Resumen - Instrumentos archivisticos de la gestion documental version 2

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Barranquilla, Octubre 1 de 2018 
 
 
SENA- Regional Atlántico- 
Centro Comercio y Servicios 
Servicios Administrativos 
Archivística 
 
 
 
 
 	
INSTRUMENTOS	
ARCHIVISTICOS	DE		LA	
GESTION	DOCUMENTAL	
 
 
Danilo Daniel Ulloque Gérman 
Profesional en Ciencias de la Información, 
con tarjeta profesional No 364 emitida 
por el Colegio Colombiano de 
Archivistas, 
	
	
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
1 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
 
 
 
SIPNOPSIS 
Este documento contiene información sobre conceptos, elaboración, importancia y 
aplicación de los instrumentos archivísticos necesarios para la gestión documental en 
Colombia. Contiene además ilustraciones; un glosario archivístico sobre el tema; y la 
referencia bibliográfica sugerida sobre el tema. 
 
DESCRIPTORES O METADATOS 
Instrumentos archivísticos: Programa de gestión documental; Plan institucional de Archivos; 
Cuadro de Clasificación documental; Tablas de retención documental; Inventario 
documental; Modelo de requisitos; banco terminológico 
 
 
 
SUMMARY 
This document contains information on concepts, development, importance and application 
of archival tools required for document management in Colombia. It also contains 
illustrations; an archival glossary on the subject; and suggested citation on the subject. 
 
Descriptors or metadata 
Archival tools: document management program; Files Institutional Plan; 
Classification documentary box; Document retention tables; documentary 
inventory; Requirements model; terminological bank 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
2 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
CONTROL DEL DOCUMENTO 
 
 
 
NOMBRE 
 
 
CARGO 
 
DEPENDENCIA 
 
FIRMA 
 
FECHA 
 
Autor 
 
Danilo 
Ulloque 
 
 
 
Instructor 
 
Centro Comercio 
y Servicios 
 
Octubre 1 
de 2018 
 
Revisión 
 
 
 
 
 
Aprobación 
 
María 
Cecilia 
Suarez 
 
Coordinadora 
Programa Gestión 
administrativa y 
servicios 
financieros 
 
 
Centro Comercio 
y Servicios 
 
Octubre 1 
de 2018 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
3 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• INTRODUCCIÓN 
• Concepto de Gestion documental 
• Instrumentos archivísticos de la gestión documental 
o El Cuadro de Clasificación Documental -CCD 
o La Tabla de Retención Documental-TRD 
o El Programa de Gestión Documental-PGD 
o Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR 
o El Inventario Documental 
o Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos 
o Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales 
o Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de 
las unidades administrativas de la entidad 
• GLOSARIO 
• REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TABLA DE CONTENIDO 
“Un moderno Sistema de Gestión 
de documentos agiliza el trámite 
de los asuntos del Estado y es un 
firme obstáculo para la corrupción 
administrativa” Archivo General de 
la Nación 
	
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
4 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
INTRODUCCIÓN: 
 
 
 
 
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede 
parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Es 
muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas 
diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de 
organización de sus documentos. 
 
Sin embargo, entre las ventajas que aporta el sistema de gestión documental la de obtener 
un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén 
controlados y centralizados. 
 
Hoy en día, casi todas las empresas tienen de gestionar la gran cantidad de documentos e 
información empresarial, es una ventaja contar con Instrumentos Archivísticos, que tienen 
por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la 
función archivística. 
 
CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: 
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el 
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y 
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen 
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. 
 
 
 
 
 
 
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INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 
 
 
 
Son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el 
adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función 
archivística. 
 
Los Instrumentos archivísticos a partir de los cuales se desarrolla la GD en las instituciones 
del Estado, según artículo 8 del decreto 2609 de 2012 
 
o El Cuadro de Clasificación Documental -CCD 
o La Tabla de Retención Documental-TRD 
o El Programa de Gestión Documental-PGD 
o Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR 
o El Inventario Documental 
o Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos 
o Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales 
o Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de 
las unidades administrativas de la entidad 
o Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de 
derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos 
 
 
 
 
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Se añaden, aunque no aparecen en el decreto 2609 de 2012 
o Tablas de valoración documental 
o Reglamento de archivos 
o Registros de activos de información 
o Sistema integrado de conservación 
 
1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL: 
 
 
 
 
Es el listado de las series y subseries documentales con su tipologías que producen las 
dependencias de una empresa u organización 
Se generan tantos Cuadros de Clasificación como cambios de estructura haya presentado la 
entidad y su utilidad está dada por reflejar las dependencias y establecer el lugar que han 
ocupado y ocupan en la formación, evolución y gestión de la entidad. En cuanto a la 
organización física de la documentación en el país, se utiliza la tabla de retención o 
valoración documental, según sea el caso. En conclusión, de los tres significados planteados 
anteriormente sobre lo que es un ¿QUIÉN, CUÁNDO Y DÓNDE SEELABORA EL CUADRO? 
Otro de los puntos que debe tocarse en la elaboración de los CCD, es lo concerniente a 
¿quién? es el responsable por las orientaciones frente a la construcción del Cuadro, 
¿cuándo? es el momento ideal para su diseño y de ¿dónde? se recopila la información 
necesaria para su elaboración y posterior aplicación. En la actualidad en el país aún no se 
han establecido criterios homologados o únicos frente a esta actividad como proceso 
archivístico y en este artículo sólo se pretende evidenciar algunas ideas que ofrezcan mayor 
solidez a las corrientes actuales. En cuanto a ¿quién? debe elaborar la herramienta 
archivística, es vital que la dirección y coordinación sea del Bibliotecólogo y Archivista por 
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ser el experto que ha tenido una formación teórica e integral en el área de la 
documentación y la información, además de poseer una visión clara, concisa y técnica frente 
a la elaboración, evaluación y aplicación de este tipo de Cuadros en los fondos 
documentales 
 
2. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: 
Concepto de retencion documental.- Es la función archivística que consiste en establecer 
términos de permanencia de los documentos de Archivo de la empresa, tanto en los 
archivos de Gestión como en el Archivo Central o Archivo Histórico una vez que se ha 
realizado su Valoración a través del Comité de Archivos y poder eliminar los documentos 
innecesarios en el archivo 
 
 
Para establecer los términos retención de los documentos se deben analizar los valores 
administrativos, legales, financieros, históricos; es decir: 
 
Revisar si puede ser revisado por juzgados superintendencia Bancaria; superintendencia de 
Servicios Públicos; DIAN, u organismos de control- 
Revisar si contiene pruebas de derechos sociales, cívicos, laborales , de la propiedad de los 
ciudadanos y de publico en general 
Establecer si dan testimonios de cómo las empresas han hecho uso de sus derechos legales 
y de cómo han cumplido sus responsabilidades. 
Analizar si reflejan la evolución histórica de la empresa ( su estructura organizacional, 
programas; normas; procedimientos; decisiones; operaciones) y si contribuyen 
sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber humano 
 
 
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Tipos de retención documental 
La retención que se establece en los archivos de las empresas puede ser: 
• Retención Básica: Resulta de considerar los documentos que son utilizados en el 
trabajo diario de la organización. Analiza el valor administrativo del documento. 
Dependiendo de muchos factores puede ser de 1 a 5 años. 
 
• Retención Legal: Es la que resulta del estudio y el análisis de los documentos a la luz 
de las disposiciones legales generales, tales como el Código de Comercio; o 
disposiciones legales especificas: decretos leyes, resoluciones; dictámenes 
emanados por distintos entes que regulan las actividades de las empresas. Analiza el 
valor legal del documento. 
 
• Retención Permanente: Establece la permanencia de aquellos documentos que a 
largo plazo pueden ayudar a conocer el desarrollo y el surgimiento de la empresa, 
sus logros y problemas resueltos; la información que trasciende el ámbito de la 
empresa y sirve de base a las investigaciones y el desarrollo social y científico. 
Analiza el valor Histórico 
 
Ejemplo de Tablas de retención Documental 
 
 
 
Concepto de TRD 
Es un instrumento que resulta del proceso de investigación de la producción documental de 
una entidad, oficina productora o de una rama de la administración pública 
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• Consta básicamente de: 
• Listado de las series documentales. 
• El tipo de custodia (temporal o permanente) 
• El término de retención (años – meses) 
• Muestreo 
• Instrucciones para realizar muestreo o eliminación 
• Transferencia. 
 
Importancia de las T.R.D 
 
• Las series y tipologías documentales establecidas en ellas son la base para 
verificar y controlar las transferencias documentales. 
• Mejoran la productividad de la empresa reduciendo los tiempos de acceso y de 
recuperación de la información. 
• Establecen los procedimientos para almacenar y conservar los archivos a través 
de la microfilmación y la digitalización 
• Reducen costos de almacenamiento y almacenaje de documentos 
• Logran un tiempo mínimo de retención según los requerimientos legales y 
operacionales 
• Optimizan procesos de identificación y recuperación de documentos 
 
Metodología de elaboración 
 
 
 
La metodología a utilizar en la elaboración de las TRD es la establecida por el Archivo 
General de la Nación, en lo referente a la realización de Tablas de Retención Documental. 
En líneas generales se plantean cinco pasos metodológicos son: 
• Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales 
• Análisis e interpretación de la información recopilada 
• Elaboración y presentación de las tablas de retención documental. 
• Aplicación 
• Seguimiento y actualización 
Investigación Preliminar sobre la Institución y sus Fuentes Documentales. 
Consiste en realizar: 
 
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• Una recopilación de la información institucional y de las disposiciones legales actos 
administrativos, normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad; así 
como también recoger información sobre organigrama vigente, estructura interna de la 
empresa, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, 
funciones y manuales de procedimiento. 
• Entrevista con los productores de documentos a nivel de Departamentos y Secciones a 
fin de: Identificar y definir las tipologías y series documentales; establecer flujos 
documentales en cada oficina .Para esto se aplicará un instrumento para recoger la 
información. 
 
Análisis e Interpretación de La Información Recopilada 
Comprende: 
• Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones 
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. 
• Identificar los valores primarios de la documentación o sean administrativos, legales, 
contables jurídicos y/o fiscales. 
• Conformación de las series documentales con sus respectivos tipo Documentales. 
• Establecer los tiempos de retención o de permanencia de las series y subseries 
documentales en cada fase del archivo: gestión, Central e Histórico con el fin de 
racionalizar la producción; garantizar la protección del patrimonio documental de la 
Entidad desde le momento en que se produce el documentos hasta su disposición final. 
• Adelantar la valoración teniendo en cuenta el uso y frecuencia de consulta; las normas 
externas y internas que regulan el manejo de la documentación. 
• Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, 
selección o eliminación. La selección puede aplicarse a la documentación no vigente 
administrativamente a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra 
registrado en otras series o aquellas cuyo valor informativo no exige su conservación 
total 
 
Elaboración y Presentación de Las Tablas de Retención Documental 
Este paso hace referencia a que se elaborarán y presentarán las Tablas de Retención con sus 
respectivos anexos, de cada una de las secciones mencionadas para la aprobación del 
Comité de Archivos de la institución., este realizará el estudio correspondiente y producirá 
un acta avalando la propuesta. 
 
Las secretarias generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces o los 
funcionarios de más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia 
evaluadora correspondiente el proyecto de tablas de retención documental para su 
evaluación y aprobación 
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Aplicación y Divulgación 
Aprobadas las TRD por el comité de Archivos el representante legal de la empresa expedirá 
un acto administrativo que orden su aplicación en la respectiva empresa o institución. 
El ArchivoCentral capacitará a los funcionarios en aplicación de las TRD en cada oficina 
productora Consiste en arreglar y organizar los archivos y expedirá los instructivos 
necesarios que normalicen la organización de los documentos en las respectivas oficinas 
productoras 
 
 
Seguimiento y evaluación 
 
El Archivo Central realizará un seguimiento que permitirá verificar la aplicación de las tablas 
de retención documental y realizará un plan de mejoramiento para atender las 
modificaciones suscitadas por reformas organizacionales o funcionales, que a su vez deberá 
ser aprobada por el comité de Archivos. 
 
Requisitos para presentación de las TRD: 
Introducción 
Se deben mencionar los siguientes aspectos: 
• La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos, formatos, tiempos d 
elaboración. 
• Explicación del formato de la tabla: definición de cada una de las columnas, 
abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla y utilizarla. 
• Sustentación de la eliminación documental 
• Aplicación de las TRD para las transferencias primarias y secundarias especificando 
cuando, como y quién las asume. 
• Revisión y actualización periódica de las TRD según criterios de la entidad. 
• Glosario de términos asociados. 
 
 
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 
Presentación en el formato establecido. 
 
ANEXOS: 
• Disposiciones legales, actos administrativos y otras disposiciones normativas 
relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (Decretos, leyes, 
resoluciones, entre otros.) 
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• Legislación y normatividad que incidan en el desarrollo de las funciones de la 
Entidad ( Acuerdos que adoptan la estructura interna y determinan funciones; 
resoluciones de creación de grupos de trabajos) 
• Legislación que incide en la creación y conservación del documentos ( normatividad 
externa e interna) 
• Acta del comité de la Entidad aprobando las TRD 
 
Obligatoriedad de elaborar y adoptar TRD 
 
El articulo 24.Titulo V de la Ley 594 - Ley de General de Archivos -expresa textualmente” 
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las tablas de Retención 
Documental.” Además el Acuerdo 039 de octubre 31 de 2002 emanado por el consejo 
directivo del Archivo General de la Nación, regula el procedimiento para la elaboración de 
tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 de 2000. 
 
 
 
3. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL P.G.D: 
 
 
 
 
Un programa de Gestión Documental se puede definir como el control de la gestión pública 
y garantía de los derechos individuales y colectivos conjunto de instrucciones en las que se 
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al 
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, 
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los 
documentos. 
 
OBJETIVOS DE UN PGD 
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Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los 
siguientes objetivos: 
 
§ Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje 
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, 
elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la 
transparencia y el. 
§ Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los 
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la 
normalización de modelos y formatos para la producción documental. 
§ Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez 
preserven el cuidado del medio ambiente. 
§ Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación 
y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes 
de correo y mensajería. 
§ Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y 
archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, 
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. 
§ Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de 
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, 
preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. 
§ Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. 
§ Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles 
para la administración e importantes para la cultura. 
 
 
ASPECTOS DE PLANEACIÓN DE UN P.G.D 
 
 
 
Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un 
plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, 
contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y 
determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y 
documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe 
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corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano 
coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través 
del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización 
(Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el 
planeamiento de la documentación. 
 
Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos 
metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y 
análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el 
proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración 
documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso. 
 
 
Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: 
contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos 
regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración 
documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de 
archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se 
deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: 
 
• Centralización de la recepción y envío de los documentos. 
• Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. 
• Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia 
territorial correspondiente, las tablas de retención y/o las tablas de valoración 
documental, según sea el caso. 
• Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su 
reglamento y funciones. 
• Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento 
General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el 
cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, 
control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, 
ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, 
adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de 
archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro 
de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 
de 2000, participaciónde la dependencia en los comités internos relacionados con la 
definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, 
entre otros. 
 
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de 
gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como 
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con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de 
las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: 
 
• La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la 
entidad, con el apoyo de la alta dirección. 
• Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o 
descentralizado). 
• Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la 
estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la 
tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. 
• El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de 
archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. 
• En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se 
debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental. 
• La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los 
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión 
documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la 
auditoria de información y manejo de procesos. 
• Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado 
desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la 
Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, 
distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con 
relación a las dependencias, mobiliario y equipo. 
 
 
 
 
 
PROCESOS ARCHIVISTICOS DE UN P.G.D 
Para efectos de la conceptualización de un programa de Gestión Documental, se 
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán 
en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento 
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)- El articulo 9 del decreto 2609 del 
14 de diciembre de 2012 
 
1. Planeación 
2. Producción de documentos 
3. Gestión y Trámite 
4. Organización de documentos, 
5. Transferencias 
6. Disposición de los documentos 
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7. Preservación a largo Plazo 
8. Valoración 
 
 
 
ASPECTOS GENERALES DE UN P.G.D 
• Los P.G.D son obligatorios. ”Todas las entidades del Estado deben formular un 
Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte 
del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.” ( Articulo 10 del 
decreto 2609) 
• El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de 
Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden 
nacional ó el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La 
implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la 
Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 
Los Consejos Territoriales de Archivos podrán realizar observaciones y solicitar 
ajustes al Programa de Gestión Documental (PGD), cuando las entidades de su 
jurisdicción no cumplan con las normas del presente decreto y la normatividad que 
sobre esta materia establezca el Archivo General de la Nación.(Articulo 11 del 
decreto 2609.) 
• ARTICULO 12°. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de 
Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página Web de la respectiva 
entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por 
parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del 
orden nacional ó el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden 
territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. (Articulo 11 
del decreto 2609.) 
• ARTICULO 13°. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe obedecer a una 
estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo 
denominado "Programa de Gestión Documental" que hará parte integral de este 
decreto. (Articulo 13 del decreto 2609.) 
• ARTICULO 14°. las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, 
deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para 
capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes 
niveles de la entidad. (Articulo 14 del decreto 2609.) 
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• ARTICULO 15°. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los 
otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o 
los que se establezcan en el futuro. (Articulo 15 del decreto 2609.) 
 
4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL P.I.N.A.R: 
 
La elaboración de un Plan institucional de archivos P.I.N.A.R, que comprende: 
 
§ El diseño de la visión, misión, valores; ejes estratégicos, objetivos y metas 
estratégicas del Archivo. 
 
§ La realización del P.I.N.A.R corresponde a las directivas de las instituciones o 
empresas en donde este se desarrolla y debe estar inmersa en la planeación 
institucional, articulándose a los planes estratégicos de la empresa y al plan de 
acción o gestión anual de la entidad. 
 
§ Planear el PINAR equivale a realizar parte del ciclo PHVA,( Planear, hacer, verificar, 
actuar) ya que en su desarrollo debe proyectar la organización y su contexto 
(factores internos y externos que impactan su gestión), los requisitos legales y otros 
que rijan la actuación de la entidad; así mismo, deben definirse y documentarse los 
elementos estratégicos como el compromiso de la alta dirección, el alcance, la 
política de gestión documental, lo objetivos, roles, responsabilidades, y 
competencias 
 
 
Al realizar la planeación de PINAR, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 
 
§ La planeación implica realizar acciones para el tratamiento de riesgo que consiste en 
detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que 
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puedan materializar lo cubierto por pólizas que garantizan el cumplimiento de la 
contratación de los bienes y servicios del archivo en cuanto a calidad y correcto 
funcionamiento de los mismos.. 
 
§ La Planeación debe estar armonizada con otros sistema de Gestión, tales como: 
MECI; Sistema de gestión de la calidad, Sistema de gestión Ambiental, Estrategias de 
Gobierno en Línea, Propios del sector). 
 
§ La planeación debe tener en cuenta: el aspecto organizacional, lo político-legal, las 
tecnologías, los aspectos socioculturales. Debe plantearse a corto, mediano y largo 
Plazo. 
 
§ Debe planearse a nivel estratégico, profesional, técnico, y operativo- auxiliar, y 
conformados por equipos interdisciplinarios, teniendo en cuenta, Sistemas Gestion 
de Calidad y gestión Documental. 
 
§ Los programas especiales que puede comprender que puede comprender un PGD, 
son : Normalización de documentos, documentos especiales,documentos 
descentralizado, reprografía ,Documentos vitales, capacitación, Auditoria y Control 
 
§ En la planeación se deben asignar y mantener los recursos humanos y financieros, 
de igual forma, la infraestructura física y tecnológica necesaria para el 
funcionamiento de Archivo. En cuanto a la infraestructura tecnológica las entidades 
oficiales podrán desarrollar sistemas de información para la gestión documental 
de acuerdo con lo estipulado en el capítulo 11 del Decreto 2609 de 2012. El artículo 
17 del Decreto en mención, determina que los sistemas de información deben 
cumplir las siguientes características: conformidad, interoperabilidad, seguridad, 
metadescripción, adición de contenidos, diseño y funcionamiento, gestión 
distribuida, disponibilidad de acceso y neutralidad tecnológica. 
 
§ La planeación comprende también la elaboración de planes de acción específicos, 
cronogramas, planes de capacitación o cualquier instrumento que permita planear 
las actividades del archivo. 
 
5. MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 
ELECTRÓNICOS: 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
19 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
 
 
Conjunto de estándares de creación, planeación, gestion, trámite, valoración de los 
documentos que se generan en medios electrónicos en una empresa. 
 
Este modelo es elaborado por un equipo interdisciplinario, en el que deben participar 
funcionarios de: Sistemas o tecnologías, de gestion documental del SGC, para realizar la 
armonización de cada uno de estos sistemas. 
 
El modelo debe: 
• Establecer requerimientos Tecnológicos: (hadward; software; plataforma 
tecnológica en la que correrá el sistema) 
• Establecer requerimientos de requisitos de elaboración de: comunicaciones 
oficiales; electrónicas (internas y externas) y de notificaciones electrónicas- 
• Determinar el alcance del modelo: o sea limitar en forma explicita el ordenamiento 
jurídico, criterios en el manejo de los documentos electrónicos. 
• Tener en cuenta los elementos de: autenticidad, integridad, inalterabilidad, 
fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos 
electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo 
los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.( decreto 2609, Artículo 22 
) 
• Estar sujetos a los estándares de seguridad que establece la norma ISO 2700, 
teniendo en cuenta el riesgo, disponibilidad, autenticidad, disponibilidad de los 
documentos electrónicos Además hacer uso de mecanismos de protección y 
autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. 
• Debe permitir que los documentos sean gestionados aún cuando hayan sido creados 
con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, 
marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se 
creen en el futuro. 
 
6. BANCOS TERMINOLÓGICOS DE TIPOS, SERIES Y SUBSERIES 
DOCUMENTALES: 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
20 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
 
“Son instrumentos archivísticos que permiten normalizar la denominación de las series y 
subseries documentales que se producen en una empresa o entidad, permitiendo mostrar 
su trazabilidad y controlar el lenguaje documental utilizado en la gestión documental” 
 
“Son instrumentos archivísticos que permiten la recuperación y el acceso a la información 
mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la 
normalización de las series, subseries y tipos documentales” 
 
“Los bancos terminológicos son “el registro de conceptos o términos, realizado con el fin de 
ser utilizado por la investigación, donde los datos van acompañados de referencias, 
definiciones y otras informaciones auxiliares para su mejor comprensión y utilización”; al ser 
un instrumento propio de la archivística, se convierte en un punto de apoyo para el 
entendimiento y la comprensión del contexto real en una organización, documentalmente 
hablando” Jonathan Velandia 
 
A raíz de la obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental para las entidades del 
estado, se crean las series documentales, subseries y tipologías documentales, que 
necesitan ser controladas en su administración (ingresos de nuevas, actualización, 
eliminación) por lo cual se hace necesario, tener su control mediante un lenguaje 
controlado (indizado), no natural que permita normalizar el uso de las denominaciones de 
estas en las empresas. 
Para ello se acude a una metodología parecida a la elaboración de TESAUROS, incorporando 
de ellos su metodología de elaboración y la utilización de la norma NTC 1476. “Guía para el 
establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües” 
 
Un tesauro es el Vocabulario de un lenguaje de indización controlado organizado 
formalmente con objeto de hacer explícitas las relaciones, a priori, entre conceptos (por 
ejemplo, "más genérico" o "más específico que"). 
 
En los bancos terminológicos se distinguen los siguientes elementos: 
 
• La nota de alcance: en la cual se adjuntan términos para indicar su significado 
restringido dentro del lenguaje de indización. 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
21 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
• Los términos específicos: son los términos que hacen referencia ala serie o subserie 
documental; son los conceptos con una connotación bien precisa. 
• Los términos preferidos: son los descriptores; términos utilizados consistentemente 
para representar conceptos en el proceso de indización 
 
Los campos que debe contener la base de datos del banco terminológico son : 
• Oficina productora 
• Código del término 
• Término 
• Nota de alcance 
• Fuente: 
• Códigos 
• Fecha; 
• Características: Pueden ser legales (L); Administrativas (A) y Técnicas (T) 
• Relación de equivalencia: inactivo ( 0) y activo( 1) 
 
 
7. MAPAS DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y DESCRIPCION DE LAS 
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD: 
 
 
Los mapas de procesos y los Flujos documentales son realizados por quien administra el 
sistema de gestion de la Calidad; y por lo General el archivista los toma como herramientas 
de apoyo en la gestion documental, por ejemplo en la elaboración de las TRD 
Los manuales de funciones son realizados por las oficinas de talento humano de la empresa; 
y también le sirven a los archivistas para la elaboración de la encuesta de unidad 
documental, cuan do está levantando la información para las TRD 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
22 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
“El Mapa de Procesos proporciona la más importante información visual que representa 
“quien hace que” en una organización u empresa. El mapa ayuda a identificar las mejores 
oportunidades de mejora de rendimiento y optimización de las actividades de una empresa. 
Un proceso es una colección de actividades que tiene una o más tipos de entradas 
(i.e.Inputs) y produce una salida (i.e. Outputs) que tiene algún valor para los usuarios del 
proceso.” Wikipedia” 
 
 
9. TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE 
CATEGORIAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO 
Y SEGURIDA APLICABLES A DOCUMENTOS: 
 
 
 
 
Estas tablas Identifican los derechos y las restricciones de acceso de los miembros de una 
entidad en relación con los documentos (creación, consulta, modificación, eliminación 
 
Aunque el AGN, todavía no ha divulgado la metodología de la elaboración de las tablas de 
control de acceso .suponemos que estas hacen referencia a los mismos controles que 
establece el Sistema de gestion de la calidad SGC a través del listadomaestro de registro 
que se implementan a través de la Norma NTC ISO 9001:2000 
 
“Entonces la tablas de control de acceso una vez elaboradas pretenden el efectivo control y 
seguimiento de los registros de los documentos en soporte papel de archivo en cuanto a su 
identificación, elaboración, actualización aprobación, revisión, almacenamiento, 
protección , consulta, modificación y eliminación, identificación de cambios de los 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
23 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
documentos internos y control de los documentos externos , lo cual generarán evidencia 
de la conformidad para la operación eficaz del Sistema de Gestión de Gestión Documental, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL-TVD-: 
 
 
 
 
 
• “Listado de asunto o series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de 
retención en el archivo central; así como su disposición final. Aplica a los fondos 
documentales” 
 
• Instrumento soporte, producto del análisis y organización de un fondo acumulado 
que presenta el listado de agrupaciones o series documentales con anotación de sus 
fechas extremas, su valoración y su disposición final, recuperan la memoria 
institucional mediante la aplicación de criterios archivísticos que permitan realizar el 
plan de transferencias secundarias, describiendo en forma sencilla y clara la 
totalidad del fondo acumulado y convirtiéndose en la guía para la organización, 
selección y expurgo de los documentos. 
 
 
 
11. REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVOS 
 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
24 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
 
 
• Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la 
función archivística en una entidad 
 
• Documento que regula la integración, organización, conservación, custodia y 
funcionamiento del Archivo de conformidad con unos objetivos específicos. 
 
 
12. REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN 
 
• Es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, 
adquiera transforme o controle en su calidad de tal. 
 
• El inventario y clasificación de los Activos de Información es la base para la gestión 
de riesgos de seguridad de la información y para determinar los niveles de 
protección requeridos. Se denomina activo a aquello que tiene algún valor para una 
entidad y por tanto debe protegerse 
 
 
COMO REALIZAR UN INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN- Tomado del Blog SGSI- 
Blog especializado en sistema de gestión de seguridad de la información 
 
 
Los activos de información son los recursos que utiliza un Sistema de Gestión de Seguridad 
de la Información para que las organizaciones funcionen y consigan los objetivos que se han 
propuesto por la alta dirección. 
Los activos se encuentran asociados, de forma directa o indirectamente, con las demás 
entidades. Puede ser que le interese leer este artículo ISO 27001: ¿Cómo analizar y 
gestionar los riesgos en un SGSI? 
 
Un proyecto de seguridad tiene el objetivo de controlar la seguridad de los activos de 
información que generan el dominio en el estudio de proyectos. El límite del conjunto de 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
25 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
activos del dominio no imposibilita la consideración de las relaciones en materia de 
seguridad de dichos activos de información con el entorno. 
Uno de los primeros pasos que debe seguir la entidad para adaptarse a la norma ISO 27001 
es llevar a cabo un inventario de activos de información. Tendrán los activos de información 
que representan algún valor para la empresa y que quedan dentro del alcance del SGSI. 
En principio puede parecer un poco abrumador para un principiante, por la gran cantidad de 
activos que se van ocurriendo. Por este motivo se decide comenzar por clasificarlos de 
alguna forma. Entre las muchas formas que se encuentran podemos elegir la definida por 
los expertos. Parece la manera más completa. Muestra ejemplo de cada tipo y es válido para 
entidades de muy diferente naturaleza. 
 
Debido a que los activos de información son cambiantes, mañana puede ser que la situación 
sea diferentes y mucho más distinta en unas semanas, meses o años. Así que es 
recomendable mantener vivo el inventario de activos que hagamos. Se debe incluir la 
revisión del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Es necesario actualizar los 
procesos como parte de la mejora continua. 
Activos de información pura 
Datos digitales 
• Personales 
• Financieros 
• Legales 
• Investigación y desarrollo 
• Estratégicos 
• Comerciales 
• Correo electrónico 
• Contestadores automáticos 
• Bases de datos 
• Unidades lógicas 
• Copias de seguridad 
 
Activos tangibles 
• Personales 
• Financieros 
• Legales 
• Investigación y desarrollo 
• Estratégicos y comerciales 
• Correo electrónico 
• Otro materiales de copia de seguridad 
• Llaves de oficinas 
• Otros medios de almacenamiento 
 
Activos intangibles 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
26 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
• Conocimiento 
• Relaciones 
• Secretos comerciales 
• Licencias 
• Patentes 
• Experiencia 
• Conocimientos técnicos 
• Imagen corporativa 
• Marca 
• Reputación comercial 
• Confianza de los clientes 
• Ventaja competitiva 
• Ética 
• Productividad 
 
Software de aplicación 
• Propietario desarrollo por la organización 
• Cliente 
• Planificación de recursos empresariales 
• Gestión de la información 
• Utilidades 
• Herramientas de bases de datos 
• Aplicaciones de comercio electrónico 
• Middleware 
 
Sistemas operativos 
• Servidores 
• Ordenadores de sobremesa 
• Ordenadores contrales 
• Dispositivos de red 
• Dispositivos de mano e incrustados 
 
Activos físicos- Infraestructura de TI 
• Edificios 
• Centros de datos 
• Habitaciones de equipos y servidores 
• Armarios de red 
• Oficinas 
• Escritorios 
• Cajones 
• Archivadores 
• Salas de almacenamiento de medios físicos 
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• Cajas de seguridad 
• Dispositivos de identificación 
• Autentificación 
• Control de acceso al personal 
• Otros dispositivos de seguridad 
 
Controles de entorno de TI 
• Equipos de alarma 
• Supresión contra incendio 
• Sistemas de alimentación ininterrumpida 
• Alimentación de potencia 
• Acondicionadores 
• Filtros 
• Supresores de potencia 
• Deshumificadores 
• Refrigeradores 
• Alarmas de aire 
• Alarmas de agua 
Hardware de TI 
• Dispositivos de almacenamiento 
• Ordenadores de mesa 
• Estaciones de trabajo 
• Ordenadores portátiles 
• Equipos de mano 
• Servidores 
• Módems 
• Líneas de terminación de red 
• Dispositivos de comunicaciones 
• Equipos multifunción 
 
Activos de servicios de TI 
• Servicios de autenticación de usuario 
• Administración de procesos 
• Enlaces 
• Cortafuegos 
• Servidores proxy 
• Servicios de red 
• Servicios inalámbricos 
• Anti-spam 
• Virus 
• Spyware 
• Detección y prevención de intrusiones 
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• Teletrabajo 
• Seguridad 
• Correo electrónico 
• Mensajería instantánea 
• Servicios web 
• Contratos de soporte 
• Mantenimiento de software 
 
Activos humanos 
Empleados 
• Personal y directivos 
• Participar los que tienen roles de gestión como altos cargos 
• Arquitectos de software y desarrolladores 
• Administradores de sistemas 
• Administradores de seguridad• Operadores 
• Abogados 
• Auditores 
• Usuarios con poder 
• Expertos en general 
 
Externos 
• Trabajadores temporales 
• Consultores externos 
• Asesores especialistas 
• Contratistas especializados 
• Proveedores 
• Socios 
 
En último lugar, la norma ISO 27001 persigue el objetivo de proteger los activos de la 
información de cualquier empresa. Toda empresa posee información importante que quiere 
proteger frente a cualquier situación que suponga un riesgo o amenaza. Esta información 
que resulta fundamental para la empresa es lo que se denomina activo de información. 
Software ISO 27001 
El Software ISO Tools Excellece le permite dar seguridad a la información contenida en su 
organización. Mediante la automatización que aporta, es posible agilizar la gestión 
del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, viéndose incrementada la 
eficiencia del mismo. 
 
 
 
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13. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN-SIC- 
 
 
 
Es el conjunto de planes programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación 
documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política 
de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendientes a asegurar el 
adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o 
tecnología con la cual se haya elaborado conservando atributos tales como unidad, 
integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad desde el 
momento de su producción y/o recepción, durante su gestión hasta su disposición final, es 
decir en cualquier etapa de su ciclo vital. 
 
 
 
 
 
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
 
 
 
. 
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Diccionario de terminología archivística.. Bogotá 
.1990. 
• CARDONA RAQUEL Sistemas de Clasificación. Universidad del Quindío. Armenia.1994. 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
Octubre 1 de 2018 
 
30 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
• MANIEZ JACQUEZ. Los Lenguajes Documentales y de Clasificación. Biblioteca del libro. 
Madrid.1992. 
• ANTONIA HEREDIA HERRERA. Archivística General Teoría y Práctica. Diputación 
Provincial de Sevilla, 5th edición, 1991. ISBN 84-7798-056-X 
• SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LOS ARCHIVOS ESTATALES DE MADRID. Diccionario de 
Terminología Archivística. 2nd edición, 1995. ISBN 84-8181-066-5 
• JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET. Manual de Archivística. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 
28027, Madrid, 2nd edición, Julio 1996. ISBN 8.1-86168-94-5(F.G.S.R.) and 83-368-0860-
6 (Pirámide) 
• Norma ISO 15489-1 
• Ver Acuerdo No. 05/2013 del AGN 
 
 
GLOSARIO 
 
 
 
 
BANCO TERMINOLOGICO 
Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos 
documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas. 
 
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL 
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una 
institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries 
documentales 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS 
Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado 
desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental. 
 
 
 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
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INVENTARIO DOCUMENTAL 
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las 
series o asuntos de un fondo documental 
 
 
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 
Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando un 
ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la Entidad. 
 
 
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y 
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen 
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación 
 
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el 
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos 
 
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL- TVD 
Instrumento soporte, producto del análisis y organización de un fondo acumulado que 
presenta el listado de agrupaciones o series documentales con anotación de sus fechas 
extremas, su valoración y su disposición final recuperan la memoria institucional mediante 
la aplicación de criterios archivísticos que permitan realizar el plan de transferencias 
secundarias, describiendo en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y 
convirtiéndose en la guía para la organización, selección expurgo de los documentos. 
 
 
MAPAS DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES 
Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son 
herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos, estas 
herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los 
procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión. 
 
REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO 
Documento que regula la integración, organización, conservación, custodia y 
funcionamiento del Archivo de conformidad con unos objetivos específicos. 
 
. 
 
 
 
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
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32 Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUCTOR/ ORIENTADOR: 
 
 
 
DANILO DANIEL ULLOQUE GÉRMAN. 
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación. Convenio Universidad del 
Quindío- Universidad del Magdalena. Con tarjeta profesional de Archivista No 364 emitida 
por el Colegio Colombiano de Archivistas, mediante resolución 286 de octubre 20 de 2015 
Instructor del Programa de Gestión Documental del SENA ATLANTICO. Con 21 años de 
experiencia en la formación archivística Economista de la Universidad del Atlántico con 
tarjeta profesional No 19.123 emitida por el Colegio Colombiano de economistas. Miembro 
del Consejo Departamental de Archivos del Atlántico. Años 2015-2016 Miembro activo de la 
Mesa sectorial de Gestión documental del Departamento del Atlántico en representación 
del SENA Atlántico. Difusor del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la 
Nación. Catedrático de las Universidad del Magdalena en el Programa de Ciencias de la 
Información y Documentación Año 2000. Asesor de Archivos en empresas de la ciudad de 
Barranquilla y de la Costa Atlántica.