No puede tener más de 9 caracteres. • No puede comenzar por un número. • No puede contener caracteres raros ni guiones bajos. A la vista de los subprocesos que se han expuesto en el capítulo anterior, se ha decidido concentrar el proceso de gestión en tres proyectos, cada uno de los cuales tiene una categoría y, por tanto, las entidades que se pueden crear en cada uno de ellos son diferentes. Los proyectos definidos son: • Identificación de requisitos • Obtención de certificados • Formación Para cada uno de estos proyectos se definen los tipos de incidencias que pueden contener. A su vez, a cada incidencia se le asocia un flujo que pasa por diferentes estados mediante la realización de acciones por parte de un usuario o un grupo de usuarios con un rol determinado. Es importante destacar que una incidencia en un estado determinado puede tener un usuario asignado que será el responsable de ejecutar la acción que permite la evolución del flujo. Sin embargo, cualquier otro usuario que no sea el asignado y posea un rol similar o superior a este, puede realizar acciones que conlleven o no cambios de estado. Por otra parte, para cada incidencia se deben definir una serie de variables que se informarán automáticamente en los cambios de estado o que serán informadas por los usuarios y que servirán para obtener los indicadores clave del proceso que definiremos posteriormente. Además, hay que tener en cuenta que en cualquier incidencia de JIRA hay una serie de acciones que son nativas y que se pueden llevar a cabo para todas ellas. En este proyecto solo usamos aquellas que sean de interés, eliminando por programación las acciones nativas de Jira que no aportan valor en el flujo. • Adjuntar archivos. • Realizar comentarios: en esta acción cabe destacar la utilidad de la herramienta, de manera que si en un comentario se pone @ aparecerán todos los usuarios del sistema. Al seleccionar a uno, el comentario le llegará mediante un correo electrónico, pudiendo incluso contestar al propio correo de 32 forma que la respuesta se registre como comentario de la incidencia. • Enlazar: una incidencia puede enlazarse con cualquier otra y se puede determinarse el tipo de enlace. Esta acción es especialmente interesante para relacionar diferentes proyectos como se verá en los próximos apartados. Además, se pueden establecer enlacesde la con sistemas externos, función que será de gran utilidad a la hora de relacionar una incidencia con registros externos. 6.1.2 Proyecto con categoría Identificación de Requisitos El objetivo de este proyecto es que los usuarios puedan crear tres tipos de incidencias en función de las necesidades: Requisitos competencia, Requisitos WA y Requisitos QA. Consideraremos como clave del proyecto REQU, con lo que todas las incidencias tendrán esta clave seguida de un número secuencial. Los usuarios que tienen acceso a este tipo de proyecto pueden tener diferentes roles: • Calidad de Ingeniería: es el rol de cualquier usuario que pertenezca a Calidad de Ingeniería. Dicho departamento está formado por integrantes de cada programa de Airbus, de forma que se puedan establecer de forma global las competencias y de forma local las WAs y QAs para cada programa. • Validador: usuario perteneciente a Calidad de Ingeniería y que se encarga de validar los requisitos una vez han sido establecidos. • MFT: es el rol de cualquiera de los usuarios pertenecientes a Producción, Calidad o Ingeniería y que forman parte del Multifunctional Team de Línea de Vuelo del A400M. • Responsable de Calidad: usuario encargado de las tareas de mayor responsabilidad del Departamento de Calidad de Línea de Vuelo del A400M. Cabe resaltar que los usuarios con un rol genérico, como Calidad de Ingeniería o MFT, conforman grupos en los que todos los integrantes poseen el mismo rol y, por lo tanto, estarán capacitados para realizar las mismas tareas. Es decir, todos los usuarios con el rol de Calidad de Ingeniería se asociarán al grupo de Calidad de Ingeniería. A continuación, se procede a detallar cada una de las incidencias que se pueden crear en este proyecto. 6.1.2.1 Incidencia “Requisitos competencia” Será necesario crear una incidencia de esta clase para cada una de las nuevas competencias que surjan debido a las innovaciones tecnológicas y los requerimientos de producción. Este tipo de incidencia puede ser creada por cualquier usuario con el rol Calidad de Ingeniería. Las variables que deben ser informadas en su creación son: - Título: Competencia X. - Descripción: explicación más o menos detallada de la competencia X. Especificar que es el proceso de identificación de requisitos de dicha competencia. - Prioridad: tal como su nombre indica es necesario establecer una prioridad para identificar los requisitos de la competencia X, siendo P1 la prioridad alta, P2 la normal y P3 la baja. - Fecha de compromiso: fecha aproximada para la cual Calidad de Ingeniería se compromete a haber identificado y documentado los requisitos de la competencia X. Al informar estos campos y acceder a la acción “Crear” se tendrá como resultado una incidencia de tipo “Requisitos competencia” en la que se identificará el informador o solicitante de la misma y que no aparecerá asignada a ningún usuario nominal sino a un grupo denominado “Calidad de Ingeniería” que estará formado por los usuarios que pertenecen a dicho departamento. La entidad se creará en estado PDTE CURSOS. 33 Tabla 1. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE CURSOS Acción Rol que puede hacerla Cambio de estado Cambio de resolución Asignar a mí Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería N/A N/A Editar Permite modificar cualquier variable de la creación Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería N/A N/A Cancelar Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE CURSO a CERRADA (Sin Resolver) a (Cancelada) Establecer cursos Necesario completar el campo cursos de formación Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE CURSO a PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL N/A El campo “cursos de formación” incluirá un desplegable con todos los cursos existentes y que incorpore una búsqueda inteligente. Es un campo múltiple y obligatorio, el usuario encargado de realizar la acción deberá marcar todos los cursos de formación que sean necesarios para adquirir la competencia X y continuar con el flujo. Tabla 2. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL Acción Rol que puede hacerla Cambio de estado Cambio de resolución Asignar Posibilidad de delegar la tarea a un compañero. Desplegable con los usuarios de Calidad de Ingeniería Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería N/A N/A Requerir competencias previas Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL a PDTE COMPETENCIAS PREVIAS N/A No requerir competencias previas Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE INFORMACIÓN ADICIONAL a PDTE DOCUMENTACIÓN N/A 34 Tabla 3. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE COMPETENCIAS PREVIAS Acción Rol que puede hacerla Cambio de estado Cambio de resolución Asignar Posibilidad de delegar la tarea a un compañero. Desplegable con los usuarios de Calidad de Ingeniería Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería N/A N/A Modificar Permite modificar la decisión de requerir competencias previas Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE COMPETENCIAS PREVIAS a PDTE DOCUMENTACIÓN N/A Especificar competencias previas Necesario completar el campo competencias previas Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE COMPETENCIAS PREVIAS a PDTE DOCUMENTACIÓN N/A El campo “competencias previas” incluirá un desplegable con todas las competencias oficiales de Airbus existentes y una búsqueda inteligente. Es un campo múltiple y obligatorio, el usuario encargado de realizar la acción deberá marcar todas las competencias previas que sean necesarias para adquirir la competencia X y continuar con el flujo. Tabla 4. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE DOCUMENTACIÓN Acción Rol que puede hacerla Cambio de estado Cambio de resolución Asignar Posibilidad de delegar la tarea a un compañero. Desplegable con los usuarios de Calidad de Ingeniería Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería N/A N/A Editar Permite modificar cualquier variable Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería N/A N/A Comenzar Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería PDTE DOCUMENTACIÓN a EN RESOLUCIÓN N/A 35 Tabla 5. Requisitos competencia. Acciones en estado EN RESOLUCIÓN Acción Rol que puede hacerla Cambio de estado Cambio de resolución Resolver Cualquier usuario del grupo Calidad de Ingeniería EN RESOLUCIÓN a PDTE REVISIÓN N/A Tabla 6. Requisitos competencia. Acciones en estado PDTE REVISIÓN Estado asignado al Validador de Calidad de Ingeniería Acción Rol que puede hacerla Cambio de estado Cambio de resolución Rechazar documentación Necesario completar el campo tipo de rechazo Se incrementa el contador número rechazos Validador PDTE REVISIÓN a EN RESOLUCIÓN N/A Aceptar documentación Validador PDTE REVISIÓN a CERRADA (Sin Resolver) a (Resuelta) El campo “tipo de rechazo” incluirá un desplegable con algunas de las opciones más comunes de rechazo como: - Falta de documentación - Error en el criterio: se considera que las competencias, cursos, formación adicional o métodos de evaluación seleccionados no son los apropiados. - Otros. Es un campo múltiple y obligatorio, sin rellenarlo no se permite rechazar la documentación aportada por Calidad de Ingeniería. 6.1.2.2 Incidencia “Requisitos WA” Será necesario crear una incidencia de esta clase para definir cada una de las WAs relacionadas con una tarea en la aeronave. Este tipo de incidencia puede ser creada por cualquier usuario con el rol Calidad de Ingeniería. Las variables que deben ser informadas en su creación son: - Título: Work Authorization X. - Descripción: explicación más o menos detallada
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