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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: “DISEÑO MANUAL POLITICAS DE CREDITOS Y COBRANZAS PARA MEJORAR LIQUIDEZ QUIMICA S.A. 2017” AUTORES: GUILLERMO CRISTHIAN LOZANO TUCUNANGO ISAMARA YOCONDA LUNA MALDONADO TUTOR: ING. ARIZAGA VERA FABIAN EDUARDO, MSC GUAYAQUIL, JULIO 26 2016 II REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS TÍTULO: “ Diseño manual politicas de creditos y cobranzas para mejorar liquidez Quimica S.A. 2017” AUTORES: Lozano Tucunango Guillermo Cristhian Luna Maldonado Isamara Yoconda REVISORES: Ing. Com. Apolinario Zatizabal Omar Daniel, Mae Econ. Bautista Quijije Eduardo Alfredo, Mgs. INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas CARRERA: Contaduría Pública Autorizada FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 129 ÁREA TEMÁTICA: FINANZAS PALABRAS CLAVES: RESUMEN: N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: Nº DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO PDF SI NO CONTACTO CON AUTORES: Guillermo Christian Lozano Tucunango Isamara Yoconda Luna Maldonado Teléfono: 0990193309 0996668583 E-mail: guillermo_cris@hotmail.com isalu_2008@hotmail.com CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: Nombre: Teléfono: mailto:guillermo_cris@hotmail.com mailto:isalu_2008@hotmail.com III CERTIFICACIÓN DEL TUTOR HABIENDO SIDO NOMBRADO, ING. ARIZAGA VERA FABIAN EDUARDO, MSC COMO TUTOR DE TESIS DE GRADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO PRESENTADO POR LOS EGRESADOS: GUILLERMO CRISTHIAN LOZANO TUCUNANGO ISAMARA YOCONDA LUNA MALDONADO TEMA: “DISEÑO MANUAL POLITICAS DE CREDITOS Y COBRANZAS PARA MEJORAR LIQUIDEZ QUIMICA S.A. 2017” CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS PARTES, ENCONTRÁNDOSE APTO PARA SU SUSTENTACIÓN. ING. ARIZAGA VERA FABIAN EDUARDO, MSC. TUTOR DE TESIS IV APROBACIÓN DE SUSTENTACIÓN LOS MIEMBROS DESIGNADOS PARA LA SUSTENTACIÓN APRUEBAN EL TRABAJO DE TITULACIÓN SOBRE EL TEMA: “DISEÑO MANUAL POLITICAS DE CREDITOS Y COBRANZAS PARA MEJORAR LIQUIDEZ QUIMICA S.A. 2017” DE LOS EGRESADOS: GUILLERMO CRISTHIAN LOZANO TUCUNANGO ISAMARA YOCONDA LUNA MALDONADO DE LA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA GUAYAQUIL, 26 DE JULIO DE 2016 PARA CONSTANCIA FIRMAN Señor Decano. Ing. José Calle Mejía MCI Autoridad en representación Ing. Ing. V CERTIFICADO DE ANTIPLAGIO VI RENUNCIA A DERECHOS DE AUTOR POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD DE: GUILLERMO CRISTHIAN LOZANO TUCUNANGO ISAMARA YOCONDA LUNA MALDONADO CUYO TEMA ES: “DISEÑO MANUAL POLITICAS DE CREDITOS Y COBRANZAS PARA MEJORAR LIQUIDEZ QUIMICA S.A. 2017” QUIEN CEDE LOS DERECHOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA. ________________________________________ GUILLERMO CRISTHIAN LOZANO TUCUNANGO C.I. 0927239459 ________________________________________ ISAMARA YOCONDA LUNA MALDONADO C.I. 0930103312 VII AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios y a mi familia ya que han sido y son el pilar fundamental para mi vida y en mis estudios, a mis amigos que de una u otra forma me han apoyado en este proceso. Isamara Yoconda Luna Maldonado A Dios por habernos permitido concretar con esta meta trazada por nosotros, por guiarnos en especial en el transcurso de nuestra tesis. A nuestros padres por ese apoyo incondicional que nos han brindado siempre, por ser nuestra motivación principal. Guillermo Cristhian Lozano Tucunango VIII DEDICATORIA Siempre sera Dios, mis padres y a mi familia a quien debo dedidar este logro, sin ellos nada de esto se hubiera hecho realidad. Isamara Yoconda Luna Maldonado Esta tesis esta dedica a Dios, quien nos ha guiado, nos ha impulsado a seguir adelante, nos ha fortalecido para luchar contra las adversidades que se presenten. A mi familia; porque sin ellos no sería nada d lo que soy. Guillermo Cristhian Lozano Tucunango IX ÍNDICE GENERAL CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ............................................................................................ III APROBACIÓN DE SUSTENTACIÓN .................................................................................. IV RENUNCIA A DERECHOS DE AUTOR .............................................................................. VI AGRADECIMIENTO ........................................................................................................... VII DEDICATORIA ................................................................................................................... VIII ÍNDICE GENERAL ................................................................................................................ IX ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................................... XIV ÍNDICE DE FIGURAS......................................................................................................... XVI RESUMEN ........................................................................................................................ XVIII ABSTRACT .......................................................................................................................... XIX INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1 CAPÍTULO I ............................................................................................................................. 2 EL PROBLEMA ........................................................................................................................ 2 1.1 Planteamiento del Problema. ....................................................................................... 2 1.2 Formulación y Sistematización del Problema. ............................................................ 4 1.3 Objetivos de la Investigación. ..................................................................................... 4 1.3.1 Objetivo General. ..................................................................................................... 4 1.3.2 Objetivos Específicos. ............................................................................................. 4 X 1.4 Justificación. ................................................................................................................5 1.4.1 Justificación Teórica. ............................................................................................... 5 1.4.2 Justificación Práctica. .............................................................................................. 6 1.4.3 Justificación Metodológica. ..................................................................................... 7 1.4.3.1 Tipos de Investigación. ........................................................................................ 7 1.4.3.2 Técnicas. .............................................................................................................. 7 1.5 Procedimientos de la Investigación. ............................................................................ 8 1.6 Delimitación de la Investigación. ................................................................................ 9 1.7 Hipótesis. ..................................................................................................................... 9 CAPITULO 2 ........................................................................................................................... 10 MARCO REFERENCIAL ....................................................................................................... 10 2.1 Antecedentes de la Investigación. ............................................................................. 10 2.2 Marco Teórico. .......................................................................................................... 12 2.2.1 Concepto de Administración. ................................................................................ 12 2.2.2 Importancia de la Administración. ........................................................................ 14 2.2.3 Concepto de Contabilidad. .................................................................................... 16 2.2.4 Cuentas por Cobrar. ............................................................................................... 17 2.2.4.1 Concepto. ........................................................................................................... 17 2.2.4.2 Importancia. ....................................................................................................... 17 2.2.4.3 Objetivo.............................................................................................................. 18 2.2.5 Crédito. .................................................................................................................. 20 XI 2.2.5.1 Políticas de Crédito y Cobranza. ........................................................................ 20 2.2.5.2 Estándares de Crédito. ....................................................................................... 21 2.2.5.3 Calificación de Crédito. ..................................................................................... 23 2.2.5.4 Modificación en los Estándares de Crédito. ...................................................... 24 2.2.5.5 Términos de Crédito. ......................................................................................... 25 2.2.5.5.1 La Venta al Contado. ......................................................................................... 25 2.2.5.5.2 Neto a 30 dias..................................................................................................... 27 2.2.5.5.3 2/10, Neto a 30 dias ........................................................................................... 29 2.2.5.6 Morosidad e Incumplimiento ............................................................................. 31 2.2.5.7 Factores Costo – Beneficio en la Determinación de la Política de Credito de Cuentas por Cobrar. ............................................................................................................. 33 2.2.5.8 Supervision de Credito ....................................................................................... 35 2.2.5.8.1 Periodo Promedio de Cobro de Ventas a Credito .............................................. 36 2.2.5.8.2 Determinacion de la antigüedad de cuentas por cobrar ..................................... 37 2.2.5.9 Analisis del solicitante de crédito ...................................................................... 38 2.2.5.10 Fuentes de información ...................................................................................... 39 2.2.5.10.1 Estados financieros ......................................................................................... 39 2.2.5.10.2 Informes y clasificaciones de créditos. .......................................................... 40 2.2.5.10.3 Verificacion en el Banco ................................................................................ 43 2.2.5.10.4 Verificacion Comercial. ................................................................................. 44 2.2.6 Razones Financieras .............................................................................................. 45 2.2.6.1 Clasificación de las Razones:............................................................................. 46 XII 2.2.6.1.1 Razon circulante o corriente: ............................................................................. 46 2.2.6.1.2 Razon prueba del acido o de liquidez inmediata. .............................................. 48 2.2.6.1.3 Rotación de Cuentas por Cobrar o Cartera. ....................................................... 49 2.2.6.1.4 Razon periodo promedio de cobro ..................................................................... 50 2.2.6.1.5 Razon periodo promedio de pago ...................................................................... 51 2.2.6.1.6 Rotacion de inventarios...................................................................................... 52 2.2.6.1.7 Margen de Utilidad operativa ............................................................................ 53 2.2.6.1.8 ROI Rendimiento sobre la inversion.................................................................. 54 2.2.7 Control interno ....................................................................................................... 55 2.2.7.1 Componentes del Control Interno ...................................................................... 56 2.3 Marco contextual ....................................................................................................... 59 2.3.1 Mision .................................................................................................................... 59 2.3.2 Vision..................................................................................................................... 59 2.4 Marco conceptual ...................................................................................................... 60 2.5 Marco legal ................................................................................................................ 61 CAPITULO 3 ........................................................................................................................... 64 MARCO METODOLOGICO .................................................................................................. 64 3.1 Diseño de la Investigación ............................................................................................. 64 3.2 Tipos de Investigación ................................................................................................... 65 3.2.1 Investigación Explorativa ........................................................................................... 65 3.2.2 Investigacion de campo............................................................................................... 66 XIII 3.2.3 Investigacion Experimental. ....................................................................................... 66 3.2.4 Investigacion Documental.......................................................................................... 66 3.3 Población........................................................................................................................ 67 3.4 Muestra. ......................................................................................................................... 68 3.5 Desarrollo y Analisis de la Encuesta ............................................................................. 70 3.6 Análisis de Estados Financieros..................................................................................... 80 3.6.1 Análisis Vertical de las Cuentas de Activo. ................................................................ 84 3.6.2 Análisis Vertical de las Cuentas de Pasivo. ................................................................ 85 3.6.3 Análisis Vertical de las Cuentas de Patrimonio. ......................................................... 85 3.6.4 Análisis Horizontal de las Cuentas de Activo ............................................................. 89 3.6.5 Análisis Horizontal de las Cuentas de Pasivo. ............................................................ 89 3.6.6 Análisis Horizontal de las Cuentas de Patrimonio. ..................................................... 90 3.6.7 Análisis Vertical del Estado de Resultado Integral. .................................................... 92 3.6.8 Análisis Horizontal del Estado de Resultado Integral. ............................................... 93 3.6.9 Analisis de las Razones Financieras ........................................................................... 95 CAPITULO 4 ......................................................................................................................... 101 PROPUESTA ......................................................................................................................... 101 Bibliografía ............................................................................................................................ 109 XIV ÍNDICE DE TABLAS Tabla No. 1 Efectos de la Relajación de los Estándares de Crédito Tabla No. 2 Utilidades de la Política – Venta al Contado Tabla No. 3 Costos de las Cuentas por Cobrar – Unidades adicionales Tabla No. 4 Utilidades de la política – Neto a 30 días Tabla No. 5 Ingreso Adicional Tabla No. 6 Costo adicional con artículos vendidos Tabla No. 7 Costo AR adicionales Tabla No. 8 Utilidades de la política – 2/10 Neto a 30 días Tabla No. 9 Costos de morosidad con unidades adicionales Tabla No. 10 Costos de morosidad sin unidades adicionales Tabla No. 11. Costos de incumplimiento Tabla No. 12 Antigüedad de las Cuentas por Cobrar Tabla No. 13 Indicador de Solidez Financiera Tabla No.14 Indicador de Riesgo Tabla No.15 Resultados de la pregunta 1 Tabla No.16 Resultados de la pregunta 2 Tabla No.17 Resultados de la pregunta 3 Tabla No.18 Resultados de la pregunta 4 Tabla No.19 Resultados de la pregunta 5 Tabla No.20 Resultados de la pregunta 6 Tabla No.21 Resultados de la pregunta 7 Tabla No.22 Resultados de la pregunta 8 Tabla No.23 Resultados de la pregunta 9 Tabla No.24 Resultados de la pregunta 10 Tabla No.25 Estado de Situacion Financiera Analisis Vertical XV Tabla No.26 Estado de Situacion Financiera Analisis Horizontal Tabla No.27 Estado de Resultado Integral Analisis Horizontal Tabla No.28 Analisis de Razones Financieras XVI ÍNDICE DE FIGURAS Figura No. 1 Costos de Cuentas por cobrar Figura No. 2 Periodo Promedio de Cobro Figura No. 3 Promedio de las ventas a crédito por un día Figura No. 4 Historial del Cliente Figura No. 5 Información financiera del cliente Figura No. 6 Formula de la Razón Circulante o Corriente Figura No. 7 Formula Razón prueba del ácido o de liquidez inmediata Figura No. 8 Formula Rotación de Cuentas por Cobrar o Cartera Figura No. 9 Formula Razón Periodo Promedio de Cobro Figura No. 10 Formula Razón Periodo Promedio de Pago Figura No. 11 Formula de Rotación de Inventarios Figura No. 12 Formula de Utilidad Operativa Figura No. 13 Formula de Rendimiento sobre la Inversion Figura No. 14 Organigrama de la empresa Química S.A. Figura No. 15 Organigrama de la empresa Química S.A.-muestra Figura No. 16 Resultados de la Pregunta 1 Figura No. 17 Resultados de la Pregunta 2 Figura No. 18 Resultados de la Pregunta 3 Figura No. 19 Resultados de la Pregunta 4 Figura No. 20 Resultados de la Pregunta 5 Figura No. 21 Resultados de la Pregunta 6 Figura No.22 Resultados de la Pregunta 7 Figura No. 23 Resultados de la Pregunta 8 XVII Figura No. 24 Resultados de la Pregunta 9 Figura No. 25 Resultados de la Pregunta 10 XVIII RESUMEN Química S.A. es una empresa que se dedica a la elaboración de productos terminados derivados del petróleo, que presenta problemas en la recuperación de sus Cuentas por Cobrar, algo que se ha concadenado debido a que no ha contado con un Manual de Políticas y Procedimientos para Cobranzas y Crédito, ha venido trabajando en forma empírica y no ha tenido claros conceptos de riesgo de Crédito, por lo que nuestro trabajo de investigación presenta variables positivas para la empresa las cuales tienen como fin el que tenga directrices y controles para conocer, seleccionar y escoger a sus clientes; para que evite tener cuentas malas (incobrables), que no tenga problemas de liquidez y que sea solvente al momento de cancelar las deudas que contraiga con sus proveedores. Nos basamos con otros estudios realizados por autores reconocidos, los cuales sirvieron como guía para nuestra investigación. Adicional a esto, hemos presentado y comparado sus balances financieros y los más significativos indicadores financieros, y a la vez realizamos una evaluación de sus Cuentas por Cobrar. Contamos con la ayuda de un selecto personal para realizar nuestra encuesta, la cual nos fue de servicial para emitir un comentario acerca de cómo la empresa ha venido trabajando en el transcurso del tiempo, y que consideramos, que no evolucionó, con el paso de los años las empresas han creado nuevos esquemas con respecto a las condiciones para la concesión de crédito, así como también la de presentarle a sus clientes nuevas formas de pago de sus créditos. Y por último nuestro trabajo con todos los resultados obtenidos, lo presentamos a la empresa Química S.A., quienes lo acogieron de buena manera y han decidido implementar nuestras observaciones y recomendaciones. XIX ABSTRACT Chemical S.A. It is a company dedicated to the production of finished petroleum products, which presents problems in recovering its receivables, which has been concatenated because it has not had a Manual of Policies and Procedures Collections and Credit , has been working empirically and has not had clear concepts of credit risk, so our research presents positive variables for the company which are aimed which have guidelines and controls to meet, select and choose their customers; accounts to avoid having bad (bad), that does not have liquidity problems and that is solvent when cancel debts contracted with suppliers. We rely with other studies conducted by renowned authors, which served as a guide for our research. In addition to this, we have presented and compared their financial statements and the most significant financial indicators, and at the same time carry out an assessment of its Accounts Receivable. We have the help of a personal choice for our survey, which was us helpful to issue a comment about how the company has been working over time, and we believe, that did not evolvewith the passage of years companies have created new schemes regarding conditions for granting credit, as well as to present its customers new payment of their claims. And finally our work with all the results, we present the company Chemical S.A., who welcomed him in a good way and have decided to implement our observations and recommendations. 1 INTRODUCCIÓN La presente tesis analiza una problemática que cada vez mas aumenta en las empresas que no llevan un adecuado control en sus cuentas por cobrar, la administración y control de las cuentas por cobrar requiere suma importancia, debido a que las políticas en el otorgamiento de créditos a sus clientes es un recurso que les permite competir en el mercado, lo que da origen a que las cuentas por cobrar lleguen a constituir un rubro importante de su capital de trabajo, tomando en cuenta que si no se lleva un control interno adecuado, el riesgo en cuanto a la recuperabilidad de las mismas puede ser mayor, perjudicando así su situación financiera. En el primer capitulo se presenta el planteamiento del problema, los objetivos y la respectiva justificacion de la investigacion. En el segundo capitulo trata sobre las bases teoricas en las que se fundamenta la investigacion y el tema de cuentas por cobrar. En el tercer capitulo presentamos las encuestas y la recopilacion de datos, el analisis de los mismos. En el cuarto capitulo exponemos nuestra propuesta para mejorar la administracion de las cuentas por cobrar, a traves de manuales. 2 Tema: “Diseño manual politicas de creditos y cobranzas para mejorar liquidez Quimica s.a. 2017” CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema. Administrar las cuentas por cobrar ese es el gran problema de todas las empresas que realizan ventas a crédito, debido a que las compañías, no cuentan con políticas de cobranzas, no han establecido el perfil de sus futuros clientes, no han definido los tiempos de créditos que deben conceder. La empresa Química S.A., se dedica a la importación, transformación y comercialización de productos químicos petroleros, brinda a las empresas soluciones integrales para el manejo de fluidos en equipos de superficie y pozos petroleros. Química S.A., ha venido otorgando crédito a sus clientes estatales y privados sin tener una relación directa con el crédito que le otorgan los proveedores a la empresa. Las ventas a crédito en los últimos años han tenido una variación, unos años han disminuido en otros han incrementado, esto se debe al atraso en los pagos por parte de sus clientes, lo cual ha incrementado la morosidad y ha disminuido su liquidez, dando como resultado el incumplimiento de sus obligaciones a corto plazo, por lo que muchos de sus proveedores y acreedores no les quieren seguir dando crédito, lo que puede traer como consecuencia que Química S.A, paralice su producción y deje de ser una empresa en marcha. El fracaso de las empresas a nivel mundial se debe a la problemática de la mala administración de las cuentas por cobrar es uno de los motivos principales, ya sea porque se 3 dio crédito a quien no calificaba o se dio un monto mayor al cual califico pero sin un buen análisis de riesgo. La administración de las cuentas por cobrar, es sin duda una de las actividades más importantes y difíciles de controlar en cualquier organización a nivel mundial que vendan a crédito, ya que con la venta a crédito llegan a más clientes, mejoran sus ventas, resultados y liquidez. (Peña, 2013) según este articulo las empresas PYMES son un pilar fundamental dentro de la actividad económica del país ya que representan el 90% de las unidades productivas , pero su vida es muy corta con decir que solo el 1% sobrevive mas de 10 años, entre las causas del fracaso tenemos que las ventas a crédito sin el adecuado análisis crediticio de los clientes es probable que se extiendan en los días de vencimiento de la factura lo que conlleva a un alza en los costos financieros. Las empresas en Ecuador tienen el problema en las cuentas por cobrar por lo que han sido liquidadas. Los que nos quiere decir Peña, es que en la mayoría de los países, el 90% de las actividades productivas son realizadas por las PYMES, pero lamentablemente sus vidas tienen muy corto duración, debido a la mala administración de las políticas de cobranzas, sin embargo estas pequeñas y medianas empresas son el pilar fundamental en el desarrollo productivo. En la empresa Química S.A. la administración de las cuentas por cobrar han sido deficiente, por lo que sus flujos de efectivo han variado de acuerdo con el flujo de efectivo proyectado por no contar con políticas y procedimientos de cobranzas. Los departamentos de compra, ventas, cobranzas y contabilidad, son los pilares fundamentales, para el desarrollo y subsistencia de cualquier empresa independientemente de su actividad. 4 Formulación y Sistematización del Problema. ¿Cómo afecta a las empresas que venden a créditos, no contar con un Manual de Políticas y Procedimientos de crédito y cobranzas? ¿Cómo afecta la liquidez y rentabilidad de una empresa que vende a crédito, no contar con un Manual de Políticas y Procedimientos de Cobranzas? ¿Cómo afecta al flujo de efectivo, no contar con un Manual de Políticas y Procedimientos de Cobranzas? Objetivos de la Investigación. 1.3.1 Objetivo General. Diseñar Manual de Políticas de Créditos y Cobranzas para mejorar la liquidez de Química S.A. 1.3.2 Objetivos Específicos. - Analizar los procedimientos que se realiza en el proceso de crédito. - Analizar los procedimientos que se realiza en la administración de cuentas por cobrar. - Analizar los procedimientos que se realiza en la administración de cuentas por pagar. - Analizar una muestra de file de clientes, que hayan obtenido crédito en la empresa. - Análizar de forma horizontal y vertical los estados financieros de la empresa en especial la cuentas por cobrar para ver su representatividad frente al activo y su tendencia de un año a otro. - Analizar la rotación de cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. 5 Justificación. 1.4.1 Justificación Teórica. En el ámbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo a si éstas provienen de la venta de bienes o servicios, anticipo de sueldos, créditos otorgados a empresas relacionadas, etc., debiendo estar respaldadas de acuerdo al reglamento de facturación emitido por el órgano de control “Servicio de Rentas Internas”. En base a lo planteado, se desprende la importancia de la cobranza de este importante rubro, ya que con frecuencia representa la mayor y más consistente fuente de entradas de efectivo de una compañía; por lo cual es indispensable llevar un correcto seguimiento al cobro de los mismos; en vista de que en la mayoría de los casos la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida del valor, de la recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar. En este sentido, lo plantea (Meigs, 2000), al considerar que las cuentas por cobrar comprenden el activo financiero más grande de muchas compañías comerciales; ya que éstas representan activos líquidos capaces de convertirse en efectivo dentro de un periodo de 30 a 60 días en su mayoría. Según Meigs, las cuentas por cobrar son el activo financiero más importante de cualquier empresa, ya que mediante la venta a crédito todas las empresas aumentan sus ventas y llegan a mayor número de clientes, de tal manera que se va haciendo conocer. (Lawrence J. y Chad J., 2012) el objetivo de la administración de las cuentas por cobrar es cobrarlas tan rápido como sea posible,sin perder ventas debido a técnicas de cobranza muy agresivas. El logro de esta meta comprende tres temas: 1. Estándares de crédito y selección para su otorgamiento, 2. Términos de crédito y 3. Supervisión de crédito 6 Lo que quieren decir los autores, es que antes de que cualquier empresa tome la decisión de vender a crédito, debe realizar un estudio de mercado, para determinar a que nicho de mercado quiere conceder estos créditos, que requisitos les va a exigir, etc., es decir, primero debemos contar con políticas y procedimientos de créditos y cobranzas, para poder incursionarnos en el mundo de las ventas a créditos. (Van Horne, James C. y Wachowicz, John Jr, 2010)Las políticas de crédito y cobranza engloban varias decisiones: 1. La calidad de las cuentas aceptadas, 2. La duración de los periodos de crédito, 3. La magnitud del descuento por pago en efectivo (si lo hay) por pago adelantado 4. Cualesquiera términos especiales, como fecha temporal y 5. El nivel de los gastos de cobranza. En cada caso, la decisión implica una comparación de las ganancias posibles de un cambio de política con el costo del cambio. Para maximizar las ganancias que surgen de las políticas de crédito y cobranza, la empresa debe variar estas políticas en conjunto hasta lograr una solución óptima. Lo que nos dice Van, es que una vez que contemos con manuales de políticas y procedimientos de créditos y cobranzas, estos deben actualizarse, conforme al volumen de las operaciones y al crecimiento de la empresa, es decir de acuerdo a la realida actual de la entidad. 1.4.2 Justificación Práctica. Con la creación y aplicación de controles internos para conceder créditos, la recuperación de los valores aumentaría y la morosidad disminuiría, lo nque permitirá a la organización contar con mejor liquidez, a la hora de tener que realizar pagos por obligaciones a corto plazo. 7 1.4.3 Justificación Metodológica. 1.4.3.1 Tipos de Investigación. Descriptiva – Analítica: Porque luego de conocer la realidad lo analizo desde sus características, haciendo parte de la identificación de elementos y la causa del problema. También porque reúne datos evidentes de la realidad. De Campo: Debido a que el presente estudio se realizó en el estudio de la Empresa Comercializadora de productos químicos, valorando su estado situacional y su actual nivel de planificación departamental. Inductivo: Debido a que se valora el problema general de contar con un Departamento de Tesorería, analizando los aspectos particulares como la cartera de clientes, el flujo de efectivo, nivel de morosidad, índices de cobros de cuentas. Deductivo: ya que una vez valorado los aspectos particulares antes mencionados, se desarrollará un análisis del nuevo esquema del Departamento de Tesorería para mejorar los índices de la empresa. 1.4.3.2 Técnicas. Para la recopilación de la información, análisis y procesamiento de datos se utilizan las siguientes técnicas e instrumentos: Observación: Mediante esta técnica de investigación, estructurada, se logra analizar de manera empírica los factores que están alrededor de la incidencia de un 8 Departamento de Tesorería, y cómo el organigrama de la empresa reaccionaría ante un proceso de dirección de este departamento. Entrevista: Mediante esta técnica se busca obtener información desde las fuentes directivas de la empresa, entrevistando a la gerencia y ciertos jefes departamentales con preguntas orientadas a visualizar una Tesorería más activa en la institución. Encuesta: Se aplicará luego de desarrollar la operacionalización de variables y determinar los ítems de investigación. Se logrará obtener información relevante para profundizar la investigación y determinar conclusiones en cuanto al funcionamiento de un Departamento de Tesorería más activo en la institución. Técnicas Bibliográficas: Esta técnica se desarrolla previamente a la recolección de información, donde se investigan los datos científicos acerca de la problemática de estudio a nivel mundial, Latinoamérica, nacional, y local; facilitando el proceso investigativo. Procedimientos de la Investigación. Se utiliza el método deductivo y las técnicas a utilizar en el proceso investigativo son: Observación. Entrevista. Encuesta. Estadística. Análisis. Interpretación. 9 Delimitación de la Investigación. En la presente investigación no se han encontrado dificultades significativas, lo que ha permitido su realización. El trabajo de investigación contó con la información necesaria para su desarrollo, así como la adecuada experiencia en el área de finanzas, por otro lado, se dispuso de los medios necesarios como materiales, tecnología entre otros y la disponibilidad de tiempo requerido para investigar, lo que ha permitido el aportar medidas correctivas oportunas que sirvan para una gestión empresarial adecuada, por lo cual, consideramos que nuestra investigación es viable. Hipótesis. Con el Diseño del Manual de Políticas y Procedimientos de Créditos y Cobranzas, y la aplicación de estos controles internos en el proceso de crédito, la liquidez de Quimica S.A., mejorará. Variable Independiente: Diseño del Manual de Políticas y Procedimientos de Créditos y Cobranzas. Variable Dependiente: Mejorar la liquidez de la empresa. 10 CAPITULO 2 MARCO REFERENCIAL Antecedentes de la Investigación. En algunos trabajos de investigación revisados encontramos las siguientes conclusiones: (Lizarraga, 2010)Gestión de las cuentas por cobrar en la administración del capital de trabajo, esta tesis se desarrolló en la Universidad de San Martin de Porres de la ciudad de Lima y fue publicada en el año 2010 para obtener el título de Contador Publico El objetivo general de esta tesis es: Establecer como una buena gestión de cuentas por cobrar impacta favorablemente en la administración de capital de trabajo de las empresas de fabricación de plástico del distrito de Ate. El planteamiento inicial de nuestra investigación se debe a la importancia en conocer las herramientas de una eficiente y adecuada gestión de las cuentas por cobrar, que permita una administración favorable del capital de trabajo. La conclusión de la tesis fue la siguiente: “Es importante mencionar que una buena administración del capital de trabajo pasa por una buena gestión de las cuentas por cobrar, pues éstas son un instrumento valioso en la medida que se mantengan en niveles adecuados que maximicen la liquidez y la rentabilidad (reducción de gastos financieros) por reducción de la morosidad. Si la empresa hubiera implementado un plan financiero para una buena gestión de las cuentas por cobrar y a la par con una buena política de créditos, no hubiese sido necesario recurrir al endeudamiento por la vía de los accionistas”. Nuestro trabajo de investigación está relacionado a la tesis de Lizárraga ya que evaluamos la administración de las cuentas por cobrar que se ha venido dando hasta hoy, estudiamos las políticas de crédito porque con ellas vamos a llegar a la optimización sin recurrir a préstamos 11 en instituciones financieras, que es de conocimiento público que los intereses generados por realizar prestamos son considerados gastos por ende baja la rentabilidad del negocio. (Malave, 2006)Análisis del control interno de las cuentas por cobrar llevados en la unidad de contabilidad de los organismos oficiales descentralizados de la Empresa Semda C.A. Esta tesis se ejecutó en la Universidad de Oriente de la ciudad de Lima y fue publicada en el año 2010 para obtener el título de Contador Público. El presente trabajo de investigación tiene por finalidad mostrar el Análisis del Control Interno de las Cuentas porCobrar llevados en la Unidad de contabilidad para los Organismos Oficiales Descentralizados de la Empresa SEMDA C.A. Para esto se hace necesario identificar, describir y analizar las actividades inherentes al manejo de las cuentas por cobrar, así como la utilización de normas, políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento óptimo de los objetivos organizacionales. Objetivo General: Analizar el control interno las Cuentas por Cobrar llevados en la Unidad de Contabilidad de los Organismos Oficiales Descentralizados de la Compañía Anónima Servicio Eléctrico Monagas y Delta Amacuro (SEMDA, C. A.). Maturín, Periodo Mayo- Septiembre 2005. Conclusiones: La Unidad de contabilidad no cuenta con un manual de normas y procedimientos lo que origina que la empresa no responda a las características de su objeto social el cual es brindarle un buen servicio a sus clientes (particulares y organismos Oficiales Centralizados y Descentralizados; así como también que el personal no conozca sus funciones Nuestro tema de investigación, se enlaza con esta tesis, ya que ambos casos se esta analizando los controles internos de crédito y cobranza. 12 (NOGUEIRAS, 2005)“Análisis del sistema de cuentas por cobrar utilizado en la empresa Corporación Venezolana de Entretenimientos, C.A.” Esta tesis se desarrolló en la Universidad de Oriente de la ciudad de Maturin en el año 2005. Objetivo General: Analizar el sistema de cuentas por cobrar utilizado en la empresa Corporación Venezolana de Entretenimientos, C.A. Conclusión de la tesis: Se pudo observar que todos los consignatarios depositan en la misma cuenta bancaria, lo que no nos permite ver de manera inmediata quienes han depositado, lo que obliga a esperar que llegue a la administración la liquidación para luego compararlo con los estados de cuenta del banco y verificar los depósitos, lo que hace más tardío el proceso. Esta tesis se relaciona con nuestro trabajo, debido en que en ambos estudios se estan analizando la forma de recuperar las cuentas por cobrar. Marco Teórico. 2.2.1 Concepto de Administración. (Fayol , 1916) "Administración es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción. Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa. Mandar es dirigir el personal. Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes dadas. 13 Así comprendida, la administración no es ni un privilegio exclusivo ni una carga personal del jefe o de los dirigentes de la empresa; es una función que se reparte, como las otras funciones esenciales, entre la cabeza y los miembros del cuerpo social. Según Fayol, la administración no solo comprende que una persona podría ser el jefe o responsable, de una persona, bien o servicio, es una función que debe estar repartida entre la cabeza de la organización y los miembros de la misma. Fayol hace énfasis la estructura y en las funciones que debe tener una organización para lograr la eficiencia. (Taylor, 1911) Su teoría se basaba en que los obreros eran responsables de planear y ejecutar sus labores. A ellos se les encargaba la producción y se les daba la “libertad” de realizar sus tareas de la forma que ellos creían era la correcta y lograban mayor eficacia y eficiencia. El autor lo describe de esta manera: “encargados y jefes de taller saben mejor que nadie que sus propios conocimientos y destreza personal están muy por debajo de los conocimientos y destreza combinados de todos los hombres que están bajo su mando. Por consiguiente, incluso los gerentes con más experiencia dejan a cargo de sus obreros el problema de seleccionar la mejor forma y la más económica de realizar el trabajo”. De ahí que sus principios “vistos en su perspectiva histórica, representaron un gran adelanto y un enfoque nuevo, una tremenda innovación frente al sistema”. El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una Administración Científica a partir de los siguientes principios: 1. Organización del Trabajo 2. Selección y entrenamiento del trabajador 3. Cooperación y remuneración por rendimiento individual 4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo 14 Estos principios son utilizados en la actualidad, aun se puede ver que hay una debida división del trabajo a cada persona, se estudia que tarea va a ser asignada según las capacidades del trabajador. Debido a la libertad que iba a ser dada a los trabajadores, la empresa los capacitaba para realizar el trabajo que iba a realizar, estudiaban cada detalle, tiempos del trabajo, etc. Se los remuneraba según el rendimiento de cada colaborador. 2.2.2 Importancia de la Administración. Comprender la importancia de la ciencia administrativa es crucial para desempeñar un papel de vanguardia en la presente sociedad y son 4 elementos que se deben tener en consideración según los autores (Bateman, Thomas; Snell, Scott, 2009) : Globalización: Los administradores de una compañía necesitan enfrentarse a realidades globales, y no sólo los de empresas transnacionales, pues la globalización también afecta a pequeñas empresas. Algunas de éstas exportan sus bienes. Muchas compañías locales ensamblan sus productos en otros países, lo que hace que se encuentren bajo una mayor presión para mejorar sus productos frente a una intensa competencia de fabricantes extranjeros. Las compañías hoy en día deben preguntarse: “¿cómo podemos ser los mejores del mundo?” Cambio Tecnológico: Ofrece acceso a la información, haciendo más eficiente la toma de decisiones, y facilita el diseño de nuevos productos en una amplia gama que va desde servicios farmacéuticos hasta financieros. Los administradores pueden observar y aprender lo que otras empresas están haciendo en el otro lado del mundo. Mientras estas ventajas crean nuevas oportunidades de negocios, también generan amenazas, en la medida en que los competidores capitalizan más rápidamente nuevos desarrollos. 15 Administración del Conocimiento: Es un conjunto de prácticas cuyo objetivo es descubrir y explotar los recursos intelectuales de una organización, utilizando al máximo la capacidad de sus integrantes. La administración del conocimiento trata con descubrimientos, novedades e intercambios que, juntos, capitalizan los recursos más preciosos de una organización: la experiencia de las personas, sus habilidades, su sabiduría y su interrelación. Colaboración más allá de las “fronteras”: Uno de los procesos más importantes de la administración del conocimiento es el de asegurar que personas situadas en diferentes partes de la organización colaboren eficazmente entre sí. Esto requiere comunicaciones productivas entre los diferentes departamentos, divisiones o subunidades de la misma organización. Resumiendo lo que nos dice Bateman y Scott, podemos decir que la ciencia de la administración es muy compleja, ella es fruto de toda una evolución de la práctica humana en sus relaciones sociales, familiares, privadas, comerciales, industriales en general. Sólo el contexto de vivir en grupo (sociedad) ha permitido a la humanidad profundizar dichos lazos y, en el ámbito que corresponde la presente investigación, como es el caso de la administración empresarial, el mismo ha evolucionadoal ritmo de la velocidad de la actividad económica y ella al ritmo del avance de las fuerzas productivas y de las relaciones sociales de producción, amparada en la acelerada evolución que vive el mundo. (Reyes, 1992) Características e importancia de la administración: La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria mientras más grande y compleja sea éste. 16 El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración, y solo a través de esta, de los elementos materiales, humanos, etc., con que ese organismo cuenta. Para las grandes empresas la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad simplemente no podrían actuar sino fuera a base de una administración sumamente técnica. Es en ellas donde quizá la función administrativa puede aislarse mejor de las demás. Reyes nos manifiesta que, el éxito de una organización está en función de una Administración con la debida ayuda de elementos que intervienen, tales como recursos humanos y materiales. En las grandes empresas debido a su magnitud, se necesita fundamentalmente de la administración técnica o científica y que ésta sea integralmente técnica. En estas empresas es donde la función administrativa se profundiza de mejor forma. 2.2.3 Concepto de Contabilidad. (A.I.A, 1940) Comisión de Terminología La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por siguiente los gerentes a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante los datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Según el AIA, podemos decir que la Contabilidad recopila información de todas las actividades comerciales que se dan en la empresa, esta información es importante para 17 realizar los diversos estados financieros que ayudan a los directivos de la empresa a tomar decisiones. 2.2.4 Cuentas por Cobrar. 2.2.4.1 Concepto. (Bolten, 2004) Determina que las cuentas por cobrar no son más que créditos que se otorgan a los clientes al concederles un tiempo razonable para que paguen los artículos comprados después de haberlos recibido. La mayoría de las empresas consideran las cuentas por cobrar como un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades. Según Bolten, las cuentas por cobrar son un derecho exigible originado por ventas, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo, vamos a estudiar las cuentas por cobrar comerciales originadas por ventas de mercadería, como se trata de concesión de créditos, esto atrae mas clientes ya que van a contar con plazo para poder cancelar las deudas. 2.2.4.2 Importancia. (Van Horne, James C. y Wachowicz, John Jr, 2010) Importancia de las Cuentas por Cobrar Hablar de la importancia de las cuentas por cobrar es tratar del capital de trabajo ya que forma parte de él, por un lado los activos corrientes de una empresa de manufactura típica explican más de la mitad del total de los activos. Para una compañía de distribución, explican aún más. Es fácil que los niveles excesivos de activos corrientes den como resultado de una empresa que obtiene un rendimiento sobre la inversión inferior. Sin embargo, las empresas con pocos activos corrientes pueden incurrir en faltantes y en dificultades para mantener una operación sin obstrucciones. 18 La administración de las cuentas por cobrar es responsabilidad directa del director financiero, la administración del capital de trabajo es importante, tan solo por la cantidad de tiempo que el director financiero debe dedicarle. Pero más fundamental es el efecto de las decisiones del capital de trabajo sobre el riesgo, el rendimiento y el precio de las acciones de la compañía Los que nos quiere decir Van y Wachowicz es que muchas empresas descuidan las cuentas por cobrar sin darse cuenta que ellas constituyen la clave para lograr el éxito, estas representan el activo corriente de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos y pueden representar el 50% o mas del total de los activos. El resultado de contar con un gran porcentaje de cuentas por cobrar es una bajo rendimiento sobre la inversión, pero si tuviéramos pocos activos corrientes puede que afecte a la operación de la empresa. Es vital el trabajo del Gerente Financiero y las decisiones que tome en cuanto a capital de trabajo. 2.2.4.3 Objetivo. (Bolten, 2004) Objetivo de las cuentas por cobrar Aunque fundamentalmente es un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversion y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deja de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión. El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar a la competencia. Por lo regular se observa que la mayoría de los vendedores, por ejemplo, se inclinan hacia una política de crédito muy liberal, porque favorece las ventas. Si la competencia ofrece crédito, la propia empresa tendrá que hacerlo también para proteger su posición en el mercado. Esto 19 se puede aplicar a una tienda de departamentos que se ve obligada a ofrecer a sus clientes tarjetas de crédito para poder competir, lo mismo que a una empresa internacional de ingeniería que tiene que otorgar o arreglar crédito a largo plazo como parte de sus operaciones a fin de competir con éxito por la adjudicación de contratos de construcción de presas, refinerías y otros grandes proyectos de inversión de capital. Muchas veces ha sucedido que la empresa que ofrece facilidades de crédito como parte de sus servicios ha triunfado en la licitación, a pesar de que otras firmas, que no ofrecían arreglos de crédito, presentaron presupuestos más bajos. Según Bolten, las cuentas por cobrar son una herramienta de marketing para ampliar sus ventas, el gerente financiero debe estar muy atento de que sus funciones se enfoquen en maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión, controlar el otorgamiento de créditos porque puede afectar al rendimiento sobre la inversión. A partir de esta teoría se puede decir que el Departamento de Cobranzas y el Departamento de Marketing /Ventas deben colaborar en el desarrollo de las políticas de crédito y cobranzas. Por el factor competencia la empresa adopta políticas de crédito liberales ya que ayudan a aumentar las ventas y poder ser competitivos en el mercado. Dependiendo de la naturaleza del negocio o empresa se ven más exigidos al momento de dar facilidades de crédito ya que podrían ganar la licitación ante la competencia que ofrece un presupuesto más bajo, solo por el simple hecho de ofrecer arreglos de créditos. Toda la responsabilidad cae sobre el Director de Finanzas que debe vigilar que el crédito otorgado sea optimo y haga cumplir los objetivos de la empresa. 20 2.2.5 Crédito. La palabra crédito proviene del latin creditum, de credere, que significa tener confianza. Si bien la confianza es la base del crédito esto implica un riesgo crediticio. Algunos autores como (Mill, 1848) define al crédito como riqueza, resalta que se trata de transferencia de capital de una persona a otra. A medida que se extiende la confianza en que se basa el crédito,se crean los medios adecuados para conseguir que, hasta las pequeñas sumas que casi todas las personas guardan para hacer frente a las contingencias imprevistas, puedan servir para fines productivos. Como expone Mill, la persona A que da a la persona B capital, confiando que ese capital va a ser utilizado para producir, sino existiesen personas A entonces no se aprovecharían los proyectos de inversión que personas competentes y habilidosas podrían llevar a cabo, estaría ocioso el dinero que podría ser bien utilizado y generador de riqueza. Un concepto general seria que el crédito no es más que la entrega de un valor en el presente, actuando la confianza como base, que en un futuro se espera obtener el mismo valor o con un adicional llamado interés. En términos jurídicos se podría decir que el crédito es una promesa de pago que se realizó o formalizo mediante un contrato (escrito o verbal), siendo el deudor quien deberá cancelar y por la otra parte se encuentra el acreedor quien tiene derecho de reclamar que se le cancele la totalidad de la deuda. 2.2.5.1 Políticas de Crédito y Cobranza. (Van Horne, James C. y Wachowicz, John Jr, 2010) Políticas de crédito y cobranza Son los pasos que se deben seguir para lograr los objetivos específicos de la organización. Las condiciones económicas, el precio de los productos, la calidad de estos y las políticas de crédito de la empresa son importantes factores que influyen sobre su nivel de cuentas por 21 cobrar. Todos ellos, menos el ultimo, están fuera del control de gerente de finanzas. Sin embargo, al igual que sucede con otros activos corrientes, el administrador puede variar el nivel de las cuentas por cobrar equilibrando la rentabilidad y el riesgo. Bajar los estándares de crédito permite estimular una demanda que, a la vez, podría llevar a ventas y ganancias más altas. Pero hay un costo al aceptar cuentas por cobrar adicionales, al igual que un riesgo mayor de pérdidas por deudas incobrables Nos indica que las cuentas por cobrar son influenciadas por: las condiciones económicas ya que no sabemos en que situación se encuentre la empresa dentro del país o mercado al que pertenece, el precio de los productos y la calidad que tengan son importantes para mantener o aumentar las ventas . Y por ultimo por las políticas de credito adoptadas por la empresa y estas son controladas por la Gerencia Financiera que debe saber equilibrar la rentabilidad y el riesgo, debe saber jugarse entre vender mas con un riesgo alto o vender menos con riesgos bajos 2.2.5.2 Estándares de Crédito. (Lawrence J. y Chad J., 2012) La selección para el otorgamiento de crédito consiste en la aplicación de técnicas con la finalidad de determinar qué clientes merecen recibir crédito. Este proceso implica evaluar la capacidad crediticia del cliente y compararla con los estándares de crédito de la compañía, es decir, los requisitos mínimos de esta para otorgar crédito a un cliente son: Las 5 C´s del Crédito 1. Características del solicitante: Se refiere al historial del solicitante para cumplir con obligaciones pasadas. 22 2. Capacidad: La capacidad del solicitante para reembolsar el crédito solicitado, determinada por medio de un análisis de estados financieros centrado en los flujos de efectivo disponibles para enfrentar las obligaciones de deuda. 3. Capital: La deuda del solicitante en relación con su capital patrimonial. 4. Colateral: El monto de activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la probabilidad de que una compañía recupere sus fondos si el solicitante no cumple conel pago. 5. Condiciones: Esto es, las condiciones económicas existentes generales y específicas de la industria y cualquier condición peculiar en torno a una transacción específica. Para Lawrence J. y Chad J., el análisis por medio de las cinco “C” del crédito no genera una decisión específica de aceptación o rechazo, de modo que su uso requiere de un analista experimentado que se encargue de revisar y aceptar las solicitudes de crédito. La aplicación de este esquema asegura que los clientes de crédito de la empresa pagarán, sin tener que presionarlos, dentro de los términos y plazos establecidos. Según Lawrence y Chad, el análisis por el que debe pasar un cliente antes de darle financiamiento, determina si debe recibir el crédito o no según su historial crediticio, si cumple con los requisitos que la empresa exige, entre estos se encuentran: 1. Características del Solicitante (Conducta): Es el historial del solicitante para cumplir con sus obligaciones financieras, debemos conocer el cliente, su experiencia de pago y tener evidencia de información. 2. Capacidad: Es la disponibilidad que el solicitante tiene para devolver el dinero que le ha sido dado. Es la técnica más utilizada por los bancos para con sus clientes, ya que ellos solicitan estados financieros, observan los estados de flujos de efectivo de los últimos años. 23 3. Capital: Es la congruencia que debe existir entre el monto de la deuda que está solicitando y el capital del patrimonio del cliente. Debe analizar factores como su ciclo económico, los recurso de deuda y de capital y la rentabilidad tanto de la inversión como del patrimonio. 4. Colateral: Son las garantías que el cliente ofrece para que sea más seguro para la empresa que le está concediendo el crédito. Mientras mayor sea la cantidad de activos que disponga el solicitante es más posible que se pueda recuperar los fondos, en un momento dado que el cliente este pasando por una crisis y no pueda cancelar. 5. Condiciones: Es un análisis en términos generales de la industria, del país donde se encuentra la empresa. Se consideran los factores como riesgo sectorial, ventajas competitivas, nivel tecnológico. 2.2.5.3 Calificación de Crédito. (Lawrence J. y Chad J., 2012) La calificación de credito es un método de selección para el otorgamiento de crédito que se usa comúnmente en las solicitudes de crédito de alto volumen y escaso monto en dólares. La calificación de crédito aplica ponderaciones obtenidas estadísticamente a los puntajes de las características financieras y crediticias clave de un solicitante de crédito, para predecir si pagará a tiempo el crédito solicitado. En pocas palabras, el procedimiento genera una calificación que mide la fortaleza crediticia general del solicitante, y esa calificación se usa para tomar la decisión de aceptación o rechazo del otorgamiento del crédito al solicitante. Las numerosas operaciones de tarjetas de crédito, como las de bancos, empresas petroleras y tiendas departamentales, son las que usan con mayor frecuencia la calificación de crédito. La finalidad de esta calificación es tomar decisiones de crédito bien informadas, con rapidez y de manera económica, reconociendo que el costo de una sola decisión con base en una calificación errónea es pequeño. No obstante, si 24 aumentan las deudas incobrables por decisiones basadas en una calificación, entonces deberá reevaluarse el sistema de calificación. Según los autores Lawrence y Chad, calificación de crédito es otro medio que se usa para estudiar si es posible otorgar un crédito y lo hace con un sistema estadístico para determinar la calificación de crédito. A las personas naturales les investigan si se retrasa en pagos, si tienes deudas pendientes actualmente y cuánto tiempo las han tenido, mientras que a empresas se les consideran los activos y pasivos que posean, si tienen una relación coherente entre ellos. Este método es utilizado en su mayoría por empresas emisoras de tarjetas de crédito, bancos, tiendas de índole comercial, estas empresas tratan de evaluar al cliente no por monto en dólares sino por cantidad, comparan a todos los clientescon un perfil similar. 2.2.5.4 Modificación en los Estándares de Crédito. Tabla No. 1 Efectos de la Relajación de los Estándares de Crédito En ocasiones, la empresa considerará modificar sus estándares de crédito en un esfuerzo por mejorar sus rendimientos y crear más valor para sus propietarios. Como muestra, considere los siguientes cambios y efectos en las utilidades que se esperan de la relajación de los estándares de crédito. Frente a una competencia agresiva en el mercado relajar los estándares de crédito cada vez es más necesario, ya que sin esto no podríamos lograr un volumen de ventas adecuado, pero esta decisión no es fácil de tomar se deben considerar factores importantes para que no se vea afectada la utilidad de la empresa, como ya sabemos las cuentas por cobrar traen consigo Variable Direccion del cambio Efecto en las utilidades Volumen de ventas Aumento Positivo Inversion en cuentas por cobrar Aumento Negativo Gastos por deudas incobrables Aumento Negativo EFECTOS DE LA RELAJACION DE LOS ESTANDARES DE CREDITO 25 costos relacionados, se debe disminuir el estándar de crédito cuando estos costos sean menores a la rentabilidad de las ventas. Entre los costos que se generan esta la expansión del departamento de crédito, la nómina de oficina que se encarga de hacer seguimiento de las cuentas por cobrar. El costo de la provisión de cuentas incobrables también aumenta, el costo de oportunidad y el riesgo latente de haber invertido en cuentas por cobrar nuevas de clientes de la misma índole y que por haberlos conseguido con la adopción de políticas con estándares de crédito más relajados pueden que se tarden más en pagar y se tenga así un periodo promedio de cobro más largo de lo que se toman los clientes ya existentes en la empresa. 2.2.5.5 Términos de Crédito. (Bolten, 2004) Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y beneficios, ¿Cómo los incorporan a su análisis para lograr el objetivo de maximizar utilidades sin correr grandes riesgos y sin que el costo del capital exceda al rendimiento de la ampliación del crédito? De acuerdo con el departamento de mercadotecnia, el director puede modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo máximo concedido. Según Bolten, los términos de crédito son los requisitos que acompañan a la venta para clientes a quienes la empresa les concede crédito. Debemos analizar antes de aplicar una política de crédito esta no debe exceder los márgenes permitidos para que no afecten el rendimiento. 2.2.5.5.1 La Venta al Contado. (Bolten, 2004) Si la política de la empresa es vender al contado, no otorga crédito comercial. No habrá costos de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero 26 para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco habrá costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de las políticas de ventas al contado es de cero. Según Bolten, las ventas al contado, no esta considerada dentro de los términos de CREDITO pues no existe el plazo para poder cancelar, sino que se trata de una venta al contado en el cual no incurre en ningún costo, como toda política tiene un efecto adverso ya que si empleamos siempre esto no vamos atraer clientes, se iran con la competencia y bajarían las ventas. No habiendo costos que comparar, hay que examinar los beneficios (utilidades) que se derivan de la política. Las utilidades se pueden calcular mediante esta formula: Tabla No. 2 Utilidades de la Política – Venta al Contado Figura No. 1 Costos de las Cuentas por Cobrar en donde: TP = Son las utilidades que se derivan de esta politica S = El precio de venta por unidad C = El costo de articulos vendidos por unidad M = El numero de unidades vendidas al contado A = Los costos de cuentas por cobrar reemplazando: DATOS S = 12 C = 10 M = 100 A = 0 se tiene: TP= 12(100)-10(100)-0 TP= 200,00 UTILIDADES DE LA POLITICA - VENTA AL CONTADO TP= S(M) - C (M) - A Costos de Costos de Atrasos Costos de cobranza 0 Incumplimiento Efectivo 90 dias Costos de cuentas por cobrar $ incumplimiento Costos totales de cuentas por cobrar Costo de Capital Atraso 30 dias 27 Despues de revisar la formula tabla (2) y como podemos apreciar en el grafico figura (1) adoptando la política de venta al contado se concluye que no se incurre en gastos, los costos son 0, este análisis nos va ayudar a entender las demas políticas, ya que mas adelante se podrá comparar cual ha sido mas rentable. 2.2.5.5.2 Neto a 30 dias (Bolten, 2004) Si la empresa concede crédito a 30 dias, incurre de inmediato en dos clases de costos: (1) el del capital necesario para financiar las cuentas por cobrar durante 30 dias y (2) los de cobranza, como facturación, franqueo, contabilidad y sueldos de administración de créditos. En la figura (1) se puede ver que los costos de capital aumentan mientras mas tiempo permanezca sin cobrar la cuenta, porque la empresa debe pagar intereses por cada dia transcurrido. Por ejemplo, si el costo del capital es del 12 por ciento, le costara el 1 por ciento del importe del crédito otorgado por cada mes que la cuenta permanezca sin pagar. Cada dia que transcurre le costara a la empresa el .033 por ciento en intereses. Ademas de los costos de capital, la empresa incurre en costos de facturación, franqueo, etc. , que son constantes cualquiera que sea el numero de días en que la cuenta permanezca sin cobrar, ya que esos gastos se efectúan solo una vez, el primer dia. Los costos de cobranza aparecen en la figura (1) como un costo constante sumado a los costos de capital en el curso de los primeros 30 dias en que la cuenta permanece sin cobrar. Para compensar los mayores costos de cobranza están los incrementos que se esperan en las ventas y en las utilidades y que prevé el departamento de mercadotécnia al adoptarse la política de neto a 30 dias en vez de la venta al contado. Podemos observar enla figura (1) que los costos de capital se maximizan a medida que van pasando los días y la cuenta no ha sido cobrada, el capital paga interés por dia y 28 estos son sumados en conjunto con los costos de cobranza , todos estos costos se van a equibrar con el aumento en las ventas. Vamos aplicar formulas para saber si es mas rentable adoptar esta política: Tabla No. 3 Costos de las Cuentas por Cobrar – Unidades adicionales Tabla 4. Utilidades de la politica – Neto a 30 dias Según Bolten, basandonos en el criterio de que dando 30 dias de crédito las ventas van aumentar, ponemos de ejemplo que se maximizaran de 100U a 300U, por ende el ingreso total con el precio de venta aumentara asi mismo el costo total también lo hara (tabla 2), según la formula (tabla 3) nos indica que los costos totales de cuentas por cobrar son la suma de los costos de capital mas los costos de cobranza . El ingreso total menos el costo total de unidades vendidas y menos los costos totales de cuentas por cobrar según la formula (tabla 4), dando como resultado que la utilidad fue en donde: k= El costo de capital de los recursos que se utilizan para financiar las cuentas por cobrar C (N)= el valor de las cuentas por cobrar financiadas (costo de los articulos vendidos) CC= los costos de cobranza por unidad CC (N)= los costos totales de cobranza C (N) ] k = los costos totales de capital reemplazando: DATOS S= $12 C= $10 k= 0,10 CC= $0,25 N= 300U S(N) = $12 (300) = $3,600.00 C(N)= $10(300) = $3,000.00 COSTOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR - UNIDADES ADICIONALES AR= [ C (N) ] k + CC (N) utilizando la formula TP de la figura(2) se tiene: TP= 3,600 - 3,000 - [3,000] 0,10 - 0,25 (300) TP= $225,00 conjugando la formulaTP (2) y la AR (4) TP = S(N) - C (N) - [ C (N) ] k - CC (N) UTILIDADES DE LA POLITICA - NETO A 30 DIAS 29 $25 mas que la utilidad que se genero con la venta al contado, la empresa deberá adoptar la política de neto a 30 dias. 2.2.5.5.3 2/10, Neto a 30 dias (Bolten, 2004) En este caso el cliente puede hacer una de dos cosas: (1) comprar los artículos y no aprovechar el descuento, o (2) comprar los artículos y aprovechar el descuento por pronto pago. Es como si la empresa tuviera dos grupos distintos de clientes. Uno de esos grupos no aprovecha el descuento: estos clientes serán iguales a los que están sujetos a la política del neto a 30 dia. No hay incentivo para comprar a la empresa mas de los que se le compraba con dicha política. Por lo tanto, las utilidades provenientes de este grupo también serán de $225 , suponiendo que ninguno de estos clientes decida pagar antes y tomar el descuento del 2 por ciento. Sin embargo, la adopción del descuento del 2 por ciento por pronto pago atraerá mas clientes y aumentara las ventas previstas. Hay que examinar los beneficios y costos adicionales asociados con el descuento, para determinar la utilidad de la política de 2/10 neto a 30 dias y compararla con la de las otras políticas que se puedan adoptar. Tabla No.5 Ingreso Adicional Tabla No.6 Costo adicional con artículos vendidos Tabla No.7 Costo AR adcionales Ingreso adiconal = ( 1 - d) S (N`) en donde: S= precio de venta por unidad d= el descuento de 2 por ciento (N`)= el numero de unidades adicionales que el dpto. de mercadotecnia espera vender ofreciendo el descuento del 2 por ciento Costo adicional de articulos vendidos = C (N`) Costos AR adicionales = [C (N`) k/3] + CC (N`) 30 Tabla No. 8 Utilidades de la política – 2/10 Neto a 30 dias Analizando los que nos dice Bolten, para decidir con que política quedarnos vamos analizar las formulas presentadas si es que nuestro cliente decide pagarnos a los 10 dias de la emisión de la factura y le otorgamos el 2% de descuento en las ventas, pues bien notamos que utilizamos la formula de la tabla (7) que se trata de los Costos AR adicionales (cuentas por cobrar) donde contempla que (k) el costo de capital es 0.033 debido a que el mes tiene 30 dias y este es repartido en 3 partes ya que el cliente va a cancelar dentro de los primeros 10 dias y se lo divide con el costo de capital que es 10%, se lo calcula asi ya que se a financiar el capital solo por el lapso de 1/3 del tiempo. Ahora bien conservando las cifras anteriores y suponiendo que el numero de unidades adicionales (N`) vendidas es 500, la utilidad total de esta política se calcula con la formula de la tabla 8 que conjuga las formulas de las tablas 5, 6 y 7 y se obtiene como resultado $815 , como podemos observar esta política esta por encima de las otras 2 politicas antes mencionadas ya que aumentan las utilidades. reemplazando: DATOS TP n/30 = $225 d = 2% (0,02) S = $12 N` = 500 C= $10 k= 10% (0,10) CC= 0,25 se tiene: TP 2/10 . n/30 = $225+0,98(12)(500)-(10)(500)-[10(500)]0,033-0,25(500) TP 2/10 . n/30 = $815 conjugando las formulas (6) (7) (8) TP 2/10 . n/30 = TP n/30 +(1-d) S (N`) - C(N`) - [C (N`) k/3] - CC (N`) UTILIDADES DE LA POLITICA - 2/10 NETO A 30 DIAS 31 2.2.5.6 Morosidad e Incumplimiento (Bolten, 2004) Hasta ahora se ha considerado el efecto que producen las tres políticas mas comunes de cuentas por cobrar en las utilidades de la empresa sin tomar en cuenta los costos de morosidad e incumplimiento. En los casos del neto a 30 dias y 2/10 neto a 30 dias habrá algunos clientes que demoraran su pago y otros que no lo efectuaran, aumentando los costos totales de cuentas por cobrar como se indica en la figura 3. Despues de transcurrido el periodo de crédito permitido de 30 dias, la cuenta no cobrada se considera morosa y la empresa incurre en costos adicionales, por el envio de recordatorios y por otras medidas encaminadas a inducir al cliente a pagar . Tambien continua pagando intereses e incurre en costos de oportunidad por los recursos que se utiliza para financiar la cuenta. Bolten nos trata de decir que cada dia después del vencimiento de la factura y que esta aun se encuentre impaga va generando costes financieros, puesto que cada dia que pasa el proveedor debe financiar la operación con recursos propios o de terceros que en algunos casos son los Bancos Ahora vamos a calcular los costos de morosidad en 2 escenarios diferentes: Tabla No.9 Costos de morosidad con unidades adicionales COSTOS DE MOROSIDAD CON UNIDADES ADICIONALES DC = D ( N + N` ) ( Pd ) en donde: DC= costos totales de morosidad N`= unidades adicionales vendidas a los clientes debido al descuento del 2% N= numero de unidadesd vendidas a los clientes del neto a 30 dias Pd= porcentaje de las ventas totales D= costo adicional promedio debido a la morosidad reemplazando:DATOS N`= 500 N= 300 Pd= 0,03 D= $5 se tiene: DC = $5 (300 + 500 ) (0,03) DC = $120 32 Tabla No.10 Costos de morosidad sin unidades adicionales En el primer escenario tabla (9) tenemos que el 3% de las ventas totales no se llegan a cancelar hasta los 30 dias y $5 como costo adicional promedio debido a la morosidad, manteniendo las ventas del ejemplo anterior , los costos totales de morosidad son $ 120, este valor deberá ser restado de la utilidad obtenida aplicando la política de 2/10 neto a 30 dias. En el segundo escenario tabla (10) tenemos que los costos de morosidad son $45, puesto que la política aplicada fue del Neto a 30 dias, entonces ya no habran unidades adicionales. (Bolten, 2004) Tambien habrá que deducir los costos de incumplimiento (FC) que surgen cuando la empresa renuncia a cobrar la cuenta y carga a gastos todo el costo de los artículos vendidos. Se espera que con la política de 2/10 neto a 30 dias cierta porción (Pf) de las ventas totales ( N + N`) no se llegara a cobrar. El costo de artículos vendidos que habrá que cancelar se puede expresar en esta forma: Tabla No. 11 Costos de incumplimiento Sin unidades adicionales se tiene: DC = $5 (300 ) (0,03) DC = $45 FC = C ( N + N`) (Pf) en donde: FC= costos totales de incumplimiento C= costos de articulos vendidos por unidad N`= unidades adicionales vendidas a los clientes debido al descuento del 2% N= numero de unidadesd vendidas a los clientes del neto a 30 dias Pf= porcentaje no cobrado de las ventas reemplazando: DATOS N`= 500 N= 300 C= $10 D= 0,005 FC= $10 (300+500) 0,005 FC= $40 COSTOS DE INCUMPLIMIENTO 33 Aquí también hay el escenario con o sin unidades adicionales, los costos de incumplimiento o de morosidad siempre van ser mayor cuando se trate de la política de 2/10 neto a 30 comparado con la política neto a 30 dias, podemos observar en la tabla (11) donde se debería restar $40 por motivo de incumplimiento, si adoptamos el escenario de la política de neto a 30 dias entonces el valor por restar seria de $15, esto es cuando ya estamos confirmando que la cuenta no va a ser cobrada y nosotros asumimos tales costos. 2.2.5.7 Factores Costo – Beneficio en la Determinación de la Política de Credito de Cuentas por Cobrar. Según (Bolten, 2004) son los siguientes factores: Costos de Cobranza. Si la política de la empresa es vender estrictamente al contado, no tendrá costos de cobranzas porque todos los clientes harán sus pagos al recibir las mercancías, pero si comienza a extender crédito esperando que atraerá más negocios incurrirá en costos de cobranza porque tendrá que contratar a un gerente de crédito con ayudantes y contadores dentro del departamento de finanzas, conseguir fuentes de información de crédito que le ayuden a decidir cuales clientes son confiables y sostener y
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