Resumen - Descripcion documental

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Barranquilla, Enero 23 de 2017 
 
 
SENA- Regional Atlántico- 
Centro Comercio y Servicios 
Servicios Administrativos 
Archivística 
 
 
 
	
	
	
DESCRIPCIÓN	DOCUMENTAL	
	
 
Danilo Daniel Ulloque Gérman 
Profesional en Ciencias de la Información, 
con tarjeta profesional No 364 emitida por 
el Colegio Colombiano de Archivistas. 
	
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
Enero 23 de 2017 
 
 
 
 
1 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman, Profesional en Ciencias de la Información 
con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
 
 
 
SIPNOPSIS 
Este documento contiene información acerca de cómo se describen los fondos 
documentales y cuáles son los principales instrumento de descripción.; hace énfasis en 
las normas de descripción nacionales e internacionales. Contiene ilustraciones; un 
glosario archivístico sobre el tema; Links en donde se pueden accesar a algunas de las 
normas técnicas de descripción mencionadas y la referencia bibliográfica sugerida 
sobre el tema. 
 
 
DESCRIPTORES O METADATOS 
Descripción documental, Inventarios; censos; Guías; Catálogos; Cuadros de 
clasificación; Norma ISAD (G); Norma ISAAR; Norma EAN 
 
SUMMARY 
This document contains information about how the documentary describes and what are 
the main instrument of description; It emphasizes the rules of national and international 
description. Contains illustrations; an archival glossary on the subject ; Links where you can 
access some of the technical standards above description and suggested citation on the 
subject. 
 
Descriptors or metadata 
Documentary description, Inventories ; censuses; guides; catalogs; Classification tables ; 
ISAD ( G); Standard ISAAR ; EAN standard 
 
 
 
 
 
 
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
Enero 23 de 2017 
 
 
 
 
2 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman, Profesional en Ciencias de la Información 
con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
CONTROL DEL DOCUMENTO 
 
 
 
NOMBRE 
 
 
CARGO 
 
DEPENDENCIA 
 
FIRMA 
 
FECHA 
 
Autor 
 
Danilo 
Ulloque 
 
 
 
Instructor 
 
Centro 
Comercio y 
Servicios 
 
Enero 23 
de 2017 
 
Revisión 
 
 
 
 
 
Aprobación 
 
María 
Cecilia 
Suarez 
 
Coordinadora 
Programa 
Servicios 
Administrativos 
 
 
Centro 
Comercio y 
Servicios 
 
Enero 23 
de 2017 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
Enero 23 de 2017 
 
 
 
 
3 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman, Profesional en Ciencias de la Información 
con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
 
 
 
INTRODUCCIÓN 
o Que es describir 
o Caracteres de los documentos 
o Concepto de descripción archivistica 
o ¿Qué necesita conocer el archivista para realizar descripción documental? 
o Reglas de la Descripción documental 
o Niveles de descripción archivistica 
 
o Fondos Documentales 
o Concepto de fondo documental y de entidad productora 
o Contenido de un fondo documental 
o Clases de fondos documentales 
o Elementos de la clasificación 
o Criterios que se deben tener en cuenta al clasificar fondos documentales 
 
o Como está conformado un fondo documental 
o Secciones y Subsecciones 
o Series documentales 
o Tipologías documentales 
o Pieza documental 
 
o Principios y fundamentos archivísticos aplicados en la clasificación de fondos 
o Principio de procedencia 
o Principio de orden funcional 
o Principio de orden original 
o Elementos en la clasificación documental 
o Criterios que se deben tener en cuenta al clasificar fondos documentales 
 
o Sistemas de clasificación 
o Instrumentos de descripción por niveles 
o Paralelo entre instrumentos de clasificación 
 
o Normas de descripción Nacionales 
o Normas de descripción internacionales 
o ISAD( G) 
o ISAAR 
o EAD 
 
o Normatividad Archivistica relacionada con la descripción documental 
TABLA DE CONTENIDO 
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
GLOSARIO 
 
 
INTRODUCCIÓN: 
 
 
 
 
La proliferación de la información que vive el mundo actual y la rapidez con que se genera 
es el resultado de la marcha del hombre hacia el siglo XXII 
Cada vez es más notoria la exigencia en el manejo eficaz y eficiente de la información en 
todos los niveles, ya que es el punto de apoyo en la toma de decisiones, en los sectores 
público y privado y en la totalidad de la estructura empresarial. Es aquí en donde toman 
importancia los instrumentos de consulta o de referencia en los archivos pues será de su 
estructuración que dependa la oportunidad y la exactitud de la información requerida. 
 
Los instrumentos de consulta están ligados a los documentos en sus diferentes fases del 
tratamiento archivístico permitiendo a los prestadores del servicio localizar o recuperar bien 
una serie o una pieza documental, tratándose de un investigador quien la solicita. 
 
Los instrumentos de descripción útiles en las etapas de identificación y valoración de los 
documentos son denominados instrumentos de control, porque permiten controlar la 
entrega de la información. 
 
 
 
 
 
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¿QUÉ ES DESCRIBIR?: 
 
“Es hacer una enumeración de las cualidades o elementos del documento, equivale a darle 
señales de identidad, aquellos rasgos que lo definan con precisión” 
 
“La descripción es el hilo conductor que comunica al documento con el usuario” 
 
 
 
 
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS: 
Los documentos poseen caracteres externos e internos 
 
CARACTERES EXTERNOS: se refieren a la parte externa del documento. Los caracteres 
externos son: 
• Clase: Es el medio por el cual se transmite el mensaje. Según la clase los documentos 
pueden ser: textuales, gráficos, en imagen, sonoros y legibles por máquina. 
 
• Tipo: Es el número y disposición de los elementos de la información que corresponde a 
la actividad que los ha producido. De las actividades o funciones de carácter personal 
administrativo, judicial y religioso se derivan diferentes tipos de documentos, por 
ejemplo: dar noticias o instrucción sobre alguna cosa o suceso da origen a los informes. 
El tipo de documento forma las series que son el conjunto de tipos documentales, 
iguales resultados de una actividad concreta y continuada en el tiempo por ejemplo: la 
correspondencia. 
 
• Formato: Es la configuración física del documento, depende de la materia, soporte, 
manipulación para crearlo. Los documentos textuales se presentan en forma de 
expedientes, legajos, volúmenes. Los documentos en imagen: en microfilm y en videos. 
Los documentos sonoros: en discos y cassettes Los documentos legibles por máquina: 
en fichas, discos y cintas. 
 
• Forma y cantidad: La forma se refiere a si el documento es original o copia. La cantidad 
a lo que es el volumen. 
 
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CARACTERES INTERNOS: se refieren al contenido del documento. Los caracteres internos 
son: 
 
• Entidad productora: Es el autor, la persona o institución que produce el documento. 
• Origen funcional: La razón por la cual se producen los documentos, la función 
administrativa que lo genera, la actividad concretade esa función y el trámite que lo 
efectúa. 
• Fecha y lugar de producción del documento: Constituye la fecha y el lugar en que se 
produce el documento, se le data crónica y tópico. 
• Contenido: Es el asunto, tema o negocio de que se trata, ejemplo: compra de terreno, 
juicio criminal, protesta, etc. 
 
 
CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA: 
 
“Técnica que consiste en describir un fondo documental y todas las partes que lo integran: 
Secciones, series, expedientes, documentos y todas las categorías intermedias”. Teodore 
Schellemberg fue quien designó el término descripción por primera vez. 
 
“Es la parte de la archivistica que enmarca las diversas actividades archivísticas efectuadas 
por el archivista para elaborar los instrumentos necesarios que permiten localizar 
rápidamente la información en él contenida”. Teodore Schellemberg, 1968. 
 
“La descripción es el medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida 
en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella…La descripción persigue dos 
objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivista” Antonia Heredia, 
1988. 
 
“Representación de los documentos de archivo o de sus agrupaciones mediante los 
elementos que permitan la identificación de aquéllos por los usuarios. La descripción 
archivística es la representación de la clasificación.” Ana María Chaves, 1996 
 
 
 
 
 
 
 
 
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¿QUÉ NECESITA CONOCER EL ARCHIVISTA PARA REALIZAR DESCRIPCIÓN 
DOCUMENTAL?: 
• Para realizar la descripción documental el archivista debe conocer: 
• La institución a la cual pertenece el archivo 
• Su estructura orgánico funcional 
• Conocer orígenes, funciones, procesos que realiza 
• La ubicación dentro de la comunidad 
• La cobertura 
• Orígenes y procedencia de los documentos 
• Series y tipologías documentales que se producen o despachan en el desempeño de 
las actividades 
• Cuanto tiempo debe guardarse el documento 
• Que volumen se recibe y se procesa 
 
 
REGLAS DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA: 
 
Al describir hay que tener en cuenta las siguientes reglas: 
 
• Descripción de lo general lo particular [se empieza describiendo el fondo como un todo 
y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental] 
• Información pertinente para el nivel de descripción [si, por ejemplo se describe una 
sección no es necesario presentar detalles de las piezas documentales] 
• 3 Vinculación de las descripciones [el nivel descrito debe indicar-su relación Jerárquica y 
sus vínculos con las otras agrupaciones documentales] 
• No repetir la información (para evitar la inútil redundancia) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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NIVELES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA: 
 
 
 
Es la representación del nivel de organización de una unidad de descripción, los más 
generales son: FONDO (Subfondo); SERIE (Subserie) y UNIDAD DOCUMENTAL (Simple y 
compuesta) 
 
 
MULTINIVELES DE DESCRIPCIÓN 
 
NIVEL DE DESCRIPCIÓN AGRUPACIÓN DOCUMENTAL 
 
DEFINICIÓN 
 
 
 
PRIMER 
 NIVEL DE DESCRIPCIÓN 
FONDO Es el conjunto de documentos 
producidos por una persona 
natural o jurídica en desarrollo de 
sus funciones y actividades 
 
SUBFONDO 
Son las divisiones del Fondo o lo 
que llamamos secciones 
documentales 
SECCIÓN Son agrupaciones naturales que se 
corresponden con una o más 
divisiones del fondo. 
SUBSECCIÓN Son las divisiones de una Sección 
FONDO
SERIE
UNIDAD 
DOCUMENTAL
UNIDAD 
DOCUMENTAL
SERIE
UNIDAD 
DOCUMENTAL 
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SEGUNDO 
 NIVEL DE DESCRIPCIÓN 
 
 
SERIE 
 
Conjunto de unidades 
documentales de estructura y 
contenido homogéneos, emanados 
de un mismo órgano o sujeto 
productor como consecuencia del 
ejercicio de sus funciones 
específicas. Ejemplos: Historias 
Laborales, Contratos, Actas, 
Informes, entre otros. 
SUBSERIE Es una división de la serie. 
Conjunto de unidades 
documentales dentro de una serie 
en razón de modalidades de la 
actividad que testimonian. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TERCER 
NIVEL DE DESCRIPCIÓN 
 
 
 
UNIDAD DOCUMENTAL 
 
 
Unidad de análisis en los procesos 
de identificación y caracterización 
documental. La unidad documental 
puede ser simple cuando está 
constituida por un sólo documento 
o compleja cuando lo constituyen 
varios formando un expediente. 
 
 
 
 
EXPEDIENTES 
Conjunto de documentos 
generados organico y 
funcionalmente por una oficina 
productora en resolución de un 
mismo asunto, organizados en el 
orden en que fueron tramitados y 
que constituyen una unidad 
archivistica compuesta 
 
 
 
PIEZA DOCUMENTAL 
Conjunto de documentos de 
iguales características producidos 
de una manera periódica y 
secuencia (Numérica o cronológica) 
y que constituyen una unidad 
archivistica simple. Ejemplos: actas, 
resoluciones, acuerdos, circulares 
 
 
 
 
 
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FONDOS DOCUMENTALES: 
 
 
CONCEPTOS DE FONDO DOCUMENTAL Y DE ENTIDAD PRODUCTORA 
 
El fondo es el conjunto documental producido por una entidad jurídica o natural. 
Los fondos producidos por una persona jurídica son los conjuntos documentales generados 
por organizaciones formales estables, con funciones propias para el cumplimiento de fines u 
objetivos que han sido asignados a dicha organización. 
Esta organización formal estable, es lo que se llama institución. Tiene un espacio social, 
geográfico y temporal propio. 
Los fondos producidos por personas naturales también se producen de acuerdo con 
funciones sociales, pero la información que aportan se refiere a la duración de una vida 
humana. 
Las entidades productoras se definen según las siguientes características: 
• Existen para cumplir funciones que le son asignadas como propias: legislar gobernar, 
informar, producir 
• Regulan áreas específicas de la vida social de un grupo humano (deporte, cultura, 
derecho, salud, recreación) que habita en un territorio determinado. 
• Ejercen su jurisdicción en un territorio y a lo largo de una duración o tiempo 
determinado. 
• Tienen una organización formal para cumplir sus funciones. 
 
 
CONTENIDO DE UN FONDO DOCUMENTAL 
Una entidad genera información en tres direcciones: 
• Desde otras instituciones: La documentación que una entidad genera en otras se conoce 
como documentos recibidos. Aparecen firmados, sellados y membreteados por otras 
instituciones o empresas, tienen la característica de ser originales en la generalidad de 
los casos. Las entidades no generan fondos; sino que sus documentos hacen parte del 
fondo de la entidad productora 
• Hacia otras instituciones: La documentación que una entidad productora genera para 
otras se conoce como documentación enviada. Aparecen firmados, sellados o 
membreteados por ella misma. Tiene la característica de ser la copia lo que se conserva 
en la mayoría de los casos. 
• Para ella misma: La documentación que una entidad productora genera para si misma 
se conoce como documentación interna. Son documentos que aparecen firmados, 
sellados y membreteados por las dependencias que la componen y tiene la 
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característica de que tanto el original como las copias permanecen en la institución .(El 
original reposa en la dependencia que lo produce como correspondencia interna 
enviada; y las copias en las dependencias que la reciben en como correspondencia 
interna recibida) 
 
CLASES DE FONDOS DOCUMENTALES 
Organizar un fondo documental es dividir o separar el conjunto de los grupos documentales 
que lo componen estableciendo clases, grupos, de tal manera que dichos grupos queden 
integrados formando parte de la estructura como un todo. Cada grupo o clase es único y 
distinto de los demás con sus características propias, que lo diferencian de otros. 
Cuando vamos a intervenir un fondo debemos distinguir el tipo de fondo, entre otros 
encontramos: 
FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de 
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales 
o jurídicas que los generaban 
FONDO ABIERTO: Fondo de archivos susceptible de crecimiento por la transferencia 
documental. 
FONDO ACUMULADO: Son los documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su 
vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación 
FONDO DONADO: Conjunto de documentos que han sido donado en forma gratuita e 
intransferible a una institución 
FONDO ADQUIRIDO EN CUSTODIA: Conjunto de documentos que han sido entregados en 
custodia o comodato, con el carácter de ser transferidos o devueltos cuan su propietario lo 
solicita 
 
COMO ESTÁ CONFORMADO UN FONDO DOCUMENTAL: 
En el fondo documental se encuentran: Secciones, Subsecciones; Series documentales, 
Tipologías documentales y piezas documentales. 
 
SECCIONES 
El fondo documental se subdivide de acuerdo con la estructura orgánica de la Entidad 
productora, en SECCIONES. 
Se llama Sección documental de un fondo, a los grupos documentales producidos por los 
órganos de mayor jerarquía, en los cuales se dividen las organizaciones. 
 
SERIE DOCUMENTAL. 
Es el conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados 
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especificas. 
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Las series documentales se caracterizan por: 
• Por ser todas de idéntico tipo documental 
• Por hallarse dentro del mismo sistema clasificatorio 
• Por tratarse de un mismo asunto. 
 
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES 
Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura 
física del documento. Son tipos documentales entre otros: actas, contratos, facturas. 
 
PIEZA DOCUMENTAL 
Es el documento completo que ha terminado su tramitación, pueden ser documentos 
simples como un carta, o documentos completos como un crédito, 
 
Según Schelemberg: “La clasificación significa el arreglo de los documentos de 
acuerdo a un plan ideado para mantenerlos disponible al uso “La clasificación debe 
reflejar los órganos de la entidad o las funciones desarrolladas por la institución. 
 
 
 
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN: 
Según la Norma ISO 15489-1 los sistemas de clasificación son “aquellos sistemas que se 
encargan o posibilitan la identificación sistemática y organización de las actividades de una 
organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un sistema de 
clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos y reglas”. 
Consecuentemente son sistemas que dividen un dominio de la realidad en una serie 
ordenada de clases y subclases, partiendo de la general a lo particular, facilitando la 
recuperación de información 
A partir de los aspectos previos se determinan, en correspondencia con cada uno de ellos, 
los siguientes sistemas de clasificación: 
• Clasificación Funcional: se agrupan los documentos de acuerdo con las actividades de 
las que son resultado. Se analizan las actividades o funciones que realiza la institución. 
• Clasificación Orgánica: las series se agrupan correspondientemente con las diferentes 
divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus 
servicios, secciones, unidades u otros. Se alude a las series, porque en este caso también 
los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de 
este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará 
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jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más 
amplias. Los documentos no surgen en cualquier lugar de la institución sino dentro de 
cada una de las estructuras organizativas en las que se distribuyen las funciones y 
actividades. 
• Clasificación por materias: resultado del análisis del contenido o temática de los 
documentos. 
Los documentos se pueden clasificar 
• Por funciones: 
o En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a posteriori y no a 
priori, es decir, la función determinará la clase y no a la inversa. Las clases se 
crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se 
produzcan los documentos en el desarrollo de las funciones. A medida que la 
función se despliegue en actividades, la clasificación se dividirá en igual número de 
subclases (secciones y subsecciones funcionales). 
o En los archivos históricos la clasificación suele venirnos dada, pero puede rehacerse 
si existen defectos, después de un estudio concienzudo de las funciones de la 
entidad. Pero la reclasificación se adoptará en un cuadro aparte, sin alterar la 
ordenación numérica que de antiguo tengan las unidades de instalación. 
• Los documentos también pueden clasificarse con relación a los Órganos de una entidad 
(organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas). 
• Los documentos no deben clasificarse por materias o asuntos, se aceptan sólo en 
casos excepcionales 
 
 
 
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION POR NIVELES: 
 
La descripción en archivos cuenta con tres diferentes niveles de recuperación de 
información: guías, inventarios y catálogos cada uno de las cuales tiene una cobertura 
diferente en cuanto a cantidad de documentos. No obstante, la selección de uno u otro 
también está en relación directa con la importancia y propósito que se les asigne a los 
archivos y documentos durante el proceso de valoración. Si bien la cantidad de archivos y 
documentos puede ser determinante a la hora de proponer la descripción hay otras 
variables dependientes de perspectivas sociales, empresariales y personales, entre las que 
se deben mencionar: derechos de los ciudadanos, necesidades y exigencias de los clientes, 
disponibilidad de conocimientos y experiencia, organización administrativa, disponibilidad 
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tecnológica y de dinero, corrientes historiográficas, intereses políticos, perspectivas de 
difusión institucional, imagen corporativa, gestión del conocimiento, modas, antigüedad, 
belleza, rareza, etc. La descripción está sujeta al mercado (de bienes e ideas) pero también a 
la necesidad de inversión de capitales culturales en la sociedad. 
 
Los instrumentos de descripción son importantes porquehacen referencia a niveles de 
descripción. 
• Una Guía describe todos los archivos de un fondo independientemente del soporte, la 
cantidad, la antigüedad, el número de dependencias u otras variables. 
• Un Inventario describe todos los archivos de una unidad administrativa (u oficina) 
centrando su interés en determinadas características generales propias de cada uno de 
los conjuntos denominados series (o subseries), independientemente del soporte, la 
cantidad, la antigüedad u otras variables. 
• Las TRD y las TVD son inventarios en estricto sentido porque describen a nivel de series 
y subseries. 
• Un Catalogo describe todas y cada una de las unidades documentales simples o 
complejas que componen una serie: unas veces será expediente a expediente, otras 
veces será documento a documento (según sea el tipo de serie) e independientemente 
del soporte, la cantidad, la antigüedad u otras variables. El catálogo ha sido, en nuestro 
país, el instrumento de descripción por excelencia en los archivos históricos, no 
obstante también son posibles los catálogos en archivos de gestión y en archivos 
centrales. 
 
 
NIVEL DE 
DESCRIPCIÓN 
AGRUPACIÓN 
DOCUMENTAL 
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN 
 
 
 
 
 
 
PRIMER 
 
 
 
 
 
NIVEL DE 
DESCRIPCIÓN 
 
 
 
 
 
 
FONDO 
 
 
 
 
 
SUBFONDO 
SECCIÓN 
CENSO 
Es un instrumento en el que se identifican y 
describen de manera general los archivos 
pertenecientes a los ámbitos nacionales y 
territoriales con el fin de dar a conocer datos 
básicos, como la titularidad, dirección, fondos 
documentales, servicios, etc. 
GUÍA 
Instrumento que describe de manera general un 
Archivo general territorial o institucional, 
realizando la reseña histórica de su creación y 
evolución institucional, misión, funciones, 
objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física 
del edificio; así como la reseña histórica, 
contenido, series o asuntos, fechas extremas, 
clases de soportes, volumen, temas de posibles 
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SUBSECCIÓN investigación de cada uno de los fondos que lo 
conforman. 
Instrumento que describe todo el archivo o 
conjunto de archivos de una región o de un país. 
CUADRO DE CLASIFICACIÓN 
Instrumento que agrupa jerárquicamente las series 
documentales en torno a los órganos o funciones 
desarrolladas por una institución a lo largo de su 
gestión. El cuadro de clasificación muestra las 
relaciones que hay entre los documentos e 
identifica las series documentales en el conjunto 
de un fondo documental 
INDICES 
Lista alfabética o numérica de términos 
onomásticos, toponímicos, cronológicos y 
temáticos contenidos tanto en los propios 
documentos mediante palabras claves o 
descriptores en leguaje controlado según la 
temática de los fondos objetos de descripción 
documental: deben tener la referencia de su 
localización 
 
 
 
 
 
SEGUNDO 
 NIVEL DE 
DESCRIPCIÓN 
 
 
 
 
 
 
SERIE 
SUBSERIE 
INVENTARIO DOCUMENTAL 
Instrumento de control y recuperación de 
información en el que describe de manera exacta y 
precisa los datos de cada una de los unidades de 
conservación con la indicación las series o asuntos 
que conforman un fondo documental 
BANCOS TERMINOLOGICOS 
Instrumento Archivístico que permite la 
normalización de las series, subseries y tipos 
documentales a través de lenguajes controlados y 
estructuras terminológicas. 
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 
Listado de series y sus correspondientes tipos 
documentales producidos por una unidad 
administrativa en cumplimiento de sus funciones a 
las cuales s eles asigna un tiempo de permanencia 
en cada fase del archivo 
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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 
Producto del análisis y organización de un fondo 
acumulado que presenta el listado de 
agrupaciones documentales o series documentales 
con anotación de sus fechas extremas, su 
valoración, y los procedimientos a seguir para 
aplicar la disposición final. 
 
 
TERCER 
NIVEL DE 
DESCRIPCIÓN 
 
UNIDAD 
DOCUMENTAL 
(EXPEDIENTE/PIEZA 
DOCUMENTAL 
CATÁLOGO 
Instrumento de consulta que describe de manera 
exhaustiva los documentos (expedientes, tomos, 
legajos, unidades documentales seleccionadas de 
una serie o asunto o parte de ella, que traten de un 
mismo asunto de un fondo documental 
 
 
 
CENSOS GUIAS 
 
CONCEPTOS 
“Enumeración de una serie de archivos con relación de sus fondos sin hacer una descripción 
detallada de los fondos de un solo archivo” Año 1972. 
 
“Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado que permite reunir y 
coordinar información sobre archivos y fondos documentales que conforman el patrimonio 
documental y sobre su accesibilidad”- Diccionario de terminología archivística. 
 
“Instrumento de control enfocado a la defensa del patrimonio documental”. 
 
“Instrumento de difusión básico para el conocimiento de los archivos, por parte 
de la administración, los ciudadanos y los usuarios” 
 
CONTENIDOS 
Los censos guías deben responder a las siguientes preguntas: 
¿QUÉ? 
Fondos o colecciones documentales en cada archivo o institución. 
¿QUIÉN? 
Organismos productores de la documentación custodiada en los archivos o 
instituciones. 
¿DÓNDE? 
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
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17 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman, Profesional en Ciencias de la Información 
con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
Archivos o instituciones encargados de la custodia y servicios e la documentación 
 
BREVE DESCRIPCIÓN DE LA CRONOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE LOS CENSOS-
GUIAS ESPAÑOLES E HISPANOAMERICANOS 
 
España- años 70 y 80 
Objetivo elaborar un listado de los archivos españoles. 
Promotores: Antonia Mantilla Tascón y Luis Ángel Belda 
Los encargados de cada archivo rellenaban un cuestionario enviado desde la 
inspección general de los archivos, que los archiveros de las provincias cotejaban 
y adecuaban a las necesidades de contenidos exigidos. 
Distribución de archivos por provincias y localidades 
Nombre de la serie documental 
Número de unidades archivonomica de cada serie. 
Fechas extremas de cada serie documental. 
Escasa comprobación y mala distribución de los datos, pero con espíritu de 
continuidad y actualización. 
Exclusión de archivos del estado. 
Cristalización en publicación en 1972 
 
Años 70 y 80 
Objetivo: Ampliar y mejorar la información 
Primeros intentos de automatización para mejorar su difusión 
 
Años 90 
Objetivo: Implantación de las Tics 
Desarrollo de nuevas herramientas y aplicaciones 
Primeras normalizaciones de fondos y fuentes 
Mejorar la información recopilada 
Ampliación del ámbito de actuación dentro y fuera de España 
Referencias más allá de los archivos (primeras guías fuentes) 
 
Siglo XXI 
Objetivo: Mejora de la información a disposición de los usuarios 
Expansión exponencial por Latinoamérica 
Aplicaciones en web 
Explosión de la normalización. ISAD8G);I SAAR (CPS);I SDIAH 
Uso de lenguajes genéricos (HTML; XML) y específicos (EAD; EAC;EAG) 
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Actualmente es el motor del censo Guia 
Impulso desde España pero con apoyo necesario desde cada país participante 
Fomento del desarrollo archivístico 
 
Años 2004-2009 
Acuerdos de Censos Guías con Iberoamérica 
 
 
PARALELO ENTRE LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN: 
 
 
GUIAS 
 
 
INVENTARIOSCATALOGOS 
 
INDICES 
Describen los fondos 
documentales con 
datos no solo relativos 
a los documentos sino 
a la organización y a la 
génesis de los 
documentos. 
Describe las series 
documentales haciendo 
referencia a las 
unidades de instalación 
Es el instrumentos de 
descripción más 
importante y el 
primero que se debe 
elaborar 
Describe en forma 
detallada las piezas 
documentales 
Es necesario realizar 
primeros los catálogos 
que los índices. 
 
Complementan la 
información de los 
catálogos. 
Pueden ser. 
Cronológicos, temáticos; 
onomásticos y 
toponímicos. 
Aplican a los archivos 
históricos 
Aplican a archivos , de 
gestión , centrales 
Aplica a los archivos 
históricos 
Se utilizan en archivos 
históricos y Archivos 
centrales 
 
 
 
NORMAS DE DESCRIPCION NACIONALES: 
 
Norma técnica colombina NTC 4095 aprobada el 17 de abril de 1997, esta en consonancia 
con al norma Internacional general de descripción archivistica ISAD (G) 
Establece los siguientes en su capitulo 2 que la descripción de archivos históricos o 
permanentes debe contemplar diversos niveles, distribuidos de acuerdo a ciertas áreas o 
zonas que se identifican con la estructura de los siguientes elementos: 
 
 
 
 
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1. AREA DE IDENTIFICACION 
2. AREA DE CONTEXTO 
3. AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 
4. AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 
5. AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA 
6. AREA DE NOTAS 
 
 
Teniendo en cuenta la descripción e un conjunto documental o de agrupaciones menores en 
los distintos niveles de descripción, se debe hacer de la siguiente forma: 
 
 
AREAS NIVELES QUE SE DILIGENCIAN 
ÁREA DE 
IDENTIFICACIÓN 
Se diligencia en todos los niveles 
AREA DE CONTEXTO 
 
Se diligencia a nivel de serie, unidad 
archivistica y unidad documental 
Quedan como no obligatorios los siguientes 
niveles: 
• Nombre del productor 
• Forma de ingreso 
• Historia administrativa 
• Historia de la custodia 
AREA DE CONTENIDO Y 
ESTRUCTURA 
 
Se diligencia en todos los niveles 
exceptuando cuando se trate de 
unidad archivistica y unidad 
documental 
AREA DE CONDICIONES DE ACCESO 
Y UTILIZACIÓN 
 
Se diligencia en todos los niveles 
AREA DE DOCUMENTACION 
ASOCIADA 
 
Se diligencia en todos los niveles 
AREA DE NOTAS 
 
Se diligencia en todos los niveles 
 
 
 
 
 
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NORMAS DE DESCRIPCION INTERNACIONALES: 
Básicamente son tres, la normas: 
• ISAD(G): Norma Internacional general de descripción archivistica 
• ISAAR (CPT): Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos 
para Entidades, personas y familias (International Standard Archival Authority Record 
for Corporate Bodies, Persons, and Families 
• EAD: Norma internacional de descripción archivistica codificada.(Enconded Archival 
Description 
 
NORMA ISAD (G): 
La norma ISAD (G) Es utilizada para realizar descripción documental en archivos históricos 
(En la elaboración de Guías, Catálogos e índices) y en las Bibliotecas en el proceso de 
catalogación bibliográfica. 
La Norma ISAD (G) o Norma Internacional General de Descripción Archivística, provee una 
guía para la preparación de la descripción archivística. Se utiliza en conjunto con otras 
normas y estándares de acuerdo con la entidad, institución o país en cuestión, o bien puede 
utilizarse como la base para el desarrollo de normas o estándares nacionales. 
Esta Norma ha iniciado el camino del vacío que la archivística tenía en cuanto a 
normalización de procesos dado que todas las actividades pueden ser objeto de una norma 
cuando son repetitivos, puesto que en todo proceso que se repite múltiples veces para 
obtener el mismo resultado, si se desea que éstos sean idénticos hay que fijar un protocolo 
de actuación único. 
 
ALCANCE: 
Se dirige a lo que se denomina "descripción formal o definitiva", es decir, la que tiene lugar 
cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido 
determinadas, respetando el principio de lo general a lo particular. 
§ La unidad fundamental de descripción es el fondo o conjunto de documentos , 
orgánicamente creados y/o acumulados , respetando el principio de origen y 
procedencia, sin tener en cuenta la forma o el soporte, y usados por una familia, un 
particular o una institución en el desarrollo de sus funciones. 
§ El fondo puede ser descrito como un todo en una única descripción o representado 
como un todo en sus partes en una organización jerárquica a varios niveles de 
descripción : descripción multinivel. 
§ La recuperación de información se consigue por medio de la creación de "puntos de 
acceso" que deben reflejar el principio de procedencia. 
 
 
 
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CARACTERÍSTICAS Y APLICACIÓN: 
La norma basa su método de descripción en el principio archivístico universalmente 
aceptado de respeto al origen y orden natural de los documentos, que en la descripción 
normalizada se concreta mediante la programación de la descripción que va de lo general a 
lo particular (descripción global/descripción multinivel). 
La ISAD (G) contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse 
con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. 
Estas reglas forman parte de un proceso dirigido fundamentalmente a: 
§ garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas; 
§ facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de 
archivo; 
§ compartir los datos de autoridad; 
§ hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en 
un sistema unificado de información. 
Para el cumplimiento de lo anterior las reglas identifican y definen 26 elementos de de 
descripción que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad 
archivística. la estructura y contenido de la información de cada uno de estos elementos 
deberá formularse de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada país. 
Como reglas generales que son, pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las 
descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de 
descripción. Sin embargo, esta norma no define los formatos de edición ni el modo de 
presentación de estos elementos, por ejemplo, inventarios, catálogos, listas, entre otros. 
 
ESTRUCTURA: 
La ISAD (G) está configurada en 3 partes: 
• Objetivo General: busca dar respuesta al proceso de descripción archivística, 
mediante representaciones formales de descripciones (unidades de descripción) de 
agrupaciones documentales o documentos obtenidos de la correcta combinación de 
los elementos que constituyen la Norma, cuyo fin no es otro hacer accesible 
cualquier documento de archivo mediante una descripción que permita claramente 
identificar y entender el contexto en el cual han sido generados. 
• Reglas de Descripción: constituyen una parte más del proceso de descripción que 
permiten: 
la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas. 
facilitar la recuperación e intercambio de información sobre la documentación de 
archivo. 
hacer posible el compartir los encabezamientos autorizados. 
posibilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos dentro de un sistema de 
información unificado.DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
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Estas reglas rigen la recogida de información para cada uno de los 26 elementos de 
descripción que pueden combinarse para constituir una unidad de descripción. 
• Elementos de Descripción: constituyen la base de las reglas de descripción y se agrupan 
en siete áreas de descripción. 
PARTE DE LO GENERAL A LO PARTICULAR ES UNA NORMA PARA LA 
DESCRIPCIÓN MULTINIVEL Y TIENE 7 AREAS Y 26 ELEMENTOS: 
 
 
 
 
 
 
 
1 
 
 
 
 
 
 
 
AREA DE IDENTIFICACIÓN 
Código(s) País/localidad/Archivo/código 
clasificación 
Título/Nombre Nombre a la unidad de descripción. 
Puede ser título formal o título 
atribuido 
Fecha(s) Año-mes-día. Lugar 
Nivel de descripción Fondo 
Subfondo 
Serie 
Subserie 
Unidad documental: simple y 
compuesta 
Volumen y soporte Mts. lineales, folios, cajas 
 
 
 
2 
 
 
 
AREA DE CONTEXTO 
Nombre del productor(es) Institución o persona responsable de la 
producción 
Historia institucional Breve historia o biografía del productor 
o biografía del coleccionista. 
Historia archivística Intervenciones archivísticas 
Forma de ingreso Transferencia 
Donación 
Compra y otras y fechas de ingreso 
 
 
 
 
3 
 
 
 
 
AREA DE CONTENIDO Y 
ESTRUCTURA 
Alcance y contenido Resumen del contenido 
Valoración y selección. 
Eliminación 
Conservación permanente 
Eliminación justificada 
Y cuantía. 
Tablas de valoración 
Nuevos Ingresos Previsión de nuevos ingresos 
Sistema de organización Cuadro de clasificación 
Ordenación de las series y cualquier 
otra noticia sobre la forma de 
organización. 
 
 
 
 
 
4 
 
 
 
AREA DE CONDICIONES DE 
Condiciones que rigen el 
acceso 
Legislación y normativa 
Condiciones que rigen la 
reproducción 
Legislación y normativa. 
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ACCESO Y UTILIZACIÓN Lengua /Escritura Especificar el idioma y la escritura 
Características físicas, 
requisitos técnicos 
Cualquier característica física que no 
esté dicha en otro elemento. 
Instrumentos de descripción Enumerar y precisar instrumentos de 
descripción. 
 
 
 
5 
 
 
 
AREA DE 
DOCUMENTACIÓN 
ASOCIADA 
Existencia y localización de 
los documentos originales 
Indicar cuando es microfilme dónde 
esta el original 
Existencia y localización de 
copias 
Indicar dónde hay copias de lo descrito. 
Unidades de descripción 
relacionadas 
Indicar qué unidades de descripción 
facilitan información complementaria. 
Notas de publicaciones ISO 690 
6 AREA DE NOTAS Notas Incluir cualquier observación en otros 
Archivos 
 
 
7 
 
 
AREA DE CONTROL 
Nota Archivero Nombre del archivero que ha hecho la 
descripción. 
Reglas y convenciones Indicar la Norma en la que se realizó la 
descripción 
Fecha de las descripciones Año-mes y día. Indicar cuándo se hizo la 
descripción 
 
Áreas de Descripción 
 
Identificación: contiene la información esencial para identificar la unidad de descripción. 
Código de referencia: Identificar unívocamente la unidad de descripción y 
establecer el vínculo con la descripción que la representa. 
Título: Denominar la unidad de descripción. 
Fecha(s): Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción. 
Nivel de descripción: Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción. 
Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o 
dimensiones): Identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la 
unidad de descripción. 
 
Contexto: contiene la información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción. 
Nombre del o de los productor(es): Identificar al productor (o productores) de la 
unidad de descripción. 
Historia Institucional / Reseña Biográfica: Proporcionar la historia institucional o los 
datos biográficos del productor (o productores) de la unidad de descripción para 
situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible. 
Historia archivística: Proporcionar información sobre la historia de la unidad de 
descripción que sea significativa para su autenticidad, integridad e interpretación. 
Forma de ingreso: Identificar la forma de adquisición o transferencia. 
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Contenido y Estructura: contiene la información relativa al objeto y organización de la 
unidad de descripción. 
Alcance y contenido: Proporcionar a los usuarios la información necesaria para 
apreciar el valor potencial de la unidad de descripción. 
Valoración, Selección y Eliminación: Proporcionar información sobre cualquier 
acción de valoración, selección y eliminación efectuada. 
Nuevos Ingresos: Informar al usuario de los ingresos complementarios previstos 
relativos a la unidad de descripción. 
Organización: Información sobre la estructura interna, la ordenación y/o el sistema 
de clasificación de la unidad de descripción. 
 
Acceso y Utilización: contiene la información relativa a la accesibilidad de la unidad de 
descripción. 
Condiciones de acceso: Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra 
normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción. 
Condiciones de reproducción: Identificar cualquier tipo de restricción relativa a la 
reproducción de la unidad de descripción. 
Lengua / escritura(s) de los documentos: Identificar la(s) lengua(s), y/o escritura(s) y 
sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción. 
Características físicas y requisitos técnicos: Dar información acerca de cualquier 
característica física importante o requisito técnico que afecte al uso de la unidad de 
descripción. 
Instrumentos de descripción: Identificar cualquier tipo de instrumento de 
descripción relativo a la unidad de descripción. 
 
Documentación Asociada: contiene la información relativa a aquellos documentos que 
tienen una relación significativa con la unidad de descripción. 
Existencia y localización de los documentos originales: En el caso de que la unidad 
de descripción esté formada por copias, indicar la existencia, localización, 
disponibilidad y/o eliminación de los originales. 
Existencia y localización de copias: Indicar la existencia, localización y disponibilidad 
de copias de la unidad de descripción. 
Unidades de descripción relacionadas Identificar las unidades de descripción 
relacionadas. 
Nota de publicaciones: Identificar cualquier publicación que trate o se base en el 
uso, estudio o análisis de la unidad de descripción. 
 
Notas: contiene información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en ninguna 
de las demás áreas. 
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Notas: Dar información que no hay a podido ser incluida en ninguna de las otras 
áreas. 
Control de la Descripción: contiene la información relativa al cómo, cuándo y quién ha 
elaborado la descripción archivística. 
Nota del Archivero: Explicar quién y cómo ha preparado la descripción. 
Reglas o normas: Identificar la normativa e en la que está basada la descripción. 
Fecha(s) de la(s) descripción(es): Indicar cuándo fue elaborado y/o revisado la 
descripción. 
En cualquier descripción puede utilizarse cualquiera de los 26 elementos de la descripción, 
aunque solo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Parael 
intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales tan solo los 
siguientes elementos: 
§ código de referencia 
§ título 
§ productor 
§ fecha(s) 
§ extensión de la unidad de descripción 
§ nivel de descripción 
 
NORMA ISAAR (CPF): 
 
Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, 
Personas y Familias 
 
Siglas en inglés de International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, 
Persons, and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos 
relativos a Instituciones, Personas y Familias), publicada por el Consejo Internacional de 
Archivos (CIA) en 1996. Durante el congreso del CIA celebrado en 2004 en Viena fue 
presentada la segunda edición de esta norma. 
Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, 
Personas y Familias 
 
Es una norma que se encuentra estructurada y estandarizada la cual nos sirve para describir 
los documentos de archivos y otros recursos. Este sistema de descripción archivístico nos 
permite controlar la forma del nombre y l identidad de cualquier institución, personas y 
familias presentadas en una serie de elementos de registros de autoridad que corresponden 
a las áreas de identificación, descripción, relaciones y contro 
 
NORMA EAD: 
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Es una norma internacional estandarizada que permite acceder a la información archivistica 
a través de internet de una manera estructurada, normalizada y codificada permitiendo 
aplicar a cualquier formato, ya sea publicado en internet, producido por una base de datos 
o un procesador de textos, o impreso en papel empleando herramientas para que la 
información sea recuperada, almacenada y difundida con facilidad al usuario 
 
La norma EAD facilita la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un 
entorno electrónico, que permite a los archivos distribuir electrónicamente instrumentos 
de descripción a usuarios sin importar las distancias. 
 
Es una tecnología que facilita la informatización de las bibliotecas, museos y centros de 
documentación y el acceso telemático de las mismas desde cualquier punto remoto 
utilizando herramientas para buscar, recuperar, navegar por instrumentos de descripción 
 
 
 
 
DEFINICIÓN DE LA EAD: 
 
EAD se define como: 
 
• “Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite 
intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de 
muchas y diversas formas. 
• Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente – 
incluso por Internet – instrumentos de descripción a usuarios locales y / o distantes . 
• Una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y 
que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por 
instrumentos de descripción” 
 
 CARACTERISTICAS DE LA EAD: 
 
• De forma general, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en 
formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / 
XML. 
• El objeto de codificación de la norma no es cualquier instrumento de descripción, sino 
principalmente inventarios y registros de cualquier extensión, existentes o de nueva 
creación, relativos a cualquier tipo de fondo o colección documental, incluyendo 
documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros. 
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• En un futuro la norma puede extender su aplicación a otros instrumentos de descripción 
como las guías de archivos; e incluso a la elaboración de normas de codificación 
auxiliares, estamos hablando de normas de autoridades. Algo parecido a lo que sería la 
EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”. Equivalente a 
la ISAAR (CPF). 
 
OBJETIVO DE LA EAD: 
 
Facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno 
electrónico. 
Ahora bien en la norma nada se especifica en relación con los procedimientos de búsqueda 
y visualización de la información, que dependerán de las aplicaciones software específicas y 
de las hojas de estilo, generalmente asociadas a ese software. 
 
La norma EAD: 
• Determina los tipos de elementos utilizables. 
• Determina los atributos que éstos pueden tener asociados. 
• Especifica el contenido que tales tipos de elementos puede incluir. 
 
 
PRINCIPIOS GENERALES DE LA EAD: 
 
Los principios generales de la EAD son: 
 
• Establecer un conjunto de elementos utilizables en la codificación de instrumentos de 
descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios para que la información en 
ellos contenida esté correctamente identificada, de tal forma que pueda ser 
posteriormente procesada. 
• Mantener y mejorar la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes. 
• Facilitar el intercambio y la portabilidad de los instrumentos de descripción. Esto 
permite: 
o Mejorar el acceso a la descripción archivística. 
o Compartir datos idénticos de varios instrumentos de descripción. 
o Ayudar a la creación de bases de datos colectivas. 
• Resistir los cambios de tecnología hardware y software, dado que está basada en una 
norma independiente de plataforma. 
 
ESTRUCTURA DE LA EAD: 
 
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La EAD establece un número de 145 elementos estableciendo para cada uno de ellos un 
nombre completo y un identificador genérico. 
Ejemplo: Título de la unidad (Title of the Unit – nombre completo) Unititle (identificador 
genérico) 
Tipos de elementos: 
• De descripción: título de la unidad, fecha de la unidad, productor, etc. 
De características generales: tablas, párrafos, listas, encabezamientos, etc. 
De puntos de acceso: nombre de entidad (corpname), nombre de persona, etc. 
De enlace: que los instrumentos de descripción puedan codificados puedan soportar 
hirpetexto. 
Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su 
propio nombre y pueden tomar varios valores. 
 
Los atributos en su mayoría son opcionales, aunque los hay obligatorios como: 
• El elemento “descripción archivística” debe tener siempre asociado el atributo 
“nivel”. 
• <archdesc level=“fonds”> [...] </archdesc> 
• La especificación/declaración del contenido de cada elemento significa aclarar si es 
de uso obligatorio u opcional, si es repetible o no, si incluye componentes que 
deben presentarse en una secuencia concreta, etc. 
Por ejemplo: El elemento “declaración de título” (titlestmt) sólo puede incluir los sub-
elementos: 
• “Título propiamente dicho del instrumento de descripción” (titleproper). 
• “Subtítulo” (subtitle). 
• “Autor” (author). 
• “Patrocinador” (sponsor). 
 
NUEVAS POSIBILIDADES DE LA EAD: 
La EAD (Enconded Archival Description) ha abierto nuevas posibilidades a la representación 
de la vinculación entre los diferentes niveles de descripción archivística. 
La EAD presenta un elemento, “descripción de componentes subordinados” <dsc> que 
permite incluir información sobre las unidades de descripción inferiores dependientes, 
jerárquicamente, de la unidad descrita. 
Este elemento se utiliza de forma combinada con el elemento “componente” <c> que 
proporciona información particular sobre las unidades de descripción subordinadas y a su 
vez puedesubdividirse en otros componentes tantas veces como así lo requiera la jerarquía 
de las unidades de descripción. 
Con el objeto de detallar el tipo de nivel, se recoge un atributo de nivel “level”, que puede 
tomar los siguientes valores: collection, fons, recordgrp, series, subgrp, subseries, file, item, 
otherlevel. 
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Y para indicar el tipo de la estructura jerárquica subordinada el elemento <dsc> puede tener 
el atributo “type” que puede tomar los siguientes valores: 
• analyticover: estructura jerárquica que desciende hasta nivel de subserie. 
• combined: estructura jerárquica que desciende hasta la indicación del 
contenido de las series o subseries. 
• in-depth: estructura jerárquica con información detallada. 
• othertype: otros modelos. 
 
VISÓN GENERAL DE UN DOCUMENTO EAD: 
Un documento EAD se compone de tres partes principales: 
• La cabecera. 
• La información preliminar. 
• El instrumento de descripción: 
• Descripción archivística. 
• Información descriptiva complementari 
EJEMPLO: 
 
 
• Código de referencia: ES ACT FFA.C7/014 
• Título: Victoria 
• Fecha(s): 1925-1935 
• Nivel de descripción: Unidad documental 
• Extensión y soporte: 1. Fot. B/N de Papel sobre cartón. 7'5x14 
• Productor: Estudio Torres García. C/ Poeta Zorrilla nº 79. Granada. 
• Alcance y contenido: Retrato de estudio vertical de medio cuerpo y medio perfil 
derecho realizado con luz lateral derecha de una mujer joven morena de cabello largo y 
ondulado con vestido de talle estrecho adornado por cuatro volantes de puntillas. 
• Características físicas: Conservación buena tratándose de un Colodión mate virado al 
oro platino. Manchas de la imagen en la parte superior derecha provocadas por 
contacto externo. El cartón presente manchas de huellas en la parte central derecha e 
izquierda, doblez en el ángulo superior derecho e izquierdo. En la parte porterior 
desfoliado con perdida de materia en los ángulos. 
• Existencia y localización de copias: Copia digital. C:\ACT.FFA.C7/014 
• Unidades de descripción relacionadas: En ES ACT FFA.C9/007 se conserva una fotografía 
de Victoria siendo niña con firma 
• Nota de publicación: Ruiz Rodríguez, Antonio A. (1998) " La Integración de los 
documentos fotográficos en los archivos personales: El proceso descriptivo." En: V 
Jornadas Antoni Varés, Girona 
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• Notas: En el reverso se registra la siguiente dedicatoria manuscrita: " Louis. ¿BorrarÁ 
esta tarjeta la mala impresión de su viaje? A pesar de lo que tu crees te quiere mucho el 
original." Firmado y rubricado " Victoria " 
 
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: 
 
• Ver Acuerdo No. 05/2013. 
 
 
 
 
 
 
 
 
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
 
 
 
. 
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Diccionario de terminología archivística.. Bogotá 
.1990. 
• CARDONA RAQUEL Sistemas de Clasificación. Universidad del Quindío. Armenia.1994. 
• MANIEZ JACQUEZ. Los Lenguajes Documentales y de Clasificación. Biblioteca del libro. 
Madrid.1992. 
• ANTONIA HEREDIA HERRERA. Archivística General Teoría y Práctica. Diputación 
Provincial de Sevilla, 5th edición, 1991. ISBN 84-7798-056-X 
• SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LOS ARCHIVOS ESTATALES DE MADRID. Diccionario de 
Terminología Archivística. 2nd edición, 1995. ISBN 84-8181-066-5 
• JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET. Manual de Archivística. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 
28027, Madrid, 2nd edición, Julio 1996. ISBN 8.1-86168-94-5(F.G.S.R.) and 83-368-0860-
6 (Pirámide) 
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
Enero 23 de 2017 
 
 
 
 
31 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman, Profesional en Ciencias de la Información 
con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
• Norma ISO 15489-1 
• Ver Acuerdo No. 05/2013 del AGN 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSARIO 
 
 
 
 
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN 
Son aquellos sistemas que se encargan o posibilitan la identificación sistemática y 
organización de las actividades de una organización y/o de los documentos en categorías, 
que se representan en un sistema de clasificación de acuerdo con convenciones 
lógicamente estructuradas, métodos y reglas.- Norma ISO 15489-1 
 
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 
Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los 
documentos de una institución, que permitan ubicarlo en el nivel adecuado, como parte 
integral de los procesos archivísticos. 
 
CLASIFICACIÓN 
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 
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con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
Subproceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que 
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la 
estructura orgánico-funcional de la entidad. 
 
ORDENACIÓN 
Subproceso archivístico que consiste en la ubicación física de los documentos (series y 
subseries documentales) en las unidades de conservación, y a su vez, estas en los muebles 
de archivos bajo un criterio previamente acordado. 
 
DESCRIPCIÓN 
Subprocesos archivístico que consiste en la elaboración de instrumentos de localización y 
recuperación de la información previa el análisis de los documentos de archivo o de sus 
agrupaciones, con la finalidad de realizar su gestión o apoyar a la investigación 
 
 
 
 
FONDO DOCUMENTAL 
Es el conjunto de documentos producidos por entidades de personas naturales o personas 
jurídicas, que poseen funciones propias para el cumplimiento de fines u objetivos que han 
sido asignados a dicha organización 
 
SECCION DOCUMENTAL 
Parte de un fondo documental conformado por series documentales relacionadas entre sí y 
producidos por los órganos de mayor jerarquía 
 
SERIE DOCUMENTAL. 
Es el conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados 
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especificas. 
Las series documentales se caracterizan por: 
• Por ser todas de idéntico tipo documental 
• Por hallarse dentro del mismo sistema clasificatorio 
• Por tratarse de un mismo asunto. 
 
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES 
Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura 
física del documento. Son tipos documentales entre otros: actas, contratos, facturas. 
 
PIEZA DOCUMENTAL 
Es el documento completo que ha terminado su tramitación, pueden ser documentos 
simples como un carta, o documentos completos como un crédito. 
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con tarjeta profesional No 364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas 
 
 
 
 
 
 
CATEGORÍA DOCUMENTAL 
Es la jerarquía de las unidades de descripción en el cuadro de clasificación del fondo. 
Coincide con los niveles de organización siendo su representación los niveles de descripción. 
Las categorías más generales son: fondo, serie y unidad documental. 
 
CLASIFICAR 
Es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases, categorías o grupos, en 
nuestro caso organizar los documentos de archivo. Situados en el contexto de archivístico 
reconocemos la clasificación de un fondo o de un Archivo. 
 
GRUPO DE FONDOS 
Agrupación de fondos de procedencia similar. No es el contenido de un Archivo. 
 
 
 
 
COLECCIÓN 
Es una agrupación artificial deunidades documentales de igual o diferente procedencia, 
formada por un coleccionista o por un archivero por razones de conservación, información 
y difusión. La colección no tiene productor, tiene coleccionista. 
 
INSTRUMENTOS DE CONTROL 
Sirven para controlar el funcionamiento y el servicio del Archivo. Entre otros tenemos: 
registro de investigadores, registro de préstamos, registro de consultas, calendario de 
conservación, calendario de transferencia adjunto. 
 
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION 
Son el resultado de aplicación de la descripción archivística, según las unidades de 
descripción. 
Son: Guía para el fondo, Inventario para la serie, Catálogo para las unidades documentales. 
Son también instrumentos de descripción el cuadro de clasificación de un fondo 
debidamente cumplimentado, el censo de fondos y colecciones. 
 
UNIDAD DESCRIPCION 
Es todo documento o agrupación documental que es susceptible de ser descrito con la 
norma ISAD(g). Cada unidad de descripción tiene un nivel de descripción con el que se 
identifica. Entre las más consensuadas: FONDO, SUBFONDO, SERIE, SUBSERIE, FRACCIÓN 
DE SERIE, UNIDAD DOCUMENTAL y también COLECCIÓN Y GRUPO DE FONDOS. 
 
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UNIDAD DE INSTALACIÓN 
Son los contenedores físicos donde se guardan los documentos de archivo, para su 
transferencia, instalación y uso. Deben contener fracciones de serie. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUCTOR/ ORIENTADOR: 
 
 
 
DANILO DANIEL ULLOQUE GÉRMAN. 
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación. Convenio Universidad del 
Quindío- Universidad del Magdalena. Con tarjeta profesional de Archivista No 364 emitida 
por el Colegio Colombiano de Archivistas, mediante resolución 286 de octubre 20 de 2015 
Instructor del Programa de Gestión Documental del SENA ATLANTICO. Con 21 años de 
experiencia en la formación archivística Economista de la Universidad del Atlántico con 
tarjeta profesional No 19.123 emitida por el Colegio Colombiano de economistas. Miembro 
del Consejo Departamental de Archivos del Atlántico. Años 2015-2016 Miembro activo de la 
Mesa sectorial de Gestión documental del Departamento del Atlántico en representación 
del SENA Atlántico. Difusor del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la 
Nación. Catedrático de las Universidad del Magdalena en el Programa de Ciencias de la 
Información y Documentación Año 2000. Asesor de Archivos en empresas de la ciudad de 
Barranquilla y de la Costa Atlántica. 
 
 
 
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