FONDOS ACUMULADOS_ Estudio de caso

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FONDOS ACUMULADOS
ESTUDIO DE CASO: 
ALCALDÍA DE SANTA MARTA
Alcaldía de Santa 
Marta, Magdalena, 
Colombia
Archivos de algunas 
dependencia de la alcaldía 2019
Archivos en los 
pasillos, escaleras y 
patios en 2019 según 
lo detallado en la visita 
por parte del grupo de 
Inspección y Vigilancia 
del Archivo General de 
la Nación
Instrumentos Archivísticos
. SITUACIÓN/PROBLEMA SOLUCIÓN . 
Conformación de archivos de gestión
- No aparecen expedientes y documentos
- Las dependencias organizan según su 
lógica y según su producción
- Los expedientes están incompletos
- No hay foliación
- Identificación de la documentación
-Armar un plan de organización documental de 
acuerdo con las clases de organización 
correspondiente para cada documentación
-Completar los expedientes
-Foliar debidamente la documentación
. SITUACIÓN/PROBLEMA SOLUCIÓN . 
Conocimiento y uso de instrumentos 
archivísticos
- La TRD versión de julio de 2017, no está 
aprobada y algunas dependencias se basan en 
ellas.
- Antes de 2017 los funcionarios y 
contratistas informan que habían unas TRD en 
el 2011, pero nunca se usaron.
- Nunca ha habido aplicación de 
instrumentos archivísticos.
-Actualizar, Aprobar y aplicar la TRD 
correspondiente
-Usar las TRD ya Aprobadas para la 
organización de la documentación
-Aplicar los instrumentos archivísticos de 
acuerdo con la necesidad de los documentos
. SITUACIÓN/PROBLEMA SOLUCIÓN . 
Identificación de cajas y carpetas
- En todos los casos es provisional y no 
hay claridad sobre esta provisionalidad.
- Usar unidades de conservación 
documental adecuadas para la 
conservación de los documentos y rotular 
las mismas a fin de identificarlas y 
acceder a ellas de forma fácil. 
. SITUACIÓN/PROBLEMA SOLUCIÓN . 
Correspondencia
- El número de salida de las comunicaciones 
oficiales se determina en cada dependencia según 
su propia numeración.
- La ventanilla única recibe y asigna un número 
de radicado, hace la entrega a las áreas y de allí en 
adelante no hay control de la respuesta, ni de la 
salida de información.
- Hay dependencias que tienen su propia 
"ventanilla de radicación", no hay centralización.
- Se adquirió una plataforma para la radicación 
de comunicaciones y no se implementó.
- Crear un Orden para todas las dependencias 
para crear un sistema de gestión documental de 
calidad 
- Crear planillas de control de documentos 
para todas las áreas tanto de entrada como de 
salidas para asegurar que el documento cumpla con 
la finalidad de ser consultado de forma ágil.
- Centralizar los procesos de gestión de 
documentos a fin de hacerlos más eficaces
- Usar de manera eficaz todos los materiales 
que se dispongan para la gestión de los documentos 
dentro de la entidad 
. SITUACIÓN/PROBLEMA SOLUCIÓN . 
Condiciones de infraestructura y 
medioambientales, conservación de documentos
- Archivos en malas condiciones generales de 
conservación.
- Se han iniciado procesos de hacinamiento de 
malas condiciones de trabajo, lo que obliga a 
ser tratado de archivos sin organización.
- Hay problemas de espacio, pues no se alcanza 
a guardar toda la información que se produce.
- Uso indiscriminado de AZ.
- La infraestructura no está diseñada para 
contener archivos y las oficinas se encuentran 
llenas de documentación.
- Infraestructura tiene problemas de cubiertas, 
pisos, seguridad de puertas y ventanas, 
riesgos eléctricos y plagas. 
- No hay instalaciones para un archivo central 
adecuado.
- Archivos en pasillos, escaleras, patios…
Consultar y aplicar lo establecido en el 
Acuerdo 049 de 2000 y el Acuerdo 037 de 
2002
CONCLUSIÓN 
Bibliografía
Congreso de la República (2000). Ley 594 de 2000, artículo 21: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en 
cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Bogotá D.C.: Congreso de la República
Congreso de la República (2010). Ley 1409 de 2010 “Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones.”. Bogotá D.C.: Congreso de la Republica
Congreso de la República (2012). Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. Bogotá D.C.: Congreso de la República 
Congreso de la República (2014). Ley 1712 de 2014: por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.: 
Congreso de la República
Presidencia de la República de Colombia (2013). Decreto 1515 de 2013, Artículo 10: “Los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal de las Ramas Legislativa, Judicial y los órganos 
autónomos y de control, podrán transferir la documentación de valor histórico al respectivo Archivo General creado en cada una de las ramas o entidades, o en su defecto podrán concertar su transferencia al 
Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales, según el caso”. Bogotá D.C.: Presidencia de la República de Colombia
Presidencia de la República de Colombia (2015).Decreto 1080 de 2015. Título II: Patrimonio Archivístico, Capítulo V: Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública en sus 
diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades 
privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). Bogotá D.C.: Presidencia 
de la República de Colombia 
AGN (2000). Acuerdo 047 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de 
conservación”. Bogotá D.C.: Archivo General de la Nación.
AGN (2000). Acuerdo 049 de 2000, artículo 3: Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando 
los siguientes aspectos: especificaciones de las dimensiones y material de estanterías y otros mobiliarios. Bogotá D.C.: Archivo General de la Nación.
AGN (2000). Acuerdo 056 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO GENERAL DE 
ARCHIVOS. Bogotá D.C.: Archivo General de la Nación.
AGN (2002). Acuerdo N° 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el 
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Bogotá D.C.: Archivo General de la Nación.
AGN (2004). Acuerdo 002 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Bogotá D.C.: Archivo General de la Nación.
AGN (2014). Acuerdo 008 de 2014, artículo 3: Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades de almacenamiento que garanticen su protección en el tiempo. Bogotá D.C.: 
Archivo General de la Nación.