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GUÍA PARA LA DIGITALIZACIÓN DE 
DOCUMENTOS 
 
BOGOTÁ D.C SEPTIEMBRE DE 2019 
 
 
 
 
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DE DOCUMENTOS 
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CONTENIDO 
 
1. ALCANCE ...................................................................................................................... 2 
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................................... 2 
3. PAUTAS PARA DIGITALIZACIÓN .................................................................................... 5 
4.1 ETAPA 1 PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS................................................. 8 
4.1.1. Preparación de los documentos con fines de control y trámite ................................... 8 
4.1.2. Preparación de los documentos con fines archivísticos ............................................... 8 
4.2. ETAPA 2 DIGITALIZACIÓN O CAPTURA ....................................................................... 10 
4.2.1. Configuración del escáner ......................................................................................... 10 
4.3. ETAPA 3 DESCRIPCIÓN E INDIZACIÓN (INDEXACIÓN) ................................................. 13 
4.3.1 Descripción de documentos con fines de control o trámite ....................................... 14 
4.3.2 Descripción de documentos con fines archivísticos ................................................... 14 
4.4 ETAPA 4 CONTROL DE CALIDAD DE LA IMAGEN DIGITAL ........................................... 15 
4.5 ETAPA 5 PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO ..................................................... 17 
4.6 ETAPA 6 CONSULTA DE LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA .......................................... 20 
5 MARCO LEGAL ........................................................................................................... 20 
6 REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................... 21 
7 DOCUMENTOS ASOCIADOS ....................................................................................... 21 
8 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO .............................................................................. 21 
9 ANEXOS ..................................................................................................................... 21 
9.1 Anexo Formatos ......................................................................................................... 21 
9.2 Anexo Estructura ISAD G ............................................................................................ 22 
9.3 Anexo Norma Internacional ISAAR (CPF) 2004 ........................................................... 24 
9.4 Anexo Medidas de Preservación según el tipo de soporte ......................................... 25 
10 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................. 25 
 
 
 
 
 
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1. OBJETIVO 
 
Proporcionar pautas específicas en los procedimientos básicos de digitalización de 
documentos de archivo en las etapas de su ciclo vital con el fin de preservar y conservar el 
soporte físico, facilitando el acceso y consulta de los mismos. 
 
 
2. ALCANCE 
 
Dirigido a los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la 
República responsables de documentos de Archivo. 
 
 
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 
 
Autenticidad: Entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las características 
originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido”, es decir, que 
un documento sea lo que pretende ser.1 (Ver Referencia Bibliográfica “RB”). 
 
Byte: Unidad de información digital. 1 byte equivale a 8 bits. Un megabyte equivale a 1 
millón de bytes.2 Ver RB 
 
Captura de Documentos de Archivo: El término “capturar” abarca los procesos de registrar 
un documento de archivo, decidir la clase en que se incluirá, añadir los metadatos 
complementarios y almacenarlo en el SGDEA.3 Ver RB 
 
Digitalización con Fines Probatorios: Tiene como objetivo la sustitución del soporte físico 
de los documentos, por imágenes digitales de los mismos, la cual se debe realizar 
cumpliendo el Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios, que 
tiene como marco de referencia la autenticidad del documento digital. 2 Ver RB 
 
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o 
entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, 
científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con 
fines de consulta posterior. 
Escala de grises: El número de grises en la escala entre el blanco y el negro. Una imagen 
codificada con 8 bits puede representar una escala de 254 grises entre el negro y el blanco. 
2 Ver RB 
 
 
 
 
 
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Escáner: Es el equipo o el Hardware usado para transformar la imagen que se encuentra en 
papel en una imagen digital y ser enviada a un computador. 4 Ver RB 
 
Escáner de cama plana: El escáner de cama plana es un dispositivo de captura diseñado 
para documentación que no puede ser procesada masivamente a través de alimentadores 
automáticos debido particularmente a las condiciones físicas del soporte. 5 Ver RB 
 
Escáner de alimentación automática: En impresoras multifunción, fotocopiadores y 
escáneres, un alimentador automático de documentos (o ADF, por sus siglas en inglés, 
Automatic Document Feeder), es un dispositivo que permite tomar varias páginas y 
alimentarlas hoja por hoja al escáner a la fotocopiadora. Esto permite a los usuarios 
escanear, y por lo tanto copiar, imprimir o faxear, documentos de múltiples páginas sin 
necesidad de colocar página por página. 6 Ver RB 
 
Formato de Archivo: Tipo de archivo en el cual quedará la imagen en el computador. 4 Ver RB 
 
Indización (indexación): Es la generación de un punto de acceso en un sistema de 
información referencial para facilitar la recuperación de documentos o información. 1 Ver RB 
 
Interoperabilidad: Ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar 
información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de 
facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades. 7 Ver RB 
 
ICR: tecnología para convertir imágenes de caracteres en letra manuscrita, en caracteres 
capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador. 8 Ver RB 
 
Legibilidad: La imagen resultante deberá permitir una lectura igual a la del documento 
soportado en papel. 1 Ver RB 
 
Metadatos: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen 
para proporcionar acceso a dicha imagen. 2 Ver RB 
 
OCR: (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres). Capacidad de 
un dispositivo de entrada de un ordenador u otra máquina de leer ópticamente caracteres 
de texto individuales de una página y convertir la información a un fichero de texto 
almacenado electrónicamente. 9 Ver RB 
 
PDF: El formato de documento portátil (PDF) se utiliza para presentar e intercambiar 
documentos de forma fiable, independiente del software, el hardware o el sistema 
operativo. Inventado por Adobe, PDF es ahora un estándar abierto y oficial reconocido por 
la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Los archivos PDF pueden 
 
 
 
 
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contener vínculos y botones, campos de formulario, audio, vídeo y lógica empresarial. 
También se pueden firmar de manera electrónica y se visualizan fácilmentecon el software 
gratuito Acrobat Reader DC. 10 Ver RB 
 
PDF/A: El estándar PDF/A para archivado a largo plazo fue aprobado por ISO (Organización 
Internacional para la Estandarización) en otoño de 2005. El estándar PDF/A se publicó con 
el número “ISO 19005-1:2005” y se basa en la especificación PDF.1.4 Ver RB 
 
El estándar PDF/A tiene como objetivo la creación de documentos PDF cuya apariencia 
visual permanezca igual con el transcurso del tiempo. Estos archivos deben ser 
independientes del software y de los sistemas utilizados para crearlos, almacenarlos o 
reproducirlos. 11 Ver RB 
 
PPI: Pixeles por Pulgada. Del inglés dots per inch (DPI) es una unidad de medida para 
resoluciones de impresión y representa el número de puntos individuales de tinta que una 
impresora o tóner puede producir en un espacio lineal de una pulgada. Se utiliza igualmente 
para describir la calidad del escaneado. 2 Ver RB 
 
Recepción: Operaciones de radicación, verificación y control que se realizan para la 
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. 1 Ver RB 
 
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos 
de consulta, los documentos requeridos. 12 Ver RB 
 
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y 
la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en 
papel. 12 Ver RB 
 
Resolución: El número de pixeles (tanto en alto como en ancho) que constituye una imagen, 
expresado normalmente como el número de pixeles por unidad lineal, ej.: 300 ppi (pixeles 
por pulgada) o a veces como dpi (puntos por pulgada). Cuanto mayor es el número de 
pixeles de una imagen más alta es su resolución, y cuanto mayor es la resolución de una 
imagen mayores son su claridad y su definición (y mayor es el tamaño del fichero). 2 Ver RB 
 
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido 
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del 
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e 
informes, entre otros. 12 Ver RB 
 
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas 
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 12 Ver RB 
 
 
 
 
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Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos 
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital 
de los documentos. 12 Ver RB 
 
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se 
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. 12 Ver 
RB 
 
Tamaño de página: Ofrece las medidas de los tamaños máximos y mínimos de papel que 
puede pasar por el escáner. Puede estar dado en centímetros o en pulgadas. 4 Ver RB 
 
Trámite: Control de recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el 
cumplimiento de su función administrativa. 1 Ver RB 
 
TIFF: Tagged Image File Format File. Formato de fichero para el almacenamiento de 
imágenes mapeadas bit-0. Puede presentar cualquier resolución, blanco y negro, escala de 
grises o color. 9 Ver RB 
 
Velocidad del Escáner: Se mide en PPMs (páginas por minuto). Es un factor que depende 
del tamaño del papel y de su orientación (horizontal o vertical). 4 Ver RB 
 
 
4. PAUTAS PARA DIGITALIZACIÓN 
 
La información que ingresa o se genera en la gestión administrativa del Departamento 
Administrativo de la Presidencia de la República es la base fundamental para dar respuesta 
a los requerimientos que por derecho propio tienen los ciudadanos; es por ello que se debe 
considerar la importancia de preservar lo mejor posible los documentos; una forma eficaz 
de lograrlo y mantener la accesibilidad al contenido de los mismos es llevando a cabo una 
digitalización de calidad. 
 
 
 
 
 
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Por lo cual se destacan tres objetivos principales en la digitalización: 
 
 
 
Según el Archivo General de la Nación, la digitalización de documentos puede tener al 
menos tres tipos de aplicaciones, para cada una de las cuales es posible adoptar diferentes 
características y estándares, de acuerdo con las necesidades de cada entidad:0 Ver RB 
 
 Digitalización con fines de control y trámite. 
 
Se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos 
volúmenes de documentos que requieren control y tramite inmediato evitando distribuir 
los documentos físicos, generalmente se hace con el fin de enviar por medios electrónicos 
los documentos en formato digital para agilizar su trámite y reducir el envío de documentos 
originales, es posible que en muchos casos no se cumplan con estándares archivísticos sino 
con los que son exclusivamente informáticos. Por lo tanto estas imágenes no pueden ser 
usadas posteriormente con fines de archivo.0 Ver RB 
 
Si este es el tipo de digitalización que requiere el usuario debe seguir las indicaciones dadas 
en el numeral, ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. 
 
 Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio. 
 
Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de información en caso de 
catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una entidad 
una vez superada la emergencia. Se realiza este proceso a partir de la digitalización con fines 
archivísticos, para no duplicar esfuerzos y recursos.13 De igual forma, es importante 
garantizar la recuperación de la información en el Departamento Administrativo de la 
 
 
 
 
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Presidencia de la República ya que éste es fundamental para la toma de decisiones a nivel 
gubernamental, además por ser cabeza del sector y referente nacional. 
 
Si este es el tipo de digitalización que requiere el usuario debe seguir las indicaciones dadas 
en el numeral, 4.2 ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. 
 
 Digitalización con fines archivísticos 
 
Es un proceso que requiere el uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de 
normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por el 
Comité de Archivo de la entidad (Comité Institucional de Gestión y Desempeño); esta 
digitalización se realiza a partir de agrupaciones o conjuntos de documentos (expedientes 
y series documentales). 
 
Este proceso puede llevarse a cabo para generar copias de seguridad o respaldo de 
documentos de archivo de valor histórico, científico o cultural, para habilitarlos en 
sustitución de los originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los 
archivos o documentos de conservación permanente.0 Ver RB 
 
Si este es el tipo de digitalización que requiere el usuario debe seguir las indicaciones dadas 
en el numeral 4.2 ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. 
 
Durante la digitalización se establecen etapas con el objetivo primordial de alcanzar una 
imagen de calidad, fiel e integra al contenido del documento original. Ver Procedimiento para 
la digitalización de documentos P-GD-14. 
 
 
 
 
 
 
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4.1 ETAPA 1 PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS 
 
Antes de digitalizar es importante realizar preparación física de los documentos con el 
objetivo de garantizar el acceso oportuno a la información para la toma de decisiones y a 
su vez evitar el deterioro de los documentos originales, en consecuencia, se deben seguir 
lassiguientes indicaciones: 
 
4.1.1. Preparación de los documentos con fines de control y trámite 
 
La recepción, radicación y distribución de documentos administrativos en el Departamento 
Administrativo de la Presidencia de la Republica se oficializará conforme a lo establecido en 
el acuerdo AGN 060 de 2001 y según las indicaciones dadas en SIGEPRE según corresponda 
el trámite. Ver Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04. 
 
Antes de digitalizar se deben preparar los documentos de acuerdo a las siguientes 
recomendaciones: 
 
 
A continuación, el usuario debe seguir las indicaciones dadas en la etapa 2 Digitalización o 
captura, descrita en el numeral 4.2 de éste documento. 
 
4.1.2. Preparación de los documentos con fines archivísticos 
 
En esta etapa se debe tener en cuenta que los documentos cuenten con previa organización 
conforme a la política archivística vigente que comprende: 
 
 Identificación de tipos documentales en el Cuadro de Clasificación Documental. 
 
 
 
 
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 Los documentos que conforman unidades documentales simples o complejas son 
valorados y codificados como series y subseries en la Tabla de Retención Documental 
vigente. 
 Identificación de los documentos que se van a digitalizar conforme a los parámetros de 
conservación que indique la Tabla de Retención Documental. 
 
La preparación de los documentos se llevará conforme las indicaciones dadas en M-GD-01 
Manual de Gestión Documental conforme a los siguientes aspectos: 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4.2. ETAPA 2 DIGITALIZACIÓN O CAPTURA 
 
En relación con la digitalización se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: 
 
4.2.1. Configuración del escáner 
 
a) Formatos admitidos: Para la elección del formato a utilizar debe tenerse en cuenta 
que cada formato podrá ser usado de acuerdo al tipo de información que se vaya a 
consignar, debiendo primar la finalidad para lo cual fueron definidos. Ver 9.1 Anexo 
. 
 
 Para documentos digitalizados con fines de control y trámite se aplicarán los 
definidos en el apartado 9.1 Anexo . 
 
 Para documentos digitalizados con fines archivísticos. Se recomienda utilizar PDF/A 
como formato de conservación a largo plazo. 
 
b) Reconocimiento Automático8 Técnicas para la extracción automatizada de los datos 
significativos del documento. Existen diferentes técnicas para llevar a cabo un 
reconocimiento automático: 
 
o Utilización de OCR: La tecnología OCR proporciona la habilidad de convertir 
imágenes de caracteres en letra de máquina, en caracteres capaces de ser 
interpretados o reconocidos por un ordenador. 
 
o Utilización de ICR: La tecnología ICR proporciona la habilidad de convertir caracteres 
en letra manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o 
reconocidos por un ordenador. 
 
En ese orden de ideas se tendrán en cuenta las recomendaciones indicadas en el 9.1 Anexo 
. 
c) Resolución de imagen: Se expresa en términos de DPI o puntos por pulgada. La 
resolución actual esta típicamente en el rango de los 100 DPI a los 1600 DPI, siendo 
el rango más común de digitalización de 150 DPI a 300 DPI. Es importante recordar 
que entre más alto sea el número de puntos por pulgada o DPI, mayor será la 
capacidad de almacenamiento requerida.0 Ver RB 
 
Nota 1: Del tipo de archivo y la resolución de captura dependerán de las características de 
los originales a reproducir. 
 
 
 
 
 
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En lo que se refiere a tipo de letra, nivel de contraste, etc., condicionarán que la imagen 
digital pueda ser modificada respecto al original, en orden a facilitar su legibilidad.0 Ver RB 
 
d) Profundidad de bits o de color: Elija una profundidad de bit que esté en consonancia 
con las características de los documentos originales y con el nivel necesario para 
transferir el contenido informativo: 
 
 Binario, para documentos textuales que consistan en imágenes en negro sobre papel 
blanco. 
 
 Escala de grises, para documentos que contengan información significativa en escala de 
grises (incluidas las anotaciones a lápiz en el texto, manuscritos, mecanografiados, 
impresos en equipo de matriz de punto) y/o impresos sobre papeles de colores, 
materiales fotográficos. 
 
 Color para documentos que contengan información en color, especialmente cuando se 
necesiten copias facsímiles de gran calidad.0 Ver RB 
 
 
 
e) Tamaño de Página: Ofrece las medidas de los tamaños máximos y mínimos de papel 
que puede pasar por el escáner. Puede estar dado en centímetros o pulgadas.0 Ver RB 
 
f) Compresión: La compresión se utiliza para reducir el tamaño del fichero de imagen 
para su almacenamiento, procesamiento y transmisión. Los sistemas de compresión 
pueden caracterizarse como sin pérdida o con pérdida. 
 
Nota 2: Es importante tener en cuenta que la compresión de los ficheros solo se 
realizará siempre y cuando sea necesario. 
 
g) Captura o digitalización del documento original: 
 
 
 
 
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La manipulación de los documentos se realizará según los criterios de conservación 
preventiva comúnmente aceptados para los materiales de archivo, con el fin de 
garantizar su conservación e integridad. Se utilizarán guantes y batas evitando la 
excesiva manipulación.0 
 
De requerirse la captura de documentos de gran tamaño o por fuera del área útil 
disponible con el escáner, se debe tratar de copiar implementando las recomendaciones 
que sobre el particular se desarrollaron para la conversión de documentos de gran 
tamaño en las normas reprográficas internacionales.00 
 
La captura digital de originales de gran formato (mapas, planos, pergaminos, etc.) se 
realizará para la copia de conservación en formato TIFF, utilizando un sistema de 
cuadrícula. Para la difusión de estos grandes formatos se realizará además una captura 
general con una resolución óptima en sistema de compresión JPEG o PNG, y se dividirá 
en coordenadas, con objeto de obtener una malla cuadriculada. 
 
Cada cuadrícula de la malla se capturará de manera separada con un formato no 
superior a DIN A3, en alta resolución, y con referencia a la captura general mediante el 
uso de enlaces o hipervínculos.0 
 
Conforme al tipo de escáner que se utilice se deben seguir las siguientes 
recomendaciones: 
 
Escáner de cama plana 
 
 
 
 
 
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Escáner de alimentación automática 
Digitalizar los siguientes tipos de documentos, puede provocar atascos de papel o daños en 
los propios documentos 24 Ver RB 
 
 
4.3. ETAPA 3 DESCRIPCIÓN E INDIZACIÓN (INDEXACIÓN) 
 
Es importante diferenciar el concepto de índice con el concepto de descripción: Mientras el 
índice se considera un “punto de acceso” para la recuperación de información, es la 
descripción documental la que verdaderamente satisface la representación de la unidad 
documental y de las partes que la componen, como un sistema integrado capaz de reflejar 
el contenido, el contexto y la estructura de los documentos de archivo. Para la generación 
de los metadatos archivísticos, es conveniente la aplicación básica de estándares 
archivísticos de descripción documental, integrados complementariamente, tales como: 
 
Norma Internacional General para Descripción Archivística ISAD (G). Ver 
9.2 Anexo 
Norma Internacional para el Registro de Autoridades Archivísticas (Entidades, Personas y 
Familias) ISAAR (CPF) 2004 Ver 9.3 AnexoGUÍA PARA LA DIGITALIZACIÓN 
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4.3.1 Descripción de documentos con fines de control o trámite 
 Registro de Correspondencia 
 
Corresponde al Grupo de Correspondencia realizar el registro y descripción de las 
comunicaciones radicadas como correspondencia, conforme a los lineamientos 
establecidos en el Manual de Atención a la Ciudadanía - M-AU-04, Acuerdo AGN 060 de 
2001 y Acuerdo 005 de 2013. 
 
Para el caso de la serie documental “Contratos”, siendo estos compuestos por expedientes 
híbridos, es decir documentos electrónicos y análogos (papel) digitalizados se debe aplicar 
los lineamientos indicados en el Manual de contratación M-BS-01. 
 
“Por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por 
su naturaleza o condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los 
procesos se publicarán en el Portal Único de Contratación, conforme el artículo 
2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 y se garantiza a todos los interesados el libre 
acceso a la información generada en los procesos de selección” 
Ver Manual de contratación M-BS-01. 
 
Estos lineamientos están fundamentados en las normas de Descripción Archivística. Ver 9.3 
Anexo 
 
4.3.2 Descripción de documentos con fines archivísticos 
 
Los documentos electrónicos que forman parte de un expediente deben estar asociados a 
un identificador único, al que se añadirá el índice electrónico donde figure el expediente o 
los expedientes que lo conforman. Ver Procedimiento para la digitalización de documentos P-
GD-14. 
 
Podrán mantenerse independientes o agrupados según las series y subseries mediante las 
cuales se haya clasificado la documentación de la entidad. Determinados tipos de 
documentos podrán agruparse en carpetas de acuerdo a la función que tienen, como 
pueden ser los documentos susceptibles de ser utilizados en múltiples expedientes; en 
estos casos se acude al acompañamiento del Grupo de Archivo General. 
 
 
 
 
 
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Ejemplo 
 
 
4.4 ETAPA 4 CONTROL DE CALIDAD DE LA IMAGEN DIGITAL 
El término implica una consideración subjetiva de apreciación, que como mínimo garantice 
la visualización humana y una impresión (copia) lo más cercana posible al original 0 Ver RB 
 
a) Control de calidad de las imágenes 
 
Esta acción debe ser siempre un procedimiento o rutina en el flujo de trabajo de la 
conversión de documentos. La confrontación del producto de la digitalización (imágenes), 
se realiza contra la versión original del documento en papel, de acuerdo con las siguientes 
consideraciones mínimas de validación.0 Ver RB 
 
 
 
 
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Durante la revisión de las imágenes se deben contemplar los siguientes aspectos: 
 
Para llevar a cabo el control de calidad de los documentos digitalizados, se examina el 100% 
de las imágenes capturadas frente a los originales, aplicando las siguientes observaciones: 
 
 No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir 
muy claras o muy oscuras, comparadas con el documento original en papel.15 Ver 
RB 
 No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o 
con sombras en las fuentes.15 Ver RB 
 El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe, 
JPEG2000 (con pérdida) 
 La resolución de la imagen debe ser de 200 DPI o superior siempre y cuando las 
resoluciones superiores se usen en los casos previstos y no para todos los 
documentos.15 Ver RB 
 El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas.15 Ver RB 
 Para las imágenes de baja calidad se documenta la evidencia y se procede a 
realizar una anotación de la misma (número de folio, muy claro, muy oscuro, no 
alineado, incompleto, ilegible, etc.) 
 Verificar el nombre del archivo y la descripción del documento que sea conforme 
al original, si no coincide la información, se realiza anotación de la incoherencia 
encontrada.0 Ver RB 
 
b) Control de calidad del proceso 
 
Como su nombre indica, las actividades de este apartado están relacionadas con un 
esquema general de calidad, que involucra la definición de los procedimientos, el control 
de calidad sobre los equipos utilizados para realizar la reprografía digital y la técnica de 
operación para realizar el proceso.0 
 
 
 
 
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c) Conservación de las Actas de control 
 
Las actas desarrolladas para cada lote convertido, junto con la identificación del medio que 
las contiene y los datos de los complementos tecnológicos o firmas digitales cuando éstas 
son pertinentes y a los cuales adicionalmente se asocien, deberán ser coleccionadas y 
presentadas al Comité de Archivo para que sean identificadas, descritas, aceptadas y 
adjuntadas al Acta de la reunión a que corresponda, de manera que se garantice su 
conservación bajo responsabilidad de éste. 
 
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se elaboran las actas 
al finalizar un proyecto de digitalización, en el formato Acta F-DE-11, indicando como 
información mínima las razones que motivaron la digitalización, el lugar de consulta, la 
descripción de los documentos de cada lote y la cantidad de imágenes obtenidas. 
 
 
4.5 ETAPA 5 PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO 
 
a) Medios de Almacenamiento: 
 
Existen diversas opciones que brinda la tecnología tales como: redes de área de 
almacenamiento (SAN), almacenamiento conectado a redes (NAS) y tecnologías de 
almacenamiento de conexión directa, así como las nuevas tendencias técnicas de los 
dispositivos de almacenamiento (discos SATA, por ejemplo) soportarán soluciones 
escalables y económicas, basadas en las necesidades institucionales, como una parte 
integral de la infraestructura general de tecnologías de la información del Archivo.0 Ver RB 
 
 
 
 
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En el caso de que existan otros medios usados para el almacenamiento se recomiendan los 
sistemas de disco duro. Es importante indicar que poner los ficheros maestros en CD-R, 
DVD-R, Blu-Ray y en particular en una memoria flash a fin de tener fácil acceso a ellos no 
les asegura larga vida. Sin embargo, si se almacenan materiales en los CD-R y los DVD-R, lo 
aconsejable es utilizar los CD-R y DVD-R de alta calidad o de calidad archivística (tales como 
Mitsui Gold Archive CD-Rs) y almacenar estos discos en un entorno con temperatura y 
humedad controladas.0 Ver RB 
 
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se garantiza la 
preservación digital a largo plazo de la totalidad de la información almacenada en las 
carpetas compartidas por medio de las copias de seguridad que se realizan periódicamente, 
éstas se conservan asegurando las condiciones óptimas para su consulta a futuro. 
 
Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones que no 
aceleren su ritmo de deterioro natural. Normalmente se las dispondrá en una sala 
acondicionada con una temperatura controlada establecidas entorno a los 20°C y una 
humedad relativa 40% respectivamente, un flujo continuo de aire limpio con una limpieza 
diaria que evite la acumulación de polvo y basura. Estas condiciones no deben fluctuar más 
de dos grados y un 10% de humedad relativa en un período de 24 horas. Los soportes 
ópticos tales como los CD deben ser almacenados en unas condiciones similares, incluyendo 
además una estancia semioscura para limitar su sensibilidad a la luz.0 Ver RB 
 
Por otro lado, tambiénpueden ayudar otros factores relativos al control del medio 
ambiente en que se almacena los objetos: 
 
- Mantener una temperatura en torno a los 20 ºC. 
- Mantener la humedad relativa en torno al 40%. 
- Evitar las oscilaciones rápidas o prolongadas de temperatura y humedad. 
- Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos. 
- Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, así como el fumar. 
- Almacenar los medios de forma vertical. 
- Utilizar siempre las cajas originales. 
- No abrir las cajas que protegen las cintas. 
- Evitar la suciedad. 
- Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén usando. 
- No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo, la cara grabable de los CD. 
- Los CD deberían marcarse sólo en la parte superior y utilizando marcadores 
adecuados. 
- No dejar los soportes en los aparatos de visualización cuando no se estén usando.0 
Ver RB 
 
 
 
 
 
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 Todas las copias de información crítica deben ser almacenadas en un área 
adecuada y con control de acceso. 
 
 Ningún tipo de información institucional puede ser almacenada en forma exclusiva 
en los discos duros de las estaciones de trabajo; por lo tanto, es obligación de los 
usuarios finales realizar las copias en las carpetas destinadas para este fin. 
 
 Deben existir al menos una copia de la información de los discos de red, la cual 
deberá permanecer fuera de las instalaciones del DAPRE. 
 
 
 
 
 
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 El Área de Tecnologías y Sistemas de Información debe mantener un inventario 
actualizado de las copias de respaldo de la información y los aplicativos o sistemas 
del DAPRE. 
 
 Las copias de respaldo se guardarán únicamente con el objetivo de restaurar el 
sistema luego de un virus informático, defectos en los discos de almacenamiento, 
problemas de los servidores o computadores, materialización de amenazas, 
catástrofes y por requerimiento legal. 
 
 Todas las copias de información crítica deben ser almacenadas en un área 
adecuada y con control de acceso. 
 
Los administradores de los servidores, los sistemas de información o los equipos de 
comunicaciones, son los responsables de definir la frecuencia de respaldo y los 
requerimientos de seguridad de la información (codificación) y el administrador del sistema 
de respaldo, es el responsable de realizar los respaldos periódicos. 
 
 
4.6 ETAPA 6 CONSULTA DE LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA 
 
El proceso de búsqueda consiste en la identificación de documentos de archivo o 
expedientes por medio de unos parámetros definidos con objeto de localizar y recuperar 
los documentos de archivo, los expedientes y/o sus metadatos, así como de acceder a ellos.2 
Ver RB 
 
 
5 MARCO LEGAL 
 Ley 594 de 2000 
 Decreto 2573 de 2014 
 Acuerdo 07 de 1994 
 Acuerdo 005 de 2013 
 Circular Externa 005 Septiembre 2012 AGN 
 Norma ISO 19005-1: 2005 
 Norma ISO/TR 13028:2011 
 
 
 
 
 
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6 REQUISITOS TÉCNICOS 
 Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios. 2011. Archivo 
General de la Nación. 
 Pautas para la Utilización de la Digitalización. Archivo General de la Nación. 2009 
 Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. 
Especificación Moreq. 2001. 
 
 
7 DOCUMENTOS ASOCIADOS 
 M-GD-01 Manual de Gestión Documental. 
 M-TI-01 Manual de Políticas de Seguridad de la Información. 
 M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía. 
 M-BS-01 Manual de contratación. 
 
Estos documentos pueden ser consultados en el Aplicativo SIGEPRE. 
 
 
8 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 
Jefe del Área Administrativa. 
 
 
9 ANEXOS 
 
9.1 Anexo Formatos 
Escenario Formatos 
Documentos 
presentados por la 
ciudadanía 
Texto 
TXT PDF HTML 4.01 OOXML 
RTF PDF/A XHTML 1.0 MS Office 
ODF XML CSV 
Imagen 
JPG/JPEG PDF/A TIFF 
PDF PNG 
Audio 
AAC MP3 Ogg/Oga 
Video y contenedor 
MPEG-4 WMV MKV FLV 
H.264 AVC AVI MP4 Quick Time 
Ogg/Ogv OGM ASF Real Media 
Documentos 
generados por las 
entidades 
Texto 
TXT PDF HTML 4.01 OOXML 
RTF PDF/A XHTML 1.0 MS Office 
ODF XML CSV 
Imagen 
 
 
 
 
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Código 
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JPG/JPEG PDF/A TIFF 
PDF PNG 
Audio 
AAC MP3 Ogg/Oga 
Video y contenedor 
MPEG-4 Ogg/Ogv OGM MP4 
H.264 AVC AVI MKV FLV 
Documentos enviados 
a la ciudadanía 
PDF/A 
 
Documentos 
almacenados en el 
SGDEA 
Los documentos deberán guardarse en el formato en que se reciben y generan. 
Se recomienda utilizar PDF/A como formato de conservación a largo plazo. 
 
9.2 Anexo Estructura ISAD G 
 
Estructura de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 
Área Resume Elementos de Descripción Objetivo 
1. Área de 
Identificación 
Información esencial 
para identificar la 
unidad de descripción 
Código(s) de referencia 
Identificar de un modo único la unidad de 
descripción 
 Titulo Denominar la unidad de descripción 
Fecha(s) 
Consignar la fecha de la unidad de 
descripción 
Nivel de descripción 
Identifica el nivel de organización de la 
unidad de descripción 
Volumen y soporte de la 
unidad de descripción 
(cantidad, tamaño o 
dimensiones) 
Consignar el volumen de la unidad de 
descripción especificando el número, unidad 
de medida y soporte. 
2. Área de contexto 
Información acerca 
del origen y custodia 
de la unidad de 
descripción 
Nombre(s) del/de los 
productor(es) 
Identificar el nombre del productor de la 
unidad de descripción 
Historia Institucional / Reseña 
biográfica 
Consignar datos significativos sobre el 
origen, evolución, desarrollo y trabajo de la 
entidad o entidades responsables de la 
producción. 
Historia Archivística 
Consignar transferencias, responsabilidad y 
custodia de la unidad de descripción. 
Forma de ingreso 
Consignar el origen de transferencia de la 
unidad de descripción 
3. Área de contenido y 
estructura 
Información sobre el 
tema principal de los 
documentos y la 
Alcance y contenido 
Proporcionar a los usuarios la información 
necesaria para apreciar el valor potencial de 
la unidad de descripción. 
 
 
 
 
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organización de la 
unidad de descripción 
Valoración, selección y 
eliminación 
Consignar actividades de valoración, 
selección y eliminación realizadas o 
planificadas sobre la unidad de descripción, 
especialmente si afectan de alguna manera la 
interpretación de la documentación. 
Nuevos ingresos 
Indicar ingresos complementarios a la unidad 
de descripción. 
Organización 
Especificar la ordenación y clasificación de la 
unidad de descripción. 
4. Área de condiciones 
de acceso y utilización 
Disponibilidad de la 
unidad de descripción 
Condiciones de Acceso 
Informar sobre la situación jurídica y 
cualquier otra normativa que restrinja o 
afecte el acceso a la unidad de descripción. 
Condiciones de Reproducción 
Identificar cualquier tipo de restricción 
relativa a la reproducción de la unidad de 
descripción. 
Lengua / escritura de los 
documentos 
Identificar la lengua(s), escritura(s) y 
sistemas de símbolos utilizados en la unidad 
de descripción. 
Características físicas y 
requisitos técnicos 
Indicar requisitos de conservación 
preventiva, software o hardware para 
acceder a la unidad de descripción. 
Instrumentos de descripción 
Identificar instrumentos de descripción que 
proporcione informaciónrelativa al contexto 
y contenido de la unidad de descripción. 
5. Área de 
documentación 
asociada 
Información acerca 
de los materiales que 
tengan una relación 
importante con la 
unidad de descripción 
Existencia y localización de los 
documentos originales 
Indicar existencia, localización, disponibilidad 
y/o eliminación de originales si la unidad de 
descripción está conformada por copias. 
Existencia y localización de 
copias 
Indicar la existencia, localización y 
disponibilidad de copias de la unidad de 
descripción. 
Unidades de descripción 
relacionadas 
Informar acerca de las unidades de 
descripción que se encuentran en el mismo 
archivo o en otro lugar y que tengan alguna 
relación con la unidad de descripción por el 
principio de procedencia. 
Nota de publicaciones 
Identificar cualquier tipo de publicación que 
trate o esté basada en el uso, estudio o 
análisis de la unidad de descripción. 
6. Área de notas 
Información 
especializada y que 
no se pueda 
Nota 
Consignar información especial o cualquier 
otra información significativa no incluida en 
ningún otro elemento de la descripción. 
 
 
 
 
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acomodar en ninguna 
de las otras áreas 
7. Área de control de la 
descripción 
Información sobre 
cómo, cuándo y por 
quien se ha 
preparado la 
descripción 
archivística 
Nota del archivero 
Explicar cómo y quién y cómo ha preparado 
la descripción. 
Reglas o normas 
Identificar la normativa en la que está basada 
la descripción. 
Fechas de las descripciones 
Indicar cuando se ha elaborado y/o revisado 
la descripción. 
 
9.3 Anexo Norma Internacional ISAAR (CPF) 2004 
 
Norma Internacional para el Registro de Autoridades Archivísticas (Entidades, Personas y Familias) 
ISAAR (CPF) 2004. 
Área Recoge… Elementos de descripción 
1. Área de identificación 
Información esencial para 
identificar 
el encabezamiento de autoridad 
• Tipo de entidad 
• Forma(s) autorizada (s) del nombre 
• Formas paralelas del nombre 
• Formas normalizadas del nombre 
según otras reglas 
• Identificadores para instituciones 
2. Área de descripción 
Información relevante sobre 
naturaleza, contexto y actividades 
de la institución, persona o familia. 
• Fechas de existencia 
• Historia 
• Lugares 
• Estatuto jurídico 
• Función, ocupaciones y actividades 
• Atribución (es) Fuente (s) legal (es) 
• Estructura (s) interna (s)Genealogía 
• Contexto general 
3. Área de relaciones 
Información acerca de las 
relaciones con otras instituciones, 
personas y familias. 
• Nombre (s) Identificadores de las Instituciones, 
personas o familias relacionadas 
• Naturaleza de la relación 
• Descripción de la relación 
4. Área de control 
Información para controlar los 
encabezamientos. Incluye la 
información necesaria sobre 
cómo, cuándo y por qué agencia se 
creó y actualizó el registro de 
autoridad. 
• Identificador del registro de autoridad 
• Identificadores de la institución 
• Reglas y/o convenciones 
•Estado de elaboración 
• Nivel de detalle 
•Fechas de creación, revisión o eliminación 
• Lengua (s) y escritura (s) 
• Fuentes 
• Notas de mantenimiento 
Fuente: Manual de Digitalización de Documentos de la Administración Pública Nacional 26 
 
https://ogpargentina.files.wordpress.com/2015/03/anexo-ii-informe-autoevaluacic3b3n-manual-de-digitalizacion-borrador.pdf
 
 
 
 
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25 
 
9.4 Anexo Medidas de Preservación según el tipo de soporte 
Soporte 
Modo de 
Acceso 
Capacidad de 
Almacenamiento 
Vida útil Modo de conservación 
Disco 
Óptico 
CD 
DVD 
Aleatorio 
700 BM 
17 B 
5 años 
- Evitar la exposición solar. 
- Evitar temperaturas extremadamente 
bajas. 
- Evitar lugares húmedos. 
- Almacenar en cajas en forma vertical. 
- Evitar marcar el CD directamente. Se 
aconseja utilizar un rotulo. 
Memoria 
USB 
Aleatorio 1 GB – 1 TB 
10 a 15 
años 
- Evitar raspaduras o roturas. 
- Desconectar el dispositivo cuando no se 
esté usando. 
- Cerrar y quitar de modo seguro del 
dispositivo donde se esté utilizando. 
Disco 
Duro 
Aleatorio 500 GB 
5 a 7 
años 
- Evitar los golpes, las altas temperaturas, 
cortes de energía repentinos. 
- Evite acercar fuentes magnéticas. 
Fuente: Pautas para la conservación preventiva de los archivos de Gestión y preservación de los archivos 
digitales 31 
 
10 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
1. Colombia. Archivo General de la Nación. 2011. Protocolo para Digitalización de Documentos 
con Fines Probatorios. Recuperado de 
http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/files/original/c024dcb6febbd90ee177f069
b04d62e7.pdf 
 
2. Guía N° 05 Cero Papel en la Administración Pública. Digitalización Certificada de Documentos. 
 
3. Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Especificación 
Moreq. 2001. Recuperado de 
http://www.uhu.es/archivouniversitario/documentos/norma_moreq.pdf 
 
4. Colombia. Archivo General de la Nación. 2009. Pautas para la Utilización de la Digitalización. 
Recuperado de 
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Consulte/Pautas_para_la_U
tilizacion_de_la_Digitalizacion.pdf 
 
5. Alcaldía Mayor de Bogotá. Secretaria General Archivo de Bogotá. 2008. Guía de 
procedimientos. Digitalización en Archivos, una aproximación al tema. Pág. 26. Recuperado 
de http://portel.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/digitalizacion_de_archivos.pdf 
http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/files/original/c024dcb6febbd90ee177f069b04d62e7.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/files/original/c024dcb6febbd90ee177f069b04d62e7.pdf
http://www.uhu.es/archivouniversitario/documentos/norma_moreq.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Consulte/Pautas_para_la_Utilizacion_de_la_Digitalizacion.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Consulte/Pautas_para_la_Utilizacion_de_la_Digitalizacion.pdf
http://portel.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/digitalizacion_de_archivos.pdf
 
 
 
 
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G-GD-06 
02 
26 
 
6. Wikipedia. Alimentador automático de documentos. Recuperado de 
https://es.wikipedia.org/wiki/Alimentador_autom%C3%A1tico_de_documentos 
 
7. Colombia. Gobierno en Línea. Guía de Uso del Marco de Interoperabilidad. 2011. Recuperado 
de http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Interoperabilidad.pdf 
 
8. EJIE S.A. Sociedad Informática del Gobierno Vasco. Metodología de Digitalización de 
Documentos_v1.3. 2008. Recuperado dezhttp://www.zuzenean.euskadi.eus/s68-
contay/eu/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/eu_modgesdo/adjuntos/
Metodolog%C3%ADa%20de%20Digitalizaci%C3%B3n%20de%20Documentos.pdf 
 
9. Ministerio de Cultura. España. Directrices para Proyectos de Digitalización.2002. Recuperado 
de https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-
conservation/publications/digitization-projects-guidelines-es.pdf 
 
10. Adobe Acrobat. PDF: tres letras que cambiaron el mundo. Recuperado de 
https://acrobat.adobe.com/la/es/why-adobe/about-adobe-pdf.html 
 
11. Drümmer, Olaf. Introducción al PDF/A, Archivado a largo plazo de documentos PDF. 2009. 
Recuperado de https://www.pdfa.org/wp-
content/until2016_uploads/2011/08/Introduccion-al-PDFA_1b.pdf 
 
12. Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica 
el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Recuperado de 
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_0
27_DE_2006.pdf 
 
13. Colombia. Archivo General de la Nación. Circular Externa 005 de 2012. Recuperado de 
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61830 
 
14. España.Archivos de Andalucía. Recomendaciones Técnicas para la digitalización de 
documentos. 2010. Recuperado de http://www.uma.es/media/tinyimages/file/11.D-
AGUMA.pdf 
 
15. Colombia. Archivo General de la Nación. Requisitos Mínimos de Digitalización. 2017. 
Recuperado de http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/wp-
content/uploads/2017/05/V3_Ficha_Digitalizacion.pdf 
 
16. U.S.A. National Digital Library Program, Library of Congress. "Quality Review of Image 
Documents, Internal Training Guide (Revisión de Calidad de Documentos de Imagen, Guía de 
Capacitación Interna)", abril 1999. Recuperado de 
http://lcweb2.loc.gov/ammem/award/docs/docimqr.html 
 
https://es.wikipedia.org/wiki/Alimentador_autom%C3%A1tico_de_documentos
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Interoperabilidad.pdf
http://www.zuzenean.euskadi.eus/s68-contay/eu/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/eu_modgesdo/adjuntos/Metodolog%C3%ADa%20de%20Digitalizaci%C3%B3n%20de%20Documentos.pdf
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https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-conservation/publications/digitization-projects-guidelines-es.pdf
https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-conservation/publications/digitization-projects-guidelines-es.pdf
https://acrobat.adobe.com/la/es/why-adobe/about-adobe-pdf.html
https://www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2011/08/Introduccion-al-PDFA_1b.pdf
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http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_027_DE_2006.pdf
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http://www.uma.es/media/tinyimages/file/11.D-AGUMA.pdf
http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/wp-content/uploads/2017/05/V3_Ficha_Digitalizacion.pdf
http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/wp-content/uploads/2017/05/V3_Ficha_Digitalizacion.pdf
http://lcweb2.loc.gov/ammem/award/docs/docimqr.html
 
 
 
 
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02 
27 
 
17. Guías para la digitalización de los materiales de archivos. Recuperado de 
http://www.aa.org/assets/es_ES/sp_digitizinrarchivalmatguideline.pdf 
 
18. EDICIENCIA. Manual de buenas prácticas para la difusión digital de los contenidos científicos 
en las universidades Españolas. Capítulo 7. Barrueco, José Manuel. Manual: Preservación y 
conservación de documentos digitales. Pág. 331. Recuperado de 
http://www.imaginar.org/taller/javeriana/index_archivos/info/Manual_Edicion_Digital.pdf 
 
19. UNIPAHU. Pautas para la conservación preventiva de los archivos de Gestión y preservación 
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http://es.calameo.com/read/00477085024794c25ea96 
 
20. Universidad de Granada, España. Facultad de Biblioteconomía y Documentación. Estrategias 
de conservación de los documentos electrónicos. Recuperado de 
http://www.ugr.es/~aangel/BellasArtes/Estrategiasconservacion.ppt 
 
21. Guía N° 04 Cero Papel en la Administración Pública. Expediente Electrónico. 
http://www.aa.org/assets/es_ES/sp_digitizinrarchivalmatguideline.pdf
http://www.imaginar.org/taller/javeriana/index_archivos/info/Manual_Edicion_Digital.pdf
http://es.calameo.com/read/00477085024794c25ea96
http://www.ugr.es/~aangel/BellasArtes/Estrategiasconservacion.ppt