MARTIN GONZALEZ MUÑIZ

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA 
 
 
HOLCIM PLANTA TECOMÁN 
 
 
REPORTE FINAL DE RESIDENCIA PROFESIONAL 
“DESARROLLO DE PROGRAMA DE AUTOMATIZACIÓN 
CONTROL DE COSTOS” 
 
 
INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES 
 PLAN DE ESTUDIOS 2010 
 
 
MARTIN GONZALEZ MUÑIZ 
12460301 
DECIMO SEMESTRE 
 
VILLA DE ALVAREZ, COL. 31 DE AGOSTO 2017 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
1 
 
Resumen del proyecto 
El proyecto consiste en automatizar el control de costos a nivel nacional de cada una 
de las plantas cementeras del corporativo Holcim, México. Así como también la 
generación de reportes requeridos, con finalidad de que la persona responsable de 
este control le permita tomar decisiones a corto, mediano o largo plazo, es decir 
incluyendo resultados visuales como los KPI’s, para una observación más 
representativa de la tendencia de costos. 
Cabe mencionar que existen diferentes áreas laborales en cada una de las plantas 
cementeras, pero en este caso la inspección de costos de este proyecto está 
enfocada específicamente al área de mantenimiento, esto surgió debido a sus altos 
gastos en las acciones preventivas y correctivas de equipos industriales. 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Contenido 
Resumen del proyecto ............................................................................................................................. 1 
Introducción ............................................................................................................................................. 4 
Generalidades del Proyecto ..................................................................................................................... 6 
Descripción de la empresa y el área de trabajo ....................................................................................... 6 
Problemática ............................................................................................................................................ 7 
Objetivos generales y específicos ............................................................................................................ 9 
Objetivo general ................................................................................................................................... 9 
Objetivos específicos ............................................................................................................................ 9 
Justificación ............................................................................................................................................ 10 
Alcances y limitaciones .......................................................................................................................... 11 
Alcances .............................................................................................................................................. 11 
Limitaciones ....................................................................................................................................... 11 
Fundamento teórico ............................................................................................................................... 12 
SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing) ................................................................ 12 
¿Qué es SAP? .................................................................................................................................. 12 
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 12 
Características ................................................................................................................................ 12 
Process Runner ................................................................................................................................... 13 
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 13 
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 13 
Características ................................................................................................................................ 14 
Gestor de Bases de Datos SQL Server ................................................................................................ 15 
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 15 
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 15 
Características ................................................................................................................................ 15 
Visual Basic para Aplicaciones (VBA) .................................................................................................. 16 
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 16 
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 16 
Características ................................................................................................................................ 17 
Ofimática Microsoft office (Excel) ...................................................................................................... 17 
¿Qué es Excel? ................................................................................................................................ 17 
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 17 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
3 
 
Características ................................................................................................................................ 18 
Key Performance Indicator (KPI) ........................................................................................................ 20 
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 20 
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 21 
Características ................................................................................................................................ 21 
Procedimientos y descripción de las actividades realizadas .................................................................. 23 
Resultados .............................................................................................................................................. 24 
Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................................... 34 
Fuentes de información ......................................................................................................................... 35 
Glosario .................................................................................................................................................. 37 
 
 
Tabla de ilustraciones 
Fig. 1 Cronograma de actividades .......................................................................................................... 23 
Fig. 2 Parámetros de control .................................................................................................................. 24 
Fig. 3 Interfaz de ejecución Grupo1- Datos Maestros ............................................................................25 
Fig. 4 Guardar Ubicaciones ..................................................................................................................... 25 
Fig. 5 Consultar Ubicaciones .................................................................................................................. 26 
Fig. 6 Eliminar Ubicaciones ..................................................................................................................... 27 
Fig. 7 Consolidar datos ........................................................................................................................... 29 
Fig. 8 Gráfica con meses ......................................................................................................................... 30 
Fig. 9 Gráfica de costos relativos en porcentaje .................................................................................... 31 
Fig. 10 Panel de control de procesos ..................................................................................................... 31 
Fig. 11 Dar de alta usuarios .................................................................................................................... 32 
Fig. 12 Definir accesos a los usuarios ..................................................................................................... 32 
 
 
 
 
 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
4 
 
Introducción 
La empresa LafargeHolcim, es una organización ampliamente reconocida, no 
solamente a nivel nacional, sino mundial por la calidad de producto cementero que 
elabora, además de cumplir con las políticas establecidas para cuidar el medio 
ambiente, y así mismo manteniéndose en los estándares de una compañía 
socialmente responsable. Actualmente en México se encuentran siete plantas 
pertenecientes al grupo Holcim que están distribuidas en los diferentes estados, pero 
cabe mencionar que también existen varios centros de distribución con la finalidad de 
abarcar la mayor parte del país. 
Cada una de las plantas están conformadas por distintas áreas y de igual manera 
encargadas de los diferentes procesos internos para llevar el control 
correspondiente, por ejemplo: el área de proceso, planeación, control de calidad, 
comunicación y responsabilidad social, envase, ambiental, y mantenimiento 
(preventivo o correctivo) que tiene un importante papel para mantener los equipos en 
buen estado, es decir en funcionamiento adecuado. 
Dentro de las siete plantas, una de ellas es Holcim Planta Tecomán, se encuentra 
instalada en el estado de Colima, precisamente en el KM. 1.5 de carretera a Caleras 
municipio de Tecomán. En este establecimiento, especialmente en el sector del 
mantenimiento, se detectó una deficiencia en cuanto al tiempo en la elaboración de 
reportes para presentar los criterios del control de costos que correspondían a dicha 
área, por lo que fue necesario hacer énfasis para automatizar esta tarea a través de 
un proyecto de implementación de un programa (sistema). 
A continuación se describen los capítulos que fundamentan el desarrollo del sistema, 
en Generalidades del Proyecto se realiza una descripción de la empresa y el área de 
trabajo donde se desarrolló el proyecto, así como el problema a resolver, los 
objetivos del proyecto y la justificación. En el capítulo del Marco Teórico se 
puntualizan los aspectos teóricos que ayudaron para llevar a cabo el proceso del 
sistema, así como las definiciones y terminología de las herramientas utilizadas. El 
Desarrollo presenta la metodología que se utilizó en el análisis y diseño del sistema 
de software, así como las actividades realizadas. En el capítulo de Resultados se 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
5 
 
puntualizan los resultados obtenidos con una descripción de las gráficas e interfaces 
del sistema. Finalmente se presentan las Conclusiones y Competencias 
Desarrolladas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Generalidades del Proyecto 
Descripción de la empresa y el área de trabajo 
Holcim planta Tecomán está conformada por diferentes áreas, a continuación, se 
describe en términos generales, las actividades que realiza cada una de ellas: 
 Gerencia de Proceso: es la encargada de monitorear las 24 horas del día, las 
operaciones de todos los equipos de la planta. 
 Planeación: lleva el control de los presupuestos anuales. 
 Sistema de gestión integral: es la responsable del control documental respecto 
a auditorías, normas ambientales, etc. 
 Control de calidad: se encarga de que el producto final cumpla con la calidad 
establecida. 
 Envase: lleva el proceso de colocar el producto en bolsas o sacos de papel, es 
decir, que quede listo para distribuirlo. 
Por último, se tiene el Departamento de Gerencia de Mantenimiento, esta área se 
encarga de realizar todos los mantenimientos tanto preventivos como correctivos de 
los equipos industriales que pertenecen al proceso de elaboración del producto 
conocido como cemento. 
El término preventivo se refiere a la forma periódica de inspecciones tanto de 
funcionamiento, ajustes, análisis, limpieza, lubricación, calibración etc.; con el 
objetivo de prever los problemas que pueda tener un equipo y corregirlos en el 
momento oportuno para mantenerlo en óptimo funcionamiento, mientras que el 
correctivo consiste en la reparación forzosa e imprevista cuando ocurre un fallo, y 
que impone la necesidad de sustituir o reparar piezas antes de continuar haciendo 
uso de dicho conjunto. Los mantenimientos descritos se aplican a criterios tanto 
mecánicos como eléctricos. 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
7 
 
Problemática 
Como parte del área, también es importante tener control de los costos que generan 
los planes de mantenimiento, es decir cuánto se gasta en la compra de materiales, 
refacciones, herramientas, servicios de terceros, entre otros elementos. Y es aquí 
donde fue requerida una persona con conocimientos de la carrera de ingeniería en 
sistemas computacionales o afín, para llevar a cabo el proyecto de desarrollo de un 
programa de automatización para el control de costos. 
Uno de los inconvenientes que se tienen en el área de mantenimiento en la planta 
Tecomán, es el tiempo de demora al generar reportes de los gastos ejecutados 
durante los mantenimientos preventivos y/o correctivos, a los equipos que realizan 
las tareas para generar el producto final (cemento), en estos mantenimientos también 
se incluyen gastos de las refacciones compradas, reconstruidas e incluso los costos 
de los servicios a terceros de empresas especialistas en cierta maquinaria. Todos 
estos gastos se llevan a un control de registro en la plataforma conocida como SAP, 
pero debido a la manera convergente que se realiza el proceso de reportes, genera 
que la persona responsable consuma tiempo excesivo y tenga una probabilidad de 
error por resultados no actualizados, ya que en ese lapso se pudieron haber 
registrado más gastos. 
La manera que se realizaba era la siguiente: 
 Primero se accedía a la interfaz de SAP para indicarle a través de una 
transacción que datos se deseaba descargar, visualizar o modificar. 
 Se descargaban en un formato compatible con Excel para manipularlos, es 
decir poder aplicarle filtros, formulas, entre otros cambios más. 
 Los cambios se aplicaban a cada archivo descargado, cabe señalar que son 
grandes volúmenes de datos y que cada transacción es única ya que 
descarga solo información correspondiente a ella. 
 Después se guardaba en un formato diferente al descargado para consultar y 
extraer en una nueva hoja de Excel, donde se colocaban los datos de las 
diferentes transacciones para generar el reporte de control de costos. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Por esta razón se planteó la necesidadde un sistema que automatice el proceso que 
se realiza manualmente, además de permitir que el control de costos se monitoree 
constantemente para tomar acciones correspondientes a los criterios establecidos. 
También se buscó que se ejecute con tareas programadas para mantener los datos 
almacenados con la última versión de actualización, dicho de otra manera, el sistema 
se ejecutara dentro de un horario o fecha establecida por la persona responsable. 
Conforme se fue desarrollando este sistema y por su complejidad surgieron 
problemas a nivel de programación, pero con el conocimiento obtenido de las 
materias cursadas durante la carrera, fue posible la corrección de cada uno de los 
conflictos presentados. No solo las materias relacionadas a la lógica de 
programación fueron de utilidad, sino también las que se relacionan a metodologías e 
ingeniera en software para diseñar los diagramas de flujo, que representan el 
comportamiento lógico en cada uno de los módulos que conforman al sistema. 
Además se realizó un análisis para efectuar los cambios que permitieran una mejora 
en el diseño de las tablas que conforman la base de datos, con el fin de optimizar la 
redundancia de información, obteniendo un buen rendimiento en el motor gestor de 
bases de datos. 
El sistema se desarrolló en plataforma para escritorio debido a que había avances 
desde que la necesidad surgió, además de las políticas establecidas en la empresa. 
Una de ellas fue que ya contaban con sistemas en el entorno de desarrollo Visual 
Basic para aplicaciones, siendo los estándares para todo el grupo de plantas del 
mismo giro. 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Objetivos generales y específicos 
Objetivo general 
Automatizar el proceso de control de costos del área de mantenimiento, a través de 
un sistema y herramientas que nos permita la extracción de datos de la plataforma 
SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos). 
Objetivos específicos 
 Extraer los datos maestros de manera autónoma con la herramienta Process 
Runner. 
 Almacenar en una base de datos toda la información extraída. 
 Controlar las actividades a realizar durante la ejecución del sistema. 
 Almacenar el registro (fechas, horas, usuario, nombre de modulo y estatus) de 
todos los módulos procesos. 
 Notificar mediante correo electrónico todos los errores que puedan 
presentarse durante la ejecución, cabe señalar que este aviso lo recibirá el 
responsable correspondiente. 
 Implementar tareas programadas para la ejecución automática en horarios 
recurrentes. 
 Generar gráficas para la visualización del comportamiento del costo planeado, 
costo real, etc. 
 Establecer un estándar de idiomas, para la compatibilidad de lenguaje 
Español, Inglés y Portugués. 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Justificación 
En todos los departamentos siempre hay oportunidades de implementar mejoras 
continuas para la automatización de procesos, es decir agilizar las tareas que se 
realizan frecuentemente a través de herramientas informáticas, tecnología, etc. Pero 
muchas de las veces la implementación no es sencilla por incompatibilidad de 
hardware, software, o en ocasiones por otras limitantes. En este caso ya se había 
analizado la deficiencia en la inspección de costos que existía en el departamento de 
mantenimiento de Holcim planta Tecomán, de acuerdo con el resultado del análisis 
fue viable la propuesta de desarrollar un sistema informático que realizara de manera 
eficaz la tarea del reporte de control de costos. 
El tema de control de costos es de suma importancia ya que los egresos económicos 
se deben monitorear de manera frecuente para crear planes de acción ante un 
desvió inesperado. 
El desarrollo del sistema consiste en facilitar y agilizar el proceso, es decir 
automatizar el proceso de generación de reportes con sus respectivas graficas 
necesarias para la toma de acciones oportunas en decisiones a corto, mediano o 
largo plazo. 
El sistema beneficiará a la persona responsable de general dichos reportes, de la 
misma manera será beneficiado el departamento de mantenimiento de la planta 
Tecomán, ya que disminuirá el tiempo utilizado para la generación de los reportes. 
Un aspecto importante a destacar es que este sistema se podrá implementar en el 
resto de las plantas de LafargeHolcim, lo cual produciría un beneficio a nivel mundial. 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Alcances y limitaciones 
Alcances 
 Agilizar el control de costos del área de mantenimiento. 
 Automatizar la generación de reportes de control de costos. 
 Se podrá implementar en otras plantas pertenecientes al mismo grupo. 
 Tener control de usuarios para el acceso al sistema. 
 Mediante una configuración personalizada, el usuario podrá realizar los 
ajustes para elegir de qué manera quiere ejecutar el sistema, si en secuencia 
o por módulos 
 Con una configuración individualizada se contará con la posibilidad de que, 
dependiendo de la necesidad, toda la información extraída de SAP podrá 
almacenarse en una base de datos local o virtual (disponible en un servidor en 
red). 
Limitaciones 
 El equipo de cómputo donde se encuentre el sistema siempre deberá tener 
conexión a internet para poder acceder a la base de datos en el servidor, esto 
para obtener los resultados de información actualizada. 
 Las herramientas utilizadas para la extracción de datos deben ser instaladas 
con licencia. 
 La manipulación de diferentes archivos de Excel genera carga de procesos, 
por lo cual, la maquina donde se ejecutara el sistema deberá cumplir ciertas 
características de rendimiento. 
 
 
 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Fundamento teórico 
 
Durante el desarrollo de este proyecto fue necesario la investigación y utilización de 
herramientas específicas para automatizar el procesamiento de datos. 
SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing) 
¿Qué es SAP? 
Es un sistema de aplicaciones y productos en 
procesamientos de datos que son los que describen 
los hechos empíricos, sucesos y entidades que 
gestiona de forma integrada “on line” todas las áreas 
funcionales de una empresa [1]. 
Prácticamente abarca todos los aspectos de la administración empresarial. SAP está 
considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo (tras 
Microsoft y Oracle) y el mayor de la Unión Europea. 
¿Para qué sirve? 
SAP se especializa en software ERP (Enterprise Resource Planning). Básicamente 
es un programa que sirve para todo: contabilidad, gestión de almacén, gestión de 
clientes, gestión de producción. En principio por su flexibilidad se adapta a todas las 
empresas [2]. Es decir, es una solución estándar y modular, es más barata que una 
solución a medida. Estos módulos son como si fueran “aplicaciones aparte” que se 
ajustan a cada departamento en cuestión. Digamos todos los departamentos tienen 
sus programas para gestionar las tareas y después todo se refleja en conjunto en la 
base de datos común. Los jefes por ejemplo pueden ver gracias al BI (Business 
Intelligence) la situación de la empresa en tiempo real, mediante gráficos, informes… 
etc. 
Características 
 Información on-line: esta característica significa que la información se 
encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos 
de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas [2]. 
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 Jerarquía de la información: esta forma de organizar la información permite 
obtener informes desde diferentes vistas. 
 Integración: esta es la característica más destacable de SAP y significa que la 
información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y 
que pueden tener acceso a ella. La informaciónse comparte, tanto entre 
módulos, como entre todas las áreas [2]. 
En la implementación de este proyecto, SAP fue la principal plataforma con la que se 
tuvo que interactuar para extraer la información almacenada en sus respectivas 
bases de datos. 
El siguiente software fue una de las herramientas que tuvo una gran utilidad para la 
recuperación de información de manera automática. 
Process Runner 
¿Qué es? 
Innowera Process Runner es una 
herramienta de software de 
automatización que le permite cargar y 
descargar información entre SAP y 
Excel, sin escribir una sola línea de código. Runner proceso está diseñado para 
hacer más fácil la gestión de datos SAP utilizando su herramienta cotidiana Microsoft 
Excel [4]. 
Process Runner fue la relación primaria para la manipulación de datos entre el 
sistema a desarrollar y la plataforma SAP. 
¿Para qué sirve? 
Esta herramienta tiene una amplia aplicación en la parte de extracción de datos, y no 
solo eso sino también es capaz de mandar transacciones de inserción de datos a los 
diferentes módulos que conforman la plataforma SAP. 
Para implementar el software mencionado anteriormente es necesario contar con 
una licencia de uso específico, es decir, antes de adquirirla se debe realizar un 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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análisis de las tareas que se ejecutaran para procesar los datos, por ejemplo si 
solamente se desea descargar información o cargar nuevos datos de manera 
automatizada de la plataforma SAP, cabe mencionar que los privilegios de las 
funcionalidades están limitadas a los criterios de cada una de las categorías de las 
otorgaciones disponibles. 
Para las tareas que requieren descargar datos, es necesario una licencia llamada 
run-only-line, esta licencia permite ejecutar procesos únicamente de extracción de 
datos para eficiente los reportes de interés. Su funcionamiento es transaccional, esto 
significa que a través de transacciones (claves establecidas para acceder a las 
diferentes interfaces), filtros, validaciones y entre otros criterios, se procesan 
algoritmos de búsqueda para consultar las bases de datos de la plataforma SAP. El 
funcionamiento para la subida de nuevos registros es similar al de descarga, solo es 
necesario tener toda la información una hoja con formato .xls en donde se hará 
referencia todas las transacciones a ejecutar, de esta manera el Process Runner se 
comunicara con las tablas de las bases de datos correspondientes. 
Cabe señalar que para desarrollar y/o modificar los procesos de las transacciones 
mencionadas anteriormente, se debe adquirir una licencia de administrador que por 
regularmente la tiene la persona responsable del área de sistemas de una 
organización. 
Características 
 Eficiencia: Una solución consistente y altamente repetitiva para eliminar los 
errores de procesos manuales, facilitando la eficiencia general y la 
autosuficiencia. 
 Cobertura: Amplia cobertura para impulsar la migración eficiente de datos a 
través de transacciones SAP, BAPI/RFM o GUI scripts para datos maestros, 
de transacción o de configuración agregando valor a todos los usuarios [4]. 
 Facilidad de uso: Un producto robusto e intuitivo que permite a los usuarios 
migrar datos de manera rápida y precisa sin necesidad de scripting o 
programación. 
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Gestor de Bases de Datos SQL Server 
¿Qué es? 
Es un sistema de gestión de bases de datos 
relacionales (RDBMS) de Microsoft que está 
diseñado para el entorno empresarial. SQL 
Server se ejecuta en T-SQL (Transact -SQL), 
un conjunto de extensiones de programación de Sybase y Microsoft que añaden 
varias características a SQL estándar, incluyendo control de transacciones, 
excepción y manejo de errores, procesamiento fila, así como variables declaradas 
[5]. 
Este gestor de bases de datos, como su descripción lo dice, se utilizó para la 
creación de la base de datos y sus tablas correspondientes, para almacenar la 
información extraída de SAP y posteriormente poder manipular dicha información a 
través de procesos y tareas específicas. 
¿Para qué sirve? 
Permite la definición de bases de datos a distintos niveles de abstracción, así como 
su manipulación, garantizando tanto la seguridad como la integridad y consistencia 
de los mismos. Siempre de forma separada a los programas o aplicaciones que los 
gestionan, sin tener que modificar estas aplicaciones [6]. 
Características 
 El método de almacenamiento y el programa que gestiona los datos (servidor) 
son independientes del programa desde el que se lanzan las consultas 
(cliente). 
 En lugar de primarse la visualización de toda la información, el objetivo 
fundamental es permitir consultas complejas, cuya resolución está optimizada, 
expresadas mediante un lenguaje formal. 
 El almacenamiento de los datos se hace de forma eficiente aunque oculta 
para el usuario y normalmente tiene, al contrario de lo que ocurre con las 
https://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjE0u7TmO_VAhUB4iYKHbUTAMIQjRwIBw&url=http://gestoresbasesdedatos.blogspot.com/&psig=AFQjCNEcPjhlJ2jT_K6DvnXUVeBF6EXY9w&ust=1503640781736315
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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hojas de cálculo, poco que ver con la estructura con la que los datos se 
presentan al usuario. 
 El acceso concurrente de múltiples usuarios autorizados a los datos, 
realizando operaciones de actualización y consulta de los mismos, 
garantizando la ausencia de problemas de seguridad (debidos a accesos no 
autorizados) o integridad (pérdida de datos por el intento de varios usuarios de 
acceder al mismo fichero al mismo tiempo) [7]. 
Visual Basic para Aplicaciones (VBA) 
¿Qué es? 
Es el lenguaje de macros de Microsoft 
Visual Basic que se utiliza para 
programar aplicaciones Windows y que 
se incluye en varias aplicaciones 
Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de 
programas de Microsoft Office. 
Por otra parte, también se le conoce como implementación del lenguaje de 
programación orientado a eventos de Microsoft, Visual Basic 6, y su entorno de 
desarrollo integrado asociado (IDE), adaptado a las distintas aplicaciones que 
componen Microsoft Office. Todas las aplicaciones del paquete Microsoft Office, 
cuentan con esa capacidad, tienen un lenguaje común basado en Visual Basic 6, con 
la filosofía de programación de este lenguaje y luego a través de unos objetos 
específicos de cada aplicación podemos controlar todo lo referente a esa aplicación 
[8]. 
¿Para qué sirve? 
Visual Basic para Aplicaciones permite la construcción de funciones definidas por el 
usuario, la automatización de los procesos y el acceso a la API de Windows y otras 
funcionalidades de bajo nivel a través de las bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL) 
[8]. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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Este editor de código se utilizó para programar toda la estructura funcional de los 
procesos requeridos para el funcionamiento, contemplando la notificación de todos 
aquellos errores que puedan presentarse al momento de estar en ejecución, esta 
notificación se realizara vía correo electrónico al coordinador correspondiente. 
Características 
 Permite automatizar tareas repetitivas 
 Ayuda a personalizar la interfaz de Excel con barras de herramientas, menús y 
formularios. 
 Simplifica el uso de plantillas 
 Agrega funcionalidad al entorno de Excel 
 Crea informes 
 Ejecuta manipulación y análisis de datos refinados 
Ofimática Microsoft office (Excel) 
¿Qué es Excel? 
Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida como parte del 
paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Microsoft Excel presenta 
una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Microsoft Exceles una hoja de cálculo que utiliza una colección de celdas dispuestas en filas y 
columnas lo cual permite organizar y manipular los datos más fácilmente [9]. 
¿Para qué sirve? 
Excel con VBA incorpora una poderosa manera de automatizar aplicaciones. En este 
sistema, VBA actúa como un lenguaje de propósito general que es independiente de 
la aplicación. De este modo, cualquiera que tenga conocimientos de programación 
en Visual Basic puede fácilmente automatizar Excel, por otra parte si alguien aprende 
a escribir macros en Excel, puede muy fácilmente transferir su conocimiento a otros 
tipos de programación con Visual Basic. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
18 
 
Una de las fortalezas de Excel ha sido siempre su lenguaje macro. Desde que Excel 
apareció, siempre gozó de tener el lenguaje macro más extenso y flexible que 
cualquiera de las otras hojas de cálculo. Visual Basic for applications (VBA) apareció 
por primera vez como una parte de Excel en la versión 5. De hecho Excel fue la 
primera aplicación que incluyó esta novedosa arquitectura. Al empezar con Excel 97, 
VBA se convirtió totalmente en un ambiente para el desarrollo de software, 
consistiendo en la versión independiente de Visual Basic y siendo compartida por 
todas las demás versiones de Microsoft Office [10]. 
Características 
 Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de 
trabajo. 
 Filas horizontales se identifican por números (1, 2, 3) mientras que las 
columnas verticales con letras del alfabeto (A, B, C). Para las columnas más 
allá de 26, las columnas están identificadas por dos o más letras tales como 
AA, AB, AC. 
 El punto de intersección entre una columna y una fila, se conoce como celda 
(pequeña caja rectangular). Una celda es la unidad básica de almacenamiento 
de información de la hoja de cálculo. 
 Agrupación de varias hojas de cálculo llamado libro. Excel está compuesto por 
libros, un libro es el archivo donde se almacenan los valores. Cada libro puede 
contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 
aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y 
alfabéticamente respectivamente. 
 Actualización automática de los resultados obtenidos, al modificar los valores 
de los cuales depende un resultado. 
 Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 
 Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en 
las celdas, con la posibilidad de insertarlos a la misma hoja de cálculo o en 
hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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 Trabajar con información de una base de datos introducida en la hoja de 
cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de 
Datos como Access. 
 Permite agrupar valores como vistas personalizadas de manera que se pueda 
presentar la información con diferentes perspectivas. 
A continuación, mencionaremos las versiones de Excel y la compatibilidad con los 
sistemas operativos. 
1985 - Excel 1.0 (para Apple Macintosh). La primera versión de Excel fue creada 
para ser utilizada en la plataforma Macintosh de Apple. 
1987 - Excel 2.0 (para Windows). En este año se acababa de lanzar el sistema 
operativo Windows por lo tanto fue la primera versión de Excel para Windows sin 
embargo fue etiquetada como la versión 2 para dar continuidad con la versión creada 
previamente para Mac. 
1989 - Excel 2.2 (para Apple Macintosh y OS/2) 
1990 - Excel 3.0 (para Windows, Apple Macintosh y OS/2). En esta versión se 
introducen los gráficos 3-D. 
1992 - Excel 4.0 (para Windows y Apple Macintosh) 
1993 - Excel 5.0 (para Windows y Apple Macintosh). En esta versión finalmente 
Excel permite crear múltiples hojas dentro de un libro y agrega el soporte para el 
lenguaje de programación VBA. 
1995 - Excel 7.0 [EXCEL 95] (Office '95). Se omite la versión 6 de Excel para 
empatar todos los productos de Microsoft Office [Word, Excel y PowerPoint] y a partir 
de esta versión se comienza a conocer a Excel por el año de su lanzamiento. 
1997 - Excel 8.0 [EXCEL 97] (Office '97 para Windows) y 1998 Excel 8.0 (Office '98 
para Apple Macintosh). En Excel 97 se introduce el formato condicional y la 
validación de datos. Se realizan mejoras para los programadores de VBA al incluir un 
nuevo Editor de VBA e introducir los módulos de clase y los formularios de usuario. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
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1999 - Excel 9.0 [EXCEL 2000] (Office 2000 para Windows) y 2000 Excel 9.0 (Office 
2001 para Apple Macintosh). Se agrega el soporte para complementos COM y varias 
mejoras para las tablas dinámicas. 
2001 - Excel 10.0 [EXCEL XP] (Office XP para Windows) y 2000 Excel 10.0 (Office 
vX para Apple Macintosh). Existen mejoras poco significativas pero se prepara esta 
versión para formar parte de Office XP y ser lanzado en conjunto con Windows XP. 
2003 - Excel 11.0 [EXCEL 2003] (Office 2003 para Windows) y 2004 Excel 11.0 
(Office 2004 para Apple Macintosh). Esta versión ofrece un soporte mejorado para 
XML y correcciones en algunas funciones estadísticas. 
2007 - Excel 12.0 [EXCEL 2007] (Office 2007 para Windows) y 2005 Excel 12.5 
(Office 2007 para Apple Macintosh). Un cambio significativo para la herramienta ya 
que se introduce un nuevo formato de archivo, una nueva interfaz de usuario que 
incluye la cinta de opciones. También se aumenta la capacidad de una hoja de 
cálculo al permitir muchas más filas y columnas. 
2010 - Excel 14.0 [EXCEL 2010] (Office 2010 para Windows). Un tanto 
supersticioso, Microsoft omite la versión 13 y sigue con la versión 14 también 
conocida como Excel 2010. En esta versión se introducen los minigráficos, la vista 
Backstage y la segmentación de datos. 
Las versiones mostradas anteriormente son descritas de acuerdo al autor citado [11]. 
Cabe mencionar que la versión 2010 fue la que se utilizó para implementar el 
sistema, por los estándares de software establecidos en la empresa, es decir todos 
los equipos de cómputo dentro de la compañía tienen instada la versión mencionada. 
Key Performance Indicator (KPI) 
¿Qué es? 
KPI son las siglas de Key Performance Indicators, o sea, indicadores clave del 
desempeño. Los KPIs son métricas que se utilizan para cuantificar los resultados de 
una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos predeterminados; 
indicadores que nos permiten medir el éxito de nuestras acciones [12]. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
21 
 
Por otra parte también se puede definir como métricas financieras o no financieras, 
utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y 
que generalmente se recogen en su plan estratégico. 
¿Para qué sirve? 
Cuando se habla de Kpi’s nos referimos a un indicador clave en el desempeño del 
negocio que nos permite medir el éxito de nuestras acciones. Puede expresarse en 
términos monetarios, de unidades o en porcentajes. 
Los indicadores clave del desempeño deben ser una radiografía del negocio y 
ofrecer ópticas que nos permitan tomar mejores decisiones pues tendremos datos en 
tiempo real, desde cualquier lugar en que nos encontremos, lo que nos permite tomar 
decisiones oportunas que deriven en un incremento en la rentabilidad del negocio. 
La finalidad de un KPI debe ser mostrar un resultado de desempeño para poder 
mejorarlo. Existen indicadores para diversas áreas de una empresa: ventas, 
compras, manejo de inventarios, inventarios en proceso, utilidades, márgenes, etc. 
Las grandes compañías disponen de KPI's que muestran si las acciones 
desarrolladas están dando sus frutos o si, por el contrario, no se progresa como se 
esperaba. 
El objetivo de estos indicadores no debe ser solamente el análisis de resultados. 
Estos indicadores forman parte deuna gama extensa de herramientas que sirven 
para la mejora continua. Este término engloba muchos conceptos que sirven para 
detectar los puntos fuertes y débiles o las áreas de mejora de un departamento 
dentro de la empresa. Con esto se puede apoyar al equipo encargado de esta tarea 
a desarrollar diversas habilidades que se verán reflejadas en el aumento o en la 
disminución del volumen de nuestras utilidades [13]. 
Características 
 Medible: anteriormente se mencionó que los KPIs son métricas, por tanto, su 
principal característica es que son medibles en unidades. Ejemplo: 1,2, 100, 
1000, 1000.000 
 Cuantificable: si se puede medir, se puede cuantificar. 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
22 
 
 Específico: se debe centrar en un único aspecto a medir, hemos de ser 
concretos. 
 Temporal: debe poder medirse en el tiempo. 
 Relevante: el propio término hace referencia a esta característica “indicadores 
clave de gestión”. Únicamente sirven aquellos factores que sean relevantes 
para nuestra empresa. 
Los KPIs tienen que informar, controlar, evaluar y por último ayudar a que se tomen 
decisiones. Cada empresa tiene sus propios indicadores de gestión, puesto que cada 
organización y cada modelo de negocio tienen factores clave a medir diferentes. Una 
empresa de producción industrial hará foco en indicadores de producción y una 
empresa que únicamente venda a través de internet tendrá otros indicadores clave 
relacionado con métricas de marketing digital [14]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Desarrollo de programa de automatización control de costos 
23 
 
Procedimientos y descripción de las actividades realizadas 
Para mantener el control del proyecto en cuanto a las fases de análisis, diseño y 
mejoras continuas, fue necesario utilizar un cronograma de actividades en el que se 
establecían fechas de entregas de las tareas programadas. 
La empresa Holcim Planta Tecomán utiliza metodologías personalizadas para la 
elaboración de programas en implementación dentro de la organización, para llevar a 
cabo el desarrollo del proyecto que se ha venido hablando en el presente 
documento, se implementó el método conocido como PMA que básicamente consiste 
en programar las fases con prioridades, y así mismo sus respectivas tareas en cada 
una de las etapas. Por ejemplo, véase la siguiente imagen. 
 
Fig. 1 Cronograma de actividades 
Como se puede observar en la Figura 1, en la parte izquierda se localizan todas las 
actividades que se realizaran, mientras tanto en la parte superior derecha se 
encuentran las fechas en formato semana y año, es decir cada lapso de 5 días se 
presentaban avances correspondientes al programa. En su defecto todas las tareas 
que requerían menos tiempo de 5 días, simplemente se combinaban dentro de la 
semana en la que se encontraba el avance. De esta manera fue posible llevar a cabo 
el análisis, diseño y hasta la implementación del sistema nombrado como “Desarrollo 
de Programa de Automatización Control de Costo”. 
 
 
 
 
 
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24 
 
Resultados 
Una vez ya implementando el sistema se obtuvieron los resultados que a 
continuación se describen: 
Como primer punto antes de iniciar con los procesos de los módulos, el sistema 
consulta la validación de su funcionamiento, es decir verifica los parámetros 
configurables para saber que realizara, por ejemplo: si se ejecutara de manera 
secuencial, la arquitectura del equipo de cómputo para definir el arranque del 
software Process Runner, la existencia de la base de datos, el idioma en que se 
extraerá y almacenara la información, entre otras más, en la siguiente imagen se 
puede observar la interfaz de parámetros de control. 
 
Fig. 2 Parámetros de control 
Nota: no se presenta la información de cada criterio de los parámetros de control por 
políticas de confidencialidad. 
Una vez definida la configuración, se continúa con la interfaz de ejecución del 
sistema como se puede observar en la siguiente ilustración. 
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25 
 
 
Fig. 3 Interfaz de ejecución Grupo1- Datos Maestros 
Aquí al momento de presionar el botón con el texto de “click aquí” se inicia la 
ejecución automática del módulo 1 datos maestros y en secuencia sus submódulos, 
pero para lograr eso se validaría si el criterio de secuencia está activado en la 
interfaz de parámetros de control. 
En este sistema también se consideró que cuando solamente se requiere actualizar 
datos de un solo submódulo se podrá realizar en cada una de la interfaz de ellos, 
véase en seguida. 
 
Fig. 4 Guardar Ubicaciones 
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26 
 
Al interactuar con esta pantalla, se guardarían en la base de datos solo la 
información referente a ubicaciones con simplemente con dar click en el botón con el 
texto “Grabar Datos en Tabla Ubicaciones”, es decir no se ejecutarían el resto de 
módulos pertenecientes al grupo 1 de datos maestros. Esta Tabla contiene los 
criterios que definen a la ubicación de un equipo en el área de campo, cabe 
mencionar que un equipo puede abarcar desde un motor, banda trasportadora, 
molino, etc. 
Cabe recordar que los datos originarios se localizan en la plataforma SAP y uno de 
los procesos que conforman a los módulos, es extraer los datos a través de la 
herramienta Process Runner, para posteriormente almacenarlos en la base de datos. 
Por otra parte los datos mencionados anteriormente, también se pueden consultar 
para diferentes usos o simplemente de visualización, para esto se puede realizar en 
la siguiente interfaz. 
 
Fig. 5 Consultar Ubicaciones 
Al momento de realizar un click sobre el botón de consultar información, se mostrara 
todos los datos que se encuentran almacenados en la base de datos. 
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De igual manera a la información almacenada en la base de datos se puede aplicar 
la función eliminar, ya sea que se necesite actualizar datos desde un rango de fechas 
o simplemente haya nuevos registros en la plataforma de SAP. 
 
Fig. 6 Eliminar Ubicaciones 
Para desplazarse en las diferentes interfaces y sus respectivas funcionalidades, es 
necesario navegar en las pestañas que se ubican en la parte inferior del lado 
izquierda. 
Para extraer los datos del resto de los criterios (conjuntos, puestos de trabajo, 
equipos, conjuntos, etc.) se aplica la misma dinámica descrita anteriormente, que 
finalmente nos permite conocer información más a detalle de cada una de las 
órdenes que se utilizan en el reporte de control de costos. 
Profundizando en el tema de extracción de datos, la información más importante de 
dicho proceso es la obtención de los valores gastados en los mantenimientos 
realizados a la maquinaria industrial, con el objetivo de ser monitoreados para la 
toma de decisiones oportunas. 
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Antes que nada, para comprender más el tema, se entiende que al realizar un 
mantenimiento llámese preventivo o correctivo a dicha maquinaria, se debe 
considerar tres criterios: 
 El valor Presupuestado (Ppto): este es el valor autorizado por los gerentes 
para llevar a cabo las correcciones a las fallas de un equipo de la planta, es 
decir a los responsables de realizar el mantenimiento, se les da un valor como 
limite a gastarse. 
 El valor Planeado: en toda orden de mantenimiento se debe realizar una 
planeación donde se considera algunas variables, tal como la herramienta que 
utilizara, el tiempo que se llevara en realizar esa reparación, etc. Y es aquí 
donde se asigna el valor planeado que costara atender dicha orden 
mencionada anteriormente. 
 El valor Real: este valor se obtiene al finalizar la orden de mantenimiento, en 
otras palabras, es el gasto total, sumándose los imprevistosque se hayan 
presentado. 
Lo ideal es que el valor real siempre sea menor que el presupuestado y planeado al 
realizar un mantenimiento, pero a veces suele suceder que este valor rebaza a estos 
valores considerados, y aquí es donde se considera la parte de tomar decisiones 
basadas en los reportes generados con sus respectivas graficas finales. 
A continuación se presenta el proceso para generar los mencionados reportes. 
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Fig. 7 Consolidar datos 
 
Una vez que toda la información necesaria se encuentra almacenada en la base de 
datos, lo siguiente es manipular esta gran cantidad de registros, es decir consolidar 
en una sola tabla todos los datos con sus respectivos atributos, filtros, formulas y 
ordenamiento deseados. Para procesar dichas cifras se puede hacer de dos 
maneras, una es presionando el botón de color rojo y con el texto de “Click Aquí” de 
esta manera se ejecutara automáticamente con fin de consolidar la información en 
una sola tabla, la siguiente forma de hacer este proceso es presionar cada uno de los 
botones ubicados en la parte derecha con los textos de “Ppto, Planeado y Real”, se 
hizo así debido que en ocasiones únicamente es necesario actualizar un solo valor, 
por ejemplo que el valor planeado haya cambiado o cualquier otro criterio, esto 
agilizaría el procedimiento, en otras palabras duraría menos tiempo en recolectar la 
información. 
La figura 8 muestra un par de graficas finales que conforman al reporte de control de 
costos. 
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Fig. 8 Gráfica con meses 
 
Esta gráfica consiste en proyectar mes con mes los 3 costos mencionados en la 
parte superior del presente documento, la etiqueta de PV con línea de color azul se 
refiere al costo presupuestado, mientras que el rojo de línea continua hace referencia 
al costo Real y el EV de línea de color verde indica el valor planeado. Y por otra parte 
existe la línea roja punteada con etiqueta de ETC, esta significa el valor estimado 
para completar las actividades pendientes, en este caso el dinero que resta para 
gastarse desde el mes presente hasta diciembre. Aquí es uno de los principales 
comportamientos que se deben monitorear constantemente y gracias a la 
implementación de nuevas herramientas y algoritmos de programación fue posible 
llevar a cabo los reportes. En estos informes también es necesario visualizar los 
avances en cuanto a programación de actividades y dinero gastado, estas dos 
variables se grafican en unidades de porcentaje, es decir cuánto se lleva gastado y 
cuanto es el avance que se tiene de cualquier actividad. Véase la siguiente imagen 
donde se representa lo mencionado en este párrafo. 
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Fig. 9 Gráfica de costos relativos en porcentaje 
Cabe mencionar que las cifras utilizadas en estas grafica fueron alteradas 
intencionalmente, con fin de explicar el concepto del tema. 
Como parte de todo sistema informático, regularmente es necesario la 
implementación de control de usuarios, registro de actividades y notificación de los 
errores que se llegaran a presentar, para este caso se implementaron los tres 
criterios, a continuación se puede visualizar la interfaz de control de registro de los 
eventos que se realizan en cada uno de los módulos que conforman al sistema. 
 
Fig. 10 Panel de control de procesos 
También se puede observar que se lleva un registro de proceso que se realizó, el 
nombre de la tarea, también el nombre del archivo que se utilizó para efectuar 
cambios o simplemente para interactuar con su contenido, el nombre y descripción 
ENE 
FEB
MAR
R 
ABR 
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32 
 
del usuario que utilizo dicha tarea, además de guardar las fecha con su respectiva 
hora desde que se inició y termino cada evento. 
El segundo criterio es el control de acceso o también conocido como gestión de 
usuarios, en esta parte es donde se dan de alta los usuarios que podrán interactuar 
con el sistema, y así mismo se les asigna privilegios, es decir se elige los permisos 
requeridos para cada uno de los usuarios finales. En la siguiente imagen se puede 
observar los campos que se necesitan para dar de alta a un usuario. 
 
Fig. 11 Dar de alta usuarios 
Una vez ya registrado el o los usuarios, también se les pueden aplicar modificaciones 
en sus datos, en este caso para agregarle más privilegios o viceversa, además 
darlos de baja cuando ya no requiera dicho usuario. En la siguiente imagen se puede 
apreciar la interfaz de eliminación de usuarios. 
 
Fig. 12 Definir accesos a los usuarios 
El tercer criterio consiste en notificarle todos los errores que el sistema pueda 
presentar durante su ejecución, indicando una breve descripción del evento fallido y 
así mismo puntualizando los motivos que lo pudieron ocasionar. Estas notificaciones 
van dirigidas a la persona responsable y realizan a través de correo electrónico de la 
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cuenta Gmail o con el servicio de correos de dominio (@lafargeholcim.com). En 
seguida se puede observar el resultado del criterio de notificación de errores. 
 
 
Cabe mencionar que también se le notificaba la finalización de procesos, es decir si 
durante la ejecución no se presentó ninguna anomalía se le avisaba que el proceso 
seleccionado se había completado satisfactoriamente. 
Debo señalar que el proyecto desarrollado en esta residencia forma parte de un 
proyecto más amplio de la empresa. Por otra parte, únicamente se mostraron ciertas 
imágenes de algunos procesos que realiza este sistema, debido a las políticas de 
confidencialidad establecidas por la empresa Holcim Planta Tecomán. 
 
 
 
 
 
 
 
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Conclusiones y recomendaciones 
Durante el desarrollo de este sistema se mantuvo el contacto frecuente para el 
asesoramiento de la utilización e implementación del software Process Runner, el 
cual nos permite extraer los datos de forma automáticamente desde la plataforma 
SAP a través de envió de transacciones. Además de cuestionarios no formales a la 
persona con experiencia en el área de control de costos, para la aclaración de dudas 
presentadas o mejoras en el proceso. Cabe señalar que el contacto se realizó 
mediante vía telefónica y en ocasiones con video llamadas para la asignación de 
nuevas actividades, o incluso efectuar modificaciones para mejoras continuas en el 
proceso, y de la misma manera se realizaba la observación de avances. 
Cuando se llegó el momento de implementar el sistema nos encontramos con un 
factor tecnológico, que afectaría en parte del funcionamiento eficaz, de acuerdo al 
objetivo general que se estableció. Este factor era la velocidad del internet que 
causaba ciertas demoras de tiempo en el proceso de guardar la información en la 
base de datos virtual, por lo cual se recomienda hacer énfasis para gestionar un 
servicio de más velocidad para la máquina que ejecutará el sistema, o en su defecto 
implementar una base de datos local conformada por una replicación de la que se 
encuentra en el servidor, es decir siempre se tendría la disponibilidad de la base de 
datos y sobre todo un mejor rendimiento, además de contemplar un equipo de 
cómputo con las características necesarias para procesar los módulos que 
conforman al programa, es decir con memoria de procesamiento suficiente para 
evitar saturaciones en la compilación de procesos. 
Con el resultado obtenido se puede decir que se cumplieron con los objetivos que se 
plantearon al inicio por que el proceso de control de costos se realiza de manera 
autónoma, es saber qué ya no se realizaría de forma manual, y para optimizar aún 
más el proceso se podría implementar más solucionesaparte de las mencionadas en 
la recomendación. 
 
 
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Glosario 
 
Palabras en otro idioma Traducción al español 
Systeme Anwendungen and Produkt Aplicaciones de sistemas y productos 
Process Runner Lanzador de procesos 
Business Intelligence Inteligencia de negocios 
Transact Transacción 
Applications Aplicaciones 
Key performance indicador Indicador clave del rendimiento