Día 1 - ponencia 2 - Modelo SGDEA y su rol en la transformación digital - José Libardo Borja Suárez

Vista previa del material en texto

Rol de los Archivistas en la 
Transformación Digital
Modelo para la Implementación de 
Sistemas de Gestión de Documentos 
Electrónicos de Archivo
Rol de los Archivistas en 
la Transformación Digital
Modelo para la implementación de 
Sistemas de Gestión de Documentos 
Electrónicos de Archivo
En donde esta la información?
registros. entendidos como documentos de archivo
Redes Sociales 
Interacción Datos Exactos 
Online
BlockChain
Control del proceso es
de los usuariosMovilidad
En donde esta la información?
registros. entendidos como documentos de archivo
Fuente. Prof. Jordi Serra
GD basada en Datos
Definiciones
Definiciones
Definiciones
MasterDocumental
Definiciones
Modelo del Sistema de Gestión de Documentos 
Electrónicos de Archivo
DIAGNOSTICO REQUERIMIENTOS IMPLEMENTACIÓN
Empresa
(del negocio)
Funcional
(procesos de 
negocio)
Tecnológicos
(soporta al 
negocio)
Normativos
Estratégicos
Funcionales
Tecnológicos
Plan de 
Proyecto
54%37%
9%
Diagnóstico
4. Seguridad de los documentos.5. Seguridad de compartir documentos.
6. Búsqueda y recuperación de los documentos.
7. Uso de lenguaje común - área de práctica.
8. Autoridad de los documentos electrónicos.
Seguridad de documentos Porcentaje
Indispensable 53,6%
Importante - No indispensable 36,9%
No importante 9,5%
Gran total 100%
Seguridad de los registros
Diagnóstico
Autoridad de los registros
Importancia
Alta Media Baja Total
Autenticidad
Certeza de creador o emisor del documento 81,7% 17,1% 1,2% 100%
Certeza de creación/recepción del documento 72,0% 25,6% 2,4% 100%
Fiabilidad
Contenido fiel producido por el creador o emisor 85,4% 12,2% 2,4% 100%
Integridad
Documentos del expediente completos 75,6% 23,2% 1,2% 100%
Documentos protegidos contra alteraciones 69,5% 28,0% 2,4% 100%
Histórico de acceso al documento 69,5% 26,8% 3,7% 100%
Disponibilidad
Documento localizable, recuperable y reproducible 84,1% 14,6% 1,2% 100%
ISO 15489-1:2016 
ISO 21946:2019
Requerimientos de un SGDEA
Política de Información y Documentos
YYYYYY realiza todas las acciones necesarias para
asegurar que los documentos electrónicos, creados,
gestionados y mantenidos por la naturaleza de su
negocio en sus áreas de práctica, a través de su SGDEA
se mantengan auténticos, fiables, íntegros, usables y
seguros, que de acuerdo con los compromisos
establecidos con los clientes sean de fácil acceso y se
conserven indefinidamente en el tiempo como parte
de la memoria corporativa y soporte para construir
conocimiento.
• Orientación al objeto del negocio
• Construcción de conocimiento
• Eficiencia
• Confidencialidad
• Protección del medio ambiente
Declaración de la Política Principios orientadores de 
la Política
Ejemplo
Valoración
Proceso de evaluar las actividades del negocio para determinar qué registros es 
necesario crear, capturar y el tiempo que es necesario mantener esos registros
(ISO (15489-1:2016 p 12) 
Combina la comprensión del contexto del negocio con la identificación de registros
para evidencia del negocio, que se deberían cumplir mediante los registros.
• Desarrollar entendimiento acerca de la naturaleza del negocio y de su entorno legal, 
de recursos y tecnología
• Determinar qué registros se deberían crear y como se deberían gestionar par 
cumplir con:
• Los riesgos que afectan generalmente el negocio
• Los riesgos que se pueden gestionar mediante la creación, captura y gestión 
de registros.
Valoración
Controles de los registros
Esquema de Metadatos
1. Alcance del esquema de 
metadatos
2. Elementos y relaciones del 
esquema de metadatos
3. Codificación del esquema de 
metadatos
Ejemplo
Esquemas de Clasificación de Negocios
Ejemplo
Procesos de Gestión de Documentos
Framework SGDEA 
Dimensionamiento de Recursos Tecnológicos
Plan de Implementación
Plan de Implementación
Equipo de 
Trabajo
Plan de 
Capacitación
para la transformación digital
¿Donde esta el Registro?
Toma de decisiones
Proyectos
Cortos
Relaciones de 
los registros Tecnologia
Semántica
App 
teletrabajo 
Gestión del 
Conocimiento